Hva er et HRIS? Funksjoner, fordeler & eksempler
HRIS definert: Lær hva et HRIS er, og hvordan det sentraliserer medarbeiderdata, lønn og HR-prosesser for å effektivisere driften.
Virkning på virksomheten: Oppdag hvordan implementering av et HRIS øker effektiviteten og reduserer risikoen for manglende etterlevelse, men også medfører kostnader og hensyn til personvern.
Resultater fra virkeligheten: Kasusstudier viser at HRIS kan redusere den administrative arbeidsmengden betydelig, fremskynde ansettelser og forbedre medarbeidertilfredsheten.
Kjernefunksjoner: Forstå viktige HRIS-funksjoner som medarbeideradministrasjon, lønn, personalgoder, sporing av etterlevelse og selvbetjeningsverktøy.
Valg av verktøy: Sammenlign HRIS med lignende systemer for å finne ut hva et HRIS er, hvordan det skiller seg ut, og hvilket system som passer best for HR-behovene dine.
HRIS er ryggraden i moderne HR-drift – og å velge feil system (eller ikke velge noe i det hele tatt) koster teamene tid, nøyaktighet og trygghet rundt etterlevelse. Jeg har sett HR-folk drukne i regneark, gå glipp av frister for revisjoner og miste toppkandidater på grunn av tungvinte ansettelsesprosesser. Denne veiledningen rydder opp i det.
Du får en tydelig gjennomgang av kjernefunksjoner, eksempler fra virkeligheten og spørsmålene som faktisk betyr noe når du vurderer et system. Enten du bygger HR-teknologistakken din fra bunnen av eller vurderer det du allerede har, er dette utgangspunktet ditt.
Hva er et HRIS?
Et HRIS, eller et informasjonssystem for menneskelige ressurser, er programvare som lagrer, organiserer og administrerer grunnleggende medarbeiderdata, lønn, fordeler og HR-prosesser på ett sted. Du bruker det til å følge opp alt fra ansettelser og introduksjon til fravær og etterlevelse.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
HRIS er viktig fordi det beskytter dataene dine, hjelper deg med å oppdage feil før de blir problemer, og gjør personaladministrasjon mindre manuell.
Hvordan fungerer et HRIS?
Et HRIS fungerer ved å sentralisere medarbeiderinformasjon og koble sammen vanlige HR-prosesser i ett system. I stedet for å oppbevare informasjon i regneark, e-poster og separate filer kan HR-team bruke systemet til håndtering av medarbeiderdata, dokumentasjon og rutinemessige administrative oppgaver gjennom hele medarbeiderens livssyklus.
De fleste systemer automatiserer også arbeidsflyter som ellers ville krevd gjentatt manuell registrering av data. For eksempel kan medarbeiderinformasjon overføres til lønnsbehandlingen, mens selvbetjeningsfunksjoner for medarbeidere lar ansatte oppdatere personopplysninger eller få tilgang til dokumenter uten å være avhengige av HR for hver forespørsel.
HR-teamet kan deretter bruke rapportering og analyse til å gjennomgå informasjon om arbeidsstyrken og støtte beslutninger i det daglige.
HRIS vs. HRMS vs. HCM: Hva er forskjellen?
HRIS, HRMS og HCM er nært beslektede begreper, og leverandører bruker dem noen ganger om hverandre.
Et HRIS (informasjonssystem for menneskelige ressurser) fokuserer vanligvis på grunnleggende medarbeideropplysninger og administrative HR-prosesser som lønn, fordeler, tidsregistrering og håndtering av medarbeiderdata.
Et HRMS (system for personaladministrasjon) omfatter vanligvis disse funksjonene, samtidig som det legger til bredere funksjoner for arbeidsstyrkehåndtering, som rekruttering, resultatstyring og planlegging.
HCM (styring av menneskelig kapital) er vanligvis det bredeste av de tre. HCM-plattformer kombinerer ofte grunnleggende HR-administrasjon med mer strategiske funksjoner som talentstyring, planlegging av arbeidsstyrken, medarbeiderutvikling og analyse.
I praksis er grensene ikke alltid tydelige, så det er bedre å sammenligne de faktiske funksjonene og mulighetene i hver plattform enn å velge ut fra betegnelsen alene.
Eksempler på HRIS
Her er noen visuelle eksempler på HRIS-dashbord og verktøy du vil se i virkelige HR-arbeidsområder:
De beste HRIS-løsningene du bør vurdere
Her er min kortliste over de beste HRIS-løsningene:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvem bruker HRIS?
Du vil se HRIS brukt av disse typene team og organisasjoner:
- HR-avdelinger: Sentraliser og administrer medarbeiderdata, lønn, etterlevelse og personalprosesser på tvers av arbeidsstyrken.
- Rekrutterings- og talentteam: Følg opp kandidater, koordiner arbeidsflyter for ansettelser og kommuniser ansettelsesstatus til resten av virksomheten.
- Lønns- og fordelsadministratorer: Vedlikehold lønnsopplysninger, administrer innmeldinger i fordelsordninger og sørg for korrekte trekk og skatterapportering.
- Virksomheter med time- eller skiftbaserte arbeidsstyrker: Følg med på oppmøte, støtt bemanningsplanlegging og håndter forespørsler om fri i bransjer som detaljhandel eller hotell- og restaurantvirksomhet.
- Mellomstore til store organisasjoner: Støtt voksende bemanning, sørg for etterlevelse på tvers av lokasjoner og automatiser komplekse HR-operasjoner.
Viktige HRIS-fordeler og potensielle forretningsmessige konsekvenser
Ved å ta i bruk et HRIS kan teamet ditt øke effektiviteten, redusere risikoen for manglende etterlevelse og oppnå bedre forretningsresultater ved å sentralisere personalprosesser og data. HRIS medfører imidlertid en direkte kostnad og krever nøye implementering for å unngå personvernproblemer eller mangler i prosessene.
Bruk denne tabellen til å vurdere de viktigste fordelene og risikoene for HR-ledere ved implementering av et HRIS:
| Fordeler | Risikoer |
|---|---|
| Sentraliserer medarbeiderdata for enklere tilgang | Feil ved datamigrering kan føre til tap eller ødeleggelse av data |
| Automatiserer sentrale HR-prosesser og rutineoppgaver | Implementering kan forstyrre eksisterende arbeidsflyter |
| Forbedrer datanøyaktigheten og reduserer manuelle feil | Dårlig leverandørstøtte kan forsinke problemløsningen |
| Forenkler oppfølging av etterlevelse og rapportering | Utilstrekkelig opplæring av ansatte skaper hindringer for bruk |
| Forbedrer rapportering, innsikt og beslutningstaking | Trusler mot personvern og datasikkerhet hvis dette ikke håndteres godt |
| Støtter effektiv HR-administrasjon på tvers av flere lokasjoner | Integrasjonsutfordringer med eldre systemer |
| Effektiviserer prosessene for introduksjon av nyansatte og avslutning av arbeidsforhold | Løpende kostnader (lisenser, vedlikehold, oppgraderinger) |
HRIS-casestudier
Se hvordan HR-team har forvandlet det daglige arbeidet sitt ved å gå over til HRIS. Disse casestudiene viser hva som endret seg – fra manuelle utfordringer til organiserte, datadrevne prosesser – slik at du kan se for deg effekten på din egen arbeidsplass.
Casestudie: Valuizes implementering av BambooHR
Valuize erstattet et fragmentert, manuelt HR-oppsett – der tre personer administrerte data for bare ni ansatte – med BambooHR, og sentraliserte ansettelser, onboarding, resultatstyring og oppfølging av medarbeidertilfredshet på én plattform. Etter implementeringen kunne Christy Ransom, driftsdirektør, lede hele HR-funksjonen som eneste person.
Her er resultatene av Valuizes implementering av HRIS:
- 80 % reduksjon i administrativ arbeidsbelastning: Da BambooHR håndterte rutinemessige HR-oppgaver, trengte færre personer å bruke tid på å dekke teamets HR-behov.
- 70 % økning i medarbeidertilfredshet: Ved å gå bort fra manuelle prosesser kunne Valuize fokusere på samarbeid og engasjement, ved hjelp av funksjoner som 360-graders tilbakemeldinger fra kolleger, kvartalsvise oppfølgingssamtaler om prestasjoner og ferdighetsvurderinger.
- 50 % kortere tid til ansettelse: Ved å samle ansettelser, onboarding og tilfredshetsmålinger på én plattform ble rekrutteringsprosessen mer konsekvent, og risikoen for feil eller forsinkelser med kandidater ble betydelig redusert.
Casestudie: Community Health Systems implementering av UKG Pro
Community Health System implementerte UKG Pro Workforce Management for å håndtere manglende sentralisert oversikt over bemanningsplanleggingen og behovet for spesialiserte funksjoner på tvers av enhetene, ved å ta i bruk UKGs planleggingsløsninger Basic, Advanced og EZCall.
Implementeringen ga målbare økonomiske resultater, samtidig som den forbedret medarbeidernes velvære og tilfredshet.
Her er resultatene av Community Health Systems implementering av HRIS:
- 350 % avkastning på investeringen med en tilbakebetalingstid på under seks måneder: Organisasjonen hadde fått tilbake hele investeringen i teknologien mindre enn seks måneder etter utrullingen.
- Over 1,2 millioner dollar i årlige gevinster: Implementeringen av UKGs planleggingsløsninger førte til en betydelig reduksjon i fravær, FTE-lekkasje og avhengigheten av eksterne bemanningsressurser.
- Fire timer spart per leder per uke: Lederne brukte betydelig mindre tid på planlegging sammenlignet med tidligere metoder, noe som tilsvarte mer enn 1,5 millioner dollar i årlige besparelser fra modulen Avansert planlegging alene.
- 2,7 millioner dollar i netto gevinster innen år tre: Den samlede økonomiske effekten av implementeringen økte betydelig i løpet av prosjektets tre første år.
HRIS: Viktige funksjoner og muligheter
Dette er de viktigste funksjonene du som HR-leder bør forvente i et HRIS:
- Ansattdatabase: Lagre, organisere og oppdatere alle ansattopplysninger på en sikker måte på ett sted.
- Lønnsadministrasjon: Beregn lønn, administrer utbetalinger og sørg for at skatter og fradrag er i samsvar med kravene i hver lønnskjøring.
- Administrasjon av personalgoder: Administrer påmelding, følg opp kvalifisering og støtt årlig påmelding til helseforsikring, tannhelseforsikring og andre personalgoder.
- Registrering av arbeidstid og oppmøte: Følg opp oppmøte, administrer forespørsler om fri og støtt planlegging for både timelønte og fastlønte medarbeidere.
- Rekruttering og introduksjon: Følg opp søkere, administrer intervjutrinn og automatiser dokumentasjon for en smidigere opplevelse for nyansatte.
- Resultatstyring: Sett mål, gjennomfør vurderinger, samle inn 360-graders tilbakemeldinger og følg opp planer for forbedring av prestasjoner.
- Samsvar og rapportering: Generer nødvendige rapporter, støtt revisjonsspor og varsle teamet om endringer i regulatoriske krav.
- Selvbetjeningsportaler: La medarbeidere få tilgang til lønnsslipper, be om fri og oppdatere personopplysninger uten å skape flaskehalser for HR.
Bruksområder for HRIS: Typiske prosesser og arbeidsflyter
HRIS håndterer alt fra registrering av arbeidstid og lønnsadministrasjon til introduksjon av nyansatte og oppfølging av prestasjoner. Du kan erstatte tidkrevende regneark med automatiserte arbeidsflyter for ansettelser, lønn, planlegging, vurderinger og samsvar. Det betyr færre feil, mindre dobbeltarbeid og en smidigere og mer sammenhengende medarbeideropplevelse.
Bruk denne tabellen for å se hvordan HRIS støtter de viktigste HR-prosessene for ledere:
| Prosess | Beskrivelse | Slik hjelper programvaren |
|---|---|---|
| Lønn og personalgoder | Administrer lønn, håndter fradrag og følg opp personalgoder. | HRIS automatiserer lønnsberegninger og skatteoppdateringer, og administrerer påmeldinger til personalgoder og kvalifiseringsregler på ett sted. |
| Talentanskaffelse og introduksjon | Rekrutter kandidater, følg opp søkere og gi nyansatte en smidig introduksjon. | HRIS følger opp stillingsannonser, kandidater og intervjutrinn, og automatiserer dokumentasjonen ved introduksjon for å sikre en konsekvent opplevelse for nyansatte. |
| Resultatstyring | Sett mål, gjennomfør vurderinger og følg opp medarbeidernes prestasjoner. | HRIS planlegger vurderingssykluser, samler inn 360-graders tilbakemeldinger og sentraliserer resultatopplysninger for rask tilgang og analyse. |
| Registrering av arbeidstid og oppmøte | Følg opp medarbeidernes arbeidstid, oppmøte og forespørsler om fri. | HRIS registrerer inn- og utstemplinger, flagger fravær og administrerer feriesaldoer og godkjenninger for enklere oppfølging og samsvar. |
| Samsvar og rapportering | Sørg for at arbeidslovgivningen følges, gjennomfør revisjoner og utarbeid rapporter. | HRIS gir revisjonsspor, oppdaterer regulatoriske krav og automatiserer rapportering for å støtte samsvar og redusere risiko. |
More Articles
Typer HRIS og lignende verktøy
HRIS inngår i et bredere økosystem av HR-teknologi, og flere relaterte verktøy grupperes ofte sammen eller forveksles med hverandre. Slik skiller du dem fra hverandre:
| Type | Forskjell |
|---|---|
| HRMS (system for personaladministrasjon) | Dekker alt HRIS gjør, i tillegg til dypere operasjonelle funksjoner som bemanningsplanlegging og avansert analyse |
| HCM (forvaltning av menneskelig kapital) | Fokuserer på langsiktig talentstrategi – etterfølgerplanlegging, kompetanseutvikling og håndtering av hele medarbeiderens livssyklus |
| ATS (system for sporing av søkere) | Verktøy kun for rekruttering, for håndtering av stillingsannonser, kandidater og ansettelsesprosesser |
| Lønnsprogramvare | Håndterer utelukkende lønnsberegninger, skatteinnrapportering og fradrag, uten bredere håndtering av HR-data |
| Programvare for arbeidsstyring (WFM) | Spesialiserer seg på bemanningsplanlegging, skiftplanlegging og sporing av arbeidskraftkostnader, vanligvis for timebaserte eller skiftbaserte arbeidsstyrker |
| LMS (læringsstyringssystem) | Er dedikert til å levere, spore og administrere opplærings- og utviklingsprogrammer for medarbeidere |
Slik velger du et HRIS
Å velge riktig HRIS starter med å identifisere hvilke HR-prosesser som skaper mest friksjon for teamet ditt.
En mindre organisasjon kan først og fremst ha behov for pålitelig lønnsbehandling, tidsregistrering og medarbeideropplysninger, mens en virksomhet i vekst kan trenge et mer omfattende HRIS som også støtter talentforvaltning, rapportering og bemanningsplanlegging.
Når du sammenligner HR-programvare, bør du vurdere:
- Kjernekrav: Identifiser hvilke funksjoner som er avgjørende, for eksempel lønn, administrasjon av personalgoder, rekruttering, medarbeidersamtaler eller selvbetjening for medarbeidere.
- Integrasjoner: Sjekk om systemet kobler seg til lønnssystemet, regnskapssystemet, rekrutteringssystemet og andre verktøy du allerede bruker.
- Brukervennlighet: Vurder opplevelsen for både HR-team og medarbeidere, særlig hvis plattformen inkluderer selvbetjeningsverktøy eller en mobilapp.
- Skalerbarhet: Sørg for at systemet kan støtte flere medarbeidere, lokasjoner og mer komplekse HR-prosesser etter hvert som organisasjonen vokser.
- Datasikkerhet og etterlevelse: Undersøk hvordan leverandøren beskytter sensitive medarbeideropplysninger og støtter etterlevelse av regelverk.
- Rapporteringsfunksjoner: Se etter rapportering og analyse som gir HR-ledere nyttig innsikt i arbeidsstyrken, i stedet for bare å lagre data.
- Implementering og støtte: Finn ut hvordan medarbeiderdata skal flyttes, hvor lang tid oppsettet kan ta, og hvilken opplæring og leverandørstøtte som er tilgjengelig.
Det beste HRIS-systemet er ikke nødvendigvis plattformen med den lengste listen over funksjoner. Det er systemet som løser de aktuelle HR-utfordringene dine, samtidig som det gir teamet ditt nok fleksibilitet til å støtte fremtidig vekst.
Begynn å sammenligne HRIS-verktøy på dine egne premisser
Enten du vurderer ditt første HRIS eller skal erstatte et utdatert system, gir et gratis People Managing People-medlemskap deg tilgang til verktøy, maler og innsikt fra kolleger som kan hjelpe deg med å ta en trygg og velinformert beslutning.
