ChatGPT : Le Guide d’Expert pour les Professionnels RH
Dans mon précédent article sur les prompts ChatGPT pour les RH, nous avons exploré comment utiliser l’IA pour rédiger des descriptions de poste, élaborer des plans d’intégration et retravailler les communications internes.
Pour beaucoup de professionnels RH, c’est là que commence le voyage : utiliser l’IA pour faciliter les tâches quotidiennes qui prennent trop de temps ou d’énergie mentale.
Mais une fois que vous maîtrisez l’art du prompt, vous pouvez en tirer bien plus de valeur.
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C’est là que l’IA devient plus qu’un simple assistant de rédaction. Elle devient un partenaire de réflexion. Un détecteur de tendances. Un orienteur de stratégie. Un collaborateur silencieux qui travaille vite, ne demande rien, et vous aide à être plus affûté, mieux préparé, et même encore plus humain.
Et non—vous n’avez pas besoin d’être un « geek » ou un expert en tech pour utiliser ces capacités. Il vous suffit de savoir quel résultat vous visez.
Dans ce guide, je vous propose cinq résultats puissants à obtenir grâce aux outils d’IA—avec pour chacun des exemples de prompts et des conseils pratiques pour aller plus loin.
Attention : Vérifiez toujours le contenu généré par l’IA, surtout s’il concerne des sujets sensibles, la conformité ou des données d’employés. Ces outils servent de copilote, pas d’approbateur final.
1. Transformez les données en insights
Résultat : Détecter les tendances plus rapidement et transformer les données en décisions.
Les équipes RH sont inondées de données : entretiens de sortie, enquêtes éclair, rapports sur le turnover, et bien plus.
Ce que j’observe encore et encore, c’est que même si nous aimons collecter des données, nous avons souvent du mal à trouver le temps de leur donner du sens.
L’IA peut vous aider à extraire le sens, faire ressortir les grands thèmes et préparer ce qui compte pour la direction ou la planification d’actions.
Ce à quoi ça sert :
- Thématiser les entretiens de sortie ou les commentaires des enquêtes éclair
- Résumer de longs tableaux de données pour la direction
- Transformer des indicateurs bruts en messages adaptés à différents publics
- Détecter des tendances dans les données existantes ou organiser les données pour les rendre plus lisibles
- Fichiers Excel. Vous pouvez soit utiliser les outils d’IA intégrés comme Microsoft Copilot, soit copier les données dans une autre IA (ou les téléverser, selon la plateforme) et lui demander des résumés, des comparaisons ou des suggestions visuelles. Si c’est une aide ENORME pour les utilisateurs d’Excel, cela ne remplace pas la compréhension des tableaux croisés dynamiques (une compétence très importante !), mais cela peut vous aider à repérer rapidement des tendances, écrire des formules et créer des analyses rapides à partager. N’oubliez pas de toujours revérifier la source des données pour éviter toute "hallucination" de l’IA !
Pourquoi c’est important : Vous passez de « On a des données » à « On sait quoi en faire », plus vite et parfois sans avoir besoin de magiciens Excel ou d’analystes de données spécialisés.
Essayez ces prompts :
- « Voici 100 commentaires libres issus de notre enquête d’engagement. Résume les thèmes principaux en langage clair et relève tout ce qui apparaît plus de trois fois. »
- « Analyse ce rapport de turnover par département et identifie les 3 domaines ayant le plus changé depuis le dernier trimestre. Résume-le pour notre équipe de direction. »
- « Prends cette transcription d’entretien de sortie et rédige un résumé exécutif en 3 points. Concentre-toi sur ce que nous pouvons apprendre et ce à quoi nous devons prêter attention. »
Astuce bonus : Après avoir obtenu un résumé, demandez : « Rédige maintenant 3 prochaines étapes possibles que les RH pourraient suivre pour agir sur cette tendance. » Vous ne faites pas qu’analyser—vous dirigez l’action.
2. Structurez des modèles et personnalisez le contenu selon les groupes
Résultat : Concevoir des feuilles de calcul, des classeurs ou d’autres modèles réutilisables sans repartir de zéro.
Au fil de mon expérience RH, j’ai constaté qu’une quantité surprenante de temps est consacrée à refaire le même travail pour différentes personnes ou groupes.
J’ai souvent créé les mêmes tableaux de suivi, rédigé les mêmes communications ou formaté les mêmes types de rapports à travers l’entreprise.
Avec l’IA, vous pouvez transformer ces routines en modèles répétables et valoriser vos données de façon plus intelligente.
Ce à quoi ça sert :
- Créer des modèles réutilisables de recensement du personnel, d’évaluations, de rapports d’effectifs, de paie—tout ce que vous voulez
- Extraire des résumés, comparaisons ou points d’action à partir de feuilles de calcul
- Structurer les données en éléments visuels ou points de présentation pour des interventions
Pourquoi c’est important :
Vous passez moins de temps à formater ou à adapter, et plus de temps à vous concentrer sur l’analyse, la prise de décision et la stratégie (vos super-pouvoirs humains uniques).
Essayez ces prompts :
- « Créez un modèle personnalisable pour un rapport trimestriel sur les effectifs et l’attrition, avec un espace pour un résumé des points clés et des indicateurs par département. »
- « J’ai un fichier CSV contenant les scores de satisfaction des employés par équipe. Résumez les domaines ayant les scores les plus élevés et les plus bas, et recommandez 2 actions pour chacun. »
- « Créez un modèle d’évaluation de la performance destiné aux managers, incluant des échelles de notation, un espace pour les retours, et une section de synthèse sur l’aptitude à la promotion. »
Astuce complémentaire : Une fois que vous avez obtenu un résultat qui vous convient avec l’IA, demandez d’élargir ou d’adapter cet élément. Essayez : « Transformez-le maintenant en une liste de vérification réutilisable ou un formulaire destiné à d’autres managers ou membres de l’équipe RH. » Lancez plusieurs essais et observez comment une seule information ou un contenu peut être décliné selon des usages et des publics différents.
3. Gagnez du temps sur la planification répétitive
Résultat : Construisez plus vite sans sacrifier la qualité.
Si vous avez déjà dû recréer un plan d’intégration, un déroulé de formation ou un calendrier à partir de zéro, vous savez le temps que prennent réellement ces documents « standards ». L’IA vous permet de sauter l’étape de la page blanche et d’atteindre la phase d’ajustement plus rapidement.
Ses atouts :
- Rédiger des plannings d’intégration
- Construire des parcours de développement du leadership
- Créer des blocs de contenu pour des programmes DEI
Pourquoi c’est important :
Vous couvrez 70% du travail en quelques minutes—et pouvez consacrer votre énergie à personnaliser et mettre en œuvre.
Essayez ces suggestions :
- « Construisez un plan d’intégration 30-60-90 jours pour un ingénieur senior en télétravail, comprenant les référents d’intégration, la configuration technique, et les jalons du premier projet. »
- « Décrivez le parcours de développement du leadership sur 12 mois pour de nouveaux managers dans un environnement hybride. Incluez au moins une activité expérientielle par trimestre. »
- « Créez un modèle d’ordre du jour pour une réunion trimestrielle RH. Incluez des créneaux horaires, des suggestions de contenus et des rappels concernant les supports à préparer. »
Astuce complémentaire : Une fois le plan validé, poursuivez avec : « Décline-le maintenant en plan d’une présentation » ou « Rédige un e-mail de communication à associer à ce plan ». Vous pourrez ainsi créer plusieurs formats en une seule session.
4. Facilitez la communication de la stratégie
Résultat : Racontez des histoires plus claires et plus percutantes—surtout à l’aide des données.
Les responsables RH n’ont jamais disposé d’autant d’analyses—ni subi autant de pression pour les rendre compréhensibles et utiles. Qu’il s’agisse de changements de stratégie RH, de mise à jour DEI ou d’un tableau de bord sur les risques de talents, l’IA peut vous aider à raconter l’histoire derrière les chiffres.
Ses atouts :
- Transformer des indicateurs RH en arguments clés pour la direction
- Rédiger des diapositives ou des synthèses pour des équipes transverses
- Communiquer la vision, les arbitrages ou les impacts du changement
Pourquoi c’est important :
Vous gagnez en efficacité d’influence—et gagnez en clarté et en confiance.
Essayez ces suggestions :
- « Prenez ce document stratégique RH et réécrivez-le pour un public salarié non spécialiste. Rendez-le conversationnel, aligné avec nos valeurs, et inférieur à 400 mots. »
- « Résumez notre rapport d’analytique RH en 5 points clés que le DAF souhaiterait connaître. Concentrez-vous sur le coût, le risque de rétention et la productivité. »
- « Proposez un scénario d’une diapositive expliquant l’évolution de notre stratégie de gestion des talents, avec un titre principal et 3 messages clés en dessous. »
Astuce complémentaire : Une fois votre message clarifié, demandez : « Rédige maintenant une version à partager par les managers en réunion d’équipe. » Cela permet de renforcer l’alignement à tous les niveaux de l’organisation.
5. Élaborer des scénarios et des « Et si »
Résultat : Prenez en compte les risques et les options avant toute décision.
Pas besoin de boule de cristal pour anticiper—il suffit de tester vos idées avant leur lancement. Avec l’IA, vous pouvez envisager les réactions potentielles, analyser les risques et préparer des solutions pour les décisions ou politiques à venir.
Ses atouts :
- Évaluer les compromis dans la conception d’une politique ou d’un changement
- Tester la solidité des messages ou des plans de déploiement
- Préparer les dirigeants aux questions courantes ou aux résistances prévisibles
Pourquoi c’est important : Vous apparaissez comme un·e penseur·se stratégique, pas seulement comme un exécutant de politique.
Essayez ces instructions :
- « Si nous réduisons notre politique de télétravail de 3 jours à 1, à quelles réactions des employés devons-nous nous préparer ? Quelles communications et quels soutiens pourraient réduire les frictions ? »
- « Comparez trois approches pour mettre en place un nouveau cadre de mobilité interne. Mettez en avant les avantages et inconvénients, les réactions probables des employés, et la complexité de la mise en œuvre. »
- « Imaginez que nous supprimons nos primes de fin d’année pour les remplacer par des récompenses ponctuelles trimestrielles. Quels risques cela comporte-t-il ? Quelle amélioration pourrait en découler ? »
Astuce complémentaire : Après avoir cartographié des scénarios, demandez : « Rédigez maintenant un Q&R pour la direction afin d’aider les managers à répondre aux 5 principales préoccupations que les employés pourraient soulever. » Vous aurez ainsi un temps d’avance avec des messages tout prêts.
6. Mettez à l’échelle votre accompagnement sans vous épuiser
Résultat : Aidez plus de personnes, plus rapidement, sans négliger la qualité.
Le rôle des RH est d’accompagner les salariés – et le flot de demandes, de conversations et de questions répétitives ne tarit jamais. L’IA peut vous aider à passer à l’échelle en transformant votre expertise en outils en libre-service, en modèles et en ressources prêtes à l’emploi.
À quoi ça aide :
- Créer des kits pratiques, des check-lists ou des guides de conversation
- Rédiger des FAQ ou des modes d’emploi pour les nouveaux systèmes
- Concevoir des ressources reproductibles en libre-service
Pourquoi c’est important :
Vous vous rendez plus disponible pour les sujets stratégiques en rendant votre expertise plus accessible.
Essayez ces instructions :
- « Rédigez une fiche synthétique à destination des nouveaux managers sur la manière de donner du feedback. Incluez 3 points à faire, 3 à éviter, et un exemple de script pour un retour constructif. »
- « Créez un guide pratique destiné aux salariés pour mettre à jour leurs avantages lors de la fenêtre d’inscription annuelle. Utilisez un langage simple et structurez-le en FAQ. »
- « Rédigez un ensemble d’éléments de langage pour les HRBP à utiliser lors d’entretiens à plusieurs niveaux, avec un focus sur l’identification des facteurs d’engagement et des risques de burn-out. »
Astuce complémentaire : Demandez à l’IA de créer à la fois une « version complète » et une « version TL;DR » pour chaque ressource, ou encore un format adapté à Slack/Teams. Plus votre contenu sera accessible, plus il sera utile.
Résolution des problèmes courants
À mesure que vous prenez en main les outils d’IA, il est possible que vous rencontriez nombre de leurs travers bien connus, comme des hallucinations, des résultats qui ne correspondent pas tout à fait à votre demande, ou – mon grand favori – une forte tendance à la répétition.
Voici les problèmes les plus courants en matière d’instructions pour l’IA, et ce que vous pouvez faire pour y remédier.
1. Le résultat est trop générique ou vague
Où est le problème : L’instruction manque de contexte, de détails sur le public cible ou de précision sur l’intention.
Que faire : Soyez précis dans votre requête. Indiquez à l’IA à qui s’adresse le contenu, pourquoi il est important, et dans quel contexte il sera utilisé.
Exemple de reformulation :
- Au lieu de : « Rédige un résumé de formation »
- Essayez : « Résume cette session de formation virtuelle de 60 minutes à destination de managers intermédiaires n’ayant pas pu y assister. Indique 3 grandes leçons et 2 mesures à mettre en œuvre. Ton : concis et pratique. »
2. L’écriture sonne trop comme de l’IA
Où est le problème : ChatGPT a tendance à proposer des textes trop formatés, formels, voire bourrés de jargon.
Que faire : Indiquez un ton précis dans votre instruction. Demandez une voix humaine, pratique. Précisez de moins écrire « comme une IA » (nous y reviendrons plus loin).
3. Trop de répétitions ou d’évidences
Où est le problème : L’IA préfère souvent paraître exhaustive au lieu d’être concise. On ne gagne pas de points avec des formules alambiquées, mais avec l’utilité et la clarté (souvenez-vous toujours de cela !)
Que faire : Cadrez l’instruction. Demandez uniquement les informations nouvelles ou indispensables, et indiquez une limite de mots.
Exemple de reformulation : « Rédige cela en 150 mots maximum. N’inclus que les informations nouvelles ou importantes pour ce public. »
4. Trop de confiance ou d’informations inexactes
Ce qui ne va pas : ChatGPT est conçu pour paraître compétent et fluide, même lorsqu’il fait des suppositions (c’est ce qu’on appelle des hallucinations).
Que faire : Demandez les sources, vérifiez les faits dès qu’un contenu semble trop assuré, et évitez d’utiliser l’IA pour rédiger des documents juridiques ou de conformité sans relecture humaine (c’est vraiment, vraiment important et ça a de nombreux impacts, notamment en RH).
Exemple de reformulation de la consigne : « Quelles sont vos sources pour ces données ? Ajoutez un lien vers les références principales si possible. »
5. Ne correspond pas au style ou aux préférences de mise en forme
Ce qui ne va pas : L’IA adopte par défaut des styles courants à moins d’instructions précises. Elle pense savoir ce qui est utile, mais ce n’est souvent pas ce que vous souhaitez réellement.
Que faire : Soyez clair sur la mise en page dès le début. Rappelez ce qui compte pour vous en matière de format, de ton et de structure lors de la relecture — soyez précis !
Exemple de reformulation de la consigne : « Rédige sous forme de points, limite chaque point à 2 lignes, utilise la casse des titres pour les en-têtes et évite les tirets longs ou le langage exagéré. »
Une tentative de correction des écueils de la rédaction par IA
Tout au long de cet article, j’ai souligné l’importance de préciser ce que vous attendez de votre outil d’IA !
Cela vaut aussi pour la façon dont vous demandez à ces outils d’écrire pour vous. Au début d’une conversation (ou mieux, dans les réglages), indiquez à votre IA comment vous voulez qu’elle écrive.
Voici un exemple : « Rédige avec un ton professionnel mais naturel. Évite le langage creux, le jargon et les phrases toutes faites. N’utilise pas de tirets longs ni de points d’exclamation. Évite les mots comme ‘transformateur’, ‘révolutionnaire’ ou toute métaphore commerciale. Garde un style clair, utile, et qui ressemble à ce que je pourrais dire à l’oral. »
Vous pouvez aller plus loin et fournir vos propres exemples d’écriture pour aider l’IA à saisir votre ton et rythme d’écriture humains uniques.
Si cela ne suffit pas, vous pouvez également renforcer vos préférences avec des consignes complémentaires comme :
- « Rends ce texte plus humain. »
- « Réécris ce passage pour le clarifier et supprime tous les mots à la mode. »
- « Rends le texte plus concis et adapte-le à une communication interne en entreprise. »
Mon meilleur conseil ici est d’être clair et cohérent sur la façon dont vous souhaitez que l’IA rédige pour vous.
Il faudra un certain temps pour affiner ce que l’IA pense que vous voulez, mais si vous y parvenez, elle peut être extrêmement utile pour améliorer la communication destinée à différents interlocuteurs.
À vous de jouer !
Vous n’avez pas besoin d’être expert en IA pour l’utiliser comme tel. Vous avez seulement besoin d’un objectif clair et de quelques bonnes consignes.
Alors, par où commencer ?
- Choisissez l’un des résultats cités plus haut.
- Essayez l’une des consignes proposées.
- Observez comment cela vous aide.
Vous pourriez gagner 30 minutes. Vous pourriez obtenir la clarté qui vous manquait. Ou vous pourriez simplement ressentir ce petit coup de boost qui vous rappelle que vous êtes tout à fait capable!
Vous avez trouvé ceci utile ? Ajoutez-le à vos favoris, partagez-le avec un collègue ou testez l’une des consignes lors de votre prochain 1:1 (montrez à votre responsable vos nouvelles compétences !).
Nous n’en sommes qu’au début de l’utilisation de l’IA en RH. Plus vous expérimentez, plus vous en tirerez de la valeur.
Petit point rapide sur les plateformes
ChatGPT n’est qu’un des nombreux outils fonctionnant sur le même principe. Claude, Gemini, Microsoft Copilot… tous utilisent des modèles de langage de grande taille pour générer et façonner du contenu à partir de vos consignes.
Le choix dépend souvent de ce qui s’intègre le mieux à vos systèmes et de là où doivent résider vos données. Les aspects techniques sont comparables ; la manière dont vous formulez vos consignes et retravaillez les textes comptera plus que l’outil choisi.
Remarque sur la confidentialité
L’IA est très utile, mais cela reste un système tiers. Même si vous avez l’impression de discuter avec un simple document, tout ce que vous saisissez peut être stocké ou traité en dehors du contrôle de votre organisation, en particulier avec les versions gratuites des outils d’IA.
Si vous n’ajouteriez pas une information dans un e-mail externe ou sur un canal Slack partagé, ne la saisissez pas dans des outils d’IA gratuits.
Cela signifie qu’il ne faut inclure ni vrais noms, ni matricules, ni détails précis de fournisseurs, ni informations confidentielles, ni documents financiers ou stratégiques non publiés dans vos conversations avec des outils d’IA gratuits ou non payants.
La meilleure façon de répondre aux enjeux de confidentialité et de sécurité de l’IA est d’en parler avec l’équipe informatique de votre entreprise pour connaître les usages appropriés, et vérifier s’ils proposent des outils préférés ou privés dans lesquels vous pouvez utiliser librement des informations de l’entreprise.
Sinon, assurez-vous d’être autorisé·e à utiliser des outils d’IA, puis envisagez un compte payant et pensez à désactiver l’utilisation de vos données par l’IA pour améliorer leurs modèles.
