6 HRMS-Integrationen, die ich zur Vereinfachung der Personalarbeit nutze

Die HRMS-Integration verbindet Ihr Personalmanagementsystem mit anderen Geschäftsanwendungen, damit Mitarbeiterinformationen in den Bereichen Recruiting, Lohnabrechnung, Zusatzleistungen, Personalverwaltung und anderen HR-Prozessen konsistent bleiben.

Entscheidend ist, welches System für welchen Mitarbeiterdatensatz zuständig ist, welche Informationen zwischen den Plattformen übertragen werden müssen und wann Aktualisierungen erfolgen sollen. Eine schlecht konfigurierte Integration kann zu doppelten Datensätzen, veralteten Mitarbeiterprofilen und Abweichungen bei der Lohnabrechnung führen.

Dieser Leitfaden behandelt sechs gängige HRMS-Integrationen, die ausgetauschten Mitarbeiterdaten und die Bewertung von Verbindungen, die Ihre HR-Workflows unterstützen.

Warum HRMS integrieren?

Ihr HRMS dient häufig als zentrale Quelle für Mitarbeiterinformationen, aber auch Lohnabrechnungs-, Recruiting-, Zusatzleistungs- und Personalverwaltungssysteme benötigen Zugriff auf diese Daten. Durch die Integration dieser Plattformen bleiben Mitarbeiterdatensätze während des gesamten Beschäftigungszyklus konsistent.

Zu den wichtigsten Vorteilen einer HRMS-Integration gehören:

• Konsistente Mitarbeiterdatensätze: Synchronisieren Sie Mitarbeiterprofile, Stellenbezeichnungen, Abteilungen und Beschäftigungsstatus in allen verbundenen Systemen.
• Weniger manuelle Aktualisierungen: Reduzieren Sie die wiederholte Dateneingabe, wenn Mitarbeiter eingestellt werden, ihre Rolle wechseln, persönliche Daten aktualisieren oder das Unternehmen verlassen.
• Genauere Lohnabrechnungs- und Zusatzleistungsdaten: Übertragen Sie relevante Vergütungs-, Anspruchs- und Beschäftigungsinformationen an die Systeme, die für die Zahlungsabwicklung und die Verwaltung von Zusatzleistungen zuständig sind.
• Besseres Management des Beschäftigungszyklus: Verbinden Sie Recruiting-, Onboarding-, Leistungsmanagement- und Offboarding-Workflows mithilfe gemeinsamer Mitarbeiterinformationen.
• Verbesserte Datenverwaltung: Legen Sie fest, welche Plattform für jedes Datenfeld zuständig ist, kontrollieren Sie den Informationszugriff und führen Sie systemübergreifend Aufzeichnungen über Änderungen.

Der Mehrwert entsteht dadurch, dass Sie diese Verbindungen an Ihren bestehenden HR-Prozessen ausrichten, anstatt einfach so viele Anwendungen wie möglich miteinander zu verknüpfen.

Die häufigsten Integrationen für HRMS

Wenn Sie die Integrationsoptionen prüfen, können Sie Ihr HRMS mit den Tools verbinden, die Ihr Team bereits verwendet. Beginnen Sie mit diesen gängigen Kombinationen, um zu ermitteln, wo gemeinsame Mitarbeiterdaten Ihre Workflows unterstützen können.

Lohnabrechnungssoftware

Die Verbindung Ihres HRMS mit einer Lohnabrechnungssoftware wäre die Integration, die ich allen anderen voranstellen würde. Wenn diese beiden Systeme Daten gemeinsam nutzen, fließen Änderungen an Mitarbeiterdatensätzen – Neueinstellungen, Beendigungen, Gehaltsanpassungen und Änderungen der Arbeitszeit – direkt in die Lohnabrechnung ein, ohne dass jemand sie manuell erneut eingeben muss.

Das ist keineswegs nebensächlich. Fehler bei der Lohnabrechnung gehören zu den folgenreichsten Fehlern, die ein HR-Team machen kann, und die meisten beginnen mit der manuellen Verarbeitung von Daten.

Tools wie ADP und Gusto bieten Integrationen mit verschiedenen HRMS-Plattformen, sodass unterstützte Vergütungs-, Steuer- und Zusatzleistungsinformationen zwischen den Systemen synchronisiert werden können.

Je nach Integration können Angaben zu neuen Mitarbeitern und Änderungen des Beschäftigungsstatus automatisch an die Lohnabrechnung übertragen werden. Das reduziert die manuelle Eingabe, erfordert aber weiterhin eine angemessene Überprüfung.

Ohne diese Integration kopiert jemand aus Ihrem Team vor jedem Lohnabrechnungslauf Daten zwischen den Systemen. Das ist mühsam und zugleich der Punkt, an dem Zahlen vertauscht, Felder übersprungen und Compliance-Probleme unbemerkt angehäuft werden. Wenn Ihr Team die Lohnabrechnung alle zwei Wochen manuell abstimmt, ist das ein Zeichen dafür, dass diese Verbindung längst überfällig ist.

Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle, für die sich eine Verbindung zwischen Lohnabrechnungssoftware und Ihrem HRMS lohnt:

• Einrichtung der Lohnabrechnung für neue Mitarbeiter: Wenn die Integration dies unterstützt, können Mitarbeiterdaten wie Vergütungs- und Steuerinformationen vom HRMS an die Lohnabrechnung übertragen werden. Sensible Informationen, einschließlich Angaben zur Direktüberweisung, müssen möglicherweise separat erfasst oder überprüft werden.
• Synchronisierung von Gehalts- und Statusänderungen: Änderungen an der Vergütung, Beförderungen oder dem Beschäftigungsstatus können mit der Lohnabrechnung synchronisiert werden, wenn dies unterstützt und korrekt konfiguriert ist. Teams sollten Wirksamkeitsdaten und Synchronisierungspläne überprüfen, damit Aktualisierungen im vorgesehenen Abrechnungszeitraum erscheinen.
• Übertragung von Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten: Unterstützte Integrationen können genehmigte Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubsinformationen an die Lohnabrechnung übertragen. HR- und Lohnabrechnungsteams sollten Berechnungen, Vergütungsregeln und Ausnahmen dennoch vor der Zahlungsabwicklung überprüfen.
• Verarbeitung von Beendigungen: Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem HRMS den Offboarding-Prozess durchläuft, wird die Lohnabrechnung benachrichtigt, damit eine Schlusszahlung ausgestellt und wiederkehrende Zahlungen eingestellt werden. Diesen Schritt zu übersehen, stellt ein Compliance-Risiko dar, über das ich Teams schon mehr als einmal stolpern gesehen habe.
• Aktualisierung von Abzügen für Zusatzleistungen: Änderungen an der Wahl von Krankenversicherungsplänen, Altersvorsorgebeiträgen oder anderen Abzügen werden gleichzeitig mit ihrer Erfassung im HRMS in der Lohnabrechnung aktualisiert, sodass die Nettobezüge der Mitarbeiter in jedem Zeitraum korrekt bleiben.
• Unterstützung bei Steuererklärungen: Die Lohnabrechnungssoftware ruft Einstufungs- und Verdienstangaben aus Ihrem HRMS ab, um korrekte Steuerdokumente zu erstellen. Dadurch wird der Abstimmungsaufwand reduziert, der entsteht, wenn Unterlagen zum Zeitpunkt der Abgabe manuell zusammengestellt werden.

Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen

Die Verbindung eines HRMS mit einer Software zur Verwaltung von Mitarbeiterleistungen trägt dazu bei, dass Anmeldung, Anspruchsberechtigung und Mitarbeiterinformationen auf beiden Plattformen konsistent bleiben. Dies ist besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter eingestellt werden, ihren Beschäftigungsstatus ändern, Leistungen auswählen oder das Unternehmen verlassen.

Plattformen wie Employee Navigator und Benefitfocus unterstützen Arbeitsabläufe zur Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, wobei die verfügbaren HRMS-Verbindungen und Synchronisierungsfunktionen je nach Anbieter variieren.

Hier sind die häufigsten Integrationsabläufe zwischen HRMS und Systemen zur Verwaltung von Mitarbeiterleistungen:

• Aktualisierung der Anspruchsberechtigung von Mitarbeitern: Übermittlung des Beschäftigungsstatus, des Einstellungsdatums und anderer relevanter Mitarbeiterinformationen, die zur Bestimmung der Anspruchsberechtigung für Leistungen verwendet werden.
• Anmeldung neuer Mitarbeiter: Auslösen von Anmeldeabläufen für Leistungen, wenn anspruchsberechtigte Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten.
• Änderungen aufgrund von Lebensereignissen: Aktualisierung relevanter Mitarbeiterinformationen nach qualifizierenden Ereignissen, etwa einer Heirat oder Änderungen beim Versicherungsschutz von Angehörigen.
• Koordination von Leistungsabzügen: Übertragung genehmigter Abzugsinformationen an Lohnabrechnungssysteme zur Unterstützung einer korrekten Gehaltsabrechnung.
• Synchronisierung von Mitarbeiterdatensätzen: Konsistente Pflege von Kontaktdaten, Beschäftigungsklassifizierungen und relevanten Informationen zu Mitarbeiterleistungen.
• Offboarding und Änderungen des Versicherungsschutzes: Übermittlung von Kündigungen oder Änderungen des Beschäftigungsstatus zur Unterstützung einer zeitnahen Verwaltung der Mitarbeiterleistungen und gegebenenfalls erforderlicher Verfahren zur Fortführung des Versicherungsschutzes.

Lernmanagementsysteme

Die Verbindung Ihres HRMS mit einem Lernmanagementsystem verknüpft die Mitarbeiterentwicklung direkt mit Ihren übrigen Personaldaten.

Wenn diese Systeme Informationen gemeinsam nutzen, werden Kursabschlüsse, Zertifizierungen und Schulungsanforderungen automatisch im Datensatz jedes Mitarbeiters aktualisiert. Sie müssen Abschlussberichte nicht mehr mühsam zusammentragen oder manuell erfassen, wer welche Schulung abgeschlossen hat.

Tools wie Docebo und Cornerstone OnDemand lassen sich in viele HRMS-Plattformen integrieren, um Rollendaten, Meilensteine beim Onboarding und Anforderungen an Compliance-Schulungen zu synchronisieren.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihrem HRMS angelegt wird, kann der zugewiesene Lernpfad automatisch anhand der Stellenbezeichnung und der Abteilung ausgelöst werden. Wenn jemand die Rolle wechselt, werden die Schulungsanforderungen entsprechend aktualisiert.

Ohne diese Integration befinden sich Lerndaten häufig in einer Tabelle oder einem separaten Verwaltungsdashboard, das jemand aus der Personalabteilung manuell aktualisiert. Das funktioniert, bis ein Compliance-Audit den Nachweis verlangt, dass alle Mitarbeiter in einer regulierten Position die erforderlichen Schulungen fristgerecht abgeschlossen haben – und Ihre Aufzeichnungen bereits ein Vierteljahr veraltet sind.

Hier sind die wichtigsten Anwendungsfälle, für die sich die Verbindung eines Lernmanagementsystems mit Ihrem HRMS lohnt:

• Automatisierte Lernpfade für das Onboarding: Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihrem HRMS angelegt wird, werden die zugewiesenen Kurse automatisch anhand der Stellenbezeichnung und der Abteilung ausgelöst. Niemand muss die Person manuell anmelden oder verfolgen, ob sie begonnen hat.
• Aktualisierung der Schulungen bei Rollenwechseln: Wenn sich die Position eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS ändert, werden die Schulungsanforderungen entsprechend aktualisiert. Bei manuellen Prozessen wird dies leicht übersehen, und die Lücke zeigt sich häufig bei Audits.
• Nachverfolgung von Compliance-Schulungen: Abschlussdaten aus Ihrem LMS werden mit dem HRMS-Datensatz jedes Mitarbeiters synchronisiert, sodass Sie jederzeit einen aktuellen Überblick darüber haben, wer die erforderlichen Schulungen absolviert hat und wer nicht.
• Verwaltung von Zertifizierungen und Qualifikationsnachweisen: In Ihrem LMS erworbene Zertifizierungen werden direkt in Ihr HRMS übernommen. Dadurch bleiben Kompetenzdaten aktuell, ohne dass jemand die Mitarbeiterprofile nach jedem Abschluss manuell aktualisieren muss.
• Unterstützung von Leistungsbeurteilungen: Der Lernverlauf aus Ihrem LMS fließt in die Leistungsdaten Ihres HRMS ein und vermittelt Führungskräften bei der Vorbereitung auf Beurteilungszyklen ein vollständigeres Bild der Entwicklungsaktivitäten.
• Berichterstattung und Audit-Bereitschaft: Wenn Schulungsabschlüsse in einem separaten Dashboard gespeichert sind, erfordert die Compliance-Berichterstattung eine manuelle Zusammenstellung. Bei einer Verbindung von LMS und HRMS können Sie jederzeit genaue, mit Zeitstempeln versehene Schulungsaufzeichnungen abrufen.

Bewerbermanagementsysteme (ATS)

Die Verbindung Ihres HRMS mit einem Bewerbermanagementsystem (ATS) erleichtert die Übertragung von Bewerberinformationen in Mitarbeiterdatensätze, sobald jemand eingestellt wird. Statt Profile manuell neu anzulegen, können Personalteams genehmigte Einstellungsdaten in Onboarding-Abläufe übernehmen und dabei konsistente Informationen in beiden Systemen gewährleisten.

Plattformen wie Greenhouse und Lever bieten Integrationsoptionen für HRMS-Plattformen, wobei die unterstützten Felder und Abläufe von der jeweiligen Verbindung abhängen.

Hier sind die nützlichsten Integrationsabläufe zwischen ATS und HRMS:

• Umwandlung von Bewerbern in Mitarbeiter: Übertragen Sie unterstützte Bewerber- und Einstellungsinformationen nach Abschluss der Einstellungsentscheidung in das HRMS und reduzieren Sie so die manuelle Dateneingabe beim Anlegen von Mitarbeiterdatensätzen.
• Automatisiertes Onboarding: Lösen Sie nach Annahme eines Angebots Onboarding-Aufgaben, die Erfassung von Dokumenten und die Erstellung von Mitarbeiterprofilen aus.
• Genauigkeit der Mitarbeiterdaten: Reduzieren Sie doppelte Datensätze und Inkonsistenzen zwischen Recruiting- und HR-Datenbanken.
• Synchronisierung des Einstellungsstatus: Teilen Sie relevante Meilensteine im Einstellungsprozess, damit HR-Teams wissen, wann sie Mitarbeiterdatensätze und Onboarding-Aktivitäten vorbereiten müssen.
• Recruiting-Berichte: Verknüpfen Sie Einstellungsinformationen mit Personaldaten, um Recruiting-Ergebnisse und Personalbesetzungstrends zu analysieren.
• Sichere Datenübertragung: Beschränken Sie die Übertragung von Bewerberinformationen auf die Felder, die für die Personalverwaltung und das Onboarding erforderlich sind.

Software für Identitäts- und Zugriffsverwaltung

Die Verbindung Ihres HRMS mit Software für Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM) trägt dazu bei, den Mitarbeiterzugriff an Rollen und Beschäftigungsstatus auszurichten. Bei korrekter Konfiguration können diese Integrationen Änderungen in Mitarbeiterprofilen nutzen, um die Bereitstellung von Konten, Aktualisierungen von Berechtigungen und die Entfernung von Zugriffen auszulösen.

Tools wie Okta und Microsoft Entra ID unterstützen Identitäts-Workflows, die HR-Systeme mit anderen Geschäftssystemen verbinden.

Dies reduziert die manuelle Kontoverwaltung, erhöht die Datensicherheit und hilft Mitarbeitern, auf die benötigten Tools zuzugreifen. Die Synchronisierungszeiten und unterstützten Aktionen hängen jedoch von der Integration ab.

Ohne diese Integration verwaltet die IT den Zugriff typischerweise über eine Kombination aus manuellen Tickets und Checklisten für das Offboarding. Dieser Prozess hängt davon ab, dass die HR-Abteilung die IT rechtzeitig informiert, die IT schnell handelt und niemand die Anfrage in einer arbeitsreichen Woche übersieht. Meiner Erfahrung nach scheitern alle drei Punkte regelmäßig.

Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle, für die sich die Verbindung von Software für Identitäts- und Zugriffsverwaltung mit Ihrem HRMS lohnt:

• Bereitstellung von Konten für neue Mitarbeiter: Wenn in Ihrem HRMS ein neuer Mitarbeiterdatensatz erstellt wird, werden dessen Konten und Systemzugriffe automatisch auf Grundlage seiner Rolle und Abteilung bereitgestellt. Die benötigten Zugriffe stehen vor dem ersten Arbeitstag zur Verfügung, nicht erst nach einer Woche voller IT-Tickets.
• Aktualisierung von Berechtigungen bei Rollenwechseln: Wenn sich der Stellentitel oder die Abteilung eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS ändert, werden seine Zugriffsberechtigungen entsprechend aktualisiert. Ohne diese Verbindung behalten Mitarbeiter häufig Zugriff auf Systeme, die sie nicht mehr benötigen, oder ihnen fehlt der Zugriff auf Systeme, die sie benötigen.
• Entzug des Zugriffs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Wenn das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS beendet wird, kann die Integration die Deaktivierung des Kontos in allen unterstützten verbundenen Systemen auslösen. Der Zeitpunkt hängt von der Konfiguration der Integration, dem Synchronisierungszeitplan und den Bereitstellungsmöglichkeiten ab.
• Verwaltung von Single-Sign-on-(SSO-)Profilen: Mitarbeiteridentitätsdaten in Ihrem HRMS halten SSO-Profile in jeder verbundenen Anwendung aktuell. Namensänderungen, E-Mail-Aktualisierungen und Abteilungswechsel werden automatisch übernommen, anstatt nicht übereinstimmende Benutzerdatensätze zu erzeugen.
• Durchsetzung des Prinzips der geringsten Rechte: HRMS-Daten zu Rolle, Dienstalter und Teamstruktur fließen in die Zugriffsrichtlinien Ihres IAM-Tools ein, sodass Mitarbeitern nur die Berechtigungen gewährt werden, die ihrer aktuellen Position entsprechen – nicht mehr und keine aus einer früheren Rolle verbliebenen Berechtigungen.
• Audit- und Compliance-Berichte: Wenn Zugriffsänderungen direkt durch Aktualisierungen von HRMS-Datensätzen ausgelöst werden, enthalten beide Systeme ein konsistentes, mit Zeitstempeln versehenes Protokoll darüber, wer wann auf was Zugriff hatte. Dieser Nachweis lässt sich während eines Audits deutlich leichter verteidigen als eine Folge manueller IT-Tickets.

Software für Personalmanagement

Die Verbindung Ihres HRMS mit Software für Personalmanagement gehört zu den Integrationen, die sich im täglichen Betrieb am schnellsten auszahlen. Wenn diese Systeme Daten gemeinsam nutzen, basieren Planung, Schichtzuweisungen und Zeiterfassung auf denselben Mitarbeiterdatensätzen.

Tools wie UKG und Deputy übernehmen Rollen-, Abteilungs- und Verfügbarkeitsdaten direkt aus Ihrem HRMS, sodass Dienstpläne Ihre tatsächliche Belegschaft abbilden, ohne dass jemand zwei Systeme manuell abgleichen muss.

Dies ist besonders wichtig für Teams, die Stundenkräfte, Schichtwechsel oder variable Arbeitszeiten verwalten. Wenn sich der Status oder die Rolle eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS ändert, werden seine Einsatzberechtigung und die Zuordnung der Personalkosten im Personalmanagement-Tool automatisch aktualisiert.

So bleibt Ihr Compliance-Risiko gering und Ihre Personalprognosen bleiben genau.

Ohne diese Integration besteht die übliche Übergangslösung darin, vor jedem Planungszyklus manuell einen Export aus Ihrem HRMS in Ihr Planungstool zu übertragen.

Ich habe erlebt, dass dieser Prozess Fehler verursacht, sobald sich die Mitarbeiterzahl innerhalb eines Zeitraums ändert – das Einstellungsdatum einer Person wird übersehen, die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses wird nicht rechtzeitig in den Dienstplan übernommen, und plötzlich zahlen Sie für Personaleinsatz, der nicht Ihrer tatsächlichen Organisationsstruktur entspricht. Diese Lücke vergrößert sich schnell, wenn Ihr Team wächst.

Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle, für die sich die Verbindung von Software für Personalmanagement mit Ihrem HRMS lohnt:

• Synchronisierung von Mitarbeiterdaten für die Einsatzplanung: Rollen-, Abteilungs- und Verfügbarkeitsdaten aus Ihrem HRMS fließen direkt in Ihr Planungstool ein, sodass Manager Schichten auf Grundlage genauer Datensätze erstellen können, ohne vor jedem Planungszyklus zwei Systeme manuell abgleichen zu müssen.
• Planungsberechtigung für neue Mitarbeiter: Wenn in Ihrem HRMS ein neuer Mitarbeiterdatensatz erstellt wird, erscheint das Profil automatisch in Ihrem Personalverwaltungstool. Die Person kann ab dem ersten Arbeitstag eingeplant werden, statt nach Abschluss der Einarbeitung manuell hinzugefügt zu werden.
• Synchronisierung von Statusänderungen und Rollenaktualisierungen: Wenn sich die Position oder der Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS ändert, werden seine Planungsberechtigung und die Zuordnung der Arbeitskosten entsprechend aktualisiert. Dadurch spiegelt Ihr Dienstplan keine Personalstruktur wider, die nicht mehr besteht.
• Entfernung ausgeschiedener Mitarbeiter aus Dienstplänen: Wenn der Status eines Mitarbeiters in Ihrem HRMS auf ausgeschieden geändert wird, können unterstützte Integrationen die Mitarbeiterprofile aktualisieren und die Person aus aktiven Dienstplänen entfernen. Der Zeitpunkt hängt von den Synchronisierungseinstellungen ab. Daher sollten HR-Teams überprüfen, ob die Änderungen im Dienstplan wirksam geworden sind.
• Erfassung von Überstunden und Arbeitsrechtskonformität: HRMS-Daten zur Mitarbeiterklassifizierung, zu vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und zu regionalen Arbeitszeitregelungen fließen in die Planungslogik Ihres Personalverwaltungstools ein. Dadurch bleiben Schichtzuweisungen innerhalb der gesetzlichen Grenzwerte, ohne dass Manager die Berechtigung in jedem Zeitraum manuell prüfen müssen.
• Genauigkeit der Personalbedarfsprognose: Wenn sich die Mitarbeiterzahl aus Ihrem HRMS mit der Software für die Personalverwaltung synchronisiert, können Personalprognosen aktuellere Informationen zur Personalausstattung berücksichtigen. Die Genauigkeit hängt von der Synchronisierungshäufigkeit, der Datenqualität und der Konfiguration der Prognosen ab.

Gängige Integrationsmethoden

Die meisten HRMS-Integrationen nutzen einen von drei Ansätzen: native Konnektoren, die direkt in die Plattform integriert sind, API-basierte Verbindungen, die mit Unterstützung von Entwicklern eingerichtet werden, oder Zwischenlösungen wie Zapier oder Workato, die Systeme ohne individuellen Programmcode miteinander verbinden.

Meiner Erfahrung nach lassen sich native Konnektoren am einfachsten einrichten und gehen am seltensten kaputt. Sie funktionieren jedoch nur, wenn sowohl Ihr HRMS als auch das Zielsystem sie unterstützen – Zwischenlösungen schließen diese Lücke, wenn dies nicht der Fall ist.

Unabhängig von der Methode ist zunächst ein gewisser Konfigurationsaufwand zu erwarten. Planen Sie außerdem laufende Wartungsarbeiten ein, sobald eines der beiden Systeme sein Datenschema oder seine Authentifizierungsanforderungen aktualisiert.

Vergleichen Sie mithilfe dieser Tabelle die Vor- und Nachteile der drei gängigsten HRMS-Integrationsmethoden:

So wählen Sie die richtigen Integrationen für Ihr HRMS aus

Die Auswahl von HRMS-Integrationen beginnt mit dem Verständnis Ihres Personalplanungsbedarfs, Ihrer bestehenden Geschäftssysteme und Ihrer Arbeitsabläufe für die Mitarbeiterverwaltung.

Verwenden Sie diese Tabelle, um Kompatibilität, Datengenauigkeit, Sicherheit und Wartungsanforderungen zu bewerten, bevor Sie eine Verbindung einrichten:

Bewährte Verfahren zur Implementierung von HRMS-Integrationen

Befolgen Sie diese Schritte, um zuverlässige HRMS-Integrationen zu konfigurieren und Fehler bei Mitarbeiterdaten zu vermeiden:

1. Priorisieren Sie kritische HR-Prozesse: Beginnen Sie mit Integrationen, die die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, das Onboarding und das Offboarding von Mitarbeitern unterstützen. Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, bei denen nicht verbundene Daten das größte betriebliche oder Compliance-Risiko darstellen.
2. Ordnen Sie Mitarbeiterdatenfeldern ihre Systeme zu: Dokumentieren Sie, welches System für jedes Feld zuständig ist, wohin die Informationen übertragen werden müssen und wodurch eine Aktualisierung ausgelöst wird. Legen Sie Regeln für den Umgang mit fehlenden, doppelten oder widersprüchlichen Datensätzen fest.
3. Konfigurieren Sie sichere Verbindungen: Verwenden Sie nach Möglichkeit unterstützte native Konnektoren oder APIs. Setzen Sie geeignete Authentifizierungs-, Verschlüsselungs- und rollenbasierte Berechtigungsmaßnahmen ein, um vertrauliche Mitarbeiterinformationen zu schützen.
4. Testen Sie Szenarien des Mitarbeiterlebenszyklus: Validieren Sie Neueinstellungen, Gehaltsänderungen, Abteilungswechsel, Aktualisierungen von Zusatzleistungen und Beendigungen des Arbeitsverhältnisses vor dem Start. Prüfen Sie, ob die Daten die richtigen Systeme erreichen und ob fehlgeschlagene Übertragungen Warnmeldungen auslösen.
5. Überwachen und pflegen Sie die Integrationen: Benennen Sie eine für die Integration verantwortliche Person, überprüfen Sie Synchronisierungsfehler und legen Sie Verfahren zur Behebung von Fehlern fest. Testen Sie kritische Prozesse erneut, sobald verbundene Systeme ihre APIs, Felder oder Authentifizierungsanforderungen ändern.

Bereit, Ihr HRMS einzusetzen?

Sobald Ihre Integrationen geplant sind, besteht der nächste Schritt in einer sauberen Implementierung – und dafür ist mehr Planung erforderlich, als die meisten Teams erwarten.

Unser Leitfaden zur Implementierung von HR-Software führt Sie durch jede Phase – von der Datenmigration und den Teamrollen bis hin zu Tests und Einführung –, damit Sie die Voraussetzungen für eine nachhaltige Akzeptanz schaffen.