10 parasta Dropbox-vaihtoehtoa vuonna 2026

Dropbox sopii erinomaisesti yksinkertaiseen tiedostojen jakamiseen, mutta arkaluonteisten henkilöstötietojen hallinta vaatii paljon enemmän. Jos tarvitset yksityiskohtaisia käyttöoikeusasetuksia, automatisoitua vaatimustenmukaisuuden seurantaa tai sujuvoitettua työntekijöiden perehdytystä, henkilöstöasiakirjojen hallintaan tarkoitettu ohjelmisto on välttämätön. Tässä oppaassa vertaillaan parhaita Dropbox-vaihtoehtoja, jotta löydät tarpeisiisi sopivan ratkaisun.

Mikä Dropbox on?

Dropbox on pilvipohjainen tiedostojen tallennus- ja reaaliaikaisen yhteistyön alusta, jonka avulla yksityishenkilöt ja tiimit voivat tallentaa, synkronoida, jakaa ja hallita tiedostoja verkossa. Käyttäjät voivat järjestää asiakirjoja kansioihin, hallita jakamisoikeuksia, palauttaa aiempia tiedostoversioita ja käyttää sisältöä verkkosovellusten, työpöytäsovellusten ja mobiilisovellusten kautta. Henkilöstöhallinnon tiimit voivat käyttää Dropboxia käytäntöjen, sopimusten, työntekijätietojen ja muiden työpaikan asiakirjojen hallintaan.

Dropbox-vaihtoehtojen vertailutaulukko

Tässä vertailutaulukossa esitellään parhaiden Dropbox-vaihtoehtojeni hinnat ja tärkeimmät ominaisuudet.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Tresorit	Paras salattuun tiedostojen jakamiseen tarkastuslokien avulla	14 päivän ilmainen kokeilujakso	Alkaen $19/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
2	OneDrive	Paras tiedostotallennukseen Microsoft 365 -ympäristössä	Maksuton paketti saatavilla	Alkaen 7 $/käyttäjä/kuukausi (vuosittain laskutettuna)	Website
3	IDrive	Paras usean laitteen varmuuskopiointiin ja perusteelliseen palautukseen	Ei saatavilla	Alkaen $6.99/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
4	Egnyte	Sopii parhaiten säännellyille tiimeille, jotka tarvitsevat tiedostojen hallintaa	Ilmainen esittely + 15 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla	Alkaen $22/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
5	Sync	Paras nollatietosalattuun tiedostotallennukseen	30 päivän ilmainen kokeilujakso	Alkaen 6 CAD $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
6	Google Drive	Parhaiten Google Workspacea käyttäville tiimeille	Maksuton palvelupaketti + 14 päivän maksuton kokeilu saatavilla	Alkaen CAD $9.20/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
7	Box	Paras vaatimustenmukaisuutta painottavaan tallennukseen ja hallintaan	14 päivän maksuton kokeilu	Alkaen CAD$21/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
8	FileCloud	Paras SCIM-käyttäjähallintaa ja vaatimustenmukaisuuden hallintatoimintoja tukevaan tallennukseen	Ilmainen esittely + saatavilla 14 päivän ilmainen kokeilujakso	Alkaen $14/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
9	Zoho WorkDrive	Paras Zoho-natiiviin tiedostotallennukseen	Maksuton esittely + 15 päivän maksuton kokeilujakso saatavilla	Alkaen CAD $3/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
10	ownCloud	Paras itse isännöityyn tallennukseen ja datan suvereniteettiin	Ilmainen esittely + 14 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla	Hinta pyydettäessä	Website

Dropbox-vaihtoehtojen arviot

Alla on yksityiskohtainen katsaus parhaisiin vaihtoehtoihin. Siinä käsitellään kunkin ohjelmiston tärkeimpiä ominaisuuksia, hinnoittelua sekä etuja ja haittoja, jotta voit valita tarpeisiisi sopivan ratkaisun.

1

Tresorit

Paras salattuun tiedostojen jakamiseen tarkastuslokien avulla

• 14 päivän ilmainen kokeilujakso
• Alkaen $19/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Tresorit on nollatietoon perustuva, päästä päähän salattu pilvitallennusalusta organisaatioille, jotka tarvitsevat mahdollisimman vahvaa tietoturvaa ja tiukkoja yksityisyyden hallintatoimia käsitellessään luottamuksellisia henkilöstötiedostoja.

Kenelle Tresorit sopii parhaiten?

Tresorit sopii parhaiten henkilöstöhallinnon osastoille, lakitiimeille ja vaatimustenmukaisuudesta vastaaville henkilöille, jotka toimivat GDPR:n, HIPAA:n tai FINRA:n kaltaisten tietosuojavaatimusten alaisina suojatakseen arkaluonteisia työntekijätietoja.

Miksi Tresorit on hyvä vaihtoehto Dropboxille?

Valitsin Tresoritin, koska se yhdistää salatun tiedostojen jakamisen tarkastuslokeihin, mikä tekee siitä vahvan Dropbox-vaihtoehdon henkilöstöhallinnon tietueille. Käytän käyttöoikeuksien hallintaa rajoittaakseni pääsyn työntekijätiedostoihin ja luottamuksellisiin käytäntöihin. Tarkastuslokien avulla tiimini voi tarkistaa, kuka on käyttänyt tai jakanut asiakirjoja arkaluonteisten henkilöstöhallinnon ja oikeudellisten työnkulkujen aikana.

Tresoritin tärkeimmät ominaisuudet

• Nollatietoon perustuva arkkitehtuuri: Varmistaa, että tiedostot salataan paikallisesti lähettäjän laitteella kolmansien osapuolten tietomurtojen estämiseksi.
• Tietojen sijainnin hallinta: Valitse tietyt maantieteelliset alueet ja pilvipalvelinten sijainnit työntekijätietojen tallentamista varten.
• Salattujen linkkien suojaus: Jaa arkaluonteisia henkilöstöhallinnon asiakirjoja suojattujen linkkien avulla.
• Etälaitteen tyhjennys: Peruuta käyttöoikeudet ja poista välimuistiin tallennetut Tresorit-tiedostot hallinnoiduista yrityksen tai työntekijän laitteista, jos laite katoaa, varastetaan tai vaarantuu.

Tresorit-integraatiot

Tresorit integroituu Microsoft 365:n, Microsoft Teamsin, Gmailin ja Microsoft Sentinelin kanssa. Se tarjoaa myös rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Tarjoaa parhaan mahdollisen tietosuojan
• Tarkastuslokit dokumentoivat tiedostojen käytön ja jakamisen
• Loiva oppimiskäyrä teknisesti vähemmän kokeneille käyttäjille

Cons:

• Synkronointi voi jäädä nopeampien kilpailijoiden jälkeen
• Suurten tiedostojen lataaminen voi tuntua hitaalta

LEARN MORE ABOUT TRESORIT:

• Check out Tresorit on their website

2

OneDrive

Paras tiedostotallennukseen Microsoft 365 -ympäristössä

• Maksuton paketti saatavilla
• Alkaen 7 $/käyttäjä/kuukausi (vuosittain laskutettuna)

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

OneDrive (Microsoft OneDrive) on pilvipohjainen tiedostotallennusratkaisu tiimeille, jotka tarvitsevat suojattua asiakirjojen jakamista, käyttöoikeuksia, versiohistoriaa ja helppoa pääsyä työntekijätietoihin.

Kenelle OneDrive sopii parhaiten?

OneDrive sopii hyvin henkilöstöhallinnon tiimeille organisaatioissa, jotka käyttävät jo Microsoft 365:tä keskitettyyn työntekijäasiakirjojen hallintaan.

Miksi OneDrive on hyvä vaihtoehto Dropboxille?

Arvostan OneDrivea korkealle, koska Microsoft 365:een natiivisti integroidun tiedostotallennuksen ansiosta henkilöstöhallinnon tiedot säilyvät Word- ja Excel-asiakirjojen rinnalla. Versiohistoria auttaa tarkastelemaan käytäntöihin tehtyjä muutoksia ilman päällekkäisten kopioiden luomista, ja valikoivan synkronoinnin ansiosta henkilöstö voi käyttää arkaluonteisia työntekijätiedostoja paikallisesti vain tarvittaessa ilman, että ne vievät tilaa paikalliselta levyltä.

OneDriven tärkeimmät ominaisuudet

• Henkilökohtainen holvi: Säilytä arkaluonteiset asiakirjat henkilöllisyyden vahvistamisen takana.
• Asiakirjojen skannaus mobiililaitteella: Skannaa paperiset asiakirjat OneDriveen mobiilisovelluksesta.
• Tiedostohaku: Etsi tiedostoja nimen, sisällön tai tiedostotyypin perusteella.
• Tiedostot tarvittaessa: Käytä pilvitiedostoja lataamatta niitä laitteellesi.

OneDriven integraatiot

OneDrive integroituu koko Microsoft-ekosysteemiin, kuten Microsoft 365:een, Microsoft Teamsiin, SharePointiin, Wordiin ja Exceliin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla myös API.

Pros and Cons

Pros:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä
• Aiemmat asiakirjaluonnokset on helppo palauttaa
• Suojaa arkaluonteiset tiedostot vahvistuksella

Cons:

• Suurten tiedostojen lataus voi synkronoitua hitaasti
• Käyttöoikeuksien hallinta muuttuu sekavaksi jaetuissa kansioissa

LEARN MORE ABOUT ONEDRIVE:

• Check out OneDrive on their website

3

IDrive

Paras usean laitteen varmuuskopiointiin ja perusteelliseen palautukseen

• Ei saatavilla
• Alkaen $6.99/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

IDrive on pilvipohjainen varmuuskopiointi- ja arkistointiratkaisu, joka tarjoaa keskitetyn, usean laitteen tietosuojan, jatkuvan tiedostoversioinnin ja muuttumattoman tallennustilan suojatoimet arkaluonteisille henkilöstötiedoille.

Kenelle IDrive sopii parhaiten?

IDrive sopii parhaiten henkilöstö- ja IT-tiimeille, jotka hallinnoivat etätyöntekijöitä ja tarvitsevat työasemien, mobiililaitteiden, ulkoisten asemien ja sovellustietokantojen automaattista varmuuskopiointia.

Miksi IDrive on hyvä Dropbox-vaihtoehto

Valitsin IDriven, koska se on suunniteltu usean laitteen varmuuskopiointiin ja perusteelliseen palautukseen. Tiimini käyttää sitä työntekijöiden kannettavien tietokoneiden, palvelinten, mobiililaitteiden ja ulkoisten asemien tiedostojen varmuuskopiointiin. Versiohistoria ja poistettujen tiedostojen palautus auttavat meitä palauttamaan rekrytointitietoja tai käytäntöasiakirjoja, kun joku korvaa tai poistaa niitä.

IDriven tärkeimmät ominaisuudet

• Yksityiset salausavaimet: Tiimisi voi valita salausavaimen, jota IDrive ei tallenna.
• Jatkuva tietosuoja (CDP): Tallentaa tiedostomuutokset niiden tapahtuessa.
• Muuttumaton tallennustila: Suojaa varmuuskopioituja henkilöstötiedostoja kiristysohjelmien tekemiltä muutoksilta.
• IDrive Express: Nopeuttaa laajamittaista tietojen varmuuskopiointia toimittamalla fyysiset kiintolevyt, jotta verkkokaistan rajoitukset vältetään.

IDriven integraatiot

IDrive integroituu Microsoft 365:n, Microsoft Entra ID:n, Google Workspacen, Salesforcen ja Synologyn kanssa. Se tukee myös API:a mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Varmuuskopioi useita laitteita yhdellä tilillä
• Versiohistoria palauttaa korvatut työntekijätiedostot
• Vahva salaus suojaa arkaluonteisia tietoja

Cons:

• Synkronointitallennus tuntuu toissijaiselta varmuuskopiointiin nähden
• Palautusnopeudet voivat turhauttaa suurissa palautuksissa

LEARN MORE ABOUT IDRIVE:

• Check out IDrive on their website

4

Egnyte

Sopii parhaiten säännellyille tiimeille, jotka tarvitsevat tiedostojen hallintaa

• Ilmainen esittely + 15 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla
• Alkaen $22/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.1/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Egnyte on tekoälypohjainen sisältöpilvi HR-tiimeille, jossa on keskitetyt työntekijätiedostot, käyttöoikeuksien hallinta, auditointijäljet ja vaatimustenmukainen jakaminen.

Kenelle Egnyte sopii parhaiten?

Egnyte sopii parhaiten säännellyillä toimialoilla – kuten terveydenhuollossa, rahoitusalalla tai julkisille organisaatioille palveluja tarjoavissa yrityksissä – toimiville HR-tiimeille, joiden on hallittava luottamuksellisia henkilöstötietoja tarkasti hajautetuissa tai hybridityövoimissa.

Miksi Egnyte on hyvä Dropbox-vaihtoehto?

Valitsin Egnyten, koska se yhdistää paikallisen työpöytäkäytön pilvitallennukseen ja valvoo samalla automaattisia säilytysaikatauluja sekä automatisoituja tarkistustyönkulkuja. Toisin kuin tavallinen kuluttajille suunnattu pilvitallennus, se yhdistää työpöydän ja pilven välisen synkronoinnin vaatimustenmukaisuuden tason hallintakeinoihin, joten tiimit voivat käsitellä arkaluonteisia HR-asiakirjoja vaarantamatta käytäntöjen noudattamista tai aiheuttamatta tietojen hallitsematonta leviämistä.

Egnyten tärkeimmät ominaisuudet

• Yhteismuokkaus: Muokkaa monimutkaisia tiedostoja muiden kanssa ilman latauksia tai versioristiriitoja.
• Tekoälyavustaja: Tee asiakirjoista yhteenvetoja ja luo mukautettuja kehotteita sisältötehtäviin.
• Tekoälyhaku: Hae tekstistä, äänestä, videosta ja metatiedoista suodattimien avulla.
• Sähköiset allekirjoitukset: Ohjaa asiakirjat sähköiseen allekirjoitukseen automatisoitujen työnkulkujen kautta.

Egnyten integraatiot

Egnyte integroituu Microsoft 365:een, Google Workspaceen, Salesforceen, DocuSigniin, Procoreen, Bluebeamiin, Zapieriin ja Jotformiin. Saatavilla on myös rajapinta mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Tarjoaa tarkkarajaiset käyttöoikeuksien hallintakeinot
• Yksityiskohtaiset auditointijäljet seuraavat tiedostojen toimintaa
• Turvallinen ulkoinen jakaminen tukee arkaluonteisia asiakirjoja

Cons:

• Työpöytäsynkronointi voi ilmoittaa virheellisesti onnistumisesta
• Jakorajoitukset voivat olla epäselviä

LEARN MORE ABOUT EGNYTE:

• Check out Egnyte on their website

5

Sync

Paras nollatietosalattuun tiedostotallennukseen

• 30 päivän ilmainen kokeilujakso
• Alkaen 6 CAD $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Sync (sync.com) on pilvitallennus- ja asiakirjojen yhteistyöalusta, joka organisoi työntekijätietoja, jakaa käytäntöjä ja hallitsee pääsyä arkaluonteisiin työpaikan asiakirjoihin.

Kenelle Sync sopii parhaiten?

Sync sopii erityisesti henkilöstöhallinnon tiimeille, jotka tarvitsevat nollatietosalausta luottamuksellisten työntekijätietojen, käytäntöjen ja työpaikan asiakirjojen suojaamiseen.

Miksi Sync on hyvä Dropbox-vaihtoehto

Valitsin Syncin, koska sen nollatietosalattu tiedostotallennus pitää työntekijätiedot yksityisinä jopa Synciltä. Tiimini käyttää keskitettyjä kansioita ja käyttöoikeuksien hallintaa jakaakseen käytäntöjä tietyille kollegoille tai ulkoisille yhteistyökumppaneille. Reaaliaikainen varmuuskopiointi ja tiedostojen palautus auttavat myös palauttamaan tietoja vahingossa tapahtuneen poistamisen tai kiristyshaittaohjelmahyökkäyksen jälkeen.

Syncin keskeiset ominaisuudet

• Käyttö eri laitteilla: Avaa tiedostoja verkko-, työpöytä- ja mobiilisovelluksilla.
• Yrityksen brändin mukainen tiedostoportaali: Jaa asiakirjoja portaalissa, jossa näkyy yrityksesi logo.
• Tiedostot tarvittaessa: Selaa pilvitiedostoja Windows Explorerin tai Mac Finderin kautta.
• Rajoittamattoman tallennustilan paketit: Pro Teams Unlimited sisältää rajoittamattoman tallennustilan ja tiedonsiirron.

Syncin integraatiot

Sync integroituu Microsoft Office 365:een, mutta muita natiiveja integraatioita ja API-tukea ei ole dokumentoitu selkeästi.

Pros and Cons

Pros:

• Rajoittamaton tallennustila tukee suuria henkilöstöhallinnon arkistoja
• HIPAA-, GDPR- ja Kanadan PIPEDA-lainsäädännön mukainen
• Kiristyshaittaohjelmahyökkäyksen jälkeinen palautus palauttaa vahingossa poistetut tiedostot

Cons:

• Lataukset voivat tuntua hitailta suurissa kirjastoissa
• Sisäänrakennettu verkkoesikatselu tai yhteismuokkaus puuttuu

LEARN MORE ABOUT SYNC:

• Check out Sync on their website

6

Google Drive

Parhaiten Google Workspacea käyttäville tiimeille

• Maksuton palvelupaketti + 14 päivän maksuton kokeilu saatavilla
• Alkaen CAD $9.20/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Google Drive on pilvipohjainen tiedostojen tallennus- ja yhteistyöalusta tiimeille, jotka hallinnoivat henkilöstötietoja, käytäntöjä ja jaettuja tiedostoja koko organisaatiossa.

Kenelle Google Drive sopii parhaiten?

Google Drive sopii hyvin henkilöstöhallinnon tiimeille, jotka käyttävät jo Google Workspacea ja tarvitsevat jaetun pääsyn henkilöstötiedostoihin, käytäntöihin ja tiimin asiakirjoihin.

Miksi Google Drive on hyvä vaihtoehto Dropboxille

Sisällytin Google Driven mukaan, koska siinä yhdistyvät pilvipohjainen tiedostojen tallennus, sisäänrakennettu tuottavuusohjelmisto ja huomattavasti anteliaampi maksuton käyttöoikeus. Käytän jaettuja asemia henkilöstöhallinnon käytäntöihin ja henkilöstötiedostoihin ja hallinnoin käyttöoikeuksia roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla. Versiohistoria mahdollistaa myös tärkeisiin asiakirjoihin tehtyjen muutosten tarkastelun tai palauttamisen.

Google Driven tärkeimmät ominaisuudet

• Tekoälypohjainen haku: Löytää asiaankuuluvat tiedostot luonnollisen kielen kyselyiden ja tiedostojen käyttöaktiivisuuden perusteella.
• Sähköiset allekirjoitukset: Pyytää ja hallinnoi sopimusten ja hyväksyntöjen allekirjoituksia.
• PDF-merkinnät: Lisää kommentteja ja tekstikorostuksia PDF-asiakirjoihin.
• Kiristyshaittaohjelmasuojaus: Tunnistaa uhkia ja tukee tiedostojen palauttamista työpöydän Driven avulla.

Google Driven integraatiot

Google Drive integroituu tiiviisti Google Workspaceen, mukaan lukien Google Sheets, Gmail ja Google Meet. Se tarjoaa myös ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Helppokäyttöinen käyttöliittymä
• Tarjoaa enemmän tallennustilaa tiedostoille kuin Dropbox
• Luonnollisen kielen haku löytää asiakirjat nopeasti

Cons:

• Käyttöoikeusasetukset voivat hämmentää satunnaisia yhteistyökumppaneita
• Työpöytäsynkronointi voi luoda kaksoiskappaleita tiedostoista

LEARN MORE ABOUT GOOGLE DRIVE:

• Check out Google Drive on their website

7

Box

Paras vaatimustenmukaisuutta painottavaan tallennukseen ja hallintaan

• 14 päivän maksuton kokeilu
• Alkaen CAD$21/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Box on pilvipohjainen sisällönhallinta-alusta työntekijätietojen järjestämiseen, asiakirjojen jakamiseen, hyväksyntöjen hallintaan ja käyttöoikeuksien hallintaan sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kesken.

Kenelle Box sopii parhaiten?

Box sopii parhaiten keskisuurten yritysten ja suuryritysten HR-tiimeille, jotka tarvitsevat tiukkaa hallinnollista valvontaa, oikeudellisia säilytysvelvoitteita sekä automatisoituja osastojen välisiä tarkistusprosesseja luottamuksellisia työntekijätietoja varten.

Miksi Box on hyvä Dropbox-vaihtoehto

Valitsin Boxin, koska se tarjoaa tarkasti määritettävät käyttöoikeuksien hallintaominaisuudet (7 erillistä käyttöoikeustasoa), sisäänrakennetut oikeudelliset säilytysvelvoitteet ja automatisoidut säilytysaikataulut. Yhdistettynä natiiveihin tekoälyagentteihin, jotka pystyvät tiivistämään monimutkaisia käytäntökokoelmia tai analysoimaan suuria määriä hakijalomakkeita, Box tarjoaa turvallisuuskeskeistä vaatimustenmukaisuutta ja työnkulkujen automaatiota huomattavasti enemmän kuin tavalliset pilvitallennusasemat.

Boxin tärkeimmät ominaisuudet

• Sähköiset allekirjoitukset: Lähetä HR-lomakkeet allekirjoitettaviksi, hyväksyttäviksi ja seurattaviksi Boxissa.
• Box AI: Esitä kysymyksiä tallennetuista asiakirjoista ja luo tiivistelmiä.
• Työnkulun automaatio: Luo perehdytys- ja hyväksyntäprosesseja vedä ja pudota -rakentajalla.
• Box Shield: Luokittele arkaluonteiset henkilötiedot automaattisesti ja havaitse luvattomat käyttöyritykset tai epäilyttävä lataustoiminta reaaliajassa.

Box-integraatiot

Box tarjoaa yli 1 500 integraatiota, mukaan lukien Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, ServiceNow, Slack, Zapier, Adobe Acrobat ja HubSpot. Se tarjoaa avoimet ohjelmointirajapinnat mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet suojaavat arkaluonteisia työntekijätietoja
• Säilytyskäytännöt tukevat auditointeja ja oikeudellisia säilytysvelvoitteita
• Sisältää kattavan sisäänrakennettujen työkalujen kokonaisuuden

Cons:

• Edistyneet vaatimustenmukaisuustyökalut voivat olla kalliita
• Edistynyt hallinta vaatii huomattavan määrän määrityksiä

LEARN MORE ABOUT BOX:

• Check out Box on their website

8

FileCloud

Paras SCIM-käyttäjähallintaa ja vaatimustenmukaisuuden hallintatoimintoja tukevaan tallennukseen

• Ilmainen esittely + saatavilla 14 päivän ilmainen kokeilujakso
• Alkaen $14/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

FileCloud on yritysten sisällönhallinnan hallinta-alusta, joka tarjoaa itse ylläpidettävän, pilvipohjaisen tai hybridimuotoisen tallennuksen ja antaa organisaatioille täyden hallinnan siitä, missä arkaluonteisia henkilöstötietoja säilytetään.

Kenelle FileCloud sopii parhaiten?

FileCloud sopii HR- ja IT-tiimeille, jotka tarvitsevat hallittua asiakirjojen tallennusta sekä SCIM-käyttäjähallintaa ja vaatimustenmukaisuuteen keskittyviä yksityiskohtaisia käyttöoikeuksien hallintatoimintoja.

Miksi FileCloud on hyvä Dropbox-vaihtoehto

Valitsin FileCloudin, koska se yhdistää joustavat käyttöönottovaihtoehdot – paikallisen palvelimen, yksityisen pilven tai AWS:n/Azuren – nollaluottamukseen perustuvaan tiedostonjakoon ja sisäänrakennettuun digitaalisten oikeuksien hallintaan (DRM). Voit määrittää tarkat ja kontekstit huomioivat käyttöoikeuskäytännöt työntekijän sijainnin, IP-alueiden tai laitteen tilan perusteella ja varmistaa, ettei arkaluonteisia HR-tietoja voida jakaa tai ladata ilman nimenomaista valtuutusta.

FileCloudin tärkeimmät ominaisuudet

• Tiedostoversiointi: Säilyttää aiemmat asiakirjaversiot tarkastelua varten.
• Tarkastuslokit: Tallentaa käyttäjien toiminnot, aikaleimat, IP-osoitteet ja laitteet.
• Metatietojen hallinta: Lisää mukautettuja kenttiä ja poimii metatietoja tiedostoista.
• Kooditon työnkulkujen automatisointi: Luo automaattisia hyväksyntäpolkuja asiakirjojen hyväksymiseen, perehdytyspyyntöihin ja sisäisiin tarkastuksiin.

FileCloud-integraatiot

FileCloud tukee integraatioita seuraavien palveluiden kanssa: Microsoft Entra ID, Signit, Microsoft Teams, Google Docs, Okta, AWS S3, Azure Blob, Wasabi ja Zapier. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla myös REST-rajapinta.

Pros and Cons

Pros:

• Itse ylläpidettävä käyttöönotto säilyttää tietojen hallinnan
• Tehokas suojausmoottori tiedostojen turvaamiseen
• Turvallinen ja rajoittamaton jakaminen ulkoisille vieraskäyttäjille

Cons:

• Käyttöliittymä voi tuntua raskaalta ja tekniseltä
• Synkronoinnissa voi esiintyä viiveitä suurten kansioiden tai tiedostojen yhteydessä

LEARN MORE ABOUT FILECLOUD:

• Check out FileCloud on their website

9

Zoho WorkDrive

Paras Zoho-natiiviin tiedostotallennukseen

• Maksuton esittely + 15 päivän maksuton kokeilujakso saatavilla
• Alkaen CAD $3/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Zoho WorkDrive on yritysten sisällön yhteistyöalusta, jonka avulla tiimit voivat tallentaa, hallita ja käsitellä asiakirjoja yhdessä jäsennellyissä tiimikansioissa ja mukautetuissa työtiloissa.

Kenelle Zoho WorkDrive sopii parhaiten?

Zoho WorkDrive sopii parhaiten pienille ja keskisuurille yrityksille sekä kasvaville organisaatioille, jotka käyttävät jo Zohoa ja tarvitsevat yhtenäisen asiakirjahallinnan.

Miksi Zoho WorkDrive on hyvä Dropbox-vaihtoehto?

Valitsin Zoho WorkDriven Zoho-natiiviksi tiedostotallennusratkaisuksi, koska sen avulla tiimisi voi keskittää henkilöstötiedostot ja käsitellä asiakirjoja yhdessä reaaliajassa. Writer-, Sheet- ja Show-integraatiot pitävät henkilöstöhallinnon asiakirjat Zoho-ekosysteemin sisällä, kun taas tiedostojen järjestely ja haku auttavat löytämään käytännöt, lomakkeet ja tietueet nopeasti.

Zoho WorkDriven tärkeimmät ominaisuudet

• Työnkulkujen automatisointi: Luo sääntöjä toistuvia asiakirjatehtäviä ja hyväksyntöjä varten.
• Tiedostojen kerääminen: Pyydä ja vastaanota työntekijöiden asiakirjoja omistettujen linkkien kautta.
• Hallintakonsoli: Hallitse tiimin käyttöoikeuksia, rooleja ja työtilan asetuksia.
• Offline-synkronointi: Käytä valittuja tiedostoja ilman internet-yhteyttä.

Zoho WorkDriven integraatiot

Zoho WorkDrive integroituu Zoho Cliqin, Zoho Connectin, Gmailin, Microsoft Officen, Zapierin ja Outlookin kanssa. Se tarjoaa myös REST-ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Tarjoaa useita ominaisuuksia murto-osalla kustannuksista
• Tiimikansiot tukevat jäsenneltyä asiakirjojen omistajuutta
• Tarjoaa alkuperäiset työkalut asiakirjojen luomiseen

Cons:

• Synkronointi voi kestää odotettua kauemmin
• Käyttöliittymä latautuu joskus hitaasti

LEARN MORE ABOUT ZOHO WORKDRIVE:

• Check out Zoho WorkDrive on their website

10

ownCloud

Paras itse isännöityyn tallennukseen ja datan suvereniteettiin

• Ilmainen esittely + 14 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla
• Hinta pyydettäessä

Visit Website

ownCloud on Kiteworksin avoimen lähdekoodin sisällön yhteistyöalusta tiimeille, jotka tarvitsevat hallittua asiakirjojen käyttöä, turvallista ulkoista jakamista, versioituja tiedostoja ja vaihtoehtoja julkipilvitallennukselle.

Kenelle ownCloud sopii parhaiten?

ownCloud sopii parhaiten henkilöstöhallinnon tiimeille, joilla on tiukat tietojen sijaintia koskevat vaatimukset ja joiden on säilytettävä luottamukselliset työntekijätiedot omissa palvelinkeskuksissaan tai yksityisissä pilviympäristöissään.

Miksi ownCloud on hyvä Dropbox-vaihtoehto

Valitsin ownCloudin, koska se tukee itse isännöityä tallennusta ja datan suvereniteettia. Voit ottaa henkilöstöhallinnon tiedostot käyttöön paikallisesti tai valitsemassasi palvelinkeskuksessa, ja käytössäsi ovat salaus, kaksivaiheinen tunnistautuminen ja tiedostojen elinkaaren hallinta. Suosittelen käyttämään sen salasanasuojattuja ja vanhenevia linkkejä työntekijäasiakirjojen jakamiseen ulkoisesti.

ownCloudin tärkeimmät ominaisuudet

• Eristetyt tilat: Järjestä asiakirjat omiin projektikohtaisiin tallennusympäristöihinsä itsenäistä tiedostojen käyttöä varten.
• Automaattinen tiedostopalomuuri & työnkulut: Määritä sääntöpohjaisia käyttöoikeuskäytäntöjä estämään hyväksymättömät tiedostotoiminnot.
• Reaaliaikainen yhteismuokkaus: Työskentele samanaikaisesti asiakirjojen ja esitysten parissa tiimisi kanssa.
• Dynaamiset vesileimat suojatussa katselussa: Estä arkaluonteisten henkilöstötietojen vuodot näyttämällä vain katseltavat asiakirjat, joissa on dynaamisesti luodut käyttäjän aikaleimat ja IP-osoitevesileimat.

ownCloudin integraatiot

ownCloudin verkkotoimisto tukee integraatioita OnlyOfficen, Microsoft 365:n, Collabora Onlinen ja Microsoft Office Onlinen kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla myös rajapinta.

Pros and Cons

Pros:

• Itse isännöinti pitää työntekijätiedostot hallinnassasi
• Salasanasuojatut ja vanhenevat ulkoisen jakamisen linkit
• Tiedostojen elinkaaren hallinta tukee säilytyskäytäntöjä

Cons:

• Käyttöönotto edellyttää infrastruktuuria ja ylläpitäjäosaamista
• Synkronoinnin suorituskyky riippuu palvelimen määrityksistä

LEARN MORE ABOUT OWNCLOUD:

• Check out ownCloud on their website

Muita Dropbox-vaihtoehtoja

Tässä on joitakin lisävaihtoehtoja, jotka eivät päässeet parhaiden vaihtoehtojen listalleni, mutta joihin kannattaa silti tutustua:

1. ShareFile

   Sopii parhaiten asiakastiedostojen vaihtamiseen mukautetulla brändäyksellä

2. Seafile

   Paras itse isännöityyn tiedostojen synkronointiin omalla palvelimella

3. pCloud

   Paras elinikäiseen tallennukseen sveitsiläistason salauksella

4. MEGA

   Paras suurten tiedostojen tallentamiseen alhaisella teratavukohtaisella hinnalla

5. Nextcloud

   Paras avoimen lähdekoodin tiedostojen tallennukseen

6. Koofr

   Paras EU:ssa isännöityyn tiedostotallennukseen

7. Proton Drive

   Paras yksityisyyteen keskittyvään salattuun tiedostojen tallennukseen

8. Apple iCloud Drive

   Paras Applea käyttäville tiimeille tiedostojen tallentamiseen ja synkronointiin

9. CentreStack

   Soveltuu parhaiten tiedostopalvelimen käyttöön ilman VPN:ää

10. Jottacloud

    Paras tallennustila rajattomalle käyttäjämäärälle

Miksi etsiä Dropbox-vaihtoehtoja?

Vaikka Dropbox on hyvä asiakirjojen hallintaohjelmisto, jotkut käyttäjät etsivät vaihtoehtoja tiettyihin tarpeisiin. Saatat etsiä vaihtoehtoa seuraavista syistä:

• Työntekijätietojen hallintaan tarkoitetut henkilöstöhallinnon työnkulut ovat rajalliset

• Jakamisasetukset tuntuvat liian laajoilta arkaluonteisille tiedostoille

• Kustannukset kasvavat, kun tiimit lisäävät tallennustilaa ja kehittyneitä hallintaominaisuuksia

• Alueelliset säilytysvaatimukset, joita Dropbox ei välttämättä täytä

• Siirtoon liittyvät huolenaiheet, kun käyttöoikeudet ja kansiorakenteet halutaan säilyttää

Dropboxin tärkeimmät ominaisuudet

Seuraavassa on joitakin Dropboxin tärkeimpiä ominaisuuksia, joiden avulla voit verrata muiden ratkaisujen tarjoamia ominaisuuksia:

• Tiedostojen synkronointi ja tallennus: Tallenna henkilöstöhallinnon tiedostot keskitetysti ja synkronoi päivitykset työpöytä-, verkko- ja mobiilisovellusten välillä.

• Jakamisoikeudet: Määritä jaettujen kansioiden ja tiedostojen katselu- tai muokkausoikeudet. Salasanat, linkkien vanhentumisajat ja rajoitetut jakamisasetukset auttavat hallitsemaan arkaluonteisten työntekijätietojen käyttöä.

• Versiohistoria ja palautus: Palauta poistetut tiedostot tai aiemmat versiot, jos joku korvaa työtarjouskirjeen, käytäntöasiakirjan tai etuusasiakirjan.

• Tiimikansiot ja ryhmät: Järjestä tietueet osaston, sijainnin tai asiakirjatyypin mukaan. Ryhmien avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää käyttöoikeudet useille työntekijöille ilman, että jokaista henkilöä tarvitsee hallita erikseen.

• Tarkastuslokit: Tarkastele toimintaraportteja, jotka näyttävät esimerkiksi kirjautumiset, tiedostomuutokset, lataukset, jakamistoiminnot ja jäsenyyksien päivitykset.

• Kertakirjautuminen ja käyttäjätilien hallinta: Yhdistä Dropbox SAML 2.0 -identiteetintarjoajiin ja hakemistopalveluihin. Järjestelmänvalvojat voivat hallita tilien käyttöoikeuksia perehdytyksen, roolimuutosten ja käytöstäpoiston aikana.

• Laite- ja tilinhallinta: Poista laitteiden linkityksiä, päätä aktiivisia istuntoja, poista paikallisia kopioita tai tyhjennä yrityksen tiedot etänä. Järjestelmänvalvojat voivat myös siirtää käytöstä poistetun käyttäjän tiedostot toiselle tiimin jäsenelle.

• PDF-tiedostojen muokkaus ja sähköiset allekirjoitukset: Muokkaa PDF-lomakkeita ja lähetä asiakirjoja sähköisesti allekirjoitettaviksi Dropboxin ja Dropbox Signin kautta.

• Tiedostojen siirto: Lähetä suuria tiedostoja Dropbox Transferin kautta sen sijaan, että liittäisit ne sähköpostiin.

Dropbox-vaihtoehtojen kustannukset ja hinnoittelu

Parhaan vaihtoehdon valitseminen edellyttää saatavilla olevien hinnoittelumallien ja pakettien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon, lisäosien ja tallennustarpeiden mukaan. Alla oleva taulukko sisältää yhteenvedon vaihtoehtoisten ohjelmistojen yleisistä paketeista, keskimääräisistä hinnoista ja tyypillisistä ominaisuuksista.

Dropbox-vaihtoehtojen pakettien vertailutaulukko