Mal for velkomstbrev til ansatte (med tips for å skrive ditt eget)
Å sende et velkomstbrev til en ny medarbeider er et viktig første steg i introduksjonsprosessen for ansatte.
Når arbeidsavtalen er signert, og før den første arbeidsdagen, bør du sende en velkomstmelding for å uttrykke din begeistring og begynne å forberede den nye medarbeideren på den første arbeidsdagen og arbeidsuken.
Denne artikkelen vil hjelpe deg med å forstå detaljene ved å skrive et velkomstbrev til en ny medarbeider, og hvordan det bidrar til en positiv introduksjonsopplevelse. Vi har også lagt ved et eksempel på et velkomstbrev som du kan bruke som mal når du skal lage ditt eget.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er et velkomstbrev til en medarbeider?
Et velkomstbrev til en medarbeider er et dokument som bygger bro mellom tidspunktet da medarbeideren først signerer arbeidsavtalen, og den faktiske startdatoen. Det er en del av enhver god strategi for forberedelse før oppstart.
Hensikten med velkomstbrevet er å introdusere selskapet for den nyansatte, uttrykke begeistring over at vedkommende skal begynne, og forberede den nye medarbeideren på en smidig introduksjonsprosess.
Hvorfor er det viktig å sende et velkomstbrev til nye medarbeidere?
Å sende et velkomstbrev til et nytt teammedlem er en viktig del av enhver sjekkliste for nyansatte, og et viktig steg i en effektiv introduksjonsprosess.
Forskning fra Sapling viser at det å innføre en introduksjonsprosess for nyansatte og et strukturert introduksjonsprogram for medarbeidere er en avgjørende del av en organisasjons strategi for medarbeidere og bedriftskultur.
Effektiv introduksjon kan ha en svært positiv innvirkning på medarbeiderbevaring, motivasjon og produktivitet. Det er også en viktig del av å skape en følelse av tilhørighet og inkludering.
Et varmt velkomstbrev kan bidra til å bygge et solid grunnlag for resten av teammedlemmets samlede introduksjonsopplevelse. Brevet bør:
- Skape begeistring og entusiasme før den første arbeidsdagen;
- Redusere stress og uro knyttet til hva de kan forvente den første uken;
- Fremme tilhørighet og inkludering ved å få medarbeideren til å føle seg som en del av teamet; og
- Gi verdifull innsikt i virksomheten og bedriftskulturen.
Eksperttips: Det er viktig å merke seg at velkomstbrevet ikke erstatter en telefonsamtale eller videosamtale med den nye medarbeideren umiddelbart etter at vedkommende har takket ja til jobbtilbudet.
Hva bør du inkludere?
Start med en varm velkomst til selskapet.
Begynn med å takke dem for at de har valgt å bli en del av teamet, og uttrykk hvor begeistret du er for at de skal begynne. Velkomstmeldingen er også en anledning til å fortsette å lære det nye teammedlemmet om virksomheten, kulturen og hvordan vedkommende skal bidra.
Velkomst-e-posten bør også formidle praktisk informasjon om introduksjonen, for eksempel:
- Startdato og -tidspunkt
- Informasjon om ankomst
- Kleskode
- Hva den nye medarbeideren bør ta med den første dagen
- Programmet for den første dagen
En god velkomst-e-post kan også inneholde, enten i selve brevet eller som et vedlegg til e-posten:
- Informasjon om teammedlemmer: legg ved et organisasjonskart som inkluderer personene i teamet ditt. De kan bruke dette sammen med LinkedIn for å bli kjent med sine nye kolleger på forhånd, og huske ansikter og navn raskere.
- Personalhåndbok: send personalhåndboken på forhånd, slik at de får tid til å sette seg inn i materialet i sitt eget tempo. Pek ut noen av de mest relevante delene og viktige HR-retningslinjer som vil være mest nyttige i løpet av den første arbeidsuken.
- Papirarbeid for nyansatte: papirarbeid er en nødvendig, men ofte kjedelig, del av introduksjonen, så oppfordre det nye teammedlemmet ditt til å fylle ut så mye som mulig før den første dagen. Dette frigjør tid for dere begge til å fokusere på mer interessante ting i løpet av den første uken.
Eksperttips: som du ser, kan e-posten bli lang, avhengig av hvilken informasjon du inkluderer, så det kan være lurt å innlede den med en advarsel til det nye teammedlemmet om å ta seg god tid til å gå gjennom alt.
Slik skriver du et velkomstbrev til en ansatt
Trinn 1: Begynn med en varm hilsen
Start med en vennlig og entusiastisk hilsen. Sørg for å bruke den ansattes navn og en fremtredende detalj fra intervjuet for å gjøre hilsenen personlig og inkluderende.
Trinn 2: Uttrykk entusiasme og gratuler
Uttrykk tydelig at du gleder deg over at den ansatte blir en del av teamet. Gratuler personen med den nye stillingen, og bekreft at det var riktig beslutning å bli med i virksomheten.
Trinn 3: Gi en oversikt over virksomhetskulturen og verdiene
Beskriv kort virksomhetens kultur, verdier og formål. Fremhev hva som gjør arbeidsplassen din unik, og hvordan den nyansattes rolle samsvarer med disse elementene.
Trinn 4: Inkluder praktiske detaljer
Gi viktig informasjon, for eksempel den nyansattes startdato, forventede arbeidstid, kleskode og eventuelle ting de må ta med. Hvis det er relevant, kan du opplyse om introduksjonsprosessen eller opplæringen de skal gjennomføre, inkludert eventuelle moduler, datoer, tidspunkter og steder.
Trinn 5: Avslutt med oppmuntring og tilbud om støtte
Avslutt brevet med å oppmuntre dem på den nye reisen, og tilby støtte hvis de har spørsmål eller trenger hjelp. Ta med kontaktopplysningene dine, samt kontaktopplysningene til andre relevante HR-medarbeidere, dersom de har flere spørsmål.
Hvem har ansvaret for å skrive og sende et velkomstbrev til en nyansatt?
En effektiv velkomstmelding til en nyansatt bør sendes av deg som den ansattes nye leder.
Større virksomheter kan ha et personalteam som kan hjelpe med å utarbeide velkomstmeldingen. Uansett hvem som skriver den, bør de viktigste elementene standardiseres i en mal for å sikre at alle nyansatte får konsekvent informasjon om introduksjonen. Personalavdelingen er ofte best egnet til å koordinere dette.
Når du har utviklet en mal for velkomstbrevet, kan du tilpasse meldingen og legge til ditt eget personlige preg i malen og programmet, slik at den sendes automatisk fra en programvareplattform for introduksjon av nyansatte når bestemte milepæler i ansettelsesprosessen er nådd.
Profftips: I tillegg til brevet bør du vurdere å be grunnleggeren eller lederen av virksomheten din om også å sende den nyansatte en velkomstmelding. Formålet med denne meldingen kan i større grad være å forklare selskapets virksomhet, kultur, verdier, visjon og mål.
Hvordan bør du sende en velkomstmelding til en nyansatt?
Selv om denne artikkelen ofte viser til et «brev», kan du sende meldingen til den nyansatte på flere ulike måter. Uansett hvilken metode du velger, bør du sørge for at innholdet i meldingen er i tråd med beste praksis for introduksjon av nyansatte.
- E-post: Det er mest effektivt å sende en velkomstmelding på e-post. Du kan også legge ved ytterligere dokumenter, for eksempel personalpolitikk eller en personalhåndbok, og inkludere hyperkoblinger til flere ressurser for introduksjon av nyansatte.
- Fysisk brev: Hvis du velger å sende en papirkopi, bør du gjøre brevet til en del av en større velkomstpakke som sendes med prioritert bud direkte hjem til den nyansatte.
- Video: Videoer kan være svært personlige, men de er ikke det beste mediet for å formidle viktig informasjon. Vurder å lage en kort, generell velkomstvideo som kan legges ved en av de mer detaljerte velkomstmeldingene dine.
Eksempel på velkomstmelding til en nyansatt
Opplever du «blank side-syndromet»? Vi har laget en mal for velkomstbrev til ansatte for å hjelpe deg i gang! Last ned velkomstbrevet via skjemaet nedenfor.
Få malen vår for velkomstbrev!
Gi en varm velkomst
Velkomstbrevet ditt er kanskje ikke den nyansattes førsteinntrykk, men det gir et innblikk i hvem dere er som organisasjon og legger grunnlaget for en god start. De ansatte vil sette pris på det personlige preget!
Sørg for å abonnere på nyhetsbrevet fra People Managing People for å holde deg oppdatert på de nyeste tankene innen HR fra ledelses- og managementeksperter over hele verden.
