Tilbudet er akseptert, og den nyansatte er klar til å begynne. Nå gjenstår papirarbeidet, skatteskjemaene, opplysningene om direkte innskudd og alt annet som må fullføres før den første lønnsutbetalingen.
Vi har satt sammen denne veiledningen for å hjelpe deg med å introdusere en nyansatt i QuickBooks Workforce, slik at du kan fullføre hvert trinn med trygghet og gjøre medarbeideren klar for lønnskjøring.
Hvorfor bruke QuickBooks Workforce til introduksjon av ansatte?
Introduksjonen avsluttes ikke når tilbudsbrevet er signert.
Det gjenstår fortsatt skatteskjemaer som skal fylles ut, opplysninger om direkte innskudd som skal samles inn, bedriftsdokumenter som skal signeres, og lønnsinformasjon som skal klargjøres før en nyansatt er klar for sin første lønnsutbetaling.
QuickBooks Workforce samler disse oppgavene på ett sted, noe som gjør det enklere for medarbeiderne å fullføre det de må, samtidig som du får bedre oversikt over hva som fortsatt gjenstår.
Når medarbeiderne fullfører introduksjonsoppgavene sine, overføres opplysningene deres til QuickBooks Workforce i stedet for å bli lagt inn manuelt senere. Resultatet er en mer organisert introduksjonsprosess og en smidigere vei frem til medarbeiderens første lønnskjøring.
Dette bør du huske på før du introduserer en nyansatt i QuickBooks Workforce
Før du begynner, bør du bruke noen minutter på å kontrollere at alt er klart. Når disse grunnleggende tingene er på plass, blir introduksjonsprosessen enklere.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Bekreft oppsettet av QuickBooks Workforce
Kontroller at QuickBooks Workforce-abonnementet ditt omfatter introduksjonsfunksjonene du planlegger å bruke. Enkelte avanserte verktøy, som automatiserte I-9-skjemaer og elektroniske signaturer, er bare tilgjengelige med bestemte abonnementer.
Samle inn medarbeiderens opplysninger og dokumenter
Ha medarbeiderens private e-postadresse, startdato, lønnstype, lønnssats og eventuelle nødvendige bedriftsdokumenter klare før du begynner introduksjonsprosessen. Når alt er klargjort på forhånd, kan du gå gjennom arbeidsflyten uten å måtte stoppe for å lete etter manglende opplysninger.
Gå gjennom oppsettet for lønn og frynsegoder
Hvis medarbeideren skal inkluderes i lønn eller frynsegoder, må du bekrefte at disse innstillingene allerede er konfigurert før du sender invitasjonen til introduksjonen. Dette bidrar til å sikre at medarbeideren er klar for den første lønnskjøringen.
Slik introduserer du en nyansatt i QuickBooks Workforce
Følg disse trinnene for å introdusere en ny medarbeider i QuickBooks Workforce, fullføre det nødvendige papirarbeidet og gjøre medarbeideren klar for lønnskjøring.
Start før første arbeidsdag
Så snart tilbudet er akseptert, går du til Lønn, deretter Medarbeidere, velger Legg til medarbeider og angir den nyansattes navn og e-postadresse.
Velg «Fortsett introduksjonen» for å starte den veiledede introduksjonsprosessen.
Fullfør opplysningene på arbeidsgiversiden
Gå gjennom medarbeiderens personlige opplysninger og arbeidsopplysninger, og angi deretter lønnsopplysningene, inkludert lønnstype, standard arbeidstid og eventuelle andre lønnstyper.
Legg ved dokumenter og tildel arbeidsflyter
Legg til dokumentene den nyansatte må gjennomgå og signere elektronisk, inkludert tilbudsbrevet, medarbeiderhåndboken og virksomhetens retningslinjer. Legg til HR-arbeidsflyter som abonnementet ditt støtter. Kjør om nødvendig en bakgrunnssjekk gjennom Checkr fra medarbeiderprofilen.
Angi frynsegodeklassen og Workforce-tilgangen
Forhåndsvis tilgjengelige frynsegoder hvis du tilbyr dette, bekreft medarbeiderens Workforce-tilgang, og velg deretter Fullfør introduksjonen for å sende portalinvitasjonen.
La medarbeideren fullføre introduksjonen
Etter at invitasjonen er mottatt, oppretter den nyansatte Workforce-kontoen sin og signerer tilbudsbrevet.
Deretter fyller medarbeideren ut W-4 og I-9 på nettet, legger inn opplysningene om direkte innskudd, signerer eventuelle tildelte dokumenter elektronisk og melder seg på frynsegoder før første arbeidsdag.
Følg opp fullføringen
Følg med på statusen for invitasjons- og introduksjonsoppgavene fra listen over ansatte, og følg deretter opp eventuelle utestående punkter. På dette stadiet er det eneste manuelle trinnet som gjenstår, oppfølging i stedet for dataregistrering.
Kontroller at lønnen er klar før den første lønnskjøringen
Kontroller at den ansattes lønnsplan, skatteopplysninger og betalingsmåte er fullstendige i profilen. Ettersom den ansattes opplysninger overføres direkte til lønnssystemet, er dette en siste gjennomgang og ikke en prosess for å registrere opplysningene på nytt.
Ta med den ansatte i neste lønnskjøring
Når introduksjonsoppgavene er fullført, vises den nyansatte i ansattlisten din og er klar for lønnskjøring.
Slik ser et vellykket resultat ut
Hvis introduksjonen gikk problemfritt, vil du merke det.
I stedet for å følge opp skjemaer, etterspørre manglende opplysninger eller registrere de samme opplysningene i lønnssystemet, trenger du bare å gjennomgå den ansattes profil for å kontrollere at alt er fullstendig før den første lønnskjøringen.
Den ansatte er klar til å tas med i lønnskjøringen, og den første lønnsutbetalingen kommer uten overraskelser i siste liten. Deretter kan den ansatte når som helst logge på QuickBooks Workforce for å få tilgang til lønnsslippene og W-2-skjemaene sine, uten å måtte be deg om dem.
Vanlige feil og nyttige tips
Noen enkle anbefalte fremgangsmåter kan hjelpe deg med å unngå vanlige problemer ved introduksjon av ansatte og få mest mulig ut av QuickBooks Workforce.
Ikke vent til lønnsuken
Hvis du venter til lønnsuken med å gjennomgå introduksjonen, kan du ende opp med å måtte etterspørre manglende skatteskjemaer, opplysninger om direkte innskudd eller signerte dokumenter.
Gå gjennom introduksjonsstatusen for hver ansatt før du kjører lønn, slik at det er tid til å løse eventuelle ufullstendige punkter.
Lag en standardisert introduksjonspakke
Lag en standardisert introduksjonspakke som inneholder tilbudsbrevet, bedriftens retningslinjer, personalhåndboken og andre nødvendige dokumenter.
Ved å bruke den samme arbeidsflyten for alle nyansatte blir introduksjonen mer ensartet, og risikoen for å glemme dokumentasjon reduseres.
Kontroller Workforce-abonnementet før du bygger prosessen
Noen funksjoner for introduksjon av ansatte, som automatiserte I-9-skjemaer, elektroniske signaturer og andre avanserte HR-funksjoner, er bare tilgjengelige i enkelte QuickBooks Workforce-abonnementer.
Kontroller hva som er inkludert i abonnementet ditt før du bygger arbeidsflyten for introduksjon av ansatte.
Bruk Workforce som en selvbetjeningsportal for ansatte
QuickBooks Workforce er ikke bare for introduksjon av ansatte.
Ansatte kan fortsette å bruke løsningen for å få tilgang til lønnsslipper, W-2-skjemaer og andre lønnsdokumenter. Det reduserer rutinemessige lønnshenvendelser og holder alt samlet på ett sted.
Gjør lønnsgjennomgangen til den siste kontrollen
Før du kjører den første lønnen, bør du gå gjennom den ansattes profil for å kontrollere at skatteskjemaer, betalingsopplysninger og nødvendige dokumenter er fullstendige.
Den siste gjennomgangen bør handle om å kontrollere opplysninger, ikke om å samle dem inn.
Konklusjon
Jeg håper denne veiledningen gjør deg tryggere når du skal ta imot din neste ansatte, samtidig som du får mindre papirarbeid.
Du kan også utforske den bredere QuickBooks Workforce-plattformen for å lære mer om verktøyene som er tilgjengelige for lønn, regnskap og drift av virksomheten din.
Vanlige spørsmål
Hva gjør den nyansatte selv?
Etter å ha godtatt invitasjonen oppretter den ansatte QuickBooks Workforce-kontoen sin, fyller ut skatteskjemaene og opplysningene om direkte innskudd, signerer tildelte dokumenter og melder seg på fordeler hvis dette er tilgjengelig.
Hvordan fungerer bakgrunnssjekker?
Hvordan fungerer bakgrunnssjekker?
Kan den nyansatte melde seg på fordeler under introduksjonen?
Ja, hvis fordeler er en del av QuickBooks Workforce-oppsettet ditt. Ansatte som er kvalifisert, kan gå gjennom og fullføre påmeldingen under introduksjonen.
Hva om jeg bare trenger å legge til en ansatt raskt?
Du kan bruke Hurtigtillegging til å opprette profilen til den ansatte og først fullføre lønnsopplysningene. De resterende oppgavene i introduksjonen kan fullføres senere.
Hvordan henger introduksjonen sammen med den første lønnsutbetalingen?
Den ansattes skatteskjemaer, opplysninger om direkte innskudd og andre opplysninger fra introduksjonen overføres til lønnsprofilen. Når alt er fullført, er den ansatte klar til å inkluderes i neste lønnskjøring.
