5 formas de optimizar la incorporación de empleados + plantilla gratuita
Para optimizar tu proceso de incorporación, concéntrate en crear una experiencia clara, organizada y consistente que integre a las nuevas contrataciones de manera rápida y eficiente. En esta guía, te mostraré cómo eliminar los problemas comunes de la incorporación, como el papeleo disperso y la confusión, para que puedas aumentar la retención, el compromiso y la productividad desde el primer día.
Revisar tu proceso actual
Revisar tu proceso actual de incorporación es fundamental para optimizar la integración, ya que te ayudará a identificar brechas, ineficiencias y áreas de mejora.
Aquí tienes algunos consejos y mejores prácticas para revisar tu proceso de incorporación:
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
- Realiza encuestas a los empleados: Lleva a cabo encuestas de incorporación para recopilar opiniones de las nuevas contrataciones recientes y así optimizar la experiencia de integración para futuros empleados.
- Mapea el proceso: Documenta cada paso del proceso de incorporación, desde el envío de la carta de oferta hasta el final del periodo de prueba. Esto te ayudará a identificar pasos faltantes y a pensar en optimizaciones como la automatización.
- Analiza métricas clave: Evalúa tasas de retención, tiempo hasta alcanzar la productividad y puntuaciones de satisfacción de los empleados para obtener información sobre la efectividad del proceso.
- Compara con estándares del sector: Contrasta tu proceso con las mejores prácticas o enfoques de la competencia para identificar posibles brechas o áreas para innovar.
Desafíos comunes en la incorporación de empleados
Aunque no hay dos procesos de incorporación exactamente iguales, existen algunos desafíos comunes que las organizaciones preocupadas por la integración suelen tratar de resolver.
- Falta de estandarización: Si bien cierta personalización es necesaria, en general, la falta de procesos consistentes puede generar confusión y una experiencia de incorporación desigual entre equipos o departamentos.
- Falta de tiempo: Especialmente en ambientes laborales ya saturados, la carga adicional de incorporar a nuevos empleados puede provocar que el proceso no reciba la atención y el cuidado necesarios.
- Exceso de información de golpe: Abrumar a las nuevas contrataciones con demasiada información al principio puede provocar confusión y menor retención de detalles clave.
- Acceso retrasado a herramientas y recursos: Problemas técnicos o logísticos para proporcionar las herramientas, equipos o accesos necesarios pueden obstaculizar la productividad.
- Roles y expectativas poco claros: Cuando las responsabilidades y expectativas de desempeño no están bien definidas y su papel no se explica en el contexto del éxito organizacional, las nuevas contrataciones (y en general los trabajadores) pueden tener dificultades para generar el impacto esperado.
- Poca atención a la cultura: No presentar conceptos básicos como los valores, la misión y la cultura de la empresa puede resultar en una plantilla menos enfocada o comprometida.
- Comunicación ineficiente: La falta de coordinación entre RRHH, personas responsables y equipos puede dar lugar a pasos omitidos o retrasos en el proceso de incorporación.
- Falta de personalización: Tratar la incorporación como un proceso único para todos ignora las necesidades y experiencias particulares de cada nuevo empleado.
- Mecanismos de retroalimentación insuficientes: Si no se recopilan opiniones de las nuevas contrataciones, la organización pierde oportunidades para perfeccionar y mejorar el proceso de integración.
5 estrategias para agilizar el proceso de incorporación
Teniendo en cuenta los desafíos mencionados, aquí tienes algunas estrategias eficaces que puedes aplicar para optimizar el proceso de integración, hacerlo más eficiente y efectivo, y maximizar tu retorno de inversión en incorporación.
1. Mejora la experiencia pre-incorporación
El proceso de integración comienza justo después de que alguien acepta una oferta y una buena experiencia de pre-incorporación ayuda a establecer las bases para el éxito futuro.
Aunque no quieras abrumar, puedes empezar a involucrar a las nuevas contrataciones antes de su primer día facilitando información esencial, acceso a recursos y materiales de la empresa, y todo el papeleo para nuevos empleados (Formularios W-4 e I-9).
“Realizamos reuniones previas por Zoom para presentar a la nueva contratación a personas clave y reducir los nervios del primer día", comenta Sasha Robinson, VP de Personas en Trainual, "y cada candidato ya ha completado nuestro contenido de formación previa a la contratación en nuestra app, lo que significa que ha visto videos sobre nuestra misión, visión y cada miembro del equipo directivo.”
Esto ayuda a liberar tiempo durante la orientación para centrarse en aspectos como la presentación de la organización y el rol del nuevo integrante dentro de ella.
Consejo profesional: Un cuestionario para nuevas contrataciones recopila información importante de los nuevos empleados, como datos personales, experiencia laboral previa y otros datos relevantes necesarios para sus registros laborales.
Sin embargo, también puedes aprovechar para recopilar datos divertidos como sus preferencias alimenticias, que te ayudarán a personalizar el plan de incorporación de tu nuevo empleado.
2. Automatiza la gestión de tareas
“La automatización es la forma número 1 en que las organizaciones pueden mejorar la eficiencia operativa”, dice Reid Walsh, CHRO de NEOGOV. “Una solución de onboarding puede ofrecer a los nuevos empleados acceso 24/7 a un portal en línea donde pueden completar/enviar documentos digitalmente, avanzar con su lista de tareas y acceder a recursos que los apoyen mientras se ponen al día.”
La automatización del onboarding ayuda a quitar parte del trabajo a RRHH y a los gerentes, minimiza retrasos y asegura que cada paso se complete de manera consistente.
El tiempo ahorrado puede usarse para enfocarse en actividades que aportan mayor valor, como forjar relaciones significativas en lugar de tareas repetitivas.
3. Crea un plan de incorporación estructurado
Desarrollar un proceso de onboarding estandarizado que describa las actividades clave y los hitos asegura que todos sepan exactamente qué se espera de ellos y cuándo, y que nada quede fuera.
Cosas para incluir: metas claras y medibles, cronogramas de capacitación y los recursos necesarios para que las nuevas contrataciones sean productivas en su nuevo puesto.
“El primer paso es realizar una auditoría de trabajo para determinar qué tareas va a desempeñar realmente el nuevo empleado, en lugar de depender de funciones desactualizadas o de 'cómo siempre se ha hecho', dice Lindsay Mastrogiovanni, CEO de ConsciousHR. “Si es tu primera contratación, empieza por listar las tareas para las que no tienes tiempo o habilidades. Esto ayuda a clarificar el rol y asegura que el onboarding tenga un propósito.”
Recomendamos crear un plan de incorporación de 30-60-90 días para cada puesto y persona, con algo de estandarización, por ejemplo: una presentación de bienvenida sobre misión y valores será relevante para todos los roles.
Por último, como destaca la consultora de people ops Rita Wittek, "Agiliza la comunicación entre gerentes de contratación, RRHH y TI centralizando los procesos en una sola herramienta o checklist y asignando responsabilidades claras para las tareas de onboarding, así evitarás confusión y retrasos.”
4. Aprovecha la analítica y los informes del onboarding
Utiliza herramientas como software de onboarding, HRMS o un sistema de gestión de aprendizaje para medir el éxito del onboarding utilizando métricas como tiempo hasta la productividad, tasas de finalización de tareas y retroalimentación de los empleados.
Estas percepciones, junto con los datos de check-ins y encuestas, ayudarán a identificar cuellos de botella y áreas de mejora, permitiendo tomar decisiones basadas en datos para perfeccionar el proceso.
5. Enfócate en la cultura y la comunidad
Me he centrado bastante en la tecnología y los procesos arriba, pero el éxito del nuevo empleado también se basa en las relaciones, y estas empiezan a formarse a través de actividades de bienvenida, presentaciones al equipo, sistemas de compañeros y programas de mentoría.
“Existe una labor importante en comunicar la 'cultura', esas reglas que no están escritas en ningún lado, pero que hacen mucho más fácil que una nueva persona se adapte”, dice la consultora de RRHH Maggie Michaels DeCan. “Asignar un compañero para los primeros 30 días puede ser muy útil para ayudar en su adaptación.”
La simplificación del onboarding es una victoria sencilla
Pequeñas inversiones en preboarding, automatización, analítica y establecimiento claro de objetivos pueden simplificar el proceso de onboarding y garantizar que los empleados se sientan apoyados y conectados desde el principio.
Una estrategia de incorporación bien pensada mejora la retención y el compromiso, lo que en última instancia impulsa el crecimiento organizacional a largo plazo.
Si necesitas consejos sobre cómo elegir el mejor software de onboarding, también podemos ayudarte.
Suscríbete al boletín de People Managing People
Para obtener más información sobre cómo agilizar la incorporación, suscríbete a nuestro boletín semanal para líderes de RR.HH. y de negocios. Recibirás todos nuestros contenidos más recientes para ayudarte a crecer profesionalmente y lograr un mayor impacto en tu organización.
