Assurer la continuité des activités dans un environnement de permacrise
Le monde vit dans une "permacrise", définie comme « une période prolongée d’instabilité et d’insécurité », au moins depuis 2015.
Si des événements récents comme le Brexit, la pandémie de COVID-19, l’Afghanistan, l’Ukraine, et aujourd’hui Israël viennent à l’esprit, de nombreux exemples sont antérieurs, notamment des catastrophes naturelles qui se multiplient en raison du changement climatique, la crise financière mondiale, et l’instabilité politique causée par des événements tels que les manifestations de George Floyd ou le Printemps arabe.
À l’avenir, il est probable que le monde assiste à une combinaison de crises géopolitiques, environnementales, économiques et sanitaires, avec une plus grande fréquence et des successions plus rapprochées. Cela signifie que les menaces potentielles pour la continuité des activités seront plus régulières.
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Qu’est-ce que la continuité d’activité ?
La continuité d’activité désigne la planification stratégique et tactique entreprise par une organisation pour s’assurer qu’elle puisse continuer à fonctionner pendant et après un événement perturbateur.
Elle implique d’identifier les opérations et systèmes critiques et de mettre en place des plans et mesures pour maintenir ou rétablir rapidement les fonctions essentielles de l’entreprise face à des perturbations imprévues, telles que des catastrophes naturelles, des cyberattaques ou d’autres crises.
Ce processus est essentiel pour minimiser les temps d'arrêt et les pertes financières tout en assurant la viabilité continue de l’entreprise.
La continuité d’activité rime avec mobilité
Les professionnels des ressources humaines et de la mobilité internationale sont bien formés à la gestion de crise et à la reprise après sinistre, car la formation est devenue plus nécessaire ces dernières années.
La rapidité est un élément crucial de la gestion de crise. Les professionnels des RH doivent intégrer des considérations pratiques sur l’immigration et la mobilité dans leur manuel de procédures standard, veiller à ce qu’il soit à jour et testé sous pression.
La recommandation générale en matière de gestion de la continuité d’activité se divise en trois parties :
- Identifier à l’avance les parties prenantes clés ainsi que leurs rôles et responsabilités
- Prévoir une répartition géographique des intervenants et des responsables au cas où certains seraient directement touchés et incapables d’assurer leur rôle
- La perfection peut être l’ennemi du bien. Il faut que ce soit suffisamment bon tant que les organisations font preuve d’agilité et savent s’adapter pour maintenir les opérations.
Les cinq domaines clés de la continuité d’activité
Les données sont essentielles pendant une crise
Il est devenu évident, lors de scénarios exigeant l’évacuation d’employés d’un pays vers un autre, à quel point il est important de recueillir et maintenir des données clés sur les employés et leurs ayants droit.
Vous avez besoin de ces données pour plusieurs raisons :
- Identifier tous les employés concernés, évaluer les risques et envisager des options d’évacuation immédiate pour des raisons de sécurité.
- Réfléchir aux options de lieux de travail à court et long terme.
- Prendre rapidement des mesures décisives pour relocaliser les employés.
De nombreuses organisations ignorent parfois la nationalité de leurs employés, car ces données ne sont pas toujours recueillies, la collecte d’informations étant parfois perçue comme une atteinte à la vie privée. Cependant, en situation de crise, disposer des bonnes données est la clé de l’ensemble du processus.
Au moment de collecter ces données, il est également impératif de recueillir la nationalité des membres de la famille des employés, car ces informations sont encore moins susceptibles d’être collectées.
Certaines nationalités sont, en réalité, plus faciles à déplacer rapidement que d’autres. Par exemple, les équipes de sécurité peuvent organiser des vols ou même des bateaux affrétés pour évacuer du personnel, mais dans une situation d’urgence, elles ne prennent pas toujours en compte la nationalité des personnes concernées et si elles seront effectivement autorisées à embarquer ou à entrer dans le pays de destination.
Il est essentiel pour les professionnels responsables des mouvements d’urgence de leurs employés d’être réalistes quant à ce qui est possible au sein de leur organisation concernant la capacité des systèmes RH à conserver une base de données.
Il n’est peut-être pas nécessaire d’avoir toutes les données concernant tous les salariés à l’échelle mondiale, et cela peut d’ailleurs être interdit par les lois locales dans certaines juridictions. Mais disposer d’un plan clair sur les endroits où les problèmes de sécurité sont les plus manifestes et s’assurer que les données de ces employés et de leurs ayants droit sont accessibles facilitera grandement l’organisation des sorties.
Par exemple, à l’approche du Brexit, de nombreuses organisations ne disposaient pas de données sur les ressortissants britanniques en Europe et les Européens au Royaume-Uni — elles n’en avaient tout simplement jamais eu besoin.
Cependant, grâce au temps dont elles disposaient, il a été possible de collecter ces informations et de prendre les mesures nécessaires pour maintenir les statuts d’immigration et assurer la continuité de l’activité. Cela n’est pas le cas dans des situations vraiment urgentes, comme celles vécues ces dernières années en Ukraine et en Afghanistan.
Si vous utilisez un employeur officiel dans une région donnée, il y aura des risques à atténuer et des efforts de collaboration à organiser dans ce contexte.
Gestion des effectifs en période de crise
Une stratégie de gestion des effectifs permet d’élaborer un plan pour réorganiser efficacement le personnel afin d’assurer la continuité des activités et de prendre des décisions éclairées lors de l’examen des options disponibles.
Dans certains cas, cela ne nécessite pas forcément de déplacer tous les employés hors du pays, mais il est nécessaire de prévoir un plan individualisé pour les salariés essentiels au maintien des opérations sur place.
Lors de l’analyse, l’entreprise doit prendre en compte, en collaboration avec son prestataire de services en immigration, les facteurs suivants :
- Où les employés peuvent-ils se rendre à court terme pour des raisons de sécurité ? Quels sont les lieux sans visa ou ceux où un visa peut être obtenu à l’arrivée ?
- Peut-on y travailler à court ou à long terme ? Combien de temps faudra-t-il pour obtenir une autorisation de travail ?
- Comment rester informé des évolutions rapides et fréquentes des réglementations sur l’immigration et des options de voyage ?
- Quelles sont les différentes considérations concernant le travail à distance ? Par exemple, les visas de nomade numérique, à quelques exceptions près, ne sont généralement pas une option viable en cas d’urgence. Les entreprises et les salariés doivent également prendre en compte la question de l’établissement stable, de la fiscalité et des obligations sociales, etc.
- Quels sont les besoins spécifiques en talents selon les différentes implantations de l’entreprise ? Même si vous avez une présence globale, les compétences des collaborateurs touchés peuvent ne correspondre qu’à certaines localisations.
- Quelle est la gestion des risques liée à l’envoi de personnel dans la zone de crise pour soutenir la réponse — par exemple le déploiement d’équipes de sécurité pour faciliter les évacuations suite à l’instabilité politique observée ces dernières années en Irak, Syrie et Afghanistan.
- Quels sont les différents scénarios à envisager, comme ceux où les déplacements sont impossibles ?
- Si l’événement a un impact sur la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise, quels obstacles réglementaires devront être surmontés et quels plans de secours existent pour que les processus métiers ne soient pas totalement perturbés ?
Importance d’avoir une main-d’œuvre prête à voyager
S’assurer que les personnes impactées sont prêtes à voyager autant que possible est essentiel pour l’exécution sans accroc d’un plan de continuité d’activité.
En plus de connaître la nationalité des personnes concernées, il est également indispensable de savoir quels visas valides elles possèdent déjà afin de faciliter les déplacements immédiats.
Un ressortissant indien en Israël, par exemple, pourrait avoir peu d’options pour voyager. Mais s’il possède un visa Schengen valide, un ESTA américain, un visa de visiteur au Royaume-Uni, etc., tout un monde de possibilités s’ouvre à lui, au moins pour voyager et assurer sa sécurité à court terme.
Concernant les destinations envisageables pour les personnes concernées, il est préférable, dans un premier temps, d’avoir identifié des lieux où elles peuvent non seulement voyager, mais aussi reprendre immédiatement leur activité professionnelle.
À défaut, la meilleure solution consiste à envisager des destinations où l’on peut entrer sans visa et changer de statut d’immigration sur place.
Parfois, cela peut entraîner une interruption de la continuité du travail, par exemple si la personne ne peut pas travailler pendant que sa demande est en cours de traitement. D’autres fois, cela implique de travailler depuis un hôtel ou un appartement plutôt que dans un bureau.
Par exemple, les Émirats arabes unis délivrent un visa à l’arrivée à plus de 70 nationalités et offrent la possibilité de le convertir en visa de travail à distance après l’arrivée.
Lors de la crise Russie-Ukraine, l’UE a rapidement mobilisé le statut de protection temporaire pour les ressortissants ukrainiens, ce qui a grandement facilité la poursuite de l’activité professionnelle une fois arrivés dans un lieu sûr. Mais lorsque certaines entreprises ont fermé leurs opérations en Russie et ont voulu déplacer leur personnel, cela s’est avéré plus délicat, et les options étaient limitées.
Les employés doivent veiller à ce que leur passeport soit valide et dispose de plus de six mois de validité. Ils doivent également avoir accès à leurs documents personnels, tels que les certificats de mariage, actes de naissance pour les enfants, diplômes, etc.
Les professionnels des RH doivent inclure ces consignes dans leur parcours d’intégration et les check-ins avec les salariés étrangers pour s’assurer que ceux-ci disposent des documents requis en cas de déplacement de dernière minute.
Fonctionnalité de géolocalisation ?
Comme évoqué précédemment, disposer de données précises et à jour est critique en situation de crise, mais leur quantité et leur qualité sont limitées lorsqu’elles sont gérées manuellement.
Les entreprises peuvent (et le font déjà) mettre en place des systèmes pour suivre l’emplacement de leurs employés dans un objectif de sécurité. Ces systèmes incluent généralement uniquement le pays où ils se trouvent, et non l’emplacement exact à l’intérieur du pays.
Bien que les organisations sachent probablement où travaillent leurs employés, elles ne savent pas toujours s'ils s'y trouvent effectivement au moment d'une urgence ou s'ils sont en déplacement. Au minimum, les employés devraient être invités à signaler leur présence auprès de l'ambassade de leur pays d'origine, surtout s'ils voyagent dans un pays à haut risque.
En cas de catastrophe ou d'un autre type d'événement perturbateur, disposer d'informations de contact à jour pour l'employé et la capacité de localiser sa position à l'aide des technologies de l'information peuvent s'avérer extrêmement utiles pour gérer les éventuels défis de gestion du personnel.
Développer proactivement un plan de gestion de crise
Une approche structurée au niveau organisationnel peut limiter de nombreux défis auxquels une entreprise pourrait être confrontée durant une crise. Les organisations, notamment celles qui opèrent à l'international, doivent gérer une crise après l'autre en continu. Un plan de gestion de crise permettra de :
- Augmenter la sensibilisation aux risques et aider à l'analyse des risques afin d'identifier les points sensibles et les mesures à prendre
- Aider l'organisation à s'adapter rapidement lors de situations d'urgence
- Aider les parties prenantes clés à agir rapidement
- Permettre une surveillance en temps réel et une connaissance de la situation, ce qui sera essentiel pour prendre des décisions efficaces et assurer le maintien des fonctions essentielles de l'entreprise
- Réduire l'instabilité et l'incertitude parmi les employés à la suite d'une crise affectant leur lieu de travail.
Globalement, le plan de continuité d'activité minimisera l'impact de la crise sur les employés concernés et facilitera la continuité des activités de l'entreprise.
Dans le cadre de vos évaluations des risques, vous devrez réaliser une analyse d'impact sur l'entreprise pour différents scénarios et organiser des exercices de simulation afin d'aider votre équipe de gestion d'urgence à comprendre ses rôles et responsabilités, assurant ainsi la préparation et la bonne mise en œuvre de votre programme de continuité d'activité.
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