Comment rédiger un appel d’offres SIRH pour sélectionner le meilleur système

Rédiger un appel d’offres (RFP) pour des systèmes HRIS vous offre un moyen structuré d’évaluer les fournisseurs selon vos propres critères. Une demande de proposition (RFP) est un document officiel qui présente vos exigences spécifiques et invite les fournisseurs à expliquer comment ils pourraient y répondre. Utilisez-en une lorsque vous réalisez un investissement logiciel important et que vous devez comparer équitablement plusieurs fournisseurs.

Sans RFP, les échanges avec les fournisseurs ont tendance à se concentrer sur les démonstrations et les argumentaires commerciaux. Une RFP bien conçue maintient l’attention sur vos besoins réels, votre budget et vos exigences non négociables.

Avez-vous réellement besoin d’une RFP ?

Une RFP est particulièrement pertinente lorsque votre décision concernant un HRIS implique plusieurs parties prenantes, un budget important ou des exigences complexes. Toutes les recherches de fournisseurs n’en nécessitent pas une, mais certaines situations la rendent indispensable :

• Vous remplacez un système existant dans une grande organisation ou une organisation implantée sur plusieurs sites.

• Votre équipe chargée des achats ou votre service juridique exige un processus officiel d’évaluation des fournisseurs.

• Vous devez comparer cinq fournisseurs ou plus selon un ensemble cohérent de critères.

• Votre organisation gère des données sensibles sur les employés soumises à des exigences strictes en matière de conformité.

• Plusieurs services ont des besoins contradictoires qui doivent être documentés et hiérarchisés.

Quand une RFP peut être excessive

Si vous êtes une petite équipe avec des besoins simples et une sélection de deux ou trois fournisseurs, un processus de démonstration structuré et une bonne liste de questions vous permettront d’aller plus loin, plus rapidement.

RFI, RFP ou RFQ : quelle est la différence ?

Ces trois documents d’achat ont des objectifs différents, et utiliser le mauvais fait perdre du temps à vous comme à vos fournisseurs. Une RFI vous aide à explorer le marché, une RFP invite à soumettre des propositions détaillées et une RFQ se concentre uniquement sur les tarifs. Choisir le bon document dès le départ permet de garder un processus ciblé et d’obtenir des réponses plus utiles.

Utilisez ce tableau pour comprendre quel document correspond à chaque étape de votre processus d’achat d’un HRIS :

Erreurs courantes à éviter dans une RFP

Une RFP mal structurée entraîne des réponses vagues de la part des fournisseurs, presque impossibles à comparer. Dans les pires cas, elle éloigne les fournisseurs sérieux qui ne souhaitent pas investir du temps dans un processus qui semble désorganisé.

Éviter ces erreurs donne aux fournisseurs les éléments dont ils ont besoin pour répondre correctement, et vous fournit ceux dont vous avez besoin pour prendre une décision en toute confiance :

Un contexte ou des informations de base insuffisants

Les fournisseurs doivent comprendre votre organisation avant de pouvoir proposer une solution pertinente. Sans contexte — comme la taille de votre entreprise, vos systèmes actuels et vos principaux points de difficulté — les réponses seront génériques et difficiles à évaluer. Incluez une brève présentation de l’entreprise et une description claire des raisons pour lesquelles vous recherchez un nouveau logiciel HRIS.

Un budget absent ou peu clair

Ne pas indiquer votre budget ne protège pas votre position de négociation : cela fait simplement perdre du temps à tout le monde. Les fournisseurs proposeront soit une solution trop ambitieuse, soit une solution insuffisante, et vous vous retrouverez avec des réponses à votre appel d'offres qui ne reflètent pas ce que vous pouvez réellement dépenser. Indiquez au moins une fourchette budgétaire afin que les fournisseurs puissent adapter leurs propositions en conséquence.

Exigences vagues ou jargon juridique

Énumérer des exigences comme « interface conviviale » ou « solution évolutive » n'apprend presque rien aux fournisseurs. Un langage excessivement juridique produit le même effet : il masque ce dont vous avez réellement besoin. Rédigez les exigences dans un langage clair et soyez précis, par exemple en indiquant les intégrations nécessaires ou le nombre d'employés que le système doit prendre en charge.

Critères d'évaluation non communiqués

Si les fournisseurs ne savent pas comment vous évaluerez leurs réponses à l'appel d'offres, ils ne peuvent pas donner la priorité à ce qui compte le plus pour vous. Cela entraîne des propositions excessivement longues qui noient les informations auxquelles vous accordez réellement de l'importance. Communiquez dès le départ vos critères d'évaluation et leur pondération afin que les fournisseurs puissent structurer leurs réponses autour de vos priorités.

Aucun format standard pour les réponses des fournisseurs

Lorsque chaque fournisseur répond différemment, la comparaison des propositions devient un processus manuel et chronophage. La standardisation du format des réponses, à l'aide de sections numérotées, de tableaux obligatoires ou de limites de mots précises, rend l'évaluation côte à côte bien plus facile à gérer. Elle indique également aux fournisseurs que votre processus est organisé et sérieux.

Constituez votre équipe chargée de l'appel d'offres HRIS

La rédaction d'un appel d'offres est un travail d'équipe : aucune personne ne dispose d'une vision complète de toutes les exigences. Impliquer les bonnes personnes dès le début permet à votre appel d'offres de refléter les besoins réels de l'ensemble de l'organisation, et pas seulement les priorités d'un service. Cela réduit également le risque d'oublier des exigences essentielles qui n'apparaîtraient qu'après la signature d'un contrat.

Réunissez des personnes capables de parler des différentes composantes de la décision :

Parrain du projet

Il s'agit généralement de votre CHRO, de votre vice-président des RH ou de votre directeur des RH, c'est-à-dire d'une personne ayant le pouvoir d'approuver le projet et de l'aligner sur les objectifs généraux de l'entreprise. Sa participation témoigne de l'engagement de l'organisation et permet de faire avancer le processus lorsque des décisions doivent être prises. Cette personne définit également le contexte stratégique qui détermine les exigences à privilégier.

Experts fonctionnels

Pensez aux responsables de la paie, aux administrateurs des avantages sociaux et aux responsables des opérations RH : les personnes qui configureront et géreront le système au quotidien. Elles sont les mieux placées pour définir les exigences fonctionnelles les plus importantes, des règles de traitement de la paie aux besoins en matière de rapports de conformité. Sans leur contribution, votre appel d'offres risque de ne pas prendre en compte les spécificités techniques qui distinguent un système fonctionnel d'un système qui crée plus de problèmes qu'il n'en résout.

Spécialistes des achats ou rédacteurs d'appels d'offres

Ce groupe comprend les spécialistes des achats, les conseillers juridiques ou les responsables des contrats qui savent structurer un processus officiel d'évaluation des fournisseurs. Ils veillent à ce que l'appel d'offres respecte les exigences internes ou réglementaires et à ce que les réponses des fournisseurs soient juridiquement solides. Leur participation contribue également à standardiser le format et les critères de notation afin que l'évaluation reste objective.

Utilisateurs finaux et parties prenantes

Les employés qui utiliseront quotidiennement le système, comme les recruteurs, les managers et le personnel chargé de la paie, apportent une perspective de terrain qu'il est facile de négliger. Leur contribution aide à faire émerger des exigences d'ergonomie et des besoins liés aux flux de travail que les experts fonctionnels ou la direction ne penseraient peut-être pas à inclure. Les impliquer dès le début favorise également l'adhésion au déploiement final.

Définissez les éléments indispensables & les objectifs

Avant d'envoyer un appel d'offres à un seul fournisseur, vous devez avoir une idée claire de ce que le bon HRIS doit faire et des raisons pour lesquelles vous le remplacez ou en mettez un en place. Des objectifs vagues produisent des propositions vagues. Ainsi, plus vous êtes précis sur vos difficultés et vos critères de réussite, plus il devient facile d'évaluer si un fournisseur peut réellement répondre à vos besoins. S'accorder dès le départ sur les éléments non négociables permet également d'éviter une dérive du périmètre pendant les négociations et de maintenir tous les acteurs sur la même longueur d'onde.

Gardez à l'esprit les principaux domaines suivants lorsque vous définissez vos exigences :

• Problèmes liés à votre système actuel : Documentez les défaillances ou les lacunes précises de votre configuration actuelle, plutôt que de simples frustrations générales. Par exemple, si votre système actuel ne peut pas automatiser l'inscription aux avantages sociaux ou exige un rapprochement manuel de la paie à chaque cycle, indiquez explicitement ces problèmes. Les fournisseurs doivent comprendre ce qui ne fonctionne pas avant de pouvoir proposer une solution.

• Améliorations requises et résultats attendus : Définissez à quoi ressemble la réussite après la mise en œuvre. Si votre objectif est de réduire de 20 % le délai de recrutement ou d'éliminer les rapports manuels sur les effectifs, indiquez-le. Des résultats concrets donnent aux fournisseurs un objectif auquel répondre et vous fournissent une référence pour les évaluer.

• Besoins fonctionnels, techniques et de conformité : Répertoriez les fonctionnalités spécifiques dont votre organisation a besoin, comme l'administration des avantages sociaux, les déclarations au titre de l'ACA ou la gestion de la paie dans plusieurs États. Incluez les exigences techniques telles que la compatibilité SSO, l'accès à l'API ou les préférences en matière de localisation des données. Les exigences de conformité varient selon le secteur et le lieu d'activité ; soyez donc explicite quant aux obligations réglementaires que le système doit prendre en charge.

• Rôles des utilisateurs et flux de travail : Identifiez les personnes qui utiliseront le système et la manière dont elles l'utiliseront. Le flux de travail d'un recruteur est très différent de celui d'un responsable de la paie, et tous deux diffèrent de ce dont un responsable hiérarchique a besoin pour les évaluations des performances. La cartographie de ces rôles aide les fournisseurs à démontrer comment leur système gère vos cas d'utilisation spécifiques.

• Préférences de déploiement : Précisez si vous avez besoin d'une solution infonuagique, sur site ou hybride. Si votre organisation privilégie un calendrier de mise en œuvre particulier ou est soumise à des contraintes en matière de ressources informatiques, indiquez ces détails. Les fournisseurs qui ne peuvent pas répondre à vos exigences de déploiement doivent être écartés rapidement.

Rédiger l'appel d'offres HRIS

Une fois que votre équipe est alignée et que vos exigences sont définies, vous pouvez constituer le document. Un appel d'offres bien organisé permet aux fournisseurs de répondre plus facilement avec précision et à votre équipe d'évaluer les réponses côte à côte. Voici ce qu'il faut inclure dans chaque section :

1. Résumé

Cette section donne aux fournisseurs une vue d'ensemble de votre organisation et explique pourquoi vous publiez cet appel d'offres. Indiquez la taille de votre entreprise, votre secteur d'activité, votre environnement technologique RH actuel et le problème métier que vous cherchez à résoudre. Vous pourriez par exemple expliquer que vous êtes un organisme de santé de 500 personnes qui remplace un ancien système de paie ne prenant pas en charge la conformité dans plusieurs États. Restez concis — cette section pose le contexte, elle n'a pas besoin de raconter toute l'histoire.

2. Périmètre des travaux

Définissez précisément ce que vous attendez du HRIS et ce qui se situe en dehors des limites du projet. Soyez précis au sujet des modules dont vous avez besoin, tels que la paie, l'administration des avantages sociaux, le suivi du temps ou la gestion des performances.

Si vous migrez des données depuis un système existant, indiquez-le ici et précisez le volume ainsi que le format de ces données. Des limites de périmètre claires aident les fournisseurs à proposer des solutions réellement adaptées à votre situation.

3. Exigences techniques

Répertoriez les spécifications techniques auxquelles le système doit satisfaire pour fonctionner dans votre infrastructure existante. Cela comprend les exigences d'intégration — par exemple, la compatibilité avec votre ERP, votre logiciel de comptabilité ou votre fournisseur d'identité tel qu'Okta ou Azure Active Directory.

Précisez également les exigences relatives aux garanties de disponibilité, à la localisation des données, à l'accessibilité mobile ou à la disponibilité de l'API. Plus vous serez précis ici, plus il sera facile d'écarter les fournisseurs qui ne peuvent pas atteindre votre niveau minimal d'exigence.

4. Qualifications des fournisseurs

Demandez aux fournisseurs de démontrer qu'ils disposent de l'expérience et de la stabilité nécessaires pour donner suite à leur proposition. Demandez des informations telles que le nombre d'années d'activité, le nombre total de clients et leur expérience précise auprès d'organisations de votre taille et de votre secteur.

Par exemple, si vous travaillez dans les services financiers, demandez-leur s'ils comptent parmi leurs clients des organisations soumises à des exigences de conformité similaires. Il est également pertinent de demander ici des références et des études de cas provenant d'organisations comparables.

5. Exigences de sécurité et de conformité

Les plateformes HRIS stockent certaines de vos données les plus sensibles sur vos employés ; les exigences de sécurité méritent donc une section à part entière. Précisez les certifications exigées, telles que SOC 2 Type II, ISO 27001 ou la conformité HIPAA, selon votre secteur. Demandez aux fournisseurs de décrire leurs normes de chiffrement des données, leurs contrôles d'accès et leurs processus de notification des violations. Si votre organisation exerce ses activités dans plusieurs pays, incluez les réglementations en matière de confidentialité des données que le fournisseur doit prendre en charge, telles que le RGPD ou le CCPA.

6. Attentes en matière de mise en œuvre et de formation

Décrivez ce que vous attendez du fournisseur au cours du processus de mise en œuvre, notamment les délais, les étapes clés et les engagements en matière de ressources. Par exemple, si vous avez besoin que le système soit opérationnel avant votre prochaine période d’inscription ouverte, indiquez clairement cette échéance. Demandez aux fournisseurs de décrire leur méthodologie de mise en œuvre, l’assistance qu’ils fournissent lors de la mise en production et leur méthode de gestion de la migration des données. Précisez également vos attentes en matière de formation des utilisateurs finaux, qu’il s’agisse de sessions en direct, de cours à suivre à son propre rythme ou d’une assistance dédiée à l’intégration.

7. Tarification et licences

Demandez aux fournisseurs de fournir une ventilation complète des coûts, notamment les frais de licence, les coûts de mise en œuvre ainsi que les éventuels frais récurrents d’assistance ou de maintenance. Demandez que les tarifs soient présentés dans un format standardisé afin de pouvoir comparer les propositions sans avoir à effectuer de calculs supplémentaires. N’oubliez pas de vous renseigner sur les coûts faciles à manquer, comme les frais liés aux modules supplémentaires, à l’accès à l’API ou au dépassement des limites d’utilisateurs. Une section tarifaire claire évite les mauvaises surprises une fois que vous vous êtes déjà engagé auprès d’un fournisseur.

8. Conditions contractuelles

Utilisez cette section pour présenter vos attentes concernant la durée du contrat, les conditions de renouvellement et les clauses de sortie. Si votre organisation applique des exigences standard en matière d’accords de niveau de service (SLA), de propriété des données ou de droits de résiliation, incluez-les ici afin que les fournisseurs puissent signaler rapidement tout conflit éventuel. Par exemple, vous pouvez exiger un SLA garantissant une disponibilité minimale de 99.9 % ou le droit d’exporter vos données à tout moment dans un format standard. Le fait de préciser ces attentes dans la demande de propositions (RFP) permet de gagner beaucoup de temps lors des négociations contractuelles.

9. Instructions de soumission

Indiquez précisément aux fournisseurs comment, où et quand soumettre leurs propositions. Mentionnez la date limite de soumission, le format de fichier privilégié et la personne à contacter pour toute question. Si vous organisez une période de questions-réponses structurée — durant laquelle les fournisseurs soumettent leurs questions avant une date définie et où vous transmettez les réponses à tous les répondants — expliquez ce processus ici. Des instructions de soumission claires réduisent les échanges inutiles et garantissent que tous les fournisseurs travaillent à partir des mêmes informations.

Définissez vos critères d’évaluation

Définir vos critères d’évaluation avant l’arrivée des propositions garantit l’équité du processus et empêche les préférences personnelles d’influencer la décision. Cela fournit également à votre équipe un cadre commun pour comparer des fournisseurs qui peuvent sembler très différents sur le papier. Avant d’envoyer votre RFP, mettez-vous d’accord sur les éléments clés suivants :

Quels sont les éléments les plus importants ?

Tous les critères ne méritent pas le même poids : concentrez-vous donc sur trois à cinq catégories qui reflètent directement les priorités de votre organisation. Une entreprise qui remplace un système de paie défaillant devrait accorder plus de poids aux fonctionnalités de paie qu’une entreprise dont l’objectif principal est d’améliorer l’expérience libre-service des employés. Choisissez des catégories correspondant à vos exigences indispensables et à vos objectifs, puis attribuez à chacune un pourcentage du score total. Voici quelques catégories de notation courantes à prendre en compte :

• Adéquation fonctionnelle

• Exigences techniques

• Sécurité et conformité

• Approche de mise en œuvre

• Expérience et stabilité du fournisseur

• Tarification et coût total de possession

• Modèle d’assistance à la clientèle

• Expérience utilisateur et conception de l’interface

• Évolutivité et feuille de route

• Références et études de cas

Utilisez une matrice de notation

Une matrice de notation transforme les impressions subjectives en chiffres comparables, ce qui facilite grandement la justification de la décision finale. Pour chaque catégorie, attribuez un poids qui reflète son importance : par exemple, l’adéquation fonctionnelle peut compter pour 30 %, la tarification pour 20 % et la sécurité pour 15 %, les catégories restantes se partageant le solde. Notez chaque fournisseur sur une échelle de 1 à 5 ou de 1 à 10 pour chaque catégorie, puis multipliez la note par le poids afin d’obtenir un total pondéré. Ajustez les pondérations en fonction du contexte propre à votre organisation : une entreprise internationale comptant des employés dans plusieurs pays devrait accorder davantage de poids à la conformité qu’une entreprise implantée sur un seul site.

Clarifiez votre processus de notation

Déterminez à l’avance qui évaluera les propositions et quel rôle chaque évaluateur jouera. Dans l’idéal, chaque évaluateur note les propositions de manière indépendante avant que le groupe ne se réunisse pour comparer les résultats, ce qui réduit la pensée de groupe et fait ressortir les véritables désaccords. Utilisez une grille d’évaluation standardisée qui définit précisément ce que signifie une note de 1, 5 ou 10 pour chaque catégorie : sans cette définition, deux évaluateurs peuvent attribuer des notes très différentes à la même réponse. Planifiez une réunion d’étalonnage avant le début de l’évaluation afin que chacun comprenne les critères, l’échelle et la manière de traiter les cas particuliers, comme celui d’un fournisseur qui ne satisfait que partiellement à une exigence.

Lancez l’appel d’offres HRIS

Présenter votre appel d’offres aux bons fournisseurs, de manière claire et cohérente, est tout aussi important que de bien le rédiger. Un processus de diffusion désorganisé entraîne des réponses inégales, des délais manqués et des fournisseurs qui travaillent à partir de versions différentes du document. Gardez les éléments suivants à l’esprit pour rendre la diffusion aussi fluide que possible :

Choisissez la bonne méthode de diffusion

Vous disposez de plusieurs options pour envoyer votre appel d’offres : contacter directement une liste de fournisseurs présélectionnés, publier l’appel d’offres sur un portail d’achats ou utiliser une plateforme d’approvisionnement électronique comme Jaggaer ou Coupa, qui centralise les soumissions et suit l’activité des fournisseurs. Un système centralisé justifie le temps consacré à sa mise en place : il garantit que chaque fournisseur reçoit le même document et offre à votre équipe un point central pour gérer les réponses, les questions et les échéances. Si vous envoyez le document directement, utilisez une boîte de réception dédiée basée sur un rôle, comme  hris-rfp@yourcompany.com  plutôt qu’une adresse e-mail personnelle. Cela permet de structurer les communications et de garantir qu’aucun élément ne soit perdu lorsqu’un membre de l’équipe est absent.

Définissez clairement les échéances

Un calendrier réaliste et communiqué clairement permet aux fournisseurs de respecter les échéances et donne à votre équipe suffisamment de temps pour évaluer correctement les réponses. Incluez directement ce calendrier dans le document d’appel d’offres afin que les fournisseurs puissent planifier leurs ressources internes en conséquence :

• Date de publication de l’appel d’offres : La date à laquelle les fournisseurs reçoivent le document et où le processus commence officiellement.

• Période de questions-réponses des fournisseurs : Une période définie, généralement d’une à deux semaines après la publication, pendant laquelle les fournisseurs peuvent envoyer leurs questions de clarification.

• Date limite de soumission finale : La date et l’heure limites strictes pour l’envoi des propositions, avec indication précise du fuseau horaire.

• Période d’évaluation et de sélection : Le délai dont votre équipe a besoin pour noter les propositions et planifier des démonstrations ou des entretiens de suivi.

Définissez les exigences de soumission

Les fournisseurs ont besoin d’instructions claires pour soumettre correctement leur proposition, et toute ambiguïté à ce stade entraîne des réponses incomplètes ou incohérentes. Précisez le format de fichier accepté — le PDF est la norme et préserve la mise en forme entre les systèmes — ainsi que le mode de soumission : par e-mail, via un portail d’achats ou au moyen d’un lien de téléchargement. Si vous avez créé un modèle de réponse ou une grille d’évaluation obligatoire, indiquez clairement que les fournisseurs doivent l’utiliser et que les réponses ne respectant pas ce format pourront ne pas être examinées. Énoncez explicitement votre politique concernant les soumissions tardives : la plupart des procédures formelles d’appel d’offres ne les acceptent pas, et le préciser dès le départ décourage les demandes de prolongation de dernière minute.

Évaluez les réponses des fournisseurs et établissez une présélection

Une fois les propositions reçues, le véritable travail d’évaluation commence — et la manière dont vous organisez cette étape détermine le degré de confiance que vous aurez dans votre décision finale. Une approche structurée permet de maintenir l’objectivité du processus de sélection et facilite la recherche d’un consensus au sein de l’équipe d’évaluation. Gardez les étapes suivantes à l’esprit lorsque vous passez des propositions brutes à une présélection :

• Organisez les propositions avant que quiconque ne commence à les noter : Distribuez les réponses dans un format cohérent afin que chaque évaluateur travaille à partir de la même structure. Si les fournisseurs ont soumis leurs propositions dans des formats différents malgré vos instructions, reformatez-les avant de les partager afin d’éviter de favoriser les propositions les mieux présentées.

• Appliquez votre grille d’évaluation de manière cohérente : Demandez à chaque évaluateur de noter les propositions de manière indépendante avant que le groupe ne se réunisse pour comparer les résultats. Cela fait ressortir rapidement les véritables désaccords et empêche une opinion particulièrement affirmée d’influencer l’évaluation du groupe.

• Planifiez des démonstrations structurées avec les fournisseurs présélectionnés : Utilisez un scénario de démonstration standardisé afin que chaque fournisseur présente les mêmes situations, comme l’exécution d’un cycle de paie multi-États ou la configuration d’un processus d’intégration personnalisé. Les démonstrations sont ainsi comparables, au lieu de laisser les fournisseurs orienter le discours.

• Vérifiez les références avant de finaliser votre présélection : Demandez des références auprès d’organisations de taille et de secteur similaires, et préparez des questions précises sur leur expérience de mise en œuvre, la réactivité du service d’assistance et les éventuels écarts entre ce qui avait été promis et ce qui a été fourni.

• Donnez suite à tout élément peu clair dans les propositions : Si la structure tarifaire d’un fournisseur est ambiguë ou si ses certifications de conformité ne sont plus à jour, posez directement la question avant de le faire avancer dans le processus. Toute ambiguïté non résolue à ce stade devient un problème bien plus important lors des négociations contractuelles.

Sélectionner et informer les fournisseurs

La sélection d’un fournisseur ne représente que la moitié du travail : la manière dont vous gérez les dernières étapes façonne à la fois le contrat que vous signez et les relations que vous entretenez lors de la mise en œuvre. Une communication claire, une négociation attentive et une validation interne protègent votre organisation et donnent le ton adéquat à votre nouvelle relation avec le fournisseur. Voici les principales étapes à suivre avant de clôturer le processus d’appel d’offres :

Informez les fournisseurs sélectionnés et non sélectionnés

Informez chaque fournisseur du résultat dès que votre décision est définitive — ne laissez pas les fournisseurs non retenus attendre pendant que vous finalisez les négociations avec votre premier choix. Un message bref et respectueux à l’intention des fournisseurs qui n’ont pas été sélectionnés préserve la relation et renvoie une image positive de votre organisation, en particulier sur un marché où vous pourriez évaluer à nouveau ces mêmes fournisseurs dans quelques années. Si un fournisseur demande un retour, partager une synthèse générale des points sur lesquels il n’a pas répondu aux attentes est une marque de courtoisie professionnelle que la plupart apprécieront.

Préparez les négociations finales

Prévoyez de négocier les tarifs, les délais de mise en œuvre, les conditions relatives aux SLA et la durée du contrat avant toute signature. Les principaux points de désaccord concernent notamment les clauses relatives à la propriété des données, les droits de résiliation et ce qu’il advient de vos données si vous quittez la plateforme. Entamez les négociations en sachant clairement quelles conditions sont flexibles et lesquelles ne sont pas négociables pour votre organisation.

Assurez l’alignement interne avant la signature

La plupart des organisations exigent l’approbation des services juridiques et financiers ainsi que de la direction avant la conclusion d’un contrat avec un fournisseur. Assurez-vous que le responsable du projet, le responsable des achats et les responsables des services concernés ont examiné les conditions finales et signalé toute préoccupation. Précipiter cette étape est l’une des façons les plus courantes pour les organisations de se retrouver liées par des contrats qui ne reflètent pas ce qui avait été convenu pendant le processus d’appel d’offres.

Passez à l’étape suivante dans le choix de votre SIRH

Si vous êtes prêt à passer de l’appel d’offres à la sélection, consultez ce guide complet sur la façon de choisir un SIRH  pour obtenir des conseils pratiques et choisir un SIRH adapté aux besoins uniques de votre organisation.