Mikä on kulujenhallintaohjelmisto?
Tiedät kaikki ne tulostinten värikasetit, nitojat, selainten tietoturvasovellukset ja verkostoitumislounaat, joihin työntekijäsi ovat käyttäneet rahaa? Kaikki nämä kulukuitit on kirjattava, hallinnoitava ja seurattava jotenkin yrityksen kuluina.
Useimmat yritykset käyttävät kulujenhallintaohjelmistoa työntekijöidensä kulutuksen seuraamiseen, mutta 43 % yrityksistä hallinnoi edelleen kuluja manuaalisesti laskentataulukoiden ja jopa paperin avulla. Manuaalinen tietojen syöttäminen vie työntekijöiden ja esihenkilöiden aikaa sekä lisää raporttien käsittelyyn ja työntekijöiden kulujen korvaamiseen kirjanpidon kautta kuluvaa aikaa.
Mitä kulujenhallintaohjelmisto on?
Kulujenhallintaohjelmisto on automaattinen ohjelmistosovellus, joka auttaa hallinnoimaan työntekijöiden liiketoimintakuluja. Näissä ratkaisuissa hyödynnetään automaatiota, joka auttaa työntekijöitä ja esihenkilöitä lähettämään, seuraamaan ja raportoimaan kulunsa. Näin kulujenhallintaprosessi yksinkertaistuu ja työvoimakustannukset sekä virheet vähenevät.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Perinteisesti kuluja seurattaessa työntekijän vastuulla oli kirjata ja hallinnoida kulunsa tiettyyn ajankohtaan tai päivämäärään asti. Tämän jälkeen työntekijä lähetti kuluraporttinsa, ja ylläpitäjän täytyi käydä kululista läpi, tarkistaa paperiset kuitit ja hyväksyä tai hylätä kulut.
Monet yritykset käyttävät edelleen tätä prosessia eivätkä ole tietoisia hyödyistä, joita kulujen seurantaohjelmiston tai kulujenhallintajärjestelmän käyttö voi tarjota.
Kulujenhallintaohjelmisto voi auttaa varmistamaan, ettei yrityksesi käytä liikaa rahaa liiketoimintakuluihin, ja sen avulla voit maksaa kulukorvaukset reaaliaikaisesti.
Miten kulujenhallintaohjelmisto voi hyödyttää yritystäsi?
Saatat jo olla täysin vakuuttunut siitä, että automaattinen kulujenhallintaohjelmisto on oikea ratkaisu, mutta varmuuden vuoksi tässä on joitakin hyötyjä, joista et ehkä ole kuullut kulujenhallintaohjelmistoon liittyen:
Aika
Manuaalisen kuluraportin täyttämiseen kuluu keskimäärin 20 minuuttia. Automaation avulla tähän kuluvaa aikaa voidaan lyhentää huomattavasti. Kulujenhallintaohjelmisto tarjoaa kuittien välittömän tarkistuksen niiden lähettämisen yhteydessä, tunnistaa vaatimustenvastaiset kuitit tarkasti ja tuottaa kuluraportteja napin painalluksella.
Nämä ominaisuudet poistavat tarpeen palata kuitteihin ja käydä niitä läpi sekä etsiä laskentataulukoista virheitä tai tarkistaa uudelleen työntekijän kulua, joka on saattanut olla käytäntöjesi vastainen.
Tarkkuus
Automaattinen kulujenhallintaohjelmisto vähentää huomattavasti virheiden todennäköisyyttä. Pienet virheet voivat jäädä huomaamatta ja vaikuttaa kuluraporttiin. Automaattisen järjestelmän käyttöönotto helpottaa taloushallintotiimisi työtä vähentämällä virheitä merkittävästi ja jättää sinulle aikaa keskittyä tärkeämpiin asioihin, kuten tulevien kulujenhallintastrategioiden ennustamiseen tai asianmukaisten kulukäytäntöjen kehittämiseen.
Kuluraportointi ja ennustaminen
Useimmissa kuluraportointi- ja kulujenhallintaohjelmistoissa on analytiikkaominaisuus, joka auttaa seuraamaan kulukorvaushakemuksia ja analysoimaan trendejä.
Analytiikka voi tarjota tietoa tulevasta kulutuksesta ja antaa jopa suosituksia siitä, milloin kulujenhallintakäytäntöjä tulisi muuttaa. Pitkällä aikavälillä tämä voi säästää yrityksesi aikaa ja rahaa sekä vähentää ylimääräistä stressiä.
Helppokäyttöisyys
Työntekijät käyttävät kulujenhallintaohjelmistoa kulujensa lähettämiseen. Tämän vuoksi moniin ohjelmistojärjestelmiin on integroitu älypuhelinominaisuuksia, joiden avulla työntekijät voivat ottaa kuvia kuiteistaan ja syöttää ne heti järjestelmään.
Työntekijät voivat käyttää yrityksen maksukortteja, jotka integroituvat ohjelmistojärjestelmään. Tällainen ohjelmistokäyttöliittymä on yleensä helppokäyttöinen, ja siihen sisältyy usein koulutusmoduuleja sekä asiakaspalvelu.
Kaksisuuntainen integrointi
Monet kulujenhallintaohjelmistot voidaan integroida kirjanpito-ohjelmistoon, mikä tekee kulujen hallinnasta entistä sujuvampaa ja helpompaa.
Kirjanpitäjien ei tarvitse syöttää kulutietoja. Sen sijaan kaikki kulut ja kuitit ovat käytettävissä alustalla, ja kulukorvaukset voidaan aikatauluttaa ja maksaa nopeammin.
Integrointi auttaa myös freelancereita ja asiantuntijapalveluyrityksiä lähettämään projektien kulut helpommin sekä seuraamaan ja korvaamaan ne ilman, että ne hukkuvat sekamelskaan.
Parempi hyväksyntätyönkulku
Kun kulu hyväksytään tai hylätään, kulujenhallintaohjelmisto voidaan määrittää hyväksymään kulut automaattisesti ja lähettämään ilmoitus asianmukaisille hyväksyjille nopeampaa tarkistusta varten. Tämä tarkistusprosessi voidaan tallentaa ja ottaa käyttöön myös muissa kululuokissa, mikä lyhentää aikaa, joka kuluisi asianmukaisten tositteiden lähettämiseen hyväksyjälle.
Kulujenhallintaohjelmiston keskeiset ominaisuudet
- Kuittien seuranta - Seuraa kuitteja heti niiden toimittamisen jälkeen ja käytä kuitteja nopeasti tarvittaessa tarkastuksia varten.
- Koontinäytön ominaisuudet - Työntekijät ja esihenkilöt voivat käyttää yhtenäisiä koontinäyttöjä helposti, ja ne mahdollistavat kirjanpitäjille helpommat sisäiset ja ulkoiset tarkastukset.
- Älypuhelimen kameratoiminto - Työntekijät voivat kuvata kuittinsa älypuhelimella ja ladata ne heti koontinäyttöön.
- Luottokortti-integraatio - Reitittää yrityksen luottokortit suoraan alustalle ja antaa työntekijöille mahdollisuuden seurata kulutustaan helppokäyttöisessä koontinäytössä.
- Ilmoitukset - Ilmoittaa lähestyvästä kulutusrajasta ja merkitsee kulut, joita ei ole vahvistettu.
- Kuittien reititys - Kuitit voidaan lähettää nopeasti esihenkilöille ja hyväksyjille tarkistettaviksi tarpeen mukaan.
- Käytäntörikkomusten tarkistus - Analysoi kuitteja ja käyttäjätietoja kulutusrajojen sekä tarkastettavien kulujen seuraamiseksi.
- Kulukäytäntöjen muutokset - käytäntöjä voidaan muuttaa nopeasti, ja muutokset voidaan ottaa heti käyttöön.
Miten valita kulujenhallintaohjelmisto
Nyt kun tiedät verkkopohjaisen kulujenhallintaohjelmiston hyödyt ja keskeiset ominaisuudet, miten voit tarkalleen tietää, mikä järjestelmä sopii parhaiten yrityksellesi? Tässä on kysymyksiä, joita kannattaa esittää itselleen tämän tyyppistä ohjelmistoa hankittaessa:
Miten työntekijäsi tekevät ostoksia?
Jos työntekijäsi käyttävät henkilökohtaista luottokorttia, tarvitset mobiilisovellukseen valokuvien tallennustoiminnon, jotta he voivat syöttää kuitit. Jos käytössä ovat yrityksen luottokortit, luottokorttien yhdistämiseen liittyvät ominaisuudet ovat välttämättömiä. Saatat myös tarvita lisää suojausominaisuuksia siltä varalta, että kortti katoaa tai tietyt kulut on tarkastettava.
Mitä ominaisuuksia käytät yleensä automatisoidussa kulujenhallintaohjelmistossa?
Nykyisten automatisoitujen ohjelmistojesi tarkastelu kertoo, mitä ominaisuuksia kulujenhallintaohjelmistosta kannattaa etsiä. Jos esimerkiksi nykyinen ohjelmistosi lähettää säännöllisesti ilmoituksia sidosryhmille tai viranomaisille, ilmoitusominaisuuden sisällyttäminen kulujenhallinta-alustaan voi olla yrityksellesi hyödyllistä.
Kuinka suuri tai pieni yrityksesi on?
Pienyritys ei välttämättä tarvitse kulujenhallintaohjelmistoa, jossa on kaksisuuntainen integrointimahdollisuus (esimerkiksi kirjanpito-ohjelmiston integrointi). Suuremmille yrityksille voi olla olennaista, että ominaisuuden avulla freelancerit tai palveluryhmät voivat lähettää kulukorvaushakemuksen kuitin tai laskuttaa yritystäsi automaattisesti ostoreskontraan.
Ota huomioon yrityksesi koko. Liiketoimintasi luonteesta riippuen käytännöt ja integraatiot voivat olla jo käytössä.
Kuinka monta osastoa työskentelee yhdessä?
Jos kohdistat kustannuksia säännöllisesti eri osastoille, on tärkeää varmistaa, että käytössäsi on hyvä analytiikkaominaisuus, jotta saat tietoa ja voit kehittää kulujenhallintaratkaisuasi ja -käytäntöäsi asianmukaisesti.
Mitä mieltä olet kulujenhallintaohjelmistosta?
Oletpa vakuuttunut tai et, kulujenhallinta on välttämätön prosessi, joka jää usein liian vähälle huomiolle. Se voi säästää aikaa, rahaa ja hermoja kulujen käsittelyssä ja seurannassa. Lisäksi se voi auttaa parantamaan työvoiman hallintajärjestelmiä.
Vaikka uskoisit, että käytössäsi on jo hyvä prosessi, tarkastele asiaa työntekijöiden näkökulmasta: 82 % yrityksistä, jotka ovat investoineet kulujenhallinta- tai kuluraportointiohjelmistoon tai suunnittelevat investoivansa siihen, kertoo tekevänsä niin helpottaakseen työntekijöiden ja esihenkilöiden elämää.
Halusitpa sujuvoittaa prosessia tai kasvattaa yritystäsi, kulujenhallintajärjestelmien hyödyt tulevat jatkuvasti selvemmiksi.
Valmis tutustumaan? Tutustu valintaamme: 10 parasta yritysten kulujenhallintaohjelmistoa vuonna 2022.
