Guide RH des e-mails de recrutement + Modèles gratuits
Le recrutement est un élément clé du succès de toute organisation, et une communication efficace joue un rôle essentiel dans ce processus. L’un des moyens les plus efficaces de maintenir une communication cohérente et professionnelle avec les candidats est d’utiliser des modèles d’emails de recrutement.
Cet article va explorer ce que sont les modèles d’emails de recrutement, pourquoi ils sont importants, et comment les créer et les adapter pour différents postes et secteurs d’activité.
Astuce : Utilisez des systèmes de gestion documentaire pour stocker et organiser vos modèles d’emails de recrutement afin d’y accéder rapidement.
Continuez à lire—et continuez à diriger plus intelligemment
Créez un compte gratuit pour terminer cet article et rejoindre une communauté de leaders tournés vers l'avenir exploitant outils, guides pratiques et perspectives pour prospérer à l'ère de l'IA.
Have an account? Log In
Qu’est-ce qu’un modèle d’email de recrutement ?
Les modèles d’email de recrutement sont des messages pré-rédigés et standardisés utilisés par les recruteurs pour communiquer avec les candidats tout au long du processus d’embauche.
Ces modèles sont conçus pour faire gagner du temps, garantir la cohérence et assurer une communication claire et professionnelle à chaque étape, de la prise de contact initiale à la proposition d’embauche ou au refus.
En utilisant ces modèles, les recruteurs peuvent simplifier leur flux de travail, maintenir un ton cohérent, et s’assurer que toutes les informations essentielles sont transmises efficacement. Certaines plateformes de logiciel de recrutement proposent des modèles par défaut, mais il est préférable de les personnaliser et de les intégrer au flux de travail de la technologie.
Pourquoi les modèles d’email sont-ils importants dans le processus de recrutement ?
Les modèles d’email de recrutement offrent un moyen standardisé de communiquer avec les candidats, ce qui aide à réduire les erreurs et garantit que tous les candidats reçoivent le même niveau d’information, quel que soit leur positionnement dans votre parcours de recrutement.
Les modèles font également gagner du temps aux recruteurs en évitant de rédiger de nouveaux messages à chaque interaction. Des modèles bien conçus peuvent améliorer le taux de réponse en communiquant clairement le message et en facilitant la prochaine étape pour le candidat.
10 modèles d’email de recrutement essentiels
Vous trouverez ci-dessous dix modèles d’emails de recrutement incontournables que tout recruteur devrait avoir dans sa boîte à outils.
Chaque modèle a un objectif unique dans le processus de recrutement. Gardez à l’esprit que ceux-ci fournissent une base de ce à quoi votre modèle doit ressembler, mais dans bien des cas, ils devront être adaptés légèrement pour répondre à vos besoins spécifiques.
Prise de contact initiale avec les candidats passifs
Le but de cet email est de présenter votre entreprise et l’opportunité aux candidats potentiels qui ne sont pas nécessairement en recherche active d’emploi. Workable estime que jusqu’à 37 % des travailleurs aux États-Unis sont des candidats passifs à tout moment donné.
Une bonne pratique consiste à personnaliser le message en faisant référence à l’expérience ou aux compétences du candidat.
Exemple de modèle
Objet : Belle opportunité au sein de [Nom de l’entreprise] – Nous pensons que vous seriez un excellent profil !
Corps du message : Bonjour [Prénom], J’ai consulté votre profil et j’ai été impressionné(e) par votre expérience dans le domaine de [Secteur/Compétence]. Actuellement, je recrute pour une opportunité intéressante chez [Nom de l’entreprise] qui, je pense, pourrait vous correspondre parfaitement. Si cela vous intéresse, nous pouvons convenir d’un échange pour en discuter davantage !
Cela peut sembler un peu trop simple, mais en réalité, de nombreux candidats ont déjà reçu ce type de message qui s’est révélé être du spam. Votre objectif doit être de montrer votre humanité tout en restant concis. Les gens ont peu de temps et sont saturés de messages tout au long de la journée.
Confirmation de réception de candidature
Cet email a pour but d’accuser réception de la candidature d’un(e) candidat(e). Court et efficace : c’est essentiel pour éviter que les candidats ne se sentent ignorés. Pensez à remercier le candidat et à fournir un délai pour les prochaines étapes.
Exemple de modèle
Objet : Nous avons bien reçu votre candidature – Que se passe-t-il ensuite ?
Corps du message : Bonjour [Prénom], Merci d’avoir postulé au poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Nous étudions actuellement toutes les candidatures et nous reviendrons vers vous d’ici [Délai] au sujet des prochaines étapes.
Invitation à un entretien
Lorsque vous êtes prêt à inviter un(e) candidat(e) à un entretien, il est important de susciter un certain enthousiasme et d’inclure tous les détails nécessaires sur le format de l’entretien ainsi que sur les personnes présentes.
Exemple de modèle
Objet : Invitation à un entretien – [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise]
Corps : Bonjour [Prénom], Nous avons été impressionnés par votre candidature et souhaitons vous inviter à un entretien. L'entretien aura lieu le [Date] à [Heure] avec [Nom de l’intervieweur]. Merci de confirmer votre disponibilité et nous conviendrons ensemble de la date précise.
Rappel d’entretien
Cet e-mail sert de rappel aux candidats concernant un entretien à venir. Il est conseillé d’envoyer ce rappel 24 à 48 heures avant l’entretien.
Modèle d'exemple
Objet : Rappel : Votre entretien avec [Nom de l’entreprise]
Corps : Bonjour [Prénom], Ceci est simplement un rappel pour votre entretien pour le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise] le [Date] à [Heure]. Nous sommes impatients d’échanger avec vous !
Remerciement après entretien
Avec cet e-mail, vous souhaitez remercier les candidats pour leur temps et renforcer leur intérêt pour le poste. Une bonne façon de le personnaliser est de faire référence à un sujet abordé lors de l’entretien.
Modèle d'exemple
Objet : Merci pour votre temps, [Prénom] !
Corps : Bonjour [Prénom], Merci d'avoir pris le temps de passer un entretien pour le poste de [Intitulé du poste]. Nous avons apprécié en apprendre davantage sur votre expérience en [Sujet spécifique] et faire votre connaissance. Nous reviendrons vers vous bientôt avec les prochaines étapes dans un délai de [Délai].
Offre d’emploi
Le moment est enfin venu de formuler officiellement une offre d’emploi à votre candidat préféré. Il est recommandé de l’avertir d’abord par téléphone. Cet e-mail ne remplace pas la communication directe, mais vient en complément de cet appel.
À cette étape, il est essentiel de détailler clairement les conditions de l’offre.
Modèle d'exemple
Objet : Bonne nouvelle – Nous souhaitons vous accueillir chez [Nom de l’entreprise]
Corps : Bonjour [Prénom], Nous sommes ravis de vous proposer le poste de [Intitulé du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Comme évoqué précédemment, il s’agit d’un poste à temps plein avec une prise de fonction prévue le [Date].
Vous trouverez ci-joint la lettre d’offre détaillant votre rémunération, vos avantages, ainsi que quelques informations utiles concernant votre premier jour parmi nous. Merci de lire attentivement et de nous faire savoir si vous avez des questions.
Lettre de refus
C'est une étape délicate, mais tout le monde ne peut pas être recruté pour un poste et il est inévitable que vous deviez annoncer à certains candidats qu’ils n’ont pas été sélectionnés. Ce modèle est conçu pour vous aider à informer les candidats qu’ils n’ont pas été retenus. Soyez courtois(e) et proposez un retour constructif si cela est pertinent.
Modèle d'exemple
Objet : Mise à jour concernant votre candidature au poste de [Intitulé du poste]
Corps : Bonjour [Prénom], Merci pour l’intérêt porté au poste de [Intitulé du poste]. Bien que nous ayons été impressionnés par votre profil, nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat. Nous vous remercions pour le temps consacré et vous souhaitons beaucoup de succès dans votre recherche d’emploi.
Relance candidat
Ce modèle vous permettra de rester en contact avec des candidats précédemment rencontrés ou étudiés, et d'exprimer un intérêt continu pour leur profil.
Modèle d'exemple
Objet : Prise de contact – Êtes-vous toujours intéressé(e) par [Nom de l’entreprise] ?
Corps : Bonjour [Prénom], J’espère que ce message vous trouve bien. Votre profil continue de nous intéresser et nous souhaitions savoir si vous seriez ouvert(e) à discuter de nouvelles opportunités au sein de [Nom de l’entreprise]. Nous recrutons actuellement pour plusieurs postes et pensons que vous pourriez correspondre à l’un d'eux.
Demande de recommandation d’employé
Ce modèle est conçu pour encourager les employés actuels à recommander des candidats. Pour inciter à l’action, il est conseillé de mettre en avant toute prime ou avantage lié à la cooptation que vous proposez.
Exemple de Modèle
Objet : Aidez-nous à trouver notre prochaine recrue exceptionnelle !
Corps : Bonjour à tous ! Nous sommes à la recherche de personnes talentueuses pour rejoindre notre équipe [Département]. Si vous connaissez quelqu’un qui pourrait correspondre au poste, merci de nous le recommander. Vous pourriez recevoir une prime de cooptation s’il ou elle est embauché(e) !
Animation du vivier de talents
Pour garder l’intérêt des candidats potentiels au fil du temps, il est judicieux de créer des campagnes de nurturing tout comme vous partagerez des actualités ou nouveautés pertinentes de l'entreprise avec un client.
Exemple de Modèle
Objet : Restez connecté avec [Nom de l’Entreprise] – Découvrez nos dernières actualités !
Corps : Bonjour [Prénom], Nous espérons que vous allez bien ! Nous souhaitions partager avec vous des nouveautés passionnantes concernant [Nom de l’Entreprise], notamment de nouveaux projets et opportunités. Restons en contact pour de futurs postes susceptibles de vous intéresser.
Encore une fois, ces modèles ne sont ni exhaustifs ni complets. Ils servent de point de départ pour entrer en contact avec des candidats de différentes manières, et mettre toutes les chances de votre côté pour leur offrir une expérience positive.
Comment rédiger un e-mail de recrutement
Avant de rédiger votre e-mail de recrutement, clarifiez son objectif principal. Que vous contactiez des candidats passifs, fassiez suite à un entretien ou invitiez quelqu’un à postuler, connaître votre intention orientera la forme et le ton de votre message.
Pour des prises de contact efficaces, associez les solutions de recrutement pour petites entreprises à des modèles d’e-mails de recrutement bien conçus.
Concevoir un objet percutant
L’objet de l’e-mail est votre première impression. Gardez-le concis, pertinent, et attrayant pour capter l'attention du destinataire. Par exemple :
- « Une belle opportunité de carrière chez [Nom de l’Entreprise] »
- « Nous pensons que vous seriez un excellent ajout à notre équipe »
- « Votre profil a retenu notre attention – Échangeons ! »
Personnaliser la salutation
Commencez par saluer le candidat par son prénom. Mentionnez d’éventuels contacts communs ou des compétences spécifiques qui ont retenu votre attention. Cette attention personnelle montre votre réel intérêt.
Vous présenter et présenter votre entreprise
Présentez-vous brièvement, ainsi que votre rôle, puis faites un court résumé de votre entreprise. Mettez en avant ses valeurs, sa culture, et ce qui en fait un excellent endroit où travailler.
Mettre en avant l’opportunité
Expliquez clairement la raison de votre prise de contact. Décrivez le poste, les responsabilités clés, les compétences requises, ainsi que les projets enthousiasmants. Utilisez des puces pour plus de lisibilité.
Expliquer pourquoi ils correspondent au poste
Faites référence à des compétences ou expériences spécifiques du CV ou du profil LinkedIn du candidat qui correspondent au poste. Cela démontre une démarche personnalisée.
Encourager une réponse
Terminez par un appel à l’action clair en invitant le candidat à franchir la prochaine étape. Qu’il s’agisse de planifier un échange ou de compléter une candidature, formulez une demande simple et directe.
Adopter un ton professionnel et convivial
Votre ton doit être professionnel tout en restant accessible. Utilisez un langage positif et évitez un jargon trop formel afin que le candidat se sente valorisé et à l’aise. Combiné à une lettre de bienvenue bien structurée, cela vous rendra plus accessible auprès de votre future recrue.
Relecture et amélioration
Relisez votre e-mail avant l’envoi afin de corriger une éventuelle faute de grammaire ou d’orthographe. L’utilisation d’un outil comme Grammarly, ou même demander un avis à ChatGPT, peut vous aider à détecter des erreurs et à trouver de bonnes suggestions pour améliorer votre message. Un e-mail soigné reflète votre professionnalisme.
Personnaliser les modèles pour différents postes et secteurs
Adaptez votre communication à votre audience. Selon le type de poste à pourvoir, un ton différent sera plus approprié. Par exemple :
- Postes techniques – Adaptez la langue et le contenu afin de mettre en avant les technologies ou méthodologies spécifiques au poste.
- Rôles créatifs – Utilisez un ton plus conversationnel et envisagez un vocabulaire plus large, en soulignant les projets innovants et les opportunités d’expression artistique.
- Recrutement de cadres – Mettez l’accent sur les opportunités de leadership et l’impact stratégique, en employant un ton formel et professionnel qui saura attirer des candidats de haut niveau.
Mesurer le succès de vos emails de recrutement
Comme pour tout ce que vous entreprenez dans vos efforts de recrutement, il est important d’analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cette démarche peut s’inscrire dans un audit de recrutement plus large, ou bien être menée séparément pour mesurer l’impact de vos communications.
Voici quelques moyens de savoir ce qui fonctionne (ou non) dans l’e-mail comme canal de communication.
Indicateurs clés à suivre
Surveillez les taux d’ouverture, les taux de clic et les taux de réponse pour évaluer l’efficacité de vos campagnes d’e-mails. Cela vous donnera une idée du contenu qui attire votre audience et de ce qui est susceptible de susciter une réponse.
Test A/B de vos modèles
Expérimentez différents objets, formats d’e-mail et contenus afin de déterminer ce qui correspond le mieux à votre audience. Il peut falloir un certain temps pour observer des tendances claires, mais les enseignements tirés d’un test A/B bien mené valent l’attente.
Retour d’information
Une fois qu’un nouveau membre rejoint votre équipe, vous pouvez lui demander, via des questionnaires ou d’autres moyens de retour, comment il a vécu le processus du point de vue du candidat et ce qu’il a pensé des communications reçues.
Identifiez les tendances dans les retours et adressez toute zone présentant des possibilités d’amélioration. Cela vous aidera à optimiser vos méthodes pour trouver et recruter de nouveaux employés.
Outils et logiciels pour gérer les modèles d'e-mails de recrutement
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, qui soutient nos tests et évaluations indépendants de logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
