Come portare il tuo programma di IA oltre i prompt
Cambiamento fondamentale: Le librerie di prompt migliorano la coerenza, ma le competenze basate sui flussi di lavoro creano cicli di feedback che migliorano costantemente le decisioni relative alle persone.
Ciclo delle assunzioni: I flussi di lavoro per le assunzioni basati sull'IA collegano la pianificazione, i colloqui e i successivi dati sulle prestazioni per rivelare quali segnali predicono il successo.
Test diagnostico: Valuta ogni processo relativo alle persone verificando gli input, la ripetibilità, i risultati prodotti a valle e se gli esiti ritornano per consentire miglioramenti.
Giudizio umano: Compadre amplia l'accesso alle informazioni sulla retribuzione, mantenendo le raccomandazioni e le decisioni finali nelle mani di professionisti umani responsabili.
Scelta della leadership: I maggiori vantaggi derivano dalla riprogettazione del lavoro, dall'integrazione dei dati e dallo sviluppo di professionisti capaci di pensare in termini di flussi di lavoro.
Molti programmi di IA all'interno della funzione Risorse umane iniziano nello stesso modo. Qualcuno trova un prompt che produce una descrizione del lavoro discreta, qualcun altro ne trova uno che riassume i temi emersi dal sondaggio sul coinvolgimento e, nel giro di poche settimane, compare un documento condiviso.
I professionisti imparano i prompt e si sentono più veloci, le metriche di adozione migliorano e, dopo due anni di preoccupazioni sul rischio che le risorse umane rimanessero indietro, questo sembra un progresso. Poi passano sei mesi e qualcuno chiede dove sia finito concretamente il valore.
Brad Wilkins, vicepresidente Persone e Organizzazione di Cognite, ha vissuto questa storia all'interno della propria funzione e si è messo alla ricerca del valore. Non se n'era accumulato molto, e il motivo non aveva nulla a che fare con la qualità dei prompt.
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Ciò che una raccolta di prompt non può accumulare
Un prompt è una singola istruzione che produce un singolo risultato. Ciò che una raccolta di prompt accumula è coerenza nell'input. Quello che non può accumulare sono evidenze sul risultato, perché nulla fa ritornare il risultato al sistema.
«I prompt sono la mossa iniziale», ha detto Wilkins. «Non sono l'unità di lavoro.»
L'unità di lavoro è una competenza, prendendo in prestito il termine dagli strumenti su cui si basa il suo team. Si riferisce a qualcosa che acquisisce input da diversi sistemi, esegue un processo coerente su di essi, produce un artefatto definito e migliora man mano che i dati sugli esiti ritornano al sistema.
Il processo di assunzione, eseguito in entrambi i modi
Se gestisci le assunzioni tramite prompt, ottieni una buona descrizione del lavoro in 90 secondi invece che in 40 minuti. Un manager descrive il ruolo, il professionista esegue il prompt salvato e riceve una bozza solida. Fallo 200 volte e la bozza finale sarà esattamente buona quanto la prima, ed è proprio questo il problema.
La versione basata sulle competenze inizia prima e termina molto più tardi. In Cognite, la raccolta dei requisiti inizia con un colloquio strutturato con il responsabile delle assunzioni. La conversazione viene confrontata con il piano finanziario dell'organico e con la distribuzione delle performance del team. Le incoerenze emergono prima che qualcuno scriva una sola parola.
Le conversazioni con i colleghi vengono sintetizzate in un'unica esigenza di assunzione chiara. Poi vengono riuniti i materiali di supporto, compresa una griglia di valutazione con criteri definiti rispetto ai quali gli intervistatori possano assegnare un punteggio. Durante i colloqui, il flusso di lavoro segnala elementi come la qualità delle domande e il rapporto tra i tempi di parola.
Poi arriva la parte che conta. Sei mesi dopo l'inizio del lavoro di una persona assunta, il sistema torna a esaminare i punteggi del colloquio e li confronta con il modo in cui quella persona ha effettivamente completato il periodo iniziale di inserimento. Nel tempo, può mostrare quali manager sono bravi a valutare determinate competenze e quali segnali del colloquio predicono effettivamente il successo.
La duecentesima assunzione passa attraverso un ciclo più accurato rispetto alla prima. Questa è l'intera distinzione, e nessun prompt la produce, per quanto attentamente sia scritto.
Wilkins ha scelto deliberatamente le assunzioni. È l'ambito in cui le organizzazioni hanno alcuni dei dati più disordinati e le maggiori differenze nel comportamento dei manager. È anche per questo che l'accumulo progressivo vale più in una funzione Risorse umane che nell'ingegneria, dove il lavoro è già strumentato.
Quattro domande
La definizione di Wilkins funziona come un test. Per qualsiasi elemento costruito dalla tua funzione, poni queste quattro domande:
- Acquisisce input da più di un sistema?
- Esegue ogni volta lo stesso processo, invece di dipendere da chi lo sta gestendo?
- Produce un artefatto da cui dipende qualcuno a valle?
- Qualcosa fa ritornare l'esito al sistema?
Se rispondi no alla quarta domanda, hai una raccolta di prompt con più passaggi. Questo crea un limite massimo.
Wilkins ritiene che le organizzazioni ancorate ai prompt si stabilizzino intorno a un miglioramento della produttività del 10-20%, una sua stima personale e non un parametro di riferimento pubblicato. Tuttavia, la sua forma corrisponde alle previsioni aziendali sull'IA di PwC per il 2026, secondo cui la tecnologia produce circa il 20% del valore di un'iniziativa, mentre l'altro 80% deriva dalla riprogettazione del lavoro.
«Se l'avessi saputo prima, avrei evitato i mesi dedicati alla cura della raccolta di prompt che tutti nel nostro settore stavano portando avanti e sarei passato direttamente alla progettazione delle competenze», ha detto Wilkins. «Avrei investito nei professionisti capaci di ragionare in termini di flussi di lavoro, invece che in quelli bravi a scrivere prompt ingegnosi.»
Non ha smantellato ciò che aveva costruito e continua a sostenere che una raccolta di prompt vada trattata come un patrimonio organizzativo. I prompt sono necessari, ma prima o poi si esauriscono, e il problema inizia quando la raccolta diventa la destinazione invece che il primo mese di un progetto più lungo.
Il valore è nel flusso di lavoro
Tony Castellanos, responsabile delle persone presso Nextdoor, ha supervisionato la creazione di un servizio retributivo che mostra cosa cambia quando l'unità di lavoro è un flusso di lavoro. Si integra con l'architettura retributiva dell'azienda e attinge ai dati dell'intera popolazione aziendale. I recruiter e i partner aziendali delle Risorse umane possono accedere direttamente a queste informazioni, senza dover passare dal team che si occupa delle retribuzioni. Lo chiamano Compadre.
Un recruiter può chiedere come si confronta un'offerta proposta con le attuali fasce retributive dell'azienda. Il servizio mostra anche come si confronta con la retribuzione delle persone già presenti in azienda, senza identificarle.
Ciò che non farà è analizzare la situazione o dire al recruiter cosa offrire. Uno dei principi del team, afferma Castellanos, è assumersi la responsabilità di ciò che fa la propria IA, cosa più facile da rispettare quando l'unica parte in grado di arrivare a una conclusione è una persona.
In precedenza, un recruiter doveva aspettare uno o due giorni per ricevere risposta da un partner del team retributivo, per poi negoziare con qualcuno che non conosceva il contesto del candidato. Compadre non ha reso più veloce quella riunione. Ha eliminato la riunione, e con essa è venuto meno il passaggio di consegne tra due funzioni.
Cosa si ottiene in cambio
Il motivo per cui questo strumento è sulla scrivania di un responsabile delle Risorse umane anziché su quella dell'IT riguarda il suo effetto sui ruoli. Una libreria di istruzioni rende un professionista più veloce nello svolgere un lavoro che faceva già. Un'abilità si occupa della riformattazione e della calibrazione manuale che si frapponevano tra i momenti in cui si esercitava il giudizio, restituendo quei momenti al professionista.
Ogni elaborato prodotto dal flusso di lavoro per le assunzioni di Wilkins è una bozza, non una decisione, e due settimane di lavoro frammentato su cinque strumenti sono diventate poche ore di revisione umana.
Il costo è l'integrazione. Un'abilità priva di dati non può fare molto più di quanto possa fare un'istruzione. Molte piattaforme che nel 2024 proponevano sistemi di IA integrati hanno fornito un cruscotto con un chatbot aggiunto in un secondo momento. Quindi la vera scelta non riguarda l'approvvigionamento. Riguarda ciò che si sta realmente costruendo.
Wilkins sosterrebbe i professionisti che ragionano in termini di flussi di lavoro più di quelli che scrivono istruzioni ingegnose, e questa è una decisione che riguarda assunzione e sviluppo.
