6 typer HRIS-integrasjoner jeg anbefaler for HR-team

Her er de vanligste grunnene til at HR-team kobler HRIS-et sitt til andre verktøy:

• Fjern manuell dataregistrering: Medarbeideropplysninger som oppdateres i ett system, bør automatisk gjenspeiles i de andre. Uten denne tilkoblingen bruker HR-team mye tid på å avstemme data som aldri burde ha blitt forskjellige i utgangspunktet.
• Reduser lønnsfeil: Lønnssystemet trenger nøyaktige og oppdaterte data om antall ansatte, lønn og arbeidstid. En HRIS-integrasjon overfører disse dataene automatisk og reduserer risikoen for feilberegninger på grunn av utdaterte opplysninger.
• Gjør introduksjonen av nyansatte raskere: Når HRIS-et ditt er koblet til IT-klargjøring, registrering av personalgoder og ATS-et ditt, kommer nyansatte raskere gjennom oppsettet. Hvert system får informasjonen det trenger, uten at HR må fungere som mellomledd.
• Støtt etterlevelse og rapportering: Integrerte systemer gjør det enklere å hente ut nøyaktige data om antall ansatte, permisjoner og kompensasjon når revisjoner eller myndighetsrapporter skal leveres – uten å lete etter opplysninger på tvers av flere plattformer.
• Forbedre medarbeideropplevelsen: Medarbeidere som kan hente lønnsslipper, be om fri og oppdatere personopplysninger fra ett sted, sender sjeldnere inn HR-henvendelser om rutineoppgaver. Det frigjør tid til mer verdifullt arbeid for teamet ditt.

Vanligste integrasjoner for HRIS

Å velge riktige HRIS-integrasjoner handler om mer enn å sjekke om to plattformer er kompatible. Du må forstå hvilke medarbeideropplysninger som flyttes mellom systemene, hvor ofte de synkroniseres, og hva som skjer når noe går galt. Dette er det jeg ville sjekket for hver integrasjon:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lønnssystem

Lønn er HRIS-integrasjonen jeg ville prioritert først, fordi unøyaktige medarbeideropplysninger raskt kan bli et lønnsproblem. Verktøy som ADP og Gusto kan utveksle informasjon med kompatible HR-systemer, men du må bekrefte hvilke felter og arbeidsflyter hver kobling faktisk støtter.

Dette ville jeg sjekket før jeg koblet til lønnssystemet:

• Medarbeider- og kompensasjonsopplysninger: Bekreft at medarbeider-ID-er, startdatoer, lønnsendringer og ansettelsesstatus kobles riktig mellom systemene. Ikke alle felter blir nødvendigvis synkronisert automatisk.
• Arbeidstid og tilstedeværelse: Sjekk om godkjente timer, overtid og permisjonsdata overføres til lønnssystemet, og om integrasjonen skiller mellom godkjente opplysninger og ventende forespørsler.
• Trekk for personalgoder: Hvis en leverandør av personalgoder håndterer registreringen separat, må du kontrollere hvordan endringer i trekk når lønnssystemet, og hvilket system som styrer beløpene.
• Datakvalitet: Kjør en test av lønnskjøringen og sammenlign resultatene med opplysningene i HRIS-et. Sjekk hvordan integrasjonen markerer manglende medarbeider-ID-er, avviste oppdateringer eller mislykkede overføringer før de påvirker en faktisk utbetaling.

Målet er ikke bare å fjerne manuell dataregistrering. Det er å oppdage avvik før de fører til feil lønnsutbetalinger.

Programvare for virksomhetsressursplanlegging (ERP)

Hvis organisasjonen din bruker et ERP-system som SAP eller Oracle, kan en tilkobling til HRIS-et bidra til å holde arbeidsstyrkedataene i samsvar med den økonomiske planleggingen. Men tilkoblingen fungerer bare pålitelig når HR og økonomi er enige om hvilket system som eier hvert felt, og hvordan endringer håndteres.

Jeg ville fokusert på fire områder:

• Kartlegging av medarbeiderdata: Bekreft at feltene for avdeling, stillingstittel, ansettelsesstatus og kostnadssted bruker kompatible verdier i begge systemene.
• Dataeierskap: Bestem om HRIS-et eller ERP-systemet styrer hvert felt. Økonomi kan for eksempel administrere koder for kostnadssteder, mens HR har ansvar for medarbeidernes tilordninger.
• Synkroniseringsfrekvens: Sjekk om endringer overføres umiddelbart, etter en tidsplan eller gjennom manuell godkjenning. Dette er viktig når økonomiavdelingen trenger oppdaterte opplysninger om antall ansatte og kompensasjon.
• Skalerbarhet: Kontroller at integrasjonen kan støtte flere avdelinger, kostnadssteder eller juridiske enheter etter hvert som organisasjonen vokser, uten å skape separate manuelle arbeidsflyter.

Før publisering bør du teste en avdelingsoverføring og en nyansettelse for å bekrefte at opplysningene deres havner i de riktige kategoriene for økonomirapportering.

Læringsstyringssystemer

Ved å koble et HRIS til et læringsstyringssystem (LMS) kan du automatisere tildeling av opplæring og hjelpe HR med å følge opp ansattes sertifiseringer. Plattformer som Cornerstone OnDemand og Docebo kan støtte disse arbeidsflytene, avhengig av hvilke felt og funksjoner integrasjonen tilbyr.

Før jeg koblet sammen systemene, ville jeg kontrollert:

• Kobling av ansatte og roller: Bekreft at ansatt-ID-er, avdelinger, jobbroller og lokasjoner overføres riktig, slik at LMS-et kan tildele relevant opplæring.
• Oppdateringer av opplæring: Kontroller om forfremmelser eller avdelingsoverføringer utløser nye kursoppgaver, og om eksisterende opplæringsoppføringer bevares.
• Fullføringsoppføringer: Avklar om fullførte kurs, sertifiseringsdatoer og statuser for forfalt opplæring kan synkroniseres tilbake til HRIS-et, eller om de bare er tilgjengelige i LMS-et.
• Risikoer knyttet til samsvar: Test hvordan integrasjonen håndterer utløpte sertifiseringer, ufullført opplæring og avsluttede arbeidsforhold. Manglende eller forsinkede oppdateringer kan føre til at HR baserer seg på utdaterte samsvarsoppføringer.

Jeg ville også bekreftet hvilket system som produserer de offisielle opplæringsrapportene, før jeg antok at begge plattformene inneholder identisk informasjon.

Plattformer for samarbeid og produktivitet

Ved å koble HRIS-et til Slack eller Microsoft Teams kan du holde ansattkatalogene oppdaterte og utløse rutinemessige HR-varsler. Disse integrasjonene håndterer imidlertid ikke alltid brukerkontoer eller tillatelser direkte. Det kan kreve en separat tilkobling til identitetsstyring.

Dette ville jeg kontrollert:

• Ansattprofiler: Bekreft hvilke opplysninger, for eksempel navn, stillingstittel, avdeling og leder, som kan synkroniseres til ansattkataloger.
• Varsler for arbeidsflyter: Test om nyansettelser, avdelingsoverføringer og godkjente permisjonssøknader kan utløse de riktige meldingene eller oppgavene.
• Kontohåndtering: Kontroller om tilkoblingen oppretter brukerkontoer eller bare oppdaterer eksisterende profiler. Ikke anta at deaktivering av kontoer skjer automatisk.
• Ansattopplevelse: Kontroller at varsler når de riktige personene uten å eksponere sensitiv HR-informasjon eller overbelaste kanaler med unødvendige oppdateringer.

For innrullering og avslutning av arbeidsforhold ville jeg kartlagt overleveringen mellom HR, IT og samarbeidsplattformen før jeg stolte på automatisering.

Programvare for identitets- og tilgangsstyring

HRIS-et ditt følger opp ansattes status og organisatoriske endringer, mens verktøy for identitets- og tilgangsstyring (IAM), som Okta eller Microsoft Entra ID, administrerer tilgang til forretningsapplikasjoner. Ved å koble dem sammen kan IT reagere på endringer i arbeidsstyrken, men integrasjonen må ha pålitelige utløsere og korrekte ansattopplysninger.

Jeg ville kontrollert disse funksjonene:

• Identitetskobling: Bekreft at ansatt-ID-er, avdelinger og ansettelsesstatuser samsvarer i begge systemene. Feil koblinger kan opprette duplikatkontoer eller tildele upassende tilgang.
• Opprettelse av kontoer og autentisering: Kontroller om koblingen støtter opprettelse av kontoer og endring av tillatelser. Enkel pålogging (SSO) håndterer autentisering, men garanterer ikke automatisk opprettelse eller fjerning av kontoer.
• Utløsere ved avslutning av arbeidsforhold: Definer nøyaktig hvilke statusendringer i HRIS-et som starter tilbakekalling av tilgang. Test avslutninger, permisjoner og avdelingsoverføringer separat.
• Overvåking av feil: Bekreft at mislykkede kontooppdateringer genererer varsler, og at IT kan gjennomgå opprettelseslogger for å identifisere uløste tilgangsendringer.

Jeg anser avslutning av arbeidsforhold som spesielt viktig her. En frakoblet eller mislykket arbeidsflyt kan føre til at tidligere ansatte beholder tilgangen lenger enn tilsiktet.

Plattformer for analyse av arbeidsstyrken og forretningsinnsikt

Ved å koble HRIS-et til analyseplattformer som Tableau eller Microsoft Power BI kan HR-ledere analysere trender i arbeidsstyrken sammen med virksomhetens resultater. Nyttige dashbord avhenger imidlertid av nøyaktige kildedata, konsekvente definisjoner og pålitelige oppdateringsplaner.

Før jeg satte opp integrasjonen, ville jeg kontrollert:

• Tilgjengelige datafelter: Bekreft at ansattstatus, avdeling, lønn, ansettelsesdatoer og sluttdatoer kan overføres for rapportering.
• Metrikkdefinisjoner: Sørg for at HR og økonomi beregner antall ansatte, turnover og ansiennitet konsekvent. To instrumentbord kan vise ulike resultater selv når de bruker de samme kildedataene.
• Oppdateringsfrekvens: Kontroller om rapportene oppdateres i sanntid, hver time eller daglig. Unngå å love oppdaterte arbeidsstyrketall når forbindelsen bare støtter planlagte importer.
• Datatilgang: Gå gjennom hvilke brukere som kan se sensitive lønns- eller ansattopplysninger, særlig når instrumentbord kombinerer HRIS-data med økonomiske opplysninger.

Hvis du vil følge rekrutteringsmåltall som tid til ansettelse, bør du også bekrefte om disse opplysningene er tilgjengelige i HRIS, eller om du trenger en separat forbindelse til søkersporingssystemet.

Vanlige integreringsmetoder

HRIS-integrasjoner bruker vanligvis innebygde koblinger, mellomvare, programmeringsgrensesnitt (APIs) eller planlagte filoverføringer. Det beste alternativet avhenger av den eksisterende programvaren, de tekniske ressursene dine og hvor ofte ansattdata må flyttes mellom systemer.

Før du velger en metode, bør du kontrollere hvilke datafelter den støtter, hvordan autentisering fungerer, og hva som skjer når en synkronisering mislykkes.

Integreringsmetode	Best egnet for	Dette bør du være oppmerksom på
Innebygde koblinger	Kobling av kompatible HRIS- og forretningsapplikasjoner med minimal utvikling	Forhåndsbygde koblinger kan begrense tilgjengelige felter, synkroniseringsfrekvens eller tilpasningsmuligheter.
Mellomvare (iPaaS)	Kobling av flere applikasjoner og automatisering av arbeidsflyter gjennom verktøy som Workato eller Zapier	Ekstra abonnementskostnader, vedlikehold av arbeidsflyter og mulige synkroniseringsfeil.
Tilpassede API-integrasjoner	Organisasjoner som trenger spesifikke dataflyter, komplekse regler eller større tilpasningsmuligheter	Utviklerressurser, løpende vedlikehold og sikker autentisering ved hjelp av støttede metoder som OAuth eller API-nøkler.
Planlagte filoverføringer	Eldre systemer uten direkte API-koblinger	Forsinkede oppdateringer, avvik mellom filformater og ytterligere krav til datasikkerhet.

Hvis en ansatt for eksempel bytter avdeling, kan HRIS sende en oppdatert avdelingskode til læringsstyringssystemet ditt. Hvis denne koden ikke finnes i mottakersystemet, kan oppdateringen mislykkes.

Derfor ville jeg kontrollert om en integrasjon tilbyr varsler om feil, alternativer for nytt forsøk og synkroniseringslogger – ikke bare om de to plattformene kan kobles sammen.

Slik velger du de riktige integrasjonene for HRIS

Den riktige HRIS-integrasjonen bør støtte de faktiske arbeidsflytene dine, ikke bare finnes i en integrasjonskatalog hos en leverandør. Jeg ville bedt leverandørene demonstrere hvordan ansattdata flyttes mellom systemer, hvilke funksjoner som støttes, og hvordan de håndterer feil, før jeg tok en beslutning.

Bruk disse spørsmålene til å vurdere alternativene dine:

Vurderingsfaktor	Dette bør du spørre om eller kontrollere
Systemkompatibilitet	Støtter integrasjonen den eksisterende HRIS-løsningen og de nødvendige datafeltene dine? Hvis du bruker BambooHR eller Workday, bør du kontrollere at koblingen fungerer med konfigurasjonen din og støtter ansattopplysningene teamet ditt trenger.
Dataeierskap og retning	Hvilket system styrer ansattopplysningene, og flyttes data én vei eller begge veier? Bekreft hvordan motstridende oppføringer håndteres, og om oppdateringer kan overskrive korrekte opplysninger.
Støtte for arbeidsflyter	Kan integrasjonen håndtere onboarding, avdelingsoverføringer, permisjonssøknader og avslutning av arbeidsforhold? Be leverandøren demonstrere arbeidsflytene som er viktigst for teamet ditt.
Datanøyaktighet og feilhåndtering	Hva skjer når en ansatt-ID mangler, en oppføring er duplisert eller en synkronisering mislykkes? Se etter varsler om feil, alternativer for nytt forsøk og tilgjengelige logger.
Sikkerhet og samsvar	Hvordan administreres autentisering, hvilke ansattopplysninger kan forbindelsen få tilgang til, og hvem styrer tillatelsene? Kontroller at integrasjonen oppfyller de relevante kravene til databeskyttelse i organisasjonen din.
Kostnad og skalerbarhet	Krever koblingen et ekstra abonnement, mellomvare eller støtte fra utviklere? Ta hensyn til vedlikeholdskostnader og om den kan håndtere flere ansatte eller lokasjoner etter hvert som virksomheten vokser.
Leverandørstøtte	Hvem undersøker integrasjonsfeil, og hvilken støtte er inkludert? Bekreft om ansvaret ligger hos HRIS-leverandøren, den tilkoblede applikasjonen eller en tredjepartstjeneste for integrasjon.

Jeg ville prioritert integrasjoner som kan demonstrere pålitelige dataoverføringer ved hjelp av realistiske ansattscenarioer. En vellykket test med de faktiske arbeidsflytene dine forteller deg mer enn en lang liste over annonserte funksjoner.

Beste praksis for implementering av HRIS-integrasjoner

Når du har valgt integrasjonene dine, er neste steg å sørge for at de fungerer pålitelig. Jeg ville prioritert å teste reelle arbeidsflyter, validere ansattdata og overvåke ytelsen, fremfor å anta at en vellykket tilkobling betyr at alt er klart.

1. Test arbeidsflytene før lansering: Gjennomfør en pilot ved hjelp av vanlige scenarier som onboarding, overføring mellom avdelinger og avslutning av arbeidsforhold. Bekreft at hver handling utløser de riktige oppdateringene på tvers av tilkoblede systemer før du ruller det ut i hele virksomheten.
2. Valider ansattdata: Sammenlign ansatt-ID-er, stillingstitler, kompensasjonsopplysninger og ansettelsesstatus på tvers av systemene. Kontroller at feltkoblingene er korrekte, og at synkroniseringen ikke overskriver korrekte oppføringer med utdatert informasjon.
3. Forbered deg på integrasjonsfeil: Test hva som skjer når en tilkobling mislykkes, en oppdatering avvises eller et API blir utilgjengelig. Etabler rutiner for å identifisere feil, prøve overføringer på nytt og gjenopprette oppføringer uten å svekke datasikkerheten.
4. Overvåk resultatene etter lansering: Gå gjennom synkroniseringslogger, undersøk tilbakevendende feil og innhent tilbakemeldinger fra HR- og IT-teamene. Følg med på spart tid, manuelle korrigeringer og faktiske kostnadsbesparelser for å forstå om integrasjonen gir målbare forbedringer.

Klar til å ta HRIS-integrasjonene i bruk?

Å velge de riktige integrasjonene er bare begynnelsen. Du trenger også en tydelig plan for å koble sammen systemer, migrere ansattdata, teste arbeidsflyter og forberede HR-teamet ditt på overgangen. Vår veiledning for implementering av HRIS tar deg gjennom prosessen og hjelper deg med å gjøre integrasjonsstrategien din om til et pålitelig HR-system som fungerer.