Jos yrityksesi maksaa jo ServiceNow'sta, joku on todennäköisesti kysynyt, mikset voisi käyttää sitä kaikkeen muuhunkin toimistolla. Ymmärrettävää. Teillä on alusta jo käytössä, ja sen voi määrittää kattamaan työpistevaraukset ja toimitilapyynnöt.
Monet yritykset kokeilevat sitä. Aluksi kaikki toimii hyvin.
Sitten ihmiset alkavat keksiä kiertoteitä, ja usein kuulemme heistä juuri silloin. Useimmat eivät halua korvata ServiceNow'ta. He ovat tyytyväisiä siihen IT:n kanssa. He haluavat vain paremman tavan hallita kaikkea toimistolla tapahtuvaa ilman, että IT:n täytyy luopua jo käyttämästään järjestelmästä.
Näin se toimii elian kanssa.
Jos elia ei ole sinulle ennestään tuttu, se on työpaikan toimintojen alusta työpisteiden ja huoneiden varaamiseen, toimistopyyntöihin, postihuoneen hallintaan, vierailijoiden hallintaan ja käyttöastetietoihin – kaikki yhdessä paikassa.
Lyhyesti
- Pidä ServiceNow IT:n käytössä. elia kattaa työpistevaraukset ja toimistopyynnöt suoraan pohjapiirroksesta alkaen.
- Siirrä IT-pyynnöt suoraan ServiceNow'hun. elia muuntaa IT:ksi merkityt pyynnöt ServiceNow-lipuiksi. Toimitilapyynnöt jäävät työpaikkasi tiimille.
- Pidä työpisteiden määritykset ajan tasalla. Uudet työntekijät saavat työpisteen tiiminsä läheltä, ja kun joku lähtee, hänen työpisteensä vapautuu uudelleen.
- Katso, mitä työpisteitä ihmiset todella käyttävät. Lisää käyttöasteanturit ja vertaa varauksia siihen, mitä toimistolla tapahtuu.
Miksi toimistopyynnöistä tulee sekavia ServiceNow'ssa?
ServiceNow käsittelee IT-liput erinomaisesti. Toimistopyynnöt ovat eri asia, koska niihin liittyy yleensä tietty paikka.
Ajatellaan vaikka projektoria, joka lakkaa toimimasta 5 minuuttia ennen asiakasesitystä. Ilmoituksen tekijän on valittava luokka pudotusvalikosta, jonka joku on todennäköisesti suunnitellut kannettavia tietokoneita ja ohjelmisto-ongelmia silmällä pitäen. Oikean vaihtoehdon löytäminen ei aina ole helppoa.
Niinpä ihmiset alkavat etsiä muita vaihtoehtoja. Joku saattaa luoda Microsoft Formsin tarjoilutilauksia varten. Tapahtumat siirtyvät Power Appsiin, huoneet pysyvät Outlookissa, ja ennen pitkää työntekijöillä on 4 (!) eri paikkaa, joissa he voivat pyytää asioita. ServiceNow on edelleen olemassa, mutta se ei enää ole paikka, johon kaikki menevät.
Ja sitten ovat asiat, joista kukaan ei ilmoita. Kuulemme tästä melko usein. IT:n ulkopuolella ihmiset eivät aina halua käyttää aikaa ServiceNow-portaaliin. Vuotava keittiön hana ei ehkä tunnu riittävältä syyltä kirjautua sisään. Kukaan ei ilmoita siitä, eikä toimitilatiimi tiedä ongelmasta.
Want to learn more about elia?
Miten pyyntö siirtyy elian pohjapiirroksesta ServiceNow'hun?
eliassa työntekijät näkevät toimistonsa interaktiivisen pohjapiirroksen. He voivat varata työpisteen tai huoneen napsauttamalla sitä tai ilmoittaa ongelmasta.
Oletetaan, että neuvotteluhuoneen projektori lakkaa toimimasta. Työntekijä napsauttaa huonetta, valitsee ongelman palveluluettelosta ja lähettää pyynnön. Toimitilatiimi tai IT näkee tarkalleen, missä ongelma on, ilman että heidän tarvitsee kysyä, mistä huoneesta tai kerroksesta puhutaan.
Kun pyyntö saapuu, elian automaatiokoneisto ohjaa sen oikealle tiimille. Määrität säännöt etukäteen. Työntekijöiden ei tarvitse koskaan miettiä, mikä tiimi vastaa mistäkin.
Tarjoilu- ja kalustepyynnöt jäävät eliaan toimitilatiimin työmääräyksiksi. Näytön vaihtaminen tai telakointiasema uutta työpistettä varten siirtyy ServiceNow'hun API:n ja webhookien kautta. IT:n näkökulmasta se näyttää samalta kuin mikä tahansa muu lippu.
Tältä se näyttää muutamien tavallisten pyyntöjen kohdalla:
| Pyyntö | Mistä se alkaa | Kuka käsittelee sen |
| Projektori lakkaa toimimasta | Neuvotteluhuone pohjapiirroksessa | IT ServiceNow-lippuna |
| Näytön vaihto työpisteen siirtoa varten | Työpiste pohjapiirroksessa | IT ServiceNow-lippuna |
| Tarjoilut asiakastapaamista varten | Huonevaraus | Toimitilatiimi työmääräyksenä eliassa |
| Vuotava keittiön allas | Keittiö pohjapiirroksessa | Toimitilatiimi työmääräyksenä eliassa |
Työntekijöiden ei tarvitse tietää, mikä tiimi vastaa mistäkin. He vain ilmoittavat ongelmasta eliassa.
IT saa edelleen lippunsa ServiceNow'hun käyttäen jo olemassa olevia työnkulkuja ja palvelutasosopimuksia. Kun joku päivittää lippua, tila palaa eliaan. Työntekijä voi tarkistaa pyyntönsä tilanteen lähettämättä IT:lle sähköpostia kysyäkseen, mitä tapahtuu.
Sama toimii myös toiseen suuntaan. Jos IT:lle tulee jatkuvasti pyyntöjä tilajärjestelyistä tai kalusteista, jotka oikeastaan kuuluvat tilapalveluille, elia voi siirtää ne omaan työtilausjärjestelmäänsä. Yksi asia vähemmän IT:n hoidettavana.
Pystyykö HR-järjestelmäsi pitämään työpisteiden sijoittelut ajan tasalla?
Pystyy, ja paljon uusia työntekijöitä palkkaavat tiimit pitävät tästä ominaisuudesta erityisesti. elia yhdistää Workdayn kaltaisiin HR-järjestelmiin saman automaatiomoottorin kautta. Kun HR lisää uuden työntekijän, elia voi luoda hänelle profiilin ja antaa hänelle työpisteen tiimin läheltä jo ennen hänen ensimmäistä työpäiväänsä. Kun joku lähtee, hänen työpisteensä vapautuu uudelleen ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa päivittää tietoja.
Muutaman tuhannen työntekijän yrityksessä tämä voi säästää paljon manuaalista työtä. Erityisesti silloin, kun joka viikko tulee tai lähtee kymmeniä ihmisiä. Kaikki uuden työntekijän käyttöönottoon liittyvät IT-pyynnöt, kuten kannettava tietokone tai telakointiasema, menevät suoraan myös ServiceNow’hun.
Jokainen käyttöönotto on kuitenkin hieman erilainen, ja sama pätee myös ServiceNow-yhteyteen. Elian tiimi voi kertoa, mitä sinun järjestelmäsi kanssa on mahdollista tehdä.
Mitä elia tarjoaa sellaista, mitä tikettityökalussa ei ole?
ServiceNow ei voi kertoa, kuinka moni ihminen todella istui 4. kerroksessa viime keskiviikkona.
Se tuntee tiketit ja omaisuuden. Ihmisten toimistotilojen käytön seuraaminen on eri tehtävä.
elia valmistaa omat työpisteiden ja huoneiden käyttöasteanturinsa, ja tiedot menevät samalle alustalle, jota työntekijät käyttävät tilojensa varaamiseen.
Voit verrata varattuja työpisteitä työntekijöiden käyttämiin työpisteisiin ja nähdä, miten tilanne muuttuu viikon aikana. Ero voi olla melko yllättävä. Varausmäärät saavat toimiston usein näyttämään paljon täydemmältä kuin se todellisuudessa on.
Tämä on hyödyllistä tietoa, kun päätät, tarvitsetko edelleen sen ylimääräisen kerroksen.
Miten se otetaan käyttöön?
Sinun ei tarvitse siirtää kaikkea kerralla. Aloittaisin pienestä ja rakentaisin sen pohjalta.
- Selvitä, minne toimistopyynnöt menevät tällä hetkellä. Tutki työpiste- ja huonevarauksia, tarjoiluja, tilapalveluihin liittyviä ongelmia ja vierailijoiden hallintaa. Ovatko jotkin niistä jo ServiceNow’ssa? Mitkä niistä ovat päätyneet Forms-lomakkeisiin tai laskentataulukoihin?
- Aloita eniten päänvaivaa aiheuttavista pyynnöistä. Monille tiimeille niitä ovat tilapalvelupyynnöt. Ihmiset lakkaavat ilmoittamasta pienistä ongelmista, koska prosessi on liian hankala. Määritä pyyntöluettelosi eliassa oikeine lomakkeineen ja kunkin tyypin vastuuhenkilöineen.
- Päätä, mitä IT:n tarvitsee vastaanottaa. Käy pyyntötyypit läpi ServiceNow-ylläpitäjien kanssa. Sopikaa, mitkä niistä muutetaan tiketeiksi ja mitä tietoja IT tarvitsee niiden käsittelyn aloittamiseen. elia määrittää yhteyden nykyisen kokoonpanosi ympärille.
- Yhdistä HR-järjestelmäsi, kun olet valmis. Kun pyynnöt kulkevat asianmukaisesti, voit lisätä HR-synkronoinnin, jotta työpisteiden sijoittelut pysyvät uusien työntekijöiden ja lähtijöiden tahdissa.
Tarvitsetko siis molempia?
Sinun ei tarvitse valita ServiceNow’n ja työpaikka-alustan välillä. IT pitää käytössään jo tuntemansa järjestelmän, ja työntekijät saavat yhden paikan työpisteiden varaamiseen ja toimiston ongelmista ilmoittamiseen.
Jos haluat nähdä, miten tämä kokoonpano toimii käytännössä, tutustu elia.ioon.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako elia ServiceNow’n?
Ei. ServiceNow pysyy IT-palvelupisteenäsi, ja elia huolehtii toimistopuolesta varauksista tilapalvelupyyntöihin. Kaikki IT:tä tarvitseva menee ServiceNow’hun tikettinä.
Tarvitseeko työntekijöiden avata ServiceNow ilmoittaakseen IT-ongelmasta?
Ei. He ilmoittavat ongelmasta eliassa, jossa he varaavat jo työpöytiä ja huoneita. elia luo ServiceNow-tukipyynnön taustalla. Työntekijöiden ei tarvitse kirjautua itse ServiceNow-portaaliin.
Entä ServiceNow'n oma Workplace Service Delivery (WSD) -moduuli?
Se on toimiva vaihtoehto erityisesti silloin, jos työympäristötiimi työskentelee mielellään ServiceNow'ssa. Elia-järjestelmän valitseville tiimeille kaksi asiaa on usein tärkeää. Ensinnäkin he haluavat työympäristöä varten rakennetun työkalun, jossa työympäristötiimi voi itse muuttaa varauskäytäntöjä ja alueita. Toinen asia ovat anturit. elia valmistaa omat anturinsa, kun taas WSD yhdistää kolmannen osapuolen antureihin työympäristöliitäntöjensä kautta.
Onko IT-osastolle paljon työtä?
Yleensä ei. Suurin osa IT:n työstä liittyy sen sopimiseen, mitkä pyynnöt muuttuvat tukipyynnöiksi ja mitä tietoja niissä tarvitaan. elia määrittää yhteyden siitä eteenpäin. elia on ISO 27001 -sertifioitu ja säilyttää tietonsa Kanadassa, mikä voi helpottaa tietoturva-arviointeja. Se toimii myös Microsoft 365:n ja Google Workspacen kanssa ja yhdistyy IT:n jo käyttämiin työkaluihin.
