Las 8 mejores prácticas para la incorporación de empleados
Crear una relación laboral saludable es un poco como construir una relación romántica sana (aguanta conmigo en esta analogía por un minuto).
Las organizaciones que practican una incorporación de empleados efectiva entienden que el proceso de integrar a una nueva persona en la empresa y su cultura requiere más que solo una carta de bienvenida, un primer día agradable de trabajo o un programa de orientación durante la primera semana. El software de onboarding es tu aliado cuando se trata de hacer este proceso fluido.
De manera similar, probablemente nunca has iniciado, ni permanecido en, una relación romántica duradera solo por la primera cita.
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Al igual que al traer a alguien nuevo a tu vida, cuando se trata de incorporar nuevos empleados a tu organización, una gran primera impresión no siempre lleva a una gran impresión duradera.
Según Sapling HR, un proveedor popular de software de recursos humanos (HRIS), “Los mejores programas de onboarding de empleados se extienden durante los primeros 90 días del empleado—e incluso pueden prolongarse hasta todo un año—para asegurar que los nuevos empleados tengan todo el apoyo necesario mientras alcanzan la productividad total.”
Este artículo se centra en algunas de las mejores prácticas que te ayudarán a crear tu propio programa de onboarding, único para tu organización y adaptado a las necesidades de los miembros de tu equipo.
Nota importante: como verás, aunque el cambio al trabajo remoto e híbrido ha modificado muchos procesos de contratación e incorporación, estas mejores prácticas se aplican independientemente de si incorporas a alguien en la oficina o a personal remoto que trabajará desde casa.
- ¿Por qué es importante la incorporación de empleados?
- ¿Cuáles son algunos factores clave de éxito para un proceso efectivo de onboarding?
- ¿Cuáles son algunas mejores prácticas para una incorporación efectiva de empleados?
¿Por qué es importante la incorporación de empleados?
Las investigaciones muestran que implementar un proceso de onboarding para nuevas contrataciones efectivo (que a menudo incluye un programa de orientación estructurado) puede tener un impacto muy positivo en el éxito de la empresa, así como en la participación, retención y productividad a largo plazo de los empleados.
Algunos de los beneficios de la incorporación de empleados incluyen:
- Maximizar la retención y lealtad: según Click Boarding, una empresa de software de onboarding, el 69 por ciento de los empleados tiene más probabilidades de quedarse en una empresa durante tres años si ha vivido una gran experiencia de onboarding.
- Fortalecer la cultura organizacional: un proceso de onboarding efectivo ayudará a los nuevos miembros del equipo a comprender la visión, la misión y los valores de la empresa, y reforzará los comportamientos y actitudes esperados que colectivamente conforman la cultura organizacional.
- Fomentar el sentido de pertenencia e inclusión: el 93 por ciento de los encuestados en la encuesta Global Human Capital Trends de Deloitte 2020 indicó que el sentido de pertenencia impulsa el desempeño organizacional. Un buen onboarding puede reducir drásticamente la ansiedad y aumentar el sentido de pertenencia del nuevo empleado con su nuevo equipo.
- Maximizar la productividad: según una investigación de Glassdoor, un proceso sólido de onboarding puede mejorar la productividad en más del 70%, al definir claramente las expectativas del puesto y de la organización; reduciendo errores; y ahorrando tiempo y frustración.
- Minimizar los riesgos para el negocio: hay contratos laborales que firmar, formularios de nómina que completar y políticas y procedimientos de la empresa que revisar. La mayoría de estos aspectos existen para proteger tanto a la empresa como al empleado.
- Reducir los costos de rotación: según el Informe de Benchmarking de Capital Humano de SHRM, el costo promedio por contratación en Estados Unidos fue de $4,129 y, en promedio, tomó 42 días cubrir una vacante. Un onboarding adecuado puede crear un compromiso a largo plazo de los empleados.
- Atraer talento destacado: el mundo es pequeño, y sitios como Glassdoor y LinkedIn permiten a los empleados compartir sus experiencias laborales con otros candidatos potenciales. Se correrá la voz si creas una experiencia de onboarding excelente que apoye plenamente a los nuevos miembros del equipo cuando se integren.
¿Cuáles son algunos factores clave de éxito para un proceso efectivo de onboarding?
Las mejores prácticas descritas en este artículo solo tendrán éxito si también tienes en cuenta una serie de factores clave:
- Tener un propósito claro: Ten una visión clara de por qué es importante la integración, qué experiencia deseas que tenga la nueva persona contratada e incluso qué te gustaría que compartieran en redes sociales y foros públicos como Glassdoor.
- Minimiza las sorpresas: Puede ser difícil para cualquiera enfrentarse a una situación y ambiente desconocidos. Minimiza las sorpresas para la persona nueva, incluyendo desde informarles sobre el código de vestimenta hasta cómo será su primer día y semana de trabajo.
- Prepárate: Tu nuevo miembro del equipo llegará en su primer día listo para comenzar, y tú también deberías estar listo. Empieza implementando una lista de verificación para nuevas contrataciones. Agenda reuniones y sesiones de capacitación con antelación, prepara su equipo informático y estación de trabajo, y avisa a los demás miembros del equipo para que colaboren. Incluso elaboré una plantilla de lista de verificación para nuevas contrataciones para ayudar.
- Ten paciencia: Tu nuevo compañero de equipo casi con toda seguridad cometerá errores, olvidará partes de su programa de orientación y se saltará uno o dos pasos conforme se va adaptando. "La paciencia es una virtud", especialmente cuando se trata de incorporar a nuevas personas en la empresa.
- Marca un ritmo razonable: A nadie le gusta sentirse abrumado por demasiada información a la vez; evita saturarles con demasiados datos, ya que pueden perderse o olvidar temas importantes. ¡Intenta recordar cuánto tiempo tardaste tú en aprender todo!
- Ofrece recursos: Preséntales a personas clave y muéstrales dónde pueden encontrar recursos como manuales del empleado y normativas internas.
- Incluye flexibilidad: Tras el COVID-19, muchas empresas han optado por el trabajo remoto y otras prácticas virtuales. Incorpora flexibilidad en tus procesos de integración para que puedan adaptarse tanto a empleados en oficina como a distancia.
- Aprendizaje y desarrollo: Integrar L&D en el flujo de trabajo de incorporación implica crear planes de desarrollo personalizados que se alineen tanto con los objetivos organizacionales como con las aspiraciones individuales. Este enfoque no solo equipa a los nuevos empleados con las habilidades necesarias, sino que también demuestra un compromiso con su crecimiento profesional facilitando un camino estructurado hacia la competencia.
- Gestión de la sobrecarga de información: Gestiona la entrega de contenidos de forma estratégica. Emplear rutas de aprendizaje personalizadas permite que los empleados asimilen información a su propio ritmo, mejorando la retención y el compromiso. Utilizar técnicas de microaprendizaje, como módulos breves y enfocados, puede hacer que la capacitación sea más manejable y menos intimidante.
8 mejores prácticas para la integración de empleados
Pueden pasar meses para educar a una nueva persona empleada sobre el conocimiento, las habilidades y los comportamientos necesarios para que comience a contribuir al éxito de la organización.
Debido al extenso periodo de integración, que puede continuar durante el primer año de empleo, es casi imposible crear una agenda específica, un cronograma o una plantilla concreta de integración.
En su lugar, prueba a seguir algunas de estas mejores prácticas al definir los objetivos a largo plazo y las métricas para determinar si la integración es exitosa.
Mejor práctica #1: Empieza la integración antes del primer día laboral de la nueva persona
Después de lo que, con suerte, ha sido un proceso de reclutamiento fluido y eficiente, muchas organizaciones cometen el error de esperar hasta el primer día laboral de la nueva persona para comenzar la orientación y la integración.
Sin embargo, en muchos casos, habrá un lapso de días, semanas o incluso meses entre la recepción de una oferta de trabajo y el comienzo del nuevo empleo.
Este margen presenta una gran oportunidad para utilizar el tiempo antes del primer día para generar entusiasmo, ayudarles a sentirse bienvenidos y empezar a proporcionar el flujo constante de información que necesitarán para adaptarse rápidamente.
La etapa entre que una persona acepta una oferta y su fecha de inicio se llama pre-integración. Algunos recursos adicionales que pueden ayudar aquí: Cómo acertar con la pre-integración de nuevos empleados
Mejor práctica #2: Crea procesos de contratación y bienvenida excepcionales
Crear una experiencia de integración excepcional ayuda a crear una primera impresión duradera y positiva. Sin embargo, esta experiencia consta de muchos elementos distintos más allá de enviar a tu nuevo equipo una taza de café o una lista de políticas de la compañía.
Para ayudar a que tu nueva persona empleada empiece con el pie derecho y esté lista no solo para su primer día en el trabajo, sino para su primer mes, considera implementar una lista de verificación que recoja algunas de las siguientes prácticas para la incorporación de personal:
- Da la bienvenida al nuevo empleado con una llamada y un correo de bienvenida
- Envía un paquete de bienvenida al nuevo empleado (puede incluir algunos artículos promocionales)
- Prepara las herramientas y recursos de trabajo del nuevo empleado
- Prepara un programa de orientación y su agenda
- Ofrece oportunidades para que conozca y salude a los compañeros
Tracy McDonald de Thinkific, publicando en LinkedIn el paquete de bienvenida que recibió de ellos.
Mejor Práctica #3: Involucra a los líderes senior para fomentar la cultura de la empresa
La incorporación no es solo responsabilidad del equipo de recursos humanos. Si bien los profesionales de RR. HH. suelen participar en la creación de un programa de integración, es responsabilidad de toda la organización—miembros del equipo, gerentes y líderes senior—ejecutar las actividades de integración.
Involucrar a un líder senior, como un fundador, por ejemplo, le brinda la oportunidad de ayudar a los nuevos empleados a comprender la cultura de la empresa, educarlos sobre la historia de la compañía y explicar los valores y comportamientos esperados.
Hay muchas formas en las que puedes involucrar a los líderes senior, tales como:
- Realizar una presentación de la empresa;
- Dar un recorrido por el edificio o las instalaciones;
- Presentar un tema de capacitación específico; y/o
- Llevar al nuevo integrante del equipo a tomar un café o almuerzo.
Mejor Práctica #4: Aprovecha el software de integración
Un proceso de integración efectivo consiste en muchas tareas y actividades, desde completar la documentación del nuevo empleado hasta realizar el programa de orientación y las capacitaciones.
Muchos sistemas de información de recursos humanos incluyen soluciones integradas de automatización de integración que eliminan redundancias en la entrada de datos, reducen el uso de formularios en papel y agilizan todo el proceso.
También aseguran que no se omitan tareas durante esos primeros días importantes gracias a recordatorios y flujos de trabajo visuales.
También puedes aprovechar software de flujos de trabajo de RR. HH. para automatizar tareas repetitivas de integración como aprobaciones, notificaciones y compartición de documentos.
Mejor Práctica #5: Crea un acuerdo de confianza "vivo" con tu empleado
Un acuerdo de confianza es la base para una relación laboral positiva, ya sea entre miembros de un grupo o entre un gerente y su(s) colaborador(es). Debe crearse de forma colaborativa, dejarse por escrito, y revisarse y actualizarse periódicamente como un documento "vivo".
Según Lorie Corcuera, directora de RR. HH. en DNEG, “El proceso de reclutamiento e integración son momentos clave para crear sentido de pertenencia. Para complementar tu programa de integración, trabaja con tu empleado para crear un acuerdo de confianza. Pídele al nuevo empleado que defina y comparta lo que necesita para sentirse incluido. Responde tú también. Esto demuestra que la inclusión y pertenencia son importantes para ti.”
Mejor práctica #6: Realice reuniones individuales regularmente
El principal propósito de realizar reuniones uno a uno (1:1) regulares (también llamadas "seguimientos") con los miembros de su equipo es fomentar relaciones positivas y productivas entre usted (el gerente) y los miembros individuales de su equipo.
Es importante incorporar estas reuniones 1:1 en la rutina laboral normal de su nuevo empleado y convertirlas en un hábito lo antes posible. Como parte de su programa de inducción y orientación, considere realizar su primera reunión 1:1 en su primer día de trabajo. Esto sentará las bases para futuras reuniones.
Mejor práctica #7: Proporcione oportunidades para conectar con compañeros
Puedes ser difícil ser el nuevo en el grupo. Existen muchas formas en las que puede apoyar a su nuevo empleado en sus esfuerzos por conectar con sus nuevos compañeros y fomentar su sentido de pertenencia e inclusión, como:
- Agende reuniones cortas de presentación con sus compañeros.
- Pida a un miembro actual del equipo que actúe como mentor o compañero para su nueva incorporación.
- Organice un almuerzo de equipo o evento de integración para crear un ambiente más relajado e informal para conocerse.
- Comparta un video de bienvenida con la nueva persona antes de su primer día de trabajo, presentando a los miembros de su nuevo equipo.
- Para incorporaciones globales o incorporación de trabajadores remotos, si es posible, recomendaría llevarlos a la oficina durante la primera semana o dos.
Mejor práctica #8: Recopile retroalimentación
La incorporación consta de una serie de actividades, muchas de las cuales se enfocan en crear una excelente experiencia para el empleado. Una manera de perfeccionar esto es recopilando retroalimentación mediante mecanismos como entrevistas, encuestas de incorporación y los mencionados seguimientos.
La retroalimentación de esta investigación le ayudará a optimizar el proceso de incorporación.
La incorporación es más que la primera semana
Un proceso de incorporación eficaz debe asegurar que el empleado se sienta preparado y motivado en su nuevo rol y que haya tomado la decisión correcta al unirse.
Tomarse el tiempo para invertir en un buen proceso de incorporación dará frutos en la productividad y retención de los empleados y aumentará su retorno de inversión (ROI) en la incorporación.
Asimismo, le ayudará a cumplir con las leyes laborales relacionadas con la conformidad en la incorporación.
Incluso si tiene que invertir en algún curso de incorporación para sus responsables de contratación y equipos de RRHH, la inversión valdrá la pena.
Como se mencionó anteriormente, la incorporación es más que la primera semana, y puede tomar hasta un año para que alguien se adapte completamente a su nuevo puesto.
El consenso general es que debería tener un plan de incorporación para al menos los primeros 90 días.
Para ayudarle a crear uno, consulte Cómo redactar un plan de 30, 60 y 90 días para la incorporación en su organización + plantilla
