QuickBooks’ regnskaps-AI: Funksjoner i dybden og hvordan det fungerer

Transaksjonene fortsetter å komme inn, men å holde regnskapet organisert betyr fortsatt at du må gå gjennom kategorier, avklare spørsmål og sørge for at alt blir registrert riktig. 

QuickBooks AI for regnskap er utviklet for å forenkle denne arbeidsflyten ved å klargjøre rutinemessig bokføring for gjennomgangen din. 

Denne veiledningen går gjennom hvordan det fungerer, de viktigste funksjonene, hvordan du bruker det, og hvilke virksomheter som har størst nytte av det.

Hva er QuickBooks Online AI for regnskap?

QuickBooks Online AI for regnskap er en AI-drevet bokføringsassistent som bidrar til å holde regnskapet oppdatert med mindre manuelt arbeid. 

Den klargjør rutinemessige transaksjoner for gjennomgang, ber om avklaringer ved behov og lar deg eller regnskapsføreren ta regnskapsbeslutningene. 

Resultatet er mindre tid brukt på å registrere transaksjoner og mer tid på å gå gjennom arbeid som allerede er klargjort.

Slik fungerer QuickBooks Online AI for regnskap

Når du kobler til bank- og kredittkortkontoene til virksomheten, går AI-en for regnskap gjennom hver innkommende transaksjon og klargjør den før du ser den. 

Ved hjelp av historikken fra bokføringen din forutsier den den mest sannsynlige kategorien, kunden eller leverandøren, og organiserer deretter arbeidet basert på hvor sikker den er.

Dette skjer deretter:

• Rutinemessige transaksjoner klargjøres for rask gjennomgang og bokføring.
• Uklare transaksjoner merkes med en forespørsel om mer informasjon i stedet for å bli kategorisert automatisk.
• Relaterte transaksjoner, som lønnsutbetalinger og betalinger av regninger, matches for å redusere manuelt bokføringsarbeid.
• Uvanlig aktivitet og mulige bokføringsproblemer fremheves for gjennomgang.

Resultatet er en enklere arbeidsflyt. 

Du bruker mindre tid på å registrere og kategorisere transaksjoner manuelt ved å gå gjennom arbeid som allerede er klargjort, og bare gripe inn når det er behov for innspillene dine.

Fremtredende funksjoner i QuickBooks AI for regnskap

Intuit QuickBooks Online QuickBooks AI for regnskap har flere funksjoner som gjør den daglige bokføringen raskere og enklere. Her er tre du bør kjenne til.

Partier klare for bokføring

En av de største tidsbesparende funksjonene er Klare for bokføring, som samler transaksjoner som AI-en har høy tillit til. 

I stedet for å gå gjennom hver transaksjon enkeltvis kan du raskt gjennomgå et helt parti, gjøre nødvendige endringer og bokføre alt med bare noen få klikk. 

Dette gjør bokføring fra manuell dataregistrering til en langt raskere gjennomgangsprosess.

Be om mer informasjon ved behov

I stedet for å gjette hvordan en uklar transaksjon skal kategoriseres, ber AI-en for regnskap om en avklaring. 

Den oppretter en forespørsel som du, regnskapsføreren din eller et annet teammedlem kan svare på, og oppdaterer deretter transaksjonen når den manglende informasjonen er oppgitt. 

Dette bidrar til å redusere bokføringsfeil, samtidig som alle involverte følger den samme arbeidsflyten.

AI-drevet bankavstemming

Å avstemme regnskapet hver måned kan være en av de mest tidkrevende bokføringsoppgavene. 

På støttede QuickBooks Online-abonnementer sammenligner AI-en for regnskap kontoutskriftene dine med regnskapet, identifiserer avvik og forklarer hva som må følges opp. 

Når mulige problemer allerede er fremhevet, kan du konsentrere deg om å løse avvik i stedet for å lete gjennom hver transaksjon manuelt.

I tillegg til disse kjernefunksjonene har QuickBooks AI for regnskap også flere verktøy som forbedrer den daglige bokføringen. 

RULE- og AUTO-merkene identifiserer tydelig transaksjoner som er bokført automatisk, slik at du får bedre oversikt over hva AI-en har håndtert. Den kan også analysere resultatregnskapet og balanseregnskapet for å oppdage dupliserte transaksjoner, feilaktig kategoriserte utgifter og andre bokføringsproblemer før de utvikler seg til større problemer. 

Slik bruker du QuickBooks AI for regnskap

Når kontoene dine er koblet til, begynner QuickBooks Accounting AI å klargjøre transaksjoner for gjennomgang. Slik bruker du de viktigste funksjonene til å gjennomgå, godkjenne og holde regnskapet nøyaktig.

Trinn 1: Koble til bank- og kredittkortkontoene dine

Begynn med å koble bedriftens bank- og kredittkortkontoer til QuickBooks Online. 

Accounting AI bruker innkommende transaksjoner sammen med historikken i regnskapet ditt til å foreslå kategorier, kunder, leverandører og andre transaksjonsdetaljer før de klargjøres for gjennomgang.

Trinn 2: Gjennomgå transaksjonene som er klare for bokføring

Åpne banktransaksjonene dine og gjennomgå gruppen Klar for bokføring.

 Dette er transaksjoner som Accounting AI er tilstrekkelig sikker på at kan klargjøres for gjennomgang. Kontroller de foreslåtte detaljene, gjør eventuelle nødvendige endringer, og godkjenn og bokfør deretter bunken.

Trinn 3: Svar på forespørsler om mer informasjon

Hvis Accounting AI trenger mer kontekst, kan du gjennomgå transaksjonene som er flagget, og oppgi den etterspurte informasjonen. Hvis noen andre har svaret, for eksempel regnskapsføreren din eller et annet teammedlem, kan du dele forespørselen med dem slik at transaksjonen kan fullføres.

Trinn 4: Gjennomgå RULE- og AUTO-transaksjoner

Gjennomgå transaksjoner merket med RULE- eller AUTO-merker for å identifisere arbeid som er utført gjennom bankregler, samsvarte lønnsposter, Bill Pay og andre støttede automatiseringer. Stikkprøver av disse transaksjonene hjelper deg med å kontrollere at alt ble behandlet som forventet.

Trinn 5: Avstem kontoene dine

Hvis du bruker QuickBooks Online Plus eller Advanced, kan du bruke den AI-assisterte avstemmingsfunksjonen under månedsavslutningen. 

Den sammenligner kontoutskriftene dine med regnskapet, fremhever avvik og forklarer hva du må følge opp før du avstemmer kontoene dine.

Trinn 6: Gjennomgå funnene i rapportene

Avslutt med å gjennomgå AI-ens rapportfunn for resultatregnskapet og balansen. 

Se etter dupliserte transaksjoner, feil kategoriserte poster, uvanlig kontoaktivitet og andre regnskapsproblemer, og løs dem før du avslutter regnskapet for måneden.

Hvem kan ha nytte av QuickBooks Accounting AI?

Jo mer tid du bruker på å gjennomgå transaksjoner og holde regnskapet oppdatert, desto større nytte kan QuickBooks Accounting AI gi. Her er brukerne løsningen egner seg best for.

Småbedriftseiere som fører sitt eget regnskap

Mange småbedriftseiere håndterer regnskapet selv samtidig som de driver resten av virksomheten. 

QuickBooks Accounting AI reduserer mengden manuelt arbeid ved å klargjøre transaksjoner for gjennomgang, be om avklaringer ved behov og bidra til å identifisere regnskapsproblemer før de utvikler seg til større problemer. 

Dette gjør at eiere kan bruke mindre tid på rutinemessig regnskapsarbeid, samtidig som de beholder kontrollen over de økonomiske opplysningene sine.

Frilansere og enkeltpersonforetak

Frilansere og enkeltpersonforetak har ofte ikke budsjett til en egen regnskapsfører, noe som betyr at regnskapsføring blir enda et ansvar ved siden av å betjene kunder. 

QuickBooks Accounting AI bidrar til å organisere innkommende transaksjoner, foreslår kategorier basert på tidligere aktivitet og klargjør rutinearbeid for gjennomgang. Dermed blir det enklere å føre et nøyaktig regnskap uten å legge flere timer til arbeidsuken.

Voksende småbedrifter med større transaksjonsvolum

Når en virksomhet vokser, øker også antallet banktransaksjoner, fakturaer, utgifter og lønnsposter som må gjennomgås. 

QuickBooks Accounting AI hjelper team i vekst med å holde tritt ved å klargjøre rutinemessig regnskapsarbeid, støtte avstemming ved månedsavslutningen og analysere økonomiske rapporter for dupliserte transaksjoner, feil kategoriserte utgifter, utsatt inntekt og andre regnskapsproblemer. 

Resultatet er en regnskapsprosess som skalerer enklere etter hvert som transaksjonsvolumet øker.

Begrensninger og utfordringer ved QuickBooks regnskaps-KI

QuickBooks regnskaps-KI kan redusere manuelt bokføringsarbeid betydelig, men den er fortsatt utviklet for å fungere sammen med deg i stedet for å erstatte vurderingene dine. Her er noen ting du bør ha i bakhodet før du stoler på forslagene.

Hvilke funksjoner du har tilgang til, avhenger av abonnementet ditt

Funksjonene i QuickBooks regnskaps-KI varierer etter abonnement. 

KI-drevne funksjoner for banktransaksjoner er tilgjengelige i alle QuickBooks Online-abonnementer, mens den fullstendige regnskaps-KI-en er inkludert i QuickBooks Online Essentials, Plus og Advanced. 

Avanserte funksjoner som KI-assistert avstemming og rapportanalyse krever QuickBooks Online Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite.

Den lærer av bokføringshistorikken din

Forslagene blir mer nøyaktige over tid ved å lære av bokføringsaktiviteten din og svarene dine. Ved å gjennomgå og korrigere anbefalinger bidrar du til å forbedre fremtidige forslag.

Du bør fortsatt gjennomgå KI-forslagene

KI-en klargjør bokføringen for gjennomgang i stedet for å ta alle regnskapsbeslutninger automatisk. Ved å gjennomgå foreslåtte kategorier, transaksjoner og avstemminger kan du sørge for at regnskapene dine fortsatt er korrekte før du godkjenner endringer.

Regnskapsbeslutninger krever fortsatt menneskelig vurdering

Enkelte transaksjoner krever ytterligere kontekst før de kan kategoriseres riktig. Når det trengs mer informasjon, ber KI-en om en avklaring, men du eller regnskapsføreren din har fortsatt ansvaret for å ta de endelige regnskapsbeslutningene.

Konklusjon

Hvis du vil vite mer, anbefaler jeg at du utforsker oversikten deres over plattformen QuickBooks KI-regnskap for å se hvordan den passer inn i QuickBooks Online.

Ved å ta deg tid til å gjennomgå forslagene, svare på forespørsler om mer informasjon og avstemme kontoene dine regelmessig, får du størst mulig utbytte av funksjonene samtidig som du holder regnskapet korrekt.