Tiimin toimintaperiaatteet: mitä ne ovat ja miten ne laaditaan

Säännöt ja ohjeet sen sijaan ovat muodollisia ja dokumentoituja, usein käytäntöjen tai vakiomuotoisten toimintaohjeiden muodossa.

Joustavuus

Normit ovat joustavia ja muovautuvia, ja ne voivat helposti mukautua ja kehittyä tiimin tai tilanteen muuttuessa ilman muodollista hyväksyntää.

Säännöt ja ohjeet ovat jäykempiä. Muodollisen luonteensa vuoksi niiden muuttaminen edellyttää johdon hyväksyntää.

Miten ne luodaan

Normit muotoutuvat kollektiivisesti tiimin vuorovaikutuksen ja kokemusten kautta, kun taas säännöt ja ohjeet kehittää ja määrää käyttöön joku auktoriteettiasemassa oleva henkilö tai taho (johtaja, toiminnallinen ryhmä tai organisaatio).

Soveltamisala

Normit keskittyvät siihen, miten ihmiset työskentelevät yhdessä tietyssä kontekstissa. Ne liittyvät tiettyyn tiimiin tai ryhmään eivätkä ole yhdenmukaisia koko organisaatiossa.

Säännöillä ja ohjeilla on laajempi soveltamisala, ja niitä sovelletaan yleensä yhdenmukaisesti koko organisaatiossa.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vastuu ja noudattamisen valvonta

Normeja valvotaan itse, ja ne perustuvat keskinäiseen vastuuseen. Noudattamatta jättämistä käsitellään palautteen ja keskustelun avulla ilman muodollista rangaistusta.

Sääntöjen ja ohjeiden noudattamista valvoo auktoriteettiasemassa oleva henkilö tai taho. Noudattamatta jättämisellä on usein muodollisia seurauksia.

Normit	Säännöt/ohjeet
Usein epävirallisia ja kirjoittamattomia	Muodollisia ja dokumentoituja
Hyvin mukautuvia	Jäykkiä; niitä voidaan muuttaa vain johdon hyväksynnällä
Muotoutuvat kollektiivisesti tiimin vuorovaikutuksen ja kokemusten kautta	Johto luo ne, ja auktoriteettiasemassa oleva henkilö määrää ne käyttöön
Keskittyvät siihen, miten ihmiset työskentelevät yhdessä tietyissä konteksteissa; tilannesidonnaisia	Niillä on laaja soveltamisala; muuttumattomia
Niitä valvotaan itse; valvonta perustuu keskinäiseen vastuuseen	Auktoriteettiasemassa oleva henkilö valvoo niiden noudattamista; valvonnalla on muodollisia seurauksia

Normien merkitys huipputiimeille

Normit edistävät huippusuorituksia tarjoamalla yhteisen ymmärryksen, jota tiimit tarvitsevat toimiakseen tehokkaasti ja tehdäkseen yhteistyötä tuloksellisesti. 

Ne suuntaavat tiimiä kohti yhteisiä tavoitteita ja vastuuta sekä auttavat vähentämään kilpailevien prioriteettien aiheuttamaa hälyä.

Tiimin normien määrittäminen auttaa luomaan tehokkaan työskentelydynamiikan kolmella tärkeällä tavalla:

1. Yhdenmukaiset odotukset ja toimintatavat

Huipputason suoriutuminen edellyttää tiimeiltä yhdenmukaisuutta. Määrittelemällä paitsi sen, mitä ihmiset tekevät tiimissä, myös miten he sen tekevät, normit auttavat suuntaamaan huomion ja tuottavuuden oikein sekä poistavat tarpeen päättää jokaisen projektin tai työskentelykokonaisuuden yhteydessä, miten työ tehdään.

Normit luovat yhdenmukaiset odotukset siitä, miten tiimin jäsenet tekevät yhteistyötä, tekevät päätöksiä ja viestivät keskenään – kaikki tämä vähentää epäselvyyttä ja ristiriitoja, jotka voivat hidastaa tiimien toimintaa.

2. Lisääntynyt luottamus ja yhteistyö

Kuuluisassa Project Aristotle -tutkimuksessaan Google totesi, että huipputiimin tärkein määrittävä tekijä on psykologinen turvallisuus – pohjimmiltaan tiimin sisäisen luottamuksen taso. 

Normit nopeuttavat luottamuksen rakentamista ja keskinäistä vastuunkantoa määrittelemällä odotetut toimintatavat, jotka liittyvät tiimille annettujen sitoumusten pitämiseen, virheistä vastuun ottamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen yhdessä.

3. Selkeys priorisointiin

Kun tiimin jäsenillä on yhteiset tavoitteet ja ymmärrys siitä, miten heidän yksittäiset vastuualueensa tukevat näitä tavoitteita, kaikki pystyvät priorisoimaan samojen yhteisten tekijöiden perusteella. 

Ne auttavat ihmisiä keskittämään aikansa ja energiansa tärkeimpiin projekteihin ja päätöksiin sekä poistavat epäselvyyttä tulosten saavuttamisen kannalta tärkeimmistä prioriteeteista.

Esimerkkejä tiimin toimintaperiaatteista

Tiimit voivat luoda toimintaperiaatteita yhteistyönsä eri osa-alueille. Tässä on esimerkkejä yleisimmistä toimintaperiaatteiden tyypeistä.

1. Milloin ja miten tiimi viestii

Yhteisten odotusten määrittäminen siitä, miten ja milloin tiimi viestii sekä sisäisesti että ulkoisesti toiminnallisten rajojen yli työskentelevien kumppaneiden kanssa, on olennaista selkeyden ja tuottavuuden varmistamiseksi. Tähän voi kuulua:

• Viestintäkanavien käyttö: Milloin ja miten tiimi käyttää sähköpostia, pikaviestintää, kokouksia ja tiedotustilaisuuksia
• Vastausajat: Kiireellisiin ja kiireettömiin viesteihin vastaamiselle asetetut aikarajat ja niin edelleen.
• Kiireellisyys: Miten viestitään, kun jokin asia on kiireellinen, ja mikä katsotaan kiireelliseksi.
• Tietojen läpinäkyvyys: Kuinka avoimesti tiimi jakaa tietoa tiimin ja organisaation eri tasoilla.
• Kokouksia koskevat odotukset: Ketkä kutsutaan kokouksiin, esityslistojen käyttö, yhteenvedoilta odotettava sisältö ja tiedon välittäminen eteenpäin.

2. Miten tiimissä tehdään päätöksiä

Yhteinen ymmärrys siitä, miten päätöksiä tehdään ja miten niistä viestitään, lisää selkeyttä ja vastuullisuutta. 

Se varmistaa, että päätökset tehdään tehokkaasti ja että tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa prosessissa. Yleisiä päätöksentekoon liittyviä toimintaperiaatteita ovat:

• Erityisten päätöksentekomenetelmien käyttö: Käytetään työkaluja, kuten SWOT-analyysiä, päätösmatriisia, RAPID-menetelmää tai RACI-mallia.
• Päätöksentekijän selkeys: Milloin tiimi tekee päätöksiä yhdessä, milloin johtaja tekee päätöksen ja milloin päätös delegoidaan jollekin toiselle tiimin jäsenelle.
• Tietoon perustuvat päätökset: Milloin tietoa käytetään mielipiteiden sijaan ja kuinka paljon tietoa päätösten tekemiseen tarvitaan.
• Päätöksen tarkastelu uudelleen: Milloin päätös voidaan hyväksyttävästi ottaa uudelleen tarkasteltavaksi.

3. Miten erimielisyydet ratkaistaan

Mielipide-erot ovat tiimeissä yleisiä, mutta on tärkeää erottaa toisistaan mielipide-erot ja erimielisyydet. 

Toimintaperiaatteet voivat edistää tervettä keskustelua ja estää sitä kärjistymästä tiimin dynamiikkaa vahingoittaviksi konflikteiksi. Esimerkkejä ovat:

• Aktiivinen kuunteleminen: Odotus siitä, että tiimin jäsenet kuuntelevat ymmärtääkseen eivätkä vastatakseen.
• Avoimen vuoropuhelun kannustaminen: Luodaan ympäristö, jossa ihmiset tuntevat olonsa turvalliseksi keskustella ja olla tarvittaessa kunnioittavasti eri mieltä.
• Sovitaan, että ollaan eri mieltä: Määritetään, milloin keskustelut päättyvät, päätökset tehdään ja tiimi jatkaa eteenpäin, vaikka kaikki eivät olisikaan samaa mieltä seuraavista vaiheista.
• Ratkaisukeskeiset keskustelut: Sitoudutaan työskentelemään aktiivisesti erimielisyyksien ratkaisemiseksi sen sijaan, että jäädään kiinni ongelmaan.

4. Yhteistyö tiimin sisällä ja toiminnallisten rajojen yli työskentelevien kumppaneiden kanssa

Yhteistyö ei tarkoita kaikille samaa asiaa. Sen määrittäminen, miten tiimi työskentelee yhdessä sekä sisäisesti että toiminnallisten rajojen yli työskentelevien kumppaneiden kanssa, auttaa edistämään tuottavaa ja osallistavaa ympäristöä. Esimerkkejä ovat:

• Ennakoiva viestintä: Jaetaan olennaisia tietoja ja päivityksiä tiedon jakamisen edistämiseksi ja siilojen purkamiseksi.
• Myönteisen ja rakentavan palautteen antaminen: Tiimin jäsenten odotetaan antavan säännöllisesti täsmällistä, toimintaan perustuvaa palautetta ja olevan avoimia vastaanottamaan palautetta.
• Asiantuntemuksen kunnioittaminen: Tunnustetaan ja kunnioitetaan tiimin jäsenten erilaisia taitoja ja asiantuntemusta sekä hyödynnetään heidän asiantuntemustaan tehokkaasti.
• Oikeiden kumppaneiden ottaminen mukaan: Varmistetaan roolien ja vastuiden perusteella, että oikeat ihmiset osallistuvat projekteihin, kokouksiin ja keskusteluihin.

Vaiheet tiimin toimintaperiaatteiden määrittämiseen

Tiimin toimintanormien tarkoituksellinen luominen on yhteistyöprosessi. Vaikka johtaja tai puolueeton taho (esim. henkilöstöhallinnon edustaja) ohjaa prosessia, tiimi muovaa normit luonteensa mukaisesti yhdessä.

Tehokkaan tiimin toimintanormeja käsittelevän istunnon järjestämiseksi toimi seuraavasti:

Kokoa useita näkökulmia

Tiimin koosta riippuen koko tiimin osallistuminen istuntoon ei välttämättä ole käytännöllistä tai hyödyllistä. 

Tiimin toimintanormeja käsittelevät istunnot järjestetään usein johtotasolla, mutta jotta tiimin kaikkien tasojen näkökulmat otetaan huomioon, kerää tietoa kyselyillä ja keskusteluilla esimerkiksi seuraavista aiheista:

• Tiimin nykyiset toimintanormit
• Suositut viestintäkanavat
• Kokousten tiheys ja tehokkuus
• Yhteistyötyökalut (olemassa olevat tai tarvittavat)
• Tiimin nykyinen dynamiikka
• Työskentelyä koskevat odotukset (esim. etätyö, sähköposteihin vastaaminen työajan ulkopuolella jne.)
• Palaute ja tunnustuksen antaminen
• Päätöksentekoprosessi
• Tiimin arvot ja prioriteetit

Kokoa tiedot ja jaa ne osallistujille ennen istuntoa, jotta ihmisillä on aikaa lukea ja omaksua ne.

Arvioi nykytilanne 

Arvioi nykytilanne keräämiesi tietojen ja osallistujien näkökulmien perusteella.

Voi olla hyödyllistä kirjoittaa jokainen vastaus muistilapuille, jotta voit ryhmitellä ne teemoittain.

Tarkastele sitten teemoja ja aseta ne tärkeysjärjestykseen. Saatat esimerkiksi huomata, että ”Työskentelyä koskevat odotukset” -teeman alle kuuluvat asiat ovat jo käytössä, kun taas ”Viestintä”-teeman alle kuuluvat eivät ole. Pohdi seuraavia kysymyksiä:

• Mikä toimii hyvin ja mitä haluat vahvistaa tai kirjata toimintanormeiksi?
• Mikä ei toimi ja mitä uusi toimintanormi voisi auttaa parantamaan?
• Mikä ei kuulu keskustelun piiriin?

Saatat myös alkaa huomata, että jotkin ongelmat liittyvät useisiin teemoihin. Voit esimerkiksi havaita, että luottamus tai sen puute näkyy viestinnässä, yhteistyössä, tiimin dynamiikassa ja päätöksenteossa.

Tällöin luottamusta koskevien toimintanormien priorisointi on tehokkaampaa kuin useiden mahdollisten normien määrittely yhden kategorian ympärille.

Tässä yhteydessä mahdollisia toimintanormeja ovat esimerkiksi yhteisen ongelmanratkaisun kannustaminen, jotta useita ääniä kuullaan ja otetaan huomioon, selkeän palautekierroksen luominen osaksi projekteja jatkuvan parantamisen painotuksella, ihmisten julkinen tunnustaminen riskien ottamisesta ja niistä oppimisesta sekä sen varmistaminen, että kaikista päätöksistä viestitään sähköpostitse 24 tunnin kuluessa päätösten tekemisestä.

Ideoi uusia toimintanormeja

Ideoi määritelmät jokaiselle teemalle tai kategorialle. Muotoile ne minä-muotoisiksi lauseiksi. Esimerkiksi ”Myönnän, kun teen virheen” sen sijaan, että kirjoittaisit ”Ihmiset myöntävät tehdessään virheitä”. 

Määritelmien tekeminen henkilökohtaisiksi auttaa jokaista näkemään niissä itsensä ja oman käyttäytymisensä.

On myös parempi käyttää selkeää yleiskieltä yritysjargonin sijaan. Sen sijaan, että kirjoittaisit ”Konsultoi alan asiantuntijoita ja hyödynnä heidän asiantuntemustaan päätöksenteon tukena”, kirjoita ”Konsultoin alan asiantuntijaa ja luotan hänen suositukseensa”.

Tarkastele toimintanormeja niiden kirjoittamisen jälkeen ja mieti, mitä puuttuu ja mikä on tarpeetonta, ennen kuin viimeistelet luettelon.

Toimintanormien määrälle ei ole täydellistä lukua, eikä tavoitteena ole luoda normia jokaiseen asiaan. Aloita käsittelemällä muutamia viestintään ja luottamukseen keskittyviä perusasioita tai suurimpia ristiriitoja aiheuttavia kysymyksiä.

Jos tiimi esimerkiksi turhautuu, koska ihmiset kokevat olevansa ulkopuolella siitä, mitä koko tiimissä tapahtuu, järjestä viikoittainen tilannekatsaus, jossa jokainen osa-alue antaa tilannepäivityksen.

Esittele toimintanormit tiimille ja hanki sen sitoutuminen

Kun toimintanormit on viimeistelty, jaa ne tiimille. Tässä muutamia ohjeita:

• Selitä toimintanormien luomisen tarkoitus ja se, miten niiden käyttöönotto auttaa tiimiä
• Muistuta, että keräsit tietoa eri tasoilta lopullisten valintojen perustaksi
• Kuvaile toimintanormi ja käyttäytyminen, jota ihmisiltä odotetaan
• Anna ihmisille mahdollisuus esittää kysymyksiä ja antaa palautetta
• Selitä, miten tiimin jäsenet pitävät toisiaan vastuullisina toimintanormien noudattamisesta

Toimintanormien esittely tiimikokouksessa on erinomainen tapa osoittaa innostusta ja luottamusta normeihin, saada ihmiset osallistumaan ja asettaa odotuksia. 

Varmista myöhempää käyttöä varten, että ihmiset voivat tutustua normeihin – joko yhden sivun oppaassa tai tiimin yhteisellä sivustolla.

More Articles

• 4 menetelmää, jotka auttavat sinua navigoimaan vuoden 2023 vastatuulissa
• Selätä kriisi tekemällä pieni määrä suuria ja merkityksellisiä muutoksia
• Strategisen linjauksen käyttöönotto yleistyy: tässä syy

Toimintatapojen osoittaminen ja ihmisten pitäminen vastuullisina

Jotta ihmiset omaksuvat normit nopeasti, johtajien on tärkeää osoittaa ne omassa vuorovaikutuksessaan.

Kun osoitetaan, että normit koskevat kaikkia, rakennetaan uskottavuutta ja autetaan tiimin jäseniä noudattamaan esimerkkinä näytettyä toimintatapaa.

Jos esimerkiksi normina on, että kaikki kokoukset alkavat ja päättyvät ajallaan, ihmiset huomaavat, jos johtajat saapuvat kokouksiin myöhässä tai antavat niiden venyä.

On myös tärkeää huomioida, kun tiimin jäsenet noudattavat normeja pienillä tavoilla (esim. esittämällä henkilölle suoraan myönteisen kommentin) ja suuremmilla tavoilla (esim. juhlistamalla onnistumista tiimikokouksessa).

Samalla tiimin jäsenten tulisi pitää toisiaan vastuullisina ja antaa reaaliaikaista palautetta, kun he huomaavat jonkun toimivan normien vastaisesti. Käyttäytymisen muuttaminen voi viedä aikaa, ja aluksi ihmiset saattavat tarvita vain muistutuksen tai hieman ohjausta. 

Kun tiimin jäsenistä tuntuu sekä turvalliselta että odotetulta pitää toisiaan rakentavalla tavalla vastuullisina, vastuu tästä siirtyy pelkältä johdolta koko tiimille.

Palaa lopuksi normeihin, kun olosuhteet muuttuvat. Jos yrityksesi esimerkiksi siirtyy tilanteesta, jossa suurin osa ihmisistä työskentelee toimistolla, tilanteeseen, jossa suurin osa työntekijöistä työskentelee hybridiaikataulun mukaisesti, on järkevää tarkastella uudelleen virtuaalisen ja kasvokkain tapahtuvan yhteistyön normeja sekä viestintää koskevia odotuksia.

Kun tiimin toimintaympäristön olosuhteisiin suhtaudutaan joustavasti ja mukautuvasti, normit pysyvät merkityksellisinä ja hyödyllisinä.

Tiimin normit käytännössä: ”tiimi ensin” -ajattelutavan omaksuminen

Työskentelin muutama vuosi sitten johtoryhmän kanssa. Ryhmä koostui kokeneista johtajista, jotka vastasivat eri toiminnoista yhden liiketoimintayksikön alaisuudessa.

Vaikka tiimin jäsenet pitivät toisistaan ja tapasivat säännöllisesti, päätöksenteko vei paljon aikaa ja jäi usein tiiminvetäjän vastuulle. 

Toiminnalliset tiimit kokivat usein saavansa eritasoista tietoa ja tunsivat toisinaan, ettei johtoryhmä ollut perillä siitä, mitä eri toiminnoissa tapahtui.

Osaston johtaja halusi, että hänen johtoryhmänsä tuntisi suurempaa vastuuta koko liiketoimintayksiköstä. 

Ohjasin tiimin normeja käsittelevän työskentelyn, joka keskittyi Patrick Lencionin käsitteeseen ”tiimi ensin” – ajatukseen, jonka mukaan johtajien tulisi asettaa etusijalle kollegansa ja koko liiketoiminnan johtamiseen liittyvä työ sen sijaan, että he priorisoisivat heille raportoivia henkilöitä.

Työskentelyn aikana johtajat:

• Tarkastelivat ajatuksiaan ja reaktioitaan siirtyessään toiminto edellä -ajattelutavasta ”tiimi ensin” -ajattelutapaan.
• Keskustelivat ”tiimi ensin” -ajattelutavan mukaisista toimintatavoista, kuten yhteisen edun tavoittelusta, selkeistä ja yhteisesti jaetuista odotuksista sekä tietoisesta työskentelystä tiimin rakentamiseksi.
• Ideoivat konkreettisia odotuksia ja toimintatapoja, jotka muokkaisivat heidän tapaansa olla vuorovaikutuksessa keskenään.
• Laativat luettelon johtoryhmän normeista.

Työskentelyn päätteeksi johtoryhmä sopi, että he:

• Kokoontuisivat säännöllisesti ilman tiiminvetäjää ja veisivät suositukset ja päätökset liiketoimintayksikön johtajalle lopullista hyväksyntää varten.
• Käyttäisivät kysymystä ”Mikä on parasta liiketoimintayksikölle?” ensimmäisenä suodattimena päätöksiä tehdessään.
• Etsisivät ensin yhteiset näkemykset ja väittelisivät sen jälkeen eroavista näkökulmista.
• Viestisivät tiedot johdonmukaisesti omien toimintojensa kautta.

Luomalla tiimin normit yhdessä johtajat sitoutuivat pitämään itseään ja kollegoitaan vastuullisina, mikä johti suurempaan luottamukseen ja helpompaan yhteistyöhön. 

Tämän seurauksena johtoryhmä pystyi ottamaan aktiivisemman roolin koko tiimin päätöksenteossa ja ongelmanratkaisussa.

Myös heidän tiiminsä hyötyivät tästä. Koska johtoryhmä oli sitoutunut yhteistyöhön, se varmisti, että useita näkökulmia huomioitiin aina ja että tulokset palvelivat koko tiimiä eivätkä vain tiettyjä alueita.

Liiketoimintayksikön johtaja huomasi, että hänen johtoryhmänsä teki usein päätöksiä tarvitsematta häneltä muuta kuin näkemyksen ja lopullisen hyväksynnän. Näin hän vapautui johtamaan organisaatiota ”tiimi ensin” -periaatteella.

Käytännön ohjeet

Jos pohdit, miten voisit itse alkaa luoda tiimin normeja, tässä on kolme käytännön ohjetta, joiden avulla pääset alkuun:

1. Tunnista tiimisi toimintaperiaatteiden tarve. Mieti, mikä tiimissäsi on haastavaa, ja pohdi tehottomuuden alueita. Jos tiimisi pysyy mielestäsi riittävästi ajan tasalla, viestinnästä ei todennäköisesti tarvitse aloittaa. Jos ihmiset ovat usein turhautuneita siitä, ettei heitä oteta mukaan projekteihin, joissa heillä on asiantuntemusta, aloittakaa siitä.
2. Ideoikaa yhdessä. Toimintaperiaatteet luodaan yhdessä keskustelemalla ja väittelemällä. Älkää vain pyytäkö kaikkia kirjaamaan ajatuksiaan Google-dokumenttiin ja jatkako siitä, vaan tehkää prosessista yhteistyöhön perustuva.
3. Pysykää joustavina ja mukautuvina. Kun olette luoneet toimintaperiaatteet tiiminne kanssa, palatkaa niihin säännöllisesti, erityisesti silloin, kun jokin tiimissä tai ympäristössä muuttuu. Tiiminne toimintaperiaatteiden tulisi vastata kulloistakin tilannetta ja tuntua erittäin merkityksellisiltä.

Tilaa ihmisten johtamista käsittelevä uutiskirje

Jos tarvitset lisätukea suorituskykyisten tiimien luomiseen, tilaa HR- ja yritysjohtajille suunnattu viikoittainen uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.