Asynkront arbeid: Veiledning i beste praksis

Hva er asynkront arbeid?

Asynkront arbeid viser til en kommunikasjonsform som oppstår når to personer ikke kommuniserer direkte eller samtidig. I motsetning til synkron kommunikasjon, som foregår ansikt til ansikt, via videosamtaler eller via direkte lyd, skjer ikke asynkron kommunikasjon i sanntid.

Eksempler på asynkron kommunikasjon omfatter:

• Forhåndsinnspilte videomeldinger (som Loom)
• Forhåndsinnspilte lydmeldinger
• Skriftlig korrespondanse når det ikke forventes et umiddelbart svar (dette kan gjelde e-post, direktemeldinger eller tekstmeldinger, avhengig av hvordan virksomheten din bruker disse verktøyene)
• Mer formell dokumentasjon (for eksempel retningslinjer, notater, presentasjoner eller artikler.)
• Tilbakemeldinger i delte arbeidsområder som Google Dokumenter eller Adobe Xd.

Selv når vi arbeider i et 100 % fysisk arbeidsmiljø, vil en del av arbeidet vårt sannsynligvis foregå asynkront.

Fordeler ved asynkront arbeid

La oss begynne med fordelene ved asynkront arbeid, slik at du kan forstå hvordan det å prioritere asynkront arbeid kan hjelpe organisasjonen din.

Økt produktivitet

De av oss som jobber med personalledelse – og egentlig kunnskapsarbeidere generelt – er vant til en kalender som hver dag er fullpakket med møter fra klokken 9 eller 10 om morgenen til klokken 17 eller 18 om kvelden.

Det kan være små tidslommer her og der mellom Zoom-møtene, der vi prøver å få gjort det faktiske arbeidet vårt samtidig som vi håndterer en nesten konstant strøm av varsler og meldinger. Men realistisk sett fungerer ikke denne tilnærmingen. Bare kontekstbyttingen er utmattende.

Fordi vi ikke har nok meningsfull tid i løpet av dagen til å fullføre oppgaver som krever konsentrasjon, ender vi med å jobbe ekstra timer eller gjøre flere ting samtidig under andre møter for å få ting gjort.

Forestill deg nå at du er en del av en asynkron arbeidskultur:

• Mange av de rutinemessige statusmøtene i kalenderen din blir til fremdriftsrapporter du kan lese når det passer deg.
• Du ber ikke lenger automatisk om et møte eller sender en melding til noen når du har et spørsmål. I stedet går du gjennom eksisterende dokumentasjon, og hvis det ikke gir deg et svar, skriver du en gjennomtenkt melding som hjelper deg med å formulere ideene dine og gir mottakeren mulighet til å svare like grundig.
• Kalenderen din ser mye mer åpen ut. Du erstatter møtetiden med fokuserte arbeidsblokker som bidrar til å fullføre analytiske eller kreative oppgaver.

Større fleksibilitet

Hvis du ikke lenger er begrenset av å måtte være tilgjengelig på et bestemt tidspunkt, åpner det seg en helt ny verden av muligheter for balanse mellom jobb og fritid.

Når du arbeider på tvers av tidssoner, kan du bestemme hvilke timer som vanligvis skal være tilgjengelige for synkront samarbeid, og forplikte deg til å legge møter til disse tidsblokkene. 

Plutselig kan timeplanen din inneholde tilgjengelige tidsblokker som du kan sette av til fordypet arbeid eller bruke til å håndtere personlige forpliktelser, selv om det er i løpet av den vanlige arbeidstiden.

Et asynkront arbeidsmiljø gir deg friheten til å velge når du vil arbeide og hvor du vil arbeide fra, så lenge du får gjort jobben og er rimelig tilgjengelig for å svare på spørsmål fra teammedlemmer.

Fra arbeidsgiverens perspektiv er fleksibelt arbeid en viktig drivkraft for å ansette og beholde talenter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Inkludering 

Med fleksibelt arbeid følger inkludering. Nå som du ikke lenger krever bestemte timer med fysisk oppmøte eller «på kontoret», kan du tiltrekke deg en mer mangfoldig talentgruppe. Dette kan inkludere personer som har:

• Omsorgsforpliktelser
• Funksjonsnedsettelser
• En sosioøkonomisk situasjon som ville ha hatt fordel av å spare penger på pendling, utgifter til måltider og/eller kleskostnader
• Ulike bakgrunner og som er mer utsatt for mikroaggresjoner i et fysisk arbeidsmiljø.
• Mer introverte personlighetstyper som synes synkron kommunikasjon er utfordrende.

5 utfordringer ved asynkront arbeid og hvordan du kan overvinne dem

Det er tydelig at asynkront arbeid ikke bare er solskinn og regnbuer døgnet rundt, ellers ville samfunnet vårt ha tatt i bruk fjernarbeid, hybridarbeid og andre fleksible arbeidsordninger langt bredere før pandemien.

I denne delen skal vi se på noen av de viktigste utfordringene knyttet til asynkront arbeid, samt noen mulige løsninger for å overvinne dem.

Kommunikasjonsutfordringer

Mange vil være enige i at synkront arbeid er å foretrekke fremfor asynkront arbeid i enkelte tilfeller – det er en grunn til at vi vanligvis reserverer viktige samtaler til når vi møtes ansikt til ansikt, eller til at nettbasert hets virker så mye enklere å utløse.

Når du kommuniserer ansikt til ansikt eller direkte over video, kan du fange opp mange kontekstuelle signaler som hjelper deg med å formidle og motta budskap mer effektivt. Kroppsspråk, betoning og tonefall kan spille en rolle i hvordan du tolker innholdet i denne kommunikasjonen. 

Du mister denne kunnskapen når du kommuniserer asynkront, noe som noen ganger kan føre til misforståelser. Det kan også ta mer tid å formidle noe asynkront.

Du lurer kanskje på hvorfor du skulle bry deg med å skrive noe ned når du ganske enkelt kunne hoppe inn i en Zoom-samtale. Du kan også være bekymret for at du ikke får svar innen den tiden du trenger det.

Slik håndterer du utfordringer med asynkron kommunikasjon

Her er noen strategier du kan vurdere når du håndterer utfordringer med asynkron kommunikasjon:

• Invester i egnede kommunikasjonsverktøy. Sørg for at du velger teknologiene for kommunikasjon på en gjennomtenkt måte, basert på organisasjonens mål. Enda viktigere er det at du definerer retningslinjene for hvordan denne HR-teknologistakken skal brukes, slik at alle forstår de ulike kommunikasjonskanalene og hvordan de skal brukes.
  
  Tydelig og konsekvent veiledning = mindre tid brukt på å lete etter informasjon. På denne måten begynner du allerede å se gevinsten ved å arbeide asynkront. Informasjonen er ute av hodene til folk og tilgjengelig for alle.

• Fokuser på kvalitet, ikke kvantitet. Vurder hvilke typer samtaler som vil ha størst nytte av kommunikasjon i sanntid, og begrens møter til denne typen interaksjoner. Eksempelvis trenger kanskje ikke eksterne team et møte for å gi en statusoppdatering om et prosjekt, men det kan være fornuftig å beholde et 1:1-møte med medarbeideren du leder, for å hjelpe deg med å utvikle et godt forhold og bygge tillit.

• Sett rimelige forventninger i hele selskapet eller teamet til passende svartider. Hvis folk ikke føler at de må svare på meldinger umiddelbart, reduserer det stress og hjelper dem med å holde fokus på de viktigste oppgavene. Det gjør det også mer sannsynlig at de svarer gjennomtenkt, i stedet for impulsivt under andre møter.

• Kommuniser ofte ved hjelp av flere kanaler. Dette er nødvendig for synkrone og asynkrone organisasjoner, men det er verdt å gjenta at når man bruker mindre tid sammen, bør oppdateringer fra selskapet kommuniseres regelmessig og deles via flere kanaler med tilhørende arkiver som kan gjennomgås.

Husk også at en asynkron arbeidsmodell kan være enklere for enkelte personer, for eksempel nevromangfoldige personer, fordi den reduserer behovet for å tolke sosiale signaler.

Utfordringer med ansvarlighet

I tillegg til de åpenbare kommunikasjonsutfordringene finnes det en oppfatning av at fjernarbeid, eller asynkront arbeid, ødelegger ansvarligheten.

Ledere og medarbeidere kan ikke lenger vurdere prestasjoner basert på hvem som kommer først og går sist fra kontoret, så det blir fristende å måle hvor ofte fjernarbeidere er pålogget direktemeldinger som en stedfortreder.

Nei, nei, nei, nei, nei.

Å ta i bruk overvåkingsverktøy for fjernarbeid er den raskeste måten å svekke tilliten og ødelegge strategien for å tiltrekke seg talenter på. Dessuten er det ikke et reelt mål på produktivitet.

Slik håndterer du utfordringer med ansvarlighet

Her er noen alternative måter å vurdere medarbeidernes ansvarlighet og engasjement på:

• Dokumenter, dokumenter, dokumenter. For at virksomheten din skal lykkes med asynkront arbeid, er det avgjørende å innføre en kultur for åpenhet i hele organisasjonen. 
  
  Asynkrone medarbeidere kan ikke forventes å lære gjennom observasjon, siden de tilbringer mindre tid på samme sted. I stedet må du tydelig forklare dem hva det innebærer å lykkes. Dette inkluderer å definere hvilke resultater de er ansvarlige for å levere, ikke hvor mye tid de tilbringer ved skrivebordet.

• Tilpass medarbeidernes forventninger til prestasjoner med organisasjonens mål. Å tydeliggjøre roller og ansvarsområder reduserer ikke bare risikoen for dobbeltarbeid, men øker også medarbeidernes motivasjon.
  
  Engasjerte medarbeidere ser hvordan det daglige arbeidet deres henger sammen med det virksomheten prøver å oppnå, og er derfor mindre utsatt for utbrenthet. Psst: Det gjør dem også mer produktive.

• Bruk prosjektstyringsverktøy og arbeidsflyter for å følge fremdriften opp mot målene. Legg ansvaret på medarbeiderne for å måle egne prestasjoner ved å investere i egnede verktøy for asynkront samarbeid. Bonus: Alle i virksomheten vet hva som skjer med prosjektene deres, så dere trenger færre faste statusmøter 😎.

Utfordringer med teamtilknytning

En annen vanlig innvending mot asynkrone team er at det blir vanskeligere å knytte sterke relasjoner til kolleger som du enten ikke har møtt eller sjelden tilbringer tid sammen med fysisk.

Synkront arbeid tvinger oss til å utvikle mellommenneskelige relasjoner, noe som bygger tillit raskere og forbedrer teamarbeidet.

Noen ledere hevder også at vi går glipp av den kreative inspirasjonen som oppstår gjennom uformelle samtaler ved vannkjøleren.

Slik håndterer du utfordringer med teamtilknytning

Utfordringer med teamtilknytning er ikke uoverkommelige i et miljø der asynkront arbeid står i sentrum – de krever ganske enkelt en viss innsats på forhånd for å løses. Her er noen strategier som fungerte godt for teamet mitt:

• Skap en førsteklasses introduksjonsopplevelse. God introduksjon er noe vakkert. Det styrker medarbeidernes engasjement og tilknytning i de kritiske første månedene i jobben, reduserer tiden det tar å komme ordentlig i gang slik at produktiviteten oppnås raskere, og gir en god mulighet til å legge til rette for ærlige tilbakemeldinger om hvordan personalledere kan bli bedre.
  
  I et asynkront miljø er introduksjon en gave som fortsetter å gi. Utnevn én person fra hver avdeling (helst på rullerende basis for å dele på ansvaret) som er ansvarlig for å holde introduksjonsmateriellet oppdatert og relevant, og sørge for at det inngår i en løpende tilbakemeldingssløyfe i samarbeid med personalteamet.
  
  Relatert lesning: Slik skriver du en 30-, 60- og 90-dagers plan for introduksjonen av medarbeidere i virksomheten din + mal

• Invester i å utvikle solide ledere. I et asynkront miljø bør du ikke undervurdere kraften i en kultur med regelmessige 1:1-møter for å fremme tilknytning, legge til rette for kommunikasjon og opprettholde medarbeidernes engasjement. Studier har vist at mellomledere er avgjørende for organisasjonens psykiske helse – forsøm dem på egen risiko!
  
  Relatert lesning: Slik støtter du nye ledere med et personalpartnerprogram

• Legg til rette for (valgfrie) muligheter til å knytte kontakt. Finn ut hva medarbeiderne ønsker for å holde kontakten, og følg deretter opp. Det kan være en fysisk samling hvert kvartal, en rekke morsomme Slack-kanaler eller valgfrie «kontortider» for å prate om ting som ikke handler om jobb. 
  
  Én viktig presisering: Hvis disse arrangementene virkelig er valgfrie, må du sørge for at medarbeiderne ikke påføres skjulte ulemper fordi de velger å ikke delta.

Utfordringer med beslutningstaking

Beslutningstaking kan også være komplisert i et asynkront miljø – hvordan sikrer du at de rette personene får komme med innspill slik at dere tar gode beslutninger i tide, særlig når dere ikke har mulighet til å kapre et møterom for å visualisere problemet på en tavle?

Slik håndterer du utfordringer med beslutningstaking

I motsetning til det mange tror, kan asynkron beslutningstaking føre til bedre resultater enn en tradisjonell idémyldringsøkt.

Så lenge du formulerer problemet riktig og involverer de rette personene, kan asynkron beslutningstaking faktisk stimulere kreativitet og motvirke gruppetenkning.

Tenk over det: I et synkront møte er det ofte den høyeste (eller mest senior) stemmen i rommet som får viljen sin.

Til tross for dine beste forsøk på å gjøre møtet så inkluderende som mulig, kan andre deltakere være for skremt til å si sin mening, eller personlighetstypen deres kan gjøre at de trenger mer tid til å bearbeide informasjon før de føler seg komfortable med å komme med en mening.

Å etablere en skrivekultur i organisasjonen effektiviserer beslutningsprosessen. Det oppmuntrer folk til å:

• Oppsummere problemet kortfattet
• Undersøke mulige løsninger
• Anbefale en løsning basert på empiriske data og egen erfaring
• Innhente ulike perspektiver for å bekrefte eller avkrefte anbefalingen.

Relaterte artikler:

• En prosess i fem trinn for å ta beslutninger asynkront
• Slik bygget Stripe en skrivekultur

Forsinkelser i godkjenning og ferdigstillelse av dokumenter

Forsinkelser med å få dokumenter godkjent og signert er et vanlig problem i asynkrone arbeidsoppsett, særlig når teammedlemmene befinner seg i ulike tidssoner eller har forskjellige arbeidsplaner.

Ventetid på signaturer kan forsinke arbeidet, skape flaskehalser og svekke den samlede produktiviteten. Uten samarbeid i sanntid kan disse forsinkelsene hope seg opp og stoppe viktige prosjekter eller avtaler.

Slik bekjemper du forsinkelser i godkjenning og ferdigstillelse av dokumenter

• Programvare for elektronisk signering kan hjelpe ved å la folk signere dokumenter når det passer dem, slik at prosessen går raskere og arbeidet holder fremdriften, selv ved forskjeller i tidssoner.
• Bruk automatiske påminnelser for å varsle signatarer når godkjenningen deres er nødvendig. Dette reduserer risikoen for forsinkelser på grunn av glemsel eller e-poster som blir oversett.
• Implementer tydelige arbeidsflyter som definerer hvem som må godkjenne eller signere dokumenter, slik at alle kjenner sin rolle i prosessen. Dette minimerer forvirring og bortkastet tid.
• Oppbevar dokumenter i et sentralisert, skybasert system der teammedlemmene enkelt kan få tilgang til og gjennomgå dem når som helst. Da unngår man forsinkelser som skyldes leting etter filer.
• Fastsett frister for godkjenninger og signaturer for å skape en følelse av at det haster og holde dokumentgodkjenningsprosessen på rett spor.
• Tilby mobilvennlige alternativer for dokumentsignering, slik at teammedlemmene kan godkjenne dokumenter hvor som helst, også når de ikke sitter ved skrivebordet.

Bli med i samtalen

Som du forhåpentligvis har innsett, finnes det mange fordeler ved å innføre en mer asynkron arbeidskultur.

Hvis du vil holde deg oppdatert på asynkront arbeid og andre viktige temaer innen mennesker og kultur, kan du abonnere på nyhetsbrevet People Managing People.