ChatGPT: HR-ammattilaisen opas

1. Muuta data oivalluksiksi

Tavoite: Tunnista kaavat nopeammin ja muunna data päätöksiksi.

HR-tiimit suorastaan uivat datassa: lähtöhaastatteluissa, pulssikyselyissä, henkilöstön vaihtuvuutta koskevissa raporteissa ja muualla. 

Olen kerta toisensa jälkeen huomannut, että vaikka rakastamme datan keräämistä, meidän on usein vaikea löytää aikaa sen kaiken ymmärtämiseen.

Tekoäly voi auttaa sinua löytämään merkityksiä, tuomaan esiin teemoja ja valmistelemaan olennaiset asiat johtamista tai toimintasuunnitelmien laatimista varten.

Mihin se auttaa:

• Lähtöhaastattelujen tai pulssikyselyjen kommenttien teemoittelu
• Pitkien laskentataulukoiden tiivistäminen johdolle
• Raakamittareiden muuttaminen eri kohderyhmille sopivaksi viestinnäksi
• Kaavojen löytäminen olemassa olevasta datasta tai datan järjestäminen helpommin ymmärrettävään muotoon
• Excel-tiedostot. Voit joko käyttää Microsoft Copilotin sisäänrakennettuja tekoälytyökaluja tai liittää datan suoraan toiseen tekoälytyökaluun (tai ladata sen alustastasi riippuen) ja pyytää tekoälyltä tiivistelmiä, vertailuja tai ehdotuksia visualisoinneiksi. Vaikka tämä on ERITTÄIN hyödyllistä Excel-käyttäjille, se ei korvaa pivot-taulukoiden ymmärtämistä (erittäin tärkeä taito!), mutta se voi auttaa havaitsemaan kaavoja nopeasti, kirjoittamaan kaavoja ja luomaan nopeasti jaettavia oivalluksia. Muista tarkistaa lähdedata huolellisesti varmistaaksesi, ettei tekoäly keksi asioita! 

Miksi sillä on merkitystä: Siirryt nopeammin tilanteesta ”Meillä on dataa” tilanteeseen ”Tiedämme, mitä sille pitää tehdä.”, mahdollisesti vähäisemmillä vaiheilla tai ilman Excel-velhojen tai erityisten data-analyytikkojen tarvetta.

Kokeile näitä kehotteita:

• ”Tässä on 100 avointa kommenttia henkilöstön sitoutumista koskevasta kyselystämme. Tiivistä keskeiset teemat selkokielisesti ja tunnista kaikki asiat, jotka esiintyvät useammin kuin kolme kertaa.”
• ”Tarkastele tätä osastoittain jaoteltua henkilöstön vaihtuvuutta koskevaa raporttia ja tunnista kolme aluetta, joissa muutos edelliseen neljännekseen verrattuna on suurin. Tiivistä tulokset ylimmälle johtoryhmällemme.”
• ”Ota tämä lähtöhaastattelun litterointi ja kirjoita siitä kolmen kohdan johtotason tiivistelmä. Keskity siihen, mitä voimme oppia ja mitä meidän tulisi tarkkailla.”

Lisävinkki: Kun olet saanut tiivistelmän, kysy: ”Kirjoita nyt kolme mahdollista seuraavaa askelta, joihin HR voisi ryhtyä tämän trendin käsittelemiseksi.” Et vain analysoi – etenet kohti toimintaa.

2. Jäsennä mallipohjia ja mukauta sisältö eri ryhmille

Tavoite: Rakenna luotettavia ja toistettavia laskentataulukoita, työkirjoja tai muita mallipohjia aloittamatta aina tyhjästä. 

Olen HR-urani aikana huomannut, että yllättävän paljon aikaa kuluu samanlaisen työn tekemiseen uudelleen eri ihmisille tai ryhmille.

Olen niin usein rakentanut samat seurantataulukot, kirjoittanut samat viestit tai muotoillut samantyyppiset raportit eri puolilla yritystä. 

Tekoälyn avulla voit muuttaa nämä rutiinit toistettaviksi mallipohjiksi ja hyödyntää dataasi älykkäämmin.

Mihin se auttaa:

• Uudelleenkäytettävien mallipohjien luominen henkilöstölaskentoja, suoritusarviointeja, henkilöstömääräraportteja, palkanlaskentaa – mitä tahansa varten
• Tiivistelmien, vertailujen tai toimenpiteiden poimiminen laskentataulukoista
• Datan jäsentäminen selkeiksi visualisoinneiksi tai esitysten puheenvuoroiksi

Miksi sillä on merkitystä:

Käytät vähemmän aikaa muotoiluun tai mukauttamiseen ja enemmän aikaa oivalluksiin, päätöksiin ja strategiaan keskittymiseen (ainutlaatuisen inhimilliset supervoimasi).

Kokeile näitä kehotteita:

• ”Luo muokattava mallipohja neljännesvuosittaiselle henkilöstömäärä- ja vaihtuvuusraportille. Varaa siihen tilaa tiivistetyille oivalluksille ja osastokohtaisille mittareille.”
• ”Minulla on CSV-tiedosto, jossa on tiimikohtaiset työntekijöiden tyytyväisyyspisteet. Tiivistä parhaiten ja heikoimmin pisteytetyt alueet ja suosittele kahta toimenpidettä kullekin.”
• ”Rakenna suoritusarvioinnin mallipohja esihenkilöille. Sisällytä siihen arviointiasteikot, tilaa palautteelle sekä tiivistelmäosio ylennyksen valmiusasteen arviointia varten.”

Lisävinkki: Kun olet saanut tekoälyn avulla jonkin asian haluamaasi pisteeseen, pyydä sitä laajentamaan tai muokkaamaan kyseistä asiaa. Kokeile esimerkiksi: “Muuta tämä nyt uudelleenkäytettäväksi tarkistuslistaksi tai lomakkeeksi, jota muut esihenkilöt tai henkilöstötiimin jäsenet voivat käyttää.” Suorita tämä muutamalla eri tavalla ja katso, miten yhdestä sisältö- tai tietokokonaisuudesta voidaan muokata useita eri asioita, jotka sopivat omaan ainutlaatuiseen tarkoitukseensa ja kohderyhmäänsä.

3. Säästä aikaa toistuvaan suunnitteluun

Tavoite: Rakenna nopeammin laadusta tinkimättä.

Jos olet joskus rakentanut perehdytyssuunnitelman, koulutuksen rungon tai kalenterin alusta alkaen, tiedät, kuinka paljon aikaa nämä ”vakioasiakirjat” todellisuudessa vievät. Tekoäly voi auttaa sinua ohittamaan aloitusvaiheen ja siirtymään nopeammin viimeistelyyn.

Mihin siitä on apua:

• Perehdytyksen aikataulujen luonnosteluun
• Esihenkilöiden kehittämisen runkojen luomiseen
• DEI-ohjelmien sisältöosioiden rakentamiseen

Miksi sillä on merkitystä:

Pääset minuuteissa 70 prosenttiin tavoitteesta – ja voit keskittää energiasi sisällön mukauttamiseen ja toteuttamiseen.

Kokeile näitä kehotteita:

• “Luo 30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma etänä työskentelevälle kokeneelle insinöörille. Sisällytä siihen perehdytyksen tukihenkilöt, tekniset valmistelut ja ensimmäisen projektin virstanpylväät.”
• “Laadi 12 kuukauden esihenkilöiden kehityspolku uusille esihenkilöille hybridityöpaikalla. Sisällytä jokaiseen vuosineljännekseen vähintään yksi kokemuksellinen aktiviteetti.”
• “Luo vuosineljänneksittäin järjestettävän henkilöstötilaisuuden esityslistapohja. Sisällytä aikajaksot, ehdotettu sisältö ja muistutukset tukimateriaaleista.”

Lisävinkki: Kun olet saanut mieleisesi suunnitelman, jatka esimerkiksi näin: “Muuta tämä nyt esitysdiojen rungoksi” tai “Kirjoita tämän suunnitelman yhteyteen sopiva viestintäsähköposti.” Näin rakennat usean eri formaatin materiaaleja yhden istunnon aikana.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Tee strategiasta helpommin viestittävä

Tavoite: Kerro selkeämpiä ja vaikuttavampia tarinoita – erityisesti datan avulla.

Henkilöstöjohtajilla ei ole koskaan ollut käytettävissään näin paljon oivalluksia – eikä toisaalta näin paljon painetta tehdä niistä merkityksellisiä muille. Olipa kyse henkilöstöstrategian muutoksesta, DEI-päivityksestä tai osaamisriskejä kuvaavasta mittaristosta, tekoäly voi auttaa sinua kertomaan lukujen taustalla olevan tarinan.

Mihin siitä on apua:

• Henkilöstömittareiden muuttamiseen johdolle suunnatuiksi puheenaiheiksi
• Diojen tai yhden sivun materiaalien luonnosteluun monialaisille tiimeille
• Vision, kompromissien tai muutosten vaikutusten viestimiseen

Miksi sillä on merkitystä:
Vaikutat tehokkaammin – ja esiinnyt selkeästi ja itsevarmasti.

Kokeile näitä kehotteita:

• “Muokkaa tämä henkilöstöstrategiaa käsittelevä asiakirja yleiselle henkilöstölle sopivaksi. Tee siitä keskusteleva, arvojemme mukainen ja alle 400 sanaa pitkä.”
• “Tiivistä henkilöstöanalytiikkaraporttimme viideksi luettelokohdaksi, jotka kiinnostaisivat talousjohtajaa. Keskity kustannuksiin, henkilöstön pysyvyyteen liittyvään riskiin ja tuottavuuteen.”
• “Luo yhden dian tarina, joka selittää muutoksen osaamisstrategiassamme. Sisällytä yksi otsikko ja sen alle kolme keskeistä viestiä.”

Lisävinkki: Kun viestisi on selkeä, kysy: “Kirjoita tästä nyt versio, jonka esihenkilöt voivat jakaa tiimikokouksissa.” Tämä auttaa vahvistamaan yhteistä suuntaa organisaation kaikilla tasoilla.

5. Mallinna skenaarioita ja ”mitä jos” -tilanteita

Tavoite: Pohdi riskejä ja vaihtoehtoja ennen päätösten tekemistä.

Et tarvitse kristallipalloa nähdäksesi, mitä mutkan takana on – sinun tarvitsee vain testata ideat perusteellisesti ennen niiden käyttöönottoa. Tekoälyn avulla voit pohtia tuleviin päätöksiin tai toimintaperiaatteisiin liittyviä mahdollisia reaktioita, riskejä ja ratkaisuja.

Mihin siitä on apua:

• Toimintaperiaatteisiin tai muutosten suunnitteluun liittyvien kompromissien arviointiin
• Viestien tai käyttöönottoaikataulujen stressitestaamiseen
• Johtajien valmistamiseen todennäköisiä kysymyksiä tai vastarintaa varten

Miksi sillä on merkitystä: Tuot esiin strategista ajattelua etkä näyttäydy vain toimintaperiaatteiden toteuttajana.

Kokeile näitä kehotteita:

• “Jos vähennämme etätyökäytäntömme kolmesta päivästä yhteen, millaisiin työntekijöiden reaktioihin meidän tulisi varautua? Millainen viestintä ja tuki voisi vähentää kitkaa?”
• “Vertaa kolmea lähestymistapaa uuden sisäisen liikkuvuuden viitekehyksen käyttöönottoon. Tuo esiin hyödyt ja haitat, todennäköiset työntekijöiden reaktiot sekä käyttöönoton monimutkaisuus.”
• “Kuvittele, että poistamme vuoden lopussa maksettavat bonukset ja korvaamme ne neljännesvuosittain myönnettävillä kertapalkkioilla. Mikä voisi mennä pieleen? Mikä voisi parantua?”

Lisävinkki: Kun olet kartoittanut skenaariot, kysy: “Laadi nyt johdolle suunnattu kysymykset ja vastaukset -osio, joka auttaa esihenkilöitä käsittelemään viittä tärkeintä huolenaihetta, joita työntekijät saattavat tuoda esiin.” Olet viestinnässä askeleen edellä, kun viestit ovat valmiina käyttöön.

6. Laajenna tukeasi uupumatta

Tavoite: Auta useampia ihmisiä – nopeammin – tinkimättä laatustandardeistasi.

HR:n tehtävänä on tukea ihmisiä – ja pyyntöjen, keskustelujen sekä toistuvien kysymysten määrä on loputon. Tekoäly voi auttaa sinua laajentamaan toimintaasi muuttamalla tietämyksesi itsepalvelutyökaluiksi, mallipohjiksi ja yhden napsautuksen resursseiksi.

Mihin siitä on apua:

• Työkalupakettien, tarkistuslistojen tai keskusteluoppaiden laatimiseen
• Uusien järjestelmien usein kysyttyjen kysymysten tai käyttöohjeiden laatimiseen
• Toistettavien, itsepalveluna käytettävien resurssien rakentamiseen

Miksi sillä on merkitystä:
Teet itsestäsi paremmin saatavilla olevan strategista työtä varten, kun teet asiantuntemuksestasi helpommin hyödynnettävää.

Kokeile näitä kehotteita:

• “Kirjoita uusille esihenkilöille yhden sivun ohje palautteen antamisesta. Sisällytä 3 asiaa, jotka kannattaa tehdä, 3 asiaa, joita kannattaa välttää, sekä esimerkkilause rakentavan palautteen antamiseen.”
• “Luo työntekijöille käyttöohjeet etujen päivittämiseen etujen avoimen ilmoittautumisjakson aikana. Käytä selkeää kieltä ja jäsennä ohje usein kysyttyjen kysymysten muotoon.”
• “Laadi HRBP-henkilöille keskustelunaiheita käytettäväksi keskusteluissa heidän oman esihenkilönsä esihenkilön kanssa. Keskity sitoutumista edistävien tekijöiden ja uupumisriskin selvittämiseen.”

Lisävinkki: Pyydä tekoälyä luomaan jokaisesta resurssista sekä “täysi versio” että “TL;DR-versio” tai Slackiin/Teamsiin muotoiltu versio. Mitä helpommin sisältösi on saatavilla, sitä hyödyllisempää siitä tulee.

Yleisten ongelmien vianmääritys

Kun alat käyttää tekoälytyökaluja, saatat kohdata monia tekoälyn aivan liian yleisiä sudenkuoppia, kuten hallusinaatioita, sen, ettet saa täsmälleen pyytämääsi lopputulosta, sekä oman ehdottomasti vähiten suosikkini: voimakkaan toiston. 

Nämä ovat yleisimpiä tekoälyn kehotteisiin liittyviä ongelmia ja keinoja niiden ratkaisemiseksi.

1. Tuotos on liian yleisluontoinen tai epämääräinen

Mikä menee pieleen: Kehotteessa ei ollut riittävästi taustatietoa, tietoa kohdeyleisöstä tai tietoa tavoitteesta.

Mitä tehdä: Ole kehotteessasi täsmällinen. Kerro tekoälylle, kenelle sisältö on tarkoitettu, miksi sillä on merkitystä ja missä sitä käytetään.

Esimerkki kehotteen korjaamisesta:

• Älä kirjoita: “Kirjoita koulutuksen yhteenveto”
• Kokeile: “Tee yhteenveto tästä 60 minuutin virtuaalisesta koulutuksesta keskitason esihenkilöille, jotka eivät voineet osallistua. Sisällytä 3 tärkeintä oppia ja 2 toimenpidettä. Sävy: tiivis ja käytännönläheinen.”

2. Teksti kuulostaa liikaa tekoälyn kirjoittamalta

Mikä menee pieleen: ChatGPT pyrkii oletusarvoisesti käyttämään liian viimeisteltyä, muodollista tai muotisanojen täyttämää kieltä.

Mitä tehdä: Anna kehotteessa selkeät ohjeet sävystä. Pyydä inhimillistä ja käytännönläheistä ilmaisua. Pyydä tekoälyä kirjoittamaan vähemmän tekoälyn tavoin (palaamme tähän myöhemmin).

3. Liikaa toistoa tai itsestäänselvyyksien toteamista

Mikä menee pieleen: Tekoäly yrittää usein kuulostaa kattavalta tiiviyden sijaan. Pisteitä ei saa hienoista sanoista, vaan hyödyllisyydestä ja selkeydestä (muista tämä aina!)

Mitä tehdä: Rajaa kehotetta. Pyydä vain olennaiset tai uudet tiedot ja lisää sanamäärärajoitus.

Esimerkki kehotteen korjaamisesta:  “Kirjoita tämä enintään 150 sanalla. Sisällytä vain se, mikä on tälle kohdeyleisölle uutta tai tärkeää.”

4. Liiallinen itsevarmuus tai virheelliset tiedot

Mikä menee pieleen: ChatGPT on koulutettu kuulostamaan asiantuntevalta ja sujuvalta myös silloin, kun se tekee oletuksia (hallusinoi).

Mitä tehdä: Pyydä lähteet, tarkista faktat kaiken sellaisen osalta, mikä kuulostaa liian varmalta, ja vältä tekoälyn käyttämistä juridisen tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvän sisällön kirjoittamiseen ilman ihmisen suorittamaa tarkistusta (tämä on erittäin, erittäin tärkeää, ja sillä on monia vaikutuksia erityisesti HR:ssä).

Esimerkki kehotteen korjaamisesta:  “Mitkä ovat tämän tiedon lähteet? Linkitä ensisijaisiin lähteisiin, jos mahdollista.”

5. Ei vastaa tyyli- tai muotoiluvaatimuksia

Mikä menee pieleen: Tekoäly käyttää oletusarvoisesti yleisiä tyylejä, ellet kerro sille tarkasti, mitä sen pitäisi tehdä. Se kuvittelee tietävänsä, mitä tehdä ollakseen avuksi, mutta usein lopputulos ei vastaa sitä, mitä todella haluat.

Mitä tehdä: Kerro muotoiluvaatimuksista selkeästi heti alussa. Korosta muokkauksen aikana, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä muodon, sävyn ja rakenteen kannalta – ole tarkka!

Esimerkki kehotteen korjaamisesta: ”Kirjoita luettelomerkein, rajoita jokainen kohta kahteen riviin, käytä otsikoissa otsikkotyylin mukaista kirjainkokoa ja vältä ajatusviivoja tai liioittelevaa kieltä.”

Yritys korjata tekoälyn kirjoittamisen ongelmakohdat

Tämän artikkelin aikana olen korostanut, kuinka tärkeää on kertoa tarkasti, mitä haluat tekoälytyökalultasi! 

Tämä koskee myös sitä, miten pyydät näitä työkaluja kirjoittamaan puolestasi. Kerro tekoälytyökaluillesi keskustelun alussa (tai vielä mieluummin asetuksissa), miten haluat niiden kirjoittavan. 

Tässä on esimerkki: ”Kirjoita ammattimaiseen mutta luonnolliseen sävyyn. Vältä täytekieltä, jargonia ja liikaa käytettyjä ilmauksia. Älä käytä ajatusviivoja tai huutomerkkejä. Vältä sanoja kuten ’muutosvoimainen’ ja ’pelin muuttava’ sekä kaikenlaisia myyntihenkisiä kielikuvia. Pidä teksti selkeänä ja hyödyllisenä, ja kirjoita niin, että voisin oikeasti sanoa sen ääneen.”

Voit mennä tässä vielä pidemmälle ja antaa omia kirjoitusnäytteitäsi, jotta tekoäly ymmärtäisi kirjoitustyylisi ainutlaatuisen inhimillisen sävyn ja rytmin. 

Jos tämä ei riitä, voit myös vahvistaa toiveitasi jatkokehotteilla, kuten: 

• ”Tee tästä inhimillisemmän kuuloinen.”
• ”Kirjoita tämä uudelleen selkeyden vuoksi ja poista kaikki muotisanat.”
• ”Tiivistä tätä ja tee siitä sisäisen yritysviestinnän kuuloinen.”

Paras neuvoni tämän asian suhteen on olla selkeä ja johdonmukainen siinä, miten haluat tekoälyn kirjoittavan puolestasi. 

Tekoälyn käsityksen hienosäätö siihen, mitä haluat, vie jonkin aikaa, mutta kun saat kaiken kohdalleen, se voi olla poikkeuksellisen hyödyllinen apu eri sidosryhmille suunnattujen viestien viimeistelyssä. 

Sinun vuorosi!

Sinun ei tarvitse olla tekoälyn asiantuntija käyttääksesi sitä kuin asiantuntija. Tarvitset vain selkeän tavoitteen ja muutaman hyvän kehotteen.

Mistä siis aloitat?

1. Valitse yksi edellä mainituista tavoitteista.
2. Kokeile jotakin kehotteista.
3. Katso, miten se auttaa.

Saatat säästää 30 minuuttia. Saatat saada selkeyttä asiaan, joka on aiemmin tuntunut epäselvältä. Tai saatat vain tuntea pienen sysäyksen eteenpäin, joka muistuttaa sinua siitä, että hallitset tämän!

Koetko tämän hyödylliseksi? Lisää se kirjanmerkkeihin, jaa se työkaverille tai kokeile jotakin kehotteista seuraavassa kahdenkeskisessä keskustelussasi (näytä pomollesi uudet taitosi!).

Olemme vasta tekoälyn HR-käytön alussa. Mitä enemmän kokeilet, sitä enemmän hyötyä saat.

Lyhyt huomio alustoista

ChatGPT on yksi useista samalla tavalla toimivista työkaluista. Claude, Gemini ja Microsoft Copilot – ne kaikki käyttävät suuria kielimalleja sisällön tuottamiseen ja muokkaamiseen syötteesi perusteella. 

Valinta riippuu usein siitä, mikä työkalu integroituu parhaiten järjestelmiisi ja missä tietojesi on oltava. Toimintaperiaatteet ovat samankaltaiset; se, miten laadit kehotteita ja muokkaat sisältöä, on tärkeämpää kuin käyttämäsi työkalu.

Huomio yksityisyydestä

Tekoälystä on uskomattoman paljon hyötyä, mutta se on silti kolmannen osapuolen järjestelmä. Vaikka tuntuisikin siltä, että vain keskustelet asiakirjan kanssa, kaikki kirjoittamasi voidaan tallentaa tai käsitellä organisaatiosi valvonnan ulkopuolella, erityisesti tekoälytyökalujen ilmaisversioissa.

Jos et kirjoittaisi asiaa ulkoiseen sähköpostiin tai jaetulle Slack-kanavalle, älä kirjoita sitä ilmaisiin tekoälytyökaluihin. 

Tämä tarkoittaa, ettei keskusteluissa ilmaisten tai maksuttomien tekoälytyökalujen kanssa pidä käyttää oikeita nimiä, työntekijätunnuksia, tiettyjen toimittajien tietoja, luottamuksellisia tietoja tai julkaisemattomia talous- tai strategia-asiakirjoja. 

Paras tapa käsitellä tekoälyn aiheuttamia yksityisyys- ja turvallisuushaasteita on keskustella yrityksesi IT-tiimin kanssa tekoälyn asianmukaisesta käytöstä työssä ja selvittää, onko heillä suositeltuja tai yksityisiä työkaluja, joissa voit käyttää yrityksen tietoja vapaasti.

Jos näin ei ole, varmista, että sinulla on lupa käyttää tekoälytyökaluja. Harkitse sitten maksullista tiliä ja kieltäydy antamasta tekoälytyökalulle lupaa kouluttaa tekoälymallejaan tietojesi avulla.