Den egentlige hensikten med OKR-er – Det handler om formål (med Nolan Hout fra Unlock OKR)

 

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program som transkriberer podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden boten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Nolan Hout

Ikke tro at det finnes én perfekt måte å bruke OKR-er på. Ikke tro at en ekte OKR må være et ambisiøst og dristig mål. Ikke tro at du ikke kan gjennomføre prestasjonsevalueringer med OKR-er. Gå inn i det og få OKR-er til å fungere for deg. Bare kom i gang og få det til å fungere for organisasjonen din. Jo mer du leser, desto mer lærer du. Du finner ut hva som fungerer for deg.

Tim Reitsma

Velkommen til People Managing People-podkasten. Vi har som mål å bygge en bedre arbeidsverden og hjelpe deg med å skape lykkelige og produktive arbeidsplasser. Jeg heter Tim Reitsma og er verten din. I dagens episode skal Nolan Hout, markedsdirektør i Unlock OKR, ta oss gjennom den egentlige hensikten med OKR-er. Og nei, de er ikke bare noe vi bruker til å planlegge eller lage oppgavelister. De skal gi oss formål, retning, prestasjon og ansvarlighet. Så følg med.

Velkommen til People Managing People-podkasten, Nolan. Det er flott å ha deg med for å snakke om OKR-er, hva de er, hvilket formål de har, og hvorfor vi egentlig trenger OKR-er. Velkommen til podkasten.

Nolan Hout

Takk, Tim. Det er en glede å være her.

Tim Reitsma

Før vi går inn i dette, kan du fortelle oss litt om hvem du er og hva du holder på med for tiden?

Nolan Hout

Jeg tror jeg er den sjeldne markedsføreren. Jeg har ansvar for markedsføringen i et selskap som heter Infopro Learning, der hovedfokuset er å utvikle mennesker med mål om å utvikle virksomheten. Vi mener at ordet transformasjon brukes veldig mye, ofte i uttrykk som «vi transformerer virksomheten din» eller «vi transformerer det digitale», men i bunn og grunn handler det om menneskene dine.

For oss er kjerneoppgaven derfor å utvikle mennesker slik at de blir bedre i arbeidet sitt. Jeg sier at jeg er sjelden fordi jeg har vært i dette selskapet i elleve år. Jeg vet ikke om jeg kjenner en annen markedsfører som har vært i samme selskap i elleve år, og i hvert fall ikke en annen markedsfører som begynte innen salg.

Jeg har derfor sett hele inntektssiden av en virksomhet. Det hjelper meg mye når jeg får unnskyldninger fra salgsavdelingen om at «dette egentlig ikke er gode potensielle kunder». Da kan jeg si: «Jeg skulle ønske jeg hadde fått en slik kundeemne.»

Jeg er også blitt litt av en statistikk. Jeg bodde i Seattle, men så kom covid, og jeg flyttet tilbake til en liten hjemby på landsbygda i Idaho. Så jeg er ganske typisk for tiden.

Tim Reitsma

Du har altså omfavnet den fullstendig fjernbaserte eller hybride arbeidskulturen. Rett før vi startet opptaket, fortalte du at du bor i en liten bygd på landet, bygger et vedskjul og samtidig bruker et kontorfellesskap.

Du beveger deg altså mellom begge disse verdenene, og det er flott.

Nolan Hout

Ja. Det er ganske fascinerende at en by med 50 000 innbyggere har fire kontorfellesskap.

Tim Reitsma

Jeg er sikker på at befolknings- eller vekstkurven vokser eksponentielt. Det er i hvert fall det vi har sett. Men før vi går inn i temaet, og før vi snakker mye om OKR-er, vil jeg si at mange har hørt forkortelsen. Hvis du ikke har hørt den, skal vi forklare den og den egentlige hensikten.

Jeg liker alltid å stille gjestene mine to spørsmål. Noen ganger gjør jeg det av egoistiske grunner, fordi jeg synes det er fascinerende.

Etter din mening, hva betyr det å være leder?

Nolan Hout

Dette er et fantastisk spørsmål. Jeg trodde lenge at det bare fantes én måte å være leder på, helt til jeg begynte å lære mer om ledelse. Jeg har tatt ulike vurderinger, og dette er også mye av det selskapet vårt arbeider med, så jeg har vært heldig nok til å motta slik tilbakemelding.

Jeg trodde tidligere at det å være leder handlet om min måte å gjøre ting på. For meg handlet det om å inspirere mennesker. Det mener jeg en god leder skal gjøre: inspirere mennesker. Måten du gjør det på, bør inspirere dem til å gjøre en god jobb.

Det finnes selvsagt mange måter å inspirere mennesker på. Du kan vise dem tillit, motivere dem, gi dem penger eller la dem flytte til Idaho hvis de ønsker det. For meg har det alltid handlet om inspirasjon. Men etter hvert som jeg har lært mer om ledelse, føler jeg at mye kommer tilbake til helt grunnleggende barnehageideer, som den gylne regelen: Vil du jobbe for en sjef du liker? Vil du jobbe for en sjef som behandler deg godt? Vil du føle deg som et menneske?

I dag mener jeg at kjernen i ledelse handler om integritet. Hvis du skal lede en gruppe mennesker, må du ha mye integritet. Du må være hevet over enhver rimelig tvil. Det du sier, må ha tyngde. Mange ulike ting springer ut av integritet. For meg blir det selve høydepunktet, uansett om du er sosial, introvert, ekstrovert eller empatisk.

Hvis du ikke har integritet som leder, er det vanskelig å få mange mennesker med deg.

Tim Reitsma

Vi kunne nesten avsluttet episoden der. Det handler om hvordan man inspirerer. Jeg liker at du gikk dit. Jeg hører tillit og selvstendighet, men også den gylne regelen, som er integritet. Det er ikke bare et moteord. Det handler om å være en sannferdig, tillitsfull, ærlig og vennlig person.

Nolan Hout

Jeg har fått tilbakemelding på dette både på og utenfor arbeidsplassen. Folk kan noen ganger tro at jeg ikke liker dem eller at jeg er skarp, fordi jeg sier nøyaktig det jeg mener. Når de har hørt meg gjøre det gang på gang, forstår de at det er ekte. Det kan få meg til å høres ut som en idiot noen ganger, men de vet at det ikke ligger noe vondt bak. Det er integriteten som gjør forskjellen.

Tim Reitsma

Jeg har nylig lest en bok som heter Genuine Kindness. Det er en kort og poengtert bok, og jeg oppfordrer alle som lytter, til å lese den. Den handler om vennlighet, men ikke bare om å være myk, klissete og snill. Det handler om å si det du mener, uten å pakke det inn, og om å være oppriktig.

Det passer fint sammen med det du sier. Det neste spørsmålet mitt er: Når du hører uttrykket «bygge en bedre arbeidsverden», hva tenker du på? Hva betyr det for deg?

Nolan Hout

Jeg har vært i det samme selskapet i over et tiår, og oppdraget om å bygge en bedre arbeidsverden er helt sentralt og nært knyttet til det vi alltid har arbeidet med. Vi befinner oss i landskapet for opplæring i virksomheter, og mye av det vi gjør, handler om bedriftsopplæring.

Den viktigste regelen er å forstå hvorfor du lærer opp noen, og fortelle dem det med en gang. Hva får jeg ut av det? Det finnes en forkortelse for alt, og vi skal snakke om OKR-er senere, så vi får bare sette i gang med forkortelsene.

For meg handler det å bygge en bedre arbeidsverden om å finne en jobb som gir mening, og om å gi mennesker mening og formål i arbeidet sitt.

Ikke alle kan ha eller gjøre nøyaktig det de elsker. Selv mennesker som gjør det de elsker, kan si at de elsket det da det var en hobby, men at de ikke liker det like godt nå som det er en heltidsjobb. Aaron Hurst skrev en flott bok som heter The Purpose Economy og gjennomførte en stor undersøkelse.

Han drev en organisasjon som koblet mennesker som ønsket å donere tiden sin, med ideelle organisasjoner. Hvis du arbeider med markedsføring, slik jeg gjør, kan du hjelpe en ideell organisasjon med markedsføringen. Han fant ut at de som var mest tilbøyelige til å gi tiden sin til ideelle organisasjoner, var ledere i andre ideelle organisasjoner.

Han konkluderte med at menneskers formål ikke nødvendigvis handler om å gjøre verden til et bedre sted. Hver person hadde sitt eget formål. Når vi sier at vi skal bygge en bedre arbeidsverden, mener jeg derfor at det handler om å gi mennesker inspirasjon og motivasjon gjennom å gi dem et formål med arbeidet.

Jobben din kan innebære å gjøre det samme om og om igjen. Men hvis du forstår hvorfor du gjør det, og kjenner målene bak, får du en bedre forståelse av betydningen.

Hvis du inspiserer bremseklosser, hvorfor er det viktig? Det er viktig fordi én feil kan koste liv. Formålet med virksomheten kan være å få mennesker trygt frem. Jobben er kanskje ikke spesielt spennende, men hvis du forstår at den har et formål, kan du selv velge hvilken verdi den har.

En bedre arbeidsverden er derfor en verden der alle ansatte går på jobb og føler at det finnes et formål med det de gjør. De er ikke bare der for å slite seg gjennom dagen.

Tim Reitsma

Jeg liker at du knytter det til organisasjonens større formål, og at hver ansatt, uansett plassering i organisasjonskartet, forstår hvor selskapet skal, hvorfor det skal dit, og hvordan de kan bidra.

Det knytter seg direkte til samtalen vår om OKR-er. Du har vært i organisasjonen din i over ti år, er tydelig knyttet til formålet og har mål. Så la oss snakke om OKR-er. Hva er OKR-er?

Nolan Hout

På det mest grunnleggende nivået består OKR av to ord: målsetting og nøkkelresultat. Målsettingen svarer på hva du ønsker å oppnå. Et nøkkelresultat svarer på hvordan du vet at du har oppnådd det.

Det du ønsker å oppnå, er svært viktig. Når du definerer hva du ønsker å oppnå, bør det være en målrettet formulering som skaper motivasjon. Mange virksomheter har problemer med hvordan de formulerer målsettingene og nøkkelresultatene sine.

Målsettingen bør være inspirerende. Som markedsfører er det lett å skrive «lag en etterspørselsstrategi for tredje kvartal», men det er bedre å formulere noe som «gi salgsteamet drivkraft til eksplosiv vekst i tredje kvartal». Det er kanskje litt klisjéfylt, men det er noe folk kan stille seg bak.

Nøkkelresultatet er den motsatte delen. Det skal være mer konkret og målbart. Hensikten er å knytte det til den høyeste verdien for selskapet.

Hvis målsettingen er å skaffe salgsteamet drivstoff gjennom potensielle kunder, bør nøkkelresultatet ikke være «lag en landingsside». Det er en oppgave. Du må spørre hva formålet med landingssiden er. Skal den generere potensielle kunder? Da bør nøkkelresultatet være å lage en landingsside som konverterer til et bestemt antall potensielle kunder eller oppnår en bestemt konverteringsrate.

Det er den store forskjellen mellom en OKR og en liste med oppgaver eller et prosjektstyringssystem: OKR-er ber deg trekke deg tilbake fra prosjektet og fokusere på formålet.

Et vanlig uttrykk er at du skal måle resultatene, ikke aktivitetene.

Tim Reitsma

Mange av oss blir sittende fast i å måle aktiviteter. Vi sier at vi skal øke trafikken til nettstedet med ti prosent denne måneden. Men hva er egentlig formålet?

Hvis formålet er å hjelpe mennesker med å utvikle lederskapet sitt, bør det stå der på en inspirerende måte. Hvorfor blir vi sittende fast i oppgaver, i stedet for å tenke på det overordnede formålet? Jeg tror den egentlige hensikten med OKR-er er nettopp formål og koblingen til formålet med organisasjonen, teamet eller retningen.

Nolan Hout

Mye av dette kan knyttes til dataverdenen vi lever i. Mange virksomheter er fortsatt bygget på samlebåndsfilosofien: Hvor mange enheter kan en person lage per time? Det fungerte da alt handlet om muttere og bolter. Etter hvert som virksomhetene ble mer menneskedrevne, mistet vi oversikten over hvordan vi skulle måle arbeidet.

Nå kan vi måle nesten alt. Vi kan se hvor mye tid noen bruker, hvor mange linjer kode en utvikler skriver, eller hvor mange telefonsamtaler en selger foretar. Data er enklere å lagre, og derfor ble vi så opptatt av å spore alt på et svært detaljert nivå.

Det detaljerte nivået kan være en ledende indikator, men vi gikk så langt at menneskene som ba om dette, ikke lenger forsto hvorfor de gjorde det. Vi har definert hva-et og samlet data om hva-et, men sluttet å snakke om hvorfor-et.

Det er ikke det som motiverer mennesker. McKinsey publiserte en stor rapport om formål etter covid, og konkluderte med at manglende formål i arbeidet driver mange oppsigelser. Folk får ikke formål gjennom arbeidet sitt.

Tim Reitsma

Det handler igjen om formål. Vi kan sette en OKR eller et mål, men hvis vi ikke vet hva hensikten er, hva oppnår vi da? Jeg leder et lite team som produserer innhold, og vi vurderer formålet med hvert enkelt innholdsstykke. Hvorfor lager vi dette? Skaper det verdi?

Når vi ser at innholdet rangerer og at mennesker engasjerer seg i det, ser vi formålet. Hos People Managing People er formålet å bidra til en bedre arbeidsverden og skape lykkelige og produktive arbeidsplasser.

Når formålet er tydelig, blir medarbeiderne engasjerte. Vi må knytte formålet til arbeidet før vi begynner å definere målsettingen og hvordan vi skal nå den. Når formålet er definert, hva gjør vi da?

Nolan Hout

Det er det vakre ved en OKR, og samtidig der vi ofte har størst smerte. En rapport fra McKinsey viste at de fleste ledere føler at de kan leve ut formålet sitt på jobb, mens over 90 prosent av medarbeiderne under ledernivået ikke føler seg knyttet til formålet.

OKR-er tar målsettingene og nøkkelresultatene fra ledelsen og utformer en strukturert måte å føre dem linje for linje ned gjennom organisasjonen på.

En leder kan ha som mål å skape åtte millioner dollar i markedsføringsrelaterte inntekter. Direktøren kan ta ansvar for en del av dette, lederen for sosiale medier en annen del, og en medarbeider kan få ansvar for en landingsside med over fem prosent konvertering.

Selv om medarbeiderens mål bare er direkte knyttet til hennes egen leder, kan hun se hvordan landingssiden bidrar til de samlede markedsføringsinntektene. Det er den store styrken ved OKR-er: De sørger for at organisasjonens formål også kan oppfylle individets formål.

Tim Reitsma

Det minner meg om konseptet kaskaderende mål. Enten man bruker SMART-mål eller OKR-er, handler det om hva vi prøver å oppnå på ledernivå, og hvordan hvert team og hver person kan bryte det ned videre slik at alle vet hva de gjør, hvorfor de gjør det, og hvilket formål som ligger bak.

Nolan Hout

Halvparten av en god OKR-implementering handler om å skrive en god målsetting og et godt nøkkelresultat. Resten handler om hva som skjer etterpå. OKR-er skal oppdateres nesten ukentlig, og hvert møte bør knyttes tilbake til en OKR.

Mange klager over for mange møter. Men forestill deg at hvert møte var knyttet til en målsetting og et nøkkelresultat. Da kan du si at et møte ikke er knyttet til noen av mine målsettinger eller nøkkelresultater, og skape et enormt fokus på å nå målet.

OKR-er gir også ledere et godt verktøy for evaluering. I stedet for én årlig samtale, som kan påvirkes av dagsformen, får du hyppige og konkrete kontaktpunkter. Du kan se hver uke eller måned om medarbeideren når målene sine.

Tim Reitsma

Det jeg hører, er at OKR-er gir oss formål og retning, forteller oss hva som er viktig, og hvordan vi skal måles. De gjør det også mulig å prioritere. Hvis noen legger mer arbeid på bordet, kan teamet vise til målene sine og ha en samtale om hva som skal prioriteres.

Nolan Hout

OKR-er kan sammenlignes med amerikansk fotball. Du lager spilleplanen før kampen starter, når alle har klart hode og tid til å forberede seg. Deretter har du samlinger mellom spillene og pauser der du vurderer hvor du står i forhold til målene.

Når nye ideer dukker opp midt i arbeidet, kan de ellers bli bestemt i et møte på 30 minutter, ofte de siste fem minuttene, og skape fem timers arbeid for en person. Derfor er tidspunktet for planlegging og oppfølging avgjørende.

Tim Reitsma

Hvis du stadig endrer retning, forsvinner formålet. Derfor handler det om å sette retning og velge hva som er viktig å fokusere på.

Nolan Hout

OKR-er fremmer også innovasjon. Du forteller teamet hva du ønsker å oppnå, men ikke nøyaktig hvordan det skal gjøres. Teamet får mulighet til å finne sin egen vei. Hvis de finner en annen måte å nå målet på, vinner alle. Selv om de ikke når målet, har vi lært noe nytt.

Tim Reitsma

Som ledere må vi ikke gi en overskrift og en trinnvis oppskrift på hvordan problemet skal løses. Da leder vi ikke. Vi bør si hva vi ønsker å gjøre og hvorfor, og deretter støtte teamet mens de finner ut hvordan.

Nolan, hvis noen vurderer hvor de skal begynne med OKR-er, hva er det første de bør gjøre?

Nolan Hout

Det åpenbare svaret er å gå til unlockokr.com, siden det er nettstedet til produktet vårt.

I virkeligheten finnes det to muligheter. Det finnes mye gratis innhold på nettet. Søk etter OKR-er, så finner du svært mye. Men det viktigste er å komme i gang. Hvis du prøver å gjøre alt perfekt fra begynnelsen, kommer du aldri til å implementere det.

Ikke tro at det finnes én perfekt måte å bruke OKR-er på. Ikke tro at en ekte OKR må være et ambisiøst og dristig mål. Ikke tro at du ikke kan bruke prestasjonsevalueringer med OKR-er. Få OKR-ene til å fungere for deg og organisasjonen din.

Jo mer du leser, desto mer lærer du. Ingen to selskaper implementerer OKR-er på samme måte. Ikke la kulturen eller ønsket om å følge boken bli en hindring. Start med den typen eller delen som fungerer for deg. Et regneark er en enkel måte å begynne på.

Hvis du vil bruke programvare, er det to fordeler. Mange leverandører tilbyr gratis veiledning om hvordan du kommer i gang. I tillegg er programvaren utformet for å hjelpe deg med å implementere OKR-er på en meningsfull måte.

På plattformen vår kan du for eksempel ikke skrive et nøkkelresultat som ikke er målbart. Du må angi et beløp, en prosent, et tall eller et binært svar. Verktøyene hjelper deg med å utnytte fordelene ved OKR-er.

Tim Reitsma

Det er så enkelt som å ta et ark eller en lapp og begynne. Dette inspirerer meg til å se på målene mine for året og kvartalet på nytt.

Nolan Hout

Hvis du bruker ti minutter på å gjøre dette i et regneark, kan du også be teamet gjøre det samme og se hvor mange av svarene som samsvarer.

Tim Reitsma

Det finnes mange ressurser der ute. Gå til Unlock OKR for gode ressurser. Vi legger lenken til selskapet i shownotatene. Gå også til peoplemanagingpeople.com, der du finner mye godt innhold om OKR-er, og besøk fellesskapet vårt.

Hvis du sitter fast og ikke vet hvor du skal begynne, kan du stille et spørsmål. Vi lager ofte vår egen fortelling og tror at noe er stort og skremmende. Koble deg heller til andre fagpersoner. Det er flere som kan dele erfaringene sine.

Nolan, tusen takk for at du delte engasjementet ditt for OKR-er og for formål i virksomheter. Det er det viktigste jeg tar med meg fra denne episoden.

Nolan Hout

Takk, Tim. Det har vært en stor glede å snakke om noe som betyr så mye for meg. Det er et viktig tema for meg som leder.

Tim Reitsma

Det merket jeg da vi møttes første gang, og jeg er sikker på at vi kommer til å ha flere samtaler om dette i fremtiden.

Til dere som lytter: Vi setter alltid pris på kommentarer og tilbakemeldinger. Besøk kanalene våre i sosiale medier og send oss en melding. Du kan også kontakte meg på Tim@peoplemanagingpeople.com hvis du har spørsmål, kommentarer eller ideer til fremtidige episoder.

Takk igjen, Nolan.

Og til alle som lytter: Ha en fin dag!