Come Assumere un Assistente in 4 Semplici Passi
È stata un’altra settimana frenetica e impegnativa per te.
Tra il controllare i membri del team, rivedere i budget e supervisionare lo sviluppo dei prodotti, difficilmente ti resta il tempo di pranzare, figuriamoci prenotare il prossimo viaggio per visitare clienti o investitori.
Hai finalmente deciso che hai bisogno di aiuto.
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Che si tratti di mantenerti puntuale, di avere qualcuno a cui delegare le attività minori, o semplicemente di avere una fidata "mano destra" in cui confidare e su cui poter contare, un assistente può essere una risorsa inestimabile per te e la tua azienda.
Sai di aver bisogno di aiuto, ma non sei sicuro di quale tipo di supporto tu abbia realmente bisogno. Ti poni domande come:
- Dovrei assumere un assistente personale, un assistente esecutivo o aziendale, un assistente amministrativo o un chief of staff?
- Quali sono le differenze tra questi ruoli?
- Come posso trovare la persona giusta?
- Come posso essere sicuro che sia retribuita in modo adeguato?
Questo articolo ti mostrerà come assumere un assistente. Ti propone quattro semplici passaggi per capire che tipo di assistente ti serve, quali mansioni affidargli e quanto dovrebbe essere pagato.
Perché Assumere un Assistente?
Come leader d’azienda, assumere un assistente può portarti i seguenti vantaggi:
- Gestione del tempo: Delegare attività amministrative come la pianificazione, la gestione delle email e il coordinamento delle riunioni garantisce che tu sia sempre dove devi essere.
- Aumento della produttività: Un assistente può occuparsi dei compiti ripetitivi, permettendoti di concentrarti su attività di alto valore come raccolta fondi, sviluppo prodotto e networking.
- Migliore organizzazione: Può aiutarti a strutturare il tuo flusso di lavoro, gestire le scadenze e tenere i progetti in carreggiata.
- Comunicazione ottimizzata: Un assistente può fungere da filtro, selezionando i messaggi e assicurandosi che le comunicazioni importanti vengano prioritarizzate.
- Scalabilità aziendale: Man mano che la tua startup cresce, avere qualcuno che gestisca le operazioni quotidiane supporta gli sforzi di crescita.
- Migliore equilibrio vita-lavoro: Sgravandoti delle attività di routine, può aiutarti a mantenere un equilibrio più sano tra lavoro e vita personale.
4 Semplici Passaggi per Assumere un Assistente
Passaggio 1: Identifica di cosa hai bisogno davvero
Il primo passo per assumere un assistente è approfondire ciò di cui hai veramente bisogno. Non basta semplicemente agitare le mani e chiedere aiuto.
Le responsabilità, il salario e il livello di impatto di un chief of staff, ad esempio, possono essere molto diversi rispetto a quelli di un assistente amministrativo.
Dovrai adottare un approccio metodico, analitico e introspettivo per determinare il tipo di assistente che porterà maggiore beneficio a te e alla tua organizzazione.
Quali sono i tuoi punti dolenti personali?
Sei umano e, come tutti, hai i tuoi limiti. Magari ti sei ritrovato sul telefono durante la festa di compleanno di tuo figlio a prenotare un viaggio di lavoro (colpevole!), o senti di non avere nessuno su cui contare mentre sei in vacanza.
Mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata è spesso la spinta principale per assumere un assistente personale o esecutivo.
Consiglio: Fai una lista dei tuoi punti dolenti personali, che si tratti di avere una mano destra di fiducia che possa agire al tuo posto quando non sei in ufficio o di una persona affidabile che possa riordinare le forniture d'ufficio e prendere il caffè.
Quali sono i punti dolenti della tua organizzazione?
Come leader della tua organizzazione, il tuo tempo è prezioso. Crescendo, vorrai dedicare più tempo allo sviluppo del team, alla creazione di prodotti e all’incontro con i clienti.
Sempre più spesso, le persone si aspetteranno che tu definisca la visione aziendale e la strategia organizzativa, invece di trovare nuovi modi per gestire le note spese.
E, man mano che anche loro diventano più impegnati e il loro tempo si fa più prezioso, i tuoi collaboratori vorranno che tu sia puntuale alle riunioni e ben preparato.
Consiglio: Fai una lista di quelli che secondo te sono i punti dolenti dell’organizzazione, poi parla con i membri del team e chiedi anche la loro opinione. Potrebbero non combaciare, e arrivare a una comprensione condivisa di come un assistente possa aiutare è fondamentale per sapere quale tipo di assistente assumere.
Cosa sono disposto (e non disposto) a delegare?
Nella maggior parte delle piccole e medie imprese tutti ricoprono più ruoli e, se sei il fondatore o il titolare, probabilmente ne ricopri più di tutti.
Questo rende la delega difficile ma anche necessaria man mano che l'organizzazione cresce. Questo passaggio richiede una profonda introspezione su quanto controllo quotidiano sei disposto e in grado di cedere.
Decidere quali compiti e piccoli progetti sei disposto (o meno) a delegare influenzerà il tipo di assistente che vorrai assumere.
Per farlo, traccia le tue attività durante una settimana e analizzale.
- Fai un elenco di tutto ciò che hai fatto ogni giorno e indica approssimativamente quale percentuale del tuo tempo hai dedicato a ciascuna attività.
- Evidenzia quelle attività che hanno contribuito direttamente alla crescita o allo sviluppo dell'organizzazione. Prendi nota di quelle a cui avresti voluto dedicare più tempo.
- Evidenzia quelle attività che pensi avresti potuto delegare a qualcuno di capace di cui ti fidi.
- Alla fine della settimana, rivedi tutto, assegnati un compenso orario (magari ti paghi $50/ora) e determina se saresti disposto a pagare qualcun altro quella cifra per svolgere tutti i compiti nell'elenco. Se la risposta è no, probabilmente è arrivato il momento di assumere un assistente personale.
Fase 2: Decidi il tipo di assistente di cui hai bisogno
Una volta capite le tue necessità puoi decidere che tipo di assistente assumere, dove deve lavorare (da remoto o in presenza) e con che frequenza ti serve (a tempo pieno o part-time).
Assistente personale: supporto personale per te
Tutti noi abbiamo sentito parlare dell'assistente personale (PA), ma cosa fa esattamente un assistente personale? Un assistente personale è generalmente responsabile di una vasta gamma di compiti:
- Supporto amministrativo ad es. monitoraggio delle spese e redazione di note spese, preparazione di agende per riunioni, presa di appunti e dettatura, stampa e archiviazione
- Gestione dell'agenda ad es. organizzazione di riunioni e chiamate, prenotazione di sale esterne per incontri, gestione generale del calendario
- Gestione viaggi ad es. stesura degli itinerari, prenotazione di voli e hotel, pianificazione di eventi per i clienti
- Collegamento comunicativo ad es. filtraggio delle telefonate, risposta alle email
- Assistenza personale ad es. ritirare la lavanderia, prendere il caffè, portare a spasso i tuoi cani
Un assistente personale (in alcuni casi indicato anche come assistente personale esecutivo) si dedica esclusivamente a supportare te.
Tuttavia, nel mondo degli affari, soprattutto nelle piccole organizzazioni, il titolo "assistente personale" non è comune. Infatti, una recente ricerca di offerte di lavoro su LinkedIn non ha restituito alcuna posizione aperta in tutto il Canada.
Assistente esecutivo: supporto aziendale per te (e forse anche per altri)
Un assistente esecutivo (EA) è il tipo più comune di assistente personale e agisce come il tuo fidato "braccio destro". Spesso un EA supporta, oltre a te, anche altri dirigenti all'interno della tua organizzazione.
Un assistente esecutivo avrà responsabilità simili, a livello di segreteria e amministrazione, a quelle di un PA, ma si concentrerà maggiormente sul supporto alla tua vita professionale rispetto alla tua vita personale. Responsabilità aggiuntive di un EA possono includere:
- Gestione finanziaria ad es. supervisione dei budget del CEO e di altri dirigenti
- Creazione di processi ad es. nuovi processi amministrativi e di segreteria
Nel suo libro, “L’arma segreta del CEO”, Jan Jones, che ha concluso la sua carriera come assistente esecutivo dell’iconica figura mondiale dello sviluppo personale Tony Robbins, ha descritto come lei, “preparava il caffè, batteva lettere a macchina, rispondeva al telefono, organizzava viaggi, assumeva e gestiva team, organizzava e gestiva operazioni amministrative, gestiva piccole imprese, sviluppava e seguiva progetti grandi e piccoli, agendo come un’estensione dei miei capi, sempre vigile nei confronti dei loro affari, oltre a ricoprire il ruolo di confidente, consigliere, sostenitrice e amica.”
Assistente amministrativo: supporto per l’intero team
Un assistente amministrativo è responsabile del supporto segretariale e amministrativo per l’intera organizzazione. Di conseguenza, sarà meno focalizzato sul supporto diretto a te o ad altri dirigenti e più orientato a svolgere compiti utili a tutta l’azienda.
A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, può riferire direttamente a te oppure a qualche altro leader senior o dirigente, come il Chief Human Resource Officer o il Chief Executive Officer.
Possono essere anche chiamati assistente virtuale, assistente d’ufficio o—dipendendo dal livello di anzianità e responsabilità—office manager.
Un assistente amministrativo in genere ha responsabilità ampie che riguardano tutta l’azienda, come:
- Gestione dell’ufficio: Ordinare forniture d’ufficio, gestire i fornitori e il personale delle pulizie, utilizzare eccellenti software di rendicontazione delle spese per garantire un’efficace operatività finanziaria.
- Coordinamento eventi: Organizzare feste aziendali, gestire incontri con i clienti
- Relazioni con i clienti: Accoglienza al front desk, ricevere telefonate dai clienti.
A seconda della dimensione della tua organizzazione, potresti finire con un ruolo ibrido tra assistente esecutivo e assistente amministrativo.
Leggi di più: Come funziona un software di gestione delle spese
Capo di gabinetto: Partner strategico di alto livello
Il ruolo di capo di gabinetto (COS) è meno comune rispetto a quello di assistente esecutivo ed è poco compreso in ambito aziendale.
Ciò è dovuto in parte al fatto che unisce in modo unico alcune delle responsabilità più strategiche di un leader o dirigente senior a quelle più tipiche di un assistente esecutivo, e in parte perché viene più spesso associato al mondo della politica.
Il COS quasi sempre riporta direttamente al CEO. Oltre alle responsabilità di un assistente esecutivo elencate sopra, il COS spesso:
- Agisce come delegato e sostituto del CEO durante le riunioni
- Gestisce un portafoglio di progetti per conto del CEO
- Agisce come consulente aziendale del CEO
- Gestisce le routine organizzative come le riunioni del consiglio e i ritiri del management
- Gestisce la pianificazione strategica e il budgeting per i dirigenti aziendali.
Nel suo libro, “Chief of Staff”, Tyler Parris definisce il COS come, “un ruolo trasversale, ricoperto da qualcuno con eccezionali capacità organizzative e relazionali, che gestisce tutte le attività non coperte da un altro membro del team di leadership o dal personale amministrativo di un dirigente.”
Fase 3: Crea una descrizione del lavoro, determina la retribuzione e assumi!
Ora sai quale tipo di assistente assumere e di quali responsabilità dovrà occuparsi, quindi è il momento di scrivere una descrizione del lavoro, decidere quanto sei disposto a pagare la persona e procedere con l’assunzione!
Come creare una descrizione del lavoro per un assistente
Come si scrive una descrizione del lavoro per l’assistente da assumere? Puoi iniziare utilizzando la lista dei compiti individuata nella Fase (1), integrandola con alcuni esempi di responsabilità e mansioni tipiche di un assistente personale elencate nella Fase (2), a seconda del tipo di assistente che desideri.
Nell’annuncio di lavoro, assicurati di includere anche:
- Ulteriori benefit e vantaggi offerti dall’organizzazione
- Come sarà il lavoro a stretto contatto con te e con altri dirigenti
- Il grande impatto che la posizione può avere sul successo dell’azienda
- Comportamenti ed attitudini attesi
- Qualifiche e esperienza richieste/desiderate.
I candidati di talento danno grande valore alla possibilità di lavorare a stretto contatto con il management e vogliono sapere che ciò che fanno ha un senso.
Per approfondire, consulta l’ottimo articolo di Mariya Hristova su ‘come scrivere una descrizione del lavoro’.
Part-time o full-time, da remoto oppure in sede
Oltre al titolo e alla descrizione del lavoro, e prima di decidere su aspetti come stipendio e retribuzione, dovrai stabilire se hai bisogno di un dipendente a tempo pieno (~40 ore a settimana) oppure qualcuno che lavori su base part-time.
Ci sono pro e contro per entrambe le opzioni e dovresti considerare quanto segue:
- Costi: L'impiego part-time ti costerà meno, sia in termini di stipendio sia, possibilmente, di benefici medici e sanitari.
- Disponibilità di talenti: In genere ci sono più persone che cercano un impiego a tempo pieno, quindi rendere la posizione part-time potrebbe limitare il numero di candidati potenziali.
- Espansione / Riduzione: Se sovrastimi o sottovaluti il carico di lavoro per un assistente, potrebbe essere difficile trasformare un dipendente a tempo pieno in uno part-time, o viceversa.
- Curva di apprendimento: Un assistente che lavora a stretto contatto con te a tempo pieno potrebbe diventare efficace più velocemente rispetto a chi lavora part-time.
Dovrai anche decidere quanto sia importante che il tuo assistente sia fisicamente presente in ufficio con te e il tuo team.
Esistono molti modelli diversi di lavoro remoto e virtuale, ciascuno con i propri vantaggi e svantaggi. La decisione sulla posizione del tuo assistente, così come sul fatto che sia un assistente personale online, sarà guidata in gran parte dai suoi compiti e dalle tue preferenze personali.
Determinare quanto dovrebbe essere pagato un assistente
Quanto dovrebbe essere pagato un assistente amministrativo? Dovresti pagarli a ore oppure uno stipendio annuale? Anche la risposta a queste domande dipende dalla mansione, dalle relative responsabilità e dal fatto che sia a tempo pieno o part-time.
Generalmente, un assistente a tempo pieno riceverebbe un pacchetto di compensazione totale, che include uno stipendio annuale, benefici medici e sanitari e altri vantaggi economici.
La tabella seguente riepiloga le retribuzioni tipiche in Canada secondo varie fonti pubbliche per le posizioni di assistente esecutivo e assistente amministrativo, che sono le mansioni di assistenza più comuni.
| Posizione | Glassdoor | Governo del Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Assistente Esecutivo | Min: $45,000Max: $80,000Med: $60,000 | Min: $36,400Max: $83,200Mediana: $57,595 | 25° percentile: $49,75050° percentile: $56,75090° percentile: $75,000 | Min: $40,000Max: $71,000Med: $54,186 |
| Assistente Amministrativo | Min: $33,000Max: $44,000Med: $55,000 | Min: $31,200Max: $49,600Mediana: $45,385 | 25° percentile: $36,00050° percentile: $41,50090° percentile: $57,000 | Min: $28,932Max: $50,835Med: $36,878 |
Fase 4: Reclutamento, selezione e assunzione!
Hai creato la descrizione del ruolo per il tuo nuovo assistente, scritto un annuncio di lavoro, deciso quanto sei disposto a pagare e stabilito dove e con quale frequenza lavorerà.
Inoltre, utilizzare soluzioni per il controllo dei precedenti HR migliora l'efficienza e l'accuratezza nelle assunzioni per questa posizione così delicata e preziosa.
Con questi ingredienti chiave a disposizione, sei pronto per iniziare la ricerca del tuo candidato ideale!
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Cosa ne pensi?
In che modo assumere un assistente personale potrebbe aiutarti ad essere più efficace e meno stressato? Quali vantaggi pensi che un assistente efficace potrebbe portare alla tua organizzazione? Quale tipo di assistente sarebbe il migliore per la tua organizzazione, e perché?
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