Samlinger er det nye kontoret: Slik skaper du tilhørighet og samkjøring i en distribuert verden

Jared Kleinert, grunnlegger og administrerende direktør i Offsite, deler innsikt i den økende betydningen av teamretreater i dagens distribuerte arbeidsmiljø. Etter hvert som fjernarbeid og hybridmodeller blir normen, har retreater utviklet seg fra å være frynsegoder til å bli viktige strategier for å holde team samkjørte, på linje og engasjerte.

Jared understreker at det er avgjørende å planlegge målrettede samlinger utenfor kontoret for å beholde talenter og fremme en sterk bedriftskultur. Samtalen utforsker hvordan man kan utforme effektive retreater ved å sette tydelige forretningsmål og måle effekten gjennom tilbakemeldinger og måltall for engasjement.

Høydepunkter fra intervjuet

  • Utviklingen av teamretreater i pandemitiden [00:41]
    • Jared grunnla Offsite under pandemien, i påvente av økningen i fjernarbeid og hybridarbeid.
    • Han observerte en økende trend innen fjernarbeid allerede før pandemien, og denne utviklingen skjøt fart under pandemien.
    • Bedrifter med fjernarbeids- eller hybridmodeller så i økende grad teamretreater som avgjørende for å opprettholde kulturen.
    • Offsite hadde som mål å forenkle planleggingsprosessen for retreater, noe mange opplevde som frustrerende.
    • Den innledende etterspørselen økte da bedriftene gjenopptok retreatene etter omikronvarianten, men deretter gikk teknologibransjen inn i en nedgangsperiode.
    • Til tross for innstramminger gikk samlinger utenfor kontoret fra å være «kjekt å ha» til å bli «må ha» for fjernarbeidsteam.
    • Tradisjonelle bedrifter og bedrifter utenfor teknologibransjen har også begynt å ta i bruk samlinger utenfor kontoret.
    • Trender knyttet til retur til kontoret ses hovedsakelig blant Fortune 500-selskaper og representerer ikke den bredere utviklingen.
    • Jared mener at fjernarbeid og hybridarbeid vil fortsette å øke de neste 2–10 årene, til tross for kortsiktige svingninger.
    • Langsiktige endringer i leieavtaler for næringslokaler kan gi ytterligere støtte til distribuerte arbeidsmodeller.

Hvis dere jobber eksternt, hybrid eller distribuert og ønsker å beholde dyktige medarbeidere, må dere planlegge teamretreater. Det er uunngåelig for 99% av bedriftene.

Jared Kleinert
  • Vanlige feil ved planlegging av samlinger utenfor kontoret [05:11]
    • Den største feilen ved planlegging av samlinger utenfor kontoret er mangel på en tydelig hensikt.
    • Mange selskaper klarer ikke å samordne agendaene for samlingene med virksomhetens mål.
    • Samlinger utenfor kontoret bør ha konkrete formål, som strategisk planlegging, salgsoppstart eller kundeengasjement.
    • Selskaper investerer betydelig tid, penger og omdømme i disse arrangementene.
    • En dårlig gjennomført samling utenfor kontoret kan skade de ansattes motivasjon og føre til at flere slutter.
    • Vellykkede samlinger utenfor kontoret er nøye utformet rundt hovedformålet og utnytter tiden ansikt til ansikt effektivt.
  • Skape oppslutning og måle ROI [06:50]
    • Bruk undersøkelser før og etter samlingen utenfor kontoret for å måle påvirkningen på de ansattes oppfatning (f.eks. eNPS, engasjement og tilhørighet).
    • Sammenlign engasjementsmålinger før og etter for å dokumentere positiv endring.
    • Innhent kvalitative tilbakemeldinger om forventninger og resultater for å vurdere verdien.
    • Følg med på forbedringer i medarbeiderbeholdningen som en viktig ROI-indikator – det sparer kostnader å beholde kompetente medarbeidere lenger.
    • Se etter konkrete resultater, som nye ideer, initiativer eller forbedringer av arbeidsflyten som samlingen utenfor kontoret har satt i gang.
    • Bruk Slack eller HR-verktøy (f.eks. Culture Amp og Lattice) for å følge med på endringer i teamets oppfatning.
    • Ta bilder og videoer til bruk i arbeidsgiverprofilering og rekruttering.
    • Fremhev resultatene fra samlingen utenfor kontoret i interne rapporter for å skape oppslutning om fremtidige arrangementer.

Det er dyrt å erstatte kompetente medarbeidere. Nedetid som følge av at man er færre på jobb, er også kostbart. Det finnes mange immaterielle verdier som er vanskeligere å måle, men lette å føle – som økt tillit etter teamsamlinger og vennskap som bygges på arbeidsplassen.

Jared Kleinert
  • Sikre inkludering på offsite-samlinger [10:41]
    • Bruk undersøkelser før offsite-samlingen for å forstå individuelle preferanser, behov og bekymringer (f.eks. mat, aktivitetsnivå og fobier).
    • Ta hensyn til personlige behov som ønsker om rom, barnepass og stell av kjæledyr.
    • La partnere eller familier delta på enkelte offsite-samlinger for å bygge dypere relasjoner.
    • Tilby valgfrie aktiviteter i variasjon, slik at de passer ulike energinivåer og interesser.
    • Skap inkluderende og personlige økter som gir rom for sårbarhet, samtidig som man respekterer den enkeltes komfortnivå.
    • Oppmuntre ledelsen til å gå foran med åpenhet og sette tonen for dypere relasjoner.
    • Tilpass aktivitetene slik at de gjenspeiler bedriftskulturen og reduserer kostnader (f.eks. talentkonkurranser).
    • Ha som mål å være så personlig tilpasset og gjennomtenkt som mulig, selv når gruppen vokser.
  • Langsiktig effekt av offsite-samlinger [13:38]
    • Langsiktig effekt oppstår gjennom at relasjoner, ideer og felles opplevelser bygger på hverandre over tid.
    • Gjentatte offsite-samlinger utdyper de personlige relasjonene og styrker samholdet i teamet.
    • Hver offsite-samling kan bygge videre på den forrige og forsterke oppdraget, visjonen, verdiene og målene.
    • Å feire ansatte som etterlever selskapets verdier, styrker den kulturelle samstemmingen.
    • Vedvarende tilbakemeldinger bidrar til å forbedre budsjetter, aktiviteter og den samlede effektiviteten.
    • Regelmessig videreutvikling gjør offsite-samlingene stadig mer verdifulle og bedre tilpasset selskapets behov.
  • Unike utforminger og resultater for offsite-samlinger [15:21]
    • De beste offsite-samlingene kombinerer selskapets unike kultur med velprøvde beste praksiser.
    • Et fremragende eksempel var en offsite-samling for Stan, en raskt voksende oppstartsbedrift, som ble holdt i Park City i Utah.
    • Arrangementet fokuserte på å feire fremgang, bygge relasjoner og opprettholde fremdriften etter rask vekst i teamet.
    • Aktivitetene omfattet skikjøring, tubing, teambygging, verdibaserte økter og strategisk planlegging.
    • Avdelingslederne ledet øktene etter en tale fra CEO-en om «rikets tilstand».
    • CEO-en understreket hvordan én enkelt idé fra en offsite-samling kunne få betydelig innvirkning på selskapets vekst.
    • Offsite-samlinger bidrar til å fremme en kultur preget av selvstendighet og samkjøring, noe som kan være mer verdifullt enn individuelle bidrag fra ledelsen.
  • Optimal hyppighet og varighet for offsite-samlinger [19:20]
    • Hvor ofte man arrangerer offsite-samlinger, avhenger av selskapets størrelse, utviklingstrinn og budsjett.
    • Jareds team på 20–25 personer gjennomfører kvartalsvise lederretreater og to offsite-samlinger for hele teamet hvert år.
    • Større selskaper arrangerer ofte et årlig allmøte og kvartalsvise offsite-samlinger for ledelsen eller spesifikke team.
    • Høy ROI: Kvartalsvise offsite-samlinger for ledelsen anbefales for alle selskaper.
    • Ansatte i fjernbaserte eller hybride selskaper kan delta på 2–4 offsite-samlinger per år.
    • Eksempler:
      • Airbnb: Kvartalsvise offsite-samlinger for fjernansatte.
      • Dropbox: 10 % tid ansikt til ansikt (~25 dager/år), ofte gjennom offsite-samlinger.
    • Offsite-samlinger varierer i formål – teambygging, strategisk planlegging, konsentrert arbeid eller sosialt samvær.

Møt gjesten vår

Jared Kleinert er grunnlegger og CEO i Offsite, en plattform som effektiviserer planleggingen av teamretreater for fjernbaserte og hybride organisasjoner. Han er blitt anerkjent av USA Today som «den best forbundne millennialen», og er TED-foredragsholder og tre ganger prisbelønt forfatter, med verk som inkluderer 2 Billion Under 20 og Networking: How To Meet Influential People, Deepen Relationships, and Become A Super-Connector. Før han grunnla Offsite, var Jared blant de ti første ansatte i 15Five, et SaaS-selskap for virksomheter. Innsiktene hans om entreprenørskap, nettverksbygging og arbeidets fremtid har vært omtalt i store mediekanaler som Forbes, TIME, Harvard Business Review og NPR. I 2013 var han delegat til president Obamas Global Entrepreneurship Summit i Malaysia.

bilde av Jared Kleinert

Offsite-samlinger er en av de beste måtene å få alle på samme kulturelle og strategiske side. Denne samkjøringen kan være verdt millioner, ja til og med milliarder, av dollar.

Jared Kleinert

You may also like