QuickBooks Workforce-lønn med kunstig intelligens: Grundig gjennomgang av funksjoner og hvordan det fungerer

Lønnsdagen skulle egentlig gå raskt. I stedet forsvinner enda en time på å lete etter manglende timelister og rette små feil før lønnen i det hele tatt kan behandles. 

Det er nettopp dette problemet QuickBooks Workforce Payroll AI er utviklet for å hjelpe med. 

I denne veiledningen går vi gjennom hvordan det fungerer, hvordan du setter det opp, og om det passer for virksomheten din.

Hva er QuickBooks Workforce sin Payroll AI? 

I bunn og grunn er QuickBooks Workforce sin Payroll AI utviklet for å fjerne det repetitive arbeidet med å forberede lønn. 

I stedet for å bruke hver lønnsperiode på å følge opp ansatte for arbeidstid, overtid og tips, håndterer AI-en denne delen for deg ved å ta kontakt via SMS eller QuickBooks Workforce-appen og samle inn informasjonen den trenger.

Etter hvert som svarene kommer inn, går den gjennom de innsendte timene, markerer alt som ser uvanlig eller ufullstendig ut, og følger til og med opp ansatte for å bidra til å løse avvik før lønnen behandles.

Når alt er samlet inn og bekreftet, utarbeider den et lønnsutkast i QuickBooks Online, slik at du får en tydelig oversikt over bruttolønn og lønnskostnader før noe går videre.

Det viktigste å vite er at Payroll AI ikke erstatter deg som beslutningstaker. Rollen er å klargjøre lønnen, ikke å godkjenne den. 

Du går fortsatt gjennom hver lønnskjøring før den ferdigstilles. Dermed får du tidsbesparelsen fra automatisering, samtidig som du beholder full kontroll over hvem som får betalt, og hvor mye.

De viktigste funksjonene i QuickBooks Payroll AI

Dette er de viktigste funksjonene som gjør QuickBooks Workforce Payroll AI til en verdifull lønnsassistent.

Den samler automatisk inn lønnsinformasjon

I stedet for å følge opp ansatte for arbeidstid, overtid og tips i hver lønnsperiode, samler Payroll AI dette inn for deg via SMS eller QuickBooks Workforce-appen. Dette bidrar til å redusere frem og tilbake-kommunikasjonen før lønnen skal behandles.

Den markerer problemer før lønnen behandles

Etter hvert som lønnsinformasjonen kommer inn, kontrollerer Payroll AI om det mangler detaljer eller finnes uvanlige oppføringer. Hvis noe ser feil ut, følger den opp før lønnsutkastet utarbeides, slik at du kan oppdage problemer tidligere.

Den utarbeider et lønnsutkast som er klart for gjennomgang

Etter at lønnsinformasjonen er samlet inn og gjennomgått, oppretter Payroll AI et lønnsutkast i QuickBooks Online med beregnet bruttolønn og lønnskostnader. Du går ganske enkelt gjennom utkastet, gjør eventuelle nødvendige endringer og godkjenner lønnskjøringen.

Payroll AI lager også en innsamlingsplan basert på lønnshistorikken din, lar deg velge hvordan ansatte skal kontaktes, krever ansattes samtykke før meldinger begynner å bli sendt, og gjør det mulig å korrigere innsendte timer før lønnsperioden avsluttes.

Slik bruker du QuickBooks Payroll AI

Følg disse trinnene for å konfigurere QuickBooks Workforce Payroll AI og begynne å bruke den i lønnsprosessen.

Trinn 1: Bekreft at du er kvalifisert

Du må allerede ha kjørt minst én lønnsutbetaling i QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, og AutoPayroll må være slått av. Payroll AI og AutoPayroll kan ikke brukes samtidig.

Trinn 2: Start konfigureringen fra feeden

Gå til Feed, velg Payroll AI, deretter Se hvordan det fungerer og Kom i gang. Payroll AI analyserer tidligere lønnskjøringer og foreslår en tilpasset plan.

[SKJERMBILDE: trinn 2 — inngangen til konfigurering av Payroll AI i feeden]

Trinn 3: Tilpass planen

Gå gjennom listen over registrerte ansatte og fyll inn eventuell manglende informasjon. 

Velg deretter hvilke dager Payroll AI kan kontakte ansatte, forhåndsvis meldingen de vil motta, velg SMS eller QuickBooks Workforce-appen som kommunikasjonskanal, og velg hvordan Payroll AI skal kommunisere med deg som administrator.

Trinn 4: Innhent samtykke fra de ansatte

Lønnings-AI-en kontakter hver ansatt for å be om samtykke før datainnsamlingen starter. Ved å informere teamet om at en ny innsamlingsmetode er på vei, kan du hjelpe dem med å vite hva de kan forvente.

Trinn 5: Gå gjennom og godkjenn hver lønnskjøring

Deretter samler lønnings-AI-en inn lønnsinformasjon etter planen, bekrefter innsendte data, følger opp avvik og utarbeider et lønnsutkast med totalsummer for bruttolønn og lønnskostnader som du kan gå gjennom. 

Din rolle under hver lønnssyklus er å gå gjennom utkastet og godkjenne lønnen.

Hva skjer etter at du begynner å bruke QuickBooks Payroll AI?

Når QuickBooks Workforce Payroll AI er konfigurert, blir lønnsprosessen din langt mer automatisert. 

Ta et team på ni personer innen landskapsarbeid som får lønn annenhver uke, som eksempel. 

De ansatte mottar en tekstmelding mandag med en forespørsel om arbeidstimene sine, og lønnings-AI-en samler automatisk inn svarene deres. 

Når et teammedlem rapporterer 61 timer i stedet for de vanlige 45, markerer lønnings-AI-en avviket og følger opp. Den ansatte svarer at det var en skrivefeil, og informasjonen blir korrigert før lønnen klargjøres.

Innen torsdag mottar bedriftseieren et lønnsutkast med ferdig beregnede totalsummer for bruttolønn. 

I stedet for å bruke kveldene på å etterlyse timelister og registrere lønn manuelt før fristen, går eieren gjennom utkastet over en kopp kaffe, godkjenner det fra telefonen og fortsetter med resten av dagen. 

Lønnen kjøres fortsatt som normalt. Det som endres, er hvor mye manuelt forarbeid som kreves.

Hvem kan ha nytte av QuickBooks Workforce Payroll AI?

Er du usikker på om QuickBooks Workforce Payroll AI passer for deg? Her er virksomhetene og teamene som mest sannsynlig vil ha nytte av å bruke den.

Eieren som også er lønnsadministrator

Hvis du håndterer lønn samtidig som du driver virksomheten, kan QuickBooks Workforce Payroll AI bidra til å redusere tiden du bruker på å klargjøre hver lønnskjøring. 

I stedet for å håndtere alle oppgavene med innsamling og bekreftelse manuelt, kan du fokusere på å gå gjennom og godkjenne lønnen.

Lederen for timelønnede team

Virksomheter med timelønnede ansatte må ofte håndtere skiftende arbeidsplaner, overtid og innsending av timelister i hver lønnsperiode. 

QuickBooks Workforce Payroll AI bidrar til å forenkle lønnsklargjøringen ved å samle inn og bekrefte lønnsinformasjon før den er klar for gjennomgang.

Den voksende virksomheten som har vokst fra regnearket

Manuelle lønnsprosesser som fungerte tidligere, kan bli vanskelige å håndtere når teamet vokser. 

Hvis du fortsatt er avhengig av regneark, timelister på papir eller tekstmeldinger, tilbyr QuickBooks Workforce Payroll AI en mer strukturert arbeidsflyt for lønnsklargjøring.

QuickBooks Workforce Payroll AI kan også være nyttig for virksomheter med ansatte eller oppdragstakere i felten som rapporterer arbeidstimer eksternt, samt kontorledere eller teammedlemmer som nylig har overtatt lønnsansvaret.

Begrensninger og utfordringer ved QuickBooks Workforce Payroll AI

Selv om QuickBooks Workforce Payroll AI kan redusere det manuelle arbeidet med lønnsklargjøring, er det fortsatt noen begrensninger du bør være oppmerksom på før du tar den i bruk.

Det gjelder kvalifikasjonskrav

QuickBooks Workforce Payroll AI krever minst én tidligere utbetalt lønnsslipp ved bruk av QuickBooks Workforce Core, Premium eller Elite, og den kan ikke brukes sammen med AutoPayroll. 

De ansatte må delta

De ansatte må gi samtykke før QuickBooks Workforce Payroll AI kan begynne å samle inn lønnsinformasjon. Hvis teammedlemmer ikke svarer på lønnsforespørsler, må du fortsatt følge dem opp manuelt.

Det er fortsatt ditt ansvar å godkjenne lønnen

QuickBooks Workforce-lønnings-AI-en klargjør et lønnsutkast, men du er fortsatt ansvarlig for å gjennomgå flaggede elementer, kontrollere lønnstotalene og godkjenne hver lønnskjøring før den behandles.

Lønnings-AI-en fokuserer på klargjøring av lønn

QuickBooks Workforce-lønnings-AI-en er utviklet for å samle inn lønnsinformasjon, kontrollere innsendte data, følge opp avvik og klargjøre lønnsutkast. Skatteoppsett, konfigurering av personalgoder og beslutninger knyttet til etterlevelse er fortsatt en del av den vanlige lønnsprosessen din.

Konklusjon

Hvis du ønsker å lære mer, kan du utforske QuickBooks Workforce for å sammenligne tilgjengelige lønnsplaner og funksjoner. 

Jeg håper denne veiledningen har gitt deg en bedre forståelse av hvordan QuickBooks Workforce-lønnings-AI-en fungerer, og om den passer for lønnsprosessen din.