Guía del Manual del Empleado [Ejemplos + Plantilla]
Los manuales del empleado han cambiado drásticamente desde que creé el primero y he aprendido mucho sobre la importancia de las relaciones con los empleados en todo este tiempo.
Hoy en día, los empleados esperan que los manuales no solo sean informativos (definiendo cada política de la empresa) sino también atractivos, amenos y mucho más fáciles de digerir que los mamotretos de 60 páginas de antaño.
Esa extensión tal vez explique por qué se estima que el 60% de los empleados evita leer los manuales del empleado.
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Así que, sin más preámbulos, vamos a analizar qué puede lograr un manual del empleado moderno, qué debe incluir y cómo puedes asegurarte de que cumpla sus objetivos.
¿Qué es un manual del empleado?
Un manual del empleado sirve como guía para toda la organización, describiendo las políticas, procedimientos y expectativas de la empresa, garantizando una comprensión clara de las normas en el lugar de trabajo y las obligaciones legales.
Normalmente, el manual incluye secciones sobre la cultura de la empresa, los valores fundamentales y la misión, así como información práctica sobre horarios de trabajo, código de vestimenta y políticas de permisos.
A continuación, he dividido el manual en las siguientes secciones con una guía sobre qué incluir en cada una de ellas:
- Renuncia y terminación del empleado.
- Bienvenida e introducción
- Aspectos básicos del empleo
- Políticas del lugar de trabajo
- Información de orientación para nuevos empleados
- Desarrollo personal y profesional
- Reconocimientos, beneficios y ventajas para empleados
- Información general sobre el lugar de trabajo.
Qué incluir en un manual del empleado
En el pasado, un manual del empleado se utilizaba principalmente como un manual de políticas y procedimientos de recursos humanos (RRHH).
Ahora, los manuales del empleado suelen contener una mezcla de diferentes elementos esenciales tanto para los empleados actuales como para los nuevos durante la orientación e integración.
Bienvenida e introducción
La mayoría de las organizaciones inicia el manual del empleado con una carta de bienvenida —o mejor aún, un video de bienvenida como el siguiente de Uber— por parte del fundador, CEO o el equipo de liderazgo.
Esto proporciona a los nuevos integrantes o futuros miembros del equipo una visión valiosa sobre la empresa, por qué existe, qué papel desempeñan los empleados en el éxito de la organización y cuál es el propósito mismo del manual del empleado.
Puedes encontrar un ejemplo de carta de bienvenida para nuevos empleados en nuestra plantilla gratuita de manual del empleado al final del artículo.
Resumen de la empresa y su cultura
Esta sección del manual es importante para ayudar a los nuevos empleados o candidatos a entender más sobre la misión, la cultura y la historia de tu empresa.
Tu manual debe incorporar los siguientes elementos, y el orden puedes elegirlo tú:
- Declaración de visión: Cuál es el propósito de tu empresa; ¿por qué existís?
- Historia y cronología: ¿De dónde surgió la empresa y cómo ha evolucionado?
- Declaración de misión: ¿Cómo logrará la organización alcanzar su visión y metas?
- Valores fundamentales: ¿Qué creencias organizacionales guían los comportamientos y decisiones de las personas?
- Estructura organizacional: ¿Cómo se organizan los equipos y empleados?
El Libro de Cultura de Zappos es un gran ejemplo de cómo un manual del empleado puede usarse para comunicar la verdadera esencia de quiénes son a futuros trabajadores.
Nota: Esta es la parte del manual del empleado que las organizaciones generalmente tienden a hacer pública.
Conceptos básicos de empleo
La sección de conceptos básicos de empleo proporciona a los trabajadores una comprensión clara de su relación laboral con la empresa.
Describe las principales clasificaciones laborales y las expectativas para garantizar coherencia y transparencia.
- Clasificación de empleo: Clasificación de empleo a tiempo completo, tiempo parcial, temporal y por contrato, elegibilidad para beneficios según la clasificación, períodos de prueba, si corresponde, etc.
- Igualdad de oportunidades y no discriminación: Declaración de que la organización está comprometida a fomentar un entorno laboral diverso e inclusivo, incluyendo las leyes de igualdad de oportunidades laborales (EEO), políticas contra la discriminación y el acoso, y adaptaciones razonables para empleados con discapacidades.
- Asistencia y horarios de trabajo: Horarios laborales estándar (por ejemplo, horario de oficina, turnos u opciones de trabajo remoto), expectativas sobre la asistencia, incluyendo políticas sobre retrasos y ausencias, procedimientos para solicitar cambios de horario o permisos de ausencia.
Políticas en el lugar de trabajo
Muchas empresas tienen sus políticas y procedimientos en el lugar de trabajo detallados en un manual aparte, y solo abordan algunos de los más importantes en su manual del empleado.
Esto tiene especial sentido si el propósito de tu manual del empleado es promover la cultura de la empresa, en lugar de enumerar una gran cantidad de reglas.
Si no tienes claro qué políticas de RRHH incluir en tu manual, aquí tienes algunas para empezar:
- Diversidad, equidad e inclusión
- Seguridad y salud en el lugar de trabajo
- Acoso y acoso sexual
- Trabajo remoto y teletrabajo
- Redes sociales
- Días libres pagados (PTO), días de vacaciones
- Elegibilidad para permisos, por ejemplo, baja por enfermedad, deber de jurado.
Información de orientación para nuevos empleados
Esta parte de tu manual del empleado cubrirá lo que un nuevo miembro del equipo puede esperar en su primer día y durante sus primeras semanas de trabajo, como:
- Recorrido por la oficina/instalaciones
- Presentación del equipo
- Código de vestimenta (si aplica)
- Horarios de capacitación
- Herramientas y recursos
- Contactos clave.
Por ejemplo, la empresa de software de RRHH People incluye una visión general en su excelente manual del empleado sobre lo que los nuevos miembros del equipo pueden esperar en su primer día y durante su primer mes.
Desarrollo personal y profesional
Según el Informe de Aprendizaje en el Lugar de Trabajo de LinkedIn 2018, un impresionante 93% de los empleados permanecería en una empresa por más tiempo si esta invirtiera en sus carreras.
En resumen, el aprendizaje y desarrollo es importante para la retención y, por supuesto, para asegurar que tu fuerza laboral tenga las habilidades necesarias para impulsar el éxito organizacional a largo plazo.
Esta sección de tu manual del empleado debe abordar aspectos como:
- Tu proceso de gestión del desempeño
- Solicitudes para vacantes internas
- Programas internos de formación
- Apoyo para educación y asistencia de matrícula.
Recompensas, beneficios y ventajas para empleados
Esta es tu oportunidad de promocionar la compensación y las recompensas que tu organización ofrece a los empleados que deseas contratar, así como informar e inspirar entusiasmo en los nuevos empleados.
Esta sección puede incluir información como:
- Filosofía de recompensas: Por ejemplo, ¿pagas por encima del promedio del mercado?
- Elementos de compensación: Salario, bonos, opciones sobre acciones, pago por horas extra, etc.
- Revisiones de compensación: Con qué frecuencia, cómo es el proceso y el impacto en la compensación.
- Programas de beneficios: Seguro de salud, programas de bienestar, RRSP / 401(k), etc.
- Ventajas: Asignación de automóvil, cuenta de gastos, beneficios tecnológicos, subsidio para fitness, etc.
Por ejemplo, en su Guía de Cultura para Empleados, Netflix hace un excelente trabajo explicando su filosofía de recompensas y cómo se gestionan las revisiones anuales de compensación.
Información general sobre el lugar de trabajo
Esta puede ser una sección para incluir toda la información adicional que consideres importante compartir con nuevos, actuales y potenciales empleados para que conozcan la cultura del lugar de trabajo y se entusiasmen por trabajar contigo, como por ejemplo:
- Información sobre oficinas e instalaciones
- Entorno de trabajo, por ejemplo cubículos, oficinas, áreas para comer, espacios compartidos
- Instalaciones recreativas, por ejemplo mesas de ping pong
- Eventos de equipo, como fiestas de fin de año, barbacoas de verano
- Llevar mascotas al trabajo.
El Manual del Empleado de Valve es un gran ejemplo de cómo dar a las personas una comprensión sólida de cómo es trabajar allí.
Renuncia y despido de empleados
Esta sección describe los procedimientos que deben seguir empleados y empleadores cuando finaliza una relación laboral. Asegura una transición fluida mientras se mantiene el profesionalismo y el cumplimiento de los requisitos legales.
- Procedimientos de renuncia y períodos de aviso: El proceso cuando un empleado decide dejar la empresa, por ejemplo, presentar una carta formal de renuncia a su gerente o RRHH, otorgar un período de preaviso, etc.
- Gestión de pago final y beneficios: El proceso para emitir el último pago, continuar beneficios, devolución de equipo, etc.
- Políticas y protocolos de despido involuntario: Razones por las que una organización podría decidir despedir a alguien, incluyendo bajo rendimiento, violación de políticas de la empresa, mala conducta grave, o reestructuración o despidos.
4 razones por las que es importante tener un manual del empleado
El manual del empleado es un repositorio de información sobre la organización al que los empleados actuales y nuevos pueden recurrir y aprender de él.
Según una encuesta realizada por People Managing People en LinkedIn, el 71% de los encuestados indicó que su organización ya cuenta con un manual del empleado, mientras que el 19% respondió que tenían planes para desarrollarlo o estaban en proceso de desarrollarlo.
Un manual del empleado puede ser extremadamente beneficioso para los miembros del equipo y toda la organización en varias áreas.
Integrar exitosamente a los nuevos empleados
Un manual del empleado es una herramienta crucial para la orientación de nuevas contrataciones y la integración. Una investigación de Glassdoor encontró que las organizaciones con un proceso de integración sólido mejoran la retención de nuevos empleados en un 82 por ciento y la productividad en más del 70 por ciento.
El manual del empleado se utiliza para educar a los nuevos empleados sobre las normas y procesos que rigen la relación laboral, así como sobre los derechos, responsabilidades y comportamientos esperados tanto del empleador como del empleado.
También es una herramienta importante para que los nuevos miembros del equipo comprendan todo, desde cómo serán sus primeras semanas y meses en el trabajo, hasta qué deben vestir en la oficina (nota: ¡ten cuidado con los códigos de vestimenta!).
Por esta razón, no es mala idea distribuir un manual del empleado durante el proceso de preincorporación. Adjuntarlo a la carta de bienvenida es una buena táctica.
Construye una Cultura Empresarial Sólida
Un manual del empleado es mucho más que un simple manual de políticas de RRHH. Un manual del empleado te brinda la oportunidad de definir con palabras e imágenes tu cultura empresarial, y de comunicarla a empleados nuevos y existentes.
Una pieza clave para construir una gran cultura es articular la visión de tu empresa, definir los valores centrales y las creencias de tu organización, y describir los tipos de comportamientos y acciones que esperas de los miembros del equipo para apoyar esos valores.
Patagonia hace un trabajo excelente con esto en su manual del empleado, donde describen su propósito como, “Estamos en el negocio para salvar el planeta”, y su misión empresarial como, “Construir el mejor producto, no causar daño innecesario, utilizar los negocios para inspirar e implementar soluciones a la crisis medioambiental.”
Atraer y Contratar a Grandes Personas
Un excelente manual del empleado puede crear una ventaja competitiva para las organizaciones que compiten por contratar el mejor talento. Muchas empresas han hecho públicos sus manuales del empleado y los han formateado de maneras innovadoras para entusiasmar e ilusionar a los posibles empleados por unirse.
Por ejemplo, Valve hizo público su manual del empleado en 2012 y generó prensa positiva significativa gracias a su estilo único y sus descripciones coloridas del entorno laboral de la empresa.
Puedes utilizar tu manual del empleado para articular y promover aquello que hace especial a tu organización, beneficios únicos para empleados y tu postura sobre temas actuales como la igualdad de oportunidades de empleo, la no discriminación y las medidas de seguridad contra COVID-19.
Cumple con los Requisitos Legales y de Legislación Laboral
Un manual del empleado te ayuda a documentar y organizar información que está directamente relacionada con el contrato de trabajo y la relación laboral (por ejemplo, empleo a voluntad), y la legislación laboral aplicable (leyes provinciales/estatales, leyes federales).
Por ejemplo, legislaciones como la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) en Estados Unidos, y la Ley de Normas Laborales de BC en Canadá, establecen los requisitos mínimos que los empleadores deben cumplir respecto a muchas de estas políticas.
¿Quién es Responsable de Crear un Manual del Empleado?
El área de recursos humanos suele coordinar la creación de un manual del empleado. Sin embargo, en organizaciones que no cuentan con un equipo o persona de RRHH, esa responsabilidad puede recaer en:
- Fundador/a o propietario/a del negocio;
- Asistente administrativo/a o ejecutivo/a;
- Consultor/a externo/a de RRHH; o
- Comité de manual del empleado
Esta persona sería responsable de recopilar la información necesaria a través de entrevistas con empleados clave, investigación sobre políticas y procedimientos existentes, e investigación sobre las mejores prácticas del sector.
¿Qué es un Comité de Manual del Empleado?
En las organizaciones más grandes puede haber un comité de manual, que normalmente incluye ejecutivos, líderes e individuos de toda la organización. El comité de manual del empleado suele ser responsable de:
- Determinar el propósito estratégico del manual;
- Proporcionar orientación general sobre el contenido y el tono;
- Decidir cómo debe utilizar la organización el manual;
- Supervisar la creación del manual; y
- Recopilar todo el contenido del manual.
¿Cómo debería llamar a mi manual del empleado?
"Manual del empleado" es el término más usado porque es más ampliamente comprendido, mientras que títulos como "manual del trabajador" y "manual de políticas de RR.HH." se utilizan con menor frecuencia porque suenan demasiado burocráticos, rígidos y formales.
Cómo llames a tu manual del empleado será una de las decisiones que deberás tomar durante el proceso. Esta decisión se guiará por lo que consideres el propósito principal del propio manual, la cultura de tu empresa, y tu preferencia personal.
Por ejemplo, muchas organizaciones, como Netflix y HubSpot, se refieren a sus manuales como “Códigos de Cultura” o “Guías de Cultura”, para indicar el objetivo del manual como herramienta para construir la cultura organizacional, más que como un manual de políticas y procedimientos de la empresa.
3 Mejores Prácticas para Crear un Manual del Empleado Exitoso
Un manual del empleado eficaz es aquel que involucra y educa a los empleados nuevos y existentes, motiva a posibles empleados a unirse a la organización, y hace crecer tanto a los empleados como a la empresa.
A continuación, algunos de los principales factores de éxito que pueden hacer que un manual del empleado sea excelente o no:
1. Contenido atractivo y organizado
Al igual que una buena novela, debes asegurarte de que el contenido de tu manual del empleado esté bien redactado, sea interesante, y por qué no, incluso entretenido en ocasiones.
La estructura, y el orden en el que se presenta la información, debe ser lógico e intuitivo.
Incluye hipervínculos (para versiones digitales), una tabla de contenido y un índice para que los empleados encuentren fácilmente la información que buscan, y un glosario que ayude a alguien a consultar rápidamente acrónimos y jerga específica de la empresa. Un buen ejemplo de esto lo ofrece GitLab.
Finalmente, utiliza el contenido de los muchos ejemplos de manuales del empleado mencionados a lo largo de este artículo como punto de partida para desarrollar tu propio contenido, en lugar de comenzar desde cero.
Sin embargo, ten en cuenta las normas de derechos de autor, especialmente si vas a publicar tu manual de forma pública.
Apariencia y sensación atrayentes
La "apariencia y sensación", o el tono, de un manual debe alinearse con la cultura y los valores de la empresa. El tono adecuado puede funcionar junto con el contenido atractivo para crear un recurso informativo y entretenido que las personas realmente quieran leer.
El manual de Valve es un gran ejemplo de manual del empleado que utiliza elementos como:
- Tono conversacional: utiliza contracciones como "es" en lugar de "es", para hacer que el material sea más accesible y fácil de leer.
- Fotos e imágenes: incluye imágenes de cosas como empleados reales y espacios de trabajo de la empresa para ayudar a los nuevos empleados a comprender mejor la organización.
- Visuales creativos: utiliza infografías, dibujos divertidos y listas con viñetas siempre que sea posible para aprovechar el amor del cerebro por las imágenes y lo visual.
Humor: un poco de humor ligero puede ayudar mucho a facilitar la introducción a temas que quizá no sean tan interesantes, pero necesarios.
Por ejemplo, considera empezar una política sobre licencias parentales con algo liviano y divertido, como: “¿Esperas un pequeño? Tener un bebé es un momento de orgullo para los padres, así que es justo que ambos puedan tomarse un tiempo libre para disfrutar la experiencia y recuperarse.”
Fácilmente accesible
Podrías crear el mejor manual del empleado del mundo, pero no serviría de mucho si nadie sabe dónde está ubicado o si el formato dificulta su distribución.
Aunque quieras dar a las personas la opción de imprimir el manual, lo ideal es que esté disponible principalmente en formato digital y sea de fácil acceso en la intranet de la empresa o en una unidad de red compartida.
Prueba utilizar software para manuales del empleado de empresas como AirMason y Blissbook para que te ayuden a crear y mantener fácilmente un manual visualmente atractivo.
O ponte creativo como la empresa de software Trello, que utiliza su propia plataforma para su manual del empleado.
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Constantemente actualizado
Tu organización está en constante cambio, así que tu manual del empleado también debería estarlo.
Trata tu manual como un documento vivo que requiere mantenimiento regular.
Solicita retroalimentación de los nuevos empleados a medida que pasan por la inducción sobre qué se puede agregar o mejorar y mantente al tanto de las últimas tendencias en RRHH y las mejores prácticas en la incorporación de empleados. Además, sigue de cerca los desarrollos recientes en la legislación laboral para saber qué políticas y procedimientos de la empresa pueden necesitar ser actualizados.
9 Pasos para crear un manual del empleado
Roma no se construyó en un día, y tu manual del empleado tampoco. Crear un gran manual requiere tiempo, paciencia y el apoyo de personas de toda la organización.
A continuación, te compartimos los pasos que tú o tu comité deberán seguir para lanzar el nuevo manual:
1. Consigue el apoyo de la alta dirección
Si no eres un líder senior en tu organización, tu manual estará condenado al fracaso sin su aprobación y respaldo.
Consejos prácticos:
- Presenta el caso de negocio: Destaca cómo el manual mejorará la incorporación, el cumplimiento y la implicación del personal.
- Muestra ejemplos: Utiliza buenas prácticas de referentes del sector para ilustrar su valor.
- Consigue un "champion": Contar con un patrocinador ejecutivo (por ejemplo, Director de RRHH, COO) puede impulsar la adopción.
2. Decide cuál será el propósito
Define tu visión para el manual y los objetivos que te gustaría lograr, ya que esto guiará muchas de tus decisiones de contenido y entrega.
Consejos prácticos:
- Define si es principalmente para el cumplimiento normativo, para construir cultura o para referencia de los empleados.
- Considera las necesidades de la audiencia: los nuevos empleados pueden requerir un formato más interactivo, mientras que los experimentados necesitan acceso fácil a las políticas.
- Alinea el propósito con los valores de la empresa y el employer branding.
3. Investiga los requisitos legales
Evita problemas legales y trabaja con tu abogado laboral si tienes dudas sobre lo que puedes o no incluir en tu manual.
Consejos prácticos:
- Consulta a un abogado laboralista o un experto en cumplimiento en RRHH para asegurarte de la exactitud.
- Mantente actualizado sobre las leyes laborales (por ejemplo, FMLA, ADA, EEO, regulaciones de horas extra) que afectan las políticas en el lugar de trabajo.
- Si tu empresa opera en varios países, considera versiones localizadas del manual.
4. Revisa ejemplos y buenas prácticas
¡Ya has hecho parte de esto al leer este artículo! Además, revisa los excelentes ejemplos de manuales del empleado que aparecen a lo largo del texto.
Consejos prácticos:
- Analiza a los líderes de la industria (por ejemplo, Netflix, Buffer, GitLab) y observa su enfoque sobre la cultura, el tono y la accesibilidad.
- Utiliza comentarios reales de empleados para entender qué información necesitan realmente.
5. Crea el contenido y la estructura
Reúne toda la información que quieras incluir, piensa en cómo organizarla y ¡ponte a escribir!
Consejos prácticos:
- Utiliza un lenguaje sencillo y conciso—evita tecnicismos legales siempre que sea posible.
- Divide el contenido en secciones (por ejemplo, Conceptos básicos de empleo, Políticas del lugar de trabajo, Beneficios, Código de conducta).
- Incluye ejemplos, preguntas frecuentes y situaciones reales para que las políticas sean comprensibles.
- Agrega un índice o función de búsqueda si es un documento digital.
6. Decide el formato y el acceso
Decide si tu manual se publicará como una presentación, página web, etc.; si puede descargarse/imprimirse; y dónde podrán acceder las personas.
Consejos prácticos:
- Elige un formato: PDF, página de intranet, sitio web interactivo o presentación de diapositivas.
- Determina cómo accederán los empleados—a través del correo corporativo, portal de RRHH o copias impresas.
- Hazlo amigable para móviles si tu fuerza de trabajo incluye empleados remotos o en campo.
7. Revisa con la dirección y el asesor legal
Obtén el visto bueno y la aprobación final de las personas responsables.
Consejos prácticos:
- Realiza una revisión transversal con RRHH, legal y líderes de departamento.
- Obtén la aprobación final de la dirección para establecer autoridad.
- Prepara un plan de comunicación para presentar el manual a las personas empleadas.
8. Publica y celebra
Pon el manual a disposición de todos, haz una pequeña celebración, promuévelo en tu próxima reunión general y anima a la gente a usarlo.
Consejos prácticos:
- Anúncialo en una reunión general o en el boletín de la empresa.
- Anima a los directivos a guiar a sus equipos por las secciones clave.
9. Revisa y mantén con regularidad
¿Pensaste que terminaste cuando lo publicaste? ¡Piénsalo de nuevo... :-)
Consejos prácticos:
- Establece un calendario de revisión (por ejemplo, trimestral o anual).
- Asigna a un miembro del equipo de RRHH para rastrear actualizaciones de políticas y revisarlas según corresponda.
- Recoge comentarios de empleados para mejorar la claridad y relevancia con el tiempo.
Plantilla gratuita de manual de empleado
¡Aquí mismo! Hemos creado un documento Word que puedes usar como guía para crear tu propio manual. Es el esqueleto de un manual para una empresa ficticia, FACT Technology, e incluye mucho contenido de ejemplo para ayudarte a empezar e inspirarte.
Pero antes de comenzar, recuerda lo siguiente:
- El tono y el contenido de tu manual de empleado debe encajar con tu organización.
- La plantilla contiene solo texto. Tu manual final no debería ser solo texto.
- La plantilla es un documento de Word. Tu manual final también puede serlo, pero considera alternativas web como AirMason, donde puedes subir tu documento de Word.
¡Descarga la plantilla abajo!
¡Obtén nuestra plantilla de manual de empleado!
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