Les offsites sont le nouveau bureau : comment favoriser la connexion et l’alignement dans un monde distribué

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Jared Kleinert : Si vous travaillez à distance, en mode hybride ou distribué, et que vous souhaitez garder vos talents au sein de votre entreprise, il vous faut organiser des séminaires d’équipe. C’est inévitable pour 99% des sociétés.

David Rice : Bienvenue dans le podcast People Managing People. Notre mission est de bâtir un monde du travail meilleur et de vous aider à créer des lieux de travail heureux, sains et productifs. Je suis votre animateur, David Rice.

Mon invité aujourd’hui est Jared Kleinert. Il est le fondateur et PDG de Offsite. Nous allons parler des bénéfices et des défis liés à l’organisation des offsites pour votre entreprise ou votre équipe, et de ce que vous pouvez mettre en place pour que vos collaborateurs tirent le meilleur parti de cette expérience.

Jared, bienvenue !

Jared Kleinert : Merci de m’accueillir.

David Rice : J’aimerais commencer en te demandant comment les choses ont évolué ces deux dernières années concernant les offsites parce qu’avec l’augmentation des équipes distribuées, j’imagine que tu observes plus d’intérêt que jamais. Mais même avec les entreprises qui reviennent au bureau, les offsites remplissent toujours leur fonction initiale.

Donc les objectifs sont peut-être un peu différents. Peux-tu nous expliquer comment tu as vu les choses évoluer, avec notamment les politiques de retour au bureau, etc. ?

Jared Kleinert : Bien sûr. J’ai fondé Offsite pendant la pandémie, car je voyais que beaucoup d’entreprises passaient au télétravail ou à l’hybride, en partie à cause de la pandémie, mais aussi suite à une tendance qui s’est dessinée sur les dix années précédentes, où l’on est passé du très rare télétravail à 10-20% des équipes des métiers de la connaissance qui travaillaient à distance ou en mode hybride avant la pandémie.

J’ai donc misé sur cette tendance et je pensais qu’elle allait s’accélérer. J’ai supposé qu’une conséquence serait l’organisation systématique de séminaires d’équipe. VCN, GitLab, Automatic et Buffer, pour citer quelques exemples, organisent de nombreux séminaires d’équipe car c’est un élément incontournable du développement de la culture d’entreprise lorsque vous êtes remote-first, distribué ou hybride, et ils savaient d’expérience, grâce à l’organisation d’Offsite et de conférences, que planifier ce genre d’événement est difficile.

Donc si vous pouvez rendre cela moins pénible, vous pouvez avoir une super entreprise. Nous avons démarré pendant la pandémie, et nos premiers clients sont arrivés à l’époque d’Omicron. Ensuite, les entreprises étaient très enthousiastes à l’idée de faire des offsites, ce qui a créé un élan positif.

Puis le secteur technologique a été frappé de plein fouet par une récession, deux à trois ans avant une récession macroéconomique potentielle comme celle que nous traversons ou pourrions traverser dans les 6 à 24 prochains mois. Au moins du côté de nos clients, il y a eu une baisse des offsites, mais ensuite les gens se sont demandé si les offsites étaient un bonus ou une nécessité pour leur entreprise.

Peu à peu, cela s’est imposé comme essentiel : si vous êtes en remote, hybride, distribué, et que vous voulez garder vos talents, il faut planifier des séminaires d’équipe. C’est inévitable pour 99% des entreprises. J’observe donc une multiplication des offsites, à laquelle s’ajoute l’adoption par des entreprises plus traditionnelles.

Bien entendu, il y a eu quelques reculs avec les retours au bureau, mais je constate que cela concerne surtout les entreprises du Fortune 500 et au-delà, et ce sont surtout des gros titres impressionnants à la une qui ne reflètent pas nécessairement la réalité. Je vois cependant des tendances positives annonciatrices d’une augmentation du travail distribué, hybride et à distance dans les 2, 5, 10 prochaines années – même s’il y aura forcément des hauts et des bas.

Nous sommes aussi dans un marché favorable aux employeurs. Qu’arrivera-t-il lorsqu’on passera à nouveau dans un marché axé sur les talents, avec une économie plus ouverte et dynamique, ce qui pourrait survenir dans deux à cinq ans, qui sait ? Cela s’arrangera à un moment. Que feront alors les grandes entreprises lorsqu’elles sortiront de leurs baux coûteux ?

Vont-elles les conserver ? Réduire la taille de leurs locaux ? Cela entraînera-t-il une augmentation du travail distribué, du remote et de l’hybride ? Je mise personnellement sur la tendance du travail à distance. Et toi ?

David Rice : Oui, je pense que c’est là que le monde se dirige, et ce n’est pas seulement parce que les talents le veulent, mais aussi parce que ça a du sens, soyons honnêtes. Surtout, comme tu l’as dit, si tu n’es pas une entreprise du Fortune 500, tu ne peux pas avoir un gratte-ciel. Tu vois ce que je veux dire ?

C’est une chose quand tu es une énorme entreprise avec 50 000 salariés et tu peux te permettre un immeuble au centre-ville. C’en est une toute autre quand tu es 80 personnes et que tu veux une équipe répartie dans plusieurs villes. C’est juste plus logique.

Et surtout pour les startups dans ce secteur, je ne pense pas qu’il existe une culture « bureau centré » pour leur avenir.

Jared Kleinert : Oui, je suis d’accord. Je pense que les changements générationnels vont favoriser ce modèle. Les données montrent que les entreprises sont plus rentables, plus efficaces, etc. lorsque l’on travaille remote-first, distribué ou hybride. Les gens sont plus heureux, ils peuvent faire du sport, passer plus de temps en famille, être en meilleure santé, mieux dormir, etc. C’est logique à tous les niveaux.

David Rice : Oui, tout à fait.

Je suis curieux car mon entreprise aussi a organisé des offsites. Selon toi, quelles sont les erreurs les plus courantes faites par les entreprises lors de la planification d’offsites, notamment pour aligner l’événement avec leurs objectifs organisationnels plus larges ?

Jared Kleinert : L’absence d’intention est probablement l’erreur n°1. Ne pas connaître ses objectifs business, ne pas savoir comment aligner son agenda sur ces objectifs.

Que ce soit dans le choix du lieu, des prestataires, etc., un offsite doit servir à accomplir quelque chose pour l’entreprise, que ce soit de la planification stratégique pour le trimestre ou l’année à venir, un sales kickoff ou lancement de campagne, donner un coup de boost à l’énergie en début d’année, ou encore une conférence client pour le marketing ou le développement commercial.

Il doit y avoir une raison claire de réunir tout le monde pendant 2, 3 ou 5 jours, d’investir autant d’argent et surtout du temps de tous. C’est l’essentiel. On investit. On met aussi en jeu sa réputation d’employeur. Idéalement, on améliore l’engagement, la rétention et l’alignement des salariés grâce à un bon offsite, mais il y a toujours le risque que ça se passe mal et laisse un mauvais souvenir.

Vous devriez donc avoir une excellente raison d’organiser un offsite, et la bonne nouvelle, c’est qu’il en existe plein ! Mais assurez-vous que le motif soit judicieux, corresponde à votre équipe à ce moment-là, qu’il se reflète dans le lieu, le programme, et que vous viviez des expériences impossibles à distance sur Zoom, ces choses-là.

David Rice : Absolument. Ces événements peuvent coûter cher. Si vous êtes responsable RH ou en charge des opérations humaines, vous examinez le ROI des offsites et comment convaincre les autres cadres du bien-fondé stratégique de l’événement. Quels conseils donnerais-tu pour obtenir l’adhésion et communiquer la valeur stratégique de ces moments ?

Jared Kleinert : Avec nos clients, on leur fait faire un formulaire de feedback avant l’offsite où ils posent des questions basiques de logistique, préférences alimentaires, sensibilités aux déplacements, etc., mais aussi des questions sur le eNPS (employer Net Promoter Score).

Par exemple : À quel point recommanderiez-vous votre entreprise à vos amis ? Un score de proximité avec les collègues ? Un score sur la confiance dans l’avenir de l’entreprise ? Quels que soient vos indicateurs d’engagement salarié, posez-les avant et après l’offsite et espérez constater une progression positive après ces séminaires.

Vous pouvez aussi poser des questions ouvertes du type : qu’aimeriez-vous accomplir lors de cet offsite ? Puis à la sortie : que pensiez-vous avoir accompli grâce à l’événement ? C’est l’un des meilleurs outils à développer pour les responsables RH ou People Ops lors de l’organisation d’un offsite — cela facilite aussi la justification pour les années suivantes.

Vous pouvez aussi regarder les taux de rétention : l’organisation régulière de retraites d’équipe aide-t-elle à garder les talents plus longtemps (6 mois, 1 an, 2 ans ou plus) ? Parce que remplacer des employés coûte cher. Les périodes creuses en sous-effectif coûtent cher. Il y a beaucoup d’aspects intangibles, plus difficiles à mesurer mais très sensibles sur le plan humain : confiance accrue, amitiés au travail, etc.

On voit les niveaux d’activité monter sur Slack. Je sais que Slack propose des outils d’analyse de sentiment intégrés à d’autres systèmes.

Si vous utilisez 15five, Lattice ou CultureAmp, ils comportent peut-être des modules d’analyses du ressenti que l’on peut monitorer. Mais même sans chiffres, on sent vraiment si l’ambiance s’améliore après un offsite, et cet effet bénéfique peut durer des semaines voire des mois, et être une signature de la culture et du succès d’entreprise.

Parmi les indicateurs plus tangibles : est-ce que de grandes initiatives sont nées de l’offsite ? Une bonne idée marketing, business, ou technique ? Lors de notre dernier all-hands en février, j’ai animé un atelier sur l’opérationnalisation et l’automatisation du quotidien. Depuis, tout le monde expérimente des outils d’IA, améliore ses procédures, optimise ses workflows, externalise… Ce genre d’impact concret a des répercussions matérielles sur l’entreprise.

On peut trouver ainsi différentes retombées positives. Et un autre aspect souvent oublié : le rayonnement employeur. Faites venir un photographe ou vidéaste, faites prendre des photos ou vidéos de l’équipe heureuse, réutilisez-les pour le recrutement.

C’est du « quick win ». Et les PDG le font volontiers : à chaque annonce sympa, ils partagent la dernière photo d’équipe joyeuse en mode « J’adore mon équipe ! ». Mais côté RH, pensez aussi au levier marque employeur généré par ces offsites.

David Rice : Oui, tout à fait. C’est naturel, et comme tout le monde est de bonne humeur, c’est le moment parfait à immortaliser.

Depuis la pandémie, beaucoup d’équipes sont devenues distribuées, on recrute à l’étranger, ça devient multiculturel avec des générations variées. Quelles stratégies mets-tu en place pour que les offsites soient inclusifs et profitent à tous ?

Jared Kleinert : Grâce à notre formulaire de feedback pré-offsite, on recueille ce que les gens aiment ou n’aiment pas, leurs besoins, contraintes… On adapte la restauration, par exemple. Une personne de notre équipe a le vertige donc elle a toujours une chambre au rez-de-chaussée lors des offsites.

Il faut aussi penser à celles et ceux qui quittent leur famille : ont-ils accès à une garde d’enfant, d’animaux ? Il faut anticiper cela.

Nous faisons deux all-hands par an en offsite et, une fois sur deux, les conjoints sont invités. C’est une super évolution parce qu’on découvre les collègues sous un autre angle. Ça ajoute une nouvelle dimension, permet même parfois aux familles de venir.

Ensuite, on interroge les gens sur l’activité. Êtes-vous plutôt actifs ou préférez-vous rester relax ? Selon les réponses, on propose des activités optionnelles : chaque groupe fait ce qui lui plaît, le tout dans une ambiance encourageante et bienveillante.

De nombreuses sessions sont personnelles, centrées sur la création de liens authentiques. Il y a souvent des exercices d’écriture, d’introspection, ou d’ouverture sur soi, ses expériences, ses difficultés… En tant que leader, je commence toujours par être très honnête, ce qui donne le ton.

Mais chacun est libre de rester en surface ou d’aller plus loin selon son confort. Quand le groupe devient grand, forcément, ça se personnalise moins, mais le fait de penser à toutes les logistiques compte énormément.

Adapter les activités à la culture de votre entreprise, c’est crucial. Et on peut même économiser : certains clients organisent des « talent shows » pour que chacun partage ses passions, et ça rapproche naturellement.

David Rice : Super !

Tu as évoqué les enquêtes avant/après pour mesurer l’impact. Mais as-tu repéré, sur le long terme chez tes clients, des signes montrant que les offsites ont un effet plus large, presque transformateur ?

Jared Kleinert : Oui, je pense que c’est clairement lié à la progression dans le temps. Les idées s’enchaînent, les relations s’approfondissent à chaque nouvelle expérience partagée.

Le fait de voyager, de découvrir de nouvelles choses ensemble, de parler des défis annuels dans un cadre bienveillant — tout cela renforce les liens.

Et rien que cela, ça vaut le coup. Par exemple, si un offsite fonde la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise, alors le suivant peut y ajouter des briques, le troisième travailler sur les OKR autour de ces valeurs, célébrer celles ou ceux qui les font vivre… On voit comment cela peut s’imbriquer et faire culture.

On peaufine aussi le budget, le choix des activités d’année en année. Il suffit de continuer à demander l’avis et ajuster pour que le résultat convienne de mieux en mieux à la culture de l’entreprise.

David Rice : L’organisation d’un événement, comme tant d’autres choses aujourd’hui, bénéficie des apports de l’IA : planification, voyages, etc. Mais c’est risqué car cela peut standardiser les pratiques ou engendrer des biais. Peux-tu nous raconter un offsite dont tu es particulièrement fier et ce qui l’a rendu unique, avec d’éventuels résultats inattendus ?

Jared Kleinert : Les meilleurs offsites mêlent la culture du client à notre expérience sur des centaines de retraites.

Il y a dix jours, le fondateur de Stan — une start-up ayant levé plus de 30M$ — a publié une vidéo YouTube sur leur offsite à Park City (Utah) organisé pour 50 personnes en janvier. Il a vloggé son ressenti, sans qu’on le lui demande.

Il a parfaitement expliqué pourquoi, à ses yeux, c’était si utile : célébrer les progrès, renforcer les liens, maintenir l’élan collectif, particulièrement après un doublement des effectifs où beaucoup ne se connaissaient pas. Leur activité consistant à aider les créateurs de contenu à monétiser leur audience, ils filmaient aussi sur les pistes de ski, lors des animations…

Ensuite, ils ont organisé des sessions axées sur leurs valeurs, planché sur les finances et les projections annuelles dans l’objectif de devenir une « licorne » à 100M$ de CA, fait intervenir les directeurs de département après le point d’actualité du CEO, multiplié les dîners et moments de convivialité, etc.

Le fondateur expliquait qu’une seule idée venue de l’une de ces sessions pouvait à elle seule valoir des millions, voire transformer la société. Et il ajoutait qu’en tant que CEO, il ne peut pas tout faire en solo ; son cœur de métier est de créer une culture où les collaborateurs prennent des décisions en autonomie alignées avec la stratégie de l’entreprise. Les offsites sont l’un des leviers majeurs pour assurer cet alignement stratégique et culturel — et cela peut valoir des millions, parfois des milliards.

J’ai trouvé son propos très éclairant, et je peux vous donner la vidéo pour la mettre en notes de l’épisode si vous le souhaitez.

David Rice : J’adore, car tu touches l’essentiel : un offsite, c’est avant tout une émotion, un sentiment de connexion. Tout repose sur l’humain, savoir comment les gens se sentent, ce qui ne se mesure pas toujours en données. J’ai posé la question sur l’IA et l’unicité parce que c’est ce que je voulais entendre : on crée un sentiment de connexion nourri par l’humain, c’est génial.

Dernière question : même si c’est formidable, on ne peut pas organiser des offsites tout le temps. Dans l’idéal, selon toi, quelle est la bonne fréquence et la bonne durée pour ces événements ?

Jared Kleinert : Chaque entreprise a son propre rythme selon la taille, la phase, le succès ou non. Chez nous, nous sommes une vingtaine et nous faisons une retraite d’équipe dirigeante chaque trimestre, et deux offsites généraux par an.

C’est donc assez conséquent. Une fois passé le cap des 100 personnes, on observe un sales kickoff ou un lancement commercial annuel, et je pense que la retraite trimestrielle de la direction a un très bon ROI, peu importe la taille de l’entreprise. Ensuite, chaque département peut avoir un à trois offsites en plus d’une réunion générale annuelle.

Un collaborateur d’une société remote-first ou hybride pourra donc participer à deux à quatre offsites/an de formes variables : les commerciaux auront leur sales kickoff, peut-être un voyage de récompense (« President’s Club »), et d’autres séminaires ; les produits et ingénieurs préférant souvent le deep work, ils se contenteront peut-être du grand offsite ou d’un autre séminaire à mi-année.

C’est une tendance qui se généralise : prévoir deux à quatre offsites par an par personne. Airbnb l’a affirmé pendant la pandémie : « Chez nous, attendez-vous à participer à un offsite chaque trimestre. » Dropbox parle de la règle du 90/10 : environ 10% du temps de travail en présentiel, 90% à distance, soit 25 jours/an sur site, donc quatre fois trois à cinq jours. Parfois ce sont des offsites pour travailler ensemble et sortir autour d’un bon dîner.

Bien sûr, tout dépend des organisations : plus on est dispersé, plus il est complexe de réunir tout le monde. Mais préserver au moins un offsite général par an, et idéalement un à trois autres rendez-vous, ça reste clé.

David Rice : Avant de terminer, où peut-on te retrouver ? J’aime toujours laisser la parole à mon invité pour expliquer comment le contacter ou suivre ses activités.

Jared Kleinert : Rendez-vous sur offsite.com pour créer un compte gratuit. C’est comme Airbnb : vous pouvez rechercher parmi des milliers de lieux et prestataires d’offsites (photographes, vidéastes, goodies, agences de voyage…). Contactez-les directement, réalisez des économies de temps et d’argent. Nous proposons aussi un service clé en main prisé par des centaines d’entreprises partout dans le monde. Écrivez-moi à jared@offsite.com – mentionnez le podcast, j’offrirai une remise. Je réponds volontiers à toutes vos questions !

David Rice : Pour conclure, nous avons une tradition dans ce podcast : je laisse toujours le micro à l’invité pour qu’il me pose n’importe quelle question. Jared, à toi !

Jared Kleinert : Les extraterrestres : tu penses qu’ils existent ou pas ?

David Rice : Oh, j’adore ! On me pose généralement une question liée au travail, c’est original. Super question !

Oui, j’y crois, mais je pense que ce ne sera pas sous la forme que l’on s’imagine. Qu’entend-on exactement par « extraterrestre » ? Je parie qu’il y a sur une autre planète une forme de bactérie qui vit en communauté, ou quelque chose dans le genre…

Jared Kleinert : Tu crois qu’il existe une créature humanoïde ailleurs ?

David Rice : Je ne sais pas… Peut-être dans une galaxie lointaine, qui sait ? Mais ici, non, je ne pense pas que cela ressemble ou se comporte comme nous – du moins, j’espère ! Je plaisante, bien sûr. Mais je crois fermement qu’il existe quelque part une autre forme de vie consciente.

Jared Kleinert : Merci, super.

David Rice : Merci d’être venu dans l’émission aujourd’hui, j’ai vraiment apprécié ce temps accordé.

Jared Kleinert : Merci à toi également, c’était un plaisir.

David Rice : Chers auditeurs, si ce n’est pas déjà fait, allez vite sur peoplemanagingpeople.com/subscribe, inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir tous nos contenus directement en boîte mail.

Et à très vite : commencez à planifier vos prochains offsites. Mais ne conviez pas les extraterrestres.