Para elegir un software de gestión de la plantilla, céntrate en encontrar una herramienta que te ahorre tiempo, mantenga a tu equipo en cumplimiento normativo y reduzca los errores costosos. El software adecuado debe adaptarse a tus necesidades específicas y ayudarte a trabajar de forma más inteligente, no más dura. En esta guía, te ayudaré a conocer tus opciones para que puedas tomar una decisión segura e informada para tu equipo y tus objetivos.
9 aspectos que debes buscar al elegir un software de gestión de la plantilla
Al evaluar un software de gestión de la plantilla, céntrate en los factores que se ajusten a las necesidades y los objetivos específicos de tu equipo. Considera estos aspectos clave:
1. Flexibilidad del plan
La flexibilidad del plan consiste en adaptar el software a tus necesidades cambiantes. Es importante porque tu equipo puede crecer o cambiar, lo que requiere funciones diferentes. Busca un software que permita actualizar o reducir el plan fácilmente.
Existen varias opciones de precios del software de gestión de la plantilla que desbloquearán más usuarios o distintas funciones. Durante una demostración, pregunta con qué rapidez puedes ajustar tu plan. Esta flexibilidad evita que pagues de más o que te quedes sin funciones necesarias cuando cambien tus necesidades.
Consejo profesional
Al evaluar sistemas, empieza por la experiencia de usuario. ¿Es intuitivo para los empleados? Después, analiza las capacidades técnicas: ¿puede el sistema crecer contigo, gestionar integraciones y adaptarse a nuevas tecnologías como la IA?—Kristine Williams, consultora de implementación de HCM
2. Acceso a los datos y generación de informes
Como destaca la consultora estratégica de RR. HH. Lyndsi Wilson, «Contar con buenas capacidades de generación de informes es fundamental para cualquier sistema de RR. HH. Debe permitirte generar informes que te proporcionen información sobre las nóminas, la rotación de empleados y otras métricas clave sin que su uso sea demasiado complicado».
El acceso a los datos y la generación de informes te ayudan a tomar decisiones informadas. Necesitarás un software que proporcione informes fáciles de leer sobre el rendimiento, la asistencia y la planificación de los empleados.
Prueba las funciones de generación de informes durante un periodo de prueba para asegurarte de que satisfacen tus necesidades y pregunta si puedes personalizar los informes para centrarte en las métricas más importantes para tu equipo.
3. Integración con tu ecosistema tecnológico
La integración garantiza que el software funcione sin problemas con las demás herramientas que utilizas. Es importante porque evita los silos de datos y agiliza las operaciones.
Comprueba si el software se integra con tus herramientas actuales de RR. HH., nóminas o comunicación. Pide a los proveedores ejemplos de integraciones que hayan realizado con éxito. Prueba las capacidades de integración durante un periodo de prueba para comprobar con qué fluidez circulan los datos entre los sistemas.
Consejo profesional
¡Cuidado con las promesas del personal de ventas! Si está «en la hoja de ruta», es poco probable que llegue a suceder. Antes de elegir, asegúrate de reunirte con los equipos de implementación y los asesores de servicio que atenderían tus llamadas. ¡Incluso puedes visitar su centro de servicio si tienes la posibilidad!—Kim Behnke, experta en herramientas de RR. HH. y editora de contenidos SEO
4. Incorporación y asistencia
Como aconseja Wilson: «Una buena atención al cliente es esencial, especialmente cuando se trata de cuestiones como las nóminas y los beneficios. Necesitas saber que, si algo sale mal, tendrás acceso rápido a la ayuda».
La incorporación y la asistencia determinan la rapidez con la que tu equipo puede empezar a utilizar el software de forma eficaz.
Busca proveedores que ofrezcan una formación completa y una atención al cliente rápida y, durante una demostración, pregunta por el proceso de incorporación y los canales de asistencia disponibles.
Por ejemplo, evalúa si el proveedor ofrece chat en directo o responsables de cuenta específicos para ayudarte con cualquier problema.
5. Permisos basados en roles
Los permisos basados en roles controlan quién puede acceder a qué dentro del software. Esta función es fundamental para mantener la seguridad y garantizar que los empleados solo accedan a la información relevante. Elige un software que te permita establecer y modificar permisos fácilmente. Durante una prueba, comprueba lo sencillo que resulta asignar roles y restringir el acceso según sea necesario.
6. Cumplimiento específico del sector
«El cumplimiento es un factor muy importante», afirma Crystal Pinney-Ramos, estratega de tecnología de RR. HH. en cClearHR. «El sistema debería ayudarte a estar al día de los cambios en las normativas y los impuestos relacionados con las nóminas, especialmente si gestionas empleados en distintos estados o países».
El cumplimiento específico del sector garantiza que el software cumpla las normas legales y reglamentarias, algo crucial si tu sector tiene requisitos estrictos de cumplimiento.
Pide al proveedor ejemplos de cómo ha ayudado a empresas similares a cumplir la normativa y verifica las funciones de cumplimiento durante el periodo de prueba.
7. Opciones de personalización
Las opciones de personalización te permiten adaptar el software a tus procesos. Esto es importante porque cada equipo trabaja de forma diferente. Busca un software que te permita personalizar los paneles, los flujos de trabajo y las notificaciones.
Durante una demostración, pregunta lo fácil que es realizar estos cambios y adaptar la herramienta a tu flujo de trabajo particular sin necesitar un soporte amplio.
8. Funciones de automatización
Las funciones de automatización ahorran tiempo en tareas repetitivas como la programación y la gestión de nóminas. Permiten que tu equipo se centre en un trabajo más estratégico. Busca un software que ofrezca automatización en las áreas que más tiempo consumen a tu equipo.
Durante una prueba, comprueba las capacidades de automatización configurando algunos procesos. Pregunta cómo actualiza el software los horarios o procesa las nóminas automáticamente.
9. Compatibilidad móvil o con varias ubicaciones
La compatibilidad móvil o con varias ubicaciones es esencial si tu equipo trabaja a distancia o en distintos centros. También es una ventaja clave del software de gestión móvil de la plantilla, ya que garantiza que todos puedan acceder al software estén donde estén.
Comprueba si el software dispone de una aplicación móvil o de acceso web. Durante una demostración, prueba la funcionalidad y la facilidad de uso de la aplicación. Asegúrate de que admite todas las funciones que tu equipo necesita cuando está fuera de la oficina.
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Cómo elegir un software de gestión de la plantilla: un marco de 5 pasos
Para elegir el software de gestión de la plantilla adecuado, céntrate en alinear la herramienta con las necesidades y los objetivos específicos de tu equipo. Da prioridad a las funciones que mejoren la eficiencia y se integren perfectamente en tus procesos actuales. Aquí tienes una guía paso a paso que te ayudará a elegir:
Paso 1: Identifica tus necesidades
Empieza por definir las necesidades de tu equipo para asegurarte de que el software que elijas se ajuste a tus objetivos y retos:
Recopila las aportaciones de las partes interesadas
Involucra a las partes interesadas clave, como RR. HH., nóminas, finanzas, TI y dirección, para recabar perspectivas diversas.
Organiza grupos de trabajo o distribuye encuestas para conocer sus prioridades y retos. Este enfoque colaborativo garantiza que el software satisfaga las necesidades de todos y evita conflictos futuros.
Por ejemplo, RR. HH. podría necesitar mejores funciones de programación, mientras que TI podría centrarse en la seguridad.
Enumera y prioriza los puntos problemáticos
Identifica y enumera los puntos problemáticos o bloqueos de tu sistema actual. Prioriza estos problemas según su impacto en la eficiencia y la satisfacción de los empleados.
Por ejemplo, si los errores de programación son frecuentes, prioriza un software con herramientas de programación sólidas. Abordar primero estos puntos problemáticos proporcionará un valor inmediato a tu equipo.
Alinea la solución con las políticas internas
Asegúrate de que tu elección de software se ajuste a las políticas internas, las preferencias de los proveedores, los protocolos de seguridad y los objetivos normativos. Comprueba si el software permite cumplir las normativas pertinentes. Esta alineación ayuda a evitar problemas legales y garantiza una implementación fluida.
Por ejemplo, si tu empresa prioriza la seguridad de los datos, céntrate en un software con protocolos de cifrado sólidos.
Diferencia las funciones imprescindibles
Separa las funciones imprescindibles de las convenientes para centrarte en lo que realmente importa. Entre las funciones imprescindibles pueden incluirse el registro del tiempo y la generación de informes, mientras que entre las convenientes podrían estar los paneles personalizables.
Esta diferenciación ayuda a agilizar el proceso de evaluación y a mantenerte dentro del presupuesto.
Plantéate estas preguntas:
- ¿Qué quejas o bloqueos aparecen con más frecuencia?
- ¿Qué necesidades no se están cubriendo actualmente?
- ¿Qué funciones resolverían tus 3 principales puntos problemáticos?
- ¿Qué ROI esperas obtener de esta inversión?
- ¿Cómo se ajusta el software a nuestros protocolos de seguridad?
Paso 2: Investiga proveedores de software de gestión de la plantilla
Investiga a los proveedores para comparar y evaluar eficazmente las opciones de software de gestión de la plantilla:
Analiza a los proveedores
Empieza revisando sitios de reseñas, clasificaciones y casos prácticos para hacerte una idea de lo que hay disponible. Busca proveedores con reseñas positivas y una trayectoria demostrada. Este análisis inicial te ayuda a identificar posibles opciones sin sentirte abrumado.
Presta atención a los elogios o las quejas habituales para evaluar la fiabilidad; incluso podrías utilizar una herramienta como ChatGPT para ayudarte a resumir la información.
Compara las herramientas
Compara las herramientas según factores como el tamaño de la empresa, las integraciones y si ofrecen modelos externalizados o internos. Asegúrate de que el software se adapte al tamaño de tu equipo y a tu conjunto de tecnologías.
Por ejemplo, una pequeña empresa podría necesitar una herramienta más sencilla, mientras que una empresa grande podría requerir integraciones amplias. Esta comparación reduce tus opciones a aquellas que se ajustan a tus necesidades.
Consejo profesional
Cuanto más pequeño sea el departamento de RR. HH., mejor será utilizar menos sistemas, por lo que quizá te interese empezar con un sistema de RR. HH. todo en uno y después ampliarlo con herramientas más especializadas a medida que evolucionen tus necesidades. Por eso, la capacidad de integrarse correctamente, idealmente mediante API abiertas o conectores nativos, es fundamental.—Mark Wei, fundador de PropertySensor
Identifica los factores diferenciadores clave
Identifica factores diferenciadores clave, como el apoyo durante la implementación, la experiencia de usuario y la flexibilidad para casos de uso específicos. Algunos proveedores pueden ofrecer una incorporación personalizada, mientras que otros destacan por sus interfaces fáciles de usar.
Elige proveedores que se ajusten a las prioridades de tu equipo. Por ejemplo, si necesitas un sólido apoyo durante la implementación, prioriza los proveedores que ofrezcan asistencia específica para la configuración.
Documenta los resultados
Documenta tus resultados para llevar un registro de lo que ofrece cada proveedor y crea una tabla comparativa para visualizar las diferencias en funciones, precios y asistencia.
Esta documentación será muy valiosa a la hora de tomar la decisión final, ya que te ayuda a recordar qué destacó de cada proveedor y facilita las conversaciones con tu equipo.
Plantéate estas preguntas:
- ¿Qué hace mejor cada herramienta?
- ¿Se adapta al tamaño, presupuesto y conjunto de herramientas de tu equipo?
- ¿Qué asistencia y documentación están disponibles?
- ¿Cómo se compara la experiencia de usuario entre los distintos proveedores?
- ¿Hay opciones flexibles para casos de uso específicos?
Principales programas de gestión de la plantilla que debes considerar
Esta es mi lista de las 10 mejores opciones de programas de gestión de la plantilla disponibles, para ayudarte a comenzar tu búsqueda:
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Paso 3: crea una lista de programas de gestión de la plantilla y ponte en contacto con los proveedores
Reduce tus opciones de proveedores y empieza a contactar con posibles socios para encontrar la opción que mejor encaje:
Selecciona los proveedores finalistas
Basándote en tu investigación, crea una lista de 2-4 proveedores que satisfagan mejor tus necesidades. Al reducir tus opciones, puedes concentrar tus esfuerzos en evaluar a los candidatos más prometedores.
Este paso ahorra tiempo y garantiza que solo contactes con proveedores que realmente podrían satisfacer tus necesidades.
Envía una RFI o RFP
Considera enviar una RFP o RFI sobre programas de gestión de la plantilla para recopilar información detallada de los proveedores. Esto te ayuda a comprender sus ofertas y cómo se ajustan a tus requisitos.
Utiliza este proceso para aclarar cualquier duda y solicitar información específica sobre funciones, precios y asistencia. Es especialmente útil para necesidades complejas o cuando necesitas comparar proveedores similares.
Programa demostraciones
Programa demostraciones con los proveedores finalistas y prepara preguntas concretas. Aprovecha esta oportunidad para ver el programa en acción y evaluar su experiencia de usuario.
Durante las demostraciones, pregunta por las funciones que más importan a tu equipo y solicita ver flujos de trabajo relacionados con tus necesidades. Esta experiencia práctica te ayuda a evaluar si el programa es intuitivo y cumple tus expectativas.
Utiliza criterios coherentes
Aplica criterios de evaluación coherentes a todos los proveedores para garantizar una comparación justa. Crea una lista de comprobación con las funciones imprescindibles, las opciones de asistencia y los detalles de precios. Esta coherencia te ayuda a valorar objetivamente cada proveedor según tus prioridades. También simplifica las conversaciones con tu equipo al revisar cada opción.
Haz estas preguntas:
- ¿Puedes explicarme un caso real de un cliente similar a nuestra empresa?
- ¿Qué recursos de asistencia o incorporación ofreces?
- ¿Qué funciones requieren una actualización?
- ¿Cómo se integra tu programa con nuestras herramientas actuales?
- ¿Cuál es vuestro plazo habitual de implementación?
Paso 4: elabora el caso de negocio
Convierte tu investigación de proveedores en un caso de negocio convincente que tu equipo directivo respalde:
Resume los problemas
Empieza por resumir los problemas a los que se enfrenta tu equipo y los resultados esperados de implementar un nuevo programa. Explica claramente cómo aborda el programa estas cuestiones. Por ejemplo, si los errores de programación son frecuentes, explica cómo la programación automatizada puede reducir los errores y ahorrar tiempo. Destacar estos puntos muestra los beneficios tangibles de los programas de gestión de la plantilla.
Presentar estimaciones de costes
Busca y presenta estimaciones básicas de costes y plazos de implementación para ofrecer una visión financiera clara. Presentar estos datos ayuda a la dirección a comprender el compromiso financiero y el calendario implicados.
Consejo profesional
Consejo profesional: Siempre hay margen para negociar el precio de cualquier software. ¡Pide un descuento por volumen! Siempre recomiendo intentar conseguir un mejor acuerdo en función de tus necesidades.—Jesse Ajebon, fundador y director ejecutivo de People Street
Explicar el ROI
Explica el ROI, las mejoras de eficiencia y los riesgos financieros u operativos de no hacer nada. Explica cómo el software puede mejorar la productividad y reducir los costes con el tiempo. Por ejemplo, una incorporación más rápida podría acelerar el tiempo necesario para que las nuevas contrataciones sean productivas. Destaca los riesgos de mantener el statu quo, como las ineficiencias continuadas o los problemas de cumplimiento, para enfatizar la necesidad de cambio.
Hazte estas preguntas:
- ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
- ¿Cuáles son los riesgos de no hacer nada?
- ¿Cuáles son las ventajas financieras y operativas?
- ¿Cuánto tardaremos en ver resultados?
- ¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito?
Paso 5: Implementa tu software de gestión de la plantilla e integra a tus usuarios
Planifica un proceso de incorporación fluido una vez que hayas seleccionado un proveedor de software de gestión de la plantilla:
Comunica el plan de despliegue
Comunica claramente el plan de despliegue a todos los usuarios para asegurarte de que todo el mundo sepa qué esperar. Comparte las fechas clave, las sesiones de formación y los cambios en los procesos. Utiliza correos electrónicos, reuniones y herramientas de comunicación interna para mantener a todo el mundo informado (encontrarás más información sobre las ventajas de las herramientas de comunicación interna aquí). La transparencia ayuda a gestionar las expectativas y reduce la resistencia al cambio.
Asigna responsables internos
Asigna responsables internos y personas de contacto para supervisar la implementación. Designa a miembros del equipo responsables de distintos aspectos, como la formación o el soporte técnico. Esto garantiza la responsabilidad y proporciona a los usuarios una persona de referencia a la que acudir con sus preguntas. Una asignación clara de responsabilidades ayuda a agilizar el proceso y a evitar cuellos de botella.
Asegúrate de que se complete la formación
Asegúrate de que los equipos completen la formación y utilicen la herramienta de forma coherente. Programa sesiones de formación obligatorias y registra la asistencia. Proporciona recursos adicionales, como guías o videotutoriales, para ofrecer asistencia continua. Una formación coherente garantiza que todo el mundo pueda utilizar el software de forma eficaz y maximiza tu inversión.
Crea ciclos de comentarios
Crea ciclos de comentarios durante el despliegue para recopilar las opiniones de los usuarios y abordar los problemas. Anima a los equipos a compartir sus experiencias y dificultades. Utiliza recursos del proveedor, como equipos de soporte o foros de usuarios, para resolver los problemas rápidamente. Los comentarios periódicos te ayudan a realizar los ajustes necesarios y a mejorar la satisfacción de los usuarios.
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el plan de gestión del cambio?
- ¿Quién es responsable del despliegue?
- ¿Cómo harás un seguimiento de los primeros éxitos?
- ¿Qué recursos de formación están disponibles?
- ¿Cómo recopilarás los comentarios de los usuarios?
Consejo profesional:
El valor de cualquier herramienta de RR. HH. no reside únicamente en las funciones que ofrece, sino también en lo bien que se integra en los flujos de trabajo diarios de tu equipo. Las tasas de adopción y la satisfacción de los usuarios son métricas clave para evaluar el éxito.—Jason Herring, vicepresidente, socio comercial de Personas en Moody’s Corporation
Lo siguiente:
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Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que profundizan en los detalles de tus necesidades. Después, recibirás una lista de preselección de software para revisar. También te ayudarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
