Päätös siirtyä BambooHR:stä Folks HR:ään on usein helppo osa. Siirtymän suunnittelu ilman palkanmaksun häiriöitä, työntekijätietojen menettämistä tai ylimääräisen työn aiheuttamista HR-tiimillesi on se kohta, jossa todellinen haaste alkaa.
Juuri tässä tämä opas auttaa.
Käymme läpi siirtymän kaikki vaiheet suunnittelusta ja tietojen valmistelusta käyttöönottoon, validointiin ja tuotantokäyttöön siirtymiseen, jotta voit siirtyä Folks HR:ään luottavaisin mielin ja välttää yleisimmät virheet matkan varrella.
Miksi siirtyä BambooHR:stä Folks HR:ään?
Monet kanadalaiset organisaatiot eivät vaihda järjestelmää siksi, ettei BambooHR toimisi. He vaihtavat, koska Folks HR vastaa paremmin kanadalaista palkanmaksua, vaatimustenmukaisuutta ja päivittäisiä HR-toimintoja.
- Kanadalainen palkanmaksu on käytettävissä alustalla. Jos organisaatiosi valitsee Folks Payrollin, työntekijätiedot, palkkamuutokset ja poissaolotiedot voidaan siirtää suoraan palkanmaksuun ilman erillistä integraatiota.
- Se on suunniteltu kanadalaisille työpaikoille. Folks tukee englannin- ja ranskankielisiä käyttäjiä, ja tiedot tallennetaan oletusarvoisesti kanadalaisille palvelimille.
- Yhdellä alustalla on käytettävissä enemmän HR-ominaisuuksia. Henkilöstöhallinto, rekrytointi, suoritusten hallinta, koulutus, sähköiset allekirjoitukset ja poissaolojen hallinta ovat saatavilla yhdessä paikassa.
Näiden syiden lisäksi tietosi säilyvät oletusarvoisesti Kanadassa. Folks tallentaa työntekijä- ja palkkatiedot kanadalaisille palvelimille ja sillä on SOC 2 Type 2 -sertifiointi, mikä voi auttaa organisaatioita, joihin sovelletaan PIPEDA-lain ja Quebecin lain 25 mukaisia kanadalaisia tietojen säilytysvaatimuksia.
Jos nämä ovat organisaatiollesi tärkeitä näkökohtia, siirtyminen BambooHR:stä Folks HR:ään on hyvin tuettu päätös.
Ennen siirtymistä BambooHR:stä Folks HR:ään
Onnistunut siirtymä alkaa jo ennen tietojen vientiä. Käytä aikaa ennakkosuunnitteluun viivästysten vähentämiseksi ja uudelleentyön välttämiseksi.
Want to learn more about Folks HR?
Tarkasta nykyinen BambooHR-kokoonpanosi
Aloita tarkastelemalla, miten organisaatiosi tällä hetkellä käyttää BambooHR:ää.
Tunnista työntekijätiedot, asiakirjat, poissaolokäytännöt ja integraatiot, jotka sinun on siirrettävä. Tunnista myös vanhentuneet kentät, käyttämättömät käytännöt tai historialliset tiedot, joita ei enää tarvitse siirtää.
Päätä, mitä siirretään ja mitä arkistoidaan
Kaikkia tietoja ei tarvitse siirtää Folks HR:ään.
Määritä, mitkä työntekijätiedot, asiakirjat ja poissaolosaldot tulisi siirtää ja mitkä historialliset tiedot tulisi säilyttää arkistona.
Nyt on myös oikea aika päättää, miten historialliset palkkatiedot ja verotusasiakirjat, mukaan lukien nykyisen palkanmaksupalveluntarjoajasi T4- ja RL1-lomakkeet, säilytetään siirtymän jälkeen.
Kokoa tiimi ja aikataulu
BambooHR:stä Folks HR:ään siirtymiseen osallistuvat tyypillisesti HR, palkanmaksu, IT ja taloushallinto.
Nimeä vastuuhenkilö kullekin osa-alueelle ja suunnittele aikataulu palkanmaksu- ja rekrytointikalenteriesi mukaan. Vältä suurten palkanmaksuun liittyvien muutosten tekemistä palkkakauden keskellä ja varaa riittävästi aikaa testaamiseen ja validointiin.
Kokonaisaikataulu riippuu yrityksesi koosta, siirrettävien tietojen määrästä ja uudelleen rakennettavien integraatioiden lukumäärästä.
Näin siirryt BambooHR:stä Folks HR:ään
Siirtyminen BambooHR:stä Folks HR:ään koostuu kahdesta työvirrasta: HRIS-siirtymästä ja Folks HR:n käyttöönotosta.
Ensimmäinen keskittyy HR-tietojen siirtämiseen BambooHR:stä, kun taas toinen kattaa Folks HR:n määrittämisen, integraatioiden uudelleenrakentamisen ja tarvittaessa Folks Payrollin käyttöönoton.
HRIS-siirtymä
Nämä tehtävät koskevat organisaatioita, jotka siirtyvät pois BambooHR:stä.
Vaihe 1: Vie tietosi BambooHR:stä
Vie tietosi BambooHR:stä, kun sinulla on vielä täydet käyttöoikeudet alustalle.
Lataa työntekijätiedot, ajantasaiset poissaolosaldot, asiakirjat ja kaikki raportit, jotka haluat säilyttää viitteenä. Järjestä vientitiedostot tietotyypin mukaan, kuten työntekijätiedot, asiakirjat, poissaolot ja suoritustiedot, sillä kukin luokka yhdistetään Folks HR:ssä eri tavalla.
Säilytä näistä tiedostoista puhdas kopio arkistona riippumatta siitä, mitkä tiedot lopulta tuot.
Kartoita ja siirrä työntekijätiedot
Kenttien yhdistäminen ratkaisee, onnistuuko siirto vai ei.
Yhdistä jokainen BambooHR:n kenttä Folksin vastaavaan kenttään ennen tuontia, mukaan lukien työntekijätunnisteet, työsuhdetiedot, palkkaustiedot ja mukautetut kentät.
Merkitse kaikki tiedot, joille ei löydy selkeää paikkaa, jotta voit päättää, miten niitä käsitellään. Tuo ensin pieni testierä, varmista tietueiden oikeellisuus ja suorita sen jälkeen koko tuonti.
Tämä on myös paras tilaisuus siivota tietosi sen sijaan, että siirtäisit nykyiset ongelmat uuteen järjestelmään.
Siirrä asiakirjat ja määritä sähköiset allekirjoitukset
Siirrä aktiiviset asiakirjat, kuten sopimukset, käytännöt ja allekirjoitetut lomakkeet, Folksin asiakirjahallintajärjestelmään ja liitä ne asianmukaisiin työntekijäprofiileihin.
Jos BambooHR sisältää allekirjoitettuja asiakirjoja, päätä, mitkä niistä tulee lähettää uudelleen allekirjoitettaviksi Folksissa ja mitkä voidaan säilyttää viitteeksi. Folksin sähköisen allekirjoituksen työkalut voivat hallita tulevia asiakirjoja suoraan alustalla.
Varmista vastaavuus ennen käyttöönottoa
Ennen kuin poistat BambooHR:n käytöstä, varmista, että Folks vastaa tarkasti siirrettyjä henkilöstöhallinnon tietojasi.
Tarkista pistokokein työntekijätiedot, vapaapäiväsaldot, asiakirjat ja käyttöoikeudet BambooHR:n tietoihin verrattuna. Näin varmistat, että henkilöstötietojärjestelmän siirto on valmis ennen kuin teet Folksista ensisijaisen henkilöstöhallinnon järjestelmäsi.
Folksin henkilöstöhallinnon käyttöönotto
Nämä ovat vakiomuotoisia käyttöönottotehtäviä, jotka jokainen uusi Folksin henkilöstöhallinnon asiakas suorittaa riippumatta siitä, mitä henkilöstöhallinnon järjestelmää hän on aiemmin käyttänyt.
Määritä Folksin henkilöstöhallinnon tilisi
Määritä Folks ennen kuin tuot siihen mitään tietoja.
Määritä organisaatiorakenteesi, lomia ja poissaoloja koskevat käytännöt, roolit ja käyttöoikeudet sekä kieliasetukset kaksikielistä käyttöönottoa varten. Ympäristön määrittäminen ensin varmistaa, että tuodut tiedot järjestetään oikein alusta alkaen.
Määritä palkanmaksu ja varmista vaatimustenmukaisuus (jos otat Folks Payrollin käyttöön)
BambooHR ei käsittele kanadalaista palkanmaksua natiivisti. Jos organisaatiosi käyttää tällä hetkellä erillistä palkanmaksupalveluntarjoajaa, kuten ADP:tä, Nethrisiä, Ceridianiä tai muuta palkanmaksuratkaisua, palkanmaksun käyttöönotto on erillinen työvirta, joka ei liity BambooHR:n tietoihin.
Jos otat Folks Payrollin käyttöön, suunnittele se erillisenä työvirtana, jolla on oma aikataulunsa, tietolähteensä ja validointivaiheensa henkilöstötietojärjestelmän siirron rinnalla.
Valitse organisaatiollesi parhaiten sopiva Folks Payroll -palvelumalli: itsepalvelu, avustettu palvelu tai täysin hallinnoitu palvelu. Määritä sen jälkeen palkanmaksuasetukset, kuten palkkaryhmät, vähennys- ja maksuosuussäännöt, suoramaksut sekä tarvittaessa taloushallinnon integraatiot.
Varmista CRA:n ja Revenu Québecin tilitystiedot, ROE-ilmoitukset sekä T4- ja RL 1 -asetukset ennen rinnakkaisen palkkalaskelman suorittamista nykyistä palkanmaksupalveluntarjoajaa vastaan. Nettopalkan, vähennysten ja maksuosuuksien täsmäyttäminen ennen käyttöönottoa auttaa varmistamaan, että palkanmaksun käyttöönotto on valmis.
Rakenna integraatiot ja yhteydet uudelleen
Yhdistä uudelleen Folksin henkilöstöhallintoon integroituvat järjestelmät, mukaan lukien taloushallinnon ohjelmistosi ja kaikki työntekijätietoja lähettävät tai vastaanottavat työkalut.
Jos jatkat nykyisen palkanmaksupalveluntarjoajasi käyttöä, yhdistät tässä vaiheessa myös sen uudelleen Folksin henkilöstöhallintoon. Folks tarjoaa taloushallinnon integraatiot QuickBooksiin ja Xeroon sekä ohjelmointirajapinnan yhteyksien muodostamiseen muihin järjestelmiin. Testaa jokainen integraatio esimerkkitiedoilla ennen kuin katsot sen olevan valmis.
Kouluta ylläpitäjät ja esihenkilöt
Kouluta ylläpitäjät ennen kuin otat alustan käyttöön kaikille muille.
Järjestelmänvalvojien tulee ymmärtää järjestelmän määritykset, raportointi ja kaikki organisaation käyttämät moduulit, kun taas esihenkilöiden tulee perehtyä hyväksyntöihin, poissaolojen vahvistamiseen ja tiimin hallintaan. Folksin perehdytysresurssit ja kaksikielinen ohjekeskus voivat tukea tätä prosessia.
Ota työntekijöiden itsepalvelu käyttöön ja lanseeraa se
Kun HRIS-järjestelmän siirto on vahvistettu ja käyttöönottotehtävät on suoritettu, olet valmis ottamaan järjestelmän käyttöön.
Ilmoita muutoksesta työntekijöille, esittele Folks-mobiilisovellus ja itsepalvelutyökalut sekä pidä käyttöönottotiimi saatavilla ensimmäisen toimintajakson ajan. Jos otat käyttöön myös Folks Palkanlaskennan, tarjoa lisätukea ensimmäisen tuotannossa suoritettavan palkanlaskennan aikana.
Säilytä BambooHR-arkistosi ja kaikki historialliset tiedot suunnitteluvaiheessa laaditun säilytysstrategian mukaisesti.
BambooHR:stä Folks HR:ään siirtymisen tarkistuslista
Tässä vaiheessa käytössäsi pitäisi olla selkeä siirtymäsuunnitelma. Varmista alla olevan tarkistuslistan avulla, että olet suorittanut olennaiset siirto- ja käyttöönottotehtävät ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Suunnittelu
- Tarkasta nykyinen BambooHR-kokoonpanosi, mukaan lukien työntekijätiedot, asiakirjat, käytännöt, integraatiot ja palkanlaskennan palveluntarjoaja.
- Päätä, mitkä tiedot siirretään ja mitkä arkistoidaan.
- Vahvista, miten historialliset verotusasiakirjat, kuten T4- ja RL1-lomakkeet, säilytetään.
- Nimeä vastuuhenkilöt HR:lle, palkanlaskennalle, IT:lle ja taloushallinnolle.
- Laadi aikataulu palkanlaskennan ja rekrytoinnin kalenterien ympärille.
HRIS-siirto
- Vie työntekijätiedot, asiakirjat ja raportit BambooHR:stä.
- Yhdistä BambooHR:n kentät niitä vastaaviin Folks HR:n kenttiin.
- Tuo testierä ja tarkista tulokset.
- Suorita työntekijöiden ja asiakirjojen täydellinen siirto.
- Sovita työntekijätiedot ja poissaolosaldot yhteen.
- Vahvista BambooHR:n ja Folks HR:n välinen vastaavuus ennen siirtymistä.
Folks HR:n käyttöönotto
- Määritä organisaatiorakenne, roolit, käyttöoikeudet ja poissaolokäytännöt.
- Määritä kaksikieliset kieliasetukset.
- Rakenna uudelleen ja testaa integraatiot taloushallinnon ja muiden yhdistettyjen järjestelmien kanssa.
- Kouluta järjestelmänvalvojat ja esihenkilöt.
- Ota Folks HR ja työntekijöiden itsepalvelu käyttöön.
Folks Palkanlaskennan käyttöönotto (jos otat Folks Palkanlaskennan käyttöön)
- Valitse Folks Palkanlaskennan palvelumalli.
- Määritä palkanlaskennan asetukset ja taloushallinnon integraatiot.
- Vahvista CRA:n ja Revenu Québecin tilitystiedot, ROE-ilmoitusten tekeminen sekä T4/RL1-asetukset.
- Suorita rinnakkainen palkanlaskenta nykyistä palkanlaskennan palveluntarjoajaa vasten.
- Tue ensimmäistä tuotannossa suoritettavaa palkanlaskentajaksoa.
Käyttöönoton jälkeen
- Säilytä BambooHR-arkistosi säilytyssuunnitelmasi mukaisesti.
- Kerää palautetta järjestelmänvalvojilta ja esihenkilöiltä.
- Viimeistele määrityksiä tarvittaessa.
Miltä onnistuminen näyttää BambooHR:stä Folks HR:ään siirtymisen jälkeen
Ennen kuin katsot siirron olevan valmis, varmista hetki, että kaikki toimii odotetulla tavalla.
Onnistunut siirtymä tarkoittaa, että työntekijätiedot ja poissaolosaldot vastaavat BambooHR:n tietoja, asiakirjat ja historialliset tiedot ovat käytettävissä ja integraatiot siirtävät tietoja ilman manuaalista työtä. Jos otat Folks Palkanlaskennan käyttöön, myös ensimmäinen palkanlaskenta tulee vahvistaa ennen siihen luottamista.
Järjestelmänvalvojien ja esihenkilöiden tulee osata käyttää Folksia päivittäisissä tehtävissään, kun taas työntekijöiden tulee pystyä käyttämään itsepalvelua luottavaisesti tavanomaisiin tehtäviin.
Kun nämä osat ovat paikallaan eikä BambooHR enää kuulu päivittäiseen toimintaanne, siirtymä on onnistuneesti valmis ja voitte keskittyä hyödyntämään uutta HR-järjestelmäänne mahdollisimman tehokkaasti.
Yleiset haasteet siirryttäessä BambooHR:stä Folks HR:ään
Hyvin suunnitellustakin siirtymästä huolimatta muutamat yleiset ongelmat voivat viivästyttää käyttöönottoa tai aiheuttaa tarpeetonta työtä käyttöönoton jälkeen. Kun tiedät etukäteen, mitä kannattaa tarkkailla, voit välttää häiriöt ja pitää siirtymän aikataulussa.
Puutteellinen palkanlaskennan suunnittelu
Jos organisaatiosi aikoo ottaa käyttöön Folks Payrollin, käsittele sitä erillisenä toteutuksena HRIS-siirtymän rinnalla.
Suunnittele palkanlaskennan käyttöönotto mahdollisuuksien mukaan palkkakauden alkuun. Vältä vaihtamista vuoden lopussa ja suorita rinnakkainen palkanlaskenta nykyisen palkanlaskentapalveluntarjoajasi kanssa ennen kuin alat luottaa Folks Payrolliin.
Onnistunut rinnakkainen suoritus varmistaa, että palkkalaskelmat vastaavat nykyistä prosessiasi ennen palkkojen maksamista työntekijöille.
Virheellinen kenttien määritys ja tietojen laatu
Työntekijätiedot ovat vain niin luotettavia kuin siirtämäsi tiedot. Ennen tietojen tuontia määritä jokainen BambooHR:n kenttä vastaamaan Folks HR:n vastaavaa kenttää, mukaan lukien mukautetut kentät, joille ei välttämättä ole suoraa vastinetta.
Tämä on myös paras tilaisuus puhdistaa tietosi korjaamalla vanhentuneet tiedot, poistamalla päällekkäiset tietueet ja jättämällä pois tiedot, joita et enää tarvitse.
Vaatimustenmukaisuus ja historiallisten tietojen hallinta
Älä odota käyttöönoton jälkeiseen aikaan päättääksesi, mitä historiallisille tiedoille tapahtuu. Määritä suunnitteluvaiheessa, miten säilytät tai arkistoit työntekijöiden asiakirjat, historialliset palkkatiedot ja verodokumentit, mukaan lukien nykyisen palkanlaskentapalveluntarjoajasi T4- ja RL 1 -lomakkeet.
Selkeä säilytyssuunnitelma auttaa ylläpitämään vaatimustenmukaisuutta ja varmistaa, että tärkeät tiedot ovat saatavilla tarvittaessa.
Toimimattomat integraatiot ja puutteellinen validointi
Integraatioiden uudelleenrakentaminen on vain osa prosessia.
Testaa jokainen yhteys esimerkkitiedoilla ennen kuin pidät sitä valmiina. Varmista sen jälkeen, että työntekijätiedot, poissaolosaldot, asiakirjat ja käyttöoikeudet vastaavat BambooHR:n tietoja ennen vanhan järjestelmän käytöstä poistamista. Jos otat käyttöön Folks Payrollin, tarkista myös palkkalaskelmat nykyisen palkanlaskentapalveluntarjoajasi laskelmia vasten ennen käyttöönottoa.
Kun käytät aikaa kaiken validointiin etukäteen, voit ehkäistä käyttöönoton jälkeisiä ongelmia.
Käyttöönoton kiirehtiminen
Onnistuneet siirtymät tapahtuvat harvoin mahdollisimman lyhyessä ajassa. Varaa projektiin aikaa testausta, validointia, koulutusta ja työntekijöille tiedottamista varten.
Perehdytä ylläpitäjät ja esihenkilöt Folksin käyttöön ennen käyttöönottopäivää, jotta he tuntevat vastuunsa, ja pidä toteutustiimisi saatavilla käyttöönoton jälkeen, jotta mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista nopeasti.
Yhteenveto
Siirtymisen BambooHR:stä Folks HR:ään ei tarvitse olla monimutkaista, kun lähestyt sitä selkeän suunnitelman avulla. Valmistelemalla tietosi, validoimalla siirtymän ja noudattamalla jäsenneltyä toteutusta voit tehdä siirtymän mahdollisimman vähäisin häiriöin ja luoda samalla tiimillesi edellytykset pitkäaikaiseen menestykseen.
Jos olet valmis vaihtamaan, seuraava askel on selvittää, miten Folks HR sopii organisaatiosi työnkulkuihin ja käyttöönottoa koskeviin vaatimuksiin. Varaa Folks HR -esittely tutustuaksesi alustaan ja saadaksesi tietää, miten heidän tiiminsä voi tukea siirtymääsi.
Varaa Folks HR -esittely tänään ja aloita.
