Useimmat rekrytointiyritykset menettävät jo ansaitsemiaan toimeksiantoja
Ei kilpailijoille. Ei siksi, että asiakas muutti mielensä. Vaan siksi, että toimeksianto päättyi eikä kukaan palannut asiaan ajoissa. Koska ehdokas jäi tarjousvaiheeseen kymmeneksi päiväksi asiakkaan odottaessa päätöstä, eikä kukaan muistanut olla yhteydessä. Koska uusi työtilaus sai erinomaisen aloituspuhelun ja sen jälkeen vallitsi hiljaisuus.
Väliin jäävät toimeksiannot eivät yleensä johdu huonosta rekrytoinnista. Ne johtuvat siitä, ettei ole järjestelmää, joka huomaisi hetket, jolloin ihmisen muisti pettää.
Rekrytoinnin automaatiosta puhutaan paljon tekoälyavusteisen haun ja ehdokkaiden yhteensovittamisen yhteydessä. Liikevaihtoa suojaavat työnkulut ovat kuitenkin tätä yksinkertaisempia. Ne ovat laukaisimia, tehtäviä ja oikea-aikaisia muistutuksia, joiden ansiosta oikeaan henkilöön ollaan yhteydessä oikealla hetkellä ilman, että jonkun täytyy muistaa tehdä se. Trackerin automaatiomoottori hoitaa tämän kaiken natiivisti, eikä erillistä työkalua tarvita, joten alusta tekee työn riippumatta siitä, onko työpöytä kiireinen vai ei.
Tässä on viisi työnkulkua, jotka jokaisella yrityksellä pitäisi olla käytössä. Jokaisesta on myös kopioitava ja liitettävä tekoälykehote, jonka avulla voit rakentaa varsinaiset viestit ja sarjat aloittamatta tyhjästä. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] olevat kohdat oman yrityksesi tiedoilla ennen lähettämistä.
1. Sopimustyöntekijän toimeksiannon päättymispäivän jälkeinen aktivointi
Taloudellinen logiikka on tässä yksinkertainen. Jo sijoittamasi sopimustyöntekijän sijoittaminen uudelleen maksaa murto-osan uuden henkilön etsimisestä. Olet jo tehnyt vaatimustenmukaisuustarkistukset. Tiedät, miten hän työskentelee. Asiakassuhde on jo lämmin. Jos sopimustyöntekijä on käytettävissä ja tavoitat hänet ensin, toimeksianto on lähes sinun.
Ongelma on ajoituksessa. Sopimustyöntekijöiden päättymispäivät unohtuvat helposti. Viittä aktiivista tehtävää samanaikaisesti hoitavalla konsultilla ei ole järjestelmää, jolla hän tarkistaisi toimeksiantokalenterit joka aamu. Siihen mennessä, kun hän muistaa soittaa, sopimustyöntekijä on jo hyväksynyt jotain muuta.
Päättymispäivän jälkeinen aktivointityönkulku ratkaisee tämän poistamalla muistamisen tarpeen. Trackerissa se määritetään luomalla automaatiosääntö, joka käynnistyy, kun toimeksiannon päättymispäivä osuu valitsemaasi ajanjaksoon, yleensä 2–4 viikon päähän. Tämän jälkeen Tracker määrittää rekrytoijalle tehtävän ottaa yhteyttä tai käynnistää suoraan sopimustyöntekijälle lähetettävän sähköpostin saatavuuden tarkistamiseksi. Merkitse hänet tunnisteella tai päivitä hänen tilakseen ”saatavilla pian”, jotta hän tulee näkyviin tulevissa hauissa ennen kuin hän palaa avoimille markkinoille.
Kokeile tätä kehotetta
Kopioi alla oleva kehote Claudeen tai mihin tahansa tekoälyavustajaan. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] olevat kohdat oman yrityksesi tiedoilla ennen lähettämistä.
Päivitettävät kentät:
- [TOIMISTON NIMI]
- [TOIMIALA TAI VERTIKAALI] — esim. IT, terveydenhuolto, kevyt teollisuus, lakiala
- [UUDELLEENAKTIVOINNIN AIKAJAKSO] — esim. 3 viikkoa, 30 päivää
- [SOPIMUSTYYPPI] — esim. määräaikainen, määräaikainen ja vakinaistamiseen tähtäävä, kiinteäaikainen
- [SÄVY] — esim. lämmin ja keskusteleva, ammattimainen, rento
- [SIJOITUKSEN KESKIMÄÄRÄINEN KESTO] (valinnainen) — esim. 3 kuukautta, 6 kuukautta
— kehotteen alku —
Kirjoitat sopimustyöntekijän uudelleenaktivointisähköpostia yritykselle [TOIMISTON NIMI], joka on [TOIMIALA TAI VERTIKAALI] -toimeksiantoihin erikoistunut rekrytointiyritys.
Kirjoita lyhyt ja lämmin sähköposti sopimustyöntekijälle, jonka toimeksianto päättyy [UUDELLEENAKTIVOINNIN AIKAJAKSO] kuluttua. Sähköpostissa tulee:
- Kysyä, miten toimeksianto sujui
- Avata keskustelu siitä, mitä hän etsii seuraavaksi
- Välttää automatisoitua tai myyntihenkistä vaikutelmaa
- Olla kirjoitettu [SÄVY]-tyylillä
- Olla enintään 150 sanaa pitkä
Sopimustyöntekijä työskentelee [SOPIMUSTYYPPI] -järjestelyllä. [VALINNAINEN: Hänen keskimääräinen toimeksiantonsa meillä kestää [SIJOITUKSEN KESKIMÄÄRÄINEN KESTO].]
Älä mainitse tiettyjä työtehtäviä tai painosta välittömään sitoutumiseen. Tavoitteena on avata suhde uudelleen ennen kuin hän alkaa etsiä muualta.
— kehotteen loppu —
Want to learn more about Tracker?
2. Vanhentuneen myyntiputken seuranta
Jokaisella rekrytoijalla on tästä oma versionsa: ehdokas lähetettiin asiakkaalle kaksi viikkoa sitten, vastausta ei ole tullut, ja konsultti on olettanut asiakkaan olevan vain hidas. Samaan aikaan ehdokkaalla on ollut kaksi haastattelua muualla, ja hän harkitsee työtarjousta.
Kiireiseltä näyttävä myyntiputki ei ole sama asia kuin etenevä myyntiputki. Kaupat pysähtyvät monista eri syistä, eikä usein kukaan tartu puhelimeen selvittääkseen miksi. Pysähtyneen myyntiputken hälytys ei korjaa taustalla olevaa ongelmaa, mutta se varmistaa, ettei ongelma jää huomaamatta.
Tässä ei ole kyse vain asian perään kysymisestä. Kyse on näkyvyydestä. Tiiminvetäjän on tärkeää tietää, että ehdokas on ollut tarjouksen vaiheessa kahdeksan päivää ilman etenemistä. Asia tulee esiin työnkulussa ennen kuin se nousee esiin poistumiskeskustelussa.
Trackerissa ottaisit tämän käyttöön määrittelemällä, mitä ”pysähtynyt” tarkoittaa kussakin myyntiputken vaiheessa: asiakkaalle lähetetty yli 5 päivää sitten, haastattelupalautteen määräaika ylittynyt viikolla. Luo automaatiosäännöt näiden kynnysarvojen perusteella, jolloin Tracker luo tehtävän peräänkyselyä varten, kun ehto täyttyy. Pidä kynnysarvot riittävän tiukkoina, jotta niistä on hyötyä, mutta vältä jatkuvaa hälyä kaupoissa, jotka etenevät normaalissa tahdissa.
Kokeile tätä kehotetta
Kopioi alla oleva kehote Claudeen tai mihin tahansa tekoälyavustajaan. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] olevat kohdat oman toimistosi tiedoilla ennen lähettämistä.
Päivitettävät kentät:
- [TOIMISTON NIMI]
- [ROOLIN TYYPPI] — esim. ohjelmistokehittäjä, laillistettu sairaanhoitaja, ostoreskontran työntekijä
- [MYYNTIPUTKEN VAIHE] — esim. lähetetty asiakkaalle, odottaa haastattelua, tarjous odottaa hyväksyntää
- [PÄIVIEN MÄÄRÄ] — esim. 5, 7, 10
- [ASIAKAS TAI REKRYTOINNISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ] — esim. rekrytoiva esihenkilö, hankinnoista vastaava henkilö
- [VIIVÄSTYKSEN SYY, JOS TIEDOSSA] (valinnainen) — esim. asiakas on lomalla, budjetin hyväksyntä odottaa
— kehotteen alku —
Olet rekrytointikonsultti toimistossa [TOIMISTON NIMI]. [ROOLIN TYYPPI] -tehtävään ehdolla oleva henkilö on ollut ”[MYYNTIPUTKEN VAIHE]” -vaiheessa [PÄIVIEN MÄÄRÄ] päivän ajan ilman päivitystä henkilöltä [ASIAKAS TAI REKRYTOINNISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ].
Kirjoita lyhyt ja ammattimainen seurantaviesti, jonka voin lähettää asiakkaalle tilannepäivityksen saamiseksi. Viestin tulee:
- mainita, että ehdokas on edelleen käytettävissä ja kiinnostunut
- pyytää kohteliaasti aikataulua tai tietoa seuraavasta vaiheesta
- olla suora olematta painostava
- olla enintään 100 sanaa pitkä
[VALINNAINEN: Viivästys voi johtua siitä, että [VIIVÄSTYKSEN SYY, JOS TIEDOSSA]. Mainitse tämä lyhyesti, jos se on asianmukaista.]
Älä lähetä ehdokasta kopiona. Tämä viesti on tarkoitettu vain asiakkaalle.
— kehotteen loppu —
3. Uuden toimeksiannon asiakkaan yhteydenpitosekvenssi
Asiakkaat kertovat harvoin olevansa turhautuneita. He vain lakkaavat lähettämästä uusia toimeksiantoja.
Uudesta toimeksiannosta käydään hyvä toimeksiantopuhelu, konsultti ryhtyy etsimään ehdokkaita, ja sen jälkeen asiakas ei kuule mitään kymmeneen päivään. Hän ei tiedä, käsitelläänkö hänen toimeksiantoaan. Hän ei ole varma, pitäisikö soittaa ja kysyä. Kun konsultti lopulta palaa ehdokaslistan kanssa, asiakkaan luottamus prosessiin on jo horjunut.
Ratkaisu on yksinkertainen ja useimmat toimistot tietävät sen: viesti aktiivisesti koko haun ajan, ei vain alussa ja lopussa. Syy siihen, että näin ei tapahdu johdonmukaisesti, on se, että asia riippuu yksittäisten konsulttien muistamisesta jokaisen samanaikaisesti hoitamansa toimeksiannon kohdalla.
Trackerissa ankkuroisit tämän sekvenssin toimeksiannon luontipäivään. Heti kun uusi toimeksianto luodaan, Tracker lähettää asiakkaalle samana päivänä vahvistuksen, päivityksen etenemisestä päivänä 5–7 ja yhteydenoton päivänä 10–14 seuraavista vaiheista keskustelemista tai aikataulun pidentämistä varten. Konsultti määrittää toimeksiannon, ja sekvenssi käynnistyy. Mitään monimutkaista ei tarvita, vain se, mikä saa asiakkaan tuntemaan, että hänestä pidetään huolta.
Kokeile tätä kehotetta
Kopioi alla oleva kehote Claudeen tai mihin tahansa tekoälyavustajaan. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] olevat kohdat oman toimistosi tiedoilla ennen lähettämistä.
Päivitettävät kentät:
- [TOIMISTON NIMI]
- [TEHTÄVÄNIMIKE] — esim. vanhempi verkkoinsinööri, palkkahallinnon ylläpitäjä
- [ASIAKASYRITYKSEN NIMI] — esim. Meridian Financial, Austinin kaupunki
- [REKRYTOINNISTA VASTAAVAN YHTEYSHENKILÖN NIMI] — esim. James, Sarah
- [HAKUAIKA PÄIVINÄ] — esim. 14 päivää, 21 päivää
- [SÄVY] — esim. muodollinen ja ammattimainen, ystävällinen ja suora
- [TUNNETTU KIIREELLISYYDEN TASO] (valinnainen) — esim. kiireellinen korvaava rekrytointi, tavallinen osaajapankkirekrytointi
— aloita kehote —
Kirjoitat [TOIMISTON NIMI] -yritykselle kolmiosaisen asiakkaan yhteydenottosarjan uuden toimeksiannon avaamisen jälkeen.
Tiedot:
- Tehtävä: [TEHTÄVÄNIMIKE]
- Asiakas: [ASIAKASYRITYKSEN NIMI]
- Rekrytoinnista vastaava yhteyshenkilö: [REKRYTOINNISTA VASTAAVAN YHTEYSHENKILÖN NIMI]
- Hakuaika: [HAKUAIKA PÄIVINÄ]
- Sävy: [SÄVY] [VALINNAINEN: - Kiireellisyys: [TUNNETTU KIIREELLISYYDEN TASO] — esim. kiireellinen korvaava rekrytointi, tavallinen osaajapankkirekrytointi]
Kirjoita kolme lyhyttä viestiä:
- Päivä 1 — vahvista, että olet vastaanottanut toimeksiannon tiedot, ja kerro seuraavien vaiheiden etenemisestä
- Päivät 5–7 — kerro edistymisestä lupaamatta liikaa ja pidä asiakas luottavaisena
- Päivät 10–14 — kysy, onko toimeksiannon tietoihin tehtävä muutoksia, vahvista aikataulu ja ehdota puhelua, jos päätöstä ei ole vielä tehty
Jokaisen viestin tulee olla alle 120 sanaa. Älä käytä täyteilmauksia, kuten "Toivottavasti tämä viesti tavoittaa sinut hyvin." Mene nopeasti asiaan.
— lopeta kehote —
4. Ehdokastietojen kattavuus
Tietokannasta on hyötyä vain, jos siitä voi tehdä hakuja. Ja tietue, jonka puolet kentistä on tyhjiä, ei tule esiin silloin, kun sitä tarvitaan.
Tämä on yhtä paljon määrällinen kuin laadullinen ongelma. Konsultit lisäävät ehdokkaita nopeasti, usein kesken keskustelun, ja palaavat täyttämään tiedot myöhemmin. Joskus myöhemmin ei koskaan tule. Taitotunnisteet jäävät lisäämättä. Saatavuuspäiviä ei koskaan kirjata. Työnteko-oikeutta koskevat asiakirjat jäävät sähköpostiketjuun sen sijaan, että ne liitettäisiin tietueeseen. Sitten kolme kuukautta myöhemmin joku tekee haun saatavilla olevista ehdokkaista, joilla on tietty taitokokonaisuus, ja puolet tietokannasta on näkymättömissä.
Tietueiden kattavuuden työnkulku ei estä ongelmaa tietojen syöttövaiheessa. Se havaitsee sen 48 tunnin kuluessa ja luo tehtävän ongelman korjaamiseksi, ennen kuin puute kasvaa suuremmaksi.
Trackerissa määrittelisit tietueen vähimmäissisällön (kentät, jotka on täytettävä, jotta ehdokas näkyy asiaankuuluvissa hauissa) ja rakentaisit säännön, joka käynnistyy, kun kyseiset kentät ovat edelleen tyhjiä 48 tuntia tietueen luomisen jälkeen. Tracker määrittää tietojen täydentämistehtävän tietueen lisänneelle henkilölle, joten mikään ei jää huomaamatta ilman, että joku on vastuussa siitä.
Kokeile tätä kehotetta
Kopioi alla oleva kehote Claudeen tai mihin tahansa tekoälyavustajaan. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] oleva toimistosi tiedoilla ennen lähettämistä.
Päivitettävät kentät:
- [TOIMISTON NIMI]
- [VASTAANOTTAJAN ROOLI] — esim. rekrytointikonsultti, resurssihenkilö, tiiminvetäjä
- [ALUSTAN NIMI] — esim. Tracker, käyttämäsi ATS
- [VAADITTAVAT KENTÄT] — esim. työnteko-oikeuden tila, taitotunnisteet, saatavuuspäivä, palkkatoive
- [SÄVY] — esim. suora ja käytännöllinen, kevyt ja ystävällinen
- [SEURAUS] (valinnainen) — esim. joukkolähetyksen ulkopuolelle jäävät ehdokkaat, eivät tule esiin hauissa
— aloita kehote —
Kirjoitat [TOIMISTON NIMI] -yritykselle sisäisen viestin, jolla kannustetaan henkilöitä, jotka toimivat [VASTAANOTTAJAN ROOLI] -roolissa, täydentämään ehdokastietueita [ALUSTAN NIMI] -alustalla.
Kentät, jotka on täytettävä ennen kuin tietue katsotaan täydelliseksi, ovat seuraavat: [VAADITTAVAT KENTÄT].
Kirjoita lyhyt sisäinen viesti (Slack-viesti tai sähköposti, valitse itse), joka:
- Selittää, miksi täydelliset tiedot ovat tärkeitä
- Luettelee vaaditut kentät selkeästi
- Antaa yksinkertaisen toimintaohjeen
- Käyttää [SÄVY]-sävyä — tämä on sisäinen viesti, ei toimintaohje
[VALINNAINEN: Mainitse, että puutteelliset tiedot tarkoittavat [SEURAUS] — esimerkiksi ehdokkaat eivät näy avainsanahauissa.]
Pidä teksti alle 150 sanan mittaisena. Älä tee siitä pitkää luettelomerta. Sen tulee tuntua inhimilliseltä, ei vaatimustenmukaisuusilmoitukselta.
— kehotteen loppu —
5. Sijoituksen vuosipäivän kuulumisten kysely
Kun sijoitus on tehty, useimmat henkilöstöpalveluyritykset siirtyvät eteenpäin. Konsultti siirtyy seuraavaan tehtävään. Ehdokas on nyt jonkun muun työntekijä. Asiakassuhteeseen palataan seuraavan kerran, kun avoin paikka tulee haettavaksi.
Tässä mallissa jää huomaamatta, että 90 päivän kohdalla sijoitettu ehdokas on yksi koko liiketoimintasi arvokkaimmista yhteydenottokohdista. Hän tietää, että yrityksesi toimitti tuloksen. Hän on yrityksessä, jolla on rekrytointitarpeita. Jos kaikki sujuu hyvin, hän kertoo siitä muille. Jos asiat eivät suju hyvin, tämä on tilaisuutesi saada tietää siitä ennen kuin hän päivittää LinkedIn-profiilinsa kaikessa hiljaisuudessa.
12 kuukauden kohdalla tehtävä yhteydenotto vie asian vielä pidemmälle. Yksi oikea-aikainen puhelu on tuottanut sitä johdonmukaisesti tekeville henkilöstöpalveluyrityksille enemmän suositteluja ja uusinta-asiakkuuksia kuin useimmat ulospäin suuntautuvat kampanjat.
Trackerissa voit määrittää tämän sijoituspäivästä käynnistyväksi päivämääräpohjaiseksi automaatioksi. 90 päivän kohdalla Tracker pyytää konsulttia olemaan yhteydessä sijoitettuun ehdokkaaseen. 12 kuukauden kohdalla se kehottaa ottamaan yhteyttä sekä ehdokkaaseen että asiakkaan yhteyshenkilöön. Työnkulku käynnistyy riippumatta siitä, työskenteleekö konsultti aktiivisesti kyseisen tehtävän parissa. Suhde pysyy lämpimänä joka tapauksessa.
Kokeile tätä kehotetta
Kopioi alla oleva kehote Claudeen tai mihin tahansa tekoälyavustajaan. Korvaa kaikki [hakasulkeissa] olevat tiedot oman yrityksesi tiedoilla ennen lähettämistä.
Päivitettävät kentät:
- [VUOSIPÄIVÄN MERKKIPAALU] — esim. 90 päivää, 12 kuukautta
- [KONSULTIN ETUNIMI] — esim. Tom, Rachel
- [YRITYKSEN NIMI] — esim. Apex Staffing
- [EHDOKKAAN ETUNIMI] — esim. Marcus, Priya
- [TEHTÄVÄ, JOHON HÄNET SIJOITETTIIN] — esim. IT-projektipäällikkö, sairaanhoitaja
- [ASIAKASYRITYS] — esim. City Hospital, DataCore Solutions
- [SÄVY] — esim. lämmin ja henkilökohtainen, ammattimainen mutta ystävällinen
- [JOTAKIN HUOMIONARVOISTA SIJOITUKSESSA] (valinnainen) — esim. haastava tehtävä, muutto, pitkä työnhaku
— kehotteen alku —
Kirjoitat [VUOSIPÄIVÄN MERKKIPAALU] -kohdalla lähetettävää kuulumisten kyselyviestiä, jonka [KONSULTIN ETUNIMI] yrityksestä [YRITYKSEN NIMI] lähettää sijoitetulle ehdokkaalle.
Tiedot:
- Ehdokkaan nimi: [EHDOKKAAN ETUNIMI]
- Tehtävä: [TEHTÄVÄ, JOHON HÄNET SIJOITETTIIN]
- Työnantaja: [ASIAKASYRITYS]
- Sävy: [SÄVY] [VALINNAINEN: Taustatiedot: [JOTAKIN HUOMIONARVOISTA SIJOITUKSESSA] — esim. haastava tehtävä, muutto, pitkä työnhaku]
Kirjoita lyhyt ja aito viesti, joka:
- Huomioi merkkipaalun kuulostamatta kaavakirjeeltä
- Kysyy, miten hänellä menee tehtävässä
- Jättää oven avoimeksi keskustelulle, jos jokin muuttuu
- EI tarjoa uusia tehtäviä tai pyydä suoraan suositteluja
Viestin tulee tuntua siltä, että sen lähetti henkilö, joka todella muistaa sijoittaneensa hänet kyseiseen tehtävään. Alle 120 sanaa.
— kehotteen loppu —
Kertautuva vaikutus
Yksikään näistä työnkuluista ei ole monimutkainen yksittäin. Niistä tekee tehokkaita se, että kaikkia viittä käytetään yhdessä. Toimeksisaajat aktivoituvat uudelleen ennen kuin yhteydenpito heihin katkeaa. Ehdokasputken tilanne pysyy totuudenmukaisena. Asiakkaat kokevat, että heistä huolehditaan koko haun ajan. Tietokanta pysyy haettavana. Ja tehtäviin sijoitetut ehdokkaat pysyvät yhteydessä brändiisi vielä pitkään toimeksiannon päättymisen jälkeen.
Toimistot, jotka toteuttavat tällaista perustavanlaatuista automaatiota johdonmukaisesti, sijoittavat ehdokkaita jatkuvasti paremmin kuin ne, jotka eivät sitä tee. Ei siksi, että niiden rekrytoijat työskentelisivät kovemmin, vaan siksi, että harvemmat mahdollisuudet ehtivät hiljaisesti vanhentua ennen kuin kukaan huomaa niitä.
Jokaisella toimistolla on jo manuaalinen versio näistä viidestä työnkulusta. Kysymys on siitä, suorittaako alustasi ne puolestasi vai ovatko ne edelleen konsulttiesi tehtävälistoilla. Jos olet valmis siirtämään ne pois tehtävälistalta, Tracker on rakennettu suorittamaan kaikki nämä toiminnot natiivisti ilman lisäosia.
