La clave del éxito está en los datos
En los últimos años, tras participar en una docena de proyectos de tecnología de RR. HH., puedo decir algo con certeza: aún no he conocido una función de RR. HH. 100% guiada por datos.
Quiero dejar claro desde el principio que esta publicación no pretende reprender a los profesionales de RR. HH., sino hacer que la función de RR. HH. sea más valiosa y buscada en la organización. También se trata de demostrar que los argumentos de negocio para invertir en tecnología de RR. HH. son más fáciles de justificar. Y cuando RR. HH. es más valorado, no solo tiene un lugar en la mesa, sino que es invitado a ocupar el mejor lugar en ella.
¿Cómo comienza todo? Con estos 3 simples pasos:
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Documenta todos los procesos
Empieza documentando todos tus procesos en una colección exhaustiva de datos que detalle las tecnologías utilizadas, volúmenes, velocidad, personas implicadas (incluidos proveedores y clientes), entradas y salidas. Esto se conoce popularmente como un diagrama SIPOC.
Esto no debería sorprender, pero en caso de que así sea, aquí es donde RR. HH. debe empezar. No importa si no tienes un analista de negocio ni el software adecuado o las habilidades apropiadas o un equipo de consultores que te proporcionen datos comparativos sobre cómo lo hacen tus pares.
Aunque todo lo anterior facilita y agiliza el proceso, una forma sencilla de comenzar es con papel grande, notas adhesivas, bolígrafos y, por supuesto, el equipo de RR. HH.
Una vez que los procesos empresariales han sido mapeados, pueden plasmarse fácilmente en un diagrama de flujo en MS Word o en cualquier software de mapeo gratuito. La idea es sencilla: una vez que la empresa y RR. HH. saben cómo se hacen las cosas, quién las hace, cuánto tiempo llevan, qué entra y sale en cada paso y cuántas veces se repite el proceso completo, es fácil calcular lo siguiente:
- Cuánto tarda todo
- Cuánto cuestan los procesos de RR. HH. para la empresa
- Cuánto se puede ahorrar usando tecnología
Inventario de Tecnología
Este tiene que ser uno de los pasos más sencillos que las funciones de RR. HH. pueden realizar ahora, sin necesitar contratar ningún consultor ni recursos adicionales. Crear una simple tabla, diagrama o mapa de las tecnologías de RR. HH. que actualmente se utilizan, su costo para la función y la organización, y por lo tanto, quién las administra.
No hay otra forma de decirlo: si no tienes esta información disponible, no pierdas tiempo acudiendo a reuniones con consultores o incluso con partes interesadas internas como los equipos de tecnología de la información y comunicaciones (TIC), finanzas y usuarios finales, porque para que los interesados se tomen en serio la búsqueda de nuevas tecnologías, esto es el mínimo indispensable.
Calcula los Costos de Personal
Por último, pero no menos importante, al menos el 75% de los costos de la mayoría de las empresas están relacionados con las personas. Así que incluir esa información en el inventario de procesos junto con los costos de las personas que ejecutan cada paso debería ser sencillo.
Esto le indicará a la empresa exactamente cuánto cuesta cada proceso de RR. HH. y cuál es el costo de su mantenimiento. Esto no debería ser un concepto ajeno para RR. HH. El verdadero reto suele ser tener los procesos documentados desde un principio, ¡lo que nos lleva de vuelta al Paso 1!
Todos los pasos conducen a una clara medición de las personas, los procesos y los datos tecnológicos, lo que allana el camino para tomar decisiones basadas en datos.
Algo que puede ayudar es el software para reportes de gastos, que te ayuda a entender en qué se gasta cada dólar.
Si te preocupan los costos empresariales, aprovecha recursos gratuitos o económicos. El software de RR. HH. de código abierto suele tener un plan gratuito y muy flexible.
Conclusión
Conocer el verdadero costo de operar tu organización empieza por hacer un inventario completo. Sin esto, corres el riesgo de pasar por alto detalles que pueden parecer inocuos pero que pueden resultar perjudiciales para el éxito de tu organización. Descubre cómo un Analista de HRMS puede hacerse cargo fácilmente de todas estas tareas, en nuestro artículo aquí.
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