ADA & fjernarbeid: Dine rettigheter mot pålegg om tilbakevending til kontoret
Mange ansatte er ikke klar over at de kan benytte loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA) til å be om tilrettelegging for å jobbe hjemmefra (WFH) på grunn av psykiske helsetilstander.
Dette kunnskapsgapet kan potensielt endre landskapet for «tilbake til kontoret» (RTO) og skape både muligheter og utfordringer for ansatte og arbeidsgivere.
I denne artikkelen skal jeg se på hva ADA krever, og hvordan organisasjoner kan måtte tilpasse RTO-påleggene sine for å imøtekomme dette.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er ADA?
Loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA) er en banebrytende lov om sivile rettigheter som ble vedtatt i 1990, og som har som mål å forhindre diskriminering av personer med funksjonsnedsettelser på ulike områder av samfunnslivet. Disse områdene omfatter arbeid, transport, offentlige tilbud, kommunikasjon og tilgang til programmer og tjenester fra delstats- og lokale myndigheter.
ADA er utformet for å sikre at personer med funksjonsnedsettelser har de samme rettighetene og mulighetene som alle andre, og fremmer likeverdig deltakelse og inkludering på alle samfunnsområder.
Ved å pålegge rimelig tilrettelegging og tilpasninger bidrar ADA til å fjerne hindringer og legge til rette for tilgang til arbeidsmiljøer, offentlige steder og tjenester for personer med funksjonsnedsettelser.
Hva innebærer rimelig tilrettelegging?
Rimelig tilrettelegging er enhver endring eller tilpasning av en jobb eller et arbeidsmiljø som gjør det mulig for en kvalifisert person med funksjonsnedsettelse å utføre vesentlige arbeidsoppgaver eller ha like muligheter i arbeidslivet.
Etter ADA er arbeidsgivere forpliktet til å tilby rimelig tilrettelegging, med mindre dette medfører en uforholdsmessig byrde, definert som betydelige vanskeligheter eller kostnader, for virksomheten.
Eksempler på rimelig tilrettelegging er å gjøre eksisterende lokaler tilgjengelige, omstrukturere arbeidsoppgaver, tilby deltidsarbeid eller tilpassede arbeidstider, anskaffe eller endre utstyr, tilby hjelpemiddelteknologi og tillate fjernarbeid.
Målet med rimelig tilrettelegging er å skape en støttende og inkluderende arbeidsplass der personer med funksjonsnedsettelser kan bidra effektivt og produktivt.
RTO-pålegg og ADA
ADA krever at arbeidsgivere tilbyr rimelig tilrettelegging til ansatte med funksjonsnedsettelser, inkludert psykiske helsetilstander.
Keith Sonderling, kommissær i USAs kommisjon for like arbeidsmuligheter (EEOC), snakket nylig med meg om betydningen av å forstå dette rettslige vernet.
Arbeidsgivere må delta i en interaktiv prosess med ansatte som ber om tilrettelegging for psykiske helsetilstander. Hvis en ansatt får diagnosen en psykisk lidelse, er arbeidsgiveren forpliktet til å vurdere tilrettelegging, noe som kan omfatte fjernarbeid.
Under pandemien opplevde mange ansatte økt produktivitet ved å jobbe hjemmefra, i tillegg til bedre balanse mellom arbeid og fritid. Som Sonderling påpeker, finnes det ingen iboende lovfestet rett til fjernarbeid. EEOC har imidlertid nylig utstedt veiledning om hvordan retten til å jobbe eksternt blir beskyttet av ADA når dette er rimelig tilrettelegging for en funksjonsnedsettelse.
Brandalyn Bickner, talsperson for EEOC, understreket høsten 2023 at kravet om «rimelig tilrettelegging» etter ADA omfatter «endring av retningslinjer på arbeidsplassen».
Dette kan innebære at arbeidsgivere fraviker enkelte kvalifikasjonskriterier eller justerer ordninger for fjernarbeid for å legge til rette for at ansatte med funksjonsnedsettelser kan jobbe eksternt.
Juridiske konsekvenser
Og EEOC viser muskler. I et banebrytende rettsforlik gikk ISS Facility Services, Inc. med på å betale 47 500 dollar for å løse en EEOC-klage med påstander om brudd på ADA. Saken dreide seg om selskapets avslag på å la en ansatt med funksjonsnedsettelse fortsette å jobbe delvis hjemmefra.
I et annet eksempel leverte EEOC en klage mot et selskap i Georgia for å ha sagt opp en markedssjef som hadde bedt om å jobbe eksternt tre dager i uken for å håndtere angsten sin.
Kunnskap om ADA kan endre dynamikken rundt RTO-pålegg
Til tross for det tydelige rettslige rammeverket er det få ansatte som kjenner rettighetene sine etter ADA.
Ettersom Verdens helseorganisasjon anslår at 1 av 8 mennesker globalt har en psykisk helsetilstand som angst, depresjon eller PTSD, er det tydelig at den nåværende RTO-dynamikken kan endre seg dramatisk dersom flere ansatte blir informert.
For å kunne kreve tilrettelegging for å jobbe hjemmefra trenger ansatte en formell diagnose fra en autorisert fagperson innen psykisk helse. Diagnosen må angi at fjernarbeid er nødvendig for å håndtere tilstanden.
Som Sonderling forklarer: "ADA beskytter ansatte med psykiske helseutfordringer, men det krever en legitim diagnose og et dokumentert behov for tilrettelegging."
Når en ansatt har fremlagt dokumentasjon, må arbeidsgivere delta i en interaktiv prosess for å finne en rimelig tilrettelegging, noe som kan innebære heltids- eller deltidsarbeid hjemmefra.
Som konsulent med spesialisering innen RTO og hybridarbeid har jeg på nært hold sett virksomhetslederes bekymringer knyttet til dette spørsmålet. Mange arbeidsgivere er ivrige etter å få ansatte tilbake på kontoret, og jeg har rådet kundene mine om hvordan de kan gjøre dette for å fremme samarbeid og gjensidig tillit.
De må imidlertid navigere i de juridiske kravene og en mulig økning i antallet forespørsler om tilrettelegging, særlig etter hvert som spørsmålene rundt tilrettelegging for psykisk helse og ADA blir bedre kjent.
Sonderling understreker hvor viktig det er at ledere og HR-medarbeidere får opplæring i hvordan slike forespørsler skal håndteres på riktig måte.
"Det er avgjørende at arbeidsgivere forstår at de ikke uten videre kan avvise forespørsler om tilrettelegging for psykisk helse," sier han. "Manglende deltakelse i den interaktive prosessen kan føre til betydelige juridiske konsekvenser."
Konsekvenser av ADA for RTO-pålegg
Konsekvensene av en utbredt bevissthet om disse rettighetene er betydelige. Hvis ansatte begynner å bruke krav knyttet til psykisk helse for å sikre seg fjernarbeid, kan det føre til en betydelig økning i antallet forespørsler om tilrettelegging. Dette scenarioet skaper utfordringer for arbeidsgivere, som kan bli nødt til å justere RTO-retningslinjene og -prosessene sine.
"ADA krever individuelle vurderinger, og det som fungerer for én ansatt, fungerer kanskje ikke for en annen," sier Sonderling. “Arbeidsgivere må håndtere disse forespørslene med varsomhet for å unngå diskriminering og sikre at loven etterleves."
Behovet for balanse
For arbeidsgivere ligger nøkkelen til å håndtere dette komplekse spørsmålet i en balansert tilnærming. Selv om samarbeid ansikt til ansikt gir ubestridelige fordeler, som bedre kommunikasjon og sterkere samhold i teamet, er det avgjørende å ivareta de ansattes behov for psykisk helse for å unngå juridisk ansvar.
Arbeidsgivere bør utvikle tydelige og konsekvente retningslinjer for håndtering av forespørsler om tilrettelegging og sørge for at de fortsetter å ta i bruk den nødvendige teknologien som støtter fjernarbeid. Dette innebærer å gi ledere opplæring i å gjenkjenne legitime psykiske helseutfordringer og forstå de juridiske kravene.
I tillegg kan arbeidsgivere utforske kreative løsninger for å balansere fjernarbeid med forventninger om arbeid på kontoret. Dette kan innebære hybride arbeidsplaner, fleksibel arbeidstid eller avsatte stilleområder på kontoret for ansatte med angst.
Etter hvert som arbeidsplassen fortsetter å utvikle seg, vil samspillet mellom tilrettelegging for psykisk helse og fjernarbeid fortsatt være en viktig problemstilling. Arbeidsgivere har en juridisk plikt til å informere de ansatte om rettighetene deres i henhold til ADA, og de må være forberedt på å imøtekomme legitime behov knyttet til psykisk helse samtidig som de opprettholder en effektiv drift.
For ledere er utfordringen å skape et inkluderende arbeidsmiljø som støtter psykisk helse uten å ofre fordelene ved samarbeid ansikt til ansikt.
