Guía del Manual del Empleado [Ejemplos + Plantilla]
Los manuales para empleados han cambiado drásticamente desde la primera vez que creé uno y he aprendido mucho sobre la importancia de las relaciones laborales durante ese tiempo.
Hoy en día, los empleados esperan que los manuales no solo sean informativos (definiendo cada política de la empresa), sino también atractivos, interesantes y más fáciles de digerir que los monstruos de 60 páginas de antaño.
Esa extensión es quizás la razón por la que se estima que el 60% de los empleados evitan leer los manuales para empleados.
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Así que, sin más preámbulos, profundicemos en lo que puede lograr un manual moderno para empleados, qué debe incluir y cómo asegurarte de que cumpla con sus objetivos.
¿Qué es un Manual para Empleados?
Un manual para empleados sirve como una guía para toda la organización que describe las políticas, procedimientos y expectativas de la empresa, garantizando una comprensión clara de las normas laborales y las obligaciones legales.
El manual generalmente incluye secciones sobre la cultura de la empresa, los valores fundamentales y la misión, así como información práctica como horarios de trabajo, código de vestimenta y políticas de permisos.
A continuación, he dividido el manual en las siguientes secciones con orientación sobre qué incluir en cada una:
- Renuncia y terminación del empleado.
- Bienvenida e introducción
- Aspectos básicos del empleo
- Políticas del lugar de trabajo
- Información de orientación para nuevos empleados
- Desarrollo personal y profesional
- Recompensas, beneficios y ventajas para empleados
- Información general del lugar de trabajo.
Qué Incluir en un Manual para Empleados
En el pasado, un manual para empleados se utilizaba principalmente como un manual de políticas y procedimientos de recursos humanos (RRHH).
Actualmente, los manuales de empleados suelen contener una mezcla de elementos esenciales tanto para empleados actuales como para nuevos empleados durante la orientación e inducción.
Bienvenida e Introducción
La mayoría de las organizaciones comienzan el manual para empleados con una carta de bienvenida—o aún mejor, un video de bienvenida como el que aparece a continuación de Uber—por parte del fundador, CEO o el equipo directivo.
Esto brinda a los nuevos integrantes, o a quienes estén considerando unirse al equipo, una visión valiosa sobre la empresa, por qué existe, qué papel juegan los empleados en el éxito de la organización y el propósito mismo del manual.
Puedes encontrar un ejemplo de carta de bienvenida para nuevos empleados en nuestra plantilla gratuita de manual al final del artículo.
Resumen de la Empresa y la Cultura
Esta sección de tu manual es importante para ayudar a los nuevos empleados, o a quienes estén considerando unirse, a comprender mejor la misión, cultura e historia de la empresa.
Tu manual debe incorporar los siguientes elementos, y el orden depende de ti:
- Declaración de visión: ¿Cuál es el propósito de tu empresa? ¿Por qué existe?
- Historia y cronología: ¿De dónde viene tu empresa y cómo ha evolucionado?
- Declaración de misión: ¿Cómo logrará tu organización su visión y objetivos?
- Valores fundamentales: ¿Qué creencias organizacionales guían los comportamientos y decisiones de las personas?
- Estructura organizacional: ¿Cómo están organizados los equipos y empleados?
El Libro de Cultura de Zappos es un gran ejemplo de cómo un manual para empleados puede utilizarse para comunicar la verdadera esencia de quiénes son a los posibles empleados.
Nota: Esta es la parte del manual del empleado que las organizaciones suelen hacer pública.
Aspectos básicos del empleo
La sección de aspectos básicos del empleo proporciona a los trabajadores una comprensión clara de su relación laboral con la empresa.
Describe las principales clasificaciones laborales y expectativas para garantizar la coherencia y la transparencia.
- Clasificaciones de empleo: Clasificación del empleo a tiempo completo, parcial, temporal y por contrato, elegibilidad para beneficios según la clasificación, períodos de prueba, si corresponde, etc.
- Igualdad de oportunidades y no discriminación: Una declaración de que la organización está comprometida a fomentar un entorno laboral diverso e inclusivo, incluyendo las leyes de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO), políticas contra la discriminación y el acoso, y adaptaciones razonables para empleados con discapacidades.
- Asistencia y horarios de trabajo: Horarios laborales estándar (por ejemplo, horario de oficina, turnos o opciones de teletrabajo), expectativas respecto a la asistencia, incluidas políticas sobre tardanzas y ausencias, procedimientos para solicitar cambios de horario o permisos de ausencia.
Políticas del lugar de trabajo
Muchas empresas tienen sus políticas y procedimientos del lugar de trabajo detallados en un manual separado, y solo abordan las más importantes en su manual del empleado.
Esto tiene especial sentido si el propósito de tu manual del empleado es promover la cultura de la empresa, en lugar de enumerar un montón de reglas.
Si no tienes claro qué políticas de RRHH incluir en tu manual, aquí tienes algunas para empezar:
- Diversidad, equidad e inclusión
- Seguridad y salud en el lugar de trabajo
- Acoso y acoso sexual
- Trabajo remoto y teletrabajo
- Redes sociales
- Tiempo libre remunerado (PTO), vacaciones
- Elegibilidad para permisos, por ejemplo, licencias por enfermedad, servicio de jurado.
Información de orientación para nuevos empleados
Esta parte de tu manual del empleado cubrirá lo que un nuevo miembro del equipo puede esperar en su primer día y durante sus primeras semanas de trabajo, como:
- Recorrido por la oficina/instalaciones
- Presentaciones del equipo
- Código de vestimenta (si aplica)
- Horarios de capacitación
- Herramientas y recursos
- Contactos clave.
Por ejemplo, la empresa de software de RRHH People incluye un resumen en su excelente manual del empleado sobre qué esperar para los nuevos miembros del equipo en su primer día y en su primer mes.
Desarrollo personal y profesional
Según el Informe de Aprendizaje en el Lugar de Trabajo de LinkedIn 2018, un sorprendente 93% de los empleados permanecería más tiempo en una empresa si ésta invirtiera en sus carreras.
En resumen, la formación y el desarrollo (L&D) son importantes para la retención y, por supuesto, para asegurar que tu plantilla cuente con las habilidades necesarias para impulsar el éxito organizacional a largo plazo.
Esta sección del manual del empleado debe abordar temas como:
- Tu proceso de gestión del desempeño
- Solicitudes para vacantes internas
- Programas de formación interna
- Ayuda para educación y matrículas.
Recompensas, beneficios y ventajas para empleados
Esta es tu oportunidad para promocionar la compensación y recompensas que tu organización ofrece a los empleados que deseas contratar, y para que los nuevos empleados se informen y se entusiasmen.
Esta sección puede incluir información como:
- Filosofía de recompensas: Por ejemplo, ¿pagas en la parte más alta del mercado?
- Elementos de compensación: Salario, bonificaciones, opciones sobre acciones, horas extra, etc.
- Revisiones de compensación: Cada cuánto, cómo es el proceso y el impacto en la compensación.
- Programas de beneficios: Seguro de salud, programas de bienestar, RRSP / 401(k), etc.
- Ventajas: Asignación de coche, cuenta de gastos, beneficios tecnológicos, subvención para fitness, etc.
Por ejemplo, en su Guía de Cultura para Empleados, Netflix hace un excelente trabajo explicando su filosofía de recompensas y cómo se manejan las revisiones anuales de compensación.
Información general del lugar de trabajo
Esto puede ser un compendio de toda la otra información que consideres importante compartir con empleados nuevos, existentes y potenciales, que les informe sobre la cultura del lugar de trabajo y los motive a querer trabajar contigo, como:
- Información sobre oficinas e instalaciones
- Ambiente de trabajo, por ejemplo, cubículos, despachos, áreas para comer, espacios compartidos
- Instalaciones de recreación, por ejemplo, mesas de ping pong
- Eventos de equipo, por ejemplo, fiestas navideñas, barbacoas de verano
- Llevar mascotas al trabajo.
El Manual de Empleado de Valve es un gran ejemplo de cómo dar a las personas una amplia comprensión de cómo es trabajar allí.
Renuncia y despido de empleados
Esta sección describe los procedimientos que empleados y empleadores deben seguir cuando termina una relación laboral. Garantiza una transición fluida mientras se mantiene la profesionalidad y el cumplimiento de los requisitos legales.
- Procedimientos de renuncia y períodos de preaviso: El proceso para cuando un empleado decide dejar la empresa, por ejemplo, presentar una carta de renuncia formal a su gerente o RRHH, proporcionar un período de preaviso, etc.
- Gestión del pago final y beneficios: El proceso para emitir el último cheque de pago, continuidad de beneficios, devolución de equipo, etc.
- Políticas y protocolos de despido involuntario: Razones por las que una organización podría decidir despedir a alguien, incluyendo problemas de desempeño, violaciones de políticas de la empresa, mala conducta grave, reestructuración o despidos.
4 razones por las que es importante tener un manual del empleado
El manual del empleado es un repositorio de información sobre la organización al que los empleados actuales y nuevos pueden recurrir y aprender.
Según una encuesta realizada por People Managing People en LinkedIn, el 71% de los encuestados indicó que su organización ya cuenta con un manual del empleado, mientras que el 19% respondió que tenían planes de desarrollarlo o estaban en proceso de hacerlo.
Un manual del empleado puede ser extremadamente beneficioso para los miembros del equipo y para toda la organización en varias áreas.
Incorporación exitosa de nuevos empleados
Un manual del empleado es una herramienta fundamental para la orientación de nuevas contrataciones y la incorporación. Una investigación de Glassdoor encontró que las organizaciones con un proceso sólido de onboarding mejoran la retención de nuevos empleados en un 82 por ciento y la productividad en más de un 70 por ciento.
El manual del empleado se utiliza para instruir a los nuevos empleados sobre las normas y procesos que rigen la relación laboral, así como sobre los derechos, responsabilidades y comportamientos esperados tanto del empleador como del empleado.
También es una herramienta importante para que los nuevos miembros del equipo comprendan todo, desde cómo serán sus primeras semanas y meses de trabajo hasta cómo deben vestirse (nota: ¡cuidado con los códigos de vestimenta!).
Por este motivo, no es mala idea distribuir un manual del empleado durante el proceso de preincorporación. Adjuntarlo a la carta de bienvenida es una buena táctica.
Construye una Cultura Empresarial Fuerte
Un manual del empleado es mucho más que un simple manual de políticas de RR. HH. Un manual del empleado te da la oportunidad de definir con palabras e imágenes tu cultura empresarial y comunicarla tanto a los empleados nuevos como a los actuales.
Una pieza clave para construir una gran cultura es articular la visión de tu empresa, definir los valores principales y creencias de tu organización, y describir los tipos de comportamientos y acciones que esperas de los miembros del equipo para apoyar dichos valores.
Patagonia hace un excelente trabajo en su manual del empleado, donde describen su propósito como, “Estamos en el negocio para salvar el planeta”, y su misión empresarial: “Crear el mejor producto, no causar daño innecesario, usar los negocios para inspirar e implementar soluciones a la crisis medioambiental.”
Atrae y Contrata a Personas Talentosas
Un gran manual del empleado puede crear una ventaja competitiva para las organizaciones que compiten por contratar al mejor talento. Muchas empresas han hecho públicos sus manuales del empleado y los han diseñado de maneras innovadoras para despertar el interés y entusiasmo entre los futuros empleados.
Por ejemplo, Valve publicó su manual del empleado en 2012 y generó mucha prensa positiva por su estilo único y descripciones coloridas del ambiente laboral de la empresa.
Puedes utilizar tu manual del empleado para articular y promover lo que hace especial a tu organización, beneficios únicos para los empleados, y tu posición sobre temas actuales como la igualdad de oportunidades de empleo, la no discriminación y la seguridad ante el COVID-19.
Cumple con Requisitos Legales y Laborales
Un manual del empleado te ayuda a documentar y organizar información directamente relacionada con el contrato laboral y la relación laboral (por ejemplo, empleo "a voluntad"), y la legislación aplicable sobre empleo (leyes provinciales/estatales, leyes federales).
Por ejemplo, legislaciones laborales como la Family and Medical Leave Act (FMLA) en Estados Unidos, y la Ley de Norma Laborales de BC en Canadá, establecen los requisitos mínimos que los empleadores deben cumplir respecto a muchas de estas políticas.
¿Quién es responsable de crear un manual del empleado?
Normalmente el área de recursos humanos coordina la creación de un manual del empleado. Sin embargo, en organizaciones que no cuentan con un equipo o responsable de RR. HH., esa responsabilidad puede recaer en un:
- Fundador o dueño del negocio;
- Asistente administrativo o ejecutivo;
- Consultor externo de RR. HH.; o
- Comité del manual
Esta persona sería responsable de recopilar la información necesaria mediante entrevistas con empleados clave; investigación de políticas y procedimientos existentes; e investigación sobre mejores prácticas en el sector.
¿Qué es un comité de manual del empleado?
Un comité de manual puede encontrarse en organizaciones grandes y a menudo incluye ejecutivos, líderes y personas de diferentes áreas de la organización. Por lo general, el comité del manual es responsable de:
- Determinar el propósito estratégico del manual;
- Proporcionar orientación general sobre el contenido y el tono;
- Decidir cómo debe ser usado el manual por la organización;
- Supervisar la creación del manual; y
- Reunir todo el contenido del manual.
¿Cómo debería llamar a mi manual del empleado?
"Manual del empleado" es el término más común porque es ampliamente entendido, mientras que títulos como "manual de empleados" y "manual de políticas de RR.HH." se utilizan menos a menudo porque suenan demasiado burocráticos, rígidos y formales.
Cómo llames a tu manual del empleado será una de las decisiones que deberás tomar a lo largo del proceso. Esta decisión dependerá de cuál consideres que es el propósito principal del manual, la cultura de tu empresa y tus propias preferencias personales.
Por ejemplo, muchas organizaciones, como Netflix y HubSpot, se refieren a sus manuales como "Código de Cultura" o "Guía de Cultura" para indicar el objetivo del manual como herramienta de construcción de cultura, en lugar de un manual de políticas y procedimientos de la empresa.
3 Mejores Prácticas Para Crear Un Manual del Empleado Exitoso
Un manual del empleado eficaz es aquel que involucra y educa a los nuevos y actuales empleados, motiva a posibles empleados a unirse a la organización y hace crecer tanto a los empleados como a la empresa.
A continuación, algunos de los factores clave de éxito que pueden definir o arruinar un gran manual del empleado:
1. Contenido atractivo y organizado
Como en una buena novela, debes asegurarte de que el contenido de tu manual del empleado esté bien redactado, sea interesante y, con suerte, incluso entretenido en ocasiones.
La estructura y el orden en que se presenta la información deben ser lógicos e intuitivos.
Incluye hipervínculos (para versiones digitales), una tabla de contenido y un índice para facilitar a los empleados encontrar la información que buscan, así como un glosario para ayudar a quienes necesiten consultar rápidamente acrónimos y jerga específica de la empresa. Un buen ejemplo de esto proviene de GitLab.
Finalmente, utiliza el contenido de los muchos ejemplos de manuales del empleado referenciados a lo largo de este artículo como punto de partida para desarrollar tu propio contenido, en vez de empezar desde cero.
Sin embargo, ten en cuenta las normas de derechos de autor, especialmente si vas a publicar tu manual de manera pública.
Apariencia y estilo llamativos
La "apariencia y estilo", o el tono de un manual, deben estar alineados con la cultura y los valores de la empresa. El tono adecuado puede trabajar junto al contenido atractivo para crear un recurso informativo y ameno que realmente las personas quieran leer.
El manual de Valve es un excelente ejemplo de manual del empleado que utiliza elementos como:
- Tono conversacional: utiliza contracciones como “es”, en vez de “es”, para hacer el material más accesible y fácil de leer.
- Fotos e imágenes: incluye imágenes de empleados reales y espacios de trabajo de la empresa para que los nuevos empleados comprendan mejor la organización.
- Visuales creativos: utiliza infografías, caricaturas divertidas y listas con viñetas cuando sea posible para aprovechar el amor del cerebro por las imágenes y lo visual.
Humor: un poco de humor ligero puede ayudar mucho a introducir temas poco atractivos, pero necesarios.
Por ejemplo, considera empezar la política de permiso de paternidad con algo ligero y divertido, como: “¿Esperas un bebé? Tener un hijo es un momento de orgullo para los padres, así que es justo que ambos tengan tiempo libre para disfrutar de la experiencia y recuperarse.”
Fácilmente accesible
Podrías crear el mejor manual del empleado del mundo, pero no importaría mucho si nadie sabe dónde está ubicado, o si el formato dificulta su distribución.
Aunque quieres dar a las personas la opción de imprimir un manual, idealmente debería estar disponible principalmente en formato digital y ser fácilmente accesible en la intranet de tu empresa o en una unidad de red compartida.
Intenta aprovechar el software para manuales del empleado de compañías como AirMason y Blissbook para ayudarte a crear y mantener fácilmente un manual visualmente atractivo.
O ponte creativo como la empresa de software Trello, que utiliza su propia plataforma para su manual del empleado.
Lectura relacionada: ¿Estás pensando en una intranet para empleados? Lee esto primero
Constantemente actualizado
Tu organización está en constante cambio, así que tu manual de empleado también debería estarlo.
Trata tu manual como un documento vivo que requiere mantenimiento regular.
Solicita retroalimentación de los nuevos empleados mientras pasan por la orientación sobre lo que se puede añadir o mejorar, mantente al tanto de las últimas tendencias en RRHH y de las mejores prácticas en la incorporación de empleados, y mantente actualizado sobre las novedades en leyes laborales para saber qué políticas y procedimientos de la compañía podrían necesitar ser actualizados.
9 pasos para crear un manual del empleado
Roma no se construyó en un día, y tu manual del empleado tampoco. Crear un gran manual llevará tiempo, paciencia y el apoyo de personas de toda la organización.
A continuación, los pasos que tú, o tu comité de manual, deberán seguir para lanzar su nuevo manual:
1. Obtén el apoyo del liderazgo senior
Si no eres el líder principal de tu organización, tu manual no avanzará sin su aprobación y apoyo.
Consejos prácticos:
- Presenta el caso de negocio: destaca cómo el manual mejorará la incorporación, el cumplimiento normativo y el compromiso de los empleados.
- Muestra ejemplos: utiliza las mejores prácticas de líderes del sector para ilustrar su valor.
- Consigue un patrocinador: tener un ejecutivo impulsor (por ejemplo, Director de RRHH, COO) puede fomentar la adopción.
2. Decide el propósito
Determina tu visión para el manual y los objetivos que deseas alcanzar, ya que esto guiará muchas de tus decisiones de contenido y entrega.
Consejos prácticos:
- Define si será principalmente para el cumplimiento normativo, para construir cultura o como referencia para empleados.
- Considera las necesidades de la audiencia: los nuevos empleados pueden necesitar un formato más atractivo, mientras que los empleados veteranos requieren acceso simple a las políticas.
- Alinea el propósito con los valores de la empresa y la marca empleadora.
3. Investiga los requisitos legales
Evita errores legales y trabaja con tu abogado laboral si tienes dudas sobre lo que puedes o no incluir en tu manual.
Consejos prácticos:
- Consulta con un abogado laboralista o con un experto en cumplimiento de RRHH para garantizar la precisión.
- Mantente al día con las leyes laborales (por ejemplo, FMLA, ADA, EEO, regulaciones de horas extra) que afectan las políticas laborales.
- Si tu empresa opera en varios países, considera versiones localizadas del manual.
4. Revisa las mejores prácticas y ejemplos
¡Ya has hecho parte de esto leyendo este artículo! También revisa los grandes ejemplos de manuales del empleado mencionados a lo largo del contenido.
Consejos prácticos:
- Analiza a los líderes de la industria (por ejemplo, Netflix, Buffer, GitLab) y observa su enfoque respecto a la cultura, el tono y la accesibilidad.
- Utiliza comentarios reales de empleados para entender qué información necesitan realmente.
5. Crea el contenido y la estructura
Reúne toda la información que quieres incluir, decide cómo organizarla y ¡ponte a escribir!
Consejos prácticos:
- Utiliza un lenguaje simple y conciso; evita jerga legal cuando sea posible.
- Divide el contenido en secciones (por ejemplo, Conceptos Básicos de Empleo, Políticas Laborales, Beneficios, Código de Conducta).
- Incluye ejemplos, preguntas frecuentes y escenarios reales para hacer las políticas más comprensibles.
- Añade un índice o función de búsqueda si es un documento digital.
6. Elige el formato y acceso
Decide si tu manual se publicará como una presentación, página web, etc.; si se podrá descargar/imprimir; y dónde podrá acceder la gente.
Consejos prácticos:
- Elige un formato: PDF, página de intranet, sitio web interactivo o presentación.
- Determina cómo accederán los empleados—a través del correo electrónico de la empresa, portal de RRHH o copias impresas.
- Hazlo compatible con dispositivos móviles si tu fuerza laboral incluye empleados remotos o de campo.
7. Revisa con líderes y asesores legales
Obtén el visto bueno y la aprobación final de las personas responsables.
Consejos prácticos:
- Realiza una revisión transversal con RRHH, el área legal y jefes de departamento.
- Obtén la aprobación final de la dirección para establecer la autoridad.
- Prepara un plan de comunicación para presentar el manual a los empleados.
8. Publica y celebra
Lanza el manual, haz una pequeña celebración, anúncialo en tu próxima reunión general y anima a que lo utilicen.
Consejos prácticos:
- Anúncialo en una reunión general o en el boletín de la empresa.
- Anima a los gerentes a repasar las secciones clave con sus equipos.
9. Revisa y mantén regularmente
¿Pensaste que habías terminado al publicarlo? Piénsalo otra vez… :-)
Consejos prácticos:
- Establece un calendario de revisiones (por ejemplo, trimestral o anual).
- Asigna a un miembro de RRHH el seguimiento de actualizaciones de políticas y revisiones.
- Recoge opiniones de empleados para mejorar la claridad y relevancia a lo largo del tiempo.
Plantilla gratuita de manual de empleados
¡Aquí mismo! Hemos creado un documento Word que puedes usar como guía para crear tu propio manual. Es un esqueleto de manual de empleados para una empresa ficticia, FACT Technology, e incluye ejemplos de contenido para ayudarte a empezar e inspirar tu creatividad.
Pero antes de que te pongas manos a la obra, recuerda lo siguiente:
- El tono y el contenido de tu manual de empleados debe ajustarse a tu organización.
- La plantilla contiene solo texto. Tu manual final no debería.
- La plantilla es un documento Word. Tu manual final también puede serlo, pero también considera opciones web como AirMason, donde puedes subir tu Word.
¡Descarga la plantilla a continuación!
¡Obtén nuestra plantilla de manual de empleados!
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