Liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaminen pitkittyneiden kriisien ympäristössä

Mitä liiketoiminnan jatkuvuus tarkoittaa?

Liiketoiminnan jatkuvuudella tarkoitetaan organisaation strategista ja taktista suunnittelua, jonka avulla varmistetaan toiminnan jatkuminen häiriötilanteen aikana ja sen jälkeen.

Siihen kuuluu kriittisten toimintojen ja järjestelmien tunnistaminen sekä suunnitelmien ja toimenpiteiden käyttöönotto kriittisten liiketoimintojen ylläpitämiseksi tai palauttamiseksi nopeasti ennakoimattomien häiriöiden, kuten luonnonkatastrofien, kyberhyökkäysten tai muiden kriisien, yhteydessä.

Tämä prosessi on olennainen käyttökatkosten ja taloudellisten tappioiden minimoimiseksi sekä liiketoiminnan jatkuvan elinkelpoisuuden varmistamiseksi.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Liiketoiminnan jatkuvuus tarkoittaa liikkuvuutta

Henkilöstöhallinnon ja kansainvälisen liikkuvuuden ammattilaiset tuntevat kriisinhallinnan ja palautumisen katastrofeista hyvin, sillä koulutuksen tarve on kasvanut viime vuosina. 

Nopeus on keskeinen osa kriisinhallintaa. Henkilöstöhallinnon ammattilaisten tulisi sisällyttää käytännön maahanmuuttoon ja liikkuvuuteen liittyvät näkökohdat vakiintuneeseen toimintasuunnitelmaansa sekä varmistaa, että se on ajan tasalla ja testattu perusteellisesti.

Liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaa koskevat yleiset ohjeet voidaan jakaa kolmeen osaan:

1. Tiedä etukäteen, keitä keskeiset sidosryhmät ovat ja mitkä ovat heidän roolinsa ja vastuunsa
2. Varmista, että toimijoita ja vastuuhenkilöitä on maantieteellisesti hajautettuna siltä varalta, että jotkut heistä joutuvat suoraan vaikutusten kohteeksi eivätkä pysty hoitamaan tehtäväänsä
3. Täydellisyys voi olla hyvän vihollinen. Riittävän hyvän on oltava riittävää, kunhan organisaatiot ovat ketteriä ja pystyvät muuttamaan suuntaa liiketoiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseksi.

Liiketoiminnan jatkuvuuden viisi keskeistä osa-aluetta

Tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä kriisin aikana

Tilanteissa, joissa työntekijät on evakuoitava maasta toiseen, on käynyt selväksi, kuinka tärkeää työntekijöitä ja heidän huollettaviaan koskevien keskeisten tietojen hankkiminen ja ylläpitäminen on. 

Tarvitset näitä tietoja voidaksesi tehdä muutamia asioita: 

1. Tunnista kaikki vaikutusten kohteeksi joutuneet työntekijät ja arvioi riskit sekä harkitse välittömän evakuoinnin vaihtoehtoja turvallisuuden varmistamiseksi. 
2. Harkitse lyhyen ja pitkän aikavälin vaihtoehtoja työskentelypaikoiksi. 
3. Toimi päättäväisesti ja nopeasti työntekijöiden siirtämiseksi. 

Monet organisaatiot eivät välttämättä tiedä työntekijöidensä kansallisuuksia, koska näitä tietoja ei kerätä rutiininomaisesti ja tietojen kerääminen voidaan joskus nähdä yksityisyyden loukkauksena. Kriisissä oikeat tiedot ovat kuitenkin koko prosessin avain. 

Kun yritykset pyrkivät keräämään näitä tietoja, niiden on ehdottomasti kerättävä myös työntekijöiden perheenjäsenten kansallisuudet, sillä näitä tietoja kerätään vielä epätodennäköisemmin.

Jotkin kansallisuudet on todellisuudessa helpompi siirtää nopeasti kuin toiset. Turvallisuustiimit voivat esimerkiksi järjestää tilauslentoja tai jopa veneitä henkilöstön evakuoimiseksi, mutta hätätilanteessa ne eivät usein ota huomioon kyseisten henkilöiden kansallisuuksia eivätkä sitä, saavatko he tosiasiassa nousta lennolle tai saapua kohdemaahan.  

Työntekijöidensä hätäsiirroista vastaavien ammattilaisten on olennaista suhtautua realistisesti siihen, mikä heidän organisaatiossaan on mahdollista HR-järjestelmien kyvyn osalta ylläpitää tietovarastoa. 

Kaikkia maailmanlaajuisesti koskevia tietoja ei välttämättä ole tarpeen hankkia, ja paikalliset lait saattavat joillakin lainkäyttöalueilla jopa estää tämän. Selkeä suunnitelma siitä, missä turvallisuusriskit todennäköisimmin sijaitsevat, sekä sen varmistaminen, että kyseisiä työntekijöitä ja heidän huollettaviaan koskevat tiedot ovat saatavilla, auttaa merkittävästi poistumisten järjestämisessä.

Esimerkiksi Brexitin lähestyessä monilla organisaatioilla ei ollut tietoja Euroopassa olevista Yhdistyneen kuningaskunnan kansalaisista eikä Yhdistyneessä kuningaskunnassa olevista eurooppalaisista – niitä ei yksinkertaisesti ollut aiemmin tarvittu.  

Aikataulun ansiosta tietojen keräämiseen ja tarvittaviin toimiin oli kuitenkin riittävästi aikaa maahanmuuttoasemien säilyttämiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Näin ei ole aidosti kiireellisissä tilanteissa, kuten Ukrainassa ja Afganistanissa viime vuosina on nähty.

Jos käytät työnantajan edustajapalvelua tietyllä alueella, siihen liittyy riskejä, joita on lievennettävä, sekä yhteistyötä, joka on järjestettävä.

Author's Tip

Data on hyödyllistä vain niin kauan kuin se pysyy ajan tasalla. On tärkeää luoda mekanismi sen ylläpitämiseksi ja päivittämiseksi, esimerkiksi ottamalla käyttöön säännölliset muistutukset työntekijöille asianmukaisen teknologia-alustan tukemina.

Työvoiman hallinta kriisin aikana

Työvoiman hallintastrategia mahdollistaa suunnitelman laatimisen työvoiman tehokkaaksi siirtämiseksi liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi sekä perusteltujen päätösten tekemisen käytettävissä olevia vaihtoehtoja arvioitaessa. 

Joissakin tapauksissa koko henkilöstöä ei tarvitse siirtää pois maasta, mutta tietyille työntekijöille, joita saatetaan tarvita toiminnan jatkamiseksi vaikutusalueella, on laadittava yksilöllinen suunnitelma.

Analyysia tehdessään yrityksen tulisi ottaa seuraavat merkitykselliset tekijät huomioon yhdessä maahanmuuttoasiantuntijoidensa ja globaalin liikkuvuuden palveluntarjoajansa kanssa:

• Minne henkilöstö voi matkustaa lyhyellä varoitusajalla turvallisuussyistä? Missä ovat viisumivapaat kohteet tai kohteet, joissa viisumin voi saada saapuessa?
• Voiko henkilö työskennellä siellä lyhyt- tai pitkäaikaisesti? Kuinka kauan työskentelyluvan hankkiminen kestää?
• Miten he pysyvät ajan tasalla maahanmuuttosäännösten ja matkustusmahdollisuuksien nopeista ja toistuvista muutoksista?
•  Mitä erilaisia etätyöhön liittyviä seikkoja on otettava huomioon? Esimerkiksi diginomadiviisumit eivät joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta yleensä aina ole käyttökelpoisia vaihtoehtoja, kun aika on ratkaiseva tekijä. Yritysten ja työntekijöiden on otettava huomioon muun muassa kiinteä toimipaikka, vero- ja sosiaaliturvavelvoitteet.
• Mitä erityisiä osaamistarpeita yrityksellä on eri sijainneissa?  Vaikka yrityksellä olisi maailmanlaajuinen toiminta, vaikutusalueella olevien työntekijöiden osaaminen saattaa sopia vain tiettyihin sijainteihin.
• Mitä riskejä ihmisten siirtämiseen kriisialueelle vastatoimien tukemiseksi liittyy – esimerkiksi turvallisuustiimien siirtämiseen evakuointien tukemiseksi, kuten poliittisen epävakauden vuoksi viime vuosina Irakissa, Syyriassa ja Afganistanissa on tapahtunut?
• Mitä erilaisia skenaarioita on otettava huomioon, kuten tilanteet, joissa matkustaminen ei ole mahdollista?
• Jos tapahtuma vaikuttaa yrityksen toimitusketjuun, millaisia sääntelyyn liittyviä esteitä on selvitettävä ja millaisia jatkuvuussuunnitelmia on käytössä sen varmistamiseksi, etteivät liiketoimintaprosessit häiriinny täysin?

Matkustusvalmiin työvoiman merkitys

Vaikutusten kohteena olevien henkilöiden saattaminen mahdollisimman pitkälle matkustusvalmiiksi on tärkeää liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman sujuvan toteutuksen kannalta. 

Vaikutusten kohteena olevien henkilöiden kansalaisuuksien tuntemisen lisäksi on olennaista tietää, mitä voimassa olevia viisumeja heillä jo on, sillä ne voivat mahdollistaa välittömän matkustamisen. 

Esimerkiksi Israelissa oleva Intian kansalainen ei välttämättä voi matkustaa moniin kohteisiin, mutta jos hänellä on voimassa oleva Schengen-viisumi, Yhdysvaltojen ESTA, Yhdistyneen kuningaskunnan vierailuviisumi tai vastaava lupa, vaihtoehtoja avautuu yhtäkkiä paljon – ainakin lyhyellä aikavälillä matkustamista ja turvallisuutta ajatellen. 

Sen suhteen, minne vaikutusten kohteena olevat henkilöt voivat matkustaa, on ensisijaisesti suositeltavaa järjestää kohteita, joihin he voivat paitsi matkustaa myös jatkaa työskentelyään välittömästi.

Jos tämä ei ole mahdollista, seuraavaksi paras vaihtoehto on harkita kohteita, joihin ihmiset voivat saapua viisumivapaasti ja vaihtaa maahanmuuttostatuksensa kyseisessä maassa. 

Joskus tämä saattaa tarkoittaa katkosta työn jatkuvuuteen, jos henkilö ei esimerkiksi voi työskennellä hakemuksen käsittelyn aikana. Toisinaan se voi tarkoittaa työskentelyä hotellista tai asunnosta toimistolla työskentelyn sijaan.

Esimerkiksi Yhdistyneet arabiemiirikunnat myöntää saapuessa viisumin yli 70 kansalaisuudelle ja tarjoaa mahdollisuuden muuttaa viisumin etätyöviisumiksi saapumisen jälkeen.

Venäjän ja Ukrainan kriisin yhteydessä EU otti nopeasti käyttöön ukrainalaisille tarkoitetun tilapäisen suojelun, mikä helpotti huomattavasti työskentelyn jatkamista turvalliseen paikkaan saapumisen jälkeen. Kun jotkin yritykset kuitenkin lopettivat toimintansa Venäjällä ja halusivat siirtää henkilöstöään, tilanne oli ongelmallisempi ja vaihtoehtoja oli vähemmän. 

Työntekijöiden tulee varmistaa, että heidän passinsa ovat voimassa ja että niiden voimassaoloaikaa on jäljellä vähintään kuusi kuukautta. Heillä tulisi myös olla pääsy asiakirjoihin, kuten vihkitodistuksiin, lasten syntymätodistuksiin, tutkintotodistuksiin ja muihin vastaaviin asiakirjoihin. 

HR-ammattilaisten tulisi sisällyttää tämä viestintä ulkomaalaisten työntekijöiden perehdytykseen ja seurantakeskusteluihin, jotta heillä on asianmukaiset asiakirjat saatavilla lyhyellä varoitusajalla tapahtuvaa matkustamista varten.

More Articles

• HR:n 7 pilaria: täydellinen opas
• Henkilöstöhallinnon ohjelmiston käyttöönotto: asiantuntijoiden vinkit ja niksit
• Kuinka rakentaa osaamispohjainen organisaatio kahdeksassa vaiheessa

Paikannustoimintoja?

Kuten aiemmin todettiin, tarkat ja ajantasaiset tiedot ovat kriisissä ratkaisevan tärkeitä, mutta tietojen laadulle ja määrälle on rajoituksia, jos niitä hallitaan manuaalisesti. 

Yritykset voivat ja ottavatkin käyttöön järjestelmiä työntekijöiden sijaintien seuraamiseksi heidän turvallisuutensa vuoksi. Näihin järjestelmiin sisältyy yleensä vain maa, jossa työntekijät parhaillaan sijaitsevat, ei heidän tarkkaa sijaintiaan kyseisessä maassa. 

Vaikka organisaatiot todennäköisesti tietävät työntekijöidensä työskentelypaikan, ne eivät ehkä tiedä, ovatko työntekijät hätätilanteen sattuessa siellä vai matkustavatko he. Vähintään työntekijöitä tulisi kehottaa ilmoittamaan oleskelustaan kotimaansa suurlähetystölle, erityisesti matkustaessaan korkean riskin maahan.

Katastrofin tai muun toiminnan häiriöitä aiheuttavan tapahtuman sattuessa ajantasaiset työntekijöiden yhteystiedot ja mahdollisuus seurata heidän sijaintiaan tietotekniikan avulla voivat olla erittäin hyödyllisiä henkilöstöön liittyvien haasteiden ratkaisemisessa.

Kehitä kriisinhallintasuunnitelma ennakoivasti  

Organisaatiotasoinen jäsennelty lähestymistapa voi rajoittaa monia haasteita, joita yritys saattaa kohdata kriisin aikana. Organisaatiot, erityisesti maailmanlaajuisesti toimivat, kohtaavat jatkuvasti yhden kriisin toisensa jälkeen. Kriisinhallintasuunnitelma: 

•  Lisää tietoisuutta riskeistä ja tukee riskianalyysia mahdollisten riskikeskittymien ja tarvittavien toimien tunnistamiseksi
• Auttaa organisaatiota sopeutumaan nopeasti hätätilanteissa
• Auttaa keskeisiä sidosryhmiä ryhtymään toimiin nopeasti
• Mahdollistaa reaaliaikaisen valvonnan ja tilannetietoisuuden, jotka ovat elintärkeitä tehokkaan päätöksenteon kannalta ja kriittisten liiketoimintojen jatkuvuuden varmistamiseksi
• Vähentää työntekijöiden epävakautta ja epävarmuutta heidän työpaikkaansa vaikuttavan kriisin jälkeen.

Kaiken kaikkiaan liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma minimoi kriisin vaikutukset kriisin vaikutuspiirissä oleviin työntekijöihin ja edistää liiketoiminnan jatkuvuutta. 

Osana riskinarviointejasi haluat tehdä liiketoimintavaikutusten analyysin useille skenaarioille ja järjestää pöytäharjoituksia, joiden avulla valmiussuunnittelutiimisi ymmärtää roolinsa ja vastuunsa sekä varmistaa liiketoiminnan jatkuvuusohjelmasi valmiuden ja asianmukaisen toteutuksen.

Pysy ajan tasalla varautumissuunnittelun ja liiketoiminnan jatkuvuuden uusimmista kehityssuunnista tilaamalla uutiskirjeemme!