Integrasjon av HR-systemer: En komplett veiledning
Integrasjon av HR-systemer kobler HR-programvaren din sammen med verktøy som lønnssystemer, systemer for søkersporing og IT-programvare, slik at medarbeiderinformasjon kan flyttes mellom dem uten manuell dataregistrering.
For eksempel kan detaljene til en kandidat overføres til HR-plattformen din og utløse oppgaver for onboarding når kandidaten markeres som ansatt i et system for søkersporing.
Det er ikke alltid enkelt å velge de riktige koblingene. Denne veiledningen forklarer hvordan integrasjoner mellom HR-systemer fungerer, hvilke verktøy det er verdt å koble sammen, og hvordan du velger en tilnærming som holder medarbeiderdata konsistente uten å tilføre unødvendig kompleksitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor integrere HR-programvare?
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eMedarbeidere ønsker ikke å måtte håndtere problemer når de får tilgang til de ulike verktøyene i HR-systemene sine – de vil bare at alt skal fungere sømløst. Denne bekvemmeligheten skaper tillit og forebygger frustrasjon.\u003c/span\u003e
Når du integrerer HR-programvaren din med andre verktøy, flyter data automatisk mellom systemene. Når en ny medarbeider legges til i HR-plattformen din, oppdateres dermed lønns- og IT-klargjøringsverktøyene automatisk. Her er de vanligste grunnene til at HR-team kobler sammen verktøyene sine:
- Fjerne dobbeltregistrering av data: Manuell registrering av medarbeiderdata på nytt i flere plattformer sløser med tid og introduserer feil som er frustrerende å spore opp og rette.
- Holde medarbeideropplysninger konsistente: Når systemene deler data i sanntid, slipper du å håndtere ulike stillingstitler, lønnstall eller startdatoer på tvers av plattformene.
- Automatisere onboardingarbeidsflyter: Når du kobler HR-programvaren til verktøy for IT-klargjøring, lønn og frynsegoder, blir nyansatte konfigurert i alle systemene gjennom én enkelt utløser.
- Forbedre lønnsnøyaktigheten: Synkronisering av HR- og lønnsplattformer sørger for at arbeidede timer, fravær og endringer i kompensasjon gjenspeiles korrekt i hver lønnskjøring.
- Legge til rette for bedre rapportering: Når du henter data fra tilkoblede systemer, får du et mer helhetlig bilde av trender i arbeidsstyrken uten å måtte sammenstille rapporter manuelt fra separate verktøy.
- Redusere risikoen for manglende etterlevelse: Integrerte systemer gjør det enklere å opprettholde nøyaktige og revisjonsklare opplysninger på tvers av HR, lønn og frynsegoder uten å være avhengig av manuelle oppdateringer.
- Støtte en bedre medarbeideropplevelse: Når verktøyene dine kommuniserer med hverandre, bruker du mindre tid på å vente på at HR skal rette datafeil, og mer tid på å få det faktiske arbeidet gjort.
De vanligste integrasjonene for HR-programvare
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eEt selskap jeg var rådgiver for, brukte over 15 ulike HR-verktøy, noe som førte til fragmenterte data og ineffektivitet. Ved å konsolidere til én integrert plattform effektiviserte de driften og reduserte det manuelle arbeidet betydelig, slik at HR-lederne kunne fokusere på strategiske initiativer.\u003c/span\u003e
Ved å utforske de riktige integrasjonsalternativene for HR-programvaren din kan du bygge et oppsett som støtter alle stadier av medarbeiderreisen. Her er de vanligste integrasjonene jeg mener du bør vurdere:
Lønnsprogramvare
Lønnsprogramvare håndterer medarbeiderkompensasjon og kan beregne lønn, trekke skatt og kjøre lønnsutbetalinger etter en fast plan. Verktøy som ADP og Gusto er vanlige valg, og de fungerer best når de er koblet til HR-plattformen din.
Uten denne koblingen må lønnsteamet manuelt registrere endringer i kompensasjon, opplysninger om nyansatte og fraværssaldoer på nytt hver lønnsperiode, noe som kan føre til feil. Den typiske løsningen er å eksportere et regneark fra ett system og laste det opp i et annet. Det fungerer, men det er tidkrevende og gir rom for feil.
Slik gir integrasjon av lønnsprogramvare med HR-plattformen din resultater i praksis:
- Synkronisering av data om nyansatte: Når du legger til en ansatt i HR-systemet, overføres opplysningene deres direkte til lønnssystemet. Det er ikke nødvendig med dobbeltregistrering.
- Automatisering av lønnsoppdateringer: Lønnsendringer som godkjennes i HR-plattformen, gjenspeiles i neste lønnskjøring uten manuell overføring.
- Tilkobling av arbeidstid og fravær: Arbeidede timer og godkjent fri synkroniseres automatisk, slik at lønnsberegningene forblir korrekte.
- Håndtering av avslutninger: Når en ansatt avsluttes i HR-systemet, oppdateres lønnstilgangen og beregningene av sluttoppgjøret tilsvarende.
- Støtte for overholdelse av skatteregler: Integrerte systemer holder de ansattes skatteopplysninger oppdatert på tvers av begge plattformene, noe som reduserer risikoen for feil i innrapporteringen.
Systemer for søkersporing (ATS)
Et ATS håndterer rekrutteringsprosessen fra publisering av stillinger og sporing av kandidater til å føre søkere gjennom ansettelsesfasene. Plattformer som Greenhouse og Lever er mye brukt, og ved å koble dem til HR-programvaren din reduserer du avstanden mellom rekruttering og introduksjon av nyansatte.
Du trenger ikke lenger å registrere informasjon manuelt på nytt i et helt separat system når en kandidat blir ansatt.
Når et ATS og HR-programvaren ikke er integrert, er den vanlige løsningen å kopiere kandidatdata fra én plattform til en annen etter at en ansettelse er bekreftet. Det er tidkrevende, og opplysninger blir oftere oversett enn du kanskje skulle tro.
Slik gjør integrering av et ATS med HR-plattformen din en reell forskjell:
- Konvertering av kandidater til ansatte: Når en kandidat markeres som ansatt i ATS-et, overføres profilen deres direkte til HR-systemet.
- Automatisk igangsetting av introduksjon: En fullført ansettelse i ATS-et kan utløse arbeidsflyter for introduksjon i HR-plattformen, slik at nyansatte får dokumentene sine og forespørsler om tilgang uten forsinkelser.
- Ensartede stillingsdata: Stillingsbetegnelser, avdelinger og lønnsopplysninger som ble avtalt under rekrutteringen, overføres korrekt til HR-registrene.
- Sporing av tid til ansettelse: Tilkoblede systemer lar deg samle rekrutterings- og arbeidsstyrkedata for mer nøyaktige rapporter om ansettelsesresultater.
- Støtte for bemanningsplanlegging: Synkroniserte data mellom ATS-et og HR-plattformen hjelper deg med å følge ledige stillinger opp mot dagens bemanning i sanntid.
Læringsstyringssystemer (LMS)
Et LMS leverer og følger opp opplæring for ansatte, for eksempel introduksjonskurs, sertifiseringer innen etterlevelse eller løpende faglig utvikling. Plattformer som Cornerstone OnDemand og Docebo er populære alternativer, og ved å integrere dem kan du knytte læringsaktivitet til ansattopplysninger.
Uten denne tilkoblingen håndterer du to separate datasett: ett som forteller deg hvem de ansatte er, og ett som forteller deg hva de har fullført. Å holde dem samkjørte er en manuell oppgave.
Den vanlige løsningen er å tildele opplæring manuelt til ansatte i LMS-et og oppdatere gjennomføringsopplysninger separat i HR-plattformen. Det er dobbeltarbeid som de fleste HR-team ikke har tid til.
Slik skaper integrering av et LMS med HR-plattformen din reell verdi:
- Automatisk påmelding av nyansatte til opplæring: Når en ansatt legges til i HR-systemet, tildeles vedkommende automatisk de riktige introduksjonskursene i LMS-et basert på rolle eller avdeling.
- Sporing av sertifiseringer innen etterlevelse: Opplysninger om fullført opplæring og sertifiseringer synkroniseres tilbake til ansattopplysningene, slik at du alltid har en oppdatert oversikt over status for etterlevelse.
- Utløsing av rollebasert læring: En forfremmelse eller stillingsendring som registreres i HR-plattformen, kan automatisk tildele relevant opplæring i LMS-et.
- Støtte for medarbeidersamtaler: Ledere kan se på læringsfremdriften direkte i HR-arbeidsflytene når de forbereder samtaler om utvikling.
- Rapportering om fullført opplæring: Tilkoblede systemer lar deg lage arbeidsstyrkerapporter som kombinerer ansattopplysninger med læringsresultater på ett sted.
Regnskaps- og ERP-programvare
Regnskaps- og ERP-programvare håndterer organisasjonens økonomiske drift og lar deg følge kostnader, administrere budsjetter og samle virksomhetsdata på tvers av avdelinger. Verktøy som NetSuite og SAP er vanlige, og ved å koble dem til HR-programvaren din får økonomi- og HR-teamene en felles oversikt over arbeidsstyrkekostnadene.
Uten denne tilkoblingen ligger bemanningsdata i HR-systemet og økonomidata i ERP-systemet, og ingen av teamene har hele bildet uten en manuell avstemmingsprosess.
Den vanlige løsningen er å eksportere lønns- og bemanningsrapporter og importere dem manuelt i økonomisystemet. Det medfører forsinkelser og utfordringer med versjonskontroll som frustrerer begge teamene.
Slik gjør integrering av regnskaps- og ERP-programvare med HR-plattformen din en praktisk forskjell:
- Synkronisering av lønnskostnader med hovedboken: Kompensasjonsdata fra HR-plattformen bokføres automatisk på riktige kostnadssteder i regnskapssystemet etter hver lønnskjøring.
- Følge personellkostnader per avdeling: Tilkoblede systemer gir økonomiteam sanntidsinnsikt i lønnskostnader uten at de må vente på at HR henter ut en rapport.
- Støtte budsjettplanlegging: HR og økonomi kan bruke de samme personal- og kompensasjonsdataene når de utarbeider bemanningsbudsjetter.
- Håndtere endringer i kostnadssteder: Når en ansatt flyttes til en ny avdeling i HR-systemet, oppdateres kostnadsfordelingen automatisk i ERP-systemet.
- Forenkle revisjoner: Integrerte data innebærer at økonomi- og personalopplysninger forblir konsistente, noe som gjør forberedelsene til revisjon betydelig mindre belastende for begge team.
Programvare for IT-tjenestestyring (ITSM)
Programvare for IT-tjenestestyring håndterer teknologiforespørsler og støttearbeidsflyter for ting som klargjøring av enheter, programvaretilgang og brukerstøttehenvendelser. Verktøy som ServiceNow og Jira Service Management brukes i stor utstrekning, og ved å integrere dem får IT automatisk beskjed når ansatte ansettes, flyttes eller avslutter arbeidsforholdet.
Uten denne forbindelsen arbeider HR og IT etter separate tidsplaner, og nyansatte møter ofte opp den første dagen uten tilgangen de trenger.
Den typiske løsningen er at HR manuelt sender e-post eller oppretter henvendelser til IT hver gang en ansatts status endres. Det fungerer helt til noen glemmer det, og konsekvensene av en manglende henvendelse ved avslutning av arbeidsforholdet skaper reelle sikkerhetsrisikoer.
Slik gir integrering av programvare for IT-tjenestestyring med HR-plattformen praktisk verdi:
- Utløse IT-klargjøring for nyansatte: Når en ny ansatt legges til i HR-systemet, opprettes det automatisk en IT-henvendelse for klargjøring av enheter, kontoer og programvaretilgang.
- Håndtere rollebaserte tilgangsendringer: En oppdatering av stillingstittel eller avdeling i HR-plattformen kan automatisk utløse en tilgangsgjennomgang eller oppdatering av tillatelser i ITSM-verktøyet.
- Automatisere arbeidsflyter ved avslutning av arbeidsforhold: Når en ansatt avslutter arbeidsforholdet i HR-systemet, mottar IT et umiddelbart varsel om å tilbakekalle systemtilgang og hente inn utstyr.
- Redusere mengden IT-henvendelser: Automatiske utløsere fra HR-hendelser erstatter de manuelle forespørslene IT-team vanligvis mottar, slik at de får mer tid til arbeid med høyere prioritet.
- Opprettholde et tydelig revisjonsspor: Integrerte systemer opprettholder en konsistent oversikt over hvem som hadde tilgang til hva og når. Dette er nyttig både for sikkerhetsgjennomganger og rapportering av etterlevelse.
Programvare for registrering av arbeidstid og oppmøte
Programvare for registrering av arbeidstid og oppmøte registrerer innstemplinger, skiftimer, overtid og permisjonsforespørsler. Verktøy som Clockify og Deputy brukes ofte i ulike bransjer, og ved å integrere dem med HR-plattformen flyter tidsdata direkte inn i lønn og personalrapportering uten manuell inngripen.
Når disse systemene ikke er tilkoblet, blir hver lønnsperiode en avstemmingsøvelse der noen må sammenligne arbeidede timer med personalopplysninger.
Den typiske løsningen er å eksportere timelister fra registreringsverktøyet og manuelt kryssjekke dem før lønnskjøringen. Det er repetitivt arbeid som også gjør det vanskeligere å oppdage avvik før de blir til lønnsfeil.
Slik kan en integrert arbeidsflyt for tidsregistrering og lønn se ut:
- Registrere ansattes timer: En ansatt stempler inn og ut ved hjelp av et tidsregistreringsverktøy som Deputy, som registrerer arbeidstid og overtid.
- Godkjenne timelister: En leder gjennomgår arbeidede timer, manglende inn- og utstemplinger og permisjonsforespørsler før timelisten godkjennes.
- Overføre lønnsdata: Integrasjonen kobler godkjente timer til personalopplysninger i HR-systemet og sender relevante data til lønnssystemet for riktig lønnsperiode.
- Gjennomgå avvik: Lønnssystemet flagger manglende oppføringer eller uoverensstemmende informasjon for gjennomgang før utbetalingene behandles.
Med de riktige integrasjonene og godkjenningsreglene kan HR- og lønnsteam unngå dobbeltregistrering og oppdage feil før lønningsdagen. Hvilke data som overføres, og hvor ofte synkroniseringen skjer, avhenger av programvaren og integrasjonsoppsettet.
Programvare for bedriftskommunikasjon og samarbeid
Programvare for bedriftskommunikasjon og samarbeid omfatter meldinger, videosamtaler, fildeling og teamkoordinering. Verktøy som Slack og Microsoft Teams er tatt i bruk i stor utstrekning, og ved å koble dem sammen forblir personalopplysningene oppdaterte på tvers av verktøyene arbeidsstyrken bruker hver dag.
Før du kobler verktøy som Slack eller Microsoft Teams til HR-plattformen, bør du avgjøre hvilke arbeidsflyter du faktisk trenger å støtte.
Å sende varsler om onboarding, oppdatere medarbeiderkataloger og administrere tilgang til arbeidsområder er ulike funksjoner, og ikke alle integrasjoner støtter alle tre. Sjekk de tilgjengelige funksjonene før konfigurering for å unngå mangler i prosessene for medarbeiderkommunikasjon og tilgangsadministrasjon.
Slik skaper integrasjon mellom programvare for forretningskommunikasjon og samarbeid og HR-plattformen din reell verdi:
- Opprette kontoer for nyansatte: Når en ny medarbeider legges til i HR-systemet, opprettes kontoene deres for meldinger og samarbeid automatisk, slik at de er klare til å komme i kontakt med teamet sitt fra første dag.
- Holde medarbeiderkatalogene oppdaterte: Endringer i stillingstittel, avdeling og leder i HR-plattformen synkroniseres til katalogen i samarbeidsverktøyet uten manuelle oppdateringer.
- Automatisere tildeling av kanaler og grupper: Nyansatte legges til i de riktige teamkanalene eller gruppene basert på rolle- og avdelingsdata som hentes fra HR-systemet.
- Sende HR-varsler gjennom eksisterende verktøy: Godkjenninger av permisjoner, oppdateringer av retningslinjer og påminnelser om onboarding kan leveres direkte i Slack eller Microsoft Teams i stedet for gjennom en separat HR-portal.
- Fjerne tilgang ved avslutning av arbeidsforhold: Når en medarbeider slutter i HR-systemet, merkes eller deaktiveres samarbeidskontoene deres automatisk for å redusere risikoen for vedvarende tilgang.
- Støtte nøyaktige organisasjonskart: Tilkoblede systemer holder personkatalogen i samarbeidsplattformen på linje med HR-oppføringene, slik at medarbeidere kan finne de riktige kollegene uten å støte på utdatert informasjon.
Vanlige integrasjonsmetoder
HR-programvaresystemer kan kobles sammen gjennom API-er, mellomvareverktøy som Zapier eller Workato, innebygde integrasjoner, programtillegg eller planlagte filoverføringer.
Du kan for eksempel koble sammen to HR-plattformer gjennom et API, bruke en Slack-app til å automatisere onboarding-varsler eller overføre lønnsdata ved hjelp av CSV-filer over SFTP. Den beste tilnærmingen avhenger av systemkompatibilitet, tekniske ressurser og hvor ofte dataene må synkroniseres.
Bruk denne tabellen til å sammenligne styrkene og ulempene ved vanlige integrasjonsmetoder:
| Integrasjonsmetode | Fordeler | Ulemper |
|---|---|---|
| API | Svært tilpasningsbart, direkte dataflyt mellom systemer | Krever utviklerressurser, større innledende arbeidsinnsats ved konfigurering |
| Mellomvare | Kobler sammen flere systemer uten egenutviklet kode, fleksibel tilordning | Noe forsinkelse, løpende abonnementskostnader, mindre kontroll |
| Innebygd integrasjon | Enklest å konfigurere, støttes av leverandørene, ofte inkludert i prisen | Begrenset til forhåndsbygde tilkoblinger, mindre fleksibilitet |
| Programtillegg/app | Rask installasjon, brukervennlig, krever minimale tekniske ferdigheter | Er noen ganger grunnleggende, støtter kanskje ikke avanserte arbeidsflyter |
Når du bygger en verktøystakk for HR, bør du fokusere på enkelhet og integrasjon. Verktøyene bør være intuitive og kobles sømløst til eksisterende prosesser for å unngå siloer og ineffektivitet.
Slik velger du de riktige integrasjonene for HR-programvare
Bruk denne oversikten for å forstå de viktigste vurderingene knyttet til beslutningstaking og implementering når du velger HR-programvareintegrasjoner:
| Faktor | Hva du bør vurdere |
|---|---|
| Forretningsprioriteringer | Hvilke kjerneproblemer må dere løse først? Ansettelser, lønn, læring, samsvar eller analyse? Prioriter integrasjoner som løser presserende eller tilbakevendende behov. |
| Behov for dataflyt | Hvilke systemer må sende eller hente data? Finn ut om dere trenger énveis synkronisering, toveisintegrasjon eller oppdateringer i sanntid mellom verktøyene. |
| Tekniske ressurser | Har dere IT-støtte, eller trenger dere en løsning dere kan sette opp selv, for eksempel en innebygd integrasjon eller et programtillegg, i stedet for tilpasset API-arbeid? |
| Budsjett | Hvilke løpende kostnader følger med hver integrasjon (leverandør, implementering, mellomvare)? Vei disse opp mot verdien og kompleksiteten til hver tilkobling. |
| Leverandørkompatibilitet | Støtter HR-systemet og det nye verktøyet begge integrasjonsmetoden dere ønsker å bruke? Kontroller at begge sider tilbyr oppdaterte og støttede tilkoblinger. |
| Sikkerhet og personvern | Hvordan vil integrering av to systemer påvirke databeskyttelse og tilgangskontroll? Bekreft at integrasjonen oppfyller juridiske og interne sikkerhetsstandarder. |
| Skalerbarhet | Vil integrasjonen fortsatt støtte virksomheten når dere legger til flere lokasjoner, ansatte eller verktøy i løpet av de neste årene? |
| Brukeropplevelse | Hvordan vil sammenkoblede arbeidsflyter påvirke teamenes daglige oppgaver? Unngå integrasjoner som legger til ekstra trinn, krever hyppige feilrettinger eller forvirrer sluttbrukerne. |
Beste praksis for implementering av HR-programvareintegrasjoner
Følg disse trinnene for å sette opp HR-programvareintegrasjoner som fungerer over tid:
- Begynn med de største utfordringene: Ikke integrer alt på én gang. Finn ut hvor manuell dataregistrering eller frakoblede systemer skaper mest friksjon (for eksempel lønn, introduksjon av nyansatte eller samsvar), og begynn der.
- Kartlegg dataflytene før du bygger: Ha full oversikt over nøyaktig hvilke data som må flyttes mellom systemene, i hvilken retning og hvor ofte. Hvis du hopper over dette trinnet, kan det føre til dupliserte poster og synkroniseringskonflikter som er vanskelige å løse senere.
- Rydd opp i HR-dataene først: Integrasjoner arver den datakvaliteten som finnes i kjernesystemet. Kontroller de ansattes oppføringer for avvik før du kobler til eksterne verktøy.
- Involver IT og økonomi tidlig: Integrasjonsbeslutninger påvirker systemsikkerhet og budsjett. Ved å involvere de riktige interessentene før oppsettet unngår dere overraskelser under implementeringen eller ved fornyelse.
- Test med et lite datasett: Før integrasjonen settes i drift, kjør den med en begrenset gruppe ansattoppføringer for å bekrefte at dataene tilordnes riktig, og at arbeidsflytene utløses som forventet.
- Dokumenter integrasjonsoppsettet: Registrer hvordan hver integrasjon er konfigurert, hvem som har ansvaret for den, og hva den styrer. Dette blir avgjørende når leverandører lanserer oppdateringer, eller teammedlemmer får nye roller.
- Sett opp overvåking av feil: Integrasjoner kan svikte, og dataflyten kan stoppe opp. Konfigurer varsler slik at teamet umiddelbart får vite når en tilkobling brytes, i stedet for å oppdage det flere uker senere.
- Gjennomgå integrasjonene regelmessig: Leverandøroppdateringer, endringer i arbeidsstyrken og nye samsvarskrav kan påvirke hvordan integrasjonene fungerer. Planlegg en kvartalsvis gjennomgang for å oppdage problemer før de blir større.
Konsolidering av HR-verktøy blir stadig mer vanlig. Ved å sentralisere data og redusere antallet plattformer kan organisasjoner effektivisere arbeidsflyter og forbedre samsvarsadministrasjonen.
Gode integrasjoner begynner med god implementering
Hvis du er klar til å koble HR-programvaren til verktøyene virksomheten din er avhengig av, er et solid grunnlag viktig. Gå gjennom en strukturert implementeringsprosess for HR-programvare før du legger til integrasjoner, slik at du unngår datarelaterte problemer og utfordringer med innføringen senere.
