Jared Kleinert, grunnlegger og administrerende direktør i Offsite, deler innsikt i den økende betydningen av teamretreater i dagens distribuerte arbeidsmiljø. Etter hvert som fjernarbeid og hybridmodeller blir normen, har retreater utviklet seg fra å være frynsegoder til å bli viktige strategier for å holde team samkjørte, på linje og engasjerte.
Jared understreker at det er avgjørende å planlegge målrettede samlinger utenfor kontoret for å beholde talenter og fremme en sterk bedriftskultur. Samtalen utforsker hvordan man kan utforme effektive retreater ved å sette tydelige forretningsmål og måle effekten gjennom tilbakemeldinger og måltall for engasjement.
Høydepunkter fra intervjuet
- Utviklingen av teamretreater i pandemitiden [00:41]
- Jared grunnla Offsite under pandemien, i påvente av økningen i fjernarbeid og hybridarbeid.
- Han observerte en økende trend innen fjernarbeid allerede før pandemien, og denne utviklingen skjøt fart under pandemien.
- Bedrifter med fjernarbeids- eller hybridmodeller så i økende grad teamretreater som avgjørende for å opprettholde kulturen.
- Offsite hadde som mål å forenkle planleggingsprosessen for retreater, noe mange opplevde som frustrerende.
- Den innledende etterspørselen økte da bedriftene gjenopptok retreatene etter omikronvarianten, men deretter gikk teknologibransjen inn i en nedgangsperiode.
- Til tross for innstramminger gikk samlinger utenfor kontoret fra å være «kjekt å ha» til å bli «må ha» for fjernarbeidsteam.
- Tradisjonelle bedrifter og bedrifter utenfor teknologibransjen har også begynt å ta i bruk samlinger utenfor kontoret.
- Trender knyttet til retur til kontoret ses hovedsakelig blant Fortune 500-selskaper og representerer ikke den bredere utviklingen.
- Jared mener at fjernarbeid og hybridarbeid vil fortsette å øke de neste 2–10 årene, til tross for kortsiktige svingninger.
- Langsiktige endringer i leieavtaler for næringslokaler kan gi ytterligere støtte til distribuerte arbeidsmodeller.
Hvis dere jobber eksternt, hybrid eller distribuert og ønsker å beholde dyktige medarbeidere, må dere planlegge teamretreater. Det er uunngåelig for 99% av bedriftene.
Jared Kleinert
- Vanlige feil ved planlegging av samlinger utenfor kontoret [05:11]
- Den største feilen ved planlegging av samlinger utenfor kontoret er mangel på en tydelig hensikt.
- Mange selskaper klarer ikke å samordne agendaene for samlingene med virksomhetens mål.
- Samlinger utenfor kontoret bør ha konkrete formål, som strategisk planlegging, salgsoppstart eller kundeengasjement.
- Selskaper investerer betydelig tid, penger og omdømme i disse arrangementene.
- En dårlig gjennomført samling utenfor kontoret kan skade de ansattes motivasjon og føre til at flere slutter.
- Vellykkede samlinger utenfor kontoret er nøye utformet rundt hovedformålet og utnytter tiden ansikt til ansikt effektivt.
- Skape oppslutning og måle ROI [06:50]
- Bruk undersøkelser før og etter samlingen utenfor kontoret for å måle påvirkningen på de ansattes oppfatning (f.eks. eNPS, engasjement og tilhørighet).
- Sammenlign engasjementsmålinger før og etter for å dokumentere positiv endring.
- Innhent kvalitative tilbakemeldinger om forventninger og resultater for å vurdere verdien.
- Følg med på forbedringer i medarbeiderbeholdningen som en viktig ROI-indikator – det sparer kostnader å beholde kompetente medarbeidere lenger.
- Se etter konkrete resultater, som nye ideer, initiativer eller forbedringer av arbeidsflyten som samlingen utenfor kontoret har satt i gang.
- Bruk Slack eller HR-verktøy (f.eks. Culture Amp og Lattice) for å følge med på endringer i teamets oppfatning.
- Ta bilder og videoer til bruk i arbeidsgiverprofilering og rekruttering.
- Fremhev resultatene fra samlingen utenfor kontoret i interne rapporter for å skape oppslutning om fremtidige arrangementer.
Det er dyrt å erstatte kompetente medarbeidere. Nedetid som følge av at man er færre på jobb, er også kostbart. Det finnes mange immaterielle verdier som er vanskeligere å måle, men lette å føle – som økt tillit etter teamsamlinger og vennskap som bygges på arbeidsplassen.
Jared Kleinert
- Sikre inkludering på offsite-samlinger [10:41]
- Bruk undersøkelser før offsite-samlingen for å forstå individuelle preferanser, behov og bekymringer (f.eks. mat, aktivitetsnivå og fobier).
- Ta hensyn til personlige behov som ønsker om rom, barnepass og stell av kjæledyr.
- La partnere eller familier delta på enkelte offsite-samlinger for å bygge dypere relasjoner.
- Tilby valgfrie aktiviteter i variasjon, slik at de passer ulike energinivåer og interesser.
- Skap inkluderende og personlige økter som gir rom for sårbarhet, samtidig som man respekterer den enkeltes komfortnivå.
- Oppmuntre ledelsen til å gå foran med åpenhet og sette tonen for dypere relasjoner.
- Tilpass aktivitetene slik at de gjenspeiler bedriftskulturen og reduserer kostnader (f.eks. talentkonkurranser).
- Ha som mål å være så personlig tilpasset og gjennomtenkt som mulig, selv når gruppen vokser.
- Langsiktig effekt av offsite-samlinger [13:38]
- Langsiktig effekt oppstår gjennom at relasjoner, ideer og felles opplevelser bygger på hverandre over tid.
- Gjentatte offsite-samlinger utdyper de personlige relasjonene og styrker samholdet i teamet.
- Hver offsite-samling kan bygge videre på den forrige og forsterke oppdraget, visjonen, verdiene og målene.
- Å feire ansatte som etterlever selskapets verdier, styrker den kulturelle samstemmingen.
- Vedvarende tilbakemeldinger bidrar til å forbedre budsjetter, aktiviteter og den samlede effektiviteten.
- Regelmessig videreutvikling gjør offsite-samlingene stadig mer verdifulle og bedre tilpasset selskapets behov.
- Unike utforminger og resultater for offsite-samlinger [15:21]
- De beste offsite-samlingene kombinerer selskapets unike kultur med velprøvde beste praksiser.
- Et fremragende eksempel var en offsite-samling for Stan, en raskt voksende oppstartsbedrift, som ble holdt i Park City i Utah.
- Arrangementet fokuserte på å feire fremgang, bygge relasjoner og opprettholde fremdriften etter rask vekst i teamet.
- Aktivitetene omfattet skikjøring, tubing, teambygging, verdibaserte økter og strategisk planlegging.
- Avdelingslederne ledet øktene etter en tale fra CEO-en om «rikets tilstand».
- CEO-en understreket hvordan én enkelt idé fra en offsite-samling kunne få betydelig innvirkning på selskapets vekst.
- Offsite-samlinger bidrar til å fremme en kultur preget av selvstendighet og samkjøring, noe som kan være mer verdifullt enn individuelle bidrag fra ledelsen.
- Optimal hyppighet og varighet for offsite-samlinger [19:20]
- Hvor ofte man arrangerer offsite-samlinger, avhenger av selskapets størrelse, utviklingstrinn og budsjett.
- Jareds team på 20–25 personer gjennomfører kvartalsvise lederretreater og to offsite-samlinger for hele teamet hvert år.
- Større selskaper arrangerer ofte et årlig allmøte og kvartalsvise offsite-samlinger for ledelsen eller spesifikke team.
- Høy ROI: Kvartalsvise offsite-samlinger for ledelsen anbefales for alle selskaper.
- Ansatte i fjernbaserte eller hybride selskaper kan delta på 2–4 offsite-samlinger per år.
- Eksempler:
- Airbnb: Kvartalsvise offsite-samlinger for fjernansatte.
- Dropbox: 10 % tid ansikt til ansikt (~25 dager/år), ofte gjennom offsite-samlinger.
- Offsite-samlinger varierer i formål – teambygging, strategisk planlegging, konsentrert arbeid eller sosialt samvær.
Møt gjesten vår
Jared Kleinert er grunnlegger og CEO i Offsite, en plattform som effektiviserer planleggingen av teamretreater for fjernbaserte og hybride organisasjoner. Han er blitt anerkjent av USA Today som «den best forbundne millennialen», og er TED-foredragsholder og tre ganger prisbelønt forfatter, med verk som inkluderer 2 Billion Under 20 og Networking: How To Meet Influential People, Deepen Relationships, and Become A Super-Connector. Før han grunnla Offsite, var Jared blant de ti første ansatte i 15Five, et SaaS-selskap for virksomheter. Innsiktene hans om entreprenørskap, nettverksbygging og arbeidets fremtid har vært omtalt i store mediekanaler som Forbes, TIME, Harvard Business Review og NPR. I 2013 var han delegat til president Obamas Global Entrepreneurship Summit i Malaysia.

Offsite-samlinger er en av de beste måtene å få alle på samme kulturelle og strategiske side. Denne samkjøringen kan være verdt millioner, ja til og med milliarder, av dollar.
Jared Kleinert
Relaterte lenker:
- Bli med i People Managing People-fellesskapet
- Abonner på nyhetsbrevet for å få våre nyeste artikler og podkaster
- Ta kontakt med Jared på LinkedIn
- Se nærmere på Offsite
Relaterte artikler og podkaster:
- Om People Managing People-podkasten
- HR-rollen i krisehåndtering: prosess og tips
- Hvorfor inkluderende møter er bedre (og hvordan du leder dem)
- Slik maksimerer du avkastningen på introduksjon av nyansatte
- Bruk fleksibelt arbeid for å øke inkluderingen på arbeidsplassen
- Operasjonalisering av ROI (avkastning på investeringen)
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.
Jared Kleinert: Hvis du jobber eksternt, hybrid eller distribuert, og ønsker å beholde dyktige medarbeidere i virksomheten din, må du planlegge teamsamlinger. Det er uunngåelig for 99 % av virksomheter.
David Rice: Velkommen til podkasten People Managing People. Vi har som mål å skape en bedre verden på arbeidsplassen og hjelpe deg med å skape lykkelige, sunne og produktive arbeidsmiljøer. Jeg er verten din, David Rice.
Dagens gjest er Jared Kleinert. Han er grunnlegger og administrerende direktør i Offsite. Vi skal snakke om noen av fordelene og utfordringene ved å planlegge og utvikle samlinger for virksomheten eller teamet ditt, og om hva du kan gjøre for å sikre at medarbeiderne får mest mulig ut av opplevelsen.
Jared, velkommen!
Jared Kleinert: Takk for at jeg fikk komme.
David Rice: Jeg vil begynne med å spørre: Hvordan har ting utviklet seg de siste to årene når det gjelder samlinger? Med fremveksten av distribuerte team ser du sikkert mer interesse for dette enn noen gang, vil jeg tro. Men selv med virksomheter som vender tilbake til kontoret, har samlinger fortsatt den samme funksjonen som før.
Så kanskje målene er litt annerledes. Fortell oss gjerne hvordan du ser at ting endrer og utvikler seg med pålegg om å vende tilbake til kontoret og alt det der.
Jared Kleinert: Klart. Jeg startet Offsite under pandemien, fordi jeg satset på at mange virksomheter ville gå over til fjernarbeid eller hybridarbeid, delvis på grunn av pandemien. Jeg så denne utviklingen i de ti årene før pandemien, da vi gikk fra at svært få virksomheter var eksterne eller hybride, til at kanskje 10–20 % av kunnskapsarbeidende team var eksterne eller hybride før pandemien.
Så jeg satset på den utviklingen. Jeg trodde den ville akselerere. Jeg tenkte at en annen konsekvens ville være at mange virksomheter ville planlegge teamsamlinger. VCN, GitLab, Automattic og Buffer sparer penger. De planlegger mange teamsamlinger som en uunngåelig del av å bygge virksomhetskultur når man er først og fremst ekstern, distribuert eller hybrid. Og de visste fra planlegging av samlinger, konferanser og lignende at planleggingsprosessen er elendig.
Hvis man kan gjøre den mindre elendig, kan man sannsynligvis få en kul virksomhet. Selv om vi startet under pandemien, begynte vi å ta imot de første kundene våre omtrent da omikronbølgen kom og gikk. Virksomheter var svært ivrige etter å arrangere samlinger, så det kom først en kraftig økning i riktig retning.
Deretter ble teknologibransjen hardt rammet av en teknologisk resesjon, to–tre år før en mulig makroøkonomisk resesjon som vi kanskje opplever nå, eller kanskje opplever en gang i løpet av de neste seks, tolv eller 24 månedene. I alle fall i kundegrunnlaget vårt ble det færre samlinger, men så begynte folk å avgjøre om samlinger var noe som var hyggelig å ha, eller noe virksomheten måtte ha.
Gradvis ble det noe man måtte ha. Hvis du jobber eksternt, hybrid eller distribuert, og ønsker å beholde dyktige medarbeidere i virksomheten din, må du planlegge teamsamlinger. Det er uunngåelig for 99 % av virksomheter. Så jeg vil si at det har blitt langt flere samlinger, og at mer tradisjonelle virksomheter også har tatt dette i bruk.
Det har definitivt vært mindre tilbakeslag med tilbakevendingen til kontoret, men jeg synes hovedsakelig dette gjelder Fortune 500-virksomheter og større selskaper. Det er skremmende overskrifter som kanskje gjenspeiler utviklingen til slutt, eller kanskje ikke. Jeg ser fortsatt medvind som tyder på mer eksternt, hybrid og distribuert arbeid de neste 2, 5 og 10 årene, men det vil selvfølgelig komme tilbakeslag innimellom.
Dette skjer også i et arbeidsgivermarked. Hva skjer når markedet igjen blir et arbeidstaker- eller kompetansemarked og økonomien åpner seg eller løsner igjen? Det kan skje om to år, fem år – hvem vet? Men ting vil bli bedre på et tidspunkt. Og hva skjer når store virksomheter kommer seg ut av de dyre leiekontraktene sine?
Kommer de til å beholde dem? Kommer de til å redusere kontorarealet? Og vil det føre til mer distribuert, eksternt og hybrid arbeid? Personlig satser jeg på utviklingen innen fjernarbeid. Jeg vet ikke hva du tenker.
David Rice: Ja, jeg tror det er den veien verden går. Og det er ikke nødvendigvis fordi det er det medarbeiderne ønsker. Jeg tror bare det er det som gir mest mening, hvis vi skal være ærlige. Særlig som du sier: Hvis du ikke er en av de fem største Fortune-virksomhetene og ikke har råd til en skyskraper.
Det er én ting når du er en enorm virksomhet med 50 000 medarbeidere og har råd til en hel bygning i sentrum. Det er noe annet når du er rundt 80 personer og ønsker et team som befinner seg i en helt annen by. Det gir bare mer mening.
Særlig for oppstartsbedrifter på dette området tror jeg ikke det finnes en kontorsentrert kultur for fremtiden, egentlig.
Jared Kleinert: Ja, jeg er enig. Jeg tror generasjonsskifter vil bidra til dette. Dataene viser at virksomheter blir mer lønnsomme, mer effektive og så videre.
Når man er først og fremst ekstern, distribuert eller hybrid, er folk lykkeligere. De får trent, tilbringer mer tid med familien, er sunnere, sover mer og så videre. Det gir mening på alle områder.
David Rice: Ja, jeg er enig.
Jeg er nysgjerrig, for virksomheten jeg jobber i har også arrangert samlinger. Fra ditt perspektiv: Hva er noen av de vanligste feilene virksomheter gjør når de planlegger samlinger, særlig når det gjelder å knytte arrangementet til de bredere organisatoriske målene?
Jared Kleinert: Mangel på tydelig hensikt er trolig den største feilen. Man vet ikke hvilke forretningsmål man har, og forstår ikke hvordan agendaen kan tilpasses for å nå disse målene.
Det gjelder også stedet og leverandørene man investerer i. En samling bør ha som mål å oppnå noe for virksomheten, enten det er strategisk planlegging for det kommende kvartalet eller året, en salgsstart eller markedsstart for å begynne året på en energisk måte, eller en kundekonferanse for markedsføring og utvikling.
Det bør finnes en grunn til å samle folk i to, tre eller fem dager og investere alle disse pengene, samt alles tid. Det er det viktigste. Du investerer også arbeidsgiveromdømmet ditt. Forhåpentligvis øker du medarbeiderengasjementet, lojaliteten og samkjøringen som følge av en god samling, men det er alltid en risiko for at det går dårlig, og at det gir folk en dårlig smak i munnen.
Jeg vil derfor si at du bør ha en virkelig god grunn til å planlegge en samling. Den gode nyheten er at det finnes mange gode grunner, men du bør sørge for at grunnen for teamet ditt på den aktuelle tiden av året er godt gjennomtenkt og gjenspeiles i hvor dere drar og hva dere gjør. Gjør dere ting fysisk som bare kan gjøres fysisk, og som ikke kan gjøres på Zoom? Slike ting.
David Rice: Absolutt. Når jeg tenker på dette, kan slike arrangementer bli ganske dyre, ikke sant? Hvis du er leder innen HR eller personaldrift, ser du på avkastningen av samlinger og hvordan du skal kommunisere den til andre ledere. Hvilke råd har du for å få støtte til dette og kommunisere arrangementets strategiske verdi?
Jared Kleinert: Hos kundene våre får vi dem til å gjennomføre et tilbakemeldingsskjema før samlingen. Der kan de stille grunnleggende logistikkspørsmål om kostholdspreferanser, reisebehov og lignende. Men de kan også spørre om medarbeidernes anbefalingsscore.
Hvor sannsynlig er det at medarbeiderne vil anbefale arbeidsplassen sin til en venn? Man kan også måle tilhørighet til kolleger eller tro på virksomhetens fremtid. Uansett hvilke mål for medarbeiderengasjement dere bruker, kan dere spørre om dette før og etter samlingen og forhåpentligvis se at teamsamlingene har en positiv effekt.
Dere kan stille mer åpne spørsmål, som: Hva ønsker du å oppnå ved å delta på denne samlingen? Deretter kan dere spørre: Hva mener du at vi oppnådde gjennom samlingen? Dette er et av de beste verktøyene en HR-leder eller leder for personaldrift kan utvikle når en samling planlegges, og det gjør det mye enklere å begrunne arrangementet de kommende årene.
Dere kan også se på lojalitetsrater. Klarer dere å få dyktige medarbeidere til å bli i virksomheten i ytterligere seks måneder, ett år, to år eller mer som følge av regelmessige teamsamlinger eller som en del av suksessformelen? Det kan være svært kostbart å erstatte kompetanse.
Nedetid med færre medarbeidere kan være dyrt. Det finnes mange immaterielle forhold som er vanskeligere å spore, men som man absolutt kan merke. Det kan være økt tillit som følge av teamsamlinger og at medarbeidere får venner på jobben. Dere kan for eksempel se at aktivitetsnivået øker i Slack. Jeg vet at Slack har verktøy for følelsesanalyse som de kobler til andre systemer.
Hvis dere bruker 15Five, Lattice eller Culture Amp, kan de kanskje ha funksjoner for følelsesanalyse som dere kan følge med på. Men dere kan definitivt merke forskjellen før og etter en samling. Forhåpentligvis er effekten positiv i flere uker og måneder etterpå. Medarbeiderne kan se tilbake på en flott samling, og den kan bli en del av virksomhetskulturen og suksessen.
Andre konkrete resultater kan være gode initiativer som oppstår under en samling, for eksempel en god markedsføringsidé eller forretningsutviklingsidé, eller en produkt- eller teknologisk idé som oppstår under en teamsamling. Vi hadde vårt siste allmøte den første uken i februar, og jeg ledet en workshop om hvordan man kan tenke rundt å operasjonalisere og automatisere den daglige arbeidsflyten.
Etter at jeg delte dette med teamet, kunne jeg se at alle i virksomheten prøvde ut ulike kunstig intelligens-verktøy, skrev bedre standardprosedyrer for arbeidet sitt og fant måter å optimalisere arbeidsflytene på. De brukte teknologiverktøy, satte mer arbeid ut til virtuelle assistenter, og dette har hatt en konkret effekt på virksomheten vår.
Dere kan også finne ulike læringspunkter fra samlingene deres på denne måten. Det siste mange ikke tenker på, er arbeidsgiverprofileringen. Sørg derfor for å ha en fotograf eller videograf, ta bilder av teamet mens de har det hyggelig, og film litt av dette slik at materialet kan brukes i rekrutteringen.
Jeg synes dette er lavthengende frukt. Administrerende direktører gjør dette når de har en morsom kunngjøring og deler det siste, glade teambildet med teksten «Jeg elsker teamet mitt». Men hvis du jobber i HR-teamet, bør du tenke på arbeidsgiverprofileringen som ligger i dette.
David Rice: Ja, absolutt. Det skjer naturlig når alle er i godt humør, ikke sant? Det er mye god stemning i rommet og et flott øyeblikk å fange.
Mange team ble distribuerte under pandemien. Dere begynte å ansette folk på tvers av landegrenser. Mange organisasjoner ble svært multikulturelle, og ulike aldersgrupper ble representert. Jeg er nysgjerrig: Hvilke strategier bruker du for å sikre at samlingen er inkluderende og meningsfull for alle?
Jared Kleinert: For oss gir tilbakemeldingsskjemaet før samlingen en forståelse av hva folk liker og ikke liker, og hvilke behov de har eller ikke har, slik at vi kan ta hensyn til maten vi serverer.
En person på teamet vårt er redd for høyder. Det har vi lært, og vi sørger for at vedkommende alltid får tilgang til et rom i første etasje når vi reiser på samlinger. Man må også tenke på at folk forlater familiene sine. Har de tilgang til barnepass og dyrepass? Dette må planlegges på forhånd.
Vi har allmøter to ganger i året under samlinger. Den ene av de to gangene tar vi med partnere, eller lar folk ta med seg partneren sin. Det har vært et flott tillegg til det vi gjør. Man kan se en annen side av en person når man ønsker å skape en slik kultur i virksomheten, noe vi gjør og setter pris på.
Det har gitt oss en ny dimensjon og gjort det mulig for folk å ta med familiene sine ved behov. Man kan også stille spørsmål om aktivitetene man planlegger. Hvor åpne er folk for noe aktivt sammenlignet med noe mer avslappende? Hvis svarene spriker mye, kan dere ha valgfrie aktiviteter i løpet av en halv dag. Gruppe én kan gjøre dette, gruppe to kan gjøre noe annet, og gruppe tre kan gjøre en tredje ting.
Det handler om å gi folk tillatelse til å delta på ulike nivåer, samtidig som man oppmuntrer dem til å engasjere seg i det man gjør. Mange av øktene våre er personlige og handler om å skape dypere og mer meningsfulle forbindelser mellom alle i rommet.
Det kan innebære skriveøvelser eller muligheter til å være sårbar og dele mer om livet sitt, det man går gjennom eller det man har gått gjennom tidligere. Som leder leder jeg vanligvis disse øktene og er svært ærlig og åpen. Det kan sette tonen.
Samtidig må det være greit å holde seg på den grunne delen av bassenget hvis man ikke er komfortabel. Men man bør også invitere folk til å gå dypere hvis de ønsker det. Jo større samlingen blir, desto mindre kan man personlig tilpasse den, men jeg synes det er viktig å være oppmerksom på så mange logistiske forhold som mulig.
Tilpass aktivitetene til den unike virksomhetskulturen. Det er gode ideer, og dere kan til og med spare penger på denne måten. Et par kunder har arrangert talentkonkurranser som en del av kveldsprogrammet, slik at folk kunne vise frem det de liker å gjøre på fritiden. Kanskje dere har dyktige musikere eller personer med interessante hobbyer på teamet. Da kan de hjelpe alle andre med å bli bedre kjent med dem.
David Rice: Ja, det er flott.
Tidligere nevnte du at dere gjennomfører en undersøkelse før og etter, slik at dere kan se om dere beveger dere i riktig retning. Det er åpenbart svært nyttig og sier mye om hvor vellykket arrangementet er. Men finnes det langsiktige indikatorer du har identifisert hos kunder som viser at samlingene har en bredere, kanskje omformende effekt?
Jared Kleinert: Ja, jeg tror det handler om å se resultatene forsterkes over tid, og å se at de ulike ideene også bygger på hverandre over tid. Man bygger relasjoner med andre mennesker på et stadig dypere og mer meningsfullt nivå, og mye av dette kommer fra unike, felles opplevelser.
Når dere reiser til ulike steder, prøver ulike typer mat, deltar i ulike aktiviteter og snakker om forskjellige utfordringer gjennom året på en svært bevisst måte, vil dette styrke relasjonene til kollegene.
Det er verdifullt i seg selv. I den grad dere kan bygge virksomhetens mål, visjon og verdier inn i én samling, og deretter bygge videre på dette i den neste, kan den tredje samlingen handle om hvordan dere skal nå målene deres ved å bruke virksomhetens mål, visjon og verdier. Dere kan også feire medarbeidere som har etterlevd virksomhetens verdier i løpet av året.
Da ser man hvordan dette kan bygge videre på hverandre. Dere kan også forbedre budsjettene og aktivitetene. Bruk undersøkelsene til å spørre folk hva de likte og ikke likte, og juster gradvis mot noe som blir stadig bedre mottatt og mer verdifullt for akkurat deres virksomhet.
David Rice: Å planlegge et arrangement er en av de tingene som, i likhet med alt annet nå, påvirkes av teknologi. Folk bruker kunstig intelligens til å informere om det de gjør, planlegge reiser og utføre alle mulige oppgaver. Det er interessant. Men mye av det kunstig intelligens brukes til, kan føre til en mer ensartet tilnærming eller bygge på antakelser som ikke helt stemmer med virkeligheten.
Kan du dele et konkret opplegg for en samling som du er spesielt stolt av, hva som gjorde det unikt, og hvilke uventede resultater dere fikk?
Jared Kleinert: De beste samlingene er en blanding av kundens unike kultur og noen av de beste praksisene vi ser på tvers av hundrevis av samlinger.
For ti dager siden ble det publisert en YouTube-video fra grunnleggeren av Stan, som jeg tror er en oppstartsbedrift finansiert i serie B. På dette tidspunktet har de hentet inn 30 millioner dollar eller mer, og vi arrangerte samlingen deres i Park City i Utah i januar for rundt 50 personer. Grunnleggeren har mange følgere på YouTube, og han laget en videobloggaktig gjennomgang av samlingen mens den pågikk.
Vi visste ikke om det og ba dem ikke om å gjøre det. Han gjorde en veldig god jobb med å forklare fra sitt perspektiv hvorfor samlingen var så verdifull for dem. For dem handlet det særlig om å feire fremgangen, bygge sterke relasjoner og opprettholde fremdriften. De hadde doblet antallet medarbeidere de siste månedene, og mange kjente ikke hverandre, så de fikk en mulighet til å knytte kontakt.
De hjelper innholdsskapere med å tjene penger på følgerne sine og bygge plattformene sine. Derfor tok de opp mye innhold mens de sto på ski, kjørte på tube og hadde det morsomt.
De gjennomførte også økter om virksomhetsverdiene sine. De gikk gjennom økonomien og planla det neste året, ettersom de ønsker å bli en virksomhet med en årlig omsetning på 100 millioner dollar og en enhjørning innen oppstartsbedrifter. Avdelingslederne ledet ulike økter etter at administrerende direktør hadde holdt sin «rikets tilstand»-tale, om man kan kalle det det. De hadde mange middager og mye moro.
Han forklarte at én idé fra en av disse øktene ikke bare kunne gjøre selve samlingen verdifull, men også være en idé som økte verdien hundre ganger og gjorde virksomheten til et selskap verdt én milliard dollar. I den grad han kan fremme dette, er det utrolig verdifullt. Han forklarte også at han som leder og administrerende direktør på dette stadiet bare kan gjøre så mye som enkeltperson.
Han kunne være i salgssamtaler hele dagen, men det ville sannsynligvis ikke flytte nålen når det gjelder hvor mye inntekt de trenger å skape. I stedet må han tenke på hvordan han kan skape en kultur der folk har selvstendighet til å ta beslutninger, tar de riktige beslutningene og følger virksomhetsstrategien.
Samlinger er derfor en av de beste, om ikke den beste, måten å få alle på samme kulturelle og strategiske side. Det kan være verdt millioner eller potensielt milliarder av dollar. Jeg syntes han formulerte dette svært godt, og jeg kan gjerne gi deg YouTube-videoen slik at du kan legge den i shownotatene hvis du ønsker.
David Rice: Jeg liker det, fordi jeg tror poenget ditt er at når man arrangerer en samling, forsøker man å skape en følelse. Man prøver å skape en følelse av tilhørighet og alle disse andre tingene. Det handler til syvende og sist om en følelse, og det må drives av menneskelig innsikt i hvordan folk har det, ikke sant?
Man kan samle inn data og se på alle disse tingene, men til syvende og sist kjenner man folkene sine og vet hva man ønsker. Det må være menneskelig drevet. Jeg stilte spørsmålet om kunstig intelligens og det unike fordi jeg lette etter nettopp dette. Dere skaper en følelse av tilhørighet og bruker menneskelig innsikt. Det synes jeg er veldig bra.
Jeg må likevel stille dette spørsmålet: Samlinger er noe som er flott å gjøre, men vi kan selvsagt ikke gjøre det hele tiden. Det avhenger selvfølgelig av budsjettet, men hvis man gjør det effektivt og på en god måte – la oss si i en ideell verden – hvor mye tid er det riktige å bruke på samlinger?
Jared Kleinert: Ulike virksomheter har ulik hyppighet på samlingene sine. Det avhenger av utviklingsfase, størrelse og hvor godt virksomheten gjør det, men vi er rundt 20 personer, eller 25, avhengig av hvordan man teller antall medarbeidere. Vi arrangerer en ledersamling hvert kvartal, og deretter to samlinger i året med alle.
Det er ganske omfattende. Når man kommer opp i 100 personer, har vi sett virksomheter arrangere en form for salgsstart eller salgs- og markedsstart. Jeg mener at en kvartalsvis samling for den øverste ledelsen eller ledergruppen gir svært høy avkastning. Alle virksomheter bør gjøre dette, uansett størrelse.
Deretter kan hver avdeling ha én til tre samlinger i tillegg til minst ett allmøte i året. Som medarbeider i en virksomhet som er først og fremst ekstern eller hybrid, kan du derfor ende opp med å delta på to til fire samlinger i året i ulike former og størrelser.
Du kan være med i salgsteamet og delta på en salgsstart. Kanskje du får plass i President's Club og drar på en tur i forbindelse med det. Deretter er det kanskje én annen salgssamling, og så har dere et allmøte. Da kan det bli tre eller fire samlinger i løpet av året.
I produkt- og teknologiteam foretrekker man kanskje mye tid til konsentrert arbeid, og da har man kanskje bare allmøtet, eller én annen samling i løpet av året for å samkjøre seg midtveis i året.
Utviklingen som skalerer, er at alle i virksomheten bør være forberedt på å delta på to til fire samlinger i året. Dette var noe Airbnb lanserte under pandemien da de sa at de skulle bli en fullt ut ekstern virksomhet, og at man kunne forvente å delta på en samling hvert kvartal hvis man jobbet der.
Dropbox har en regel som kalles 90/10-regelen. De sier at man kan forvente å være fysisk til stede rundt 10 % av arbeidstiden og jobbe eksternt 90 % av tiden. Det tilsvarer omtrent 25 dager på samlinger. Det kan være rundt fire ganger i året, tre til fem dager hver gang, og kanskje en annen type samling der man møtes og gjør mye konsentrert arbeid, men også bare er sammen med kolleger og går ut og spiser middag.
Men igjen: Alle organisasjoner kommer til å ha ulike behov. Jo mer distribuert man er, desto vanskeligere kan det være å samle alle, men det er fortsatt verdifullt å gjøre det minst én gang i året for allmøtet. Forhåpentligvis kan man også gjøre dette én til tre ganger til per person.
David Rice: Interessant. Før vi avslutter, vil jeg gi deg muligheten til å fortelle folk hvor de kan finne deg. Jeg liker alltid å gi gjestene våre muligheten til å fortelle folk hvordan de kan komme i kontakt med dem – eller, beklager, finne ut mer om det du gjør.
Jared Kleinert: Du kan gå til offsite.com og opprette en gratis konto. Det fungerer omtrent som Airbnb, der du kan søke gjennom tusenvis av utvalgte steder for samlinger eller leverandører som fotografer, videografer, leverandører av profilartikler, reiseleverandører og så videre.
Du kan snakke direkte med dem og spare mye penger og tid. Vi tilbyr også planlegging av samlinger fra start til slutt som en tjeneste, og vi har gjort dette for hundrevis av virksomheter over hele verden. Du kan når som helst sende meg en e-post på jared@offsite.com. Jeg gir deg gjerne rabatt hvis du nevner podkasten. Ta kontakt hvis du har spørsmål. Jeg hjelper gjerne.
David Rice: Det andre er at vi har en tradisjon her i podkasten. Jeg liker alltid å gi gjesten min muligheten til å stille meg et spørsmål, så jeg gir ordet til deg. Spør meg om hva du vil.
Jared Kleinert: Romvesener – tror du de finnes eller ikke?
David Rice: Å, jeg liker det. Alle stiller alltid spørsmål som er knyttet til temaet. Dette liker jeg. Det er et veldig godt spørsmål.
Ja, det tror jeg, men jeg tror sannsynligvis ikke det er slik vi forestiller oss. Hva definerer vi egentlig som et romvesen? Jeg vedder på at det finnes en bakterie på en annen planet som er en slags kollektiv organisme eller noe sånt.
Jared Kleinert: Tror du det finnes en annen menneskelignende skapning?
David Rice: Det vet jeg ikke. Kanskje, jeg vet ikke. Jeg tror ikke det. Kanskje i en helt annen galakse, for hvem vet hva som finnes der ute. Men i denne galaksen, nei. Jeg tror bare ikke de kommer til å se ut eller oppføre seg som oss – eller i det minste håper jeg det. Nei, jeg bare tuller.
Men det er et godt spørsmål. Jeg tror definitivt at det finnes en annen form for sansende liv der ute. Det er jeg sikker på.
Jared Kleinert: Fint. Greit.
David Rice: Takk for at du ble med i programmet i dag. Jeg setter stor pris på at du tok deg tid.
Jared Kleinert: Takk for tiden din. Det setter jeg pris på.
David Rice: Kjære lyttere, hvis dere ikke allerede har gjort det, må dere gå til peoplemanagingpeople.com/subscribe. Meld dere på nyhetsbrevet, så får dere alt dette rett i innboksen.
Til neste gang: Begynn å planlegge samlingen. Bare ikke inviter romvesenene.
