Das Verfassen einer Ausschreibung (RFP) für HRIS-Systeme bietet Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, Anbieter nach Ihren Kriterien zu bewerten. Eine Ausschreibung (RFP) ist ein formelles Dokument, in dem Ihre spezifischen Anforderungen dargelegt werden und Anbieter aufgefordert werden zu erläutern, wie sie diese erfüllen würden. Verwenden Sie eine solche Ausschreibung, wenn Sie eine größere Softwareinvestition planen und mehrere Anbieter fair vergleichen müssen.
Ohne eine RFP konzentrieren sich Gespräche mit Anbietern schnell auf Demos und Verkaufsgespräche. Eine gut ausgearbeitete RFP stellt sicher, dass Ihre tatsächlichen Anforderungen, Ihr Budget und Ihre unverzichtbaren Kriterien im Mittelpunkt bleiben.
Brauchen Sie tatsächlich eine RFP?
Eine RFP ist besonders sinnvoll, wenn an Ihrer HRIS-Entscheidung mehrere Beteiligte beteiligt sind, ein erhebliches Budget zur Verfügung steht oder komplexe Anforderungen bestehen. Nicht jede Anbietersuche erfordert eine solche Ausschreibung, aber in bestimmten Situationen ist sie unverzichtbar:
- Sie ersetzen ein Altsystem in einer großen Organisation oder einer Organisation mit mehreren Standorten.
- Ihr Beschaffungs- oder Rechtsteam verlangt einen formellen Prozess zur Anbieterbewertung.
- Sie müssen fünf oder mehr Anbieter anhand eines einheitlichen Kriterienkatalogs vergleichen.
- Ihre Organisation verarbeitet sensible Mitarbeiterdaten, die strengen Anforderungen an die Regelkonformität unterliegen.
- Mehrere Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen, die dokumentiert und priorisiert werden müssen.
Wann eine RFP übertrieben sein könnte
Wenn Sie ein kleines Team mit überschaubaren Anforderungen und einer Vorauswahl von zwei oder drei Anbietern sind, bringen Sie ein strukturierter Demonstrationsprozess und ein guter Fragenkatalog schneller weiter.
RFI vs. RFP vs. RFQ: Worin besteht der Unterschied?
Diese drei Beschaffungsdokumente dienen unterschiedlichen Zwecken. Wenn Sie das falsche Dokument verwenden, verlieren sowohl Sie als auch Ihre Anbieter Zeit. Eine RFI hilft Ihnen bei der Marktsondierung, eine RFP fordert detaillierte Angebote an und eine RFQ konzentriert sich ausschließlich auf die Preisgestaltung. Wenn Sie von Anfang an das richtige Dokument auswählen, bleibt der Prozess zielgerichtet und Sie erhalten nützlichere Antworten.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu verstehen, welches Dokument zu welcher Phase Ihres HRIS-Beschaffungsprozesses passt:
| Dokumenttyp | Zweck | Wann verwenden? | Was sollte enthalten sein? | Erforderlicher Detaillierungsgrad |
| Informationsanfrage (RFI) | Allgemeine Marktinformationen sammeln | In der frühen Recherchephase, bevor die Anforderungen definiert sind | Übergeordnete Fragen zu den Fähigkeiten der Anbieter und zur Produktpassung | Niedrig |
| Ausschreibung (RFP) | Anbieter anhand definierter Anforderungen bewerten | Wenn Sie klare Anforderungen haben und bereit sind, Lösungen zu vergleichen | Funktionale Anforderungen, technische Spezifikationen, Preisstruktur, Implementierungsansatz | Hoch |
| Preisanfrage (RFQ) | Konkrete Preise einholen | Wenn die Anforderungen finalisiert sind und Sie Kosten vergleichen müssen | Detaillierte Spezifikationen, Leistungsumfang, Vertragsbedingungen | Mittel |
Häufige Fehler bei RFPs, die Sie vermeiden sollten
Eine schlecht strukturierte RFP führt zu vagen Antworten der Anbieter, die sich kaum vergleichen lassen. Im schlimmsten Fall schreckt sie starke Anbieter ab, die keine Zeit in einen Prozess investieren möchten, der unorganisiert wirkt.
Wenn Sie diese Fehler vermeiden, erhalten Anbieter die Informationen, die sie für eine gute Antwort benötigen, und Sie erhalten die Grundlage, die Sie für eine sichere Entscheidung brauchen:
Unzureichender Hintergrund oder Kontext
Anbieter müssen Ihre Organisation verstehen, bevor sie eine passende Lösung vorschlagen können. Ohne Kontext – etwa zu Ihrer Unternehmensgröße, den aktuellen Systemen und den wichtigsten Problembereichen – werden die Antworten allgemein und schwer zu bewerten sein. Fügen Sie eine kurze Unternehmensübersicht und eine klare Beschreibung hinzu, warum Sie nach einer neuen HRIS-Software suchen.
Fehlendes oder unklar definiertes Budget
Dein Budget nicht anzugeben, schützt deine Verhandlungsposition nicht – es verschwendet lediglich die Zeit aller Beteiligten. Anbieter werden entweder über- oder unterdimensionierte Angebote erstellen, und du erhältst letztendlich RFP-Antworten, die nicht widerspiegeln, was du tatsächlich ausgeben kannst. Gib zumindest eine Budgetspanne an, damit Anbieter ihre Angebote entsprechend anpassen können.
Vage Anforderungen oder juristischer Fachjargon
Anforderungen wie „benutzerfreundliche Oberfläche“ oder „skalierbare Lösung“ sagen Anbietern fast nichts. Übermäßig juristische Sprache hat denselben Effekt – sie verschleiert, was du tatsächlich benötigst. Formuliere Anforderungen in klarer Alltagssprache und sei konkret, indem du beispielsweise die benötigten Integrationen oder die Anzahl der Mitarbeitenden nennst, die das System unterstützen muss.
Keine Bewertungskriterien geteilt
Wenn Anbieter nicht wissen, wie du ihre RFP-Antworten bewerten wirst, können sie nicht priorisieren, was dir am wichtigsten ist. Dies führt zu überladenen Angeboten, in denen die Informationen untergehen, die dir tatsächlich wichtig sind. Teile deine Bewertungskriterien und deren Gewichtung von Anfang an mit, damit Anbieter ihre Antworten an deinen Prioritäten ausrichten können.
Kein Standardformat für Anbieterantworten
Wenn jeder Anbieter anders antwortet, wird der Vergleich der Angebote zu einem manuellen und zeitaufwendigen Prozess. Die Standardisierung des Antwortformats – durch nummerierte Abschnitte, vorgegebene Tabellen oder bestimmte Wortlimits – macht die direkte Bewertung deutlich überschaubarer. Außerdem signalisiert sie den Anbietern, dass dein Prozess organisiert und ernsthaft ist.
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Stelle dein HRIS-RFP-Team zusammen
Die Erstellung eines RFP ist Teamarbeit – keine einzelne Person hat vollständigen Einblick in jede Anforderung. Wenn du die richtigen Personen frühzeitig einbeziehst, spiegelt dein RFP die tatsächlichen Bedürfnisse der gesamten Organisation wider und nicht nur die Prioritäten einer Abteilung. Außerdem wird das Risiko verringert, kritische Anforderungen zu übersehen, die erst nach der Vertragsunterzeichnung sichtbar werden.
Stelle Personen zusammen, die zu verschiedenen Bereichen der Entscheidung beitragen können:
Projektverantwortliche Person
Dies ist in der Regel dein CHRO, deine HR-Leitung oder HR-Direktion – also jemand mit der Befugnis, das Projekt zu genehmigen und es an den übergeordneten Geschäftszielen auszurichten. Die Beteiligung dieser Person signalisiert organisatorisches Engagement und hält den Prozess am Laufen, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen. Sie schafft außerdem den strategischen Kontext, der bestimmt, welche Anforderungen priorisiert werden.
Fachliche Expertinnen und Experten
Denke an Leitungen der Lohnbuchhaltung, Administratoren für Zusatzleistungen und Verantwortliche für den HR-Betrieb – also an die Personen, die das System täglich konfigurieren und verwalten werden. Sie können die wichtigsten funktionalen Anforderungen am besten definieren, von Regeln für die Lohnabrechnung bis hin zu Anforderungen an Compliance-Berichte. Ohne ihren Beitrag besteht das Risiko, dass dein RFP die technischen Details übersieht, die ein funktionierendes System von einem unterscheiden, das mehr Probleme verursacht, als es löst.
Beschaffung oder RFP-Verfassende
Zu dieser Gruppe gehören Beschaffungsspezialisten, Rechtsberater oder Vertragsmanager, die wissen, wie ein formeller Anbieterbewertungsprozess strukturiert wird. Sie stellen sicher, dass das RFP interne oder regulatorische Anforderungen erfüllt und die Antworten der Anbieter rechtlich belastbar sind. Ihre Beteiligung hilft außerdem dabei, Format und Bewertungskriterien zu standardisieren, damit die Bewertung objektiv bleibt.
Endnutzer und Interessengruppen
Mitarbeitende, die das System täglich nutzen werden – etwa Recruiter, Führungskräfte und Mitarbeitende in der Lohnabrechnung – bringen eine praxisnahe Perspektive ein, die leicht übersehen wird. Ihr Beitrag hilft dabei, Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit und Arbeitsabläufe sichtbar zu machen, an die fachliche Expertinnen und Experten oder die Führungsebene möglicherweise nicht denken. Ihre frühzeitige Einbindung schafft außerdem Akzeptanz für die spätere Einführung.
Definiere unverzichtbare Anforderungen & Ziele
Bevor du ein RFP an einen einzigen Anbieter sendest, brauchst du ein klares Bild davon, was das richtige HRIS leisten muss und warum du überhaupt ein System ersetzt oder einführst. Vage Ziele führen zu vagen Angeboten. Je konkreter du deine Problembereiche und Erfolgskriterien beschreibst, desto leichter lässt sich beurteilen, ob ein Anbieter tatsächlich liefern kann. Wenn du dich frühzeitig auf unverzichtbare Anforderungen einigst, verhinderst du außerdem eine Ausweitung des Umfangs während der Verhandlungen und stellst sicher, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Berücksichtige bei der Definition deiner Anforderungen die folgenden zentralen Bereiche:
- Probleme mit deinem aktuellen System: Dokumentiere konkrete Fehler oder Lücken in deiner bestehenden Lösung und nicht nur allgemeine Unzufriedenheit. Wenn dein aktuelles System beispielsweise die Automatisierung der offenen Einschreibung nicht unterstützt oder bei jedem Abrechnungszyklus einen manuellen Abgleich der Lohnabrechnung erfordert, benenne diese Probleme ausdrücklich. Anbieter müssen verstehen, was nicht funktioniert, bevor sie eine Lösung vorschlagen können.
- Erforderliche Verbesserungen und Erfolgsziele: Legen Sie fest, wie Erfolg nach der Implementierung aussieht. Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Zeit bis zur Einstellung um 20 % zu verkürzen oder die manuelle Berichterstattung zur Personalbesetzung abzuschaffen, sagen Sie das ausdrücklich. Konkrete Ergebnisse geben Anbietern ein Ziel, auf das sie reagieren können, und Ihnen einen Maßstab, an dem Sie die Ergebnisse bewerten können.
- Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Führen Sie die spezifischen Funktionen auf, die Ihre Organisation benötigt, etwa die Verwaltung von Leistungen, ACA-Berichte oder die Unterstützung der Lohnsteuerabrechnung in mehreren Bundesstaaten. Nehmen Sie technische Anforderungen wie SSO-Kompatibilität, API-Zugriff oder Präferenzen hinsichtlich des Datenstandorts auf. Die Compliance-Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche und Standort. Legen Sie daher ausdrücklich fest, welche regulatorischen Verpflichtungen das System unterstützen muss.
- Benutzerrollen und Arbeitsabläufe: Ermitteln Sie, wer das System wie nutzen wird. Der Arbeitsablauf einer Personalbeschafferin oder eines Personalbeschaffers unterscheidet sich deutlich von dem einer Lohnbuchhaltungsleitung, und beide unterscheiden sich wiederum von den Anforderungen einer Führungskraft bei Leistungsbeurteilungen. Die Abbildung dieser Rollen hilft Anbietern zu zeigen, wie ihr System Ihre konkreten Anwendungsfälle abdeckt.
- Präferenzen für die Bereitstellung: Geben Sie an, ob Sie eine cloudbasierte, lokale oder hybride Lösung benötigen. Wenn Ihre Organisation einen bevorzugten Zeitplan für die Implementierung oder Einschränkungen bei den IT-Ressourcen hat, nehmen Sie diese Angaben auf. Anbieter, die Ihre Anforderungen an die Bereitstellung nicht erfüllen können, sollten frühzeitig aussortiert werden.
Die HRIS-Ausschreibung verfassen
Sobald Ihr Team abgestimmt ist und Ihre Anforderungen feststehen, können Sie das Dokument zusammenstellen. Eine gut organisierte Ausschreibung erleichtert es Anbietern, präzise zu antworten, und Ihrem Team, die Antworten direkt miteinander zu vergleichen. Folgendes sollte in den einzelnen Abschnitten enthalten sein:
1. Zusammenfassung
Dieser Abschnitt gibt Anbietern einen Überblick über Ihre Organisation und darüber, warum Sie die Ausschreibung veröffentlichen. Geben Sie die Größe Ihres Unternehmens, die Branche, Ihre aktuelle HR-Technologieumgebung und das Geschäftsproblem an, das Sie lösen möchten. Sie könnten beispielsweise erläutern, dass Sie eine Organisation im Gesundheitswesen mit 500 Mitarbeitenden sind und ein veraltetes Lohnabrechnungssystem ersetzen, das die Compliance in mehreren Bundesstaaten nicht unterstützt. Fassen Sie sich kurz – dieser Abschnitt bildet den Rahmen, muss aber nicht die gesamte Geschichte erzählen.
2. Leistungsumfang
Legen Sie genau fest, was das HRIS leisten soll und was außerhalb der Grenzen des Projekts liegt. Beschreiben Sie die benötigten Module konkret, etwa Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung, Zeiterfassung oder Leistungsmanagement.
Wenn Sie Daten aus einem bestehenden System migrieren, geben Sie dies hier an und nennen Sie das Datenvolumen und -format. Klare Grenzen des Leistungsumfangs helfen Anbietern, Lösungen vorzuschlagen, die tatsächlich zu Ihrer Situation passen.
3. Technische Anforderungen
Führen Sie die technischen Spezifikationen auf, die das System erfüllen muss, damit es in Ihrer bestehenden Infrastruktur funktioniert. Dazu gehören Integrationsanforderungen – beispielsweise die Kompatibilität mit Ihrem ERP-System, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Identitätsanbieter wie Okta oder Azure Active Directory.
Geben Sie außerdem Anforderungen an Verfügbarkeitsgarantien, den Datenstandort, die mobile Zugänglichkeit oder die Verfügbarkeit einer API an. Je präziser Sie in diesem Abschnitt sind, desto leichter lassen sich Anbieter ausschließen, die Ihre Mindestanforderungen nicht erfüllen können.
4. Qualifikationen der Anbieter
Fordern Sie von den Anbietern Nachweise an, dass sie über die Erfahrung und Stabilität verfügen, um ihr Angebot umzusetzen. Bitten Sie um Angaben wie die Anzahl der Geschäftsjahre, die Gesamtzahl der Kunden und spezifische Erfahrungen mit Organisationen Ihrer Größe und aus Ihrer Branche.
Wenn Sie beispielsweise im Finanzdienstleistungssektor tätig sind, fragen Sie, ob der Anbieter bereits Kunden mit ähnlichen Compliance-Anforderungen betreut. Referenzen und Fallstudien vergleichbarer Organisationen sollten Sie ebenfalls anfordern.
5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance
HRIS-Plattformen speichern einige Ihrer sensibelsten Mitarbeiterdaten, daher verdienen Sicherheitsanforderungen einen eigenen Abschnitt. Legen Sie die erforderlichen Zertifizierungen fest, etwa SOC 2 Type II, ISO 27001 oder die HIPAA-Konformität, abhängig von Ihrer Branche. Bitten Sie die Anbieter, ihre Standards für Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen zu beschreiben. Wenn Ihre Organisation in mehreren Ländern tätig ist, nehmen Sie alle Datenschutzvorschriften auf, die der Anbieter unterstützen muss, etwa die DSGVO oder den CCPA.
6. Erwartungen an Implementierung und Schulung
Legen Sie dar, was Sie während des Implementierungsprozesses vom Anbieter erwarten, einschließlich Zeitplänen, Meilensteinen und zugesagten Ressourcen. Wenn das System beispielsweise vor Ihrem nächsten offenen Anmeldezeitraum live sein muss, geben Sie diese Frist eindeutig an. Bitten Sie die Anbieter, ihre Implementierungsmethodik, die Unterstützung beim Produktivstart und den Umgang mit der Datenmigration zu beschreiben. Führen Sie auch Ihre Erwartungen an die Schulung der Endbenutzer auf, unabhängig davon, ob es sich um Live-Sitzungen, Kurse zum Selbststudium oder eine spezielle Unterstützung bei der Einführung handelt.
7. Preise und Lizenzierung
Bitten Sie die Anbieter um eine vollständige Aufschlüsselung der Kosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten sowie laufender Gebühren für Support oder Wartung. Fordern Sie an, dass die Preise in einem standardisierten Format dargestellt werden, damit Sie die Angebote vergleichen können, ohne zusätzliche Berechnungen durchführen zu müssen. Fragen Sie unbedingt nach leicht zu übersehenden Kosten, etwa Gebühren für zusätzliche Module, den API-Zugriff oder die Überschreitung von Benutzerlimits. Ein klarer Preisabschnitt verhindert Überraschungen, nachdem Sie sich bereits für einen Anbieter entschieden haben.
8. Vertragsbedingungen
Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Ihre Erwartungen hinsichtlich Vertragslaufzeit, Verlängerungsbedingungen und Ausstiegsklauseln darzulegen. Wenn Ihre Organisation Standardanforderungen an SLAs, Dateneigentum oder Kündigungsrechte hat, nehmen Sie diese hier auf, damit Anbieter mögliche Konflikte frühzeitig kenntlich machen können. Sie könnten beispielsweise eine SLA-Verfügbarkeit von mindestens 99,9 % oder das Recht verlangen, Ihre Daten jederzeit in einem Standardformat zu exportieren. Wenn Sie diese Erwartungen bereits in der RFP offenlegen, sparen Sie während der Vertragsverhandlungen erheblich Zeit.
9. Einreichungsanweisungen
Teilen Sie den Anbietern genau mit, wie, wo und wann sie ihre Angebote einreichen sollen. Geben Sie die Einreichungsfrist, das bevorzugte Dateiformat und die Kontaktperson für Fragen an. Wenn Sie eine strukturierte Frage-und-Antwort-Phase durchführen – in der Anbieter bis zu einem festgelegten Datum Fragen einreichen und Sie die Antworten an alle Teilnehmenden verteilen –, erläutern Sie diesen Prozess hier. Klare Einreichungsanweisungen reduzieren Rückfragen und stellen sicher, dass alle Anbieter mit denselben Informationen arbeiten.
Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Wenn Sie Ihre Bewertungskriterien festlegen, bevor die Angebote eingehen, bleibt der Prozess fair und persönliche Präferenzen beeinflussen die Entscheidung nicht. Außerdem erhält Ihr Team einen gemeinsamen Rahmen für den Vergleich von Anbietern, die auf dem Papier sehr unterschiedlich wirken können. Stimmen Sie sich vor dem Versand Ihrer RFP zu diesen Schlüsselelementen ab:
Was ist am wichtigsten?
Nicht jedes Kriterium verdient das gleiche Gewicht. Konzentrieren Sie sich daher auf drei bis fünf Kategorien, die unmittelbar die Prioritäten Ihrer Organisation widerspiegeln. Ein Unternehmen, das ein fehlerhaftes Lohnabrechnungssystem ersetzt, sollte die Lohnabrechnungsfunktionen höher gewichten als ein Unternehmen, dessen Hauptziel die Verbesserung der Self-Service-Erfahrung für Mitarbeitende ist. Wählen Sie Kategorien, die Ihren unverzichtbaren Anforderungen und Zielen entsprechen, und weisen Sie jeder Kategorie einen prozentualen Anteil an der Gesamtbewertung zu. Zu den gängigen Bewertungskategorien gehören:
- Funktionale Eignung
- Technische Anforderungen
- Sicherheit und Compliance
- Implementierungsansatz
- Erfahrung und Stabilität des Anbieters
- Preise und Gesamtbetriebskosten
- Kundensupportmodell
- Benutzererfahrung und Gestaltung der Benutzeroberfläche
- Skalierbarkeit und Weiterentwicklungsplan
- Referenzen und Fallstudien
Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix
Eine Bewertungsmatrix verwandelt subjektive Eindrücke in vergleichbare Zahlen und macht die endgültige Entscheidung dadurch wesentlich leichter begründbar. Weisen Sie jeder Kategorie ein Gewicht zu, das ihre Bedeutung widerspiegelt – beispielsweise könnte die funktionale Eignung 30 %, der Preis 20 % und die Sicherheit 15 % ausmachen, während die übrigen Kategorien den Rest aufteilen. Bewerten Sie jeden Anbieter innerhalb jeder Kategorie auf einer Skala von 1–5 oder 1–10 und multiplizieren Sie anschließend die Bewertung mit dem Gewicht, um eine gewichtete Gesamtpunktzahl zu erhalten. Passen Sie die Gewichtungen an den spezifischen Kontext Ihrer Organisation an – ein globales Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern sollte Compliance höher gewichten als ein Unternehmen an einem einzigen Standort.
Klären Sie Ihren Bewertungsprozess
Legen Sie im Voraus fest, wer die Vorschläge bewertet und welche Rolle jeder Prüfer übernimmt. Idealerweise bewertet jeder Prüfer unabhängig, bevor sich die Gruppe zur Ergebnisabstimmung trifft. Dadurch wird Gruppendenken reduziert und es werden echte Meinungsverschiedenheiten sichtbar. Verwenden Sie ein standardisiertes Bewertungsraster, das für jede Kategorie definiert, was eine Bewertung von 1, 5 oder 10 tatsächlich bedeutet – ohne diese Definition können zwei Prüfer dieselbe Antwort sehr unterschiedlich bewerten. Planen Sie vor Beginn der Bewertung ein Kalibrierungstreffen ein, damit alle die Kriterien, die Bewertungsskala und den Umgang mit Sonderfällen verstehen, etwa wenn ein Anbieter eine Anforderung nur teilweise erfüllt.
Die HRIS-Ausschreibung veröffentlichen
Ihre Ausschreibung klar und einheitlich den richtigen Anbietern zugänglich zu machen, ist ebenso wichtig wie eine gute Erstellung. Ein unorganisierter Verteilungsprozess führt zu uneinheitlichen Antworten, verpassten Fristen und Anbietern, die mit unterschiedlichen Versionen des Dokuments arbeiten. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, damit die Verteilung möglichst reibungslos verläuft:
Die richtige Verteilungsmethode wählen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Ausschreibung zu versenden: direkte Kontaktaufnahme mit einer vorab qualifizierten Anbieterliste, Veröffentlichung über ein Beschaffungsportal oder die Nutzung einer elektronischen Beschaffungsplattform wie Jaggaer oder Coupa, die Einreichungen zentralisiert und die Aktivitäten der Anbieter verfolgt. Ein zentrales System ist den Einrichtungsaufwand wert – es stellt sicher, dass jeder Anbieter dasselbe Dokument erhält, und bietet Ihrem Team eine zentrale Stelle zur Verwaltung von Antworten, Fragen und Fristen. Wenn Sie die Ausschreibung direkt versenden, verwenden Sie ein spezielles rollenbasiertes Postfach wie hris-rfp@yourcompany.com statt einer persönlichen E-Mail-Adresse. So bleibt die Kommunikation geordnet und es geht nichts verloren, wenn ein Teammitglied abwesend ist.
Klare zeitliche Erwartungen festlegen
Ein realistischer, gut kommunizierter Zeitplan hält Anbieter auf Kurs und gibt Ihrem Team ausreichend Zeit, die Antworten sorgfältig zu bewerten. Fügen Sie diesen Zeitplan direkt in das Ausschreibungsdokument ein, damit Anbieter ihre internen Ressourcen entsprechend planen können:
- Veröffentlichungsdatum der Ausschreibung: Das Datum, an dem Anbieter das Dokument erhalten und der Prozess offiziell beginnt.
- Zeitraum für Fragen und Antworten der Anbieter: Ein festgelegter Zeitraum – in der Regel ein bis zwei Wochen nach der Veröffentlichung –, in dem Anbieter klärende Fragen einreichen können.
- Endgültige Einreichungsfrist: Die verbindliche Frist für die Einreichung von Angeboten einschließlich der genauen Uhrzeit und Zeitzone.
- Zeitraum für Bewertung und Auswahl: Der Zeitraum, den Ihr Team benötigt, um Angebote zu bewerten und Folgevorführungen oder Gespräche zu planen.
Einreichungsanforderungen festlegen
Anbieter benötigen klare Anweisungen, um ihre Unterlagen korrekt einzureichen, und Unklarheiten führen hier zu unvollständigen oder uneinheitlichen Angeboten. Legen Sie das akzeptierte Dateiformat fest – PDF ist üblich und bewahrt die Formatierung systemübergreifend – und geben Sie an, ob Anbieter ihre Unterlagen per E-Mail, über ein Beschaffungsportal oder über einen Upload-Link einreichen sollen. Wenn Sie eine verbindliche Antwortvorlage oder ein Bewertungsformular erstellt haben, machen Sie deutlich, dass Anbieter diese verwenden müssen und dass Antworten außerhalb des vorgegebenen Formats möglicherweise nicht geprüft werden. Legen Sie Ihre Richtlinie für verspätete Einreichungen ausdrücklich fest: Die meisten formellen Ausschreibungsverfahren akzeptieren solche Einreichungen nicht, und eine frühzeitige Mitteilung darüber hält von kurzfristigen Anträgen auf Fristverlängerung ab.
Anbieterantworten bewerten und in die engere Auswahl nehmen
Sobald die Angebote eingegangen sind, beginnt die eigentliche Bewertungsarbeit – und die Organisation dieser Phase bestimmt, wie sicher Sie sich bei Ihrer endgültigen Entscheidung fühlen. Ein strukturierter Ansatz hält den Auswahlprozess objektiv und erleichtert die Konsensbildung innerhalb Ihres Bewertungsteams. Beachten Sie die folgenden Schritte auf dem Weg von den unbearbeiteten Angeboten zu einer engeren Auswahl:
- Angebote organisieren, bevor jemand mit der Bewertung beginnt: Verteilen Sie die Antworten in einem einheitlichen Format, damit alle Prüfer mit derselben Struktur arbeiten. Wenn Anbieter trotz Ihrer Anweisungen unterschiedliche Formate eingereicht haben, formatieren Sie sie vor der Weitergabe neu, um eine Bevorzugung besser präsentierter Angebote zu vermeiden.
- Ihre Bewertungsmatrix einheitlich anwenden: Lassen Sie jeden Prüfer die Angebote unabhängig bewerten, bevor sich die Gruppe zur Ergebnisabstimmung trifft. Dadurch werden echte Meinungsverschiedenheiten frühzeitig sichtbar und es wird verhindert, dass eine besonders starke Meinung die Bewertung der Gruppe verankert.
- Strukturierte Vorführungen mit den ausgewählten Anbietern planen: Verwenden Sie ein standardisiertes Vorführungsskript, damit jeder Anbieter dieselben Szenarien abdeckt, etwa die Durchführung eines länderübergreifenden Gehaltsabrechnungszyklus oder die Konfiguration eines individuellen Onboarding-Ablaufs. Dadurch werden die Vorführungen vergleichbar, anstatt den Anbietern die Kontrolle über die Darstellung zu überlassen.
- Referenzen prüfen, bevor Sie Ihre engere Auswahl festlegen: Bitten Sie um Referenzen von Organisationen ähnlicher Größe und aus einer ähnlichen Branche und bereiten Sie konkrete Fragen zu Implementierungserfahrung, Reaktionsfähigkeit des Supports sowie zu etwaigen Abweichungen zwischen den Versprechen und der tatsächlichen Lieferung vor.
- Unklare Punkte in Angeboten nachverfolgen: Wenn die Preisstruktur eines Anbieters unklar ist oder seine Compliance-Zertifizierungen nicht aktuell sind, fragen Sie direkt nach, bevor Sie ihn weiter im Prozess berücksichtigen. Eine in dieser Phase ungelöste Unklarheit wird während der Vertragsverhandlungen zu einem deutlich größeren Problem.
Anbieter auswählen und benachrichtigen
Die Auswahl eines Anbieters ist nur die halbe Aufgabe – wie Sie die letzten Schritte gestalten, beeinflusst sowohl den Vertrag, den Sie abschließen, als auch die Beziehungen, die Sie in die Implementierung mitnehmen. Klare Kommunikation, sorgfältige Verhandlungen und die interne Genehmigung schützen Ihre Organisation und schaffen den richtigen Ton mit Ihrem neuen Anbieter. Dies sind die wichtigsten Schritte, die Sie vor dem Abschluss des RFP-Prozesses unternehmen sollten:
Ausgewählte und nicht ausgewählte Anbieter benachrichtigen
Informieren Sie jeden Anbieter über das Ergebnis, sobald Ihre Entscheidung feststeht – lassen Sie erfolglose Anbieter nicht warten, während Sie die Verhandlungen mit Ihrer bevorzugten Wahl abschließen. Eine kurze, respektvolle Nachricht an nicht ausgewählte Anbieter erhält die Beziehung aufrecht und wirkt sich positiv auf den Eindruck Ihrer Organisation aus, insbesondere in einem Markt, in dem Sie dieselben Anbieter möglicherweise in einigen Jahren erneut bewerten. Wenn ein Anbieter um Feedback bittet, ist es eine professionelle Geste, eine grobe Zusammenfassung der Bereiche zu teilen, in denen er nicht überzeugen konnte, und die meisten Anbieter werden dies zu schätzen wissen.
Auf die abschließenden Verhandlungen vorbereiten
Rechnen Sie damit, vor der Unterzeichnung über Preise, Implementierungsfristen, SLA-Bedingungen und die Vertragslaufzeit zu verhandeln. Häufige Streitpunkte sind Klauseln zum Dateneigentum, Kündigungsrechte und die Frage, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie die Plattform verlassen. Gehen Sie mit einem klaren Verständnis davon in die Verhandlungen, welche Bedingungen für Ihre Organisation flexibel und welche nicht verhandelbar sind.
Vor der Unterzeichnung die interne Abstimmung sicherstellen
Die meisten Organisationen benötigen vor dem Abschluss eines Anbieter-Vertrags die Genehmigung der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung und der Führungsebene. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektsponsor, die für die Beschaffung verantwortliche Person und alle relevanten Abteilungsleitungen die endgültigen Bedingungen geprüft und Bedenken geäußert haben. Diesen Schritt zu überstürzen, ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass Organisationen in Verträgen feststecken, die nicht dem entsprechen, was während des RFP-Prozesses vereinbart wurde.
Top-HRIS, die Sie in Betracht ziehen sollten
Auf Grundlage der führenden Optionen auf dem Markt finden Sie hier einige HRIS-Systeme, die für Ihre Organisation eine Bewertung wert sind:
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Den nächsten Schritt bei der Auswahl Ihres HRIS gehen
Wenn Sie bereit sind, vom RFP zur Auswahl überzugehen, erhalten Sie praktische Hinweise dazu, wie Sie ein HRIS auswählen, das den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, indem Sie diesen umfassenden Leitfaden zur Auswahl eines HRIS besuchen.
