Les 3 principaux problèmes de main-d’œuvre faciles à mal diagnostiquer

Lorsque les équipes rencontrent des difficultés, la solution semble évidente : Embaucher plus de personnel. Mais cet instinct peut coûter cher — et s’avérer erroné.

Un dirigeant senior pensait récemment savoir exactement ce dont son équipe avait besoin : plus de ressources humaines. « Notre équipe est en train de couler, » a-t-il indiqué à son comité de direction. « Tout le monde fait des heures supplémentaires. Nous venons d’approuver cinq nouveaux recrutements, et je crains encore que cela ne suffise pas. » 

Sur le papier, la décision était logique. Le travail s’accumulait, les délais n’étaient pas respectés et les collaborateurs semblaient épuisés. Recruter paraissait être la décision responsable. 

Puis la direction a étudié les données. Certaines équipes étaient effectivement surchargées. Mais d’autres disposaient de plus de capacité que prévu. De larges plages horaires étaient perdues en réunions, e-mails et reprises de tâches. Il s’est avéré que le sous-effectif n’était pas le problème —  c’était la répartition inégale de la charge de travail. 

L’entreprise n’avait pas besoin de davantage de collaborateurs. Elle avait besoin de meilleures données. 

Le manque de visibilité est plus courant que la plupart des dirigeants ne l’imaginent. C’est la raison pour laquelle tant de décisions en apparence judicieuses n’atteignent pas leur objectif. Avec le travail désormais réparti sur de multiples outils, sites, équipes et fuseaux horaires, il est difficile de savoir où passent le temps et les efforts.

C’est là qu’ActivTrak intervient.

3 problèmes courants de gestion des effectifs que les dirigeants diagnostiquent mal (et comment ActivTrak les corrige)

Pour comprendre réellement où va le temps et l’énergie des équipes, il vous faut l’analyse de la main-d’œuvre. Et pour cela, il y a ActivTrak. Ce logiciel suit l’activité quotidienne des employés et fait ressortir des tendances qui répondent à des questions essentielles. Des dirigeants de plus de 9 500 organisations l’utilisent aujourd’hui pour comprendre :

• Quelle est la productivité des collaborateurs en télétravail ?
• Les équipes se concentrent-elles sur les bonnes activités ?
• Devrions-nous augmenter les effectifs ou mieux valoriser les talents déjà présents ?
• Tout le monde respecte-t-il nos politiques internes ?

Pour illustrer cela de façon concrète, examinons trois problématiques liées à la gestion des effectifs qui sont faciles à mal diagnostiquer et ce qu’ActivTrak révèle pour chacune.

Problème n°1 : Surcharge constante et équipes surmenées

Mauvais diagnostic : Nous avons besoin de plus de personnel. 

Cause réelle : Inefficacité et charges de travail déséquilibrées. 

Les données : ActivTrak montre où le temps, l’effort et les coûts sont investis, vous donnant une vision complète avant d’ajouter des ressources.

• Répartition de la charge de travail. Certaines équipes sont-elles débordées tandis que d’autres ont du temps disponible ? Certains employés assument-ils régulièrement plus que leur juste part ? ActivTrak fournit une vue claire de la distribution du travail, permettant de rééquilibrer les tâches avant que la productivité et la performance ne se dégradent.

• Tendances d’utilisation. ActivTrak calcule le coût de la capacité sous-utilisée en argent réel. 29 % des salariés n’atteignent pas leurs objectifs de productivité ? Pour une organisation de 1 400 salariés, cela revient à payer 561 000 $ de salaires mensuels pour du travail qui n’est pas accompli.

La solution : ActivTrak vous donne les informations nécessaires pour rééquilibrer les charges, ajuster les processus et aider les managers à accompagner leurs équipes grâce à des données objectives plutôt qu’à des anecdotes.

Par exemple : Lorsqu’un client ActivTrak a découvert d’importants déséquilibres de charge entre 2 500 salariés, la direction a changé d’approche. Plutôt que d’embaucher, ils ont réaffecté les tâches. Ce choix a permis non seulement d’améliorer le service, mais aussi d’éviter près de 5,25 millions $ de frais annuels de recrutement.

Problème n°2 : Objectifs manqués

Mauvais diagnostic : Les équipes ne travaillent pas assez.

Cause réelle : Manque de temps de concentration pour le travail à forte valeur ajoutée.

Les données : ActivTrak montre en détail comment les équipes utilisent leur temps chaque jour, révélant si leurs efforts sont consacrés aux activités ayant un réel impact sur les résultats.

• Analyses spécifiques par activité. Vos collaborateurs travaillent dur, mais se focalisent-ils sur l’essentiel ? ActivTrak mesure le temps passé sur les activités essentielles par rapport à celles qui le sont moins, rendant visible quand des tâches de faible valeur monopolisent du temps pourtant dédié à la performance et la rentabilité.

• Temps de concentration vs temps de collaboration. ActivTrak mesure le temps dévolu au travail approfondi, aux réunions, aux collaborations et aux distractions. En comparant ces activités, il devient possible d’intervenir et d’apporter un coaching ciblé.

La solution : Les données ActivTrak vous permettent d’orienter les équipes vers les actions à fort impact, qu’il s’agisse de protéger des temps de travail approfondi ou d’avoir des échanges de coaching plus productifs.

Par exemple : Lorsque le personnel d'une entreprise de fabrication a commencé à ne plus atteindre ses objectifs, les dirigeants se sont tournés vers ActivTrak pour comprendre comment les employés utilisaient leur temps. Ils ont découvert que certains employés, apparemment productifs, occupaient un deuxième emploi sur leur temps de travail, tandis que d'autres avaient pris de mauvaises habitudes. Après avoir traité ces problèmes directement, le temps non productif a diminué de 28 %.

Défi n°3 : Politiques d’entreprise inefficaces

Le mauvais diagnostic : Manque de responsabilisation.

La véritable cause : Les politiques sont appliquées uniformément sans données pour les étayer.

La donnée : ActivTrak offre une visibilité sur où, quand et comment le travail est effectué, fondant les décisions relatives au télétravail, à l’hybride ou au retour au bureau sur de vrais schémas de productivité.

• Productivité par lieu. Savez-vous dans quel environnement vos collaborateurs sont les plus productifs ? Vos stratégies de travail les soutiennent-elles ? ActivTrak montre comment les employés travaillent à distance, en hybride et au bureau. Cela permet aux dirigeants de construire des politiques plus intelligentes, de réduire les coûts immobiliers et d’aider les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.

• Respect des horaires. Les équipes travaillent-elles conformément aux attentes, ou des absences créent-elles des lacunes nuisant à la satisfaction client ? ActivTrak montre dans quelle mesure les collaborateurs respectent les horaires assignés. Les dirigeants peuvent choisir de recevoir des alertes en temps réel si quelqu’un commence en retard, part plus tôt ou prend des pauses prolongées.

La solution : Avec une visibilité quotidienne sur la façon dont le travail se réalise réellement, vous pouvez fixer des politiques adaptées à la réalité — et ajuster les horaires avant que les petits problèmes deviennent majeurs.

Par exemple : Une entreprise de prêt hypothécaire voulait comprendre l’impact de sa nouvelle politique de télétravail sur la performance. ActivTrak a confirmé que les employés conservaient une forte productivité et responsabilisation en travaillant à domicile. Cela a permis aux dirigeants de réduire les coûts liés aux bureaux et d’élargir le recrutement au-delà du marché local. Résultat : l’entreprise a recruté de nouveaux agents de crédit à un rythme supérieur de 32 % à celui des concurrents, tout en maintenant la stabilité des effectifs globaux.

L’analytique du personnel : un avantage compétitif

Chaque scénario ci-dessus démarre de la même façon : une conclusion logique tirée sous pression. Embaucher plus de monde. Mettre plus la pression. Renforcer les politiques. Absorber le coût. 

Sans données, ces décisions risquent de manquer leur cible.

Les analyses sur la main-d’œuvre remplacent l’intuition par des faits et des perspectives. Si vous souhaitez prendre davantage de décisions RH fondées sur les données mais ne savez pas par où commencer, les données d’activité des employés sont une bonne solution. Elles offrent un aperçu clair sur le déroulement du travail au quotidien, révélant des tendances que la plupart des dirigeants n’aperçoivent jamais. Résultat ? Les responsables arrêtent de courir après les problèmes après leur apparition — et les préviennent en amont.

Prêt à diagnostiquer ce qui se passe vraiment dans votre organisation ? Découvrez comment ActivTrak offre la visibilité nécessaire pour agir en toute confiance.