So schreiben Sie eine HRIS-Ausschreibung, um das beste System auszuwählen
Erstellen Sie eine Ausschreibung, um echte Vergleiche zu ermöglichen: Bringen Sie Anbieter dazu, Ihre Muss-Anforderungen zu beantworten (z.B. Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern, Single Sign-On, ACA-Berichte), definieren Sie Datendefinitionen und fixieren Sie Umfang, Zeitplan und Support.
Sparen Sie sich die Ausschreibung, wenn Ihr Unternehmen klein ist oder einfache Anforderungen hat; stattdessen 2–3 Tools auswählen, eine Live-Demo anhand Ihrer Checkliste durchführen, eine Testumgebung mit 5–10 Mitarbeitenden testen und durch zwei Referenzgespräche absichern.
Eine gute Ausschreibung führt zu besserer Passgenauigkeit und besseren Preisen: Sie vergleichen Angebote Seite an Seite, verlangen aufgeschlüsselte Kosten (Lizenzen, Module, Integrationen, Implementierung) und nutzen Lücken für Preisverhandlungen und Service-Gutschriften.
Die Erstellung einer Ausschreibung (RFP) für HRIS-Systeme gibt Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, Anbieter anhand Ihrer eigenen Kriterien zu bewerten. Ein Request for Proposal (RFP) ist ein formelles Dokument, das Ihre spezifischen Anforderungen umreißt und Anbieter dazu einlädt, zu erklären, wie sie diese erfüllen würden. Verwenden Sie eine RFP, wenn Sie eine erhebliche Software-Investition tätigen und mehrere Anbieter fair vergleichen möchten.
Ohne eine RFP neigen Gespräche mit Anbietern dazu, sich auf Demos und Verkaufsgespräche zu konzentrieren. Eine gut ausgearbeitete RFP hält den Fokus auf Ihre tatsächlichen Bedürfnisse, Ihr Budget und Ihre unverhandelbaren Anforderungen.
Brauchen Sie wirklich eine RFP?
Eine RFP macht am meisten Sinn, wenn Ihre HRIS-Entscheidung mehrere Beteiligte, ein größeres Budget oder komplexe Anforderungen betrifft. Nicht jede Anbietersuche benötigt eine, doch in bestimmten Situationen ist sie unerlässlich:
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- Sie ersetzen ein Altsystem in einer großen oder standortübergreifenden Organisation.
- Ihr Einkaufs- oder Rechtsteam verlangt einen formellen Anbieterbewertungsprozess.
- Sie müssen fünf oder mehr Anbieter anhand eines konsistenten Kriterienkatalogs vergleichen.
- Ihre Organisation arbeitet mit sensiblen Personaldaten, die strengen Compliance-Anforderungen unterliegen.
- Mehrere Abteilungen haben widersprüchliche Anforderungen, die dokumentiert und priorisiert werden müssen.
Wann eine RFP übertrieben wäre
Wenn Sie ein kleines Team mit einfachen Anforderungen und einer Auswahlliste von zwei oder drei Anbietern sind, kommen Sie mit einem strukturierten Demo-Prozess und einem guten Fragenkatalog schneller zum Ziel.
RFI vs RFP vs RFQ: Was ist der Unterschied?
Diese drei Beschaffungsdokumente haben unterschiedliche Aufgaben. Das falsche Dokument zu verwenden, kostet sowohl Sie als auch Ihre Anbieter Zeit. Ein RFI dient der Markterkundung, eine RFP fordert detaillierte Angebote an und ein RFQ fokussiert sich ausschließlich auf den Preis. Das richtige Dokument zu Beginn auszuwählen, bringt Struktur in den Prozess und sorgt für relevantere Antworten.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu verstehen, welches Dokument für welche Phase Ihres HRIS-Beschaffungsprozesses passend ist:
| Dokumenttyp | Zweck | Wann verwenden | Was sollte enthalten sein | Erforderlicher Detailgrad |
| Request for Information (RFI) | Allgemeine Marktinformationen einholen | Frühe Recherchephase, bevor Anforderungen definiert sind | Übergeordnete Fragen zu Anbieterfähigkeiten und Produktpassung | Niedrig |
| Request for Proposal (RFP) | Anbieter anhand definierter Anforderungen bewerten | Wenn der Bedarf klar ist und Sie Lösungen vergleichen möchten | Funktionale Anforderungen, technische Spezifikationen, Preisstruktur, Implementierungsansatz | Hoch |
| Request for Quotation (RFQ) | Konkret Preise einholen | Wenn Anforderungen finalisiert sind und Sie Kosten vergleichen möchten | Detaillierte Spezifikationen, Leistungsumfang, Vertragsbedingungen | Mittel |
Häufige Fehler bei RFPs und wie man sie vermeidet
Eine schlecht strukturierte RFP führt zu vagen Antworten der Anbieter, die kaum miteinander vergleichbar sind. Im schlimmsten Fall schreckt sie leistungsstarke Anbieter ab, die nicht in einen scheinbar chaotischen Prozess Zeit investieren möchten.
Wenn Sie diese Fehler vermeiden, erhalten Anbieter die nötigen Informationen für eine gute Antwort – und Sie haben die Sicherheit, eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Unzureichender Hintergrund oder Kontext
Anbieter müssen Ihr Unternehmen verstehen, bevor sie eine passende Lösung vorschlagen können. Ohne Kontext – wie etwa Ihre Unternehmensgröße, bestehende Systeme und zentrale Schmerzpunkte – bleiben die Antworten allgemein und lassen sich nur schwer bewerten. Fügen Sie eine kurze Unternehmensübersicht sowie eine klare Beschreibung hinzu, warum Sie nach einer neuen HRIS-Software suchen.
Fehlendes oder unklar kommuniziertes Budget
Wenn Sie Ihr Budget weglassen, schützen Sie nicht Ihre Verhandlungsposition – Sie verschwenden lediglich die Zeit aller Beteiligten. Anbieter werden entweder zu viel oder zu wenig anbieten, und Sie erhalten RFP-Antworten, die nicht zu Ihrem tatsächlichen Budget passen. Geben Sie zumindest eine Budgetspanne an, damit die Anbieter ihre Vorschläge entsprechend anpassen können.
Unklare Anforderungen oder juristischer Fachjargon
Anforderungen wie „benutzerfreundliche Oberfläche“ oder „skalierbare Lösung“ sagen den Anbietern fast nichts. Auch zu juristische Sprache hat denselben Effekt – sie verschleiert, was Sie tatsächlich benötigen. Formulieren Sie Ihre Anforderungen klar und präzise, indem Sie beispielsweise die gewünschten Integrationen nennen oder angeben, wie viele Mitarbeitende das System unterstützen sollte.
Keine geteilten Bewertungskriterien
Wenn Anbieter nicht wissen, wie Sie ihre RFP-Antworten bewerten, können sie nicht priorisieren, was Ihnen am wichtigsten ist. Das führt zu aufgeblähten Angeboten, in denen die für Sie relevanten Informationen untergehen. Kommunizieren Sie Bewertungskriterien und Gewichtung direkt im Voraus, damit die Anbieter ihre Antworten an Ihren Prioritäten ausrichten können.
Kein einheitliches Antwortformat für Anbieter
Wenn jeder Anbieter unterschiedlich antwortet, wird der Angebotsvergleich zu einem manuellen, zeitaufwändigen Prozess. Die Standardisierung des Antwortformats – etwa durch nummerierte Abschnitte, verpflichtende Tabellen oder spezifische Wortlimits – macht einen Vergleich viel einfacher. Gleichzeitig zeigt das den Anbietern, dass Ihr Prozess organisiert und professionell ist.
Stellen Sie Ihr HRIS-RFP-Team zusammen
Eine RFP zu verfassen ist Teamarbeit – keine Einzelperson hat einen vollständigen Überblick über alle Anforderungen. Wenn Sie die richtigen Leute frühzeitig einbinden, spiegelt Ihre RFP die realen Bedürfnisse der gesamten Organisation wider und nicht nur die eines einzelnen Fachbereichs. Zudem sinkt das Risiko, dass entscheidende Anforderungen erst nach Vertragsabschluss auffallen.
Stellen Sie Ihr Team so zusammen, dass verschiedene Aspekte der Entscheidung kompetent abgedeckt werden:
Projektverantwortliche
Das ist in der Regel Ihre CHRO, der/die Leiter/in der Personalabteilung oder die HR-Direktion – also jemand, der das Projekt genehmigen und mit den allgemeinen Unternehmenszielen abstimmen kann. Die Einbindung dieser Person signalisiert die organisatorische Unterstützung und sorgt dafür, dass der Prozess in entscheidenden Momenten vorangetrieben wird. Ihre strategische Perspektive beeinflusst auch, welche Anforderungen Priorität erhalten.
Fachliche Expertinnen und Experten
Denken Sie an Lohnbuchhalter/innen, Benefits-Administratoren und operative HR-Leads – also jene, die das System im Alltag konfigurieren und betreuen. Sie sind am besten in der Lage, die funktionalen Anforderungen festzulegen, von Abrechnungsregeln bis zu Anforderungen für Compliance-Reports. Fehlt deren Input, läuft Ihre RFP Gefahr, technische Details zu übersehen, die den Unterschied zwischen einer guten Lösung und einer weiteren Problemquelle ausmachen.
Einkauf oder RFP-Verfasser/innen
Zu dieser Gruppe gehören Einkaufsspezialist/innen, Rechtsbeistände oder Vertragsmanager/innen, die wissen, wie man eine formale Anbieterauswahl strukturiert. Sie sorgen dafür, dass die RFP alle internen oder regulatorischen Vorgaben erfüllt und die Anbieterantworten rechtlich korrekt sind. Außerdem helfen sie, das Format und die Bewertungskriterien zu standardisieren, damit die Bewertung objektiv und nachvollziehbar bleibt.
Endnutzer und Stakeholder
Mitarbeitende, die das System täglich nutzen – beispielsweise Recruiter, Führungskräfte und Lohnbuchhaltung – bringen eine praxisnahe Perspektive ein, die leicht übersehen werden kann. Ihr Input macht Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Workflows sichtbar, die den Fachleuten oder der Führungsebene vielleicht nicht einfallen würden. Ihre frühe Einbindung fördert außerdem die spätere Akzeptanz der neuen Lösung.
Definieren Sie Muss-Kriterien & Ziele
Bevor Sie eine RFP an einen Anbieter senden, benötigen Sie einen klaren Überblick darüber, was die richtige HRIS-Lösung leisten muss und warum Sie überhaupt eine Implementierung oder einen Wechsel anstreben. Unklare Ziele führen zu unklaren Angeboten – je spezifischer Sie Ihre Schmerzpunkte und Erfolgskriterien benennen, desto einfacher können Sie beurteilen, ob ein Anbieter wirklich liefern kann. Das Festlegen von unverhandelbaren Kriterien von Anfang an schützt zudem vor späteren Leistungsausweitungen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben.
Berücksichtigen Sie beim Festlegen Ihrer Anforderungen diese Schlüsselaspekte:
- Schmerzpunkte Ihres aktuellen Systems: Dokumentieren Sie konkrete Schwächen oder Lücken Ihrer bestehenden Lösung – nicht bloß allgemeine Frustrationen. Beispielsweise: Wenn Ihr aktuelles System die Anmeldung zur offenen Einschreibung nicht automatisieren kann oder jede Lohnabrechnung manuell abgeglichen werden muss, benennen Sie diese Themen konkret. Anbieter müssen wissen, was aktuell nicht funktioniert, um gezielt eine Lösung vorzuschlagen.
- Erforderliche Verbesserungen und Erfolgskriterien: Definieren Sie, wie Erfolg nach der Implementierung aussieht. Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Time-to-Hire um 20 % zu senken oder manuelle Berichte zum Personalbestand zu eliminieren, sagen Sie es deutlich. Konkrete Ergebnisse geben Anbietern eine Zielvorgabe für ihre Antworten und Ihnen einen Maßstab zur Bewertung.
- Funktionale, technische und Compliance-Anforderungen: Nennen Sie die konkreten Funktionen, die Ihre Organisation benötigt, beispielsweise Leistungsverwaltung, ACA-Berichterstattung oder Unterstützung bei der mehrstaatlichen Lohnsteuer. Fügen Sie technische Anforderungen wie SSO-Kompatibilität, API-Zugriff oder Wünsche zum Speicherort der Daten hinzu. Compliance-Anforderungen variieren je nach Branche und Standort – seien Sie also explizit in Bezug auf die regulatorischen Verpflichtungen, die das System unterstützen muss.
- Nutzerrollen und Arbeitsabläufe: Definieren Sie, wer das System nutzen wird und wie. Der Arbeitsablauf eines Recruiters unterscheidet sich erheblich von dem eines Payroll-Managers, und beide wiederum von den Bedürfnissen einer Führungskraft bei Mitarbeitergesprächen. Die Zuordnung dieser Rollen hilft Anbietern, darzustellen, wie ihr System Ihre spezifischen Anwendungsfälle abbildet.
- Präferenzen zur Bereitstellung: Geben Sie an, ob Sie eine Cloud-, On-Premise- oder Hybridlösung benötigen. Falls Ihre Organisation einen bevorzugten Implementierungszeitraum oder IT-Ressourcen-Beschränkungen hat, gehören diese Angaben dazu. Anbieter, die Ihre Anforderungen an die Bereitstellung nicht erfüllen können, sollten frühzeitig ausgeschlossen werden.
Erstellung der HRIS-Ausschreibung
Sobald Ihr Team übereinstimmt und Ihre Anforderungen definiert sind, können Sie das Dokument erstellen. Eine gut strukturierte Ausschreibung erleichtert es den Anbietern, präzise zu antworten, und Ihrem Team, die Angebote vergleichbar zu bewerten. Folgende Inhalte gehören in jeden Abschnitt:
1. Zusammenfassung für Entscheidungsträger
In diesem Abschnitt erhalten Anbieter einen Überblick über Ihre Organisation und die Gründe für die Ausschreibung. Nennen Sie Ihre Unternehmensgröße, Branche, aktuelle HR-Technologie und das zu lösende Geschäftsproblem. Zum Beispiel könnten Sie erläutern, dass Sie eine 500-köpfige Organisation im Gesundheitswesen sind, die ein altes Lohnabrechnungssystem ersetzt, welches keine mehrstaatliche Compliance unterstützt. Halten Sie sich knapp – dieser Abschnitt gibt einen Rahmen, muss aber nicht die ganze Geschichte erzählen.
2. Leistungsumfang
Legen Sie genau fest, was das HRIS leisten soll und was außerhalb des Projektumfangs liegt. Seien Sie konkret in Bezug auf die von Ihnen benötigten Module wie Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung, Arbeitszeiterfassung oder Leistungsbeurteilung. Wenn Sie Daten aus einem bestehenden System migrieren, erwähnen Sie dies und geben Sie Volumen und Format der Daten an. Klare Abgrenzungen helfen Anbietern, Lösungen vorzuschlagen, die tatsächlich passen.
3. Technische Anforderungen
Listen Sie die technischen Spezifikationen auf, die das System innerhalb Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur erfüllen muss. Dazu gehören Anforderungen an Integrationen – etwa Kompatibilität mit Ihrem ERP, Buchhaltungssoftware oder Identitätsanbietern wie Okta oder Azure Active Directory. Geben Sie außerdem Anforderungen zu Verfügbarkeitsgarantien, Speicherort der Daten, mobiler Zugänglichkeit oder API-Verfügbarkeit an. Je präziser Sie hier sind, desto leichter können Sie Anbieter ausschließen, die Ihre Mindestanforderungen nicht erfüllen.
4. Qualifikation der Anbieter
Bitten Sie die Anbieter nachzuweisen, dass sie Erfahrung, Stabilität und Zuverlässigkeit für die Realisierung Ihres Projekts mitbringen. Fordern Sie Angaben wie Anzahl der Geschäftsjahre, Gesamtkundenzahl und spezifische Erfahrungen mit Organisationen Ihrer Größe und Branche. Sind Sie z.B. im Finanzbereich tätig, fragen Sie, ob sie bereits Kunden mit ähnlichen Compliance-Anforderungen bedienen. Auch Referenzen und Fallstudien vergleichbarer Unternehmen sind hier empfehlenswert.
5. Anforderungen an Sicherheit und Compliance
HRIS-Plattformen speichern einige der sensibelsten Mitarbeiterdaten, weshalb Sicherheitsanforderungen einen eigenen Abschnitt verdienen. Geben Sie gewünschte Zertifizierungen an, z.B. SOC 2 Typ II, ISO 27001 oder HIPAA-Compliance, abhängig von Ihrer Branche. Bitten Sie die Anbieter, ihre Standards zur Datenverschlüsselung, Zugriffssteuerung und Prozesse bei Datenschutzverletzungen darzustellen. Arbeiten Sie international, nennen Sie alle Datenschutzbestimmungen, die der Anbieter einhalten muss, etwa DSGVO oder CCPA.
6. Erwartungen an Implementierung und Schulung
Skizzieren Sie, welche Leistungen Sie während der Implementierung vom Anbieter erwarten, inklusive Zeitrahmen, Meilensteinen und Ressourcenplanung. Müssen Sie das System z.B. vor der nächsten Open-Enrollment-Phase live schalten, betonen Sie diese Frist. Bitten Sie die Anbieter, ihre Implementierungsmethodik, den Support beim Go-live und das Vorgehen bei der Datenmigration zu erläutern. Machen Sie auch Vorgaben zur Anwenderschulung – seien es Live-Schulungen, Online-Kurse oder spezielle Onboarding-Angebote.
7. Preise und Lizenzierung
Bitten Sie die Anbieter, eine vollständige Aufschlüsselung aller Kosten bereitzustellen, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten sowie etwaige laufende Support- oder Wartungskosten. Fordern Sie, dass die Preisgestaltung in einem standardisierten Format erfolgt, damit Sie Angebote direkt vergleichen können, ohne zusätzlichen Rechenaufwand. Fragen Sie gezielt nach Kosten, die leicht übersehen werden, wie etwa Gebühren für zusätzliche Module, API-Zugriffe oder bei Überschreitung von Benutzerlimits. Ein klarer Preisteil verhindert Überraschungen, nachdem Sie sich bereits an einen Anbieter gebunden haben.
8. Vertragsbedingungen
Nutzen Sie diesen Abschnitt, um Ihre Erwartungen bezüglich Vertragslaufzeit, Verlängerungsoptionen und Ausstiegsklauseln darzulegen. Falls Ihre Organisation Standardanforderungen bezüglich SLAs, Datenhoheit oder Kündigungsrechten hat, führen Sie diese hier auf, damit Anbieter potenzielle Konflikte frühzeitig kennzeichnen können. Beispielsweise könnten Sie eine Mindestverfügbarkeit von 99,9 % als SLA oder das Recht verlangen, Ihre Daten jederzeit in einem Standardformat exportieren zu können. Diese Erwartungen bereits im RFP zu kommunizieren, spart während der Vertragsverhandlungen viel Zeit.
9. Einreichungsanweisungen
Erklären Sie den Anbietern genau, wie, wo und wann sie ihre Angebote einreichen sollen. Geben Sie die Einreichungsfrist, das bevorzugte Dateiformat und die Kontaktperson für Rückfragen an. Wenn Sie eine strukturierte Fragerunde durchführen – in der die Anbieter bis zu einem bestimmten Termin Fragen einreichen und Sie die Antworten an alle Teilnehmenden verteilen – beschreiben Sie auch diesen Ablauf an dieser Stelle. Klare Einreichungsanweisungen reduzieren Rückfragen und stellen sicher, dass alle Anbieter auf Basis derselben Informationen arbeiten.
Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Wenn Sie Ihre Bewertungskriterien festlegen, bevor die Angebote eingehen, bleibt der Auswahlprozess fair und persönliche Präferenzen haben weniger Einfluss auf die Entscheidung. Gleichzeitig erhält Ihr Team einen gemeinsamen Rahmen, um Anbieter zu vergleichen, die auf dem Papier sehr unterschiedlich erscheinen. Bevor Sie Ihre RFP verschicken, stimmen Sie sich zu diesen Schlüsselelementen ab:
Was ist am wichtigsten?
Nicht jedes Kriterium ist gleich wichtig – konzentrieren Sie sich auf drei bis fünf Kategorien, die direkt den Prioritäten Ihrer Organisation entsprechen. Ein Unternehmen, das ein defektes Lohnabrechnungssystem ersetzt, sollte den Schwerpunkt auf Lohnabrechnungsfunktionen legen, während ein anderer Betrieb vielleicht die Verbesserung der Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeitende höher gewichtet. Wählen Sie Kategorien, die Ihren Muss-Kriterien und Zielen entsprechen, und ordnen Sie jeder einen prozentualen Anteil an der Gesamtbewertung zu. Häufig verwendete Bewertungskategorien sind beispielsweise:
- Funktionale Passgenauigkeit
- Technische Anforderungen
- Sicherheit und Compliance
- Implementierungsansatz
- Anbietererfahrung und Stabilität
- Preisgestaltung und Gesamtbetriebskosten
- Kundensupport-Modell
- Benutzererlebnis und Oberflächengestaltung
- Skalierbarkeit und Entwicklungsfahrplan
- Referenzen und Erfolgsberichte
Verwenden Sie eine Bewertungstabelle
Eine Bewertungstabelle verwandelt subjektive Eindrücke in vergleichbare Zahlen, was die endgültige Entscheidung deutlich einfacher und nachvollziehbarer macht. Weisen Sie jeder Kategorie ein Gewicht entsprechend ihrer Bedeutung zu – beispielsweise könnte die funktionale Passgenauigkeit 30 %, die Preisgestaltung 20 % und Sicherheit 15 % erhalten, während die übrigen Kategorien den Rest aufteilen. Bewerten Sie jeden Anbieter auf einer Skala von 1–5 oder 1–10 in jeder Kategorie und multiplizieren Sie die jeweilige Punktzahl mit dem zugehörigen Gewicht, um einen gewichteten Gesamtwert zu erhalten. Passen Sie die Gewichtung an die spezifische Situation Ihrer Organisation an – ein global tätiges Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern sollte beispielsweise Compliance höher gewichten als ein Betrieb mit nur einem Standort.
Machen Sie Ihren Bewertungsprozess transparent
Treffen Sie frühzeitig die Entscheidung, wer die Angebote bewertet und welche Rolle jede Person im Auswahlprozess übernimmt. Idealerweise bewertet jede Person die Angebote zunächst unabhängig voneinander, bevor die Gruppe zusammenkommt, um die Ergebnisse zu vergleichen – das verringert Gruppendenken und deckt echte Unterschiede in der Bewertung auf. Nutzen Sie eine standardisierte Bewertungsmatrix, die klar beschreibt, was beispielsweise eine Bewertung von 1, 5 oder 10 in jeder Kategorie bedeutet – ohne diese Definitionen können zwei Bewertende dieselbe Antwort sehr unterschiedlich einschätzen. Planen Sie vor Beginn der Bewertung ein Abstimmungstreffen, damit alle die Kriterien, die Skala und auch Sonderfälle – wie einen Anbieter, der Anforderungen nur teilweise erfüllt – verstehen.
Geben Sie die HRIS-Ausschreibung heraus
Die Ausschreibung gezielt und konsistent an die richtigen Anbieter zu kommunizieren ist genauso wichtig wie ihre sorgfältige Erstellung. Ein chaotischer Verteilprozess führt zu lückenhaften Rückmeldungen, verpassten Fristen und dazu, dass Anbieter mit unterschiedlichen Versionen des Dokuments arbeiten. Beachten Sie diese Faktoren, um die Verteilung so reibungslos wie möglich zu gestalten:
Wählen Sie die passende Verteilungsmethode
Sie haben mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre RFP versenden können: Direkte Ansprache einer vorqualifizierten Anbieterliste, Veröffentlichung über ein Beschaffungsportal oder die Nutzung einer E-Sourcing-Plattform wie Jaggaer oder Coupa, die Einreichungen zentralisiert und die Aktivitäten der Anbieter nachverfolgt. Ein zentrales System lohnt sich den Aufwand zur Einrichtung – es stellt sicher, dass jeder Anbieter dasselbe Dokument erhält, und Ihr Team hat einen einzigen Ort, um Antworten, Fragen und Fristen zu verwalten. Wenn Sie direkt versenden, nutzen Sie ein dediziertes, rollenbasiertes Postfach wie hris-rfp@yourcompany.com anstelle einer persönlichen E-Mail-Adresse. So bleibt die Kommunikation organisiert und es geht nichts verloren, falls ein Teammitglied abwesend ist.
Klare Zeitrahmen setzen
Ein realistischer, gut kommunizierter Zeitplan hält Anbieter auf Kurs und gibt Ihrem Team genug Zeit zur sorgfältigen Auswertung der Antworten. Fügen Sie diesen Zeitplan direkt in das RFP-Dokument ein, damit Anbieter ihre internen Ressourcen entsprechend planen können:
- Veröffentlichungsdatum der RFP: Das Datum, an dem die Anbieter das Dokument erhalten und der Prozess offiziell beginnt.
- Q&A-Phase für Anbieter: Ein festgelegter Zeitraum – in der Regel eine bis zwei Wochen nach Veröffentlichung –, in dem Anbieter klärende Fragen stellen können.
- Abgabefrist für finale Einreichungen: Die strikte Frist für die Angebotsabgabe, einschließlich genauer Uhrzeit und Zeitzone.
- Auswertungs- und Auswahlphase: Der Zeitraum, den Ihr Team benötigt, um Angebote zu bewerten und Folge-Demos oder -Interviews zu terminieren.
Einreichungsvorgaben definieren
Anbieter benötigen klare Vorgaben für die korrekte Einreichung – Unklarheiten führen zu unvollständigen oder uneinheitlichen Angeboten. Geben Sie das akzeptierte Dateiformat an – PDF ist Standard und bewahrt das Layout systemübergreifend – sowie den Weg der Einreichung: per E-Mail, Beschaffungsportal oder Upload-Link. Falls Sie eine Vorlage für Antworten oder eine Bewertungsform erstellt haben, machen Sie deutlich, dass diese zwingend zu verwenden ist und dass Angebote außerhalb dieses Formats möglicherweise nicht berücksichtigt werden. Formulieren Sie Ihre Richtlinie zu verspäteten Einreichungen klar: Bei den meisten formellen RFP-Prozessen werden diese nicht akzeptiert, und eine frühzeitige Kommunikation verhindert nachträgliche Bitten um Verlängerung.
Angebote bewerten & Anbieter-Shortlist erstellen
Sobald die Angebote eingegangen sind, beginnt die eigentliche Auswertung – und die Organisation dieser Phase bestimmt, wie sicher Sie sich am Ende Ihrer Entscheidung sein können. Ein strukturiertes Vorgehen hält den Auswahlprozess objektiv und erleichtert den Konsens innerhalb Ihres Bewertungsteams. Behalten Sie diese Schritte im Blick, wenn Sie von den Rohangeboten zur Shortlist übergehen:
- Angebote organisieren, bevor Bewertende starten: Verteilen Sie Antworten in einheitlichem Format, damit alle Bewertenden mit derselben Struktur arbeiten. Falls Angebote trotz Vorgaben in unterschiedlichen Formaten eingereicht wurden, passen Sie diese vor Verteilung an, um Bevorzugungen wegen besserer Präsentation zu verhindern.
- Punktesystem konsequent anwenden: Lassen Sie jedes Teammitglied Angebote zunächst eigenständig bewerten, bevor das Gremium die Ergebnisse vergleicht. So werden echte Meinungsverschiedenheiten früh erkannt und einzelne starke Meinungen beeinflussen das Gesamturteil weniger.
- Gleichartige Demos mit Shortlist-Anbietern terminieren: Verwenden Sie ein standardisiertes Demo-Skript, damit jeder Anbieter dieselben Szenarien abdeckt, wie z.B. die Durchführung eines mehrstaatlichen Payroll-Zyklus oder das Konfigurieren eines individuellen Onboarding-Workflows. Das macht die Demos vergleichbar und verhindert, dass Anbieter die Themen vorgeben.
- Referenzen vor finaler Shortlist prüfen: Fordern Sie Referenzen von ähnlich großen Unternehmen aus derselben Branche an und bereiten Sie gezielte Fragen zu Implementierung, Support-Reaktionszeiten und etwaigen Abweichungen zwischen Zusagen und Lieferung vor.
- Unklarheiten vor der nächsten Runde klären: Wenn das Preismodell eines Anbieters nicht eindeutig oder Compliance-Zertifikate nicht aktuell sind, fragen Sie gezielt nach, bevor Sie den Anbieter in die nächste Runde lassen. Nicht geklärte Unsicherheiten werden im späteren Vertragsprozess zum großen Problem.
Anbieter auswählen & benachrichtigen
Die Auswahl eines Anbieters ist nur die halbe Aufgabe – wie Sie die abschließenden Schritte gestalten, bestimmt sowohl den finalen Vertrag als auch Ihre künftige Beziehung im Implementierungsprozess. Klare Kommunikation, sorgfältige Verhandlung und interne Freigaben schützen Ihr Unternehmen und setzen den richtigen Ton für die Zusammenarbeit mit dem neuen Anbieter. Diese Schritte sollten Sie abschließen, bevor Sie den RFP-Prozess beenden:
Gewählte und nicht gewählte Anbieter benachrichtigen
Informieren Sie alle Anbieter über das Ergebnis, sobald Ihre Entscheidung feststeht – lassen Sie erfolglose Anbieter nicht warten, während Sie mit Ihrem Favoriten die Verhandlungen abschließen. Eine kurze, respektvolle Mitteilung an nicht ausgewählte Anbieter erhält die Beziehung und wirft ein positives Licht auf Ihr Unternehmen, besonders in einem Markt, in dem Sie in ein paar Jahren vielleicht dieselben Anbieter erneut evaluieren werden. Wenn ein Anbieter um Feedback bittet, ist es ein Zeichen von Professionalität und wird meist geschätzt, wenn Sie eine kurze Zusammenfassung geben, weshalb er nicht ausgewählt wurde.
Bereiten Sie sich auf die finalen Verhandlungen vor
Rechnen Sie damit, über Preisgestaltung, Implementierungszeitpläne, SLA-Bedingungen und Vertragslaufzeit zu verhandeln, bevor etwas unterschrieben wird. Typische Streitpunkte sind Klauseln zum Eigentum an Daten, Kündigungsrechte und die Frage, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie die Plattform verlassen. Gehen Sie mit einem klaren Verständnis dessen in die Verhandlungen, welche Bedingungen verhandelbar sind und welche für Ihr Unternehmen nicht verhandelbar sind.
Sorgen Sie für interne Abstimmung vor der Unterzeichnung
In den meisten Unternehmen ist die Zustimmung von Rechtsabteilung, Finanzabteilung und Geschäftsleitung notwendig, bevor ein Anbieter-Vertrag abgeschlossen wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektverantwortlicher, der Einkauf und alle betroffenen Abteilungsleiter die endgültigen Bedingungen geprüft und eventuelle Bedenken angemeldet haben. Das Überhasten dieses Schrittes ist einer der häufigsten Gründe, weshalb Unternehmen an Verträge gebunden sind, die nicht den Absprachen während des RFP-Prozesses entsprechen.
Top HRIS, die Sie in Betracht ziehen sollten
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Wenn Sie bereit sind, vom RFP zur Auswahl überzugehen, erhalten Sie praktische Hinweise, wie Sie ein HRIS auswählen, das den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, indem Sie diesen umfassenden Leitfaden zu wie Sie ein HRIS auswählen besuchen.