Key Takeaways
HRIS erklärt: Erfahren Sie, was ein HRIS ist und wie es Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnung und Personalprozesse zentralisiert, um Abläufe zu optimieren.
Auswirkungen auf das Unternehmen: Entdecken Sie, wie die Einführung eines HRIS die Effizienz steigert und Compliance-Risiken reduziert, aber auch Kosten verursacht und Datenschutzaspekte mit sich bringt.
Ergebnisse aus der Praxis: Fallstudien zeigen, dass ein HRIS den administrativen Aufwand deutlich senken, die Einstellung von Mitarbeitenden beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern kann.
Kernfunktionen: Verstehen Sie die wesentlichen HRIS-Funktionen wie Mitarbeitermanagement, Lohnabrechnung, Benefits, Compliance-Überwachung und Self-Service-Tools.
Auswahl der Tools: Vergleichen Sie HRIS mit ähnlichen Systemen, um zu bestimmen, was ein HRIS ist, worin es sich unterscheidet und welches System am besten zu Ihren HR-Anforderungen passt.
HRIS ist das Rückgrat moderner HR-Abläufe – und die Wahl des falschen Systems (oder gar keines) kostet Teams Zeit, Genauigkeit und Vertrauen in die Compliance. Ich habe erlebt, wie HR-Fachleute in Tabellen ertrinken, Fristen für Audits verpassen und Top-Kandidaten aufgrund umständlicher Einstellungsprozesse verlieren. Dieser Leitfaden schafft Abhilfe.
Du erhältst eine klare Übersicht über die wichtigsten Funktionen, Beispiele aus der Praxis und die Fragen, die bei der Bewertung eines Systems wirklich zählen. Ganz gleich, ob du deinen HR-Technologie-Stack von Grund auf aufbaust oder deine aktuelle Lösung neu bewertest – hier findest du den richtigen Ausgangspunkt.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS, also ein Informationssystem für das Personalwesen, ist eine Software, die zentrale Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen und HR-Prozesse an einem Ort speichert, organisiert und verwaltet. Du kannst damit alles nachverfolgen – von der Einstellung und dem Onboarding bis hin zu Urlaub und Compliance.
Ein HRIS ist wichtig, weil es deine Daten schützt, dir hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, und das Personalmanagement weniger manuell macht.
Wie funktioniert ein HRIS?
Ein HRIS funktioniert, indem es Mitarbeiterinformationen zentralisiert und gängige HR-Prozesse in einem System miteinander verbindet. Statt Informationen über Tabellen, E-Mails und separate Dateien hinweg zu speichern, können HR-Teams das System für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Dokumentation und routinemäßige administrative Aufgaben während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus nutzen.
Die meisten Systeme automatisieren außerdem Arbeitsabläufe, die andernfalls wiederholte manuelle Dateneingaben erfordern würden. Beispielsweise können Mitarbeiterinformationen in die Gehaltsabrechnung einfließen, während Self-Service-Funktionen es Mitarbeitenden ermöglichen, persönliche Daten zu aktualisieren oder auf Dokumente zuzugreifen, ohne sich bei jeder Anfrage an die Personalabteilung wenden zu müssen.
Das HR-Team kann anschließend Berichte und Analysen nutzen, um Informationen zur Belegschaft zu prüfen und alltägliche Entscheidungen zu unterstützen.
HRIS im Vergleich zu HRMS und HCM: Wo liegt der Unterschied?
HRIS, HRMS und HCM sind eng miteinander verwandte Begriffe, und Anbieter verwenden sie manchmal synonym.
Ein HRIS (Informationssystem für das Personalwesen) konzentriert sich typischerweise auf zentrale Mitarbeiterdaten und administrative HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Zeiterfassung und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein HRMS (Personalmanagementsystem) umfasst im Allgemeinen diese Funktionen und ergänzt sie um umfassendere Funktionen für das Personalmanagement, etwa Recruiting, Leistungsmanagement und Einsatzplanung.
HCM (Personalmanagement) ist in der Regel der umfassendste der drei Begriffe. HCM-Plattformen verbinden häufig die zentrale HR-Verwaltung mit strategischeren Funktionen wie Talentmanagement, Personalplanung, Mitarbeiterentwicklung und Analysen.
In der Praxis sind die Grenzen nicht immer eindeutig. Daher ist es besser, die tatsächlichen Funktionen und Möglichkeiten jeder Plattform zu vergleichen, statt die Entscheidung allein anhand der Bezeichnung zu treffen.
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Beispiele für HRIS
Hier sind einige visuelle Beispiele für HRIS-Dashboards und -Tools, die du in echten HR-Arbeitsumgebungen sehen wirst:
Die besten HRIS, die du in Betracht ziehen solltest
Hier ist meine Auswahlliste der besten HRIS-Lösungen:
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Wer verwendet ein HRIS?
Du wirst HRIS in folgenden Arten von Teams und Organisationen finden:
- Personalabteilungen: Zentralisieren und verwalten Sie Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Compliance und Personalprozesse in der gesamten Belegschaft.
- Recruiting- und Talent-Teams: Verfolgen Sie Bewerber, koordinieren Sie Einstellungsabläufe und kommunizieren Sie den Einstellungsstatus an den Rest des Unternehmens.
- Administratoren für Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen: Pflegen Sie Gehaltsdaten, verwalten Sie die Anmeldung zu Zusatzleistungen und stellen Sie korrekte Abzüge und Steuerberichte sicher.
- Unternehmen mit einer Belegschaft auf Stunden- oder Schichtbasis: Überwachen Sie die Anwesenheit, unterstützen Sie die Einsatzplanung und bearbeiten Sie Urlaubsanträge in Branchen wie Einzelhandel oder Gastgewerbe.
- Mittelgroße bis große Organisationen: Unterstützen Sie wachsende Mitarbeiterzahlen, stellen Sie die Compliance an verschiedenen Standorten sicher und automatisieren Sie komplexe HR-Prozesse.
Wichtige HRIS-Vorteile und mögliche geschäftliche Auswirkungen
Die Einführung eines HRIS hilft Ihrem Team, die Effizienz zu steigern, Compliance-Risiken zu reduzieren und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, indem Personalprozesse und -daten zentralisiert werden. Ein HRIS verursacht jedoch direkte Kosten und erfordert eine sorgfältige Implementierung, um Datenschutzprobleme oder Prozesslücken zu vermeiden.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Vorteile und Risiken für Führungskräfte im Personalwesen bei der Implementierung eines HRIS abzuwägen:
| Vorteile | Risiken |
|---|---|
| VorteileZentralisiert Mitarbeiterdaten für einen leichteren Zugriff | RisikenFehler bei der Datenmigration können zu Datenverlust oder -beschädigung führen |
| VorteileAutomatisiert zentrale Personalprozesse und Routineaufgaben | RisikenDie Implementierung kann bestehende Arbeitsabläufe beeinträchtigen |
| VorteileVerbessert die Datengenauigkeit und reduziert manuelle Fehler | RisikenUnzureichender Anbietersupport kann die Problemlösung verzögern |
| VorteileVereinfacht die Nachverfolgung und Berichterstattung zur Compliance | RisikenUnzureichende Mitarbeiterschulungen erschweren die Einführung |
| VorteileVerbessert Berichte, Erkenntnisse und Entscheidungsfindung | RisikenDatenschutz- und Sicherheitsbedrohungen bei unzureichender Verwaltung |
| VorteileUnterstützt eine effiziente standortübergreifende Personalverwaltung | RisikenIntegrationsprobleme mit Altsystemen |
| VorteileVereinfacht Prozesse für die Einarbeitung und den Austritt | RisikenLaufende Kosten (Lizenzen, Wartung, Upgrades) |
HRIS-Fallstudien
Erfahren Sie, wie Personalteams ihre tägliche Arbeit durch den Wechsel zu einem HRIS verändert haben. Diese Fallstudien zeigen, was sich verändert hat – von manuellen Problemen hin zu organisierten, datengestützten Prozessen –, damit Sie sich die Auswirkungen auf Ihren eigenen Arbeitsplatz vorstellen können.
Fallstudie: Die Implementierung von BambooHR bei Valuize
Valuize ersetzte eine fragmentierte, manuelle Personalverwaltung, bei der drei Personen die Daten von nur neun Mitarbeitern verwalteten, durch BambooHR und zentralisierte Einstellung, Einarbeitung, Leistungsmanagement und die Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit auf einer Plattform. Nach der Implementierung konnte Christy Ransom, SVP of Operations, die gesamte Personalfunktion als Einzelperson betreiben.
Hier sind die Ergebnisse der HRIS-Implementierung bei Valuize:
- 80 % weniger Verwaltungsaufwand: Da BambooHR routinemäßige Personalaufgaben übernahm, mussten weniger Personen Zeit für die Erfüllung der personalbezogenen Anforderungen des Teams aufwenden.
- 70 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Abkehr von manuellen Prozessen konnte sich Valuize auf Zusammenarbeit und Engagement konzentrieren und Funktionen wie 360-Grad-Feedback durch Kollegen, vierteljährliche Leistungsbesprechungen und Kompetenzbewertungen nutzen.
- 50 % kürzere Besetzungszeit: Die Zusammenführung von Einstellung, Einarbeitung und Zufriedenheitskennzahlen auf einer Plattform machte den Recruiting-Prozess konsistenter und verringerte das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen bei Bewerbern erheblich.
Fallstudie: Die Implementierung von UKG Pro bei Community Health System
Community Health System implementierte UKG Pro Workforce Management, um die fehlende zentrale Übersicht über die Einsatzplanung und den Bedarf an spezialisierten Funktionen in den einzelnen Einheiten zu beheben, und führte die Planungslösungen Basic, Advanced und EZCall von UKG ein.
Die Einführung erzielte messbare finanzielle Erträge und führte gleichzeitig zu Verbesserungen beim Wohlbefinden und der Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Hier sind die Ergebnisse der HRIS-Implementierung bei Community Health System:
- 350 % ROI mit einer Amortisationszeit von weniger als sechs Monaten: Die Organisation hatte ihre Investition in die Technologie weniger als sechs Monate nach der Einführung vollständig wieder erwirtschaftet.
- Jährliche Vorteile von über 1,2 Mio. USD: Die Implementierung der Planungslösungen von UKG führte zu einer deutlichen Verringerung von Fehlzeiten, FTE-Verlusten und der Abhängigkeit von externen Personalressourcen.
- Vier Stunden Zeitersparnis pro Führungskraft und Woche: Führungskräfte verbrachten im Vergleich zu früheren Methoden deutlich weniger Zeit mit der Planung. Dies entsprach jährlichen Einsparungen von mehr als 1,5 Mio. USD allein durch das Modul für erweiterte Planung.
- 2,7 Mio. USD Nettovorteile bis zum dritten Jahr: Die kumulierten finanziellen Auswirkungen der Implementierung nahmen in den ersten drei Projektjahren deutlich zu.
Zentrale Funktionen & Möglichkeiten eines HRIS
Als Führungskraft im Personalwesen sollten Sie in einem HRIS die folgenden zentralen Funktionen erwarten:
- Mitarbeiterdatenbank: Alle Mitarbeiterdaten sicher an einem Ort speichern, organisieren und aktualisieren.
- Gehaltsabrechnungsverwaltung: Löhne und Gehälter berechnen, Zahlungen verwalten und in jedem Abrechnungszyklus die Einhaltung von Steuer- und Abzugsvorschriften sicherstellen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Anmeldungen verwalten, Anspruchsberechtigungen verfolgen und die offene Anmeldung für Kranken-, Zahn- und andere Mitarbeiterleistungen unterstützen.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Anwesenheit überwachen, Urlaubsanträge verwalten und die Planung sowohl für Beschäftigte mit Stundenlohn als auch für Angestellte unterstützen.
- Personalgewinnung und Einarbeitung: Bewerber verfolgen, Vorstellungsschritte verwalten und die Dokumentation automatisieren, um neuen Mitarbeitern einen reibungsloseren Einstieg zu ermöglichen.
- Leistungsmanagement: Ziele festlegen, Beurteilungen durchführen, 360-Grad-Feedback sammeln und Pläne zur Leistungsverbesserung verfolgen.
- Compliance und Berichterstattung: Erforderliche Berichte erstellen, Prüfpfade unterstützen und Ihr Team über Änderungen gesetzlicher Anforderungen informieren.
- Selbstbedienungsportale: Mitarbeitern ermöglichen, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen und persönliche Daten zu aktualisieren, ohne Engpässe in der Personalabteilung zu verursachen.
Anwendungsfälle für HRIS: Typische Prozesse & Arbeitsabläufe
Ein HRIS unterstützt alle Bereiche – von der Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Überwachung ihrer Leistung. Sie können mühsame Tabellenkalkulationen durch automatisierte Arbeitsabläufe für Einstellung, Bezahlung, Planung, Beurteilungen und Compliance ersetzen. Das bedeutet weniger Fehler, weniger doppelte Arbeit und eine reibungslosere, besser vernetzte Mitarbeitererfahrung.
Anhand dieser Tabelle sehen Sie, wie ein HRIS die wichtigsten Prozesse für Führungskräfte im Personalwesen unterstützt:
| Prozess | Beschreibung | Wie die Software unterstützt |
|---|---|---|
| ProzessGehaltsabrechnung und Zusatzleistungen | BeschreibungGehaltsabrechnungen verwalten, Abzüge bearbeiten und Mitarbeiterleistungen verfolgen. | Wie die Software unterstütztEin HRIS automatisiert die Berechnung von Gehältern, Steueraktualisierungen und verwaltet Anmeldungen für Zusatzleistungen sowie Anspruchsregeln an einem Ort. |
| ProzessPersonalgewinnung und Einarbeitung | BeschreibungBewerber gewinnen, Bewerbungen verfolgen und neue Mitarbeiter reibungslos einarbeiten. | Wie die Software unterstütztEin HRIS verfolgt Stellenausschreibungen, Bewerber und Vorstellungsschritte und automatisiert die Unterlagen zur Einarbeitung für einheitliche Erfahrungen neuer Mitarbeiter. |
| ProzessLeistungsmanagement | BeschreibungZiele festlegen, Beurteilungen durchführen und die Leistung von Mitarbeitern überwachen. | Wie die Software unterstütztEin HRIS plant Beurteilungszyklen, sammelt 360-Grad-Feedback und zentralisiert Leistungsdaten für einen schnellen Zugriff und Analysen. |
| ProzessErfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit | BeschreibungArbeitsstunden, Anwesenheit und Urlaubsanträge von Mitarbeitern überwachen. | Wie die Software unterstütztEin HRIS erfasst das Ein- und Ausstempeln, weist auf Fehlzeiten hin und verwaltet Urlaubssalden sowie Genehmigungen für eine einfachere Nachverfolgung und Compliance. |
| ProzessCompliance und Berichterstattung | BeschreibungDie Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen, Prüfungen erstellen und Berichte vorbereiten. | Wie die Software unterstütztEin HRIS stellt Prüfpfade bereit, aktualisiert gesetzliche Anforderungen und automatisiert die Berichterstattung, um Compliance zu unterstützen und Risiken zu reduzieren. |
Arten von HRIS und ähnlichen Werkzeugen
HRIS sind Teil eines umfassenderen Ökosystems von HR-Technologien. Mehrere verwandte Werkzeuge werden häufig zusammengefasst oder miteinander verwechselt. So können Sie sie voneinander unterscheiden:
| Typ | Unterscheidungsmerkmal |
|---|---|
| TypHRMS (Personalmanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalDeckt alles ab, was ein HRIS leistet, und bietet darüber hinaus umfassendere operative Funktionen wie Personalplanung und fortgeschrittene Analysen |
| TypHCM (Humankapitalmanagement) | UnterscheidungsmerkmalKonzentriert sich auf die langfristige Talentstrategie – Nachfolgeplanung, Personalentwicklung und Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus |
| TypATS (Bewerbermanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalAusschließlich für die Personalbeschaffung vorgesehenes Tool zur Verwaltung von Stellenanzeigen, Bewerbern und Einstellungsprozessen |
| TypLohnabrechnungssoftware | UnterscheidungsmerkmalVerarbeitet ausschließlich Gehaltsberechnungen, Steueranmeldungen und Abzüge, ohne eine umfassendere Verwaltung von HR-Daten |
| TypWorkforce-Management-Software (WFM) | UnterscheidungsmerkmalSpezialisiert auf die Erstellung von Dienstplänen, Schichtplanung und die Erfassung von Personalkosten, typischerweise für Belegschaften mit Stunden- oder Schichtarbeit |
| TypLMS (Lernmanagementsystem) | UnterscheidungsmerkmalDient der Durchführung, Nachverfolgung und Verwaltung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen für Mitarbeitende |
So wählen Sie ein HRIS aus
Die Auswahl des richtigen HRIS beginnt damit, herauszufinden, welche HR-Prozesse für Ihr Team die größten Schwierigkeiten verursachen.
Eine kleinere Organisation benötigt möglicherweise vor allem eine zuverlässige Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Mitarbeiterdatenverwaltung, während ein wachsendes Unternehmen ein umfassenderes HRIS benötigt, das zusätzlich Talentmanagement, Berichterstattung und Personalplanung unterstützt.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich von HR-Software:
- Grundlegende Anforderungen: Ermitteln Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind, etwa Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Personalbeschaffung, Leistungsbeurteilungen oder Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeitende.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob das System eine Verbindung zur Lohnabrechnung, zur Buchhaltung, zur Personalbeschaffung und zu anderen bereits von Ihnen verwendeten Werkzeugen herstellen kann.
- Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie die Benutzererfahrung sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeitende, insbesondere wenn die Plattform Selbstbedienungsfunktionen oder eine mobile App umfasst.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System zusätzliche Mitarbeitende und Standorte sowie komplexere HR-Prozesse unterstützen kann, wenn die Organisation wächst.
- Datensicherheit und Compliance: Prüfen Sie, wie der Anbieter vertrauliche Mitarbeiterinformationen schützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
- Berichtsfunktionen: Suchen Sie nach Berichts- und Analysefunktionen, die HR-Führungskräften nützliche Einblicke in die Belegschaft liefern, anstatt Daten lediglich zu speichern.
- Implementierung und Support: Informieren Sie sich darüber, wie Mitarbeiterdaten migriert werden, wie lange die Einrichtung dauern kann und welche Schulungen und Unterstützung durch den Anbieter verfügbar sind.
Das beste HRIS ist nicht unbedingt die Plattform mit der längsten Funktionsliste. Es ist diejenige, die Ihre aktuellen HR-Herausforderungen löst und Ihrem Team gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.
Beginnen Sie, HRIS-Werkzeuge nach Ihren eigenen Kriterien zu vergleichen
Ganz gleich, ob Sie Ihr erstes HRIS bewerten oder ein veraltetes System ersetzen: Eine kostenlose Mitgliedschaft bei People Managing People bietet Ihnen Zugriff auf Werkzeuge, Vorlagen und Einblicke von anderen Fachleuten, damit Sie eine sichere und fundierte Entscheidung treffen können.