Come Assumere un Assistente in 4 Semplici Passi
Se hai bisogno di aiuto per mantenere la giornata in ordine e gestire i compiti, assumere un assistente può fare davvero la differenza. In questo articolo, ti guiderò attraverso quattro semplici passaggi per assumere un assistente e ti aiuterò a capire esattamente di che tipo di supporto hai bisogno, cosa dovrebbe fare il tuo assistente e quanto dovresti pagarlo.
Ottieni la chiarezza e il supporto di cui hai bisogno per alleggerire il carico di lavoro e rendere la tua giornata più produttiva.
Perché assumere un assistente?
In qualità di leader aziendale, assumere un assistente può offrirti i seguenti vantaggi:
Continua a leggere—e continua a guidare con intelligenza
Crea un account gratuito per terminare la lettura e unirti a una community di leader lungimiranti che sbloccano strumenti, playbook e approfondimenti per prosperare nell'era dell'IA.
Have an account? Log In
- Gestione del tempo: Delegare compiti amministrativi come la programmazione, la gestione delle e-mail e il coordinamento delle riunioni ti assicura di essere sempre dove devi essere.
- Aumento della produttività: Un assistente può occuparsi delle attività ripetitive, permettendoti di concentrarti su attività di alto valore come la raccolta fondi, lo sviluppo del prodotto e il networking.
- Migliore organizzazione: Può aiutarti a strutturare il tuo flusso di lavoro, gestire le scadenze e mantenere i progetti sulla giusta strada.
- Comunicazione migliorata: Un assistente può agire da filtro, selezionando i messaggi e garantendo che le comunicazioni importanti abbiano la priorità.
- Scalabilità aziendale: Man mano che la tua startup cresce, avere qualcuno che gestisce le operazioni quotidiane supporta gli sforzi di crescita.
- Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: Assumendo le responsabilità di routine, può aiutarti a mantenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
4 semplici passaggi per assumere un assistente
Passaggio 1: Capisci di cosa hai bisogno
Il primo passo per assumere un assistente è approfondire ciò di cui hai effettivamente bisogno. Non basta semplicemente alzare le mani al cielo e chiedere aiuto.
Le responsabilità, la retribuzione e il livello d'impatto di un chief of staff, ad esempio, possono essere molto diverse rispetto a quelle di un assistente amministrativo.
Devi adottare un approccio metodico, analitico e introspettivo per determinare il tipo di assistente che porterà maggiori benefici a te e alla tua organizzazione.
Quali sono i tuoi punti deboli personali?
Sei umano e, come tutti gli esseri umani, hai i tuoi limiti. Magari ti sei accorto di essere al telefono durante la festa di compleanno di tuo figlio mentre prenotavi un viaggio di lavoro (colpevole!), o senti di non avere nessuno su cui contare al lavoro quando vuoi andare in vacanza.
Mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata è spesso la motivazione principale dietro la necessità di assumere un assistente personale o esecutivo.
Consiglio: Fai una lista dei tuoi punti deboli personali, che si tratti del bisogno di avere una persona fidata che possa agire per tuo conto quando sei fuori ufficio oppure di una persona affidabile che possa riordinare i materiali per l’ufficio e prendere il caffè.
Quali sono i punti deboli della tua organizzazione?
Come leader all’interno della tua organizzazione, il tuo tempo è prezioso. Man mano che l’organizzazione cresce, vorrai dedicare più tempo a far crescere il team, sviluppare prodotti e incontrare i clienti.
Sempre di più, le persone si aspetteranno da te la definizione della visione aziendale e l’impostazione delle strategie organizzative, piuttosto che trovare nuovi modi per gestire la rendicontazione delle spese.
E, man mano che diventano più impegnati e il tempo diventa più prezioso, i tuoi collaboratori vorranno che tu sia puntuale e ben preparato agli incontri.
Consiglio: Fai una lista di quelli che pensi siano i punti deboli della tua organizzazione e poi parla con i membri del team per chiedere cosa pensano loro. Potrebbero non coincidere e raggiungere una comprensione comune su come un assistente possa aiutare è fondamentale per capire quale tipo di assistente assumere.
Cosa sono disposto (e non disposto) a delegare?
Nella maggior parte delle piccole e medie imprese tutti indossano molti cappelli e, se sei il fondatore o il proprietario, probabilmente indossi quello più grande.
Questo rende la delega difficile, ma anche necessaria man mano che l’organizzazione cresce. Questo passaggio richiede una profonda introspezione riguardo a quanto controllo operativo quotidiano sei disposto e in grado di cedere.
Decidere quali compiti e piccoli progetti sei (e non sei) disposto a delegare influenzerà la tipologia di assistente che vorrai assumere.
Per farlo, traccia le tue attività durante una settimana e analizzale.
- Fai un elenco di tutto ciò che hai fatto ogni giorno e indica approssimativamente quale percentuale del tuo tempo è stata dedicata a ciascuna attività.
- Evidenzia quelle attività che hanno contribuito direttamente a far progredire o crescere l'organizzazione. Prendi nota di quelle su cui avresti voluto spendere più tempo.
- Evidenzia quelle attività che pensi avresti potuto delegare a qualcuno di fidato e competente.
- Rivedi tutto alla fine della settimana, assegnati una paga oraria (magari ti paghi $50/ora) e valuta se saresti disposto a pagare qualcun altro la stessa cifra per svolgere tutte le attività della tua lista. Se la risposta è no, probabilmente è arrivato il momento di assumere un assistente personale.
Passaggio 2: Decidi il tipo di assistente di cui hai bisogno
Ora che hai chiaro ciò di cui hai bisogno puoi decidere che tipo di assistente assumere, dove dovrebbe lavorare (a distanza o in presenza) e con quale frequenza (a tempo pieno o part-time).
Assistente personale: supporto personale per te
Tutti abbiamo sentito parlare di assistenti personali (PA), ma cosa fa esattamente un assistente personale? Un assistente personale è generalmente responsabile di un'ampia varietà di compiti:
- Supporto amministrativo ad esempio monitoraggio delle spese e compilazione di note spese, preparazione di ordini del giorno, presa di appunti e dettatura, stampa e archiviazione
- Gestione dell'agenda ad esempio pianificazione di riunioni e chiamate, prenotazione di sale riunioni esterne, gestione generale del calendario
- Coordinamento viaggi ad esempio organizzazione degli itinerari, prenotazione di voli e alberghi, pianificazione di eventi per i clienti
- Gestione delle comunicazioni ad esempio filtrare telefonate, rispondere alle e-mail
- Assistenza personale ad esempio ritirare la lavanderia, prendere il caffè, portare a spasso i cani
Un assistente personale (a volte denominato anche assistente personale esecutivo) è dedicato esclusivamente al supporto della tua persona.
Tuttavia, nel mondo del lavoro e in particolare nelle organizzazioni più piccole, il titolo "assistente personale" non è molto diffuso. Infatti, una recente ricerca di lavoro su LinkedIn non ha rilevato posizioni aperte in tutto il Canada.
Assistente esecutivo: supporto al business per te (e forse altri)
Un assistente esecutivo (EA) è la tipologia più comune di assistente personale e opera come tuo fidato "braccio destro". È normale che un EA supporti altri dirigenti dell'organizzazione, oltre a te.
Un assistente esecutivo ha responsabilità amministrative e gestionali simili a quelle di un PA, ma sarà in genere più focalizzato sul supporto alla tua vita professionale rispetto a quella privata. Le responsabilità aggiuntive di un EA possono includere:
- Gestione finanziaria ad esempio supervisione dei budget di CEO e altri dirigenti
- Creazione di processi ad esempio definizione di nuovi processi amministrativi e gestionali.
Nel suo libro, “The CEO’s Secret Weapon”, Jan Jones, che ha concluso la sua carriera come assistente esecutiva dell’iconico formatore personale Tony Robbins, ha descritto come "preparavo il caffè, scrivevo lettere, rispondevo al telefono, organizzavo viaggi, assumevo e gestivo team, impostavo e dirigevo operazioni amministrative, gestivo piccole imprese, sviluppavo e portavo avanti progetti grandi e piccoli, operando come estensione dei miei capi, sempre attenta ai loro affari, svolgendo anche il ruolo di confidente, consigliera, sostenitrice e amica.”
Assistente amministrativo: supporto per tutto il team
Un assistente amministrativo è responsabile del supporto amministrativo e gestionale per l'intera organizzazione. Di conseguenza, sarà meno concentrato sul supporto a te o agli altri dirigenti e più orientato a svolgere attività utili a tutti in azienda.
A seconda della dimensione della tua organizzazione, può riferire direttamente a te oppure a un altro leader o dirigente di alto profilo, come il Chief Human Resource Officer o il Chief Executive Officer.
Può anche essere chiamato assistente virtuale, assistente d’ufficio, o—in base al livello di responsabilità e seniority—office manager.
L’assistente amministrativo di solito ha responsabilità ampie e trasversali a tutta l'azienda, come ad esempio:
- Gestione dell'ufficio: ordinare forniture per l'ufficio, gestire fornitori e personale di pulizia, utilizzare software di rendicontazione delle spese di alta qualità per garantire operazioni finanziarie fluide.
- Coordinamento eventi: organizzare feste aziendali, pianificare incontri con i clienti
- Relazioni con i clienti: reception, accoglienza clienti e rispondere alle chiamate dei clienti.
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti ritrovarti con una figura ibrida tra un assistente esecutivo e uno amministrativo.
Leggi di più: Come funziona un software di gestione delle spese
Capo dello staff: partner strategico di alto livello
Il ruolo di capo dello staff (COS) è meno comune rispetto a quello di assistente esecutivo ed è poco compreso nel contesto aziendale.
Ciò è dovuto in parte al fatto che unisce in modo unico alcune delle responsabilità più strategiche di un leader senior o di un dirigente con le responsabilità più tipiche di un EA, e in parte perché è più spesso associato al mondo della politica.
Il CS riporta quasi sempre direttamente al CEO. Oltre alle responsabilità di un assistente esecutivo descritte sopra, il COS spesso:
- Agire come delegato e sostituto del CEO durante le riunioni
- Gestire un portafoglio di progetti per conto del CEO
- Agire come consulente aziendale per il CEO
- Gestire i ritmi aziendali organizzativi, come riunioni del consiglio e ritiri di leadership
- Gestire la pianificazione strategica e il budgeting per i dirigenti aziendali.
Nel suo libro, “Chief of Staff”, Tyler Parris definisce il COS come, “un ruolo jolly, ricoperto da qualcuno con eccezionali capacità organizzative e relazionali, che si occupa di tutte quelle attività che non rientrano nelle competenze di un membro già esistente del team di leadership o dello staff amministrativo esecutivo.”
Fase 3: Crea una descrizione del lavoro, determina la retribuzione e assumi!
Ora sai che tipo di assistente assumere e di quali compiti dovrà occuparsi, quindi è il momento di scrivere una descrizione della posizione, determinare quanto sei disposto a pagare la persona e iniziare la ricerca!
Creare una descrizione della posizione per un assistente
Come si crea una descrizione del lavoro per l’assistente che vuoi assumere? Puoi iniziare stilando la descrizione utilizzando l’elenco delle attività individuate nel Passaggio (1), insieme ad alcune delle responsabilità e mansioni di esempio per assistente personale elencate nel Passaggio (2), a seconda del tipo di assistente.
Nell’annuncio di lavoro, assicurati anche di includere:
- Altri benefit e vantaggi nel lavorare per la tua organizzazione
- Come lavoreranno a stretto contatto con te e con altri dirigenti
- L’impatto generale che la posizione può avere sul successo dell’azienda
- Comportamenti attesi e qualità personali
- Qualifiche e esperienza richieste/desiderate.
I candidati di talento attribuiscono grande valore al lavorare a stretto contatto con la leadership aziendale e vogliono sapere che ciò che fanno ha un significato.
Per approfondire ulteriormente, dai un’occhiata all’ottimo articolo di Mariya Hristova ‘come scrivere una descrizione del lavoro’.
Part-time o full-time, da remoto o in presenza
Oltre al titolo della posizione e alla descrizione del lavoro, e prima di decidere su aspetti come salario e compenso, dovrai stabilire se hai bisogno di un dipendente a tempo pieno (~40 ore settimanali) o di qualcuno che lavori più saltuariamente, su base part-time.
Ci sono pro e contro per entrambe le opzioni e dovresti considerare i seguenti aspetti:
- Costi: L'impiego part-time ti costerà meno, sia in termini di stipendio che, eventualmente, di benefici medici e sanitari.
- Disponibilità di talenti: Solitamente ci sono più persone in cerca di lavori full-time, quindi rendendo la posizione part-time potresti limitare il numero di candidati possibili.
- Espansione e riduzione: Se sopravvaluti o sottovaluti la quantità di lavoro per un assistente, potrebbe essere difficile trasformare un dipendente full-time in part-time, o viceversa.
- Curva di apprendimento: Un assistente che lavora a stretto contatto con te a tempo pieno potrebbe diventare operativo ed efficace prima di uno part-time.
Dovrai anche decidere quanto sia importante per te che l'assistente sia fisicamente presente in ufficio insieme a te e al tuo team.
Esistono molti modelli diversi di lavoro remoto e virtuale, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi, e la scelta su dove sarà posizionato il tuo assistente, nonché se svolgerà il ruolo di assistente personale online, sarà principalmente guidata dai suoi compiti e dalle tue preferenze personali.
Determinare quanto dovrebbe essere pagato un assistente
Quanto dovrebbe essere pagato un assistente amministrativo? Dovresti pagarlo con una tariffa oraria o con uno stipendio annuale? La risposta a queste domande dipende ancora una volta dal ruolo, dalle sue responsabilità e dal fatto che sia un impiego full-time o part-time.
Tipicamente, un assistente full-time riceverà un pacchetto di compensi totali, che comprende uno stipendio annuale, benefici medici e sanitari e altri vantaggi economici.
La tabella seguente riassume gli stipendi tipici in Canada, secondo varie fonti pubbliche di salari, per le posizioni di executive assistant e di assistente amministrativo, che sono le posizioni di assistente più comuni.
| Posizione | Glassdoor | Government of Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Executive Assistant | Min: $45,000Max: $80,000Avg: $60,000 | Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595 | 25th percentile: $49,75050th percentile: $56,75090th percentile: $75,000 | Min: $40,000Max: $71,000Avg: $54,186 |
| Assistente Amministrativo | Min: $33,000Max: $44,000Avg: $55,000 | Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385 | 25th percentile: $36,00050th percentile: $41,50090th percentile: $57,000 | Min: $28,932Max: $50,835Avg: $36,878 |
Fase 4: Recluta, seleziona e assumi!
Hai creato la descrizione della posizione del tuo nuovo assistente, redatto un annuncio di lavoro, stabilito quanto sei disposto a pagare e deciso dove e quanto lavorerà.
Inoltre, utilizzare le soluzioni HR per i controlli dei precedenti migliora l'efficienza e la precisione nelle assunzioni per una posizione così delicata e di valore.
Con questi elementi chiave a portata di mano, sei pronto a iniziare la ricerca del candidato ideale!
Dai un'occhiata alla nostra pratica guida su come assumere dipendenti per consigli, suggerimenti e indicazioni su come individuare e selezionare la persona migliore per il lavoro.
Cosa ne pensi?
In che modo l'assunzione di un assistente personale potrebbe aiutarti a essere più efficace e meno stressato? Quali benefici pensi che un assistente efficace potrebbe portare alla tua organizzazione? Quale tipo di assistente sarebbe il più adatto per la tua organizzazione, e perché?
Dicci la tua su queste domande nei commenti qui sotto e iscriviti alla newsletter di People Managing People per rimanere aggiornato sulle ultime novità HR da leader e esperti di management da tutto il mondo.
