Useimmat toimistot eivät valinneet nykyistä ATS/CRM-alustaansa. Ne perivät sen. Se oli ensimmäinen vakavasti otettava järjestelmä, jota yritys koskaan käytti, ja ajan myötä siitä tuli oletusratkaisu – ei siksi, että se olisi edelleen oikea vaihtoehto, vaan koska vaihtamisesta aiheutuvat kustannukset tuntuvat korkeilta, ja kiertoratkaisut toimivat enimmäkseen.
Kysymys ei ole siitä, oliko alusta hyvä aloittaessasi. Vaan siitä, auttaako se edelleen teitä etenemään vai onko tiimisi hiljaisesti rakentanut sen ympärille toisen järjestelmän vain saadakseen työn tehtyä.
Tässä on viisi merkkiä siitä, että saattaa olla aika vaihtaa johonkin muuhun.
1. Tiimisi on rakentanut laskentataulukoita tekemään sen, mitä alustasi pitäisi
Kun alusta ei tuo ihmisten tarvitsemia tietoja nopeasti esiin, syntyy kiertoratkaisuja. Laskentataulukko, jolla seurataan toimeksisaajien työsuhteiden päättymispäiviä. Jaettu postilaatikko asiakaspäivityksiä varten. Henkilökohtaiseen puhelimeen tehty muistiinpano järjestelmään tallennetun tiedon sijaan.
Nämä tuntuvat konsulttien tavoilta toimia. Yleensä ne ovat merkki alustan puutteesta. Jos tiimisi ylläpitää rinnakkaisia järjestelmiä tehdäkseen työtä, jota ATS:n pitäisi hoitaa, se on merkki – ei kurinalaisuuden puutteesta, vaan siitä, onko alusta rakennettu sen ympärille, miten rekrytointikonsultit työskentelevät.
Trackerissa automaatiosäännöt käynnistyvät sijoituspäivien, prosessivaiheiden ja toimeksiantojen toiminnan perusteella. Työsuhteen päättymiseen liittyvät uudelleenaktivointitehtävät, vanhentuneen prosessin ilmoitukset ja asiakasyhteydenottojen sarjat toimivat ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa käynnistää niitä. Tavoitteena on tehdä alustasta paikka, jossa konsultit haluavat työskennellä. Ei paikkaa, johon he kirjaavat asiat jälkikäteen.
2. Asiakaskuvasi on kolmessa järjestelmässä yhden sijaan
Useimmat vanhat alustat suunniteltiin hakijoiden seurantaan. Niitä ei suunniteltu hallitsemaan toimistosi, asiakkaidesi ja ehdokkaidesi välistä kokonaisvaltaista kaupallista suhdetta ajan kuluessa.
Lopputuloksena liiketoiminnan kehittäminen on CRM:ssä; ehdokkaiden hallinta on ATS:ssä, ja näiden kahden välinen yhteys on jonkun mielessä. Kun tämä henkilö lähtee tai kun tarkastelet asiakastiliä ylimmällä johdon tasolla, kokonaiskuva on puutteellinen.
Nykyisestä alustastaan kasvaneet toimistot mainitsevat useimmiten juuri tämän: ne haluavat yhden totuuden lähteen, joka näyttää koko suhteen ilman raporttien hakemista kolmesta eri järjestelmästä: käsitellyt toimeksiannot, sijoitetut ehdokkaat, tuotetut tulot, avoimet mahdollisuudet ja paljon muuta.
Trackerissa ATS ja CRM ovat sama alusta, eivät kahden tuotteen välinen integraatio. Asiakastilit, toimeksiannot, ehdokkaat, sijoitukset ja prosessi ovat kaikki yhdessä tietueessa. Se ei ole ominaisuus. Se on erilainen arkkitehtuuri.
Want to learn more about Tracker?
3. Alustasiin lisättiin tekoälyä. Se ei ole sama asia kuin että se olisi rakennettu sitä varten.
Useimpiin markkinoilla oleviin alustoihin on nykyään lisätty tekoälyä. Tärkeämpi kysymys on, miten.
Monien vanhojen järjestelmien kohdalla vastaus on joukko tekoälyominaisuuksia, jotka on lisätty vuosikymmeniä sitten rakennettuun alustaan. Toiminnallisuus on olemassa. Mutta vanhemman koodipohjan päälle lisätty tekoäly eroaa perustasolle alusta alkaen rakennetusta tekoälystä perustavanlaatuisesti. Taustalla oleva tietomalli, API-arkkitehtuuri ja tietueiden rakenne: nämä joko mahdollistavat tekoälyn tai eivät. Tekoälyn lisääminen alustaan, jota ei suunniteltu sitä varten, aiheuttaa integraatioihin kitkaa, joka kasvaa aina, kun yrität laajentaa sitä.
Tracker rakennettiin tekoäly perustasolle integroituna alusta alkaen. Kaikki alkoi ehdokashausta, joka edellytti tietomallia, joka on rakennettu koneellista luettavuutta eikä vain ihmisten käyttöä varten. Tämä perusta tekee kaikesta sen päälle rakennetusta kyvykkäämpää. Kyse ei ole filosofisesta erosta. Se on käytännön ero, joka näkyy aina, kun toimisto yrittää rakentaa jotakin.
Agility Partners, teknologia-alan henkilöstöpalveluyritys, luopui aiemmasta alustastaan juuri tästä syystä. Kartoitettuaan 65 järjestelmää sisäisessä tekoälyvalmiuden arvioinnissa se tarvitsi alustan, jossa on vahvat API-rajapinnat, tapahtumapohjaiset webhook-ominaisuudet ja tietomalli, jota tekoälyagentit pystyisivät luotettavasti lukemaan, kirjoittamaan ja toimimaan sen perusteella. He valitsivat Trackerin ja käyttivät ensimmäisen vuoden tietoperustansa rakentamiseen sen päälle.
En ole nähnyt markkinoilla mitään muuta, joka mahdollistaisi tekoälyn hyödyntämisen yhtä hyvin kuin Tracker. Tutustuin muihin vaihtoehtoihin. Tracker on se oikea.
EVA, Trackerin tekoälyavustaja, toimii kolmessa tilassa: itsenäisenä keskustelukäyttöliittymänä tutkimusta ja sisällön luomista varten, tarvittaessa avattavana sivupalkkina missä tahansa tietueessa tai työnkulussa sekä taustalla toimivana agenttikerroksena, joka toimii itsenäisesti ja hoitaa seulonnan, yhteydenottojen ajoituksen, uudelleenaktivoinnin, seurannan ja paljon muuta ilman rekrytoijan osallistumista – kaikki samalla reaaliaikaisella datalla, jota konsulttinne käyttävät päivittäin.
Trackerin aktivointikeskuksessa toimistot ottavat käyttöön alustaan sisäänrakennetut ominaisuudet: natiivisti käytettävät työkalut, kumppani-integraatiot ja agentit, jotka ovat jo Trackerissa ja valmiina käytettäviksi. Kolmannen osapuolen työkaluja ei tarvitse etsiä. Käyttäjiä ei ohjata muualle. Kaikki aktivointikeskuksessa oleva on tarkoituksellista ja sijaitsee alustan sisällä. Kun agenttistudio on aktivoitu, siinä määritetään agenttien asetukset: mitä kukin agentti tekee, miten se toimii ja mihin se vastaa.
Kun toimistojen johtajat arvioivat tekoälystrategiaa, kysymys ei ole "onko tällä alustalla tekoälyä?" Lähes kaikilla alustoilla on sitä nykyään. Kysymys on siitä, rakennettiinko alusta niin, että tekoäly toimii siinä tehokkaasti, vai lisättiinkö tekoäly alustaan vain siksi, että se pysyisi kehityksessä mukana.
4. Joku täsmäyttää työaikakirjaukset manuaalisesti joka maanantai
Työaikakirjausten hallinta. Urakoitsijoiden palkat. Asiakaslaskutus. Vaatimustenmukaisuuden seuranta. Kun toimistot tekevät paljon määräaikaisia tai sopimuspohjaisia sijoituksia, taustatoiminnot ei ole toissijainen asia. Siellä tehdään tai menetetään kate.
Kun taustatoiminnot toimivat eri alustalla kuin ATS, tietojen on siirryttävä järjestelmien välillä. Tämä tarkoittaa manuaalista täsmäytystä, viivästyneitä laskuja ja vaatimustenmukaisuuden aukkoja, jotka tulevat esiin vasta, kun jokin menee pieleen.
Tämä tuntuu voimakkaimmin toimistoissa, jotka kasvattavat sopimuspohjaista liiketoimintaansa. Se, mikä toimii kahdenkymmenen urakoitsijan kanssa, ei toimi kahdensadan kanssa. Laajassa mittakaavassa erilliset taustatoiminnot aiheuttavat todellisen operatiivisen riskin.
Trackerissa taustatoiminnot on rakennettu osaksi alustaa. Työaikakirjaukset, palkkojen ja laskutuksen hallinta, perehdytys ja vaatimustenmukaisuus sijaitsevat sijoitustietueen yhteydessä, eivät erillisessä työkalussa, joka on synkronoitava sen kanssa.
5. Alustasi on määritetty laajasti, mutta se ei silti tee sitä, mitä tarvitset
Vanhat alustat ovat muokattavissa. Muokkauksilla on kuitenkin hintansa. Työnkulkujen muutokset edellyttävät yleensä konsultin osallistumista. Raportoinnin mukauttamisessa on rajoituksia. Uudempien työkalujen integraatioiden pitäminen ajan tasalla vaatii jatkuvia investointeja.
Useita vuosia samalla alustalla toimineissa toimistoissa johtotasolla on usein hiljaista turhautumista: alusta tekee paljon, mutta sen saaminen tekemään juuri sitä, mitä tarvitsette, on muuttunut omaksi projektikseen. Se ei ole väärin. Se vain aiheuttaa joka viikko kitkaa, jonka joku joutuu kantamaan.
Alustan vaihtaminen ei ole pieni päätös. Tietojen siirtäminen, uudelleenkoulutus ja häiriöt käynnissä oleviin tehtäviin. Kaikki tämä on todellista. Mutta niin on myös sen alustan käytön kumulatiivinen kustannus, joka ei kehity liiketoimintasi mukana.
Rehellinen kysymys seniorijohdolle ei ole "onko nykyinen alustamme hyvä?" Vaan: mikä on alustamme ominaisuuksien ja liiketoimintamme tarpeiden välinen kuilu, ja mitä tämä kuilu meille oikeasti maksaa?
Miltä vaihtaminen käytännössä näyttää
Vaihtamisen pelko on yleensä suurempi kuin todellisuus. Mason Group arvioi 16 alustaa ennen Trackerin valitsemista, siirtyi tuotantokäyttöön yhden viikonlopun aikana ja sai sopimustiiminsä toimimaan maanantaina.
"Asiakaspalvelun, helppokäyttöisyyden ja täysin toimivien taustatoimintojen ansiosta parempaa ei ole. Tutustuin 16 eri ATS- ja CRM-järjestelmään. Tracker on se oikea." — Rob Fletcher, osakas, The Mason Group
Trackerissa käyttöönottoa hallinnoi oma tiimi, ja se etenee selkeästi määriteltyjen vaiheiden mukaisesti. Tiedot kartoitetaan ja tarkistetaan ennen kuin yksikään käyttäjä siirtyy tuotantokäyttöön. Koulutukseen sisältyy käytännönläheinen pääsy testiympäristöön, jotta tiimit tuntevat järjestelmän jo ensimmäisenä työpäivänä. Tavoitteena on jatkuvuus, ei häiriö.
Jos yllä olevat merkit tuntuvat tutuilta, keskustelu kannattaa käydä, vaikka päätös olisi kuukausien päässä.
