Las 8 mejores prácticas para la integración de empleados
Las organizaciones que practican una incorporación de empleados eficaz entienden que el proceso de integrar a una nueva contratación en una empresa y su cultura requiere más que una carta de bienvenida agradable, un gran primer día de trabajo o un programa de orientación durante la primera semana. El software de incorporación es tu aliado cuando se trata de hacer que este proceso sea fluido.
Cuando se trata de incorporar nuevos empleados a tu organización, una gran primera impresión no siempre se traduce en una gran impresión duradera. Según Sapling HR, un popular proveedor de plataformas de software de RRHH (HRIS), “los mejores programas de incorporación de empleados se extienden durante los primeros 90 días del empleado... para asegurar que las nuevas contrataciones estén totalmente apoyadas mientras alcanzan su máxima productividad.”
Este artículo se enfoca en algunas de las mejores prácticas que te ayudarán a crear tu propio programa de incorporación, único para tu organización y adaptado a las necesidades de los miembros de tu equipo.
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¿Por Qué Es Importante La Incorporación De Empleados?
Las investigaciones muestran que implementar un proceso de incorporación de nuevos empleados (que a menudo incluye un programa de orientación estructurado) puede tener un impacto positivo enorme en el éxito de la empresa y en el compromiso, la retención y la productividad a largo plazo de los empleados.
Algunos de los beneficios de la incorporación de empleados incluyen:
- Maximiza la retención y la lealtad: según Click Boarding, una empresa de software de incorporación de empleados, el 69 por ciento de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si experimentaron una excelente incorporación.
- Fortalece la cultura empresarial: un proceso de incorporación efectivo ayudará a los nuevos miembros del equipo a comprender la visión, misión y valores de la empresa, y reforzará los comportamientos y actitudes esperados que colectivamente forman la cultura organizacional.
- Fomenta el sentido de pertenencia e inclusión: el 93 por ciento de los encuestados en la encuesta Global Human Capital Trends de Deloitte de 2020 indicaron que el sentido de pertenencia impulsa el rendimiento organizacional. Una buena incorporación puede reducir drásticamente la ansiedad y aumentar el sentido de pertenencia de un nuevo empleado a su equipo.
- Maximiza la productividad: según investigaciones de Glassdoor, un proceso sólido de incorporación puede mejorar la productividad en más del 70%, al definir claramente las expectativas del puesto y de la organización; reducir errores; y ahorrar tiempo y frustraciones.
- Minimiza los riesgos para el negocio: hay contratos laborales que firmar, formularios de nómina que completar, y políticas y procedimientos de la empresa que revisar. La mayoría de estas cosas existen para proteger tanto a la empresa como al empleado.
- Reduce los costos de rotación: según el informe Human Capital Benchmarking de SHRM, el costo promedio por contratación en los Estados Unidos fue de $4,129 y, en promedio, tomó 42 días cubrir un puesto. Una excelente incorporación puede generar un compromiso a largo plazo de los empleados.
- Atrae al mejor talento: el mundo es pequeño, y sitios como Glassdoor y LinkedIn permiten a los empleados compartir sus experiencias laborales con otros candidatos potenciales. La voz se correrá si creas una experiencia de incorporación que apoye a los nuevos miembros del equipo cuando se unan.
¿Cuáles Son Algunos Factores Clave De Éxito Para Un Proceso De Incorporación Efectivo?
Las mejores prácticas que se mencionan en este artículo solo serán exitosas si también tienes en cuenta una serie de factores clave:
- Tener un propósito claro: Ten una visión clara de por qué es importante la incorporación, qué tipo de experiencia deseas que tenga una nueva contratación e incluso qué te gustaría que dijeran en redes sociales y foros públicos como Glassdoor.
- Minimiza las sorpresas: Puede ser difícil para cualquiera entrar en una situación y un entorno desconocidos. Minimiza las sorpresas para la nueva contratación, incluyendo informarle desde cuál es el código de vestimenta hasta cómo será su primer día y semana laboral.
- Prepárate: El nuevo miembro de tu equipo llegará en su primer día listo para comenzar, y tú también deberías estarlo. Empieza preparando una lista de verificación para nuevas contrataciones. Programa con anticipación reuniones y sesiones de capacitación, prepara su equipo informático y espacio de trabajo, y prepara a otros miembros para ayudar. Incluso creé una plantilla de lista de verificación para nuevas contrataciones para ayudar.
- Ejercita la paciencia: Tu nuevo miembro del equipo casi seguramente cometerá errores, olvidará partes de su programa de orientación y se saltará uno o dos pasos mientras se adapta. “La paciencia es una virtud”, especialmente cuando se trata de la incorporación de nuevos empleados.
- Establece un ritmo razonable: A nadie le gusta sentirse abrumado como si bebiera de una manguera de incendio, así que evita saturarlos con demasiada información, lo que puede hacer que se pasen por alto o se olviden cosas importantes. ¡Intenta recordar cuánto te llevó aprender todo!
- Proporciona recursos: Preséntalos con las personas clave y muéstrales dónde pueden encontrar recursos como manuales del empleado y manuales de políticas.
- Crea flexibilidad: Tras el COVID-19, muchas empresas han optado por el trabajo remoto y otras prácticas virtuales. Incorpora flexibilidad en tus procesos de onboarding para que puedan adaptarse a empleados presenciales y remotos.
- Aprendizaje y desarrollo: Integrar el A&D en el proceso de incorporación implica crear planes de desarrollo personalizados que se alineen tanto con los objetivos organizacionales como con las aspiraciones individuales. Este enfoque no solo equipa a los nuevos empleados con las habilidades necesarias, sino que también demuestra un compromiso con su crecimiento profesional al facilitar un camino estructurado hacia la competencia.
- Gestión de la sobrecarga de información: Gestiona la entrega de contenido de manera estratégica. La utilización de rutas de aprendizaje personalizadas permite a los empleados asimilar la información a su propio ritmo, mejorando la retención y el compromiso. El uso de técnicas de microaprendizaje, como módulos breves y enfocados, puede hacer que la capacitación sea más digerible y menos abrumadora.
8 mejores prácticas para la incorporación de empleados
Pueden pasar meses para educar a un nuevo empleado en el conocimiento, las habilidades y los comportamientos necesarios para que empiece a contribuir al éxito de la organización.
Debido a que el proceso de incorporación se extiende durante un periodo largo, que puede continuar durante el primer año de empleo, es casi imposible crear una agenda, un cronograma o una plantilla específicos.
En su lugar, trata de seguir algunas de estas mejores prácticas a medida que creas objetivos a largo plazo y métricas para determinar si la incorporación es exitosa.
Mejor práctica n.º 1: Comienza la incorporación antes del primer día de trabajo del nuevo empleado
Después de lo que, con suerte, ha sido un proceso de reclutamiento eficiente, muchas organizaciones cometen el error de esperar hasta el primer día de trabajo del nuevo empleado para comenzar la orientación e integración.
Sin embargo, en muchos casos, puede haber una demora de días, semanas o incluso meses entre la recepción de una oferta de trabajo y el inicio del nuevo empleo.
Esta espera representa una gran oportunidad para que aproveches ese tiempo antes del primer día para generar entusiasmo, ayudarles a sentirse bienvenidos y comenzar el flujo constante de información que necesitarán para ponerse al día rápidamente.
La etapa entre que alguien acepta una oferta y su fecha de inicio se llama preincorporación. Algunos recursos adicionales que te pueden ayudar aquí: Cómo lograr una excelente preincorporación de nuevos empleados
Mejor práctica n.º 2: Crea excelentes prácticas de contratación y bienvenida
Crear una experiencia de onboarding extraordinaria ayuda a dejar una primera impresión duradera y positiva. Sin embargo, esa experiencia incluye muchos elementos más allá de enviar a tus nuevos miembros del equipo una taza de café o una lista de políticas de la empresa.
Para ayudar a que tu nuevo empleado arranque de inmediato y esté listo no solo para su primer día, sino para su primer mes, considera implementar una lista de verificación para nuevos empleados que incluya algunas de las siguientes prácticas:
- Dar la bienvenida al nuevo empleado con una llamada y un correo electrónico de bienvenida
- Enviar un paquete de bienvenida al nuevo empleado (puede incluir merchandising corporativo)
- Preparar las herramientas y recursos de trabajo para el nuevo empleado
- Preparar un programa y agenda de orientación
- Ofrecer oportunidades para conocer y saludar a colegas
Tracy McDonald de Thinkific, publicó en LinkedIn el paquete de bienvenida que recibió de ellos.
Mejor práctica #3: Involucrar a los líderes senior para inculcar la cultura de la empresa
La incorporación no es solo responsabilidad de su equipo de recursos humanos. Si bien los profesionales de RR. HH. estarán a menudo involucrados en la creación de un programa de incorporación para nuevos empleados, la responsabilidad de ejecutar las actividades de onboarding recae en toda la organización: miembros del equipo, gerentes y líderes senior.
Involucrar a un líder senior como un fundador, por ejemplo, le da a esa persona la oportunidad de ayudar a los nuevos empleados a entender la cultura de la empresa, educarlos sobre la historia de la compañía y explicar los valores y comportamientos esperados.
Hay muchas maneras de involucrar a los líderes senior, por ejemplo:
- Ofrecer una presentación de la empresa;
- Realizar un recorrido por el edificio o instalaciones;
- Presentar un tema de formación específico; y / o
- Llevar al nuevo miembro del equipo a tomar un café o almorzar.
Mejor práctica #4: Aprovechar el software de onboarding
Un proceso efectivo de onboarding consta de muchas tareas y actividades diferentes, desde completar la documentación del nuevo empleado hasta implementar la orientación y formación para nuevos empleados.
Muchos sistemas de información de recursos humanos cuentan con soluciones integradas de automatización de onboarding que eliminan la redundancia en la entrada de datos, reducen el uso de formularios en papel y agilizan el proceso en general.
También aseguran que no se omitan tareas en esos primeros días cruciales gracias a recordatorios y flujos de trabajo visuales.
Además, puedes utilizar software de flujo de trabajo de RR. HH. para automatizar tareas repetitivas de onboarding como aprobaciones, notificaciones y compartir documentos.
Mejor práctica #5: Crear un acuerdo de confianza vivo con tu empleado
Un acuerdo de confianza constituye la base de una relación laboral positiva, ya sea entre miembros de un grupo o entre un gerente y su(s) colaborador(es). Debe crearse de manera colaborativa, por escrito y revisarse y actualizarse periódicamente como un documento vivo.
Según Lorie Corcuera, Directora de RR. HH. en DNEG, “El proceso de reclutamiento e incorporación son momentos clave para crear pertenencia. Para complementar tu programa de onboarding existente, trabaja junto a tu empleado para crear un acuerdo de confianza. Pide al nuevo empleado que defina y comparta lo que necesita para sentirse parte. Comparte también tu respuesta. Esto demuestra que la inclusión y el sentido de pertenencia son importantes para ti.”
Mejor práctica #6: Realizar reuniones uno a uno de forma regular
El objetivo principal de tener reuniones uno a uno (1:1) regulares (también llamadas "seguimientos") con los miembros de tu equipo es fomentar relaciones positivas y productivas entre tú (el gerente) y cada uno de los integrantes de tu equipo.
Es importante incorporar estas 1:1 en la rutina normal de trabajo del nuevo empleado y convertirlas en un hábito lo antes posible. Como parte de su programa de onboarding y orientación, considera realizar tu primera reunión 1:1 en su primer día de trabajo. Esto sentará las bases para reuniones futuras.
Mejor práctica #7: Ofrecer oportunidades para conectar con compañeros
Puede ser difícil ser el nuevo en el equipo. Hay muchas formas en que puedes apoyar a tu nuevo empleado en sus esfuerzos por conectar con los nuevos compañeros y fomentar su sentido de pertenencia e inclusión, como:
- Programa reuniones introductorias cortas con los compañeros de trabajo.
- Pide a un miembro del equipo existente que actúe como mentor o compañero para tu nueva incorporación.
- Organiza un almuerzo de equipo o evento de integración para crear un ambiente más relajado e informal para conocerse mejor.
- Comparte un video de bienvenida con la nueva contratación, antes de su primer día de trabajo, presentándole a los miembros de su nuevo equipo.
- Para procesos de onboarding global o para la incorporación de trabajadores remotos, si es posible, recomendaría llevarlos a la oficina durante la primera o segunda semana.
Mejor práctica #8: Recoge feedback
El onboarding consta de una serie de actividades, muchas de las cuales se centran en crear una excelente experiencia para el empleado. Una forma de perfeccionarla es recopilando feedback mediante mecanismos como entrevistas, encuestas de onboarding y los ya mencionados seguimientos.
El feedback de esta investigación te ayudará a optimizar el proceso de onboarding.
El onboarding es más que la primera semana
Un proceso de onboarding eficaz debe asegurar que el empleado se sienta preparado y motivado en su nuevo rol, y que tomó la decisión correcta al unirse a la empresa.
Dedicar tiempo a invertir en un buen proceso de onboarding repercutirá positivamente en la productividad y retención de empleados, y aumentará el retorno de inversión del onboarding.
Igualmente importante, te ayudará a cumplir con las leyes laborales relacionadas con el cumplimiento normativo en el onboarding.
Aunque tengas que invertir en algún curso de onboarding para tus responsables de contratación y equipos de RR.HH., la inversión valdrá la pena.
Como se mencionó anteriormente, el onboarding es más que la primera semana, y puede llevar hasta un año para que alguien se adapte completamente a su nuevo puesto.
El consenso común es que deberías contar con un plan de onboarding para los primeros 90 días aproximadamente.
Para ayudarte a crear uno, lee Cómo crear un plan de 30, 60 y 90 días para el onboarding de tu organización + plantilla
