6 HRMS-integrasjoner jeg bruker for å forenkle HR-arbeidet

Hvorfor integrere HRMS?

HRMS fungerer ofte som den sentrale kilden til medarbeiderinformasjon, men lønns-, rekrutterings-, personalgode- og arbeidsstyringssystemer trenger også tilgang til disse dataene. Ved å integrere plattformene kan du sørge for at medarbeideroppføringene forblir konsistente gjennom hele medarbeiderens livssyklus.

De viktigste fordelene med HRMS-integrasjon er:

• Konsistente medarbeideroppføringer: Synkroniser medarbeiderprofiler, stillingstitler, avdelinger og ansettelsesstatuser på tvers av tilkoblede systemer.
• Færre manuelle oppdateringer: Reduser gjentatt dataregistrering når medarbeidere begynner, bytter rolle, oppdaterer personopplysninger eller slutter i organisasjonen.
• Mer nøyaktige lønns- og personalgodedata: Overfør relevant informasjon om godtgjørelse, kvalifisering og ansettelse til systemene som behandler utbetalinger og administrerer personalgoder.
• Bedre håndtering av medarbeiderens livssyklus: Koble sammen arbeidsflyter for rekruttering, introduksjon, resultatstyring og avslutning av arbeidsforhold ved hjelp av delt medarbeiderinformasjon.
• Forbedret datastyring: Definer hvilken plattform som eier hvert datafelt, kontroller tilgangen til informasjonen og oppretthold oversikter over endringer på tvers av systemene.

Verdien oppstår når du konfigurerer disse forbindelsene rundt de eksisterende HR-prosessene dine, i stedet for å bare koble sammen så mange applikasjoner som mulig.

De vanligste integrasjonene for HRMS

Ved å utforske integrasjonsalternativene kan du koble HRMS til verktøyene teamet ditt allerede bruker. Begynn med disse vanlige kombinasjonene for å finne ut hvor delte medarbeiderdata kan støtte arbeidsflytene dine.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lønnsprogramvare

Å koble HRMS til lønnsprogramvare er integrasjonen jeg ville prioritert foran alt annet. Når disse to systemene deler data, overføres endringer i medarbeideroppføringer – nyansettelser, avslutninger, lønnsjusteringer og endringer i arbeidstid – direkte til lønnssystemet uten at noen må registrere dem på nytt manuelt.

Det er ikke en liten ting. Lønnsfeil er noen av de mest skadelige feilene et HR-team kan gjøre, og de fleste starter med manuell datahåndtering.

Verktøy som ADP og Gusto tilbyr integrasjoner med ulike HRMS-plattformer, slik at støttet informasjon om godtgjørelse, skatt og personalgoder kan synkroniseres mellom systemene.

Avhengig av integrasjonen kan opplysninger om nyansatte og endringer i ansettelsesstatus overføres til lønnssystemet automatisk. Dette reduserer manuell registrering, men krever fortsatt nødvendig kontroll.

Uten denne integrasjonen må noen i teamet ditt kopiere data mellom systemene før hver lønnskjøring. Det er kjedelig, og det er også her tall blir byttet om, felt blir hoppet over og etterlevelsesproblemer gradvis hoper seg opp uten at noen merker det. Hvis teamet ditt avstemmer lønn manuelt annenhver uke, er det et tegn på at denne forbindelsen burde vært på plass for lenge siden.

Her er de vanligste bruksområdene som det er verdt å koble lønnsprogramvaren til HRMS for:

• Oppsett av lønn for nyansatte: Når integrasjonen støtter det, kan medarbeideropplysninger som godtgjørelse og skatteinformasjon overføres fra HRMS til lønnssystemet. Sensitiv informasjon, inkludert opplysninger om direkte innskudd, kan kreve separat innsamling eller kontroll.
• Synkronisering av lønns- og statusendringer: Endringer i godtgjørelse, forfremmelser eller ansettelsesstatus kan synkroniseres med lønnssystemet når dette støttes og er riktig konfigurert. Teamene bør kontrollere ikrafttredelsesdatoer og synkroniseringsplaner for å sikre at oppdateringene vises i riktig lønnskjøring.
• Overføring av tids- og nærværsdata: Integrasjoner som støtter dette, kan overføre godkjente timer, overtid og fraværsinformasjon til lønnssystemet. HR- og lønnsteam bør likevel kontrollere beregninger, lønnsregler og avvik før utbetalinger behandles.
• Behandling av avslutninger: Når en medarbeider gjennomgår avslutning av arbeidsforholdet i HRMS, blir lønnssystemet varslet om å utbetale sluttlønn og stanse gjentakende utbetalinger. Å hoppe over dette trinnet innebærer en etterlevelsesrisiko som jeg har sett skape problemer for team mer enn én gang.
• Oppdateringer av trekk for personalgoder: Endringer i valg av helseforsikring, pensjonsinnbetalinger eller andre trekk oppdateres i lønnssystemet samtidig som de registreres i HRMS, slik at medarbeidernes nettolønn forblir korrekt hver periode.
• Støtte for skatterapportering: Lønnsprogramvaren henter klassifiserings- og inntektsdata fra HRMS for å generere nøyaktige skattedokumenter. Dette reduserer behovet for frem og tilbake-utveksling som oppstår når oppføringer settes sammen manuelt ved rapporteringstidspunktet.

Programvare for administrasjon av personalgoder

Å koble et HRMS til programvare for administrasjon av personalgoder bidrar til å holde registrering, kvalifisering og medarbeiderinformasjon konsistent på tvers av begge plattformene. Dette er særlig nyttig når medarbeidere begynner, endrer ansettelsesstatus, velger personalgoder eller slutter i organisasjonen.

Plattformer som Employee Navigator og Benefitfocus støtter arbeidsflyter for administrasjon av personalgoder, selv om tilgjengelige HRMS-tilkoblinger og synkroniseringsfunksjoner varierer fra leverandør til leverandør.

Her er de vanligste arbeidsflytene for integrasjon mellom HRMS og administrasjon av personalgoder:

• Oppdateringer av medarbeidernes kvalifisering: Del ansettelsesstatus, ansettelsesdatoer og annen relevant medarbeiderinformasjon som brukes til å fastslå kvalifisering for personalgoder.
• Registrering av nyansatte: Utløs arbeidsflyter for registrering av personalgoder når kvalifiserte medarbeidere begynner i organisasjonen.
• Endringer som følge av livshendelser: Oppdater relevant medarbeiderinformasjon etter kvalifiserende hendelser, som ekteskap eller endringer i dekningen for forsørgede.
• Koordinering av trekk for personalgoder: Overfør godkjent informasjon om trekk til lønnssystemer for å sikre korrekt behandling av lønnsutbetalinger.
• Synkronisering av medarbeideropplysninger: Hold kontaktopplysninger, ansettelsesklassifiseringer og relevant informasjon om personalgoder konsistent.
• Avslutning av arbeidsforhold og endringer i dekning: Kommuniser oppsigelser eller endringer i ansettelsesstatus for å støtte rettidig administrasjon av personalgoder og relevante prosesser for videreføring av dekning.

Læringsstyringssystemer

Å koble HRMS-et ditt til et læringsstyringssystem knytter medarbeiderutvikling direkte til resten av personaldataene dine.

Når disse systemene deler informasjon, oppdateres fullførte kurs, sertifiseringer og opplæringskrav automatisk for hver medarbeiders oppføring. Du trenger ikke å etterspørre fullføringsrapporter eller loggføre manuelt hvem som har fullført hva.

Verktøy som Docebo og Cornerstone OnDemand integreres med mange HRMS-plattformer for å synkronisere rolledata, milepæler i introduksjonen og krav til samsvarsopplæring.

Når en nyansatt opprettes i HRMS-et ditt, kan den tildelte læringsbanen utløses automatisk basert på stillingstittel og avdeling. Når noen endrer rolle, oppdateres opplæringskravene deres tilsvarende.

Uten denne integrasjonen har læringsdata en tendens til å ligge i et regneark eller et separat administrasjonsområde som noen i HR oppdaterer manuelt. Det fungerer fint helt til en samsvarsrevisjon ber deg dokumentere at alle medarbeidere i en regulert rolle har fullført obligatorisk opplæring i tide – og oppføringene dine er tre måneder utdatert.

Her er de vanligste bruksområdene det er verdt å koble et læringsstyringssystem til HRMS-et ditt for:

• Automatiserte læringsbaner for introduksjon: Når en nyansatt opprettes i HRMS-et ditt, utløses de tildelte kursene automatisk basert på stillingstittel og avdeling. Ingen trenger å registrere personen manuelt eller følge med på om vedkommende har startet.
• Oppdateringer av opplæring ved rolleendringer: Når en medarbeiders stilling endres i HRMS-et ditt, oppdateres opplæringskravene tilsvarende. Dette er lett å overse med manuelle prosesser, og mangelen blir ofte synlig under revisjoner.
• Oppfølging av samsvarsopplæring: Fullføringsdata fra LMS-et synkroniseres tilbake til hver medarbeiders HRMS-oppføring, slik at du alltid har en oppdatert oversikt over hvem som har oppfylt obligatorisk opplæring, og hvem som ikke har gjort det.
• Administrasjon av sertifiseringer og kvalifikasjoner: Sertifiseringer som oppnås i LMS-et, fylles direkte inn i HRMS-et ditt, slik at ferdighetsdataene holdes oppdaterte uten at noen må oppdatere medarbeiderprofiler manuelt etter hver fullføring.
• Støtte for medarbeidersamtaler: Læringshistorikk fra LMS-et overføres til resultatdata i HRMS-et ditt, slik at ledere får et mer helhetlig bilde av utviklingsaktiviteten når de forbereder seg til medarbeidersamtaler.
• Rapportering og revisjonsberedskap: Når fullføringer av opplæring ligger i et separat administrasjonsområde, krever samsvarsrapportering manuell sammenstilling. Når LMS og HRMS er koblet sammen, kan du hente nøyaktige, tidsstemplete opplæringsoppføringer ved behov.

Systemer for søkersporing (ATS)

Å koble HRMS-et ditt til et system for søkersporing (ATS) bidrar til å overføre kandidatopplysninger til medarbeideroppføringer når noen blir ansatt. I stedet for å opprette profiler på nytt manuelt kan HR-team flytte godkjente ansettelsesdata inn i arbeidsflyter for introduksjon, samtidig som informasjonen holdes konsistent på tvers av begge systemene.

Plattformer som Greenhouse og Lever tilbyr integrasjonsmuligheter med HRMS-plattformer, selv om støttede felt og arbeidsflyter avhenger av den spesifikke tilkoblingen.

Her er de mest nyttige arbeidsflytene for ATS- og HRMS-integrasjon:

• Konvertering fra kandidat til ansatt: Overfør støttede kandidat- og ansettelsesopplysninger til HRMS-et etter at en ansettelsesbeslutning er ferdigstilt, og reduser manuell registrering ved opprettelse av ansattoppføringer.
• Automatisert onboarding: Utløs onboardingoppgaver, innsamling av dokumenter og opprettelse av ansattprofiler etter at et tilbud er akseptert.
• Nøyaktige ansattopplysninger: Reduser duplikate oppføringer og uoverensstemmelser mellom rekrutterings- og HR-databaser.
• Synkronisering av ansettelsesstatus: Del relevante milepæler i ansettelsesprosessen, slik at HR-teamene vet når de skal klargjøre ansattoppføringer og onboardingaktiviteter.
• Rapportering om rekruttering: Koble ansettelsesopplysninger med arbeidsstyrkedata for å analysere rekrutteringsresultater og bemanningstrender.
• Sikker dataoverføring: Begrens overførte kandidatopplysninger til feltene som trengs for personaladministrasjon og onboarding.

Programvare for identitets- og tilgangsstyring

Ved å koble HRMS-et til programvare for identitets- og tilgangsstyring (IAM) kan du sørge for at de ansattes tilganger samsvarer med rollene og ansettelsesstatusen deres. Når integrasjonene er riktig konfigurert, kan de bruke endringer i ansattprofiler til å utløse opprettelse av kontoer, oppdatering av tillatelser og fjerning av tilganger.

Verktøy som Okta og Microsoft Entra ID støtter identitetsarbeidsflyter som kobler HR-systemer til andre forretningssystemer.

Dette reduserer manuell kontoadministrasjon, styrker datasikkerheten og hjelper ansatte med å få tilgang til verktøyene de trenger. Synkroniseringstidspunkter og støttede handlinger avhenger imidlertid av integrasjonen.

Uten denne integrasjonen administrerer IT vanligvis tilganger gjennom en kombinasjon av manuelle saker og sjekklister for avslutning av arbeidsforhold. Denne prosessen er avhengig av at HR varsler IT til riktig tid, at IT handler raskt, og at ingen overser forespørselen i løpet av en travel uke. Etter min erfaring svikter alle disse tre forutsetningene regelmessig.

Her er de vanligste bruksområdene der det er nyttig å koble programvare for identitets- og tilgangsstyring til HRMS-et:

• Opprettelse av kontoer for nyansatte: Når en ny ansattoppføring opprettes i HRMS-et, opprettes kontoer og systemtilganger automatisk basert på rollen og avdelingen. De har det de trenger før første arbeidsdag, ikke etter en uke med IT-saker.
• Oppdatering av tillatelser ved rolleendring: Når en ansatts stillingstittel eller avdeling endres i HRMS-et, oppdateres tilgangstillatelsene slik at de samsvarer. Uten denne koblingen beholder ansatte ofte tilgang til systemer de ikke lenger trenger – eller mangler tilgang til systemer de faktisk trenger.
• Tilbakekalling av tilgang ved avslutning av arbeidsforhold: Når en ansatts arbeidsforhold avsluttes i HRMS-et, kan integrasjonen utløse deaktivering av kontoer på tvers av støttede tilkoblede systemer. Tidspunktet avhenger av integrasjonens konfigurasjon, synkroniseringsplan og funksjoner for opprettelse av tilganger.
• Administrasjon av profiler for enkel pålogging (SSO): Ansattopplysninger i HRMS-et holder SSO-profilene korrekte i alle tilkoblede applikasjoner. Navneendringer, e-postoppdateringer og bytte av avdeling blir automatisk videreført, i stedet for å skape brukeroppføringer som ikke samsvarer.
• Håndheving av tilgang med minste privilegium: HRMS-data om rolle, ansiennitet og teamstruktur danner grunnlaget for tilgangsreglene i IAM-verktøyet, slik at ansatte bare får tillatelsene som passer til deres nåværende stilling – ikke mer enn nødvendig og ingenting som er igjen fra en tidligere rolle.
• Rapportering for revisjon og samsvar: Når tilgangsendringer utløses direkte av oppdateringer i HRMS-oppføringer, har begge systemene en enhetlig, tidsstemplet logg over hvem som hadde tilgang til hva og når. Denne dokumentasjonen er langt enklere å forsvare under en revisjon enn en rekke manuelle IT-saker.

Programvare for arbeidsstyring

Å koble HRMS-et til programvare for arbeidsstyring er en av integrasjonene som raskest gir resultater i den daglige driften. Når disse systemene deler data, bygger bemanningsplanlegging, skiftfordeling og tidsregistrering på de samme ansattoppføringene.

Verktøy som UKG og Deputy henter rolle-, avdelings- og tilgjengelighetsdata direkte fra HRMS-et, slik at bemanningsplanene gjenspeiler den faktiske arbeidsstyrken uten at noen må kontrollere to systemer manuelt mot hverandre.

Dette er spesielt viktig for team som administrerer timelønnede medarbeidere, skiftrotasjoner eller varierende arbeidstid. Når en ansatts status eller rolle endres i HRMS-et, oppdateres kvalifikasjonen for bemanningsplanlegging og fordelingen av arbeidskostnader automatisk i arbeidsstyringsverktøyet.

Det holder risikoen for manglende samsvar lav og arbeidsprognosene nøyaktige.

Uten denne integrasjonen er den vanligste løsningen å eksportere data manuelt fra HRMS-et til bemanningsplanleggingsverktøyet før hver planleggingssyklus.

Jeg har sett at denne prosessen introduserer feil så snart antallet ansatte endres midt i perioden – noens ansettelsesdato blir oversett, en avslutning av arbeidsforholdet kommer ikke med i planen i tide, og plutselig betaler du for arbeidskraft som ikke gjenspeiler den faktiske organisasjonen. Det er et avvik som raskt blir større etter hvert som teamet vokser.

Her er de vanligste bruksområdene der det er nyttig å koble programvare for arbeidsstyring til HRMS-et:

• Synkronisering av medarbeiderdata for planlegging: Rolle-, avdelings- og tilgjengelighetsdata fra HRMS-et ditt overføres direkte til planleggingsverktøyet ditt, slik at ledere kan sette opp vakter basert på nøyaktige opplysninger uten å måtte kryssjekke to systemer manuelt før hver planleggingssyklus.
• Planleggingsberettigelse for nyansatte: Når en ny medarbeideroppføring opprettes i HRMS-et ditt, vises profilen automatisk i arbeidsstyringsverktøyet ditt. De kan settes opp på vakt fra første arbeidsdag, i stedet for å bli lagt til manuelt etter at onboarding er fullført.
• Synkronisering av status- og rolleendringer: Når en medarbeiders stilling eller ansettelsesstatus endres i HRMS-et ditt, oppdateres vedkommendes planleggingsberettigelse og fordeling av arbeidskostnader tilsvarende. Dette hindrer at arbeidsplanen gjenspeiler en arbeidsstyrkestruktur som ikke lenger eksisterer.
• Fjerning av avsluttede medarbeidere fra arbeidsplaner: Når en medarbeiders status endres til avsluttet i HRMS-et ditt, kan støttede integrasjoner oppdatere medarbeiderprofilen og fjerne medarbeideren fra aktive arbeidsplaner. Tidspunktet avhenger av synkroniseringsinnstillingene, så HR-team bør kontrollere at endringene i arbeidsplanene er gjennomført.
• Oppfølging av overtid og overholdelse av arbeidsregler: HRMS-data om medarbeiderklassifisering, avtalte arbeidstimer og regionale arbeidsregler brukes i planleggingslogikken til arbeidsstyringsverktøyet ditt, slik at vakttildelinger holder seg innenfor grensene for regelverksetterlevelse uten at ledere manuelt må kontrollere berettigelse i hver periode.
• Nøyaktighet i arbeidskraftprognoser: Når endringer i antall medarbeidere synkroniseres fra HRMS-et ditt til programvare for arbeidsstyring, kan arbeidskraftprognosene gjenspeile mer oppdaterte bemanningsopplysninger. Nøyaktigheten avhenger av synkroniseringsfrekvens, datakvalitet og konfigurasjonen av prognosene.

Vanlige integrasjonsmetoder

De fleste HRMS-integrasjoner bruker én av tre tilnærminger: innebygde koblinger som er utviklet direkte i plattformen, API-baserte forbindelser som konfigureres med hjelp fra utviklere, eller mellomvareverktøy som Zapier eller Workato, som kobler sammen systemer uten spesialutviklet kode.

Etter min erfaring er innebygde koblinger enklest å sette opp og minst utsatt for å slutte å fungere, men de fungerer bare hvis både HRMS-et og målsystemet støtter dem – mellomvare dekker gapet når de ikke gjør det.

Uansett metode må du regne med en innledende konfigurasjonsinnsats, og planlegge for løpende vedlikehold når et av systemene oppdaterer datastrukturen eller kravene til autentisering.

Bruk denne tabellen til å sammenligne fordelene og ulempene ved de tre vanligste HRMS-integrasjonsmetodene:

Integrasjonsmetode	Fordeler	Ulemper
Innebygde koblinger	Vanligvis raskere å konfigurere og enklere å vedlikeholde enn spesialutviklede integrasjoner, men kan fortsatt kreve feltkobling, tillatelser og løpende overvåking	Kun tilgjengelig når begge systemene støtter dem; begrenset til leverandørens forhåndsbygde forbindelse
API-baserte forbindelser	Svært konfigurerbare; fungerer på tvers av de fleste moderne plattformer; støtter komplekse, tilpassede dataflyter	Krever støtte fra utviklere for å bygges og vedlikeholdes; slutter å fungere når et av systemene oppdaterer datastrukturen eller autentiseringen
Mellomvareverktøy (f.eks. Zapier, Workato)	Kobler sammen systemer uten spesialutviklet kode; et godt alternativ når innebygde koblinger ikke finnes	Fører til at et tredje system må vedlikeholdes; kan introdusere forsinkelser; kan ha begrensninger ved store datamengder eller kompleks logikk

Slik velger du riktige integrasjoner for HRMS-et ditt

Valg av HRMS-integrasjoner begynner med å forstå behovene dine for arbeidsstyrkeplanlegging, eksisterende forretningssystemer og arbeidsflyter for medarbeiderhåndtering.

Bruk denne tabellen til å vurdere kompatibilitet, datanøyaktighet, sikkerhet og vedlikeholdskrav før du kobler deg til et system:

Faktor	Hva du bør vurdere
Systemkompatibilitet	Bekreft at HRMS-et ditt støtter feltene og arbeidsflytene som målsystemet krever. Sjekk om det finnes en innebygd kobling, eller om du trenger en API- eller mellomvareløsning.
Dataeierskap og feltkobling	Identifiser hvilket system som eier hvert datafelt for medarbeidere, inkludert stillingstitler, lønn, ansettelsesstatus og rett til ytelser. Koble sammen felt og formater før du aktiverer synkronisering.
Synkroniseringsretning og -frekvens	Fastslå om informasjonen må flyttes én vei eller begge veier, og hvor raskt oppdateringer må bli synlige. Lønnsendringer og hendelser knyttet til avslutning av arbeidsforhold kan kreve strengere tidsstyring enn rutinemessig rapportering.
Sikkerhet og regelverksetterlevelse	Kontroller kryptering, tilgangstillatelser, autentiseringsmetoder og revisjonslogging. Bekreft at integrasjonen oppfyller gjeldende krav til beskyttelse av medarbeiderdata.
Testing og feilhåndtering	Kontroller hvordan integrasjonen håndterer manglende felt, dupliserte medarbeideroppføringer, mislykkede overføringer og motstridende oppdateringer. Krev varsler om feil og en dokumentert prosess for gjenoppretting.
Kostnader og vedlikehold	Ta høyde for lisensiering, implementering, API-bruk og løpende brukerstøtte. Fordel ansvaret for å overvåke integrasjonene og løse problemer etter lansering.

Beste praksis for implementering av HRMS-integrasjoner

Følg disse trinnene for å konfigurere pålitelige HRMS-integrasjoner og forhindre feil i ansattdata:

1. Prioriter kritiske HR-arbeidsflyter: Start med integrasjoner som støtter nøyaktighet i lønnsbehandlingen, onboarding og avslutning av arbeidsforhold. Fokuser på prosesser der frakoblede data skaper størst operasjonell risiko eller risiko for manglende etterlevelse.
2. Kartlegg datafelter for ansatte: Dokumenter hvilket system som eier hvert felt, hvor informasjonen må sendes, og hva som utløser en oppdatering. Etabler regler for håndtering av manglende, dupliserte eller motstridende poster.
3. Konfigurer sikre forbindelser: Bruk støttede innebygde koblinger eller API-er der det er praktisk. Benytt passende autentisering, kryptering og rollebaserte tillatelser for å beskytte sensitiv informasjon om ansatte.
4. Test scenarier for ansattes livssyklus: Valider nyansettelser, lønnsendringer, avdelingsbytter, oppdateringer av ytelser og avslutninger før lansering. Kontroller at dataene når de riktige systemene, og at mislykkede overføringer utløser varsler.
5. Overvåk og vedlikehold integrasjonene: Utnevn en integrasjonsansvarlig, gjennomgå synkroniseringsfeil og etabler prosedyrer for å løse feil. Test kritiske arbeidsflyter på nytt hver gang tilkoblede systemer endrer API-er, felter eller autentiseringskrav.

Klar til å ta HRMS i bruk?

Når integrasjonene dine er kartlagt, er neste trinn en ryddig implementering – og det krever mer planlegging enn de fleste team forventer.

Vår veiledning for implementering av HR-programvare tar deg gjennom hver fase, fra datamigrering og teamroller til testing og utrulling, slik at du legger til rette for en bruk som faktisk varer.