Cos’è un Software di Gestione delle Spese?
Conosci tutte quelle cartucce per stampanti, cucitrici, app di sicurezza per browser e pranzi di networking per cui i tuoi dipendenti hanno speso dei soldi? Ebbene, tutte queste ricevute di spesa devono essere registrate, gestite e monitorate in qualche modo come spese aziendali.
La maggior parte delle aziende utilizza software di gestione delle spese per tenere traccia delle spese dei propri dipendenti, tuttavia, il 43% delle aziende gestisce ancora le spese manualmente usando fogli di calcolo o addirittura la carta. L'inserimento manuale ruba tempo al dipendente, al manager e rallenta il processo di elaborazione e rimborso delle spese tramite la contabilità.
Che cos'è il software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese è un tipo di applicazione automatizzata che aiuta a gestire le spese aziendali dei dipendenti. Queste soluzioni utilizzano l'automazione per consentire a dipendenti e manager di inviare, monitorare e rendicontare le proprie spese, semplificando così la gestione delle spese e riducendo i costi di lavoro e gli errori.
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Il modo tradizionale di tracciare le spese era affidarsi al dipendente per registrare e gestire le proprie spese fino a una data o orario stabiliti. Il dipendente quindi trasmetteva il proprio rapporto spese e l'amministratore doveva esaminare l'elenco delle spese, verificare la ricevuta cartacea e poi approvarle o rifiutarle.
Molte aziende utilizzano ancora questo processo e non sono consapevoli dei vantaggi che si ottengono tramite software di tracciamento o gestione delle spese.
I software di gestione delle spese possono aiutare a garantire che la tua azienda non spenda più del dovuto per le spese aziendali, oltre a permetterti di gestire i rimborsi in tempo reale.
In che modo il software di gestione delle spese può avvantaggiare la tua azienda?
Potresti essere già pienamente convinto che la soluzione ideale sia il software di gestione delle spese automatizzato, ma, per sicurezza, ecco alcuni benefici di cui forse non hai ancora sentito parlare riguardo questi software:
Tempo
In media, occorrono 20 minuti per compilare un rapporto spese manuale. Con l'automazione, questo tempo può essere ridotto drasticamente. Il software di gestione delle spese offre una verifica immediata delle ricevute al momento dell'invio, può controllare la conformità delle ricevute con precisione e produrre report di spesa con un semplice clic.
Queste funzionalità evitano la necessità di tornare indietro e cercare tra le ricevute, senza contare il tempo perso a spulciare fogli di calcolo alla ricerca di un errore o per rivedere una spesa di un dipendente che forse non era conforme alla policy.
Accuratezza
Un software di gestione delle spese automatizzato riduce drasticamente la probabilità di errori. I piccoli sbagli possono passare inosservati e influenzare il rapporto spese. Per facilitare la vita al tuo team finanziario, adottare un sistema automatizzato farà diminuire gli errori in modo esponenziale, lasciandoti tempo per concentrarti su aspetti più importanti come programmare strategie future di gestione delle spese o sviluppare politiche di spesa più adeguate.
Rendicontazione/Previsione Spese
La maggior parte dei software di rendicontazione e gestione delle spese dispone di una funzione di analisi che aiuta a tracciare le richieste di rimborso e analizzare le tendenze.
Le analisi possono offrire spunti sulle spese future e persino suggerimenti su quando modificare le politiche di gestione delle spese. Nel lungo termine, questo può far risparmiare tempo, denaro e stress alla tua azienda.
Facilità d’uso
I dipendenti utilizzano il software di gestione delle spese per trasmettere le proprie note spese. Per questo motivo, molti sistemi hanno integrato funzionalità per smartphone che consentono ai dipendenti di fotografare le ricevute, inserendole subito nel sistema.
I dipendenti possono utilizzare carte di credito aziendali che si integrano col software. Queste interfacce sono generalmente semplici da usare e comprendono spesso moduli di formazione e assistenza clienti.
Doppia integrazione
Molti software di gestione delle spese possono essere integrati con software di contabilità, rendendo la gestione delle spese ancora più fluida e semplice.
I contabili non dovranno inserire manualmente i dati di spesa. Tutte le spese e le ricevute saranno accessibili dalla piattaforma e i rimborsi potranno essere pianificati ed erogati più rapidamente.
L’integrazione aiuta anche liberi professionisti e società di servizi professionali a trasmettere facilmente le spese di progetto, monitorarle e ottenerne il rimborso senza perderle nei meandri burocratici.
Workflow di approvazione migliorato
Quando si tratta di approvare o rifiutare una spesa, il software di gestione delle spese può essere configurato per approvare automaticamente e inviare notifiche ai responsabili designati per una validazione più rapida. Questo processo di validazione può essere salvato e applicato ad altre categorie di spesa, riducendo il tempo necessario a inviare le prove richieste all’approvatore.
Funzionalità chiave del software di gestione delle spese
- Traccia delle ricevute - Tieni traccia delle ricevute non appena vengono inviate e accedi rapidamente alle ricevute quando necessario per le verifiche.
- Funzionalità della dashboard - Dashboard unificate sono facilmente accessibili sia dai dipendenti che dai responsabili e permettono una verifica interna ed esterna più agevole da parte dei contabili.
- Funzione fotocamera smartphone - Consente ai dipendenti di fotografare le loro ricevute tramite smartphone e caricarle istantaneamente nella dashboard.
- Integrazione della carta di credito - Collega direttamente le carte di credito aziendali alla piattaforma e permette ai dipendenti di monitorare le spese su una dashboard intuitiva.
- Notifiche - Invia notifiche quando si sta per raggiungere il limite di spesa e segnala le spese se non sono verificate.
- Instradamento ricevute - Le ricevute possono essere rapidamente inviate per la verifica a responsabili e approvatori secondo necessità.
- Controllo delle violazioni delle politiche - Analizza ricevute e dati degli utenti per controllare i limiti di spesa e stabilire quando una spesa deve essere verificata.
- Modifiche alle politiche di spesa - Le politiche possono essere regolate rapidamente e implementate immediatamente.
Come scegliere un software di gestione delle spese
Ora che conosci i benefici e le caratteristiche chiave del software di gestione delle spese online, come puoi sapere qual è il sistema più adatto alla tua azienda? Ecco alcune domande da porti prima di acquistare questo tipo di software:
Come fanno acquisti i tuoi dipendenti?
Se i tuoi dipendenti usano una carta di credito personale, avrai bisogno di una funzione di acquisizione foto sull'app mobile per poter inserire le ricevute. Se vengono utilizzate carte di credito aziendali, sono indispensabili le funzionalità di integrazione con le carte di credito. Potresti anche dover implementare ulteriori funzionalità di sicurezza nel caso in cui la carta venga smarrita o se alcune spese debbano essere controllate.
Quali funzionalità utilizzi di solito nel software di gestione delle spese automatizzato?
Osservare i tuoi attuali software automatizzati ti aiuterà a capire quali funzionalità cercare in un software di gestione delle spese. Ad esempio, se il software attuale invia notifiche regolari a stakeholder o responsabili, includere una funzionalità di notifiche per la tua piattaforma di gestione delle spese potrebbe essere utile alla tua azienda.
Quanto è grande la tua azienda?
Per una piccola impresa potresti non aver bisogno di un software di gestione delle spese con capacità di integrazione doppia (aggiunta di software contabile). Per aziende più grandi, può essere essenziale avere una funzione che permetta a freelance o gruppi di servizi di inviare una ricevuta di rimborso spese o fatturare automaticamente la tua azienda verso la contabilità fornitori.
Considera la dimensione della tua azienda; a seconda della natura della tua attività, potrebbero già essere in atto delle politiche e delle integrazioni.
Quanti dipartimenti lavorano insieme?
Se assegni regolarmente i costi a diversi dipartimenti, assicurarti di avere una buona funzione di analisi potrebbe essere necessario per ottenere insight e sviluppare correttamente la tua soluzione e politica di gestione delle spese.
Cosa ne pensi dei software di gestione delle spese?
Che tu sia convinto o meno, la gestione delle spese è un processo essenziale che spesso viene trascurato. Può aiutarti a risparmiare tempo, denaro e persino la salute mentale quando si tratta di processare e tracciare le spese. Senza dimenticare che può migliorare i sistemi di gestione delle risorse umane.
Anche se pensi di avere già un buon processo, considera il punto di vista dei dipendenti: l’82% delle aziende che hanno investito o stanno pianificando di investire in software per la gestione delle spese o dei report sulle spese, affermano di farlo per facilitare la vita a dipendenti e responsabili.
Che tu voglia semplificare il processo o far crescere la tua azienda, i vantaggi dei sistemi di gestione delle spese diventano sempre più evidenti.
Pronto a dare un’occhiata? Scopri la nostra selezione dei 10 migliori software di gestione delle spese per aziende nel 2022.
