40 ChatGPT-forespørsler for HR og hvordan du skriver dine egne

Jeg deler tipsene mine og noen nyttige instruksjoner nedenfor.

Hva kan HR bruke ChatGPT til?

Brukt på en gjennomtenkt måte kan ChatGPT spare tid, generere ideer og gjøre repetitive skriveoppgaver mindre krevende.

Her er noen av områdene der det er mest nyttig innen HR og personalledelse:

Skrive førsteutkast

Som nevnt i innledningen gir ChatGPT deg et utgangspunkt for å skrive ting som stillingsbeskrivelser, introduksjonsplaner og maler for medarbeidersamtaler. 

I stedet for å begynne med en tom side kan du begynne med noe som kan redigeres og allerede har en grei formatering. 

Du kan til og med fortelle AI-verktøyene hvilket format eller hvilke søkeord du vil ha med. Du kan også prøve å legge inn et relatert dokument eller et eksempel fra et annet prosjekt for å gi verktøyet en idé om hva du ser etter. 

Bearbeide kommunikasjon

Du kan be det om å forenkle språket, justere tonen eller oversette formelt innhold til noe mer menneskelig. 

Dette er særlig nyttig for interne meldinger, forklaringer av retningslinjer og sensitive oppdateringer.

Hvis du noen gang har tenkt «høres denne e-posten eller chatmeldingen for slem ut??», kan AI hjelpe deg med å gjøre meldingen mildere eller dempe tonen uten å miste hovedpoengene. 

Dette er den magefølelsessjekken jeg pleide å få fra kollegaen som satt ved siden av meg på kontoret. Nå bruker jeg AI til denne typen hjelp.

Få ideer

Hvis du står fast når du skal gi navn til et program, utvikle en opplæringsøkt eller skissere en personalstrategi, kan ChatGPT hjelpe deg med å idémyldre. 

Det vil ikke føre deg frem til det perfekte svaret, men det vil få frem retninger du kanskje ikke hadde vurdert. Jeg har brukt dette mye til å finne navn på selskaper, produkter og programmer. 

Du får selvfølgelig noen ideer som ikke er særlig gode, men du kan også finne noen perler! Jo bedre instruksjoner du gir, desto bedre resultat får du her. 

Organisere innhold

Legg inn notater fra et møte, kommentarer fra en medarbeiderundersøkelse eller løse ideer til en workshop, så kan AI hjelpe deg med å organisere dem i temaer, punktlister eller en grov disposisjon.

Det kan hjelpe med å organisere tankedumping, møtenotater, utskrifter og mye mer! Dette kan være svært oppmuntrende når du raskt må lage en opplæring eller oppsummere informasjon for ulike målgrupper. 

Lage enkle verktøy

Hvis du gir tilstrekkelig kontekst, kan du be om relevante sjekklister, arbeidsflyter, e-postmaler og til og med pulsmålinger eller intervjuguider. 

Resultatet må fortsatt gjennomgås av deg, men det bringer deg 60–80 % av veien på langt kortere tid. 

Når du er i tvil, er det bare å prøve! 

Til syvende og sist er AI her for å hjelpe – ikke for å lede. Overlat menneskelig tenkning, følelser og resonnering til mennesker. Be AI om hjelp med det som føles som rutinearbeid, og som ikke krever menneskelig resonnering.

Slik skriver du en god ChatGPT-instruksjon

Hemmeligheten bak å få nyttige resultater fra ChatGPT handler ikke om å lure systemet. Hemmeligheten er i stedet å være tydelig og bevisst, og å gi det riktig kontekst og innramming å arbeide ut fra.

Når jeg skriver en instruksjon, behandler jeg den som om jeg gir instrukser til et nytt teammedlem som er dyktig, men ukjent med arbeidet vårt.

Hvis jeg bare sier «Skriv en tilbakemelding», får jeg noe generisk. Men hvis jeg sier «Du er en erfaren HR-forretningspartner som hjelper en førstegangsleder med å skrive konstruktive tilbakemeldinger til en medarbeider som ikke overholder tidsfrister.» 

Jeg opplever at når jeg går frem på denne måten med AI-verktøy, får jeg noe som ligger mye nærmere det jeg faktisk trenger.

Slik får du ChatGPT i riktig tankemodus:

1. Start med identitet: Fortell det hvem det skal opptre som. Ved å gi det en rolle bidrar du til å sette tonen og rammene. Det kan være:
   1. «Du er en erfaren HR-profesjonell med ti års erfaring …»
   2. «Du er en coach innen lederutvikling som fokuserer på menneskesentrerte løsninger …»
   3. «Du er en personalleder som skriver en vurdering i en organisasjon som verdsetter (xyz) …»
2. Legg til kontekst: Hvor skal dette innholdet brukes? Hvem skal lese det? Hvilken tone ønsker du – direkte, empatisk, positiv eller profesjonell? Jo flere detaljer du gir innledningsvis, desto mindre opprydding trenger du å gjøre senere.
3. Angi hensikten: Vær tydelig på hva du prøver å oppnå. Informerer, overbeviser, veileder, dokumenterer eller løser du et problem? ChatGPT kan tilpasse struktur og ordvalg basert på hva du prøver å oppnå.
4. Vær spesifikk på formatet: Be om en punktliste, et utkast til en e-post, et sammendrag på én side, en disposisjon til lysbilder – hva enn du trenger. Det er bedre på å følge instruksjoner enn å gjette hva du ønsker. Du kan til og med gi det et format fra et eksempel, selv om innholdet ikke er det samme som det du ber om hjelp til.
5. Gi det noe å jobbe med: Hvis du har eksisterende tekst, notater eller noen få uferdige ideer, kan du ta dem med. Selv et avsnitt med råmateriale kan være nok til å styre resultatet i riktig retning. Ikke bekymre deg for mye om å gjøre det pent – rånotater og tanker er nok til å gi AI-en en idé om hva du prøver å formidle. 
6. Jobb sammen med verktøyet: Noe av det beste med å bruke ChatGPT er at du ikke trenger å få det riktig første gang. Du kan behandle samhandlingen som en samtale. Start med en god nok ledetekst, og finpuss den deretter sammen:
   1. «Kan du forenkle dette for en leder med personalansvar i førstelinjen?»
   2. «Få dette til å høres mer oppmuntrende ut.»
   3. «Hva mangler her?»
   4. «Legg til eksempler som passer for et team som primært jobber eksternt.»

Bonustips: Be det om å vise til eller samsvare med pålitelige kilder. Hvis du jobber med noe som krever konsistens eller profesjonelle standarder, kan du fortelle AI-en hvor den skal lete, og be den inkludere lenker til ressursene. 

Du kan si:

• «Baser svaret på veiledning fra PeopleManagingPeople.com og inkluder lenken»
• «Bruk beste praksis i tråd med SHRM eller CIPD, og inkluder lenken»
• «Inkluder aktuell tenkning fra HBR-artikkelen om psykologisk trygghet, og inkluder lenken»

Når du ber et AI-verktøy om å undersøke noe og inkludere kildehenvisninger eller lenker, må du være forberedt på at det sammenfatter eller henter spesifikke sitater fra kildeteksten. 

VIKTIG!! Kontroller alltid at ressursene er ekte, og at statistikken er korrekt. Dette er et av områdene der AI stadig blir bedre, men det har en tendens til å finne på ting hvis det ikke har solid informasjon å basere seg på. 

Eksempel før og etter finjustering med tipsene mine

Generisk ledetekst: «Skriv en plan for prestasjonsforbedring for en person som presterer under forventning.»

Eksempel på resultat:

Plan for forbedring av arbeidsytelsen

Navn på ansatt: [Navn på ansatt]
Jobbtittel: [Jobbtittel]
Avdeling: [Avdeling]
Navn på leder: [Navn på leder]
Utstedelsesdato: [Dato]
Evalueringsperiode: [Startdato] – [Sluttdato]

1. Formålet med planen
Denne planen for forbedring av arbeidsytelsen er ment å håndtere bekymringer knyttet til arbeidsytelsen på en strukturert og støttende måte. Målet er å tydeliggjøre forventningene, identifisere forbedringsområder og tilby ressurser som kan hjelpe den ansatte med å lykkes i rollen sin.

2. Bekymringer knyttet til arbeidsytelsen
Følgende områder er identifisert som områder der forventningene ikke blir oppfylt:
Arbeidskvalitet: [Eksempel: Hyppige feil i rapporter, manglende viktige detaljer.]
Overholdelse av tidsfrister: [Eksempel: Tidsfrister overskrides konsekvent.]
Kommunikasjon: [Eksempel: Forsinkede svar på teamets e-poster og manglende oppfølging.]
Samarbeid: [Eksempel: Begrenset deltakelse i teammøter.]

3. Forventninger til arbeidsytelsen og mål
Den ansatte forventes å oppfylle følgende mål for arbeidsytelsen i evalueringsperioden:

Fokusområde	Spesifikke forventninger	Mål på suksess
Kvalitet	Levere feilfrie rapporter	95 % nøyaktighet
Tidsfrister	Overholde alle prosjektfrister	100 % levering innen fristen
Kommunikasjon	Svare på interne e-poster innen 24 timer	Rask og profesjonell kommunikasjon
Samarbeid	Delta aktivt i ukentlige møter	Delta og bidra på en meningsfull måte

4. Støtte og ressurser
Følgende støtte vil bli gitt:
Regelmessige 1:1-møter med lederen din (ukentlig)
Mentorstøtte fra en kollega [navn på kollega, hvis aktuelt]
Opplæring eller kurs i [spesifikke verktøy eller ferdigheter, hvis nødvendig]
Tilgang til skriftlige standarder for arbeidsytelse og maler

5. Tidsplan og oppfølgingsmøter
Ukentlige oppfølgingsmøter: [f.eks. hver mandag kl. 10.00]
Evaluering midtveis: [f.eks. 30 dager etter planens start]
Sluttevaluering: [f.eks. 60 dager etter planens start]

6. Konsekvenser av manglende måloppnåelse
Manglende dokumentasjon på jevnlig forbedring eller manglende oppfyllelse av målene for arbeidsytelsen som er beskrevet ovenfor, kan føre til ytterligere disiplinærtiltak, opp til og inkludert oppsigelse av arbeidsforholdet.

7. Bekreftelse
Jeg bekrefter at jeg har gjennomgått denne planen for forbedring av arbeidsytelsen og forstår forventningene og tidsplanen som er beskrevet ovenfor.

Den ansattes underskrift: ____________________ Dato: ___________
Lederens underskrift: _____________________ Dato: ___________
HR-representantens underskrift: ____________ Dato: ___________

Dette resultatet er en mal og forutsetter at problemene gjelder kvalitet, overholdelse av tidsfrister, kommunikasjon eller samarbeid. Den ber deg også om å legge til mye informasjon. Som mal er den nyttig, men du kan få et langt mer komplett resultat som bringer deg nærmere et ferdig dokument med en bedre instruksjon.

Bedre instruksjon: «Du er en HR-forretningspartner som støtter en leder som trenger å sette en markedsføringsspesialist på mellomnivå på en 60-dagers plan for forbedring av arbeidsytelsen. Den ansatte har gått glipp av tidsfrister og har ikke fulgt opp tilbakemeldinger. Skriv et tydelig og støttende utkast som beskriver forventninger, tidsfrister og tilgjengelige ressurser.»

Eksempel på resultat:

Plan for prestasjonsforbedring
Navn på medarbeider: [Navn på medarbeider]
Stilling: Markedsspesialist
Avdeling: Markedsføring
Leder: [Navn på leder]
Planens varighet: 60 dager (start: [Dato], slutt: [Dato])

Formålet med planen
Denne planen for prestasjonsforbedring (PIP) skal støtte deg i å lykkes i rollen som markedsspesialist. De siste ukene har det kommet bekymringer knyttet til evnen din til å overholde tidsfrister og innarbeide tilbakemeldinger i arbeidet ditt. Denne planen beskriver tydelige forventninger, tidsfrister for forbedring og hvilken støtte som er tilgjengelig for å hjelpe deg med å lykkes.

Områder som gir grunn til bekymring
1. Ubesvarte tidsfrister: Flere prosjekter har blitt levert for sent, noe som påvirker tidsplanene for kampanjer og koordineringen i teamet.
2. Manglende oppfølging av tilbakemeldinger: Det har jevnlig blitt gitt tilbakemeldinger på prosjektutkast, men revideringene er ofte ufullstendige eller ikke gjennomført som forespurt.

Forventninger og mål

Område	Forventning	Hvordan suksess måles
Tidsfrister	Levere alt tildelt arbeid innen avtalte tidsfrister	100 % levering til rett tid
Respons på tilbakemeldinger	Innarbeide tilbakemeldinger fullstendig og nøyaktig i revideringer	Minst 90 % av de forespurte endringene innarbeidet med tydelig sporing
Kommunikasjon	Proaktivt varsle om risiko for tidsfrister og be om avklaringer	Regelmessige oppdateringer og raske svar på tilbakemeldinger

Tidslinje
Ukentlige oppfølgingssamtaler med [Navn på leder] for å gjennomgå fremdrift, gi veiledning og svare på spørsmål
Halvveisgjennomgang etter 30 dager
Sluttgjennomgang etter 60 dager for å vurdere den samlede fremdriften

Tilgjengelige ressurser
Ukentlige 1:1-samtaler med lederen din
Tilgang til maler for prosjektplanlegging og redaksjonelle kalendere
Støtte fra kollegaen [Navn på kollega]
Valgfrie opplæringsressurser om tidsstyring eller beste praksis for redigering

Neste steg
Vi er opptatt av at du skal lykkes, og mener at denne planen gir en tydelig vei videre. Hvis det ikke kan dokumenteres jevnlig forbedring innen planperiodens slutt, kan ytterligere arbeidsrettslige tiltak bli vurdert, opp til og med oppsigelse.

Vennligst les gjennom og signer nedenfor for å bekrefte at planen er delt med deg og gjennomgått.

Medarbeiderens signatur: _____________________ Dato: __________
Lederens signatur: _____________________ Dato: __________
HR-representant: _____________________ Dato: __________

Den andre versjonen gir det riktige formålet, den riktige tonen og den riktige innrammingen – og resultatene er som natt og dag når det gjelder fullstendighet og nytte. 

Det første resultatet med den generiske instruksen var ikke spesifikt for rollen, tidspunktet eller problemene som førte til at tiltaket med å utarbeide PIP-en ble iverksatt. 

Ved å bruke den mer detaljerte instruksen genererte AI det andre eksempelet, som var langt mer spesifikt, målbart, handlingsrettet, realistisk og tidsavgrenset (SMART).

Når målet er å bruke AI til å korte ned veien til noe som er klart til bruk i den virkelige verden, er det best å gi så mye informasjon som mulig for å hjelpe AI med å utvikle noe som er tilpasset din spesifikke situasjon og ditt bruksområde, i stedet for bare å produsere en generisk mal.

Den beste måten å bli god på å bruke AI er å øve, øve, øve! Neste gang du skal skrive et dokument eller oppsummere noe på en ny måte, kan du undersøke om AI kan være til hjelp. 

Når du er komfortabel med å skrive effektive instrukser, kommer den virkelige verdien av å bruke dem i det daglige arbeidet. I neste del deler jeg praktiske instrukser som er klare til bruk, organisert etter sentrale HR-områder – slik at du kan komme i gang med en gang.

40 ChatGPT-instrukser for HR og personalledelse

Når du har fått dreisen på å skrive en god instruks, handler det bare om å ta den i bruk. 

Disse instruksene er gruppert etter HR-bruksområder fra virkeligheten – fra rekruttering til endringsledelse (fordi HR gjør SÅ MYE) – og er skrevet slik du ville snakket til en praktikant som er smart, men trenger veiledning fra deg.

Bruk dem som de er, eller tilpass dem slik at de gjenspeiler organisasjonens tone, bransje eller kultur. Målet er å gi deg et forsprang – slik at du kan bruke mindre tid på å skrive fra grunnen av og mer tid på arbeidet som virkelig betyr noe.

Rekruttering

1. Skrive en stillingsbeskrivelse som tiltrekker de riktige kandidatene

Instruks: Du er en partner innen talentanskaffelse i et helseteknologiselskap med høyt tempo. Skriv en overbevisende stillingsbeskrivelse for en dataanalytiker på mellomnivå som fremhever fleksibelt arbeid, utviklingsmuligheter og vår verdidrevne kultur (du kan også laste opp dokumenter om goder eller kultur for å gi kontekst).

Tonen bør være inkluderende og energisk. Formater den som en stillingsbeskrivelse som er klar til å lastes opp i ATS-et mitt.

Tips: Hvis du har en tidligere stillingsbeskrivelse som fungerte godt, kan du lime den inn som et eksempel og be verktøyet etterligne tonen og strukturen ved formateringen. Ta også med eventuelle eksisterende ansvarsområder, krav og lønnsopplysninger hvis du har dem – ikke bekymre deg for formateringen – AI ordner det.

2. Lage intervjuspørsmål for myke ferdigheter

Instruksjon: Du er en erfaren HR-forretningspartner som utformer strukturerte intervjuspørsmål for en teamlederrolle i kundestøtteteamet. 

Den ansettende lederen ønsker å vurdere emosjonell intelligens, tilpasningsevne og ferdigheter innen konflikthåndtering. Lag 5 atferdsbaserte spørsmål, formatert for bruk i et panelintervju.

Tips: Legg til «inkluder en vurderingsmatrise for hvert spørsmål» for å bidra til å standardisere vurderingen på tvers av intervjuerne. Du kan til og med be AI om å lage evalueringsarket! 

3. Skrive en avslags-e-post som holder døren åpen

Instruksjon: Du er rekrutterer i et mellomstort markedsføringsbyrå. Skriv en høflig og takknemlig avslags-e-post til en kandidat som kom til siste intervjurunde. 

Hold tonen oppmuntrende, og gi dem beskjed om at vi gjerne vil vurdere dem for fremtidige stillinger. E-posten bør ikke være på mer enn 150 ord.

Tips: Be om tonevariasjoner hvis du ønsker den varmere, mer formell eller mer samtalepreget. Du kan ta med notater om hva du likte ved intervjuet med dem hvis du ønsker å gjøre den enda mer tilpasset. 

4. Oppsummere ansettelsesprosessen for kandidater

Instruksjon: Du er HR-koordinator og forbereder en oppsummering av ansettelsesprosessen vår for kandidater som søker på fjernstillinger. 

Skriv en kort oversikt (på under 200 ord) som inkluderer hva de kan forvente etter at de har søkt, hvem de vil møte under intervjuene, og den gjennomsnittlige tidsrammen for beslutninger. Gjør den vennlig og åpen.

Tips: Bruk dette til å lage både e-posttekst og en visuell versjon for karrieresiden eller presentasjonen din. Du kan til og med be AI om å lage et bilde som viser arbeidsflyten eller prosessen visuelt! 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Hjelpe ledere med å skrive bedre notater fra oppstartsmøter

Instruksjon: Du er en rekrutterer som veileder en førstegangsansvarlig for ansettelser i å skrive et stillingssammendrag for en stillingsbeskrivelse for en programvareingeniør.

Skriv en sjekkliste over hva de bør ta med, for eksempel nødvendige ferdigheter, atferd og mål på suksess i løpet av de første 6 månedene. Formater den som et arbeidsark eller skjema på én side som de kan fylle ut og returnere.

Tips: Lagre dette som en gjenbrukbar mal i ATS-et eller på en delt stasjon for raskere oppstart.

Introduksjon av nyansatte

1. Lage en 30-60-90-dagersplan for en nyansatt

Instruksjon: Du er en HR-forretningspartner som støtter introduksjonen av en ny fjernarbeidende medarbeider i en seniorrolle innen kundesuksess. 

Lag en 30-60-90-dagersplan som inkluderer viktige læringsmilepæler, mål for relasjonsbygging og forventninger til prestasjoner. Formater den som en punktvis sjekkliste for nyansatte som lederen kan gå gjennom med den nyansatte.

Tips: Tilpass instruksjonen etter stillingens senioritetsnivå – nyutdannede kan trenge mer opplæring, mens ledere kan trenge flere strategiske mål for å komme inn i rollen.

2. Lage et velkomstbrev fra lederen

Instruksjon: Du er en personalleder som ønsker et nytt teammedlem velkommen. Personen begynner neste uke. Skriv en varm og personlig e-post som presenterer deg selv, forteller hva personen kan forvente den første dagen, og gir beskjed om hvor begeistret teamet er. Hold den under 200 ord, og bruk en vennlig og imøtekommende tone.

Tips: Ta med en kort setning om teamkulturen eller hva som gjør teamet unikt, for å bidra til å sette tonen tidlig. Du kan også vurdere å legge ved et øyeblikksbilde av organisasjonskartet eller fortelle hvordan timeplanen ser ut de første par dagene, for å bidra til å skape trygghet. PMP har en veiledning for velkomstbrev du kan bruke.

3. Skissere et fadderprogram for nyansatte

Instruksjon: Du er spesialist på læring og utvikling og lager et fadderprogram for nyansatte. Skriv et enkelt dokument på én side som forklarer hva en fadder gjør, hvor lenge relasjonen varer, og hvordan en vellykket fadderkobling ser ut. Formater det i tre deler: formål, forventninger og tips til begge parter.

Tips: Be ChatGPT skrive dette om i førsteperson for bruk i maler som sendes direkte til faddere og nyansatte. Du kan også bruke AI gjennom hele prosessen med fadderkobling og evaluering. 

4. Oppsummere det praktiske for den første dagen til en ny fjernarbeidende medarbeider

Ledetekst: Du er en HR-koordinator som forbereder en introduksjons-e-post til en ny fjernarbeidende medarbeider. Skriv en kortfattet melding som inkluderer når vedkommende skal logge inn, hvordan systemene åpnes, hvem vedkommende skal møte, og hvor det er mulig å få hjelp. Tonen bør være imøtekommende, men tydelig og profesjonell.

Tips: Du kan også be verktøyet om å lage en sjekklisteversjon av e-posten som den nyansatte kan bruke som referanse senere.

5. Skrive om oversikten over personalhåndboken

Ledetekst: Du er ansvarlig for internkommunikasjon og oppdaterer oversiktssiden i den digitale personalhåndboken deres. Last opp håndboken til AI-en som referanse. 

Oppsummer hva håndboken dekker – virksomhetens retningslinjer, fordeler og kultur – og forklar hvordan den kan brukes. Hold tonen medarbeidervennlig, og unngå juridisk sjargong.

Tips: Du kan også lime inn den eksisterende teksten og be ChatGPT om å skrive den om med et enkelt språk og overskrifter for å gjøre den lettere å lese.

Prestasjonsledelse

1. Skrive balanserte kommentarer til en medarbeidersamtale

Ledetekst: Du er en leder som skriver en medarbeidervurdering for et teammedlem med gode prestasjoner, som konsekvent overgår målene, men har utfordringer med samarbeid.

Lag en balansert, styrkebasert oppsummering som fremhever prestasjonene, samtidig som utviklingsmuligheten tas opp på en hensynsfull måte. Hold tonen konstruktiv og profesjonell.

Tips: Be ChatGPT om å lage flere formuleringer, slik at du kan velge den som passer best til din stil. Legg til eksempler manuelt for å sikre at du har en godt dokumentert medarbeidervurdering.

2. Lage SMART-mål for en rolle på mellomnivå

Ledetekst: Du er en HR-generalist som støtter et markedsføringsteam. Skriv 3–5 SMART-mål for en innholdsstrateg som fokuserer på å forbedre merkevarekjennskap og generering av potensielle kunder. Målene bør være spesifikke, målbare og realistiske for neste kvartal.

Tips: Hvis du kjenner virksomhetens strategiske prioriteringer, kan du legge dem til i ledeteksten for å tilpasse målene bedre.

3. Utarbeide samtalepunkter til en vanskelig tilbakemeldingssamtale

Ledetekst: Du er en personalleder som forbereder en én-til-én-samtale med en medarbeider som rapporterer direkte til deg, og som har oversittet flere frister. 

Utarbeid 3–4 samtalepunkter som tar opp problemet direkte, inviterer medarbeideren til refleksjon og åpner for en vei mot forbedring. Hold tonen respektfull og løsningsorientert.

Tips: Ta med «foreslå noen åpne spørsmål jeg kan stille under samtalen» for å gjøre ledeteksten enda mer handlingsrettet.

4. Lage en møteagenda for kalibrering av prestasjoner

Ledetekst: Du er en HR-forretningspartner som støtter en kommende kalibreringsøkt om prestasjoner med seniorledere. 

Utarbeid en 60-minutters møteagenda som inkluderer et tydelig mål, påminnelser om forberedelser, retningslinjer for diskusjonen og et avsluttende trinn for å ferdigstille vurderingene. Formater den som en enkel punktvis oversikt.

Tips: Legg til «inkluder et fasiliteringstips for hver del» for å legge til rette for en smidigere diskusjon. Vurder å la AI-en gjennomgå og bruke innhold fra People Managing People om kalibrering av prestasjoner.

5. Skrive en plan for prestasjonsforbedring (PIP)

Ledetekst: Du er en HR-leder som veileder en arbeidsleder gjennom en plan for prestasjonsforbedring for en lagerarbeider med gjentatte fraværsproblemer. Skriv en respektfull og spesifikk 60-dagers plan som inkluderer forventninger, datoer for oppfølgingssamtaler og tilgjengelige støtteordninger.

Tips: Be ChatGPT om å kontrollere tonen – «hold den formell, men oppmuntrende» – slik at meldingen forblir tydelig uten å virke straffende.

Læring og utvikling

1. Utforme en utviklingsplan for en ny leder

Ledetekst: Du er en HR-forretningspartner som lager en 6-måneders utviklingsplan for en førstegangsleder med personalansvar i et teknologiselskap med fjernarbeid. 

Inkluder mål for kompetanseutvikling, anbefalte læringsformer (som mentorskap, selvstyrte kurs og diskusjoner med kolleger) og viktige milepæler. Formater den som en punktvis oversikt. Finn noen relevante kurs du kan foreslå.

Tips: Legg til «knytt læringsmålene til våre lederprinsipper» hvis organisasjonen har offentliggjorte verdier eller kompetanser.

2. Lage en skisse til en arbeidsøkt om psykologisk trygghet

Ledetekst: Du er spesialist på læring og utvikling og utformer en 90-minutters arbeidsøkt for teamledere om psykologisk trygghet.

Lag en øktplan som inkluderer en kort introduksjon, én gruppeaktivitet, en diskusjon av en casestudie og et praktisk verktøy deltakerne kan bruke med teamene sine. Inkluder relevante ressurser og kildehenvisninger.

Tips: Be ChatGPT om å inkludere fasiliteringsnotater eller eksempler på refleksjonsspørsmål hvis du skal lage et lysbildesett etterpå.

3. Oppsummere tilbakemeldinger etter opplæring

Ledetekst: Du er en L&D-leder som går gjennom friteksttilbakemeldinger fra en nylig ferdighetstrening. Oppsummer svarene i 3–5 hovedtemaer, og foreslå 2 tiltak basert på det deltakerne opplevde som mest verdifullt eller savnet.

Tips: Lim inn rå tilbakemeldinger og inkluder “ignorer nøytrale kommentarer og fokuser på sterke meninger” for å få en mer presis oppsummering.

4. Lage en veiledning for kollegabasert læring

Ledetekst: Du er en HR-leder som utvikler et initiativ for kollegabasert læring for medarbeidere med høyt potensial. Skriv en veiledning på én side som forklarer hvordan prosessen for kollegabasert læring fungerer, hva som forventes av deltakerne, og hvordan den henger sammen med utviklingsmålene deres. Bruk et enkelt og samtalepreget språk.

Tips: Legg til “formater den for bruk i en e-post kunngjøring” hvis du forbereder internkommunikasjon for å markedsføre programmet.

5. Generere diskusjonsspørsmål til et lederutviklingsprogram

Ledetekst: Du er en fasilitator for lederutvikling som forbereder en workshop med mellomledere. 

Skriv 5 åpne diskusjonsspørsmål basert på temaene tilpasningsevne, kommunikasjon og tillitsbygging. Hold tonen reflekterende og praktisk.

Tips: Be ChatGPT om å foreslå oppfølgingsspørsmål eller formater for gruppearbeid som kan bidra til å gå dypere i diskusjonen.

Medarbeiderengasjement

1. Utforme en pulsmåling for å måle teamets arbeidsmoral

Ledetekst: Du er en HR-leder som utformer en kort medarbeiderundersøkelse for å måle medarbeidernes arbeidsmoral i et travelt kvartal. Skriv 5 spørsmål som kan besvares ved hjelp av en skala fra 1 til 5, samt ett valgfritt åpent spørsmål. Fokuser på arbeidsmengde, tilknytning til teamet og anerkjennelse.

Tips: Du kan be ChatGPT om å omformulere spørsmålene i undersøkelsen for å fjerne skjevhet eller gjøre dem mer inkluderende ved behov.

2. Skrive en anerkjennelsesmelding fra en leder

Ledetekst: Du er en administrativ assistent som utarbeider en melding fra administrerende direktør for å anerkjenne medarbeidernes motstandskraft i en utfordrende periode. Skriv en kort og ektefølt melding som unngår klisjeer, inkluderer et konkret eksempel på innsats og uttrykker oppriktig takknemlighet.

Tips: Be om en versjon tilpasset hybride eller fjernarbeidende team hvis ikke alle jobber på samme sted.

3. Lage månedlige temaer for engasjement

Ledetekst: Du er en internkommunikasjonsleder som planlegger et år med engasjementskampanjer. Foreslå 12 månedlige temaer som fokuserer på kultur, trivsel og tilhørighet. Hvert tema skal inneholde en beskrivelse på én linje og et forslag til aktivitet eller kampanje.

Tips: Be ChatGPT om å samordne temaene med nasjonale merkedager, virksomhetens verdier eller viktige milepæler i virksomheten.

4. Oppsummere tilbakemeldinger fra sluttsamtaler for en ledergruppe

Ledetekst: Du er en HR-forretningspartner som forbereder en oppsummering av sluttsamtaler for andre kvartal (last opp samtalene eller notatene fra dem). 

Lag en kort lysbildeplan som inkluderer de viktigste årsakene til at medarbeidere slutter, gjennomgående temaer og anbefalinger. Fokuser på tydelighet og tilpass tonen til et publikum på ledernivå.

Tips: Inkluder “fremhev også det som fungerer godt” i ledeteksten, slik at oppsummeringen ikke blir ensidig negativ.

5. Skrive en handlingsplan for teamengasjement

Ledetekst: Du er en personalleder som nettopp har fått lave engasjementsskårer innen kommunikasjon og anerkjennelse. Lag en handlingsplan for tre måneder med små, oppnåelige endringer du kan gjennomføre, og inkluder hvordan du skal følge opp teamet for å få tilbakemeldinger.

Tips: Be ChatGPT om å strukturere den i tabellformat med kolonner for tiltak, ansvarlig, tidspunkt og suksessindikator.

Internkommunikasjon

1. Skrive en tydelig og støttende kunngjøring om endring

Ledetekst: Du er en internkommunikasjonsleder som forbereder en kunngjøring om en omorganisering av en avdeling.

Skriv en melding til medarbeiderne som forklarer hva som skal skje og hvorfor, forsikrer dem om de neste stegene og inviterer til spørsmål. Hold tonen åpen, støttende og under 300 ord.

Tips: Be ChatGPT om å inkludere en kort seksjon med ofte stilte spørsmål hvis du forventer vanlige spørsmål eller forvirring.

2. Skrive om en policyoppdatering i et enkelt språk

Ledetekst: Du er en kommunikasjonspartner som skriver om en oppdatering om endringer i retningslinjene for fravær, skrevet i et juridisk språk. Gjør den om til et vennlig internt notat som de ansatte forstår og faktisk leser. Hold det enkelt, korrekt og under 250 ord.

Tips: Inkluder “formater med tydelige overskrifter og en oppfordring til handling” for å gjøre teksten lettere å skanne.

3. Lage en ukentlig oppsummering av allmøtet

Ledetekst: Du er en kommunikasjonsspesialist som skriver en kort intern oppsummering av denne ukens allmøte. Ta med viktige oppdateringer, sentrale beslutninger og lenker til opptaket eller presentasjonen. Bruk en uformell, men profesjonell tone, og hold teksten under 200 ord.

Tips: Be ChatGPT om å lage både Slack- og e-postversjoner, slik at du kan bruke dem i flere kanaler.

4. Skrive en melding fra en leder i forbindelse med en milepæl

Ledetekst: Du bistår en VP som ønsker å sende en melding for å markere ettårsjubileet for selskapets omprofilering. Skriv en kort melding som ser tilbake på fremgangen, takker teamet og skaper engasjement for det som ligger foran oss. Hold den under 150 ord og skriv i VP-ens stemme.

Tips: Hvis lederen er kjent for en bestemt stil (ydmyk, visjonær, vittig), kan du ta det med i ledeteksten for å tilpasse tonen.

5. Lage en intern kommunikasjonskalender

Ledetekst: Du er ansvarlig for internkommunikasjon og planlegger innhold for neste kvartal. Lag et eksempel på en kommunikasjonskalender som inneholder minst én melding per uke om ulike temaer, for eksempel personalnyheter, strategioppdateringer og kulturøyeblikk. Formater den som en enkel tabell med kolonner for dato, tema, målgruppe og ansvarlig.

Tips: Be ChatGPT foreslå måter å gjenbruke innhold på tvers av e-post, intranett og chat-plattformer. Du kan også be ChatGPT utelate #emneknaggene eller emojiene hvis det passer bedre med kulturen deres. 

Endringsledelse

1. Annonsere en organisatorisk endring

Ledetekst: Du er en senior HR-leder som forbereder en melding for å kunngjøre en endring i rapporteringsstrukturen som påvirker flere avdelinger. 

Skriv en tydelig og respektfull kunngjøring som forklarer hva som endres, hvorfor det er viktig, og hvilken støtte som er tilgjengelig. Hold den under 300 ord og bruk en rolig, trygg tone.

Tips: Be ChatGPT ta med et eksempel på en oppfølgingsmelding som ledere kan sende til teamene sine, slik at kommunikasjonen blir konsekvent og tydelig. Du kan også vurdere å lage noen samtalepunkter om endringen rettet mot partnere eller kunder.

2. Lage en FAQ om endringen for de ansatte

Ledetekst: Du er en spesialist på internkommunikasjon som lager en FAQ for å støtte implementeringen av et større system. 

Lag 8–10 FAQ-spørsmål og svar som dekker tidsplan, opplæring, innvirkning på arbeidsflyter og hvem man skal kontakte for å få hjelp. Bruk et enkelt språk og grupper spørsmålene etter tema.

Tips: Inkluder “legg til et kort introduksjonsavsnitt i FAQ-en” hvis du ønsker noe som er klart til å legges inn i et intranettinnlegg eller en PDF.

3. Skrive et manus til et oppstartsmøte om endringen

Ledetekst: Du er en konsulent innen endringsledelse som forbereder samtalepunkter for en leder som skal introdusere et nytt initiativ under et allmøte. Skriv et kort manus som forklarer formålet med endringen, legger til rette for åpenhet og inviterer til tilbakemeldinger.

Tips: Be om to versjoner – én for en mer formell setting og én for et samtalebasert Q&A-format.

4. Lage en kommunikasjonsplan for interessenter

Ledetekst: Du er en HR-leder som leder et tverrfunksjonelt endringsarbeid. Lag en kommunikasjonsplan for interessenter som beskriver hovedbudskap, kanaler, tidspunkt og ansvarlige for hver gruppe (ledere, mellomledere, ansatte). Formater den som en tabell.

Tips: Legg til “inkluder en kolonne for foretrukket kommunikasjonsstil eller kanal” for å gjøre planen mer handlingsrettet.

5. Skrive om et svar på motstand mot endring

Ledetekst: Du er en HR-partner som svarer en ansatt som har uttrykt frustrasjon over en nylig endring. Skriv et svar som anerkjenner bekymringen, forklarer begrunnelsen for beslutningen på nytt og inviterer til videre dialog. Hold det empatisk og under 200 ord.

Tips: Hvis det er en melding du kommer til å bruke ofte, kan du be ChatGPT gjøre den om til en fleksibel mal med plassholdere.

BONUS: Boken min, The Change Cheat Code, leveres med et skreddersydd AI-verktøy som hjelper deg med å lede endringer mer effektivt. Du får AI-verktøyet GRATIS når du kjøper boken.

Andre nyttige bruksområder

1. Skrive et LinkedIn-innlegg for å feire en teamprestasjon

Ledetekst: Du er en personalleder som skriver et LinkedIn-innlegg for å feire at teamet ditt har fullført en omfattende systemutrulling foran tidsplanen. Skriv et kort innlegg som anerkjenner teamets innsats, deler hva som ble oppnådd, og gjenspeiler organisasjonens verdier. Hold tonen positiv og profesjonell, og inkluder en takk.

Tips: Be ChatGPT om å inkludere noen emneknagger og en variant som tagger teamet eller samarbeidspartnerne som var involvert.

2. Oppsummere en policy til en lederorientering

Ledetekst: Du er en HR-analytiker som utarbeider en sammendrag på én side av den reviderte foreldrepermisjonspolicyen for ledergruppen din (last opp policyen, eller last opp både den gamle og den nye). 

Skriv en kortfattet oversikt som inkluderer de viktigste endringene, begrunnelsen for dem og eventuelle umiddelbare tiltak som kreves av ledere.

Tips: Legg til «skriv dette i stilen til et notat for en lederorientering» for å tilpasse teksten til målgruppen og forventningene til formatet.

3. Lage en mal for samtaler om hvorfor ansatte blir

Ledetekst: Du er en HRBP som utvikler en veiledning for samtaler om hvorfor ansatte blir for førstelinjeledere. Skriv en kort introduksjon til konseptet, og inkluder 6–8 åpne spørsmål som bidrar til å avdekke hva som holder de ansatte engasjert – og hva som kan få dem til å slutte.

Tips: Be ChatGPT om å inkludere et avsnitt om hvordan man avslutter samtalen, og følger opp temaer som kommer frem.

4. Gjøre rånotater om til samtalepunkter

Ledetekst: Du er en personaldirektør som forbereder en presentasjon for styret. Gjør disse grove notatene om til 3–5 tydelige samtalepunkter om HRs prioriteringer for neste kvartal. Få dem til å høres klare for ledelsen ut og være i tråd med forretningsstrategien.

Tips: Inkluder «bruk et enkelt språk og hold hvert punkt under 40 ord» for å gjøre dem konsise og egnet for presentasjoner.

5. Utarbeide en profesjonell biografi for en intern foredragsholder

Ledetekst: Du er en koordinator for læringsprogrammer som skriver en kort biografi for en ansatt som skal lede en lunsj-og-lær-økt om tverrfunksjonelt samarbeid. 

Inkluder vedkommendes nåværende rolle, noen relevante prestasjoner og hvorfor vedkommende leder denne økten. Hold den under 100 ord.

Tips: Be om en uformell og en formell versjon – du vil ofte trenge begge. Vurder å legge til personens LinkedIn- eller CV-innhold for å få et enda mer utfyllende sammendrag.

Din tur!

Du trenger ikke å være teknologiekspert for å begynne å bruke KI i HR-arbeidet ditt. Du trenger bare å være nysgjerrig – og villig til å prøve.

Det er helt greit om den første ledeteksten din ikke fungerer. Det er en del av prosessen. Jo mer du eksperimenterer, desto bedre blir du til å forme det som kommer tilbake. Før du vet ordet av det, vil du oppdage at du sparer tid, får større klarhet og kanskje til og med har det litt moro med det.

Målet er ikke å være perfekt. Målet er å gjøre arbeidet ditt litt enklere, slik at du kan konsentrere deg mer om den menneskelige siden av HR – samtalene, beslutningene og effekten.

Prøv en ledetekst. Se hva som skjer. Du kan bli overrasket over hvor nyttig din «KI-praktikant» kan være.

Hva nå? Les min avanserte veiledning om ChatGPT for HR. Det finnes mange muligheter for å bruke KI til analytiske oppgaver innen HR.

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet, og følg med på mer etter hvert som KI-funksjonaliteten utvikler seg og vi tester mange metoder for å gjøre analyse-, nivåfastsettings-, kalibrerings- og datadelen av HR-jobben din enklere. 😀