Måneden er over, men hvor trygg er du på at regnskapet ditt er korrekt? Det er lett å gå videre til neste måned uten å gjennomgå regnskapet, og først senere oppdage manglende transaksjoner eller feil i rapporteringen.
En månedsavslutning er en enkel rutine som hjelper deg med å oppdage slike problemer tidlig. I stedet for å gå gjennom flere måneders bokføring ved årets slutt, gjennomgår du måneden mens den fortsatt er fersk, slik at du kan avslutte den med trygghet.
QuickBooks Online gjør månedsavslutningen enklere. I denne veiledningen viser vi deg hvordan du kan bygge en enkel rutine for månedsavslutning ved hjelp av programmet.
Slik gjør QuickBooks Online månedsavslutningen enklere
Intuit QuickBooks Online bidrar til å redusere arbeidet med å avslutte regnskapet hver måned ved å automatisere rutineoppgaver og synliggjøre problemer som krever oppmerksomhet.
Det støtter månedsavslutningen ved å:
- Holde regnskapet organisert gjennom hele måneden. Regnskaps-AI kategoriserer transaksjoner etter hvert som de kommer inn, mens samsvarende lønns- og Bill Pay-transaksjoner registreres automatisk.
- Forenkle avstemmingen av kontoer. AI-drevet avstemming sammenligner regnskapet med kontoutskriftene fra banken og kredittkortet, fremhever avvik og forklarer hvordan de kan løses.
- Beskytte avsluttede perioder. Med Lukk regnskapet kan du låse måneden med en advarsel eller et passord for å bidra til å forhindre utilsiktede endringer etter gjennomgangen.
I stedet for at månedsavslutningen blir et omfattende oppryddingsarbeid, bidrar QuickBooks Online til å gjøre den til en enkel rutine som holder regnskapet korrekt gjennom hele året.
Før du starter månedsavslutningen
Før du begynner, må du kontrollere at QuickBooks Online-kontoen din er klar for månedsavslutning.
Koble til bank- og kredittkortkontoene dine, slik at transaksjonene alltid er oppdaterte (AI-drevet avstemming krever Plus eller Advanced, mens manuell avstemming er tilgjengelig i alle abonnementer).
Du trenger også månedsutskriftene for hver konto du avstemmer, samt administratortilgang hvis du planlegger å angi en avslutningsdato og et passord etter gjennomgangen.
Til slutt bør du sette av tid i løpet av den første uken i hver måned ved å legge inn en gjentakende kalenderpåminnelse, siden det er regelmessighet som gjør en rutine for månedsavslutning effektiv.
Når alt er på plass, kan du følge fremgangsmåten nedenfor for å gjennomføre en månedsavslutning i QuickBooks Online.
Slik gjennomfører du en månedsavslutning i QuickBooks Online
Følg trinnene nedenfor for å fullføre månedsavslutningen i Intuit QuickBooks Online. Gå gjennom hvert trinn før du avslutter måneden.
Trinn 1. Tøm transaksjonskøen
Gå gjennom alt som fortsatt ligger i bankfeeden, og bokfør eller korriger utestående transaksjoner.
Start med AI-ens Klar til bokføring-gruppe, og gå deretter gjennom transaksjonene som krever at du legger inn informasjon, slik at månedens aktivitet er komplett før du starter avslutningen.
[SKJERMBILDE: trinn 1 — tømming av gjennomgangskøen i bankfeeden]
Trinn 2. Registrer manglende transaksjoner
Bankfeeder fanger ikke opp alle transaksjoner.
Legg til utestående fakturaer, regninger, kontanttransaksjoner eller andre posteringer ved månedsslutt som ikke er registrert, slik at regnskapet gjenspeiler alt som skjedde i løpet av måneden.
Trinn 3. Avstem alle kontoer
Avstem hver bank- og kredittkortkonto mot kontoutskriften for å bekrefte at regnskapet stemmer med opplysningene hos finansinstitusjonene dine. I Plus og Advanced kan du bruke AI-drevet avstemming til å gjennomgå og løse eventuelle avvik før du går videre.
[SKJERMBILDE: trinn 3 — avstemmingsskjermen med et AI-forklart avvik]
Trinn 4. Gå gjennom AI-markerte problemer
Gå gjennom det Regnskaps-AI flagger i resultatregnskapet og balansen, for eksempel duplikate transaksjoner, feilkonterte kostnader, uvanlige saldoer eller problemer med forfalte poster. Løs hvert funn mens måneden fortsatt er fersk, i stedet for å ta problemene med videre til neste periode.
[SKJERMBILDE: trinn 4 — funn fra avviksdeteksjonen i resultatregnskapet]
Trinn 5. Gå gjennom regnskapsrapportene dine
Åpne resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen.
Avstemmingen bekrefter at oppføringene dine er korrekte. Når du går gjennom disse rapportene, bekrefter du at tallene gir mening.
Se etter alt som er uventet, i stedet for å prøve å kontrollere hver enkelt transaksjon.
Trinn 6. Undersøk uventede resultater
Hvis et tall ikke samsvarer med forventningene dine, bør du gå inn i de underliggende transaksjonene for å forstå hvorfor.
Mange overraskelser skyldes feil kategorisering eller tidsforskjeller, mens et reelt problem som dukker opp av og til, er nettopp det en månedsavslutning skal avdekke.
Trinn 7. Lås regnskapet
Gå til Innstillinger → Avansert → Regnskap og angi avslutningsdatoen til den siste dagen i måneden. Velg om endringer i avsluttede perioder skal kreve en advarsel eller et passord.
For de fleste virksomheter gir et krav om passord bedre beskyttelse mot utilsiktede endringer etter at måneden er gjennomgått.
[SKJERMBILDE: trinn 7 — innstillingen for å låse regnskapet, med avslutningsdato og passord]
Trinn 8. Noter spørsmål til regnskapsføreren
Før en løpende liste over spørsmål, uvanlige transaksjoner eller vurderinger som dukket opp under avslutningen. Det er mye enklere å gå gjennom disse samlet enn å prøve å rekonstruere dem under oppryddingen ved årets slutt.
Slik ser en god månedsavslutning ut med QuickBooks Online
Ved slutten av månedsavslutningen bør du kunne krysse av for følgende:
- Alle bank- og kredittkortkontoer er avstemt mot månedsoppgavene sine.
- Utestående transaksjoner er kategorisert eller registrert, slik at det er lite eller ingenting som venter i transaksjonskøen.
- Funnene fra regnskaps-AI-en er gjennomgått, og eventuelle viktige problemer er løst eller undersøkt.
- Resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen gjenspeiler nøyaktig hvordan virksomheten din gjorde det i løpet av måneden.
- Den fullførte perioden er låst med en avslutningsdato for å bidra til å forhindre utilsiktede endringer.
- Eventuelle gjenværende spørsmål eller uvanlige transaksjoner er dokumentert for regnskapsføreren din i stedet for å bli utsatt til årets slutt.
Når du gjentar denne prosessen hver måned, blir det raskere, mer konsekvent og enklere å håndtere å avslutte regnskapet i QuickBooks Online.
I stedet for å bruke flere dager på å rydde opp i flere måneders bokføring, går du gjennom den foregående måneden mens den fortsatt er fersk, og holder regnskapsoppføringene dine oppdatert gjennom hele året.
Tips og vanlige feil du bør unngå
Selv med en konsekvent månedsrutine kan noen få små vaner gjøre avslutningen mer nøyaktig og mye enklere å håndtere over tid.
Ikke lås regnskapet for tidlig
En avslutningsdato beskytter fullførte perioder, men først etter at du har gått gjennom rapportene og løst eventuelle utestående problemer.
Hvis du låser måneden for tidlig, blir det vanskeligere å rette opp feil, og det kan bli nødvendig å åpne en avsluttet periode på nytt.
Sammenlign denne månedens rapporter med forrige måneds
Når du går gjennom resultatregnskapet og balansen måned etter måned, blir det mye enklere å oppdage uvanlige endringer.
Store svingninger i inntekter, utgifter eller kontosaldoer blir ofte tydelige når du sammenligner rapporter, i stedet for å gå gjennom hver måned isolert.
Tøm transaksjonskøen hver uke
Hvis du venter til slutten av måneden med å kategorisere alle transaksjonene, kan en kort gjennomgang bli til en langvarig oppryddingsøkt. Hvis du bruker noen minutter hver uke på å holde transaksjonskøen oppdatert, går selve månedsavslutningen mye raskere.
Bruk gjentakende transaksjoner for forutsigbare utgifter
Hvis virksomheten din har regelmessige regninger, abonnementer, lånebetalinger eller husleie, kan du sette dem opp som gjentakende transaksjoner i QuickBooks Online.
Dette reduserer manuell dataregistrering og bidrar til å sikre at vanlige utgifter ikke blir oversett under månedsavslutningen.
Oppbevar dokumentasjonen på ett sted
Lagre kvitteringer, fakturaer og kontoutskrifter på et organisert sted gjennom hele måneden, i stedet for å lete etter dem under avslutningen.
Når dokumentasjonen er lett tilgjengelig, blir det mye enklere å kontrollere transaksjoner og svare på spørsmål hvis noe ikke ser riktig ut.
Konklusjon
Du kan også lære mer om Regnskapsføring med kunstig intelligens for å se hvordan funksjoner basert på kunstig intelligens bidrar til å forenkle kategorisering, avstemming og økonomiske gjennomganger gjennom hele måneden.
Hvis du ønsker å oppdage enda flere verktøy og ressurser, kan du besøke hjemmesiden til Intuit QuickBooks Online for å utforske alt plattformen har å tilby.
Å etablere en konsekvent rutine for månedsavslutningen er en av de beste måtene å holde regnskapet nøyaktig og virksomheten på rett spor. Jeg ønsker deg lykke til når du tar denne prosessen i bruk og gjør den til en del av den månedlige arbeidsflyten din.
Vanlige spørsmål
Hvor lang tid bør en månedsavslutning ta for en liten virksomhet?
Når kontoene er tilkoblet og transaksjonene holdes oppdatert, kan de fleste små virksomheter fullføre en månedsavslutning på én til tre timer. Prosessen blir vanligvis raskere etter hvert som den blir en del av rutinen din.
Hva gjør det å låse regnskapet?
Når du låser regnskapet, angir du en avslutningsdato for å bidra til å forhindre endringer i ferdigstilte regnskapsperioder. Avhengig av innstillingene dine vil brukerne enten motta en advarsel eller måtte angi et passord før de kan gjøre endringer.
Trenger jeg en regnskapsfører for å gjennomføre en månedsavslutning?
Nei. De fleste eiere av små virksomheter kan gjennomføre en månedsavslutning selv, mens en regnskapsfører kan gjennomgå regnskapet ditt og hjelpe til med mer komplekse regnskapsmessige beslutninger.
Hva om jeg finner en feil i en avsluttet måned?
Du kan fortsatt korrigere transaksjoner i en avsluttet periode hvis du har nødvendige tillatelser eller passordet. Når du har gjort korrigeringen, bør du gjennomgå de økonomiske rapportene for å sikre at alt fortsatt er riktig.
Hvilke QuickBooks Online-abonnementer støtter denne rutinen?
Manuell avstemming, økonomiske rapporter og Lukk regnskapet er tilgjengelig i alle QuickBooks Online-abonnementer. Avstemming basert på kunstig intelligens og andre funksjoner for regnskapsføring med kunstig intelligens er tilgjengelig i Plus- og Advanced-abonnementene.
