Møter på tvers av nivåer: En omfattende veiledning med prosess

Hva er et møte på tvers av nivåer?

Et møte på tvers av nivåer er en samtale mellom en seniorleder og en person som rapporterer til en av lederens direkte rapporterende medarbeidere (det vil si en individuell bidragsyter). Mellomlederen deltar ikke i møtet – vedkommende blir «gått forbi» for at man skal kunne snakke med medarbeidere på lavere nivåer.

Formålet med møter på tvers av nivåer er å samle inn tilbakemeldinger som til syvende og sist kan bidra til å styre beslutningstakingen.

De hjelper seniorledere med å forstå hva medarbeiderne bryr seg om, hvilke utfordringer de har, hva som skaper entusiasme og motivasjon hos dem, og hva de mener om lederne sine. 

De gir også større synlighet, bygger relasjoner og tillit og fremmer bedre forhold mellom ledere og medarbeidere i førstelinjen.

Gjennomføring av møter på tvers av nivåer

Møter på tvers av nivåer er ikke rakettforskning, men de bør gjennomføres systematisk for å få effektive tilbakemeldinger.

Her er prosessen jeg anbefaler til ledere og organisasjoner som ønsker å gjennomføre møter på tvers av nivåer.

1. Forberedelse: Sett tonen

Hvis dette er første gang du vurderer å holde møter på tvers av nivåer, finnes det noen måter å gjøre det lettere for medarbeiderne å snakke med sjefens sjef.

Informer i et teammøte

Ledere bør informere teamet om møtene på tvers av nivåer og hva medarbeiderne kan forvente, i et møte. Dette viser at de støtter opp om tiltaket og ser frem til det, og at det ikke er noe du gjør for å ekskludere dem eller gå bak ryggen deres (ingen «aha, der tok jeg deg»-øyeblikk).

Informer via Slack eller e-post

Ta kontakt med teamet via e-post eller Slack for å understreke målet med møtene, hvordan de henger sammen med virksomhetens verdier eller kultur («Som dere vet, handler en av verdiene våre om læring, så jeg ønsker å lære av dere og se hva vi kan gjøre annerledes eller styrke i teamet vårt»), og de neste stegene (for eksempel: «Jeg tar kontakt med hver enkelt av dere for å avtale et tidspunkt»).

Gjennomfør en gruppeøvelse først

Avhengig av kulturen deres, og av hvor ubehagelig eller annerledes dette kan føles for teammedlemmene, kan det være lurt å vurdere en gruppeøvelse først. 

Prøv å ta med teamet ut på lunsj (eventuelt virtuelt) for å skape en mer uformell arena der dere kan begynne med en åpen dialog, og gå deretter over til én-til-én-samtaler i neste runde.

Forbered spørsmål på forhånd

Kanskje dataene forteller deg en historie du ønsker å få bekreftet, det er et prosjekt du vil vite mer om, eller du har hørt antydninger om en bestemt leder eller et bestemt team.

Uansett hva tilfellet er, er det verdt å ta seg tid til å forberede noen spørsmål på forhånd for å gå i dybden på temaene som interesserer deg mest (noen eksempler kommer nedenfor).

Du kan dele spørsmålene med intervjuobjektet i kalenderinvitasjonen.

2. Gjennomføring av møtet: Skap et trygt rom

Til tross for det forberedende arbeidet er det naturlig at medarbeiderne fortsatt kan være tilbakeholdne med å dele sine egentlige tanker og følelser.

Her er noen tips for å få mest mulig ut av møtet.

• Gjenta formålet. Gjenta formålet med møtet i begynnelsen, og fortell dem at svarene deres vil bli behandlet konfidensielt. Dette er også et godt tidspunkt å dele eventuell konkret ros du har til dem.
• Bare lytt. Dette er ikke en økt for problemløsning, så motstå trangen til å løse problemer. Lytt aktivt, og bruk teknikker som de fem hvorfor-spørsmålene for å gå dypere hvis det dukker opp noe interessant.
• Kom deg ut av kontoret. Det kan også være nyttig å gjennomføre møtet i en mindre formell setting, for eksempel ved å invitere medarbeideren på kaffe eller lunsj. Jamie Dimon, administrerende direktør i JP Morgan og Chase, skal angivelig reise rundt til de ulike filialene deres med buss for å gjennomføre møter på tvers av nivåer.

3. Følg opp: Avslutt prosessen

Etter at du har hatt samtalene, er det også avgjørende at du følger dem opp! 

Du bør sørge for at teamet føler seg hørt, og at du tok til deg tilbakemeldingene deres for å gjøre noen endringer (eller forklare hvorfor du ikke iverksatte noe nytt hvis det ikke ga mening).

Det verste utfallet er at du har disse samtalene, og at folk tror de bare var for syns skyld, så sørg for å følge opp!

1. Send takk. Send ut takkemeldinger etter møtene med et par viktige punkter og tiltak du tok med deg fra samtalen.
2. Knytt alle tiltak tilbake til samtalene. Vis til dem i teammøter eller når du kunngjør endringer eller nye initiativer: «På grunn av tilbakemeldingene jeg fikk under møtene mine med lederens ledere …» eller «Takket være innsikten fra teamet …»
3. Vis til viktige temaer når du møter dem igjen for å fortsette samtalen: «Sist vi snakket, nevnte du X. Har det blitt bedre, eller hvordan går det?»

Hyppighet

Avhengig av størrelsen på organisasjonen din, og hvor raskt den endrer eller utvikler seg, vil jeg anbefale møter med lederens leder hvert kvartal eller to ganger i året.

Dette gir deg muligheten til å følge opp forslag som har blitt tatt opp, gjennomføre forbedringer raskt og få tilbakemeldinger i etterkant dersom endringene hadde den effekten du ønsket.

Spørsmål til møter med lederens leder

Det er viktig at du har noen veiledende spørsmål, men også at du skaper rom for åpen dialog og lar samtalen gå i den retningen medarbeideren tar den!

Her er noen konkrete spørsmål som kan hjelpe deg med å styre samtalen.

Kartlegge engasjementsnivået

1. På en skala fra 1 til 10, hvordan har denne måneden vært for deg? Hva ville ha gjort den til en 10-er?
2. Hva er du mest begeistret for akkurat nå i rollen din eller når det gjelder dette teamet (eller selskapet)?
3. Hva bekymrer deg, eller hva er du mest urolig for?
4. Hvilken nylig seier har du hatt?

Identifisere utfordringer i teamet eller organisasjonen

5. Hvilket hinder står du overfor akkurat nå?
6. Hva foregår i teamet som du tror jeg kanskje ikke er klar over (eller ikke vet nok om)?
7. Er det en prosess du mener vi kunne forbedret?
8. Kjenner du til selskapets mål?

Få tilbakemeldinger om lederen

9. Hva setter du mest pris på ved lederen din?
10. Hva skulle du ønske at din nærmeste leder gjorde annerledes?
11. Er det tydelig for deg hva som forventes av deg, og hva målene dine er?
12. Hva kan jeg gjøre annerledes som leder for denne avdelingen?

Utvikling

13. Hvordan kan jeg hjelpe deg med karrieremålene dine?
14. Hvordan kan vi som organisasjon støtte deg bedre?
15. Hva ser du på som neste steg i karrieren din?
16. Hvilke andre tilbakemeldinger har du som vi ikke har snakket om, eller hvilket spørsmål stilte jeg ikke som du skulle ønske at jeg hadde stilt?

Chat GPT-forespørsler for å utvikle spørsmål til møter med lederens leder 

Chat GPT, du har kanskje hørt om det! Det er nyttig til mange oppgaver, blant annet til å hjelpe deg med å lage intervjuspørsmål.

Her er noen forespørsler som kan hjelpe deg med å lage spørsmål til møter med lederens leder. 

• Forespørsel nr. 1: «Lag spørsmål til møter med lederens leder med fokus på å forstå teamdynamikk og arbeidsmoral.»
• Forespørsel nr. 2: «Lag spørsmål til et møte med lederens leder som tar opp medarbeidernes faglige utvikling og karrieremål.»
• Forespørsel nr. 3: «Lag innsiktsfulle spørsmål til møter med lederens leder om oppfatninger av lederskap og hvor effektiv ledelsen er.»

Du skjønner poenget! Du kan også lese denne veiledningen om bruk av ChatGPT i HR.

Fordeler med møter med lederens leder

Møter med lederens leder er nyttige både for lederen og teamet. Fordelene omfatter:

• Verdifulle tilbakemeldinger. Ledere får verdifull innsikt i teammedlemmene, hva som er viktig for dem, og eventuelle muligheter til å forbedre arbeidsmiljøet eller skape endring. 
• Økt medarbeiderengasjement. Medarbeideren går derfra med en følelse av at du bryr deg om dem og ønsker å støtte dem i karrieren og det daglige arbeidet.
• Skape en tilbakemeldingskultur. Møter med ledere på høyere nivå viser at du er åpen for tilbakemeldinger, og dette gjør det mer sannsynlig at folk gir dem.
• Talentgjenkjenning og -utvikling: Møter med ledere på høyere nivå gjør det mulig for seniorledere å identifisere og anerkjenne talenter med potensial. Dette kan være avgjørende for etterfølgerplanlegging og initiativer for talentutvikling.

En leder jeg jobbet med, innså gjennom møter med ledere på høyere nivå at en ny organisasjonsstruktur ikke fungerte. 

De kunne bare få denne informasjonen gjennom direkte tilbakemeldinger fra teamet fordi lederne var usikre på hvordan de skulle presentere tilbakemeldingen, gitt deres posisjon i den nye strukturen. 

En annen leder jeg kjenner, synes møter med ledere på høyere nivå er svært effektive for å få tilbakemeldinger fra markedet fra teammedlemmer som snakker direkte med kunder. 

De kan stille direkte oppfølgingsspørsmål og få oversikt over kundesamtalene, i stedet for å få tilbakemeldingene videreformidlet gjennom ledere.

Beste praksis for møter med ledere på høyere nivå

Beste praksis for ledere i møter med ledere på høyere nivå

Her er en oppsummering av mine beste praksiser for ledere som ønsker å gjennomføre effektive møter med ledere på høyere nivå.

• Forberedelse: Forbered deg grundig til møtet, og sett deg inn i teamets pågående prosjekter og utfordringer.
• Aktiv lytting: Fokuser på å lytte aktivt til medarbeideren og vise ekte interesse for deres perspektiver.
• Konfidensialitet: Forsikre om og oppretthold konfidensialitet for å fremme et trygt og åpent diskusjonsmiljø.
• Oppfølging: Forplikt deg til konkret oppfølging av eventuelle bekymringer eller forslag som tas opp.
• Åpenhet: Vær åpen om møtets mål og hvordan tilbakemeldingene vil bli brukt.

Beste praksis for medarbeidere i møter med ledere på høyere nivå

Noen tips du kan dele med den som skal intervjues, for å hjelpe vedkommende med å forberede seg og gi de mest verdifulle tilbakemeldingene.

• Ærlighet: Vær ærlig og konstruktiv når du deler synspunkter og erfaringer.
• Spesifisitet: Gi konkrete eksempler eller forslag når du diskuterer problemer eller forbedringer.
• Profesjonalitet: Oppretthold profesjonaliteten, særlig når du diskuterer sensitive temaer.
• Åpent sinn: Vær åpen for å gi og motta tilbakemeldinger.
• Forberedelse: Forbered punkter eller spørsmål på forhånd for å få mest mulig ut av møtet.

Møter med ledere på høyere nivå viser sterkt lederskap

Det har aldri vært viktigere å være en sterk, tilstedeværende, sårbar og tilgjengelig leder.

Selv om medarbeidere forlater ledere og selskaper som ikke bryr seg om dem, blir de også værende i selskaper der de føler seg hørt, verdsatt og støttet. 

De blir hos ledere som tar seg tid til å ta kontakt, lytte til tilbakemeldingene deres og handle på dem, slik at de føler seg hørt.

Samtaler med ledere på høyere nivå er en god måte å bygge tillit, innhente tilbakemeldinger, øke medarbeiderengasjementet og beholde de beste medarbeiderne på.

De utgjør en viktig del av den overordnede strategien din for å lytte til medarbeiderne.

Viktigste punkter

• Formål og fordeler: Møter med ledere på høyere nivå knytter seniorledere sammen med medarbeidere på lavere nivå for å forbedre åpenheten og innhente direkte tilbakemeldinger. De bidrar også til å øke engasjementet og identifisere talenter.
• Gjennomføring av møter: Effektive møter med ledere på høyere nivå krever forberedelse, aktiv lytting, konfidensialitet og målrettet oppfølging. Det er avgjørende å skape et komfortabelt miljø for åpne diskusjoner, og det kan være nyttig å forberede konkrete veiledende spørsmål for å styre samtalen på en effektiv måte.
• Innvirkning på lederskap og kultur: Disse møtene viser sterkt lederskap og fremmer en positiv organisasjonskultur. De bygger tillit, viser at ledelsen er opptatt av medarbeidernes tilbakemeldinger, og er avgjørende for å beholde de beste talentene ved å få medarbeiderne til å føle seg verdsatt og hørt.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

Hvis du ønsker mer støtte om møter mellom ledere og medarbeidere på ulike nivåer og innhenting av tilbakemeldinger fra ansatte, kan du bli med i People Managing People-fellesskapet, et støttende fellesskap av HR- og næringslivsledere som deler kunnskap for å hjelpe deg videre i karrieren og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.