HR-Leitfaden für Recruiting-E-Mails + Kostenlose Vorlagen
Recruiting ist ein entscheidender Bestandteil des Erfolgs eines jeden Unternehmens, und eine effektive Kommunikation spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Eine der effizientesten Möglichkeiten, eine konsistente und professionelle Kommunikation mit Kandidaten sicherzustellen, sind E-Mail-Vorlagen für das Recruiting.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Recruiting-E-Mail-Vorlagen sind, warum sie wichtig sind und wie Sie diese für verschiedene Positionen und Branchen erstellen und anpassen können.
Tipp: Nutzen Sie Dokumentenmanagementsysteme, um Recruiting-E-Mail-Vorlagen zu speichern und zu organisieren, sodass Sie schnell darauf zugreifen können.
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Was sind Recruiting-E-Mail-Vorlagen?
Recruiting-E-Mail-Vorlagen sind vorformulierte, standardisierte Nachrichten, die von Recruitern verwendet werden, um mit Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses zu kommunizieren.
Diese Vorlagen sind dazu gedacht, Zeit zu sparen, Konsistenz zu gewährleisten und in jeder Phase – vom ersten Kontakt bis hin zu Jobangeboten und Absagen – eine klare, professionelle Kommunikation sicherzustellen.
Durch die Nutzung von Vorlagen können Recruiter ihre Arbeitsabläufe optimieren, einen durchgängigen Tonfall beibehalten und alle wichtigen Informationen effektiv vermitteln. Manche Recruiting-Software-Plattformen bieten Standardvorlagen an, jedoch ist es am besten, diese individuell anzupassen und sie in den Workflow der jeweiligen Technologie zu integrieren.
Warum sind E-Mail-Vorlagen im Einstellungsprozess wichtig?
Recruiting-E-Mail-Vorlagen bieten eine standardisierte Möglichkeit, mit Kandidaten zu kommunizieren. Das hilft, Fehler zu vermeiden, und stellt sicher, dass alle Kandidaten – unabhängig von ihrer Position im Recruiting-Funnel – dieselben Informationen erhalten.
Vorlagen sparen Recruitern zudem Zeit, da nicht für jeden Kontakt eine neue Nachricht verfasst werden muss. Gut gestaltete Vorlagen können die Rücklaufquote erhöhen, da sie die Botschaft klar vermitteln und es Kandidaten erleichtern, den nächsten Schritt zu gehen.
10 unverzichtbare E-Mail-Vorlagen für das Recruiting
Nachfolgend finden Sie zehn unverzichtbare E-Mail-Vorlagen, die jeder Recruiter in seinem Werkzeugkasten haben sollte.
Jede Vorlage erfüllt einen bestimmten Zweck im Recruiting-Prozess. Beachten Sie, dass diese als Grundversion dienen – in vielen Fällen müssen sie leicht angepasst werden, um Ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Erstkontakt mit passiven Kandidaten
Ziel dieser E-Mail ist es, potenziellen Bewerbern, die aktuell nicht aktiv auf Jobsuche sind, Ihr Unternehmen und eine interessante Stelle vorzustellen. Workable schätzt, dass zu jedem Zeitpunkt etwa 37 % der Beschäftigten in den USA als passive Kandidaten gelten.
Es ist empfehlenswert, die Nachricht zu personalisieren, indem Sie beispielsweise auf die Erfahrung oder Fähigkeiten des Kandidaten eingehen.
Beispielvorlage
Betreff: Spannende Möglichkeit bei [Firmenname] – Wir glauben, Sie passen perfekt dazu!
Text: Hallo [Vorname], ich bin auf Ihr Profil aufmerksam geworden und war beeindruckt von Ihrer Erfahrung im Bereich [Branche/Fähigkeit]. Aktuell suche ich für [Firmenname] nach passenden Kandidaten für eine spannende Position, die ideal zu Ihnen passen könnte. Wenn Sie Interesse haben, lassen Sie uns gerne darüber sprechen!
Das wirkt vielleicht etwas einfach, allerdings haben viele Kandidaten bereits Nachrichten dieser Art erhalten, die sich hinterher als Spam entpuppten. Wichtig ist, dass Ihre Persönlichkeit durchscheint, Sie es aber dennoch einfach halten. Die Aufmerksamkeitsspanne ist kurz und die Menschen erhalten den ganzen Tag über zahlreiche Nachrichten.
Eingangsbestätigung für Bewerbungen
Mit dieser E-Mail bestätigen Sie den Eingang der Bewerbung eines Kandidaten. Halten Sie sich kurz und höflich – dennoch ist diese Nachricht wichtig, da sie Kandidaten das Gefühl gibt, nicht im Ungewissen gelassen zu werden. Bedanken Sie sich und teilen Sie einen Zeitrahmen für die nächsten Schritte mit.
Beispielvorlage
Betreff: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten – Wie geht es weiter?
Text: Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Jobtitel] bei [Firmenname]. Wir prüfen aktuell alle Bewerbungen und melden uns innerhalb von [Zeitrahmen] bezüglich der nächsten Schritte bei Ihnen.
Einladung zum Vorstellungsgespräch
Sobald Sie einen Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten, ist es wichtig, etwas Vorfreude zu wecken und alle notwendigen Informationen zum Ablauf sowie zu den Gesprächspartnern anzugeben.
Beispielvorlage
Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch – [Jobtitel] bei [Firmenname]
Text: Hallo [Vorname], wir waren von Ihrer Bewerbung beeindruckt und möchten Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Das Gespräch findet am [Datum] um [Uhrzeit] mit [Name des Interviewers] statt. Bitte bestätigen Sie Ihre Verfügbarkeit, und wir werden gemeinsam einen Termin für das Gespräch finden.
Interview-Erinnerung
Diese E-Mail dient als Erinnerung für Bewerber an ein bevorstehendes Vorstellungsgespräch. Sie sollten die Erinnerung 24-48 Stunden vor dem Interview versenden.
Beispielvorlage
Betreff: Erinnerung: Ihr Vorstellungsgespräch bei [Firmenname]
Text: Hallo [Vorname], dies ist eine kurze Erinnerung an Ihr Vorstellungsgespräch für die Position [Jobtitel] bei [Firmenname] am [Datum] um [Uhrzeit]. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen!
Danke nach dem Vorstellungsgespräch
Mit dieser E-Mail möchten Sie sich bei den Bewerbenden für ihre Zeit bedanken und ihr Interesse an der Position bekräftigen. Eine gute Möglichkeit zur Personalisierung besteht darin, auf etwas Bezug zu nehmen, das im Gespräch besprochen wurde.
Beispielvorlage
Betreff: Vielen Dank für Ihre Zeit, [Vorname]!
Text: Hallo [Vorname], vielen Dank, dass Sie sich Zeit für das Vorstellungsgespräch für die Position [Jobtitel] genommen haben. Es hat uns gefreut, mehr über Ihre Erfahrungen in [spezifisches Thema] zu erfahren und Sie besser kennenzulernen. Wir melden uns in den nächsten [Zeitrahmen] mit weiteren Schritten bei Ihnen.
Stellenangebot
Endlich ist es soweit, formell ein Stellenangebot zu unterbreiten an Ihren Wunschkandidaten. Zuerst sollten Sie die Person telefonisch informieren. Diese E-Mail ersetzt nicht die direkte Kommunikation, sondern erfolgt als Nachbereitung zum Anruf.
In dieser Phase ist es wichtig, die Vertragsbedingungen klar darzulegen.
Beispielvorlage
Betreff: Gute Nachrichten – Wir möchten Sie bei [Firmenname] einstellen
Text: Hallo [Vorname], wir freuen uns sehr, Ihnen die Position [Jobtitel] bei [Firmenname] anzubieten. Wie bereits zuvor besprochen, handelt es sich um eine Vollzeitstelle mit voraussichtlichem Startdatum am [Datum].
Im Anhang finden Sie das Angebotsschreiben mit Angaben zu Gehalt, Benefits und nützlichen Informationen zu Ihrem ersten Arbeitstag bei uns. Bitte prüfen Sie die Unterlagen und lassen Sie uns wissen, falls Sie Fragen haben.
Absageschreiben
Es ist nicht einfach, aber nicht jeder kann eingestellt werden, und es ist unausweichlich, manchen Bewerbern mitzuteilen, dass sie den Job nicht bekommen haben. Diese Vorlage hilft Ihnen, Kandidaten höflich über eine Absage zu informieren. Seien Sie höflich und bieten Sie bei Bedarf konstruktives Feedback an.
Beispielvorlage
Betreff: Update zu Ihrer Bewerbung für die Position [Jobtitel]
Text: Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihr Interesse an der Position [Jobtitel]. Obwohl wir von Ihren Qualifikationen beeindruckt waren, haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden. Wir danken Ihnen für Ihre Zeit und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche.
Kandidaten-Nachverfolgung
Diese Vorlage hilft Ihnen, mit zuvor interviewten oder berücksichtigten Kandidaten in Kontakt zu bleiben und Ihr andauerndes Interesse an deren Profil zum Ausdruck zu bringen.
Beispielvorlage
Betreff: Nachgehakt – Haben Sie weiterhin Interesse an [Firmenname]?
Text: Hallo [Vorname], ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie wohlbehalten. Ihr Profil hat uns weiterhin sehr beeindruckt, deshalb möchten wir nachfragen, ob Sie weiterhin Interesse an neuen Möglichkeiten bei [Firmenname] haben. Wir rekrutieren für verschiedene Positionen und glauben, dass Sie gut zu einer davon passen könnten.
Mitarbeiterempfehlung anfordern
Diese Vorlage soll aktuelle Mitarbeitende dazu motivieren, Kandidaten zu empfehlen. Um Handlungsbereitschaft zu fördern, sollten Sie etwaige Empfehlungsprämien oder Anreize hervorheben.
Beispielvorlage
Betreff: Helfen Sie uns, unsere nächste Top-Einstellung zu finden!
Text: Hallo Team! Wir suchen talentierte Personen, die unser [Abteilung]-Team verstärken. Wenn Sie jemanden kennen, der gut zu uns passen würde, leiten Sie ihn gerne an uns weiter. Sie können eine Empfehlungsprämie erhalten, wenn die Person eingestellt wird!
Pflege des Talentpools
Um potenzielle Kandidaten über einen längeren Zeitraum für Ihr Unternehmen zu begeistern, sollten Sie Pflegekampagnen erstellen – so wie Sie relevante Unternehmensnachrichten oder Updates mit Kund:innen teilen würden.
Beispielvorlage
Betreff: Bleiben Sie mit [Firmenname] in Kontakt – Spannende Neuigkeiten im Inneren!
Text: Hallo [Vorname], wir hoffen, es geht Ihnen gut! Wir möchten einige spannende Neuigkeiten über [Firmenname] teilen, darunter neue Projekte und Möglichkeiten. Lassen Sie uns in Kontakt bleiben für zukünftige Positionen, die für Sie interessant sein könnten.
Auch diese Vorlagen sind nicht abschließend oder vollständig. Sie sollen Ihnen einen Ausgangspunkt bieten, um auf verschiedene Weise mit Kandidaten in Kontakt zu treten und einen positiven Eindruck im Nutzererlebnis zu hinterlassen.
Wie man eine Recruiting-E-Mail schreibt
Bevor Sie Ihre Recruiting-E-Mail verfassen, klären Sie deren Hauptziel. Egal, ob Sie passive Kandidaten ansprechen, nach einem Vorstellungsgespräch nachfassen oder jemanden zu einer Bewerbung einladen – Ihr Ziel bestimmt Inhalt und Ton Ihrer Nachricht.
Für eine wirksame Kandidat:innenansprache kombinieren Sie Recruiting-Lösungen für kleine Unternehmen mit durchdachten E-Mail-Vorlagen zur Personalgewinnung.
Eine überzeugende Betreffzeile formulieren
Die Betreffzeile ist Ihr erster Eindruck. Halten Sie sie prägnant, relevant und ansprechend, um die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen zu gewinnen. Zum Beispiel:
- „Spannende Karrieremöglichkeit bei [Firmenname]“
- „Wir glauben, Sie würden gut in unser Team passen“
- „Ihre Fähigkeiten haben uns überzeugt – Lassen Sie uns sprechen!“
Die Begrüßung personalisieren
Sprechen Sie den Kandidaten oder die Kandidatin mit dem Vornamen an. Erwähnen Sie eventuell gemeinsame Kontakte oder spezifische Fähigkeiten, die Ihnen aufgefallen sind. Diese persönliche Note zeigt echtes Interesse.
Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor
Stellen Sie sich kurz mit Ihrer Rolle vor und geben Sie anschließend einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen. Heben Sie Werte, Kultur und Besonderheiten hervor, die Ihre Firma zu einem großartigen Arbeitsplatz machen.
Die Möglichkeit hervorheben
Erklären Sie klar, warum Sie Kontakt aufnehmen. Beschreiben Sie die Position, Hauptaufgaben, erforderliche Fähigkeiten und spannende Projekte. Nutzen Sie Aufzählungen für eine bessere Übersichtlichkeit.
Erklären, warum die Person gut passt
Beziehen Sie sich auf konkrete Fähigkeiten oder Erfahrungen aus dem Lebenslauf oder LinkedIn-Profil, die mit der Stelle übereinstimmen. Das zeigt eine individuelle Ansprache.
Antwort fördern
Beenden Sie die Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung, um den nächsten Schritt einzuleiten. Sei es die Vereinbarung eines Telefonats oder das Ausfüllen einer Bewerbung – formulieren Sie Ihre Bitte unkompliziert.
Einen professionellen und freundlichen Ton wahren
Ihr Tonfall sollte professionell, aber zugänglich sein. Verwenden Sie eine positive Sprache und vermeiden Sie zu formelles Fachvokabular, damit sich die Kandidat:innen wertgeschätzt und wohl fühlen. Zusammen mit einem gut strukturierten Begrüßungsschreiben wirken Sie für neue Mitarbeiter:innen ansprechbarer.
Korrekturlesen und Feinschliff
Bevor Sie die E-Mail versenden, prüfen Sie sie auf Grammatik- oder Rechtschreibfehler. Tools wie Grammarly oder auch eine Kontrolle durch ChatGPT können helfen, Fehler zu finden und Vorschläge zur Verbesserung zu machen. Eine gut geschriebene E-Mail zeigt Ihre Professionalität.
Vorlagen für verschiedene Rollen und Branchen anpassen
Passen Sie Ihre Kommunikation je nach Zielgruppe an. Abhängig von der Art der Stelle, für die Sie einstellen, ist ein anderer Tonfall angemessen. Zum Beispiel:
- Technische Positionen – Passe die Sprache und den Inhalt an, um den Fokus auf spezifische Technologien oder Methoden zu legen, die für die Rolle relevant sind.
- Kreative Rollen – Verwende einen gesprächigeren Tonfall und ein breiteres Vokabular, hebe innovative Projekte und Möglichkeiten zum künstlerischen Ausdruck hervor.
- Führungskräfte-Rekrutierung – Lege den Schwerpunkt auf Führungsaufgaben und strategische Wirkung und verwende einen formellen und professionellen Ton, der für Kandidaten auf hoher Ebene ansprechend ist.
Den Erfolg Ihrer Recruiting-E-Mails messen
Wie bei allen anderen Maßnahmen rund um Ihr Recruiting sollten Sie auch hier überprüfen, was funktioniert und was nicht. Dies kann Teil eines größeren Recruiting-Audits sein oder als eigenständige Maßnahme zur Messung der Wirkung Ihrer Kommunikation erfolgen.
Hier sind einige Möglichkeiten, um herauszufinden, was als Kommunikationsmedium E-Mail besonders gut funktioniert – und was nicht.
Wichtige Kennzahlen, die Sie verfolgen sollten
Beobachten Sie Öffnungsraten, Klickraten und Antwortraten, um die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagnen einzuschätzen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, auf welche Inhalte Menschen besonders ansprechen und was am ehesten zu einer Reaktion motiviert.
A/B-Tests Ihrer Vorlagen
Probieren Sie verschiedene Betreffzeilen, E-Mail-Formate und Inhalte aus, um herauszufinden, was bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommt. Es kann eine Weile dauern, bis klare Trends zu erkennen sind, doch die durch gut durchgeführte A/B-Tests gewonnenen Einblicke lohnen sich.
Feedback
Sobald ein neues Teammitglied eingestellt wurde, können Sie es beispielsweise in Umfragen oder über andere Feedbackmechanismen nach seinen Erfahrungen als Kandidat und der Wahrnehmung Ihrer Kommunikation fragen.
Analysieren Sie Trends im Feedback und gehen Sie auf Verbesserungspotenziale gezielt ein. So können Sie optimieren, wie Sie neue Mitarbeitende finden und einstellen.
Tools und Software zur Verwaltung von Recruiting-E-Mail-Vorlagen
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