HR-opas rekrytointisähköposteihin + ilmaiset mallipohjat
Rekrytointi on ratkaisevan tärkeä osa minkä tahansa organisaation menestystä, ja tehokkaalla viestinnällä on tässä prosessissa keskeinen rooli. Yksi tehokkaimmista tavoista ylläpitää johdonmukaista ja ammattimaista viestintää ehdokkaiden kanssa on käyttää rekrytoinnin sähköpostipohjia.
Tässä artikkelissa tarkastellaan, mitä rekrytoinnin sähköpostipohjat ovat, miksi ne ovat tärkeitä sekä miten niitä luodaan ja mukautetaan eri tehtäviin ja toimialoille.
Vinkki: Käytä asiakirjahallintajärjestelmiä rekrytoinnin sähköpostipohjien säilyttämiseen ja järjestämiseen, jotta ne ovat nopeasti saatavilla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä rekrytoinnin sähköpostipohjat ovat?
Rekrytoinnin sähköpostipohjat ovat valmiiksi kirjoitettuja ja standardoituja viestejä, joita rekrytoijat käyttävät viestiessään ehdokkaiden kanssa koko rekrytointiprosessin ajan.
Näiden pohjien tarkoituksena on säästää aikaa, varmistaa johdonmukaisuus ja tarjota selkeää, ammattimaista viestintää kaikissa vaiheissa aina ensimmäisestä yhteydenotosta työtarjouksiin ja hylkäyksiin.
Pohjien avulla rekrytoijat voivat tehostaa työnkulkuaan, säilyttää viestinnän sävyn johdonmukaisena ja varmistaa, että kaikki olennaiset tiedot välitetään tehokkaasti. Jotkin rekrytointiohjelmistoalustat tarjoavat oletuspohjia, mutta ne kannattaa mukauttaa ja sisällyttää osaksi teknologian työnkulkua.
Miksi sähköpostipohjat ovat tärkeitä rekrytointiprosessissa?
Rekrytoinnin sähköpostipohjat tarjoavat standardoidun tavan viestiä ehdokkaiden kanssa, mikä auttaa vähentämään virheitä ja varmistaa, että kaikki ehdokkaat saavat saman tasoista tietoa riippumatta siitä, missä vaiheessa rekrytointisuppiloasi he ovat.
Pohjat säästävät myös rekrytoijien aikaa, koska jokaiselle yhteydenotolle ei tarvitse laatia uutta viestiä. Huolellisesti laaditut pohjat voivat parantaa vastausprosenttia välittämällä viestin selkeästi ja helpottamalla ehdokkaiden seuraavan askeleen ottamista.
10 tärkeää rekrytoinnin sähköpostipohjaa
Alla on kymmenen tärkeää rekrytoinnin sähköpostipohjaa, jotka jokaisella rekrytoijalla tulisi olla työkalupakissaan.
Jokaisella pohjalla on oma tarkoituksensa osana rekrytointiprosessia. Muista, että nämä ovat pohjaversioita siitä, miltä pohjasi tulisi näyttää, mutta monissa tapauksissa niitä on mukautettava hieman vastaamaan yksilöllisiä tarpeitasi.
Ensimmäinen yhteydenotto passiivisiin ehdokkaisiin
Tämän sähköpostin tarkoituksena on esitellä yrityksesi ja avoin mahdollisuus potentiaalisille ehdokkaille, jotka eivät ehkä aktiivisesti etsi työpaikkaa. Workable arvioi, että jopa 37 % Yhdysvaltojen työntekijöistä on millä tahansa hetkellä passiivisia ehdokkaita.
Hyvä käytäntö näissä viesteissä on tehdä niistä henkilökohtaisia viittaamalla ehdokkaan kokemukseen tai taitoihin.
Esimerkkipohja
Aihe: Jännittävä mahdollisuus yrityksessä [Yrityksen nimi] – uskomme, että sopisit tehtävään erinomaisesti!
Viesti: Hei [Etunimi], törmäsin profiiliisi ja vaikutuin kokemuksestasi alalla [Toimiala/taito]. Rekrytoin parhaillani jännittävään tehtävään yrityksessä [Yrityksen nimi], ja uskon, että sopisit siihen täydellisesti. Jos tämä kiinnostaa sinua, keskustellaan asiasta lisää!
Tämä saattaa vaikuttaa hieman liian yksinkertaiselta, mutta tosiasia on, että monet ehdokkaat ovat saaneet tämän kaltaisia viestejä, jotka ovatkin osoittautuneet roskapostiksi. Tavoitteenasi tulisi olla inhimillisyytesi välittyminen, mutta pidä viesti yksinkertaisena. Ihmisten keskittymiskyky on rajallinen, ja he saavat päivän aikana valtavan määrän viestejä.
Vahvistus hakemuksen vastaanottamisesta
Tällä sähköpostilla vahvistetaan ehdokkaan hakemuksen vastaanottaminen. Lyhyt ja ytimekäs viesti on tässä paikallaan, mutta se on tärkeä lähettää, sillä se estää ehdokkaita tuntemasta, että heidät on jätetty epätietoisuuteen. Muista kiittää ehdokasta ja ilmoittaa seuraavien vaiheiden aikataulu.
Esimerkkipohja
Aihe: Olemme vastaanottaneet hakemuksesi – mitä seuraavaksi?
Viesti: Hei [Etunimi], kiitos, että hait tehtävää [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]. Käymme hakemuksia parhaillaan läpi ja palaamme asiaan [Aikataulu] kuluessa seuraavista vaiheista.
Kutsu työhaastatteluun
Kun olet valmis kutsumaan ehdokkaan työhaastatteluun, on tärkeää herättää hieman innostusta ja sisällyttää mukaan kaikki tarvittavat tiedot haastattelun muodosta ja henkilöstä, jonka kanssa ehdokas keskustelee.
Esimerkkipohja
Aihe: Kutsu työhaastatteluun – [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Hakemuksesi teki meihin vaikutuksen, ja haluaisimme kutsua sinut haastatteluun. Haastattelu järjestetään [Päivämäärä] klo [Aika], ja haastattelijana toimii [Haastattelijan nimi]. Vahvistathan, että ajankohta sopii sinulle, niin sovitaan haastattelun tarkemmat tiedot.
Haastattelumuistutus
Tämä sähköposti toimii muistutuksena hakijoille tulevasta haastattelusta. Muistutus kannattaa lähettää 24–48 tuntia ennen haastattelua.
Esimerkkipohja
Aihe: Muistutus: haastattelusi yrityksen [Yrityksen nimi] kanssa
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Tämä on lyhyt muistutus haastattelustasi, joka koskee tehtävää [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi] [Päivämäärä] klo [Aika]. Odotamme innolla keskustelua kanssasi!
Kiitosviesti haastattelun jälkeen
Tämän sähköpostin avulla kiität hakijoita heidän ajastaan ja vahvistat heidän kiinnostuksensa tehtävää kohtaan. Hyvä tapa tehdä viestistä henkilökohtaisempi on viitata johonkin haastattelussa keskusteltuun asiaan.
Esimerkkipohja
Aihe: Kiitos ajastasi, [Etunimi]!
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Kiitos, että käytit aikaa haastatteluun tehtävää [Tehtävänimike] varten. Oli ilo kuulla lisää kokemuksestasi aiheesta [Erityinen aihe] ja tutustua sinuun paremmin. Palaamme pian asiaan ja kerromme seuraavista vaiheista [Aikataulu].
Työtarjous
Vihdoin on tullut aika tehdä virallinen työtarjous ensisijaiselle hakijallesi. Ensin hänelle kannattaa ilmoittaa asiasta puhelimitse. Tämä sähköposti ei korvaa suoraa viestintää, vaan toimii kyseisen puhelun jälkeisenä jatkoviestinä.
Tässä vaiheessa on tärkeää kuvata tarjouksen ehdot selkeästi.
Esimerkkipohja
Aihe: Hienoja uutisia – haluamme sinut töihin yritykseen [Yrityksen nimi]
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Olemme iloisia voidessamme tarjota sinulle tehtävää [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]. Kuten aiemmin keskustelimme, kyseessä on kokoaikainen tehtävä, jonka suunniteltu aloituspäivä on [Päivämäärä].
Liitteenä löydät työtarjouksen, jossa kerrotaan palkkauksestasi, eduistasi sekä hyödyllisiä tietoja ensimmäisestä työpäivästäsi meillä. Tutustuthan siihen ja kerro, jos sinulla on kysyttävää.
Hylkäyskirje
Tilanne on vaikea, mutta kaikkia hakijoita ei voida palkata tehtävään, ja väistämättä joudut kertomaan joillekin hakijoille, etteivät he tulleet valituiksi. Tämän pohjan avulla voit ilmoittaa hakijoille, ettei heitä valittu. Ole kohtelias ja anna tarvittaessa rakentavaa palautetta.
Esimerkkipohja
Aihe: Päivitys hakemukseesi tehtävään [Tehtävänimike]
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Kiitos kiinnostuksestasi tehtävää [Tehtävänimike] kohtaan. Vaikka olimme vaikuttuneita pätevyydestäsi, olemme päättäneet edetä toisen hakijan kanssa. Arvostamme aikaasi ja toivotamme sinulle menestystä työnhaussa.
Yhteydenotto hakijaan
Tämän pohjan avulla voit pitää yhteyttä hakijoihin, joita on aiemmin haastateltu tai harkittu, ja ilmaista edelleen kiinnostuksesi heidän profiiliaan kohtaan.
Esimerkkipohja
Aihe: Kuulumisia – oletko edelleen kiinnostunut yrityksestä [Yrityksen nimi]?
Viestin teksti: Hei [Etunimi], Toivottavasti tämä viesti tavoittaa sinut hyvin. Olemme edelleen vaikuttuneita profiilistasi ja halusimme tiedustella, olisitko avoin keskustelemaan uusista mahdollisuuksista yrityksessä [Yrityksen nimi]. Haemme parhaillamme työntekijöitä useisiin tehtäviin ja uskomme, että voisit sopia yhteen niistä hyvin.
Pyyntö työntekijäsuosituksesta
Tämä pohja on tarkoitettu kannustamaan nykyisiä työntekijöitä suosittelemaan hakijoita. Toiminnan motivoimiseksi kannattaa tuoda esiin mahdolliset suosittelupalkkiot tai muut tarjoamasi kannustimet.
Esimerkkipohja
Aihe: Auta meitä löytämään seuraava huippuosaajamme!
Viesti: Hei tiimi! Etsimme lahjakkaita henkilöitä liittymään [Department]-tiimiimme. Jos tiedät jonkun, joka sopisi tehtävään erinomaisesti, suosittelemme häntä meille. Voit ansaita suosittelubonuksen, jos hänet palkataan!
Osaajapoolin ylläpito
Jotta potentiaaliset ehdokkaat pysyvät kiinnostuneina yrityksestäsi ajan mittaan, sinun kannattaa luoda sitouttamiskampanjoita samalla tavalla kuin jakaisit asiakkaalle olennaisia yritysuutisia tai päivityksiä.
Esimerkkipohja
Aihe: Pidetään yhteyttä [Company Name] -yritykseen – jännittäviä uutisia!
Viesti: Hei [First Name], Toivottavasti sinulle kuuluu hyvää! Halusimme kertoa jännittäviä uutisia [Company Name] -yrityksestä, kuten uusista projekteista ja mahdollisuuksista. Pidetään yhteyttä tulevia tehtäviä varten, jotka saattavat kiinnostaa sinua.
Nämäkään pohjat eivät tietenkään kata kaikkia vaihtoehtoja eivätkä ole täydellisiä. Niiden tarkoitus on tarjota sinulle lähtökohta yhteydenottoon ehdokkaisiin eri tavoin ja auttaa sinua luomaan heille mahdollisimman myönteisen käyttäjäkokemuksen.
Rekrytointisähköpostin kirjoittaminen
Ennen rekrytointisähköpostin laatimista määritä sen ensisijainen tarkoitus. Otatpa yhteyttä passiivisiin ehdokkaisiin, seuraat haastattelun jälkeen tilannetta tai kutsut jonkun hakemaan tehtävää, tavoitteesi ymmärtäminen auttaa määrittämään viestisi sisällön ja sävyn.
Tehokkaassa yhteydenotossa ehdokkaisiin yhdistä pienyrityksille tarkoitetut rekrytointiratkaisut huolellisesti laadittuihin rekrytointisähköpostipohjiin.
Vakuuttavan aiherivin laatiminen
Aiherivi on ensivaikutelmasi. Pidä se ytimekkäänä, olennaisena ja kiinnostavana, jotta saat vastaanottajan huomion. Esimerkiksi:
- "Jännittävä uramahdollisuus [Company Name] -yrityksessä"
- "Uskomme, että sopisit erinomaisesti tiimiimme"
- "Taitosi kiinnittivät huomiomme – tutustutaanko?"
Tervehdyksen personointi
Aloita puhuttelemalla ehdokasta etunimellä. Mainitse mahdolliset yhteiset tuttavat tai erityiset taidot, jotka kiinnittivät huomiosi. Tämä henkilökohtainen lähestymistapa osoittaa, että olet aidosti kiinnostunut hänestä.
Itsesi ja yrityksesi esittely
Esittele lyhyesti itsesi ja tehtäväsi sekä kerro sen jälkeen lyhyesti yrityksestäsi. Tuo esiin yrityksesi arvot, kulttuuri ja se, mikä tekee siitä hyvän työpaikan.
Mahdollisuuden korostaminen
Kerro selkeästi, miksi otat yhteyttä. Kuvaile tehtävä, keskeiset vastuualueet, vaadittavat taidot ja kiinnostavat projektit. Käytä luettelomerkkejä, jotta teksti on helppo lukea.
Sen perusteleminen, miksi hän sopisi tehtävään
Viittaa ehdokkaan ansioluettelossa tai LinkedIn-profiilissa mainittuihin erityisiin taitoihin tai kokemuksiin, jotka vastaavat tehtävän vaatimuksia. Tämä osoittaa, että lähestymistapasi on kohdennettu.
Vastauksen kannustaminen
Päätä selkeään toimintakehotukseen ja kutsu ehdokasta ottamaan seuraava askel. Pyydätpä häntä varaamaan puhelun tai täyttämään hakemuksen, ilmaise pyyntösi suoraviivaisesti.
Ammattimaisen ja ystävällisen sävyn säilyttäminen
Sävyn tulisi olla ammattimainen mutta helposti lähestyttävä. Käytä myönteistä kieltä ja vältä liian muodollista ammattijargonia, jotta ehdokas tuntee itsensä arvostetuksi ja olonsa mukavaksi. Tämä yhdessä hyvin jäsennellyn tervetulokirjeen kanssa tekee sinusta uuden työntekijän silmissä helpommin lähestyttävän.
Oikoluku ja viimeistely
Oikolue viesti ennen lähettämistä ja tarkista kielioppi- ja kirjoitusvirheet. Grammarlyn kaltaisen työkalun käyttäminen tai sähköpostin tarkistuttaminen ChatGPT:llä voi auttaa havaitsemaan virheet ja löytämään hyviä ehdotuksia viestisi parantamiseksi. Hyvin kirjoitettu sähköposti heijastaa ammattimaisuuttasi.
Pohjien mukauttaminen eri tehtäviin ja toimialoihin
Haluat mukauttaa viestintäsi kohderyhmälle sopivaksi. Palkattavan tehtävän tyypistä riippuen erilainen sävy voi olla tarkoituksenmukainen. Esimerkiksi:
- Tekniset tehtävät – Muokkaa kieltä ja sisältöä niin, että ne keskittyvät tehtävän kannalta olennaisiin teknologioihin tai menetelmiin.
- Luovat tehtävät – Käytä keskustelevampaa sävyä ja harkitse laajempaa sanavarastoa tuomalla esiin innovatiivisia projekteja ja mahdollisuuksia taiteelliseen ilmaisuun.
- Johtotason rekrytointi – Keskity johtamismahdollisuuksiin ja strategisiin vaikutuksiin käyttämällä muodollista ja ammattimaista sävyä, joka vetoaa korkean tason ehdokkaisiin.
Rekrytointisähköpostien onnistumisen mittaaminen
Kuten kaikissa muissakin rekrytointitoimissa, haluat selvittää, mikä toimii ja mikä ei. Tämä voi olla osa laajempaa rekrytoinnin auditointia tai itsenäinen hanke viestinnän vaikutusten mittaamiseksi.
Seuraavassa on joitakin tapoja selvittää, mikä toimii sähköpostin välityksellä tapahtuvassa viestinnässä ja mikä ei.
Seurattavat keskeiset mittarit
Seuraa avausprosentteja, klikkausprosentteja ja vastausprosentteja arvioidaksesi sähköpostikampanjoidesi tehokkuutta. Näin saat käsityksen siitä, millainen sisältö kiinnostaa ihmisiä ja mikä todennäköisesti motivoi heitä vastaamaan.
Mallipohjien A/B-testaus
Kokeile erilaisia otsikkorivejä, sähköpostimuotoiluja ja sisältöjä selvittääksesi, mikä puhuttelee yleisöäsi parhaiten. Selkeiden suuntausten esiin tuleminen voi viedä aikaa, mutta huolellisesti toteutetusta A/B-testauksesta saadut oivallukset ovat odotuksen arvoisia.
Palaute
Kun olet palkannut uuden tiimin jäsenen, voit kysyä häneltä kyselyiden ja muiden palautekanavien avulla hänen kokemuksestaan hakijana sekä siitä, miten hän koki prosessiin liittyneen viestinnän.
Etsi palautteesta toistuvia suuntauksia ja puutu alueisiin, joilla on parantamisen varaa. Tämä auttaa sinua tehostamaan uusien työntekijöiden löytämistä ja palkkaamista.
Työkalut ja ohjelmistot rekrytoinnin sähköpostimallipohjien hallintaan
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
