Puhu HR:stä kanssani: henkilökohtainen kriisi, myöhästyneet määräajat ja itkeminen arviointikeskusteluissa
Tervetuloa Talk HR to Me -palstalle, People Managing People -neuvontapalstalle, jota pitää Alana Fallis, Quantum Metricin henkilöstöjohtaja.
Joka toinen viikko Alana perehtyy polttaviin HR-kysymyksiinne ja antaa neuvoja, jotka auttavat teitä selviytymään hankalimmistakin tilanteista. Tässä ensimmäisessä osassa käsittelemme siirtymistä kollegasta esihenkilöksi omien vertaisten joukossa, henkilökohtaisessa kriisissä olevan työntekijän kanssa toimimista, odottamattomia lähtöjä ja tuottavuuden valmentamista.
Jos sinulla on kysymyksiä, joihin haluaisit vastauksen, lähetä ne sähköpostitse osoitteeseen david.rice@peoplemanagingpeople.com. Tietosi pidetään nimettöminä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sen pidemmittä puheitta...
Kysymys 1
Yksi tiimini jäsen itkee jokaisessa keskustelussa suoriutumisesta. Haluan olla ystävällinen – mutta myös suora. Auta?
Kukaan ei halua nähdä tiiminsä jäsenen itkevän! Mutta tiedätkö, mikä ei olisi ystävällistä? Tärkeän palautteen pidättäminen, koska pelkäät, miten se otetaan vastaan, mikä johtaa myöhemmin ongelmiin.
Kaikki viestivät eri tavoin, ja ehdotan, että kysyt tiimisi jäseneltä ennen seuraavaa arviointia tai suoriutumiskeskustelua, miten hän haluaisi saada palautetta.
Ota asia esille seuraavassa kahdenkeskisessä keskustelussanne: ”Meillä on pian arviointikeskustelu. Tiedän edellisen keskustelumme perusteella, että koit kriittisen palautteen kuulemisen haastavaksi. On todella tärkeää, että pystymme keskustelemaan avoimesti ja rehellisesti siitä, miten asiat sujuvat, sekä hyvistä että huonoista asioista. Miten haluat saada palautetta?”
Voit esimerkiksi:
- Ennakoida asian päivää ennen, jotta hänellä on aikaa sulatella sitä ennen keskustelua.
- Käydä arviointikeskustelun kamera pois päältä, jotta hän ei tuntisi olevansa yhtä paljon huomion kohteena
- Kiinnittää erityistä huomiota äänensävyyn.
Tulevaisuutta ajatellen pyydän tiimiini liittyviä uusia suoria alaisiani täyttämään oppaan heidän kanssaan työskentelyä varten. Siinä kysytään muun muassa, miten he haluavat kuulla, jos jokin ei suju hyvin.
Kysymys 2
Tiedän, että työntekijä etsii uutta työpaikkaa. Pitäisikö minun ottaa asia puheeksi? Yrittää pitää hänet? Antaa asian olla?
Se riippuu siitä, miten sait asian selville! Jos työntekijäsi jakoi näyttönsä ja siinä näkyi välilehti, jossa oli muualla oleva työhakemus, ottaisin asian puheeksi. Jos sait tietää asiasta huhupuheiden kautta tai joku verkostosi henkilö soitti sinulle epävirallisesti kysyäkseen suositusta, en ottaisi.
Rehellisesti sanottuna en useimmissa tapauksissa ottaisi asiaa puheeksi. Syynä on se, että on vaikea arvioida, kuinka vakavasti joku suhtautuu lähtemiseen (joskus ihmiset vain kartoittavat vaihtoehtoja ja uteliaisuus vie mennessään), ja lisäksi... asia ei oikeastaan kuulu minulle.
Jos kuitenkin ehdottomasti koet, että sinun täytyy, tai jos todella haluat pitää työntekijän palveluksessasi, aloittaisin keskustelun kysymällä, miten hänellä menee ja onko hän edelleen tyytyväinen tehtäväänsä.
Tämä saattaa johtaa keskusteluun, jossa henkilö antaa palautetta tai pyytää apua päivittäisiin asioihinsa. Silloin voitte (toivottavasti) keskustella rehellisesti siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Kysymys 3
Olen uusi esihenkilö ja yhtäkkiä vastuussa entisistä kollegoistani. Miten vältän oudot valta-asetelmat?
Myönnä tilanne! Käy keskustelu uusien suorien alaistesi kanssa, jossa luot suuntaviivat tulevalle yhteistyölle. Pieni huumori ja nöyryys auttavat tällaisessa tilanteessa pitkälle. Voit aloittaa myöntämällä: ”Tämä on hieman outoa, vai mitä?”.
Tee muutoksesta heille mielekäs kertomalla, miten aiot olla heidän tukenaan uudessa roolissasi esihenkilönä, selvittämällä heidän työskentelymieltymyksensä, mukaan lukien sen, miten he haluavat heidän kanssaan viestittävän, ja osoittamalla kiinnostusta heidän uraansa ja kehittymiseensä.
Pahinta, mitä voit tehdä, on takertua asemaasi ja esiintyä kuin ”uusi sheriffi kaupungissa”. Keskity rakentamaan luottamusta tässä uudessa suhteessa, niin lupaan, että tilanne muuttuu ajan myötä vähemmän oudoksi.
Kysymys 4
Yksi tiimini jäsenistä käy läpi henkilökohtaista kriisiä ja on pyytänyt pidennettyä palkatonta vapaata. Mitä tekijöitä minun tulisi ottaa huomioon päätöstä tehdessäni, ja miten kerron asiasta tiimille?
Arvostan haluasi huomioida tämä tiimin jäsen ja tukea häntä haastavana aikana. Muutama asia kannattaa ottaa huomioon: onko yritykselläsi käytäntö siitä, miten yritys arvioi palkatonta vapaata koskevat pyynnöt?
Jos on, on tärkeää käsitellä tällaiset tilanteet yhdenvertaisesti ja oikeudenmukaisesti johdonmukaisten kriteerien avulla, sillä tämä ei todellakaan ole viimeinen saamasi pyyntö.
Jos yrityksellä ei ole virallista käytäntöä, onko aiempien pyyntöjen käsittelystä olemassa vakiintunutta toimintatapaa? Joka tapauksessa et tee tätä päätöstä tyhjiössä. Esihenkilönä haluat tehdä yhteistyötä HR-tiimisi kanssa.
Toinen huomioitava tekijä on yrityksesi sairausvakuutus – joissakin vakuutuksissa on rajoituksia sille, kuinka kauan työntekijä voi pysyä vakuutussuunnitelmasi piirissä ilman palkkaa, joten nämä ehdot kannattaa selvittää.
Suoraviivaisin vastaus tässä liittyy kysymykseen: "mitä kerron tiimille?"
Heidän tarvitsee tietää vain tämä: "Jane jää vapaalle ja pois töistä joksikin aikaa, arviolta noin 12 viikoksi. Näin aiomme hoitaa hänen työtehtävänsä hänen poissaolonsa aikana...".
Kysymys 5
Meiltä lähti yllättäen pitkäaikainen tiimin jäsen. Olen vältellyt vastaamasta hänen työtovereidensa kysymyksiin siitä, miksi hän lähti, koska hän oli todella pidetty työntekijä ja hänellä oli täällä paljon ystäviä. Rehellisesti sanottuna hänet irtisanottiin suoriutumisen vuoksi. Onko tätä sopivaa sanoa, jos minulta kysytään, jotta he eivät luulisi, että kyse oli jostain pahemmasta?
Ehdottomasti ei! Alaisesi ovat aivan oikein päätelleet, ettei tämä henkilö lähtenyt vapaaehtoisesti, sillä muuten hän olisi ilmoittanut lähdöstään.
Vaikka olisi ilmeistä, että joku on irtisanottu, sinun ei pitäisi koskaan kertoa tiimin muille jäsenille yksityiskohtia siitä, miksi näin tapahtui – yksinkertaisesti siksi, ettei asia kuulu heille.
Vaikka en suosittele yksityiskohtien kertomista, suosittelen, että hoidat tällaiset viestinnälliset tilanteet jatkossa ennakoivammin.
Kun joku irtisanotaan, sovi tapaaminen niiden sidosryhmien kanssa, joiden on tarpeen tietää asiasta (tai kaikkien, jotka työskentelivät hänen kanssaan hyvin läheisesti), ja kerro seuraavat tiedot: "Sarah ei enää työskentele yrityksessä tästä päivästä alkaen. Olemme kiitollisia hänen täällä tekemästään työstä ja toivotamme hänelle vilpittömästi kaikkea hyvää. Tästä eteenpäin x y z -projektin yhteyshenkilöinä toimivat Tony ja Ann."
Se, miten puhut lähtevistä tiimin jäsenistä, välittää tärkeän viestin niille, jotka jäävät. Jos sinulta kuitenkin kysytään lisätietoja, voit sanoa esimerkiksi: "Ymmärrän, että työskentelit läheisesti Sarahin kanssa ja että sinulla on kysymyksiä hänen lähdöstään, mutta en voi antaa enempää tietoja. Haluaisit varmasti itsekin, että henkilökohtaiset tietosi pidetään luottamuksellisina."
Yleensä tämä riittää.
Kysymys 6
Yksi tiimini jäsenistä myöhästyy jatkuvasti määräajoista, ja hänen työnsä laatu on heikentynyt. Olen keskustellut hänen kanssaan muutaman kerran, mutta tilanne ei parane. Miten puutun asiaan oikeudenmukaisesti ja asianmukaisesti niin, että se viime kädessä parantaa tiimin tuottavuutta?
Jos olet jo keskustellut tämän tiimin jäsenen kanssa eikä tilanne parane, saattaa olla aika ryhtyä muodollisempiin suoriutumisen hallinnan toimiin. Ennen sitä selvitä kuitenkin, pääsetkö selville syystä.
Ehkä tämän tiimin jäsenen henkilökohtaisessa tai ammatillisessa elämässä on jotain, mikä vaikeuttaa hänen työtään... etenkin jos tämä käytös on melko uutta. Tapaa hänet, kerro, mitä olet havainnut, ja kysy, mistä on kyse. Hän saattaa kertoa jotain, mistä et ollut tietoinen, jolloin voit toimia tilanteen edellyttämällä tavalla.
Jos näin ei kuitenkaan ole ja hän on yksinkertaisesti ollut huolimaton, kerro hänelle, että olemme alkaneet saavuttaa pisteen, jossa tämä kiireellisyyden ja yksityiskohtien huomioimisen puute vaikuttaa kielteisesti hänen työhönsä.
Kerro, mitä odotat häneltä. Mainitse, että jos tilanne ei parane, saatat joutua siirtymään muodollisempiin alisuoriutumisen hallinnan toimiin, kuten suoriutumisen parantamissuunnitelmaan.
Vahvista keskustelu sähköpostilla, jossa kerrot, mistä puhuitte, mitä odotat jatkossa ja millaisia resursseja sinulla on hänen auttamisekseen. Jos tilanne ei muutaman viikon kuluttua ole parantunut, palaa asiaan muodollisemman toimenpiteen avulla.
Neuvot suoraan sähköpostiisi
Haluatko saada Talk HR to Me -ohjelman ja muita asiantuntijoiden näkemyksiä suoraan sähköpostiisi? Tilaa People Managing People -uutiskirje, niin saat joka viikko kaiken uusimman sisällön sekä tietoa tulevista tapahtumista.
