Oppsigelser: Slik gjennomfører du dem på riktig måte og unngår dem potensielt helt

Slik gjennomfører du oppsigelser på riktig måte

Vær åpen og respektfull

En av de viktigste tingene du bør gjøre, er å være åpen med de ansatte om situasjonen og gi så mye støtte som mulig under overgangen.

Enten det skyldes forpliktelser knyttet til WARN Act eller bare er god praksis, er det viktig å kommunisere tydelig og empatisk med de ansatte, uttrykke takknemlighet for deres bidrag og anerkjenne hvor vanskelig situasjonen er.

Sørg for at de ansatte blir informert om:

• Sluttvederlag
• Fordeler (helseforsikring, gjenstående fordeler, PTO, ubrukte livsstilskontoer)
• Karriererådgivning
• Hjelp med å finne jobb
• Dagpenger.

Når det gjelder å lage en kommunikasjonsplan for oppsigelser, er det viktig å involvere flere interessenter, inkludert HR-medarbeidere, juridiske eksperter og toppledelsen.

Planen bør utformes slik at alle ansatte varsles i tide og på en respektfull måte, og slik at de får anledning til å stille spørsmål og motta støtte under overgangen.

Gi dem en tydelig forståelse av prosessen, inkludert tidsplanen, kriteriene for valg av hvilke ansatte som skal sies opp, og begrunnelsen for beslutningen. Oppmuntre dem til å stille spørsmål, og gi så ærlige svar som mulig. 

Ved å være åpen og støttende kan du bidra til å gjøre den vanskelige overgangen ved en oppsigelse lettere og hjelpe ansatte som slutter, med å gå videre til sin neste mulighet med verdighet.

Uheldigvis er oppsigelser ansikt til ansikt ikke alltid praktisk mulig i denne tiden med spredte arbeidsmiljøer. Hvis du gjennomfører dem digitalt, bør det ideelt sett skje ansikt til ansikt via Zoom eller en annen kommunikasjonsplattform.

Her finnes det imidlertid et forbehold—det er umulig å si opp 1 500 personer (eller flere) via Zoom med et lite HR-team, særlig når det er noe som må gjøres raskt. I dette tilfellet—selv om det kanskje virker litt upersonlig—blir det en e-post.

Uansett hvordan du gjør det, er det viktigste at du viser så mye respekt og støtte som mulig.

Stripes oppsigelsesvarsel er et godt eksempel på hvordan man kan kommunisere med empati og åpenhet.

I varselet uttrykker de takknemlighet for bidragene fra de berørte ansatte og forklarer begrunnelsen for oppsigelsene på en tydelig og ærlig måte. De gir også informasjon om sluttvederlag, fordeler og andre ressurser som er tilgjengelige for å hjelpe de berørte ansatte.

Stol på HR-teamet ditt

For å sikre at loven følges, bør du stole på kompetansen til HR-medarbeiderne i teamet ditt og vurdere å rådføre deg med arbeidsrettsadvokater for å sikre at oppsigelsesprosessen håndteres i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter.

Du bør også sørge for at du følger dine egne retningslinjer og prosedyrer for oppsigelser, som kan omfatte tilbud om sluttvederlag og videreføring av fordeler. Sørg også for å kommunisere disse fordelene tydelig til de ansatte.

Tilby tjenester for hjelp til å finne ny jobb

Som en del av sluttvederlagspakken bør du vurdere å tilby tjenester for hjelp til å finne ny jobb, som karriereveiledning, hjelp med CV-skriving og støtte i jobbsøkingen. Slike tjenester kan være en medfølende og effektiv måte for organisasjoner å støtte ansatte gjennom en vanskelig overgang.

Tiden er avgjørende, så tilstrekkelig varsel og hjelp med jobbsøkingen kan gjøre de ansatte tryggere på fremtiden.

Det kan også bidra til å begrense noen av de negative konsekvensene av en oppsigelse og ivareta selskapets omdømme og arbeidsgivermerkevare ved å vise at selskapet bryr seg om de ansatte og er villig til å investere i deres fremtidige suksess.

Vær forberedt på å gi ny opplæring, bygge opp team på nytt og håndtere endringer

Når man håndterer nedbemanninger, er det viktig å huske at det ikke bare handler om å kutte kostnader og redusere antall ansatte.

Bedrifter bør også være forberedt på å omskolere og videreutvikle eksisterende ansatte, spesielt hvis det oppstår behov for å bygge opp teamene helt på nytt.

Ved å investere i de ansattes utvikling og bygge en kultur for kontinuerlig læring og vekst, gir du teamet ditt ferdighetene de trenger for å tilpasse seg endrede forretningsbehov.

Ledelses- og karrierecoach Beth Messich trekker frem et godt poeng om dette på LinkedIn. Hun påpekte at mange av dem som blir værende i en organisasjon etter en runde med nedbemanninger, møter «nye organisasjonsstrukturer, nye ledere og roller med nye ansvarsområder.» 

Når det skjer så mye endring, inkluderer ikke alltid nedbemanningsstrategien regnskap og planlegging for opplæring eller endringsledelse … noen av de viktigste delene som trengs for å oppnå resultatene en bedrift ønsket å oppnå gjennom en nedbemanning.

«Det krever disiplin og konsekvens, noe som ofte blir satt til side på grunn av andre mer presserende, men ikke viktigere, saker», sier Messich. «Det er ikke enkelt, men det er heller ikke vanskelig. Og det fungerer bedre enn det mange bedrifter gjør nå.»

Innhent tilbakemeldinger fra gjenværende ansatte om omstruktureringen

Ved å involvere de ansatte i beslutningsprosessen og be om deres innspill når bedriften omstrukturerer etter nedbemanninger, kan du avdekke ytterligere ineffektivitet og overflødige funksjoner i organisasjonen som kan håndteres før ytterligere nedbemanninger blir nødvendige. 

Det vil også fremme en større følelse av åpenhet og tillit fremover. Tilbakemeldinger fra ansatte kan innhentes gjennom undersøkelser, anonyme forslagskasser, allmøter eller møter for «alle ansatte», eller én-til-én-samtaler.

Det er viktig å sørge for at folk føler seg hørt, og at innspillene deres tas på alvor, siden dette kan bidra til å skape et mer positivt arbeidsmiljø i en periode som kan være krevende.

Slik unngår du nedbemanninger

Ta i bruk bedre ansettelsesrutiner

Den beste måten å unngå nedbemanninger helt på er selvsagt å ta i bruk bedre rutiner for planlegging av rekruttering og budsjettere deretter. Vi så mye overansettelse de siste årene, særlig i FAANG-selskapene.

De hadde for mange ansatte (de ansatte tilsynelatende til og med folk for at de ikke skulle gjøre noe!) og tilbød enorme kompensasjonspakker uten å vurdere hvor bærekraftig denne praksisen ville være. Nå har boblen sprukket, og vi ser den ene overskriften etter den andre om nedbemanninger i disse selskapene.

Situasjonen kunne ha vært annerledes hvis de hadde vurdert bemanningsbehovene grundigere og tatt en mer strategisk tilnærming til bemanningsplanlegging.

Nedbemanninger hadde selvsagt kanskje ikke vært helt unngåelige, men de kunne absolutt ha vært mer begrensede sammenlignet med det vi har sett. 

Invester i opplærings- og utviklingsprogrammer

For å unngå nedbemanninger bør bedrifter også vurdere å investere i opplærings- og utviklingsprogrammer for å sikre at de ansatte har ferdighetene og kunnskapen som trengs for å utføre arbeidet effektivt og tilpasse seg endrede forretningsbehov.

Disse mulighetene lar de ansatte videreutvikle ferdighetene og kunnskapen sin, noe som fører til bedre arbeidsprestasjoner, økt jobbtilfredshet og potensielt høyere grad av medarbeiderbevaring.

I tillegg er ansatte som får muligheter til opplæring og utvikling, mer tilbøyelige til å føle seg verdsatt av bedriften og at bedriften investerer i deres profesjonelle utvikling.

For bedriften kan investeringer i opplærings- og utviklingsprogrammer føre til en mer kompetent og tilpasningsdyktig arbeidsstyrke som er bedre rustet til å møte endrede forretningsbehov og fremme innovasjon.

Relatert lesning: Slik lager du en strategi for læring og utvikling i 7 trinn

Midlertidige overføringer 

Midlertidige overføringer er en mulighet til å gi ansatte muligheter til å lære nye ferdigheter og få erfaring uten å måtte si opp noen. Det innebærer å overføre en ansatt midlertidig til en annen avdeling, et annet team eller til og med en annen organisasjon.

Zapier tilbød for eksempel et program for midlertidige overføringer der ansatte kunne jobbe for et annet team eller i en annen rolle i en bestemt periode, i stedet for å bli sagt opp.

Dette betydde at selskapet ikke mistet lojale og talentfulle medarbeidere, og ga dem muligheten til å tilegne seg nye ferdigheter, utvide kunnskapen sin og potensielt oppdage nye interesseområder eller karriereveier. 

I tillegg bidrar det til å fremme samarbeid og tverrfunksjonell forståelse mellom ulike deler av organisasjonen.

More Articles

• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?
• PEO vs. EOR: Viktige forskjeller som hjelper deg å velge

Konklusjonen om oppsigelser

Fremfor alt, hvis nedbemanning er nødvendig og oppsigelser må gjennomføres, er det viktig å prioritere den avtroppende medarbeiderens velferd, være så åpen som mulig og kommunisere konsekvent gjennom hele prosessen. 

Husk at medarbeiderne dere lar gå, er mennesker, ofte med familier å forsørge og regninger å betale. Dette vil utvilsomt være en vanskelig tid for dem.

Å vise oppsagte medarbeidere empati, medfølelse og respekt, samt tilby så mange ressurser som mulig for å hjelpe dem med å finne en ny jobb, er rett og slett det riktige å gjøre og vil beskytte omdømmet deres fremover.

I tillegg trenger de gjenværende medarbeiderne støtte og trygghet gjennom ærlig og åpen kommunikasjon og en gjennomtenkt tilnærming til omstruktureringen.

Bli med i samtalen

Har du tilbakemeldinger eller råd om det ovenstående?

Legg igjen en kommentar eller bli med oss i People Managing People-fellesskapet, et støttende nettverk av HR- og bedriftsledere som brenner for å bygge fremtidens organisasjoner.

For å holde deg oppdatert på viktige temaer innen mennesker og kultur kan du abonnere på People Managing People-nyhetsbrevet.