Jos vastaat pienen tai keskisuuren yrityksen henkilöstöhallinnosta, olet todennäköisesti tuntenut paineen, joka syntyy liian monien työkalujen, liian monien laskentataulukoiden ja liian vähäisen ajan yhteensovittamisesta. Kun henkilöstöhallinnon tiedot ovat hajallaan eri paikoissa, on lähes mahdotonta pysyä henkilöstön vaihtuvuuden, poissaolojen, suorituskykyongelmien ja työntekijöiden sitoutumisen edellä.
Monet pk-yritykset käyttävät työkaluja, joita ei ole suunniteltu henkilöstöhallinnon työnkulkuja varten. Ratkaisut, kuten modernit henkilöstöhallinnon alustat, keskittävät tiedot, automatisoivat prosesseja ja antavat henkilöstöhallinnon johtajille reaaliaikaisen näkyvyyden siihen, mitä organisaatiossa tapahtuu.
Olemme kokeneet tämän itse, samoin kuin yksi pk-yrityksistä, joiden kanssa työskentelimme läheisesti viime vuonna. He tulivat luoksemme yksinkertaisen kysymyksen kanssa:
”Onko todella mahdollista, että meidän kokoisemme henkilöstöhallinnon tiimi säästää rahaa henkilöstöhallinnon järjestelmällä?”
Kaksitoista kuukautta myöhemmin vastaus oli kiistaton:
He säästivät ensimmäisen vuoden aikana yksinään 175 000 dollaria yksinkertaisesti keskittämällä henkilöstöhallinnon ja toimimalla oikeiden mittareiden perusteella.
Tässä artikkelissa käymme tarkasti läpi, miten tämä tapahtui, mikä muuttui ja miten sinä voit saavuttaa samat tulokset omassa organisaatiossasi.
Tilanne: liikaa laskentataulukoita, liian vähän näkyvyyttä
Ennen yhtenäisen henkilöstöhallinnon järjestelmän käyttöönottoa yritys hallinnoi henkilöstöprosessejaan monimutkaisella yhdistelmällä Excel-tiedostoja, manuaalisia seurantataulukoita ja sähköpostimuistutuksia.
Heidän henkilöstöhallintonsa todellisuus näytti tältä:
- Ei keskitettyjä työntekijätietoja
- Ei merkityksellisiä henkilöstöhallinnon mittareita
- Manuaalista ja aikaa vievää hallinnollista työtä
- Rajalliset mahdollisuudet ennakoida henkilöstön vaihtuvuuden tai poissaolojen kehitystä
Henkilöstöhallinnon tiimiltä ei puuttunut motivaatiota. Heiltä puuttuivat työkalut!
Miksi he päättivät ottaa käyttöön kattavan HRIS-järjestelmän
Johtoryhmä tiesi tarvitsevansa enemmän kuin yksittäisen ratkaisun. He tarvitsivat selkeyttä, automatisointia ja reaaliaikaisia näkemyksiä.
He arvioivat useita vaihtoehtoja ennen kuin valitsivat pk-yrityksille sopivan henkilöstöhallinnon ohjelmiston kaltaisen HRIS-järjestelmän – työkalun, joka on suunniteltu erityisesti kasvaville tiimeille, jotka tarvitsevat keskitettyjä prosesseja ja parempaa analytiikkaa.
Heidän välttämättömiin vaatimuksiinsa kuuluivat:
- Yksi totuuden lähde työntekijätiedoille
- Automaattiset henkilöstöhallinnon mittarit ja raportointi
- Tehokkaat perehdytys- ja suorituskykyä tukevat työkalut
- Yksinkertainen käyttöliittymä, jonka henkilöstöhallinto ja esihenkilöt voisivat omaksua nopeasti
Want to learn more about Folks HR?
Mitä seuraavaksi tapahtui: neljä parannusta, jotka tuottivat todellista sijoitetun pääoman tuottoa
Jo muutamassa viikossa tiimi sai näkyvyyden henkilöstöhallinnon tietoihin, joita he eivät olleet aiemmin pystyneet seuraamaan. Seuraavan vuoden aikana neljä merkittävää parannusta tuotti mitattavan taloudellisen vaikutuksen.
1. Henkilöstön vaihtuvuus väheni merkittävästi (säästö: yli 100 000 dollaria)
Yhdistettyjen henkilöstöhallinnon tietojen avulla he pystyivät viimein ymmärtämään:
- Työntekijöiden lähtöjen taustalla olevat syyt
- Mitkä tiimit tarvitsivat tukea
- Perehdytyksen tai suorituskyvyn arviointijaksojen aikana esiin nousevat toimintamallit
Viestinnän ja esihenkilöiden koulutuksen parantaminen seurasivat, mikä johti henkilöstön vaihtuvuuden huomattavaan vähenemiseen. Jokainen palvelukseen jäänyt työntekijä merkitsi noin 10 000 dollarin taloudellista säästöä.
2. Poissaolot vähenivät (säästö: yli 10 000 dollaria)
Automaattinen poissaolojen seuranta paljasti varhaisia varoitusmerkkejä:
- Toistuvat lyhyet poissaolot
- Kausivaihtelut
- Työkuorman paineen alla olevat tiimit
Tämän näkyvyyden ansiosta henkilöstöhallinto otti tukitoimet käyttöön aiemmin ja vähensi poissaoloja tehokkaasti.
3. Tuottavuus kasvoi (arvo: 65 000 dollaria)
Suurin yllätys liittyi tuottavuuteen.
Yhdenmukaistamalla suorituskykyprosessit, lomapyynnöt, hyväksynnät ja sisäisen viestinnän yritys vapautti 4 000 tuntia tuottavaa työaikaa, mikä vastasi 65 000 dollaria.
4. Työtyytyväisyys parani
Selkeämpi viestintä, jäsennellyt tavoitteet ja sujuvammat prosessit auttoivat nostamaan tyytyväisyyden 80 prosentista 95 prosenttiin. Tämä kasvu vahvisti sekä henkilöstön pysyvyyttä että suorituskykyä.
Ensimmäisen vuoden kokonaisvaikutus: $175,000 säästyi
Kun kaikki hyödyt laskettiin yhteen (pienempi vaihtuvuus, vähäisemmät poissaolot, parempi tuottavuus ja parantunut tyytyväisyys), yritys saavutti $175,000 säästöt jo ensimmäisen vuoden aikana.
Miten SMB-yrityksesi voi saavuttaa samanlaisia tuloksia
Tässä on selkeä ja käytännönläheinen etenemissuunnitelma, joka perustuu toimiviksi osoittautuneisiin käytäntöihin.
Vaihe 1: Tunnista HR:ään liittyvät haasteesi
Aloita listaamalla esimerkiksi seuraavat haasteet:
- Suuri riippuvuus taulukkolaskentaohjelmista
- Vaikeudet HR-tietojen seurannassa
- Henkilöstön pysyvyyteen liittyvät haasteet
- Hallinnollisten tehtävien aiheuttama kuormitus
Vaihe 2: Valitse todellisuuteesi sopiva HRIS
Kun arvioit työkaluja, vertaile esimerkiksi keskittämistä, analytiikkaa, käyttökokemusta ja skaalautuvuutta.
Jotkin SMB-yritykset valitsevat esimerkiksi pienyrityksille suunnitellun HR-ohjelmiston prosessien yksinkertaistamiseksi ja käyttöönoton helpottamiseksi.
Vaihe 3: Määritä lähtötason mittarit
Ennen HRIS-järjestelmän käyttöönottoa sinun kannattaa mitata seuraavat asiat:
- Henkilöstön vaihtuvuus
- Poissaoloaste
- Nykyinen tyytyväisyyspistemäärä
- HR-tehtäviin käytetty keskimääräinen aika
Käytät näitä ”ennen”-vertailuarvoina tulevan ROI:n (sijoitetun pääoman tuoton) laskemiseen.
Vaihe 4: Kouluta ja osallista esihenkilöt varhaisessa vaiheessa
Esihenkilöt ovat keskeisessä asemassa paremman suorituskyvyn, sitoutumisen ja henkilöstön pysyvyyden saavuttamisessa. Siksi heidän perehdyttämisensä HRIS-järjestelmän käyttöön nopeuttaa tulosten saavuttamista näillä osa-alueilla.
Sinun kannattaa osallistaa heidät päätöksentekoon ja kouluttaa heidät alustan käyttöön ennen kuin otat sen käyttöön koko organisaatiossa.
Vaihe 5: Analysoi tietoja neljännesvuosittain ja tee tarvittavat muutokset
Hyödynnä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Tunnista trendit ajoissa
- Tue tiimejä, joissa riskitekijät ovat korkeammalla tasolla
- Kehitä perehdytys- ja suorituskykysyklejä
- Vahvista huippusuoriutuvien osastojen vahvuuksia
Tiedosta tulee ennakoiva päätöksenteon työkalu, joka ohjaa strategioitasi.
Tärkeimmät opit
- Yhtenäinen HRIS muuttaa HR:n hallinnollisesta toiminnosta liiketoiminnan tuloksia strategisesti edistäväksi tekijäksi.
- HR-mittareista saatavat oivallukset auttavat toimimaan ennen kuin ongelmista tulee kalliita.
- Pienetkin parannukset henkilöstön pysyvyydessä tai poissaoloissa tuottavat merkittäviä säästöjä.
- Pelkästään tuottavuuden kasvu voi kattaa HR-järjestelmän kustannukset.
- SMB-yrityksille kokonaisvaltaisen HR-alustan valitseminen muodostuu usein kilpailueduksi.
Harkitsetko saman tekemistä?
Jos haluat tutustua siihen, mitä HRIS voisi tehdä yrityksesi hyväksi, tässä on resurssi, joka auttaa sinua ymmärtämään nykyaikaisen HR-järjestelmän osat sekä ohjeet siihen, miten voit arvioida järjestelmää tarpeidesi perusteella.
