5 ekspertråd for en vellykket prosess for resultatstyring
Resultatstyring er notorisk vanskelig å få til på riktig måte, men det er ikke umulig. I denne serien snakker vi med eksperter for å få deres innsikt i hvordan man skaper et effektivt system for resultatstyring.
Hei, Elena. Kan du fortelle oss litt om «bakgrunnen» din og hvordan du kom i gang?
Absolutt! Jeg er peruaner og har bodd i Houston i Texas i over halve livet mitt. Jeg dro til USA som 22-åring for å ta en mastergrad i hotell- og restaurantledelse.
I likhet med historiene til mange innvandrere førte reisen min til at jeg fikk en stilling i en prestisjefylt internasjonal hotellkjede, noe som til slutt fikk meg til å etablere livet mitt her i USA. Da jeg giftet meg med en amerikaner og ble mor til en sønn, har tilknytningen min til dette landet blitt sterkere enn båndene mine til Peru.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Reisen min begynte i en rolle som resepsjonist på nattskift, samtidig som jeg studerte ved Hilton College, en del av University of Houston.
Når jeg ser tilbake, forteller jeg ofte venner at denne rollen var min personlige doktorgrad. Den ga meg motstandskraft, evnen til å håndtere uforutsette situasjoner på direkten og ferdigheten til å navigere gjennom en rekke utfordringer på egen hånd. Dette var min første erfaring med ledelse.
På grunn av visumproblemer ble jeg dessverre midlertidig overført til Cancun i Mexico i ett år. Da jeg kom tilbake til USA, fikk jeg en mulighet innen HR av min tidligere HR-direktør, nærmere bestemt som hotellopplærer.
Dette markerte begynnelsen på HR-karrieren min, en reise som har strukket seg over mer enn 25 år og omfattet ulike bransjer og kulturer. Det er nettopp denne reisen som førte til at jeg bestemte meg for å starte min egen virksomhet innen ledercoaching, et område jeg begynte med tidligere i år. Det å coache ledere viste seg å være den mest givende delen av tiden min i HR.
Ingen av oss kan oppnå suksess uten litt hjelp på veien. Er det en bestemt person du er takknemlig for, som hjalp deg med å komme dit du er i dag?
Jeg er helt enig i dette. Jeg har hatt mange fantastiske mentorer og coacher som har veiledet meg på veien.
En av dem, Marilyn, var HR-direktør da jeg jobbet på luksushotellet. Hun så noe i meg som jeg ikke engang visste fantes: potensialet mitt for å jobbe med HR.
Jeg hadde nettopp kommet tilbake fra Mexico, der jeg hadde jobbet som resepsjonssjef, og da hun fikk vite at jeg var tilbake i Houston, kontaktet hun meg og sa at hun ville ha meg tilbake på hotellet, men som HR-opplærer. Det var slik livet mitt endret seg fullstendig, og slik jeg kom dit jeg er i dag.
Hun så at jeg hadde evnen til å behandle mennesker slik jeg selv ønsker å bli behandlet, og til å hjelpe organisasjoner med å blomstre gjennom medarbeidernes trivsel. Jeg vil være henne evig takknemlig.
Kan du gi oss ditt favorittsitat om «livslærdom»? Kan du fortelle hvordan det har vært relevant for deg i livet?
Moren min lærte alltid oss barna sine at det ikke finnes noen verre handling enn den du ikke utfører (No hay peor gestion que la que no se hace).
Å bli stående på stedet hvil fordi man er redd for å ta det neste steget, uansett hvor skremmende det måtte være, eller å tvile på seg selv når man skal ta en vanskelig beslutning, selv om man vet at man ikke har noe annet valg, er ikke en del av måten jeg lever livet mitt på.
Jeg tar sjanser, det har jeg alltid gjort, og det har ført meg inn på mindre trafikkerte veier og tvunget meg til å ta vanskelige beslutninger og utholde smertefulle øyeblikk. Men jeg ville ikke ha endret denne veien for noe i verden.
Jeg er den jeg er, og jeg er der jeg er, fordi jeg tok disse valgene og tok disse vanskelige beslutningene. Denne livslærdommen har formet meg for hvert skritt på veien, og nå mer enn noen gang mens jeg bygger opp virksomheten min.
Når du ser tilbake på karrieren din, hva ville du sagt til ditt yngre jeg?
Jeg elsker dette spørsmålet! Jeg bruker det i coachingsamtalene mine fordi det inviterer til så dyp selvrefleksjon. Det jeg ville sagt til mitt yngre jeg, er å stole på det universet sender i min retning, ikke fortvile, for alt vil ordne seg til slutt, og du vil komme styrket og klokere ut av det. Alt ordner seg til slutt.
Hvorfor er resultatstyring så vanskelig å få til på riktig måte?
Min erfaring har vist meg at medarbeidere ønsker og trenger tilbakemeldinger, selv når de kan være ubehagelige å høre. Når dette gjøres riktig, bygger det tillit mellom arbeidsgiver og medarbeider, legger føringer for resten av medarbeiderens karriere og dermed for organisasjonens suksess.
Å lede en medarbeiders prestasjoner innebærer å veilede og lede vedkommende, helt fra starten, på en åpen og genuin måte gjennom det ukjente i en ny kultur og et nytt miljø, gjennom kompleksiteten i prosesser og retningslinjer, og gjennom uforutsigbarheten i menneskelig atferd i organisasjoner.
Dette er en balansegang for ledere, ettersom det krever en kombinasjon av selvinnsikt, risikovilje, sårbarhet og medfølelse. Slik jeg gjør når jeg veileder andre, bygger du gjennom å utvikle deg selv opp denne evnen til å lede andre, inkludert prestasjonene deres.
Når jeg ser ledere som er redde for å ta opp prestasjonsproblemer, ser jeg som regel mangel på selvinnsikt og frykt for å si eller gjøre det som må sies og gjøres akkurat på det aktuelle tidspunktet.
Vellykkede organisasjoner ser på prestasjonsledelse som et integrert og grunnleggende element i strategien, som gjennomføres i det daglige, én samtale om gangen.
Hvor ser du at mange organisasjoner gjør feil når det gjelder prestasjonsledelse?
Basert på min erfaring ser jeg at organisasjoner behandler prestasjonsledelse som en isolert, obligatorisk årlig hendelse, i stedet for å se det som en løpende syklus for prestasjonsledelse.
Den fryktede prestasjonsledelsessamtalen ved årets slutt inkluderer noen ganger en skremmende samtale som avgjør lønnsøkninger, forfremmelser eller kanskje den beryktede PIP-en (plan for prestasjonsforbedring).
Vellykkede organisasjoner ser på prestasjonsledelse som et integrert og grunnleggende element i strategien, som gjennomføres i det daglige, én samtale om gangen.
Det er en dynamisk og engasjerende mulighet for genuine samtaler og veiledning som beriker begge parter og styrker relasjonen.
Basert på din erfaring og suksess, hva er dine 5 beste tips for en vellykket prosess for prestasjonsledelse?
1 . Bygg et psykologisk trygt miljø: Dette starter allerede før den nye medarbeideren begynner sin første dag. Når en ansettende leder, rekrutterer eller HR-medarbeider tar kontakt med den valgte kandidaten før den første dagen, skapes det en tillitsfull relasjon og et trygt miljø, og medarbeideren starter i den nye jobben entusiastisk og med en følelse av å være velkommen, i stedet for uinformert og redd.
Et eksempel kan være at du får tilbud om jobben muntlig fra din fremtidige nærmeste leder, i stedet for fra HR-medarbeideren. Dette gjør relasjonen mellom leder og medarbeider sterkere fra første stund.
Min nye leder i min forrige jobb sendte meg en tekstmelding helgen før min første dag for å si hvor glad hun var for snart å kunne ønske meg velkommen. Å etablere en relasjon som fremmer tillit og trygghet, starter tidlig.
2 . Når den nye medarbeideren begynner, bør en av de første samtalene med lederen handle om å avklare tydelige forventninger til rollen. Disse forventningene bør ikke bare omfatte de tekniske arbeidsoppgavene i rollen, men også den atferden selskapet og lederen forventer av alle medarbeidere.
Sett deg ned med medarbeideren i løpet av den første uken og gå gjennom rollens arbeidsoppgaver og forventninger. Forklar hvordan en vellykket første uke ser ut, hvordan de første 90 dagene bør se ut, og hvordan suksess i rollen bør se ut om ett år. Følg opp ukentlig eller annenhver uke for å sikre at forventningene fortsatt er tydelige, og at medarbeideren føler seg støttet når det gjelder disse forventningene.
Jeg innførte en opplæringsplan for den første uken for nye medarbeidere, der jeg inkluderte bestemte personer som jeg ønsket at de skulle bli kjent med. Jeg inkluderte også en «fadderordning» og daglige oppfølgingssamtaler på slutten av hver dag den første uken. Lunsj med teamet og en kort presentasjon av medarbeiderens bakgrunn for hele teamet ble gjennomført den første dagen.
3 . Gi rettidige og objektive tilbakemeldinger. Medarbeidere på alle stadier i karrieren ønsker tilbakemeldinger på prestasjonene sine. Avhengig av situasjonen kan tilbakemeldingen gis der og da eller i et planlagt møte.
Hvis det gjøres respektfullt og faktabasert, vil medarbeideren ønske å få vite raskt om han eller hun gjør noe galt. Det samme gjelder når vedkommende gjør noe riktig; også dette er en nødvendig tilbakemelding for å forsterke den viste prestasjonen.
En gang ga jeg en medarbeider en tilbakemelding som var utdatert og ubekreftet. Medarbeideren ble svært opprørt og ba om dokumentasjon, noe jeg ikke kunne fremskaffe på det tidspunktet. Det er avgjørende å forberede seg på denne typen samtaler.
4 . Hvis prestasjonen ligger under forventningene, er det avgjørende å dokumentere observasjoner, notere konkrete eksempler og skrive ned kommentarer og tilbakemeldinger fra andre.
Dette er et svært viktig skritt mot objektiv og faktabasert prestasjonsledelse. Det gjør prosessen rettferdig og fjerner subjektivitet og skjevheter.
De beste planene for prestasjonsforbedring jeg har sett i løpet av karrieren, er de som tydelig fastslår fakta, med dokumentasjon som underbygger dem.
En praksis jeg anbefaler, er å sørge for at dokumentasjonen er konfidensiell, at den oppbevares på et trygt sted som ingen andre ansatte har tilgang til, og at tilbakemeldingssamtalen gjennomføres privat. Ingen andre i teamet bør vite at noen er underlagt en PIP.
5 . Konstant kommunikasjon er avgjørende. Å kommunisere med de ansatte om hvordan det går med dem, er helt nødvendig i en vellykket prosess for prestasjonsstyring.
Ingenting bør komme som en overraskelse på slutten av den årlige syklusen. Regelmessige oppfølginger, der respekt og åpenhet alltid er til stede, vil sikre en smidig prosess. Dette inkluderer regelmessig anerkjennelse når den er fortjent. Ansatte liker å bli anerkjent for det gode arbeidet sitt, så lenge det gjøres konsekvent og rettferdig.
En av de beste erfaringene jeg har hatt, var med en leder som skrev takkekort – kort jeg fortsatt har tatt vare på – der hun takket meg for en konkret rolle jeg hadde i et vellykket prosjekt, eller for en presentasjon jeg nettopp hadde holdt for andre ansatte. Hun holdt meg motivert til å fortsette med det jeg gjorde, og utfordret meg alltid til å gjøre det enda bedre.
Hvordan arbeider dere med prestasjonsstyring i organisasjonen din? Knytter dere det for eksempel til lønn?
Alle selskapene jeg har jobbet for, har alltid knyttet lønn til prestasjoner. Dette er en rettferdig måte å belønne dem som presterer godt på, og å unngå å belønne dem som ikke presterer i henhold til forventningene.
Det finnes flere måter å gjøre dette på, og vurderinger knyttet til prestasjonsnivåer er den vanligste metoden. Enten man bruker tall eller beskrivelser, får den ansatte en viss prosentvis økning basert på den samlede prestasjonsvurderingen.
Hvilke verktøy bruker dere til prestasjonsstyring?
Det finnes mange verktøy for medarbeidervurdering på markedet, og vanligvis er de en del av en mer omfattende HR-løsning. For mindre organisasjoner anbefaler jeg en enkel Word-mal og et poengsystem, selv om alt i dag kan omgjøres til en elektronisk og systematisk prosess.
Så lenge den er objektiv og brukes på riktig måte av alle ledere.
Hvordan måler og forbedrer dere prosessen for prestasjonsstyring?
Resultatene! Hvis ledelsen er rettferdig og konsekvent, og har de ansattes velferd i tankene, kan du være sikker på at selskapet blant annet har en sterk prosess og filosofi for prestasjonsstyring.
Dette kan komme til uttrykk gjennom engasjementsskårer, turnover-rater, kulturell sammensveisethet, produktivitet og til syvende og sist lønnsomhet.
Er det en person i verden du gjerne skulle ha spist en privat lunsj med, og hvorfor?
Det ville vært en drøm som gikk i oppfyllelse om jeg kunne møte Tony Robbins, dr. Joe Dispenza eller Vishen Lakhiani. I ingen bestemt rekkefølge!
