Sicherstellung der Geschäftskontinuität in einer Permakrisen-Umgebung
Die Welt lebt seit mindestens 2015 in einer sogenannten Permakrise, definiert als „eine verlängerte Phase von Instabilität und Unsicherheit“.
Während einem bei jüngsten Ereignissen wie Brexit, der COVID-19-Pandemie, Afghanistan, Ukraine und nun Israel vielfältige Beispiele einfallen, gingen viele diesem Zeitalter voraus, einschließlich der zunehmenden Naturkatastrophen, die durch den Klimawandel verursacht werden, der globalen Finanzkrise sowie politischer Instabilität, ausgelöst durch Ereignisse wie die George-Floyd-Proteste oder den Arabischen Frühling.
Für die Zukunft ist wahrscheinlich, dass geopolitische, Umwelt-, Wirtschafts- und Gesundheitskrisen in höherer Frequenz und dichterer Abfolge auftreten werden. Dies bedeutet, dass potenzielle Bedrohungen für die Geschäftskontinuität regelmäßiger erfolgen werden.
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Was ist Geschäftskontinuität?
Geschäftskontinuität bezeichnet die strategische und taktische Planung, die ein Unternehmen vornimmt, um sicherzustellen, dass der Betrieb während und nach einem störenden Ereignis weitergeführt werden kann.
Dies beinhaltet die Identifikation kritischer Abläufe und Systeme sowie die Umsetzung von Maßnahmen und Plänen, um essentielle Geschäftsprozesse im Falle unvorhergesehener Störungen wie Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder anderer Krisen aufrechtzuerhalten oder rasch wiederherzustellen.
Dieser Prozess ist essentiell, um Ausfallzeiten und finanzielle Verluste zu minimieren und die fortlaufende Lebensfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten.
Geschäftskontinuität bedeutet Mobilität
Fachkräfte im Bereich Human Resources und internationale Mobilität sind mit Krisenmanagement und Disaster Recovery gut vertraut, da entsprechende Schulungen in den letzten Jahren zunehmend notwendig geworden sind.
Geschwindigkeit ist ein entscheidender Faktor im Krisenmanagement. Personalverantwortliche sollten praktische Überlegungen zur Einwanderung und internationalen Mobilität als festen Bestandteil ihres Notfallkonzepts einplanen und dieses regelmäßig aktualisieren sowie Belastungstests unterziehen.
Die allgemeine Leitlinie für das Management der Geschäftskontinuität gliedert sich in drei Abschnitte:
- Kennen Sie im Voraus, wer die wichtigsten Interessengruppen sind sowie deren Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Personen und Verantwortliche geografisch verteilt sind, um im Falle direkter Betroffenheit die Handlungsfähigkeit zu gewährleisten.
- Perfektion kann der Feind des Guten sein. Es muss gut genug sein, solange Organisationen flexibel bleiben und in der Lage sind, sich anzupassen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Die fünf Schlüsselaspekte der Geschäftskontinuität
Daten sind in Krisenzeiten entscheidend
In Situationen, in denen Mitarbeitende von einem Land in ein anderes evakuiert werden müssen, wird deutlich, wie wichtig es ist, wesentliche Daten zu Mitarbeitenden und deren Angehörigen zu erfassen und bereitzuhalten.
Sie benötigen diese Daten, um einige Dinge tun zu können:
- Alle betroffenen Mitarbeitenden identifizieren und Risiken einschätzen sowie Optionen für eine sofortige Evakuierung unter Sicherheitsaspekten erwägen.
- Kurz- und langfristige Optionen für Arbeitsorte prüfen.
- Schnell entschlossen handeln, um Mitarbeitende umzusiedeln.
Viele Unternehmen wissen nicht, welche Nationalitäten ihre Mitarbeitenden besitzen, da diese Daten oft nicht routinemäßig erfasst werden – häufig wird das Datensammeln als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet. In einer Krise ist jedoch die Verfügbarkeit richtiger Daten der Schlüssel zum gesamten Prozess.
Wenn Unternehmen diese Daten erfassen, sollten sie unbedingt auch die Nationalitäten der Familienangehörigen der Beschäftigten erheben – denn diese Information wird noch seltener festgehalten.
Einige Nationalitäten lassen sich in der Praxis schneller bewegen als andere. Beispielsweise organisieren Sicherheitsteams oft Charterflüge oder sogar Boote zur Evakuierung, denken im Notfall jedoch selten daran, ob die betroffenen Personen tatsächlich mitfliegen oder in das Zielland einreisen dürfen, abhängig von ihrer Nationalität.
Es ist für die Fachleute, die für die Notfallverlegung ihrer Mitarbeitenden verantwortlich sind, von entscheidender Bedeutung, realistisch einzuschätzen, was im eigenen Unternehmen bezüglich der Fähigkeit von HR-Systemen zur Datenhaltung überhaupt möglich ist.
Es ist womöglich nicht erforderlich, sämtliche Daten für alle Mitarbeitenden weltweit vorzuhalten, und in manchen Ländern können lokale Gesetze dies ohnehin verhindern. Ein klarer Plan, in welchen Regionen Sicherheitsrisiken am ehesten bestehen, sowie die Sicherstellung, dass für diese Mitarbeitenden und deren Angehörige die relevanten Daten verfügbar sind, erleichtert die Organisation möglicher Ausreisen deutlich.
So hatten beispielsweise viele Unternehmen im Vorfeld des Brexit keine Daten zu britischen Staatsangehörigen in Europa und Europäern im Vereinigten Königreich – der Bedarf dazu bestand zuvor schlicht nicht.
Doch durch den langen Vorlauf konnte diese Information rechtzeitig eingeholt und die nötigen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Aufenthaltsrechte sowie der Geschäftskontinuität getroffen werden. In wirklich akuten Situationen – wie in den vergangenen Jahren in der Ukraine oder Afghanistan beobachtet – ist dies jedoch meist nicht möglich.
Wenn Sie einen Employer of Record in einer bestimmten Region nutzen, gibt es Risiken zu meistern und gemeinsame Anstrengungen zu organisieren, die Teil dieses Vorgangs sind.
Personalmanagement während einer Krise
Eine Workforce-Management-Strategie ermöglicht es, einen Plan zur wirkungsvollen Verlagerung der Belegschaft zu entwickeln, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn die verfügbaren Optionen betrachtet werden.
In manchen Fällen ist es nicht erforderlich, dass alle Mitarbeitenden das Land verlassen. Dennoch sollte ein individueller Plan für bestimmte Mitarbeitende erstellt werden, die für den fortgesetzten Betrieb am betroffenen Standort benötigt werden könnten.
Bei der Analyse sollte ein Unternehmen (in Zusammenarbeit mit seinem Immigrationsdienstleister) die folgenden relevanten Faktoren berücksichtigen:
- Wohin können Mitarbeitende kurzfristig aus Sicherheitsgründen reisen? Wo gibt es visafreie Reiseziele oder solche, bei denen sie ein Visum bei Ankunft erhalten können?
- Können einzelne Personen dort kurz- oder langfristig arbeiten? Wie lange dauert es, eine Arbeitserlaubnis zu erlangen?
- Wie bleiben sie über rasche und häufige Änderungen bei Einwanderungsbestimmungen und Reisemöglichkeiten auf dem Laufenden?
- Welche Aspekte des mobilen Arbeitens sind zu beachten? Beispielsweise sind Digital Nomad-Visa – mit einigen Ausnahmen – selten eine praktikable Option, wenn es schnell gehen muss. Unternehmen und Angestellte müssen Faktoren wie Betriebsstättenbegründung, Steuer- und Sozialversicherungspflichten usw. berücksichtigen.
- Welche spezifischen Anforderungen an Talente bestehen an unterschiedlichen Unternehmensstandorten? Auch wenn man global aufgestellt ist, können die Qualifikationen der betroffenen Mitarbeitenden nur zu bestimmten Standorten passen.
- Wie sieht das Risikomanagement aus, wenn Personen zur Unterstützung der Maßnahmen ins Krisengebiet entsendet werden – z. B. das Verlegen von Sicherheitsteams zur Unterstützung von Evakuierungen aufgrund von politischer Instabilität, wie sie in den vergangenen Jahren im Irak, in Syrien und Afghanistan zu beobachten war?
- Welche verschiedenen Szenarien müssen berücksichtigt werden, beispielsweise Situationen, in denen Reisen unmöglich sind?
- Wenn das Ereignis die Lieferkette des Unternehmens betrifft, welche regulatorischen Hürden müssen überwunden werden und welche Notfallpläne bestehen, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse nicht vollständig entgleisen?
Bedeutung einer reisebereiten Belegschaft
Die Gewährleistung, dass betroffene Personen soweit wie möglich reisebereit sind, ist entscheidend für eine reibungslose Umsetzung des Business-Continuity-Plans.
Neben der Kenntnis der Nationalitäten der betroffenen Personen ist es auch essentiell, über bereits vorliegende, gültige Visa informiert zu sein, da dies sofortige Reisen erleichtern kann.
Ein indischer Staatsbürger in Israel hat beispielsweise möglicherweise nur wenige Optionen, aber wenn er ein gültiges Schengen-Visum, eine US-ESTA, ein britisches Besuchervisum usw. besitzt, eröffnen sich plötzlich zahlreiche Möglichkeiten – zumindest für kurzfristige Reisen und Sicherheit.
Im Hinblick auf mögliche Reiseziele ist es im besten Fall vorzuziehen, Standorte zu wählen, an denen nicht nur die Einreise, sondern auch eine unmittelbare Fortsetzung der Arbeit möglich ist.
Ist dies nicht machbar, sollte alternativ geprüft werden, welche Länder visafreien Zugang gewähren und wo ein Wechsel des Aufenthaltsstatus vor Ort möglich ist.
Manchmal kann dies eine Unterbrechung der Arbeitskontinuität bedeuten, etwa wenn keine Arbeitserlaubnis vorliegt, während ein Antrag geprüft wird. In anderen Fällen kann es erforderlich sein, für einen befristeten Zeitraum aus einem Hotel oder einer Wohnung statt vom Büro aus zu arbeiten.
So bieten beispielsweise die Vereinigten Arabischen Emirate Staatsangehörigen von über 70 Ländern die Möglichkeit, ein Visum bei Ankunft zu erhalten, und erlauben die Umwandlung in ein Visum für Remote-Arbeit nach der Einreise.
Im Fall der Russland-Ukraine-Krise mobilisierte die EU zügig den temporären Schutzstatus für ukrainische Staatsangehörige, was es erleichterte, dass Betroffene nach Ankunft an einem sicheren Ort ihre Arbeit fortsetzen konnten. Problematischer war es hingegen, als einige Unternehmen ihre Aktivitäten in Russland einstellten und Mitarbeitende verlegen wollten – hier waren die Möglichkeiten stärker eingeschränkt.
Beschäftigte sollten sicherstellen, dass ihre Reisepässe gültig sind und mindestens noch sechs Monate Gültigkeit aufweisen. Sie sollten zudem wichtigen Unterlagen, wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden von Kindern, Bildungsnachweise usw. griffbereit haben.
HR-Fachkräfte sollten diese Hinweise in das Onboarding und die regelmäßigen Check-ins bei Mitarbeitern mit ausländischer Staatsangehörigkeit einbauen, um sicherzustellen, dass stets alle notwendigen Dokumente im Fall kurzfristiger Reisen verfügbar sind.
Geolokalisierungsfunktionalität?
Wie bereits erwähnt, sind genaue und aktuelle Daten in einer Krise entscheidend. Allerdings gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Qualität und Quantität dieser Daten, wenn sie manuell verwaltet werden.
Unternehmen könnten – und tun dies teils bereits – Systeme zur Nachverfolgung des Aufenthaltsorts ihrer Mitarbeitenden zu deren Sicherheit und Schutz einführen. Diese Systeme erfassen in der Regel jedoch nur das Land, in dem sie sich aufhalten, und nicht den genauen Standort innerhalb dieses Landes.
Obwohl Organisationen vermutlich den Arbeitsort ihrer Mitarbeitenden kennen, wissen sie möglicherweise nicht, ob sich diese im Notfall aktuell dort aufhalten oder gerade auf Reisen sind. Mindestens sollten Mitarbeitende dazu angehalten werden, ihre Anwesenheit bei der Botschaft ihres Heimatlandes zu registrieren, insbesondere bei Reisen in Hochrisikoländer.
Im Falle einer Katastrophe oder eines anderen störenden Ereignisses kann es äußerst hilfreich sein, aktuelle Kontaktdaten von Mitarbeitenden zu besitzen und deren Standort mithilfe von Informationstechnologie nachverfolgen zu können, um eventuellen Personalengpässen besser begegnen zu können.
Entwickeln Sie proaktiv einen Krisenmanagementplan
Ein strukturierter Ansatz auf Organisationsebene kann zahlreiche Herausforderungen begrenzen, denen ein Unternehmen während einer Krise begegnen könnte. Organisationen, besonders solche mit globalen Aktivitäten, müssen sich laufend von einer Krise zur nächsten bewegen. Ein Krisenmanagementplan wird:
- Das Risikobewusstsein erhöhen und eine Risikoanalyse unterstützen, um Gefahrenherde zu identifizieren und notwendige Maßnahmen einzuleiten
- Der Organisation helfen, sich in Notfällen schnell anzupassen
- Schlüsselbeteiligten ermöglichen, umgehend zu handeln
- Echtzeitüberwachung und Situationsbewusstsein ermöglichen, was für eine effektive Entscheidungsfindung und die Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse essenziell ist
- Instabilität und Unsicherheit unter den Mitarbeitenden nach einer Krise, die ihren Arbeitsplatz betrifft, verringern.
Insgesamt wird der Notfallplan die Auswirkungen der Krise auf betroffene Mitarbeitende minimieren und die Geschäftskontinuität gewährleisten.
Im Rahmen Ihrer Risikoanalysen sollten Sie für verschiedene Szenarien eine Business Impact Analyse durchführen und Planspiele abhalten, damit Ihr Krisenteam seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht und so die Bereitschaft sowie die ordnungsgemäße Umsetzung Ihres Notfallmanagementprogramms sichergestellt wird.
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