Les 3 principaux problèmes de main-d’œuvre faciles à mal diagnostiquer

Lorsque les équipes rencontrent des difficultés, la solution semble évidente : embaucher davantage de personnes. Mais cette réaction peut être coûteuse — et erronée.

Un dirigeant expérimenté pensait récemment savoir exactement ce dont son équipe avait besoin : davantage de personnel. « Notre équipe est submergée », a-t-il déclaré à son équipe de direction. « Tout le monde travaille tard. Nous venons d’approuver cinq nouvelles embauches et je crains toujours que cela ne suffise pas. » 

Sur le papier, la décision semblait logique. Le travail s’accumulait, les échéances n’étaient pas respectées et les collaborateurs semblaient épuisés. Embaucher semblait être la décision responsable. 

Puis la direction a examiné les données. Certaines équipes étaient effectivement surchargées. Mais d’autres disposaient de plus de capacité que quiconque ne le pensait. De larges plages de temps étaient perdues dans les réunions, les e-mails et les reprises de travail. Il s’est avéré que le manque de personnel n’était pas le problème —  c’était la répartition inégale de la charge de travail. 

L’entreprise n’avait pas besoin de plus de personnes. Elle avait besoin de meilleures données. 

Le manque de visibilité est plus courant que ne le pensent la plupart des dirigeants. Et c’est pourquoi tant de décisions apparemment judicieuses passent encore à côté de leur objectif. Alors que le travail s’effectue désormais à travers différents outils, lieux, équipes et fuseaux horaires, il est difficile de voir où sont consacrés le temps et les efforts.

C’est là qu’ActivTrak intervient.

3 problèmes courants liés aux effectifs que les dirigeants diagnostiquent mal (et comment ActivTrak les corrige)

Pour comprendre où le temps et les efforts des équipes sont réellement consacrés, vous avez besoin de analytique des effectifs. Et pour cela, il y a ActivTrak. Ce logiciel suit l’activité quotidienne des employés et met en évidence des tendances qui permettent de répondre à des questions essentielles. Les dirigeants de plus de 9 500 organisations l’utilisent actuellement pour comprendre :

• À quel point les collaborateurs travaillent-ils lorsqu’ils sont à distance ?
• Les équipes se concentrent-elles sur les bonnes activités ?
• Devons-nous augmenter les effectifs ou mieux utiliser les talents existants ?
• Tout le monde respecte-t-il nos politiques ?

Pour montrer à quoi cela ressemble en pratique, examinons trois problèmes liés aux effectifs qui sont faciles à mal diagnostiquer, ainsi que ce qu’ActivTrak révèle à leur sujet.

Problème n° 1 : surcharge constante et équipes débordées

Le mauvais diagnostic : Nous avons besoin de plus de personnes. 

La cause réelle : L’inefficacité et une charge de travail mal équilibrée. 

Les données : ActivTrak montre où sont consacrés le temps, les efforts et les coûts, vous offrant une vision complète avant d’augmenter les effectifs.

• Répartition de la charge de travail. Certaines équipes sont-elles débordées tandis que d’autres disposent de temps supplémentaire ? Certaines personnes portent-elles régulièrement une part plus importante que leur juste part de la charge ? ActivTrak montre comment le travail est réparti entre les équipes, ce qui vous permet de rééquilibrer les tâches avant que la productivité et les performances ne commencent à se détériorer.

• Tendances d’utilisation. ActivTrak calcule le coût de la capacité inutilisée en dollars réels. 29 % des employés n’ont-ils pas atteint leurs objectifs de productivité ? Pour une organisation de 1 400 employés, cela équivaut à verser $561,000 de salaires mensuels pour un travail qui n’est pas réalisé.

La solution : ActivTrak fournit les informations dont vous avez besoin pour rééquilibrer les charges de travail, ajuster les flux de travail et aider les responsables à accompagner les employés à l’aide de données objectives plutôt que d’anecdotes.

Par exemple : Lorsqu’un client d’ActivTrak a découvert d’importants déséquilibres de la charge de travail parmi 2 500 employés, la direction a changé de stratégie. Au lieu d’embaucher davantage de personnes, elle a réaffecté les tâches. Cela lui a permis non seulement d’améliorer le service, mais aussi d’éviter près de $5.25 million de coûts annualisés liés aux embauches.

Problème n° 2 : objectifs non atteints

Le mauvais diagnostic : Les équipes ne travaillent pas assez.

La cause réelle : Pas assez de temps de concentration pour les tâches à forte valeur ajoutée.

Les données : ActivTrak montre comment les équipes consacrent leur temps chaque jour, révélant si leurs efforts sont dirigés vers des activités qui génèrent réellement des résultats.

• Informations spécifiques aux activités. Vos employés travaillent dur, mais se concentrent-ils sur les bonnes tâches ? ActivTrak calcule le temps consacré aux activités essentielles et non essentielles, indiquant clairement quand des tâches à faible valeur mobilisent le temps destiné au travail qui stimule les performances et la rentabilité. 

• Temps de concentration par rapport au temps de collaboration. ActivTrak mesure le temps consacré au travail approfondi, aux réunions, aux collaborations et aux distractions. En comparant ces différentes activités côte à côte, vous pouvez intervenir et proposer un accompagnement si nécessaire.

La solution : Les données d’ActivTrak vous permettent d’orienter les équipes vers les activités qui génèrent des résultats, qu’il s’agisse de prendre des mesures pour protéger le travail approfondi ou d’avoir des échanges d’accompagnement plus productifs.

Exemple : Lorsque le personnel d’une entreprise manufacturière a commencé à ne plus atteindre ses objectifs, les dirigeants se sont tournés vers ActivTrak pour comprendre comment les employés passaient leur temps. Ils ont découvert que certains employés apparemment productifs occupaient un deuxième emploi pendant leurs heures de travail, tandis que d’autres avaient pris de mauvaises habitudes. Après avoir traité directement ces problèmes, le temps improductif a diminué de 28 %.

Défi n° 3 : Politiques inefficaces sur le lieu de travail

Le mauvais diagnostic : Manque de responsabilisation.

La cause réelle : Les politiques sont appliquées uniformément sans données pour les étayer.

Les données : ActivTrak offre une visibilité sur le lieu, le moment et la manière dont le travail est effectué, en fondant les décisions concernant les politiques de travail à distance, hybrides ou de retour au bureau sur des schémas réels de productivité.

• Productivité selon le lieu. Savez-vous où vos employés sont les plus productifs ? Vos stratégies de travail les soutiennent-elles ? ActivTrak montre comment les employés travaillent à distance, en mode hybride ou au bureau. Ces informations permettent aux dirigeants d’élaborer des politiques plus judicieuses, de réduire les coûts immobiliers et d’aider les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.

• Respect des horaires. Les équipes travaillent-elles comme prévu, ou des manques de couverture nuisent-ils à la satisfaction des clients ? ActivTrak montre dans quelle mesure les membres de l’équipe respectent les horaires qui leur sont attribués. Les dirigeants peuvent choisir de recevoir des alertes en temps réel lorsque des employés commencent en retard, partent plus tôt ou prennent des pauses prolongées.

La solution : Grâce à une visibilité quotidienne sur la manière dont le travail est réellement effectué, vous pouvez définir des politiques adaptées à la réalité — et ajuster les horaires avant que de petits problèmes ne se transforment en difficultés majeures.

Exemple : Une société de prêts hypothécaires souhaitait comprendre l’impact de sa nouvelle politique de travail à distance sur les performances. ActivTrak a confirmé que les employés conservaient un niveau élevé de productivité et de responsabilisation en travaillant depuis leur domicile. Cela a aidé les dirigeants à réduire les coûts liés aux bureaux et à étendre le recrutement au-delà des marchés locaux. Ainsi, l’entreprise a recruté des conseillers en prêts générant des prêts à un rythme supérieur de 32 % à celui de ses concurrents, tout en maintenant ses effectifs globaux à un niveau stable.

L’analyse des effectifs comme avantage concurrentiel

Tous les scénarios précédents commencent de la même manière — une conclusion raisonnable tirée sous pression. Embaucher davantage. Faire plus d’efforts. Renforcer les politiques. Absorber le coût. 

Sans données, ces décisions continueront de manquer leur objectif.

L’analyse des effectifs remplace les suppositions par des preuves et des informations exploitables. Si vous souhaitez prendre des décisions concernant votre personnel davantage fondées sur les données, mais que vous ne savez pas par où commencer, les données d’activité des employés constituent la voie à suivre. Elles offrent une vision claire de la manière dont le travail se déroule au quotidien et font émerger des tendances que la plupart des dirigeants ne voient jamais. Le résultat ? Les dirigeants cessent de courir après les problèmes une fois qu’ils surviennent — et les empêchent totalement de se produire.

Prêt à comprendre ce qui se passe réellement au sein de votre organisation ? Découvrez comment ActivTrak offre aux dirigeants la visibilité pour agir en toute confiance.