Medarbeideropplysninger skal ikke kreve at du leter gjennom e-posttråder, delte mapper eller arkivskap bare for å finne et dokument eller oppdatere noens informasjon.
QuickBooks Workforce bidrar til å samle alt på ett sted ved å oppbevare hver medarbeiders opplysninger samlet, samtidig som medarbeiderne får sikker tilgang til selvbetjening.
I denne veiledningen viser vi deg hvordan du organiserer medarbeideropplysninger i QuickBooks Workforce, slik at de blir enklere å administrere i dag og enklere å finne når du trenger dem mest.
Hvorfor bruke QuickBooks Workforce til å holde medarbeideropplysninger organisert
QuickBooks Workforce bidrar til å holde medarbeideropplysninger organisert ved å samle alt på ett sted i stedet for å spre informasjon på tvers av e-poster, papirdokumenter og flere systemer.
Hver medarbeider har én profil der personopplysninger, lønnsinformasjon og ansettelsesdokumenter kan administreres samlet, mens medarbeiderselvbetjening reduserer rutinemessige forespørsler om lønnsslipper, W-2-skjemaer og annen lønnsinformasjon.
Når opplysningene er koblet til lønnssystemet og tilgangen styres av administratorer, blir det enklere å holde informasjonen nøyaktig, sikker og lett tilgjengelig gjennom hele ansettelsesforholdet.
Slik organiserer du medarbeideropplysninger i QuickBooks Workforce
Følg disse trinnene for å organisere medarbeideropplysninger i komplette og lett administrerbare QuickBooks Workforce-profiler.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Trinn 1. Kartlegg det du har
Lag en liste over hvor medarbeiderinformasjonen for øyeblikket finnes, inkludert skuffer, innbokser og regneark, og identifiser deretter hva som mangler i hver medarbeiderprofil.
Denne oversikten blir sjekklisten din for overføring når du flytter opplysningene til QuickBooks Workforce.
Trinn 2. Fullfør alle medarbeiderprofiler
Gå gjennom Lønn og deretter Medarbeidere, og fyll ut personopplysninger, arbeidsinformasjon og lønnsinformasjon for hver medarbeider. Profilen fungerer bare som én pålitelig kilde til sannheten når den er komplett.
Trinn 3. Legg ved dokumentene
Legg signerte tilbudsbrev, bekreftelser på at retningslinjer er lest, og andre ansettelsesdokumenter til hver medarbeiderprofil.
På Premium- og Elite-abonnementer kan du bruke den digitale dokumentflyten til å be om elektroniske signaturer og holde ferdigstilte dokumenter organisert sammen med medarbeiderens opplysninger.
Trinn 4. Inviter alle til QuickBooks Workforce
Send invitasjoner til QuickBooks Workforce til medarbeidere som ennå ikke har koblet seg til, og be dem velge det papirløse W-2-alternativet under oppsettet. Hver medarbeider som bruker selvbetjening, er én person mindre som er avhengig av deg for rutinemessige lønnsdokumenter.
Trinn 5. Angi tilgangen bevisst
Gå gjennom hver medarbeiders tilgang til QuickBooks Workforce, slik at de bare kan se det de skal ha tilgang til.
Når noen slutter i virksomheten, slår du av tilgangen til QuickBooks Workforce, samtidig som du beholder ansettelsesopplysningene intakte i henhold til kravene til oppbevaring.
Trinn 6. La oppdateringer gå gjennom kilden
Oppfordre medarbeiderne til å oppdatere kvalifiserte personopplysninger gjennom QuickBooks Workforce når det er mulig, inkludert adresseendringer og andre personopplysninger.
Informasjon som vedlikeholdes i kilden, har større sannsynlighet for å forbli nøyaktig enn informasjon som videresendes gjennom e-poster eller manuelle forespørsler.
Trinn 7. Gjør en enkel kvartalsvis gjennomgang
Se etter ufullstendige profiler, utestående dokumentforespørsler og medarbeidere som ikke har godtatt invitasjonen til QuickBooks Workforce.
Hvis du bruker noen minutter på å gjennomgå opplysningene hvert kvartal, blir årsslutten mye enklere.
Dette vil du legge merke til etter at du har organisert medarbeideropplysningene i QuickBooks Workforce
Du vil merke forskjellen når du i stedet for å bruke tid på å lete gjennom mapper eller svare på rutinemessige forespørsler fra medarbeidere, har ett sted for å administrere alt.
Medarbeiderne kan få tilgang til egne lønnsslipper og W-2-skjemaer gjennom Workforce, mens komplette profiler holder lønnsinformasjon og ansettelsesdokumenter organisert og enkle å finne.
Når noen begynner i eller slutter i virksomheten, finnes det en fast prosess å følge i stedet for et siste-liten-kaos.
Innen årsslutt er forespørslene om W-2-skjemaer minimale, fordi de ansatte allerede har tilgang, og papirløse innstillinger er konfigurert på forhånd.
Vanlige feil og nyttige tips
Disse enkle påminnelsene kan hjelpe deg med å holde orden på ansattopplysningene etter hvert som virksomheten vokser.
Ikke oppbevar flere versjoner av samme oppføring
Når ansattopplysningene er flyttet til QuickBooks Workforce, bør du slutte å oppdatere den samme informasjonen i regneark, e-poster eller papirfiler. Ved å oppbevare én komplett ansattprofil sikrer du at alle arbeider ut fra den samme informasjonen.
Fullfør QuickBooks Workforce-invitasjoner raskt
De ansatte må aktivere QuickBooks Workforce-kontoen sin før de kan bruke selvbetjeningsfunksjonene. Jo raskere de godtar invitasjonen, desto raskere får de tilgang til lønnsslipper og W-2-skjemaer uten å kontakte lønnsavdelingen.
Deaktiver QuickBooks Workforce-tilgang ved avslutning av arbeidsforholdet
Når en ansatt slutter, deaktiverer du QuickBooks Workforce-tilgangen, samtidig som du beholder arbeidsforholdet i QuickBooks. Dette beskytter ansattopplysningene uten å påvirke oppbevaringen av oppføringene dine.
Hold opplysningene om nyansatte konsekvente
Bruk den samme introduksjonsprosessen for alle nyansatte, slik at hver ansattprofil inneholder fullstendige og konsekvente opplysninger fra starten av.
Gå regelmessig gjennom ansattopplysningene
Gå jevnlig gjennom ansattprofilene for å finne manglende opplysninger, ufullstendige dokumenter eller ventende Workforce-oppsett før dette blir et problem under lønnskjøring eller rapportering ved årsslutt.
Konklusjon
Hvis du vil utforske QuickBooks Workforce nærmere, kan du ta en titt på QuickBooks Workforce for å se plattformen i praksis selv.
Jeg håper denne veiledningen hjelper deg med å etablere en mer organisert og pålitelig måte å administrere ansattopplysninger med QuickBooks Workforce på. Etter hvert som teamet vokser, kan det å ha alt samlet på ett sted gjøre lønnskjøring, introduksjon og oppgaver ved årsslutt mye enklere å håndtere.
Vanlige spørsmål
Hva kan de ansatte se og gjøre selv?
De ansatte kan få tilgang til lønnsslipper, W-2-skjemaer, inntekter, saldorester for fravær og andre tilgjengelige selvbetjeningsfunksjoner. De kan også oppdatere kvalifiserende personopplysninger og fullføre tildelte oppgaver.
Hvem bestemmer hva som er synlig?
Administratorer styrer QuickBooks Workforce-tilgangen for hver ansatt, mens tilgjengelige funksjoner avhenger av abonnementet og konfigurasjonen din.
Hva skal inngå i en ansattprofil?
Hver profil lagrer personopplysninger og arbeidsopplysninger, lønnsdetaljer, arbeidsforholdsdokumenter og innstillinger for QuickBooks Workforce-tilgang på ett sted.
Hvordan hjelper dette ved årsslutt og under en revisjon?
Når ansattopplysninger og lønnsinformasjon oppbevares samlet, blir de enklere å finne frem under rapportering ved årsslutt og ved forespørsler om dokumentasjon.
Hva skjer med oppføringene når noen slutter?
Deaktiver QuickBooks Workforce-tilgangen til den ansatte når vedkommende slutter, samtidig som du beholder arbeidsforholdet i QuickBooks i tråd med kravene til oppbevaring.
