Comment Construire et Mettre en Place une Pile Technologique RH pour l’Avenir

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David Rice : Il existe aujourd'hui une solution technologique pour à peu près tout. Besoin d’aide pour définir vos objectifs et résultats clés ? Il existe plus d’un logiciel pour cela. Besoin d’une nouvelle plateforme de gestion des talents ? Il y a un flot ininterrompu de prestataires de services technologiques misant sur l’espace publicitaire de Google et espérant que vous les recherchiez et les trouviez.

Alors, comment construire une pile technologique adaptée aux fonctions de gestion des ressources humaines qui réponde aux besoins spécifiques de votre organisation ? Comment prévoir l’adoption de l’IA dans vos capacités technologiques ? Comment implémenter un nouveau logiciel de manière cohérente avec votre entreprise ?

Bienvenue dans le podcast People Managing People. Notre mission est de bâtir un meilleur environnement de travail et de vous aider à créer des lieux de travail heureux, sains et productifs. Je suis votre hôte, David Rice.

Mon invité aujourd’hui est Andrew Swiler. Entrepreneur et PDG de Lanteria, un éditeur de solutions logicielles de gestion RH, gestion des talents, de la performance et de la formation. Nous allons parler de tout ce qui concerne les logiciels, l’IA et la mise en œuvre de la technologie.

Andrew, bienvenue.

Andrew Swiler : Merci, David. Je suis ravi d’être ici. Heureux de parcourir avec toi les idées que nous avons évoquées.

David Rice : Tout d'abord, parlez-nous un peu de vous. Comment êtes-vous entré dans le secteur des logiciels et comment êtes-vous devenu PDG d’un produit comme Lanteria ?

Andrew Swiler : Mon parcours est plutôt atypique. J’ai démarré ma carrière dans le capital-investissement, en travaillant sur de nombreux dossiers en difficulté. Nous avons racheté de nombreuses sociétés de vente au détail, ce genre de choses. Le capital-investissement, comme vous le savez peut-être, est un secteur très intense. J’ai été complètement épuisé et j’ai quitté le métier vers 2010, puis je suis parti voyager. J’ai voyagé pendant six mois. J’ai rencontré ma femme sur une île en Croatie. Elle était de Barcelone.

Je l’ai convaincue de venir à San Francisco. À San Francisco, je travaillais avec des sociétés logicielles, un peu comme DAF, davantage dans la finance. Et un jour, ma femme m’a dit qu’elle voulait retourner à Barcelone. Elle m’a dit : tu peux venir, ou rester. J’ai donc fait mes valises, déménagé à Barcelone sans parler la langue, j’ai lancé une entreprise de commerce en ligne parce que je ne pouvais pas trouver un vrai emploi.

Cela n’a pas fonctionné. Puis j’ai créé une entreprise de lunettes avec ma femme. C’est elle qui l’a vraiment lancée. Nous l’avons vendue en 2019, juste avant la pandémie, et je ne savais pas quoi faire, je cherchais, je connaissais ce qu’on appelle les « search funds », où les gens cherchent à acquérir une entreprise.

C’est un peu comme le capital-investissement, mais à plus petite échelle. Je savais que je devais faire quelque chose dans le logiciel. J’avais de l’expérience dans ce domaine, et je savais que j’avais besoin d’une entreprise à distance puisque je vivais à Barcelone. J’ai donc cherché longtemps, lu tout un tas de documents et livres. Après environ un an et demi, Lanteria s’est présentée et je suis arrivé dans le secteur RH, un peu par hasard, et je me suis vraiment plongé dedans.

En tant qu’entrepreneur, je pense que l’essentiel est de trouver la passion et l’intérêt où qu’on aille. Je me suis donc plongé à fond dans la gestion RH, la performance, ce genre de choses. Nous avons notre propre podcast dans l’entreprise. Je rencontre chaque semaine des professionnels RH pour comprendre comment cela fonctionne, car je viens d’un autre univers.

Je n’ai jamais travaillé dans une très grande entreprise. Donc pour moi, c’est vraiment nouveau d’apprendre comment ils utilisent notre produit, d’autres produits, et comment fonctionne l’écosystème RH.

David Rice : D’après votre point de vue, quels sont les plus grands points de douleur concernant les logiciels pour les RH actuellement ? Quels sont les grands défis auxquels les solutions logicielles RH répondent vraiment ?

Andrew Swiler : Le principal défi, c’est la paperasserie qui avait lieu auparavant, surtout dans les entreprises à forte cadence de recrutement, où l’on intègre beaucoup de personnes, puis il faut les gérer.

Et souvent, on doit aussi les accompagner lors de leur départ, parce qu’il y a des entreprises qui embauchent très rapidement ou, par exemple, des entreprises de construction, ou toute entreprise ayant un processus de recrutement rapide : elles ont besoin d’un logiciel RH. Pour d’autres entreprises, la paperasserie reste un problème, mais il y a aussi la gestion des absences.

Savoir quand les gens sont là, quand ils sont absents, combien de jours de congé ont-ils pris... Les gens tenaient tout ça sur Excel. D’ailleurs, nous recevons encore des clients qui nous disent utiliser Excel pour tout, avec parfois 200 employés. On se demande comment ils s’y retrouvent.

Nous avons eu une entreprise de 3 000 employés qui gérait encore tout cela sur un macro Excel développé des années auparavant. Le nouveau responsable RH a dit : “pour la sécurité, il faut changer, il faut utiliser un logiciel.” Un des aspects clés d’un logiciel RH, c’est d’assurer la sécurité, de protéger toutes les données et documents sensibles concernant les employés. Un simple Google Drive et un fichier Excel, ce n’est clairement pas un espace sécurisé.

Il faut un logiciel adapté. Voilà pour les grandes douleurs rencontrées, les problèmes les plus courants. Mais, ce que je trouve, et on en parlera plus tard, c’est que l’un des aspects les plus difficiles est de faire fonctionner réellement le logiciel, de le mettre en place et que les employés l’utilisent au quotidien.

Parce qu’un logiciel RH, il faut y penser — à part les emails, c'est le seul logiciel que tous les salariés vont utiliser à un moment ou un autre. Il faut donc qu’il soit simple, intuitif, sinon le service RH croule sous les tickets d’assistance.

“Comment faire ceci ? Comment faire cela ?” Le but est que ce soit très facile à utiliser. C’est un des plus gros enjeux : que lorsque vous mettez en place un logiciel, vos salariés sachent s’en servir, qu’on puisse le configurer facilement et qu’il soit simple.

David Rice : Je n’imagine même pas regarder autant de données dans un tableau Excel. Mes yeux… Dès qu’on voit un énorme Excel, on se dit “qu’est-ce que je fais aujourd’hui à la place ?”

Andrew Swiler : Oui, faites-moi sortir d’ici ! Imaginez qu’on donne cela à une nouvelle personne RH : “Voilà le fichier Excel”. Et ils se disent : “C’est quoi ça ?”

David Rice : C’est comme quelqu’un qui vient d’un gros système et se retrouve devant ça : “Oh mon dieu…”

Andrew Swiler : Depuis dix ans, c’était même une banque qui faisait cela. Totalement fou !

David Rice : La finance a ses traditions… mais je ne pensais pas que c’en était une.

Andrew Swiler : Oui, c’est lent... mais la finance est l’un des secteurs les plus lents à évoluer. Ils utilisent encore des technologies anciennes comme le Cobalt dans pas mal de systèmes bancaires. C’est un secteur formidablement lent.

David Rice : Concevoir une pile technologique, c’est toujours un défi. Cela prend du temps et la technologie évolue vite, mais maintenant, il semble que la cadence s’intensifie. Quels conseils donneriez-vous aux startups qui mettent en place une pile technologique tout en gardant un œil sur leur feuille de route ?

Andrew Swiler : C’est difficile de donner des conseils solides en ce moment. Hier encore, quelqu’un me demandait mes prédictions pour 2024 ; je lui ai répondu : je pourrais plus facilement prédire ce qui va se passer dans les cinq prochaines années que cette année...

Souvent, les gens s’inquiètent des changements à court terme, alors qu’ils mettent en réalité du temps à s’installer. Beaucoup de grandes entreprises utilisent encore des technologies antiques.

Un bon exemple : Constellation Software. C’est une entreprise qui rachète de petites entreprises logicielles depuis 15 ans, 180 rachats par an dans des créneaux de marché. Et la plupart de ces entreprises utilisent des logiciels vieux de 15 à 20 ans, mais qui fonctionnent, génèrent du cash, et restent utilisés — même si jamais vous ne voudriez construire un tel produit aujourd’hui tellement il est mal conçu !

Mais parfois, peu importe la pile technologique tant que cela marche, que c’est sécurisé et bien construit, on a des clients qui restent — car changer de logiciel dans de grandes sociétés, c’est une vraie épreuve. Même chez nous, avec une vingtaine de personnes, on utilise Confluence et Jira, et quand on évoque l’idée de passer à Notion — plus adapté à la taille de notre entreprise — il y a toujours des réticences, la peur de migrer, d’apprendre un nouvel outil.

“Mais c’est juste une base de données, il suffit de saisir des infos !” Eh bien non, ça crée de la friction. Pour un entrepreneur, il faut garder un œil sur ce que l’IA peut permettre. Nous suivons de près Copilot dans l’environnement Microsoft et ce qu’ils font avec Teams.

L’idée, c’est : que me permettent ces nouvelles technologies ? Puis-je développer plus vite ? Faut-il moins de développeurs ? Est-ce que tout ceci accélère la production ? Ce sera de plus en plus simple de créer des logiciels — leur création sera bientôt banalisée.

Du coup, l’essentiel, c’est l’interface utilisateur, le produit, la connaissance des besoins de vos clients. En fin de compte, comprenez simplement comment on construit des solutions aujourd’hui.

David Rice : Oui, c’est intéressant. Désormais, tout le monde parle d’IA. Tu disais qu’il est difficile de faire des prédictions. J’ai récemment écrit un article sur l’IA, un ami l’a lu et m’a demandé ce que je pensais qu’il allait se passer dans un ou deux ans.

Je lui ai répondu : honnêtement, aucune idée ! Il y a deux ans, je n’avais jamais entendu parler de ChatGPT, et aujourd’hui, c’est partout dans nos process… Donc, non, c’est imprévisible. Et puis il y a tous les facteurs extérieurs… Impossible de prédire quoi que ce soit.

Andrew Swiler : Oui, c’est très difficile à prévoir, d’autant plus que les progrès sont rapides. On essaie de s’adapter mais on ignore vraiment quelle sera la portée sur les différents logiciels. Les avancées sont si rapides qu’il est vraiment difficile d’avoir de la visibilité.

David Rice : D’où ma question suivante : quelle place occupe l’IA dans une pile technologique RH idéale ? Comment cela va-t-il transformer le métier RH dans les prochaines années ?

Andrew Swiler : Je pense que l’IA va profondément bouleverser la comptabilité et les logiciels RH dans les années à venir. La comptabilité, car les données sont chiffrées et facilement compréhensibles par l’IA. L’avantage de l’IA, et notamment les modèles LLM que nous voyons, c’est de permettre d’agir sans code, via le langage naturel.

En RH, c’est ce que l’on vise avec Copilot et notre futur app sur Microsoft Teams. Bientôt, il ne sera plus nécessaire de contacter le prestataire pour créer une solution ou un tableau de bord personnalisé ou chercher quelqu’un de technique pour le faire (type Power BI).

On parlera simplement à Copilot ou au LLM : “Je veux le tableau de bord X avec les données Y pour la période Z, au format graphique souhaité, avec telle couleur.” Et cela apparaîtra dans Microsoft Teams — simplifiant la vie des RH qui n’ont plus à contacter l’IT ou les prestataires.

Nous faisons beaucoup de personnalisations pour des clients complexes (pétrole, gaz…). L’IA va nous obliger à rendre nos logiciels encore plus robustes et configurables — mais la configuration pourra être faite en langage courant, sans technique. Voilà pourquoi je pense que les RH seront les plus impactés : ce sont rarement des profils très techniques, contrairement au marketing ou à la finance. Cela rendra le digital bien plus accessible pour eux.

David Rice : En effet, comme tu le dis, ils sont plus axés sur l’humain que sur la tech, espérons que cela leur permette de se recentrer sur l’humain. C’est l’argument qu’on entend toujours.

Andrew Swiler : Nous, comme nos concurrents, mettons en avant le même argument : “Recentrez-vous sur vos collaborateurs”. Mais dans les forums RH, ils se plaignent de toutes les tâches administratives inutiles qu’ils doivent faire en permanence.

David Rice : Oui, on ressent leur vraie douleur devant cette montagne de paperasserie.

Andrew Swiler : Oui, et il y a les avocats, les procédures... Si tout fonctionnait comme prévu, chaque logiciel faciliterait la vie de tout le monde. Mais ce n’est jamais le cas, car chaque entreprise a ses spécificités.

Des complications surviennent, des juristes interviennent… Je lis souvent, sur des groupes Facebook RH, les histoires les plus improbables. Je n’ai jamais travaillé dans de très grandes entreprises et je suis étonné de voir ce qu’il peut s’y passer -- des décisions délirantes prises en entreprise !

David Rice : Je suis le subreddit RH et, en effet, certaines anecdotes sont juste incroyables…

Andrew Swiler : Je suis bien content de ne pas travailler dans certaines de ces sociétés !

David Rice : Venons-en à l’implémentation de la technologie : c’est une étape clé. Quels conseils donnez-vous pour bien préparer l’arrivée d’un nouvel outil ?

Andrew Swiler : C’est l’aspect qui m’a le plus surpris en reprenant cette entreprise RH. Je n’imaginais pas tout l’enjeu lié à la mise en place des logiciels. D’entrée, j’y ai vu un goulet d’étranglement : la mise en œuvre, c’est la grande douleur, les clients comme l’équipe n’aiment pas cela. J’ai cherché à voir comment les autres faisaient, chez les grands acteurs.

Chez Bamboo ou d’autres solutions PME, c’est plutôt : “Voilà l’outil, on vous aide à importer vos données et ensuite débrouillez-vous.” Chez Ceridian, Workday ou les solutions plus haut de gamme, la mise en œuvre prend des mois, voire des années, pour tout configurer selon les besoins des clients.

Je n’ai pas encore trouvé la solution miracle ! J’observe souvent que les clients compliquent tellement l’implémentation, persuadés d’être des cas uniques et voulant tout garder, alors qu’il vaudrait mieux faire confiance à l’expertise des éditeurs pour simplifier.

Mais je comprends aussi, les entreprises aux process complexes doivent respecter certaines étapes. Pourtant, souvent, c’est la volonté de tout personnaliser qui crée le plus de frustration lors du déploiement. Alors que dans d’autres secteurs (comptabilité, marketing), les logiciels sont pris tels quels, on s’y adapte rapidement. Sauf SAP évidemment, où tout le monde se plaint en raison de la taille des entreprises.

Mais parfois, pour une PME, cela vaut la peine d’écouter l’éditeur pour simplifier son process. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas…

David Rice : J’ai travaillé dans des entreprises qui hésitaient à implanter un nouveau logiciel à cause de l’environnement réglementaire…

Et je pensais : “Mais on n’est pas dans la santé !” Le changement, c’est difficile ; apprendre de nouveaux outils n’est jamais facile. Je me souviens d’être passé de Trello à Asana et de me demander pourquoi je devais changer !

Andrew Swiler : Exactement ! Déplacer un grand groupe est déjà compliqué. La formation des utilisateurs est l’étape la plus complexe : il y a tous les niveaux — la direction générale, les managers RH, les managers intermédiaires et enfin tous les salariés. Cela fait beaucoup de couches à former, c’est fastidieux.

En reprenant la société, j’ai constaté que l’on faisait des formations sur-mesure à chaque fois, même pour des petites modifications, alors que la formation de base, enregistrée, pourrait suffire en mettant l’accent sur 2-3 nouveautés. C’est aberrant de passer 12 heures à former sur trois boutons modifiés !

Il vaut mieux avoir des contenus bien enregistrés, bien documentés, que chacun puisse suivre à son rythme. Des outils comme Walk.me aident à présenter les étapes de façon interactive (“cliquez ici, puis là...”). Les formations sont donc de plus en plus intuitives, mais il y a énormément de complexité superflue dans la phase de déploiement qui pourrait être évitée... sauf que, parfois, ça risque de heurter la sensibilité des clients.

David Rice : Quels sont, selon vous, les plus grands axes de croissance sur le marché des logiciels RH dans les prochains mois/années ?

Andrew Swiler : L’IA va évidemment être l’axe principal de différenciation pour beaucoup de nos concurrents.

J’ai déjà vu des sociétés comme HiBob miser énormément sur l’IA. Mais je n’ai pas vu de fonctionnalités vraiment spectaculaires — par exemple des tableaux de bord automatisés via IA ; on trouve surtout des chatbots plus performants qu’avant.

C’est devenu leur grand argument IA, et ça fonctionne. Pour nous, qui sommes plutôt sur le mid-market, je pense que c’est là où la croissance est à saisir, notamment parce que le segment est trop complexe et coûteux pour Workday et les géants, ce qui laisse de la place à des acteurs plus agiles.

Du côté utilisateur, la tendance est à réunir tous les besoins dans une seule suite (voir l’évolution de Lattice — d’un outil de gestion de performance à un SIRH complet, puis bientôt HCM). Rippling aussi, c’est quasiment tout-en-un, même si la personnalisation avancée reste limitée. Mais les clients ne veulent plus multiplier les outils et s’authentifier partout ; ils veulent tout dans un seul logiciel.

On a construit des couches API, des intégrations… Mais finalement, rien ne vaut l’expérience native tout-en-un. Les solutions “point solution” vont souffrir et il y aura consolidations — les meilleurs outils dédiés seront rachetés par des géants comme Microsoft pour améliorer leur suite, comme on l’a déjà vu pour l’email ou le calendrier.

Donc, dans les prochaines années, beaucoup de consolidation, des acteurs qui seront absorbés (par exemple, votre outil OKR acheté par Lattice, vous devez alors passer au SIRH Lattice entier !). Le secteur va continuer à grandir ; les équipes RH ont compris l’utilité de ces outils. Le NPS reste souvent bas, donc gros potentiel pour les sociétés comme Rippling ou Lattice pour prendre de la place, car la plupart des utilisateurs détestent leur logiciel RH actuel.

Je ne connais quasiment personne qui aime utiliser ses outils RH. Une autre tendance durable, c’est la gestion du travail international : nous voulons faciliter la vie des multinationales ou groupes avec des salariés présents dans de nombreux pays, sans multiplier les licences/logiciels. Pouvoir gérer tous ses effectifs globaux dans le même outil. Je ne sais pas à quoi cela ressemblera exactement (des plateformes comme Deel, Remote.com le font et sont, à mon sens, surévaluées par rapport à leur service).

Il est tout à fait possible de trouver un bon EOR pour 25 % du prix de Remote.com en cherchant bien, avec le même résultat. Mais la demande pour gérer le travail international va clairement croître et les entreprises voudront des logiciels qui simplifient cela.

David Rice : Avant de conclure, deux choses à faire : d’abord, dites-nous où nos auditeurs peuvent vous retrouver ou suivre les actualités de Lanteria.

Andrew Swiler : On peut me trouver sur LinkedIn, Andrew Swiler. Ou sur Twitter, swilera. Ce sont mes lieux de prédilection en ligne. Lanteria est sur Lanteria.com. Si vous utilisez Microsoft dans votre entreprise, nous sommes la solution numéro un SIRH pour les utilisateurs et sociétés Microsoft. Venez voir, contactez-nous, dites que vous venez de ma part pour négocier une bonne offre sur un excellent logiciel.

David Rice : Qui n’aime pas une petite prime de parrainage ?

Andrew Swiler : Exactement, ça va directement dans ma poche !

David Rice : Ensuite, petite tradition : l’invité me pose une question. Je vous laisse la parole.

Andrew Swiler : Nous sommes aujourd’hui une entreprise 100 % en télétravail, et cela va continuer. J’aimerais savoir, dans votre expérience, ce qui est crucial pour garder les gens heureux en full remote ? Car ce n’est pas si simple ; le simple fait de travailler de chez soi ne suffit pas.

Certaines personnes regrettent les avantages liés au bureau. J’aimerais savoir vos idées pour maintenir la satisfaction dans ce contexte ?

David Rice : Ce qui fait la différence pour la satisfaction en télétravail, c’est d’accepter vraiment le fonctionnement asynchrone. J’ai travaillé dans une entreprise qui imposait du 8h30 à 17h30, et finalement le seul changement par rapport au bureau, c’était plus de trajet, mais toujours pas de liberté. Ce n’était pas la flexibilité promise !

Ce qu’il faut, c’est cette vraie flexibilité, qu’on puisse organiser son travail librement. Après, les petites attentions marchent : là où je travaillais, on envoyait des pulls moches de Noël à tout le monde et on les portait tous en visio — une attention marrante, qui crée du lien, et on a notre pull pour la fête suivante ! Ce genre de petit geste maintient un esprit d’équipe.

Personne n’a encore vraiment trouvé la recette parfaite du travail à distance — peut-être GitLab, mais la plupart des sociétés, surtout petites, tâtonnent encore. L’important est que ce soit vraiment utile, sinon on se retrouve juste à ne plus avoir de trajet, c’est tout !

Andrew Swiler : On n’a même pas besoin de pantalon si on ne veut pas !

David Rice : Voilà, c’est la seule nouveauté sinon, la satisfaction s’estompe.

Andrew Swiler : Nous avons racheté cette société, et la majorité de l’équipe était habituée au bureau. Certains vivent mal la transition car ils n’ont plus d’espace physique collectif. Je suis convaincu qu’on doit recruter des personnes faites pour le travail à distance, c’est une mentalité. Or, ceux qui étaient là avant, il faut trouver comment les satisfaire dans cette nouvelle configuration. Les nouveaux recrutés adorent, mais pour les autres ce n’est pas évident.

David Rice : Beaucoup regrettent les discussions “machine à café”. Mais même en présentiel, il fallait faire l’effort d’aller vers... En remote, tout le monde doit oser discuter, échanger, même si c’est virtuel. Il faut créer cette culture d’échange, où c’est OK d’envoyer un message impromptu. Pour les jeunes ou débutants, la présence physique est parfois importante, mais plus avancé, ce besoin de bureau disparait souvent. Personnellement, ça ne me manque pas.

Andrew Swiler : Moi non plus. Mais pour certains, c’est difficile. Par exemple, la majorité de nos anciens sont à Kiev et ne peuvent pas sortir du pays — donc impossible de faire un séminaire tous ensemble. Ça rend les choses plus complexes, mais on essaie de s’adapter.

David Rice : Nous avons récemment publié un article sur la continuité d'activité face à la guerre, aux catastrophes naturelles, etc. Par exemple, gérer des salariés bloqués par une crise, le climat, des conflits… C’est un vrai sujet d’actualité : entre conflits, changement climatique et le reste, il faut anticiper ces interruptions.

Andrew Swiler : Oui, énormément d’imprévus possibles.

David Rice : Tout à fait. Merci, Andrew, pour votre participation et ce très bon échange.

Andrew Swiler : Merci à toi, David, pour l’invitation et ce temps d’échange.

David Rice : Chers auditeurs, si vous cherchez un logiciel RH et avez besoin de conseils, notre équipe chez People Managing People est là pour vous aider à trouver la solution qui fera passer votre entreprise au niveau supérieur.

Nous avons pris le temps de référencer les meilleures solutions logicielles RH du marché et de proposer des analyses détaillées. Retrouvez tout cela sur notre site. Rendez-vous sur peoplemanagingpeople.com/tools pour en savoir plus.

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D’ici là, buvez beaucoup d’eau et complimentez-vous à voix haute.